В чем разница между Microsoft Excel и Microsoft Access

Обновлено: 20.11.2024

Microsoft Excel и Access — это инструменты для анализа данных, но они различаются по некоторым критериям. Excel в основном имеет дело со сложными числовыми данными электронных таблиц, созданием диаграмм, а Access имеет дело с программой базы данных путем сбора, сортировки и обработки данных. Оба программного обеспечения Microsoft управляют данными и имеют лучшие функции в зависимости от того, чего хочет достичь каждый пользователь.

  • Excel лучше всего подходит для глубокого анализа сложных числовых данных с помощью формул (СУММЕСЛИ, среднее, количество, максимум и минимум). Запросы доступа можно использовать для суммирования данных и представления агрегированных значений, таких как суммы, средние значения и подсчеты.
  • Excel помогает выполнять сложные операции анализа "что, если" над вашими данными, такие как статистический, инженерный и регрессионный анализ, в отличие от Access.
  • Вы можете просматривать диаграммы, графики, таблицы, ВПР, отчеты сводных таблиц в Excel, а также просматривать запросы, таблицы, формы и отчеты в Microsoft Access. Excel предоставляет более продвинутые функции создания отчетов и диаграмм сводных таблиц, чем Access.
  • Excel не требует каких-либо знаний в области программирования, в отличие от Access, для которого в какой-то части требуются знания в области программирования.
  • Microsoft Excel обеспечивает подключение к спискам SharePoint только для чтения, но Access позволяет читать и записывать данные в списки SharePoint.
  • Excel предоставляет только один способ совместной работы с несколькими пользователями на сайте SharePoint Services, а Access предоставляет множество способов совместной работы с несколькими пользователями на сайте SharePoint.
  • И в Excel, и в Access есть параметры для удаления повторяющихся значений в электронной таблице/таблице.
  • Excel лучше всего подходит для нереляционных данных рабочих листов (данные, обычно содержащиеся в рабочих листах, также называются плоскими файлами). Доступ лучше подходит для управления данными: он помогает вам упорядочивать данные, упрощает поиск и доступен для нескольких пользователей одновременно.
  • Excel и Access могут получать данные друг от друга и из различных внешних источников, в том числе из Интернета, сервера Microsoft SQL и служб анализа, текстовых файлов, файлов XML, источников данных ODBC и OLE DB.

VS

  • Microsoft Excel в основном используется для неструктурированных файлов и нереляционных баз данных, тогда как Access лучше всего подходит для хранения реляционных баз данных. Реляционная база данных — это тип данных, организованных в несколько таблиц, где каждая таблица считается плоской с данными только одного типа. Например, если в базе данных больницы имена пациентов хранятся в одной таблице, а имена пациентов и методы лечения — в отдельных таблицах.
  • Excel поддерживает функции безопасности на уровне пользователя, а Access — нет. Он поддерживает модель безопасности пользователя для любого сервера базы данных, к которому он подключается.
  • В обоих есть возможность сравнивать таблицы и фильтровать записи.
  • Хотя Excel не использует SQL для просмотра данных, в Access есть множество способов просмотра данных. Access позволяет использовать запросы на языке структурированных запросов (SQL) для быстрого извлечения только строк и столбцов данных, содержащихся в одной или нескольких таблицах.
  • Excel не позволяет нескольким пользователям редактировать запись одновременно, Access позволяет нескольким пользователям одновременно открывать одну базу данных; тем самым позволяя пользователям редактировать разные записи без конфликтов.
  • Excel не обладает такой же емкостью хранилища, как Access. Это означает, что Access может хранить больше данных, чем Excel.

Несомненно, Microsoft Excel и Access — отличные инструменты для интеллектуального анализа данных и исследования структурированных и неструктурированных данных, которые заняли первое место среди инструментов, используемых аналитиками.

Excel и Access — два самых мощных инструмента Microsoft, которые используются для анализа данных и создания отчетов, однако между ними есть существенная разница: Excel — старый продукт Microsoft, а Access — новейший продвинутый и сложный продукт Microsoft, в Excel очень легко создавать информационные панели и формулы, тогда как доступ к базам данных и соединениям очень прост.

Различия между Microsoft Excel и Access

  • Если вы использовали Microsoft Excel, вы должны знать, что Excel помогает в создании диаграмм и графиков с использованием электронных таблиц. В результате финансовые аналитики часто используют Microsoft Excel. Excel также помогает в отслеживании, подаче входных данных, обнаружении выходных данных и помогает в манипулировании данными. В Excel есть встроенные строки и столбцыВ Excel есть встроенные строки и столбцыЯчейка представляет собой пересечение строк и столбцов. Строки и столбцы составляют программное обеспечение, которое называется Excel. Область рабочего листа Excel разделена на строки и столбцы, и в любой момент времени, если мы хотим сослаться на определенное место этой области, нам нужно сослаться на ячейку. Читать далее, с помощью которой пользователи создают диаграммы, графики и т. д.
  • С другой стороны, доступ Microsoft используется для сбора и сортировки данных.Доступ используется как часть RDMS (системы управления реляционными базами данных). Microsoft Access создан, чтобы помочь владельцам малого бизнеса. И вы найдете это приложение в более высоких версиях Microsoft Office. Microsoft Access предпочтительнее, чем Excel, когда владельцам малого бизнеса нужно иметь дело с большим количеством отчетов и запросов. При сохранении базы данных в доступе она будет сохранена с расширением .mdb.

Microsoft Excel и доступ — оба приложения важны. Но их использование используется для разных групп людей. Финансовые аналитики считают Excel более полезным, поскольку он позволяет им создавать финансовые модели с использованием нескольких формул, диаграмм, графиков и т. д. С другой стороны, доступ более полезен для владельцев малого бизнеса, поскольку им нужно иметь дело с большим количеством отчетов и запросов.

Microsoft Excel и доступ отличаются еще одним аспектом. Excel обладает большей гибкостью, в то время как доступ более строг в отношении того, как мы можем его использовать. И доступ полезнее, чем excel в одной конкретной области. Excel предоставляет только листы, которые являются плоскими или нереляционными. С другой стороны, доступ предоставляет таблицы, которые являются реляционными на нескольких уровнях.

Excel также можно использовать для сложного статистического анализа. Поскольку Excel прост в использовании и обладает большой гибкостью, в Excel можно построить сложную статистическую модель. Но при доступе речь больше идет о сборе и сортировке данных. И многие предпочитают превосходство над доступом, потому что создавать системы на доступе довольно сложно.

Мы поняли различные аспекты Microsoft Excel и Access. Теперь давайте посмотрим на различия между Excel и Access.

Инфографика Microsoft Excel и Access

Здесь мы представляем вам 9 главных различий между Microsoft Excel и Access

Ключевые отличия Microsoft Excel и Access

Вот основные различия между Excel и Access –

  • Основные различия между Excel и Access заключаются в сфере использования. Microsoft Excel можно использовать в качестве приложения для работы с электронными таблицами. С другой стороны, Microsoft Access можно использовать в качестве приложения базы данных.
  • Microsoft Excel прост в освоении и применении. Вам не нужно никакого программирования ExcelПрограммирование в ExcelПрограммирование в Excel может быть выполнено с использованием языка программирования Visual Basic для приложений (VBA). Пользователи могут изучить коды VBA для написания программ для выполнения конкретных задач на языке excel. Читать далее для использования excel. Microsoft Access, с другой стороны, довольно сложно освоить. Вам также потребуется язык программирования, чтобы использовать большинство функций доступа.
  • Excel в основном предназначен для финансовых и статистических аналитиков. С другой стороны, доступ создан для владельцев малого бизнеса.
  • Excel достаточно гибок и может быть изменен в соответствии с требованиями пользователя. С другой стороны, доступ является жестким, и его нелегко изменить.

Различия между Microsoft Excel и Access

Вот основные различия между Excel и Access

Microsoft Access также является приложением, которое действует как программа базы данных. Это помогает в сборе и сортировке данных.

Цель Excel – помочь в построении финансовых моделей в Excel, статистических моделей и помочь отслеживать введенные данные.

По сравнению с Excel емкость хранилища больше, поскольку доступ в основном предназначен для хранения, сортировки и управления базами данных.

Excel и Access — заключение

Как вы понимаете, Microsoft Excel и доступ имеют свое значение. Для владельца малого бизнеса Microsoft Excel и Access могут быть полезны. Все, что ей нужно сделать, это подробно разобраться в каждом из приложений, чтобы она могла правильно их применять и использовать в правильном контексте.

Рекомендуемые статьи

Это руководство по главным различиям между Microsoft Excel и Access. Здесь мы также обсудим ключевые различия Excel и Access с инфографикой и сравнительной таблицей. Вы также можете ознакомиться со следующими статьями –

Microsoft Access и Microsoft Excel имеют много общего, что может затруднить выбор программы, которую следует использовать. Например, обе программы могут хранить большие объемы данных, выполнять мощные запросы и инструменты анализа для нарезки этих данных, а также выполнять сложные вычисления, которые возвращают нужные данные.

Однако каждая программа имеет явные преимущества в зависимости от типа данных, которыми вы управляете, и от того, что вы хотите делать с этими данными. Например, если вы хотите сохранить целостность данных в формате, доступном нескольким пользователям, лучше всего подойдет Access, тогда как Excel лучше подходит для сложных числовых данных, которые вы хотите подробно проанализировать.

Во многих случаях вы можете использовать обе программы, применяя каждую для той цели, для которой она лучше всего подходит. В целом, Access лучше подходит для управления данными: он помогает вам упорядочивать их, упрощает поиск и предоставляет доступ нескольким пользователям одновременно. Excel, как правило, лучше подходит для анализа данных: выполнения сложных расчетов, изучения возможных результатов и создания высококачественных диаграмм. Если вы используете Access для хранения данных и Excel для их анализа, вы можете воспользоваться преимуществами обеих программ.

Прежде чем вы решите, какую программу использовать, вы можете сравнить преимущества каждой программы, узнать, когда лучше использовать ту или другую, и узнать, как работать с обеими программами, чтобы достичь именно тех результатов, которые вы хотите. хочу.

Примечание. Все пакеты Microsoft Office включают Excel, но не все пакеты включают Access.

Сравните преимущества каждой программы

Выбор правильной программы имеет решающее значение, если вы хотите получать доступ к своей информации и обновлять ее с максимальной производительностью и точностью. Чтобы выяснить, какая программа лучше всего подходит для задач, которые вы хотите выполнить, может помочь сравнить преимущества, которые каждая программа может предложить в отношении хранения данных, анализа данных, совместной работы нескольких пользователей и безопасности.

Плоские или реляционные данные Чтобы решить, какая программа лучше всего подходит для хранения ваших данных, задайте себе следующий вопрос: являются ли данные реляционными или нет? Данные, которые могут эффективно содержаться в одной таблице или листе, называются плоскими или нереляционными данными. Например, если вы хотите создать простой список клиентов, содержащий только один адрес и контактное лицо для каждого клиента, Excel может быть лучшим выбором. Однако если вы хотите хранить более сложный список клиентов, содержащий платежные адреса и адреса доставки для каждого клиента, или несколько контактных лиц для каждого клиента, лучшим решением будет Access.

В реляционной базе данных вы упорядочиваете свою информацию в несколько таблиц. В хорошо спроектированной реляционной базе данных каждая таблица является плоской и содержит информацию только об одном типе данных. Например, если вы создаете базу данных клиентов, имена клиентов должны храниться в одной таблице, тогда как адреса для выставления счетов и доставки этих клиентов должны храниться в отдельной таблице. Хранение адресов отдельно от имен – хорошая идея, поскольку у каждого клиента может быть более одного адреса, и вы хотите иметь возможность вводить несколько адресов для каждого клиента без повторного ввода имени клиента для каждого адреса.

Локальные и внешние данные Вы можете использовать Access для подключения к данным из различных внешних источников данных, чтобы просматривать, запрашивать и редактировать эти данные без необходимости их импорта. Например, Access предоставляет команды для подключения к существующим данным в базе данных Microsoft SQL Server, файлу dBASE или папке Outlook, а также ко многим другим источникам данных. Вы можете использовать Excel для подключения к широкому спектру источников данных, включая базы данных Access, SQL Server и Analysis Services, текстовые и XML-файлы, а также источники данных ODBC и OLE DB. Однако вы не можете редактировать данные, чтобы изменить исходные данные через пользовательский интерфейс Excel.

И Access, и Excel предоставляют команды для подключения к данным в списках Windows SharePoint Services. Однако Excel обеспечивает подключение к спискам SharePoint только для чтения; тогда как Access позволяет читать и записывать данные в списки SharePoint.

Целостность данных или гибкость Уникальные идентификаторы помогают сохранить целостность ваших данных и гарантируют, что никакие две строки (или записи) не будут содержать абсолютно одинаковые данные. Уникальные идентификаторы также обеспечивают самый быстрый способ извлечения данных при поиске или сортировке данных. В Access вы можете использовать тип данных AutoNumber для автоматического создания уникального идентификатора для каждой записи. Затем вы можете использовать эти идентификаторы, чтобы связать записи в одной таблице с одной или несколькими записями в другой таблице.

Структура, которую Access применяет к вашим данным, помогает обеспечить их целостность. Доступ может потребовать, чтобы новые записи в одной таблице имели существующее соответствующее значение в другой таблице, чтобы вы не могли создавать «бесхозные» записи. Например, вы не хотели бы иметь заказ, который не включает информацию о клиенте. Для доступа может потребоваться, чтобы каждая новая запись в таблице «Заказы» имела соответствующее значение клиента в таблице «Клиенты». Это обязательное соответствие значений называется ссылочной целостностью.

Вы также можете наложить свои собственные ограничения и правила, чтобы убедиться, что данные вводятся правильно. Excel позволяет вводить данные в более свободной форме, но поскольку Excel не поддерживает реляционные данные, он не может поддерживать ссылочную целостность. Однако вы можете использовать команду проверки данных для управления вводом данных в Excel.

Запросы Если вам часто приходится просматривать данные различными способами в зависимости от изменяющихся условий или событий, Access может оказаться лучшим выбором для хранения данных и работы с ними.Access позволяет использовать запросы на языке структурированных запросов (SQL) для быстрого извлечения только нужных строк и столбцов данных, независимо от того, содержатся ли данные в одной таблице или во многих таблицах. Вы также можете использовать выражения в запросах для создания вычисляемых полей. Использование выражения в Access похоже на процесс использования формул в Excel для вычисления значений. Вы также можете использовать запросы Access для суммирования данных и представления агрегированных значений, таких как суммы, средние значения и количество.

Моделирование В Excel можно использовать инструменты анализа "что, если" для прогнозирования результатов модели рабочего листа. Анализ «что, если» позволяет вам запускать различные сценарии с вашими данными, такие как сценарии наилучшего и наихудшего случая, и сравнивать полученные данные нескольких сценариев в сводном отчете. В Access нет аналогичной функции.

Сводка и диаграммы В обеих программах можно создавать отчеты сводных таблиц и диаграммы сводных таблиц. Однако Excel предоставляет более продвинутые функции создания отчетов и диаграмм сводных таблиц, чем Access. Если вы планируете регулярно создавать обширные отчеты сводных таблиц или профессионально выглядящие диаграммы, вам следует использовать отчеты сводных таблиц или диаграммы сводных таблиц в Excel вместо тех же функций в Access.

И Access, и Excel можно использовать в средах для совместной работы, таких как Windows SharePoint Services и общие сетевые файловые ресурсы, но существуют различия в способах доступа к данным для нескольких пользователей.

Доступ нескольких пользователей к данным. При нормальной работе Access позволяет нескольким пользователям одновременно открывать одну базу данных; это хорошо работает, потому что Access блокирует только те данные, которые редактируются; в результате другие пользователи могут редактировать разные записи без конфликтов. В Excel вы можете поделиться книгой с другими пользователями, но многопользовательская совместная работа лучше всего работает, когда пользователи работают с данными в этой книге в разное время, а не одновременно. По сути, пользователи базы данных Access совместно работают над набором данных, а пользователи книги Excel совместно работают над документом.

Использование Windows SharePoint Services для совместной работы. Обе программы интегрируются с технологиями Microsoft Windows SharePoint Services, такими как списки SharePoint и библиотеки документов.

Access предоставляет различные способы совместной работы с несколькими пользователями на сайте SharePoint. Например, вы можете загрузить полную базу данных в библиотеку документов Windows SharePoint Services, сделать формы и отчеты доступными в виде представлений Windows SharePoint Services и связать базу данных с данными, хранящимися в списках SharePoint.

Excel предоставляет только один способ совместной работы с несколькими пользователями на сайте SharePoint Services. Вы можете отправить книгу в библиотеки документов Windows SharePoint Services, где отдельные пользователи могут извлекать книгу для внесения изменений, предотвращая одновременное изменение книги другими пользователями. Пользователи могут редактировать книгу, не извлекая ее из библиотеки документов, и в этом случае они должны координировать свои действия с другими пользователями, чтобы избежать конфликтов данных.

Использование сетевых папок для совместной работы Если вы храните базу данных Access в общей сетевой папке, несколько пользователей могут одновременно открывать базу данных и работать с ее данными. Отдельные записи блокируются, когда пользователь редактирует их. Если вы храните книгу Excel в общей сетевой папке, только один пользователь может одновременно редактировать книгу. В целях просмотра несколько пользователей могут открывать книгу, пока другой пользователь редактирует ее, но эти пользователи не могут вносить какие-либо изменения в данные, пока пользователь, редактирующий книгу, не закроет ее.

Обе программы предоставляют схожие функции — пароли и шифрование — которые могут помочь вам предотвратить потерю данных и защитить ваши данные от несанкционированного доступа. Однако между Access и Excel есть некоторые различия в том, как работает защита данных на уровне пользователя.

Предотвращение потери данных. В Access ваша работа постоянно сохраняется, так что в случае неожиданного сбоя вы вряд ли потеряете большую часть работы (если она вообще есть). Однако, поскольку Access постоянно сохраняет вашу работу, вы также можете вносить изменения, которые позже решите, что не хотите их фиксировать. Чтобы убедиться, что вы можете восстановить свою базу данных так, как вы хотите, вы должны создать резервную копию файла базы данных по расписанию, которое соответствует вашим потребностям. Вы можете восстановить всю базу данных из резервной копии, или вы можете восстановить только таблицу или другой объект базы данных, который вам нужен. Если вы используете утилиту резервного копирования файловой системы, вы также можете использовать копию базы данных из резервной копии файловой системы для восстановления данных. В Excel вы можете сохранять данные автовосстановления через заданные промежутки времени при обновлении данных.

Защита данных на уровне пользователя В Excel вы можете удалить важные или личные данные из поля зрения, скрыв столбцы и строки данных, а затем защитить весь лист, чтобы контролировать доступ пользователей к скрытым данным.Помимо защиты рабочего листа и его элементов, вы также можете блокировать и разблокировать ячейки на листе, чтобы предотвратить непреднамеренное изменение важных данных другими пользователями.

Безопасность на уровне файлов На уровне файлов вы можете использовать шифрование в обеих программах, чтобы предотвратить просмотр данных неавторизованными пользователями. Вы также можете потребовать ввода пароля для открытия файла базы данных или рабочей книги. Кроме того, вы можете защитить файл базы данных или книгу, используя цифровую подпись.

Ограниченный доступ к данным. В Excel можно указать разрешения для пользователей на доступ к данным или установить права только для чтения, чтобы другие пользователи не могли вносить изменения в данные, к которым у них есть доступ. Access не предоставляет функции безопасности на уровне пользователя, но Access поддерживает модель безопасности пользователя для любого сервера базы данных, к которому он подключается. Например, если вы ссылаетесь на список SharePoint, Access учитывает разрешения пользователя для списка SharePoint. Если вы хотите, чтобы неавторизованные пользователи не имели доступа к вашим данным Access, вы можете зашифровать свою базу данных, установив пароль. Пользователи должны вводить пароль для чтения данных из базы данных, даже если они обращаются к ней с помощью другой программы, например Excel.

Когда использовать Access

В самых общих чертах Access — лучший выбор, когда вам нужно регулярно отслеживать и записывать данные, а затем отображать, экспортировать или печатать подмножества этих данных. Формы доступа предоставляют более удобный интерфейс, чем рабочий лист Excel для работы с вашими данными. Вы можете использовать Access для автоматизации часто выполняемых действий, а отчеты Access позволяют суммировать данные в печатной или электронной форме. Access обеспечивает дополнительную структуру ваших данных; например, вы можете контролировать, какие типы данных можно вводить, какие значения можно вводить, и вы можете указать, как данные в одной таблице связаны с данными в других таблицах. Эта структура помогает гарантировать ввод только правильных типов данных.

Access хранит данные в таблицах, которые очень похожи на рабочие листы, но таблицы Access предназначены для сложных запросов к данным, хранящимся в других таблицах.

Используйте Access, когда вы:

Предполагается, что с базой данных работает много людей, и вам нужны надежные варианты, которые безопасно обрабатывают обновления ваших данных, такие как блокировка записей и разрешение конфликтов.

Предусмотрите необходимость добавления дополнительных таблиц в набор данных, созданный как плоская или нереляционная таблица.

Хотите выполнять сложные запросы.

Хотите создавать различные отчеты или почтовые ярлыки.

Управление контактами Вы можете управлять своими контактами и почтовыми адресами, а затем создавать отчеты в Access или объединять данные с Microsoft Office Word для печати стандартных писем, конвертов или почтовых наклеек.

Инвентаризация и отслеживание активов Вы можете создать инвентаризацию предметов в вашем доме или офисе и хранить фотографии или другие связанные документы вместе с данными.

Отслеживание заказов. Вы можете вводить информацию о продуктах, клиентах и ​​заказах, а затем создавать отчеты, показывающие продажи по сотрудникам, регионам, периодам времени или другим значениям.

Отслеживание задач. Вы можете отслеживать задачи для группы людей и вводить новые задачи в то время, когда другие обновляют свои существующие задачи в той же базе данных.

Организация библиотек для выдачи Вы можете использовать Access для хранения данных о своих книгах и компакт-дисках, а также для отслеживания того, кому вы их дали.

Планирование мероприятий. Вы можете ввести информацию о датах, местах и ​​участниках мероприятий, а затем распечатать расписания или сводки о мероприятиях.

Отслеживание питания Следите за рецептами, записывайте диету и физические упражнения.

Когда использовать Excel

Excel как программа для работы с электронными таблицами может хранить большие объемы данных в книгах, содержащих один или несколько листов. Однако вместо использования в качестве системы управления базами данных, такой как Access, Excel оптимизирован для анализа и расчета данных. Вы можете использовать эту гибкую программу для создания моделей для анализа данных, написания простых и сложных формул для выполнения вычислений на основе этих данных, поворота данных любым удобным для вас способом и представления данных в различных профессионально выглядящих диаграммах.

Используйте Excel, когда вы:

Требовать плоского или нереляционного представления ваших данных вместо реляционной базы данных, которая использует несколько таблиц, и когда ваши данные в основном числовые.

Часто выполняйте расчеты и статистические сравнения ваших данных.

Хотите использовать отчеты сводной таблицы для просмотра иерархических данных в компактном и гибком формате.

Планируете регулярно создавать диаграммы и хотите использовать новые форматы диаграмм, доступные в Excel.

Хотите выделить данные с помощью значков условного форматирования, гистограмм и цветовых шкал.

Хотите выполнять сложные операции анализа "что, если" с вашими данными, такие как статистический, инженерный и регрессионный анализ.

Хотите отслеживать элементы в простом списке либо для личного использования, либо для ограниченного сотрудничества.

Бухгалтерский учет Вы можете использовать мощные вычислительные функции Excel во многих финансовых бухгалтерских отчетах, например в отчете о движении денежных средств, отчете о прибылях и убытках или отчете о прибылях и убытках.

Бюджетирование Независимо от того, связаны ли ваши потребности с личными или деловыми потребностями, вы можете создать в Excel бюджет любого типа, например план маркетингового бюджета, бюджет мероприятий или пенсионный бюджет.

Выставление счетов и продажи Excel также полезен для управления данными выставления счетов и продаж, и вы можете легко создавать нужные формы, например счета-фактуры, упаковочные листы или заказы на покупку.

Отчетность. В Excel можно создавать различные типы отчетов, которые отражают анализ ваших данных или обобщают их, например, отчеты, измеряющие эффективность проекта, прогнозирующие данные, сводные данные или представляющие данные об отклонениях.

Планирование Excel – отличный инструмент для создания профессиональных планов или полезных планировщиков, например еженедельного плана занятий, плана маркетинговых исследований, налогового плана на конец года или планировщиков, помогающих планировать питание, вечеринки или отпуск на неделю. .

Отслеживание. Вы можете использовать Excel для отслеживания данных в табеле учета рабочего времени или списке — например, табеле учета рабочего времени или инвентарном списке, в котором отслеживается оборудование.

Использование календарей Из-за того, что Excel представляет собой сетку, его удобно использовать для создания календарей любого типа — например, академического календаря для отслеживания деятельности в течение учебного года или календаря на финансовый год для отслеживания деловых мероприятий и вехи.

Полезные шаблоны Excel в любой из этих категорий см. в разделе Шаблоны для Excel в Microsoft Office Online.

Совместное использование Access и Excel

Возможно, вам захочется воспользоваться преимуществами обеих программ. Например, вы создали рабочий лист в Excel, в котором вы можете вычислять и анализировать данные, но рабочий лист стал слишком большим и сложным, и многие другие пользователи должны иметь доступ к данным. На этом этапе вы можете импортировать или связать свой рабочий лист в Access и использовать его в качестве базы данных, а не работать с ним в Excel. Или, возможно, у вас есть данные в базе данных Access, для которых вы хотите создать подробные отчеты в виде сводных таблиц Excel и профессионально выглядящие диаграммы Excel.

Независимо от того, какую программу вы используете в первую очередь, вы всегда можете перенести данные из одной программы в другую, где вы сможете продолжить работу с ними. С подключением к данным или без него вы можете переносить данные в Access из Excel (и наоборот), копируя, импортируя или экспортируя их.

Дополнительные сведения об обмене данными между обеими программами см. в статье Перенос данных из Excel в Access.

Access и Excel — это два приложения Microsoft, разработанные в составе Microsoft Office Suite. Первая представляет собой систему управления базой данных, используемую для сбора, хранения и управления данными, а вторая — электронную таблицу для выполнения расчетов и анализа.

Вам также может понравиться:

Access и Excel

Основное различие между Access и Excel заключается в их использовании. Access — это система управления базами данных, которая хранит и управляет данными в базах данных, тогда как Excel — это электронная таблица, которая использует графики, диаграммы и гистограммы для выполнения сложных вычислений.

Excel помогает выполнять сложные расчеты для статистического анализа, избавляясь от идеи традиционных расчетов на бумажных носителях, в то время как Access в основном хранит данные и управляет ими в базах данных.

Емкость хранилища данных Access выше, чем у Excel, и поэтому он способен хранить данные всей организации в одном месте. Excel имеет множество вычислений/функций и легко и быстро используется для небольших проектов.

Excel удобен при компиляции крупномасштабных вычислений с использованием различных формул, в то время как Access сохраняет и компилирует данные на макроуровне.

Таблица сравнения Access и Excel (в табличной форме)

Что такое доступ?

Это система управления базами данных, которая анализирует, хранит и управляет данными с помощью инструментов разработки программного обеспечения. Это позволяет всей корпорации работать слаженно, обмениваясь и управляя деталями в одном месте, которые могут быть исправлены несколькими людьми в больших масштабах.

Access — это сложное приложение, которое может хранить данные на макроуровне и поэтому используется различными организациями, бизнесменами и корпорациями.

Преимущества

  1. Это помогает создавать отчеты, которые могут редактировать и совместно использовать разные люди в иерархическом порядке работы.
  2. Архитекторам, разработчикам программного обеспечения и организациям полезно разрабатывать желаемое программное обеспечение.
  3. Полезно разрабатывать и систематизировать данные всей компании в одном месте.

Что такое Excel?

Excel – это приложение для работы с электронными таблицами, с помощью которого анализ легко вычисляет, упорядочивает и сохраняет числовые данные. Это делает систему бухгалтерского учета всеобъемлющей и легкодоступной, обеспечивая разрешение сложных расчетов. Он включает ряд ячеек, расположенных в строках и столбцах.

Excel не требует каких-либо предварительных знаний в области программирования, и любой может использовать его для различных целей.

Преимущества

  1. Сложные расчеты можно решить с помощью автоматических математических формул.
  2. Данные можно отображать и анализировать виртуально, включая графики, гистограммы, таблицы и т. д.
  3. Предоставляются различные инструменты, упрощающие и упрощающие оптимизацию статистических данных.

Основные различия между Access и Excel

  1. Access – это приложение, которое управляет и хранит данные для крупномасштабной документации, тогда как Excel – это электронная таблица, которая вычисляет и анализирует числовые и статистические данные.
  2. Excel – это программа для одного пользователя, в которой только один человек может редактировать файлы и обмениваться ими, тогда как доступ к Access может совместно использоваться и редактироваться несколькими людьми в рабочей группе.
  3. Excel не требует какого-либо предопределенного изучения процесса, в то время как Access – довольно сложная система, которая учитывает управление большими файлами и запросами, поэтому гораздо проще использовать Excel, когда это необходимо.
  4. Access – это программа, которая включает в себя отчеты, запросы, данные, таблицы и т. д., тогда как Excel управляет числовыми и статистическими данными только путем визуализации содержимого с помощью таблиц, графиков, диаграмм, гистограмм и т. д.
  5. Excel удобен для краткосрочного управления данными, предоставляя ограниченный доступ к заданным данным, тогда как Access полезен для долгосрочного управления данными для ведения учета и хранения данных.

Заключение

Access и Excel – это два приложения Microsoft, которые в основном связаны с системой управления данными, но по-разному. Access — это программа, которая управляет данными путем хранения, оптимизации управления и организации данных для любой организации в целом. Данные, хранящиеся через доступ, требуют сложной процедуры и набора навыков.

Емкость хранения данных в Access выше, чем в Excel. Сохраненные данные могут быть изменены и переданы большому количеству людей одновременно, что делает их более применимыми для использования любой организацией или бизнесменом.

Excel, с другой стороны, представляет собой электронную таблицу, которая управляет числовыми и статистическими данными с помощью разнообразных и сложных математических формул. Excel упрощает процесс учета и упрощает его.

Это экономит время и обеспечивает точность благодаря автоматическому анализу данных. Он включает в себя графики, таблицы и диаграммы для виртуального объяснения данных. Им может поделиться и отредактировать только один человек, что иногда становится ограничением приложения.

Читайте также: