Объединение документов в Word и практическая работа в Excel

Обновлено: 21.11.2024

Excel для Microsoft 365 Word для Microsoft 365 Excel для Microsoft 365 для Mac Word для Microsoft 365 для Mac Excel 2021 Word 2021 Excel 2021 для Mac Word 2021 для Mac Excel 2019 Word 2019 Excel 2019 для Mac Word 2019 для Mac Excel 2016 Word 2016 Excel 2016 для Mac Word 2016 для Mac Excel 2013 Word 2013 Excel 2010 Word 2010 Еще. Меньше

Вы создали список контактов и других данных, которые хотите использовать для слияния почты Word. Если вашим источником данных является существующая электронная таблица Excel, вам просто нужно подготовить данные для слияния. Но если ваш источник данных представляет собой файл с разделителями табуляции (.txt) или файл со значениями, разделенными запятыми (.csv), вам сначала нужно импортировать данные в Excel, а затем подготовить их для слияния.

Шаг 1. Настройте источник данных в Excel

Если вы используете электронную таблицу Excel в качестве источника данных для слияния в Word, пропустите этот шаг. Если источником данных является файл .txt или .csv, используйте мастер импорта текста, чтобы настроить данные в Excel.

После успешного импорта файла .txt или .csv перейдите к шагу 2.

Выберите Данные > Из текста/CSV.

Выберите нужный файл .txt или .csv и нажмите кнопку «Импорт».

В окне предварительного просмотра выберите Преобразовать данные.

Выберите почтовый индекс, почтовый индекс или другой столбец для форматирования.

Выберите Преобразование > Тип данных: и выберите Текст.

Выберите Заменить текущий.

При необходимости повторите шаги 5–7.

Выберите Закрыть и загрузить.

Перейдите в меню "Файл" > "Сохранить как" и сохраните под другим именем.

Excel 2016. Выберите Данные > Получить внешние данные > Из текста.

Выберите нужный файл .txt или .csv и нажмите кнопку «Импорт».

В мастере импорта текста на панели Исходный тип данных выберите С разделителями.

Выберите «Мои данные имеют заголовки» над панелью предварительного просмотра, если файл имеет заголовки, а затем нажмите «Далее».

На панели "Разделители" установите флажок, соответствующий разделителю (табуляции или запятой), который используется в данных, и нажмите "Далее".

В разделе "Предварительный просмотр данных" выберите столбец, содержащий почтовые индексы или почтовые индексы, а в разделе "Формат данных столбца" выберите "Текст".

Примечание. Каждый раз, когда вы применяете формат данных — Общий, Текст или Дата — к столбцу, название формата отображается в заголовке таблицы для этого столбца.

При необходимости повторите шаг 7, выбрав столбец, который вы хотите изменить, и формат данных, который вы хотите применить.

Выберите «Готово».

В диалоговом окне "Импорт данных" примите значение по умолчанию "Существующий лист" и адрес ячейки, а затем нажмите "ОК".

Внимание! Адрес ячейки в диалоговом окне "Импорт данных" показывает текущую выбранную ячейку. Данные импортируются, начиная с указанного адреса ячейки.

Сохраните электронную таблицу под новым именем файла.

Шаг 2. Подготовьте источник данных

В источнике данных Excel, который вы будете использовать для списка рассылки в слиянии почты Word, убедитесь, что вы правильно форматируете столбцы числовых данных. Отформатируйте столбец с числами, например, чтобы он соответствовал определенной категории, такой как валюта.

Если вы выберете процент в качестве категории, имейте в виду, что процентный формат будет умножать значение ячейки на 100. Отформатируйте столбец процентов как текст, если вы хотите избежать этого коэффициента умножения.

Почтовые индексы или почтовые индексы должны быть отформатированы как текст, чтобы сохранить данные во время слияния. Если это не было сделано при импорте, отформатируйте его сейчас.Ведущие нули, например 00399, в кодах удаляются во время слияния, если они не отформатированы как текст.

Выберите столбец, содержащий почтовые индексы, почтовые индексы или другие данные для форматирования.

Перейдите на главную и в группе "Число" щелкните стрелку вниз в поле "Числовой формат", а затем выберите параметр в списке (например, "Текст").

Убедитесь, что вы добавили соответствующий символ до или после поля слияния. Например, вот как выглядят валюта и процентные значения, если вы опустите символы.

Если вы включите символы, числа будут иметь больше смысла.

В документе слияния вы добавляете символы до или после полей слияния следующим образом:

См. также

Важным шагом в процессе слияния почты Word является настройка и подготовка источника данных. Вы можете использовать существующий источник данных Excel или создать новый, импортировав файл со значениями, разделенными табуляцией (.txt) или запятыми (.csv). После настройки и подготовки источника данных вы можете выполнить слияние с помощью динамического обмена данными (DDE) с мастером пошаговой слияния или методом слияния вручную.

Если вы не используете существующий источник данных Excel для слияния, вы можете использовать список контактов или адресную книгу в файле .txt или .csv. Мастер импорта текста проведет вас через шаги, чтобы получить данные из файла .txt или .csv в Excel.

На вкладке "Данные" выберите "Из текста/CSV".

Выберите нужный файл .txt или .csv и нажмите «Импорт».

В мастере импорта текста на панели Исходный тип данных выберите С разделителями.

Установите флажок «Мои данные содержат заголовки» над панелью предварительного просмотра, если импортируемый файл имеет заголовки, а затем нажмите «Далее».

На панели "Разделители" установите флажок, соответствующий разделителю (табуляции или запятой), который используется в ваших данных, а затем нажмите "Далее".

Совет. На панели предварительного просмотра данных показано, как будут выглядеть результаты в виде таблицы.

Доступны следующие форматы: "Общий", "Текст" и "Дата". Каждый раз, когда вы применяете формат данных к столбцу, название формата появляется в заголовке таблицы для этого столбца.

Столбец, содержащий числовые данные, такие как, например, процентное значение или значение валюты, можно отформатировать только после импорта файла. Дополнительную информацию см. в подразделе "Форматирование числовых данных в Excel" ниже.

Выберите «Готово».

По завершении сохраните источник данных с новым именем файла.

Формат числовых данных в Excel

Отформатируйте любые числовые данные, такие как проценты или денежные значения, в любом новом или существующем источнике данных в Excel, который вы собираетесь использовать в слиянии почты Word. Чтобы сохранить числовые данные, отформатированные в процентах или валюте во время слияния, следуйте инструкциям в разделе "Шаг 2. Использование динамического обмена данными (DDE) для слияния".

Откройте источник данных Excel.

Выберите столбец, который вы хотите отформатировать.

На вкладке "Главная" в группе "Число" щелкните стрелку вниз в поле "Числовой формат (общий)", а затем выберите параметр в списке.

При необходимости повторите шаги 2 и 3.

По завершении выберите Сохранить.

Если у вас есть источник данных Excel, содержащий отформатированные числа, такие как проценты и денежные значения, некоторые числовые данные могут не сохранить свое форматирование во время слияния. Вы получите нужные результаты слияния и сможете сохранить формат числовых данных в Excel с помощью DDE.

Примечание. Если вы решите не использовать DDE, следуйте инструкциям в разделе Использование слияния для массовой рассылки сообщений электронной почты.

Откройте Word, выберите «Файл» > «Параметры» > «Дополнительно».

В разделе "Общие" установите флажок "Подтверждать преобразование формата файла при открытии".

На вкладке "Рассылки" выберите "Начать слияние" > "Пошаговый мастер слияния".

На панели слияния в разделе "Выбрать получателей" выберите "Использовать существующий список".

В разделе Использовать существующий список выберите Обзор, а затем откройте отформатированную электронную таблицу.

В диалоговом окне "Подтверждение источника данных" установите флажок "Показать все" и выберите "Рабочие листы MS Excel через DDE (*.xls)" > "ОК".

В диалоговом окне Microsoft Excel выберите «Вся электронная таблица» > «ОК».

Когда откроется диалоговое окно "Получатели слияния", нажмите "ОК".

Продолжить работу с письмом, сообщением электронной почты, ярлыком или конвертом.

Совет. Вы можете запретить Word получать запросы при каждом открытии файла данных. После подключения к списку рассылки выберите «Файл» > «Параметры» > «Дополнительно». В разделе Общие снимите флажок Подтверждать преобразование формата файла при открытии.

Если вы создали список контактов в электронной таблице Excel, важно отформатировать все почтовые индексы или почтовые индексы в виде текста, чтобы избежать потери данных. Если вы импортируете в новую электронную таблицу какие-либо контакты из текстового файла (.txt) или файла со значениями, разделенными запятыми (.csv), мастер импорта текста может помочь вам импортировать и форматировать данные.

Шаг 1. Настройте источник данных в Excel

Если вы уже используете электронную таблицу Excel в качестве источника данных для слияния в Word, перейдите к шагу 2 в этом разделе. Если источником данных является файл .txt или .csv, содержащий, например, ваши контакты Gmail, используйте мастер импорта текста, чтобы настроить данные в Excel.

Откройте Excel и на вкладке "Данные" выберите "Из текста".

Выберите нужный файл .csv или .txt, а затем выберите «Получить данные».

В мастере импорта текста нажмите "Далее".

В разделе "Разделители" установите флажок, соответствующий разделителю, разделяющему каждый элемент ваших данных (например, табуляцию или запятую). Затем нажмите «Далее».

Совет. Панель предварительного просмотра выбранных данных показывает, как результаты будут выглядеть в формате таблицы.

В окне предварительного просмотра выбранных данных выберите столбец, содержащий почтовые индексы или почтовые индексы. Затем в поле Формат данных столбца выберите Текст.

При необходимости повторите шаг 5, выбрав столбец, который вы хотите изменить, и формат данных, который вы хотите применить.

Примечание. Каждый раз, когда вы применяете формат данных к столбцу, название формата появляется в заголовке таблицы для этого столбца.

Нажмите "Готово".

В диалоговом окне "Импорт данных" выберите, куда Excel поместить ваши данные, и нажмите "ОК".

Примечание. Сохраните электронную таблицу под новым именем файла.

Шаг 2. Форматирование числовых данных в электронной таблице Excel

Чтобы гарантировать, что ваш почтовый индекс или почтовый индекс пройдет через слияние почты без потери нулей, отформатируйте столбец, содержащий эти коды, как текст.

Откройте электронную таблицу и выберите столбец, содержащий почтовые индексы или почтовые индексы.

На вкладке "Главная" в поле "Формат" выберите Текст.

поиск меню

Урок 30. Слияние

Введение

Слияние писем – это полезный инструмент, который позволяет создавать несколько писем, этикеток, конвертов, именных тегов и т. д., используя информацию, хранящуюся в списке, базе данных или электронной таблице. При выполнении слияния вам потребуется документ Word (вы можете начать с существующего или создать новый) и список получателей, который обычно представляет собой книгу Excel.

Необязательно: если вы хотите работать вместе с уроком, вы можете загрузить приведенные ниже примеры:

Посмотрите видео ниже, чтобы узнать больше об использовании функции слияния.

Чтобы использовать слияние:

Откройте существующий документ Word или создайте новый.
На вкладке "Рассылки" нажмите команду "Начать слияние" и выберите "Пошаговый мастер слияния" в раскрывающемся меню.

Появится панель слияния, которая проведет вас через шесть основных шагов для завершения слияния. В следующем примере показано, как создать стандартное письмо и объединить его со списком получателей.

Шаг 1:

На панели задач слияния в правой части окна Word выберите тип документа, который вы хотите создать. В нашем примере мы выберем Letters. Затем нажмите "Далее: начальный документ", чтобы перейти к шагу 2.

Шаг 2:

Выберите Использовать текущий документ, а затем нажмите Далее: выберите получателей, чтобы перейти к шагу 3.

Шаг 3:

Теперь вам понадобится список адресов, чтобы Word мог автоматически помещать каждый адрес в документ. Список может находиться в существующем файле, например в книге Excel, или вы можете ввести новый список адресов в мастере слияния.

Если у вас нет существующего списка адресов, вы можете нажать кнопку «Ввести новый список» и нажать «Создать», а затем ввести список адресов вручную.

Шаг 4:

Теперь вы готовы написать письмо. Когда оно будет напечатано, каждая копия письма будет в основном одинаковой; только данные получателя (например, имя и адрес) будут другими. Вам нужно будет добавить заполнители для данных получателя, чтобы Mail Merge точно знал, куда добавлять данные.

Чтобы вставить данные получателя:

Поместите точку вставки в документе, где вы хотите, чтобы информация отображалась.

Для некоторых писем достаточно добавить блок адреса и строку приветствия. Но вы также можете добавить дополнительные заполнители (например, имена или адреса получателей) в текст письма, чтобы еще больше персонализировать его.

Слияние почты позволяет создавать пакеты документов, персонализированные для каждого получателя. Например, стандартное письмо может быть персонализировано для обращения к каждому получателю по имени. Источник данных, например список, электронная таблица или база данных, связан с документом. Заполнители, называемые полями слияния, указывают Word, где в документе следует включить информацию из источника данных.

Вы работаете с основным документом в Word, вставляя поля слияния для персонализированного содержимого, которое хотите включить. Когда слияние завершено, документ слияния создаст персонализированную версию самого себя для каждого имени в источнике данных.

Источники данных

Вашим первым шагом в настройке слияния является выбор источника данных, который вы будете использовать для персонализированной информации. Электронные таблицы Excel и списки контактов Outlook являются наиболее распространенными источниками данных, но подойдет любая база данных, которую вы можете подключить к Word. Если у вас еще нет источника данных, вы даже можете ввести его в Word в рамках процесса слияния.

Excel или Outlook

Если вы знаете, что будете использовать Excel или Outlook в качестве источника данных, см.:

Типы документов

Word предоставляет инструменты для включения ваших данных в документы следующих типов. Перейдите по ссылкам для получения подробной информации о каждом типе:

Письма с персонализированным приветствием. Каждое письмо печатается на отдельном листе бумаги.
Создайте и распечатайте пакет персонализированных писем

Электронная почта, в которой адрес каждого получателя является единственным адресом в строке "Кому". Вы будете отправлять электронное письмо прямо из Word.

Конверты или ярлыки, в которых имена и адреса берутся из вашего источника данных.

Каталог, в котором перечислены пакеты информации для каждого элемента в вашем источнике данных. Используйте его, чтобы распечатать свой список контактов или составить список групп информации, например обо всех учениках в каждом классе. Этот тип документа также называется объединением каталогов.

Источники данных

Вашим первым шагом в настройке слияния является выбор источника данных, который вы будете использовать для персонализированной информации. Электронные таблицы Excel и списки контактов Outlook являются наиболее распространенными источниками данных, но если у вас еще нет источника данных, вы можете ввести его в Word в рамках процесса слияния.

Электронная таблица Excel хорошо работает в качестве источника данных, если все данные находятся на одном листе и данные отформатированы таким образом, чтобы их можно было прочитать в Word. Дополнительные сведения см. в статье Подготовка источника данных в Excel для слияния в Word для Mac.

Список контактов Outlook содержит данные в формате, который может быть прочитан Word. См. раздел Использование контактов Outlook в качестве источника данных для слияния почты

Файл данных Word – это источник данных, который можно создать "на лету" в Word. Дополнительные сведения см. в статье Настройка списка рассылки с помощью Word.

Типы документов

Конверты или ярлыки, в которых имена и адреса берутся из вашего источника данных.

Если вы откроете документ слияния, созданный с помощью настольного приложения Word, Word Web App сохранит в нем все параметры слияния, но вы не сможете выполнить слияние или изменить какие-либо параметры слияния.< /p>

Если у вас есть настольное приложение Word, откройте документ в нем и выполните слияние.

В этой статье объясняется, как использовать функцию слияния в Microsoft Word для создания и печати стандартных писем с использованием данных из рабочего листа Microsoft Excel.

При использовании функции слияния Word Mail Word объединяет основной документ со списком получателей для создания набора выходных документов:

Основной документ содержит основной текст, одинаковый во всех выходных документах. Он может содержать фирменный бланк, текст и инструкции в полях слияния для вставки текста (например, имен и адресов получателей), которые варьируются от одного выходного документа к другому.

Список получателей — это база данных, содержащая данные, которые должны быть объединены в выходные документы. Например, список получателей — это файл базы данных Microsoft Access или рабочий лист Excel.

Эта база данных обычно представляет собой список имен, адресов, номеров телефонов и других категорий личной информации.

Выходные документы являются результатом слияния. Текст в выходном документе может быть одинаковым во всех выходных документах, но вы можете применить форматирование к определенным документам.

Шаг 1. Настройте файл данных Excel

Прежде чем приступить к работе с мастером слияния, убедитесь, что лист Excel правильно структурирован для этой цели. Обратите внимание на следующие требования к таблице данных:

Первая строка должна содержать названия полей для каждого столбца, например "Название", "Приветствие", "Имя", "Отчество", "Фамилия", "Адрес1" и "Адрес2".

Имя каждого поля должно быть уникальным.

Каждая строка должна содержать информацию об определенном элементе. Например, в списке рассылки каждая строка может содержать информацию об определенном получателе.

В таблице не должно быть пустых строк.

Создайте файл данных Excel, а затем упорядочите его, используя поля, которые вы хотите использовать для своего письма, как показано в следующем образце файла данных.

После создания файла данных Excel сохраните его, а затем закройте файл данных.

Для получения дополнительной информации о том, как создать список адресов для слияния, щелкните следующий номер статьи, чтобы просмотреть статью в базе знаний Майкрософт:

294688 Как разработать и настроить список адресов для слияния в Word 2002 и более поздних версиях Word

Шаг 2. Настройте основной документ

В Microsoft Office Word 2003 и более ранних версиях Word выберите пункт «Письма и рассылки» в меню «Сервис», а затем щелкните «Мастер слияния».

В Microsoft Office Word 2007 нажмите "Начать слияние" в группе "Начать слияние" на вкладке "Рассылки", а затем нажмите "Пошагово с помощью мастера слияния".

В разделе "Выберите тип документа" нажмите "Письма".

Активный документ становится основным документом. Основной документ содержит текст и графику, одинаковые для всех версий объединенного документа. Например, обратный адрес и приветствие в официальном письме одинаковы для каждой версии.

Нажмите "Далее": начальный документ.

Используйте один из следующих методов:

Начните с документа, который в данный момент отображается в окне документа. Для этого нажмите Использовать текущий документ.

Затем вы можете либо ввести букву в окне документа, либо подождать, пока мастер предложит сделать это позже.

Начните с шаблона. Для этого выполните следующие действия:

Нажмите "Начать с шаблона".

Нажмите "Выбрать шаблон".

На вкладке "Слияние" выберите нужный шаблон в диалоговом окне "Выбор шаблона" и нажмите кнопку "ОК".

Начните с существующего документа. Для этого выполните следующие действия:

Нажмите "Начать с существующего документа".

В поле "Начать с существующего" выберите нужный документ и нажмите "Открыть".

Если вы не видите документ, нажмите «Другие файлы», а затем нажмите «Открыть». В диалоговом окне "Открыть" найдите нужный документ и нажмите "Открыть".

Нажмите "Далее": выберите получателей.

Шаг 3. Укажите источник данных Excel

В разделе "Выбор получателей" нажмите "Использовать существующий список".

Нажмите "Обзор".

В диалоговом окне "Выбор источника данных" найдите и щелкните лист Excel, который вы хотите использовать.

По умолчанию Word открывает папку "Мои источники данных".

Если ваш лист Excel содержит информацию о нескольких вкладках, выберите вкладку, содержащую нужную информацию, и нажмите кнопку "ОК".

Все записи в источнике данных отображаются в диалоговом окне "Получатели слияния". Здесь вы можете уточнить список получателей для включения в слияние.

Шаг 4. Выберите получателей

В диалоговом окне "Получатели слияния" выберите получателей, которых вы хотите включить. Для этого воспользуйтесь одним из следующих способов:

Используйте флажки, чтобы указать получателей.

Этот метод наиболее полезен, если список короткий. Установите флажки рядом с получателями, которых вы хотите включить, а затем снимите флажки рядом с получателями, которых вы хотите исключить.

Примечание. Если вы знаете, что хотите включить в слияние большую часть списка, нажмите «Выбрать все», а затем нажмите, чтобы очистить определенные записи. Точно так же, если вы хотите включить в список только несколько записей, нажмите «Очистить все», а затем выберите нужные записи.

Сортировка элементов в списке.

Этот метод удобен, если вы хотите просмотреть элементы в алфавитном или числовом порядке. Щелкните заголовок столбца элемента, по которому вы хотите выполнить сортировку. Например, если вы хотите отобразить список в алфавитном порядке по фамилии, щелкните заголовок столбца «Фамилия».

Фильтровать элементы в списке.

Этот метод удобен, если список содержит записи, которые вы не хотите видеть или включать в слияние. После того, как вы отфильтровали список, вы можете использовать флажки для включения и исключения записей, как описано ранее. Чтобы отфильтровать список, выполните следующие действия:

Нажмите стрелку рядом с заголовком столбца элемента, по которому вы хотите отфильтровать.

Нажмите любой из следующих элементов:

(Пробелы): этот параметр отображает все записи, в которых соответствующее поле пусто.

(Непустые): этот параметр отображает все записи, в которых соответствующее поле содержит информацию.

Если источник данных содержит записи с одинаковой информацией, а в столбце не более 10 уникальных значений, можно выполнить фильтрацию по конкретной информации. Например, если есть несколько адресов, в которых в качестве страны указана Австралия, вы можете отфильтровать по Австралии.

В диалоговом окне "Получатели слияния" отображаются только назначенные записи. Чтобы снова отобразить все записи, нажмите (Все).

Для расширенной сортировки и фильтрации щелкните стрелку рядом с именем любого столбца, а затем нажмите (Дополнительно). Используйте вкладки «Фильтровать записи» и «Сортировка записей», чтобы настроить нужный запрос сортировки или фильтрации.

Если у вас установлено программное обеспечение для проверки адресов, нажмите «Подтвердить» в диалоговом окне «Получатели слияния», чтобы проверить адреса получателей.

Нажмите "ОК", чтобы вернуться к мастеру слияния.

Word использует получателей, которых вы указали для объединения.

Нажмите "Далее": напишите письмо.

Шаг 5. Заполните письмо и добавьте поля для слияния

Если вы еще этого не сделали, введите текст, который должен отображаться в каждом бланке основного документа.

Вставить поля слияния

Вставьте поля слияния, в которые вы хотите объединить имена, адреса и другую информацию из источника данных. Чтобы вставить поля слияния, выполните следующие действия:

В основном документе щелкните место, куда вы хотите вставить поле.

Вставьте любое из следующего:

Адресный блок с именем, адресом и другой информацией:

Нажмите Блокировать адрес.

В диалоговом окне "Вставить адресный блок" выберите элементы адреса, которые вы хотите включить, и нужные форматы, а затем нажмите "ОК". Чтобы получить справку по параметру, щелкните знак вопроса, а затем выберите параметр.

Чтобы получить справку по параметру, нажмите на вопросительный знак, а затем нажмите на параметр. Если появится диалоговое окно «Соответствие полей», возможно, Word не сможет найти часть информации, необходимой для блока адреса. Нажмите стрелку рядом с
(недоступно), а затем выберите поле из источника данных, которое соответствует полю, необходимому для слияния.

Нажмите Строка приветствия.

Выберите формат строки приветствия, включающий приветствие, формат имени и следующие знаки препинания.

Выберите текст, который должен отображаться в случаях, когда Word не может интерпретировать имя получателя. Например, Word не может интерпретировать имя, если источник данных не содержит имени или фамилии получателя, а содержит только название компании.

Если появится диалоговое окно «Соответствие полей», возможно, Word не сможет найти некоторую информацию, необходимую для строки приветствия. Щелкните стрелку рядом с (недоступно), а затем выберите поле из источника данных, соответствующее полю, необходимому для слияния.

Другие поля информации:

Нажмите "Другие элементы".

Используйте один из следующих методов:

Нажмите «Поля адреса», чтобы выбрать из полей адреса, которые будут автоматически сопоставлены с соответствующими полями в вашем источнике данных, даже если поля источника данных не имеют того же имени, что и ваши поля.

Нажмите «Поля базы данных», чтобы выбрать поля, которые всегда берут данные непосредственно из столбца в базе данных.

В поле "Поля" выберите нужное поле.

Нажмите "Вставить", а затем нажмите "Закрыть".

Если появится диалоговое окно «Соответствие полей», возможно, Word не сможет найти часть информации, необходимой для вставки поля. Щелкните стрелку рядом с (недоступно), а затем выберите поле из источника данных, соответствующее полю, необходимому для слияния.

Примечание. Если вы вставите поле из списка полей базы данных, а затем переключитесь на источник данных, в котором нет столбца с таким же именем, Word не сможет вставить информацию об этом поле в объединенный документ.

Нажмите Электронные почтовые расходы.

Если у вас не установлена программа электронной почты, Word предложит вам установить ее и предложит подключиться к следующему веб-сайту Microsoft Office:

Вставьте почтовые расходы в соответствии с инструкциями программы.

Чтобы добавить электронные почтовые отправления, необходимо сначала установить программу электронных почтовых отправлений, например ту, которую можно приобрести у стороннего поставщика в Интернете. Чтобы использовать электронные почтовые отправления, выполните следующие действия. Почтовый штрих-код: необходимо выбрать тип письма или конверта, который поддерживает штрих-код POSTNET. Чтобы использовать почтовый штрих-код, выполните следующие действия:

Нажмите "Почтовый штрих-код".

В диалоговом окне "Вставить почтовый штрих-код" выберите соответствующие поля адреса.

Примечание. Параметр «Почтовый штрих-код» отображается только в том случае, если вы используете версию Word для США.

Повторите шаги a и b для всех полей, которые вы хотите вставить. ПРИМЕЧАНИЯ:

Нельзя вводить символы поля слияния (" ") или вставлять их с помощью команды "Символ" в меню "Вставка".

Если поля слияния отображаются внутри фигурных скобок, например , Word отображает коды полей вместо результатов полей. Это не повлияет на слияние, но если вы хотите вместо этого отобразить результаты, щелкните правой кнопкой мыши код поля и выберите в контекстном меню команду Переключить коды полей.

Например, при использовании образца базы данных, показанного ранее, ваше письмо может содержать поля AddressBlock и GreetingLine, поэтому ваша первая страница будет выглядеть примерно так:

26 февраля 2002 г.

АдресБлок

Приветствие

Введите письмо здесь.

Введите свое имя здесь

Примечание. Вы также можете использовать панель инструментов слияния для вставки полей слияния, работы с основным документом слияния или выполнения слияния. Чтобы отобразить панель инструментов для слияния, выберите пункт «Письма и рассылки» в меню «Сервис», а затем нажмите «Показать панель инструментов для слияния».

На панели инструментов слияния представлены дополнительные команды, которых нет на панелях задач мастера слияния. Например, вы можете использовать меню «Вставить поле Word» на панели инструментов «Слияние», чтобы вставить поля Word для управления процессом слияния. Например, вы можете вставить поле ЕСЛИ, которое вставляет текст только в том случае, если конкретное поле слияния имеет указанное значение.

Кроме того, вы можете нажать Проверить наличие ошибок, чтобы Word выполнил слияние и сообщил обо всех ошибках, содержащихся в основном документе.

Изменить формат объединенных данных

Чтобы форматировать объединенные данные, необходимо отформатировать поля слияния в основном документе. Не форматируйте данные в источнике данных, так как их форматирование не сохраняется при объединении данных в документ. Чтобы изменить формат объединенных данных, выполните следующие действия:

В основном документе выберите поле, содержащее информацию, которую вы хотите отформатировать, включая окружающие символы поля слияния ( >).

В Word 2003 и более ранних версиях Word нажмите "Шрифт" в меню "Формат" и выберите нужные параметры.

В Word 2007 выберите нужный параметр в поле "Шрифты темы" в группе "Шрифт" на вкладке "Главная".

Форматирование с использованием кодов полей

Чтобы управлять другими аспектами форматирования, нажмите клавиши ALT+F9, чтобы отобразить коды полей, а затем добавьте переключатели в поля слияния. Когда вы работаете с полями, переключатель — это специальная инструкция, которая вызывает определенное действие. Как правило, переключатель добавляется в поле для изменения результата.

Примеры использования переключателей приведены ниже:

Чтобы печатать имена клиентов заглавными буквами, добавьте переключатель формата (\*).

Чтобы убедиться, что объединенная информация имеет тот же шрифт и размер точек, которые вы применяете к полю слияния, добавьте переключатель Charformat (\*).

Шаг 6. Сохраните документ

После того как вы завершили основной документ и вставили все поля слияния, убедитесь, что вы сохранили документ, прежде чем продолжить. Для этого выполните следующие действия:

В Word 2003 и более ранних версиях Word нажмите "Сохранить как" в меню "Файл".

В Word 2007 нажмите кнопку Microsoft Office, а затем выберите "Сохранить как".

Назовите документ и нажмите Сохранить.

Нажмите "Далее": просмотрите свои письма.

Шаг 7. Предварительный просмотр писем и точная настройка списка получателей

Когда мастер отображает панель задач «Этап 5, слияние», мастер заменяет каждое из полей слияния в основном документе, содержащем фактический текст из первой записи списка получателей.Таким образом, вы можете увидеть, как будет выглядеть ваш первый выходной документ.

Например, если вы продолжите использовать образец базы данных, показанный ранее, первая страница после нажатия кнопки "Далее" должна выглядеть следующим образом: Предварительный просмотр писем:

26 февраля 2002 г.

Эндрю Фуллер
908 W. Capital Way
Такома 98401

Уважаемый Эндрю Фуллер,

Введите письмо здесь.

Введите здесь свое имя. Для предварительного просмотра дополнительных записей используйте один из следующих способов:

Чтобы просмотреть элементы по порядку, нажимайте кнопки со стрелками влево или вправо.

Чтобы найти определенный элемент и просмотреть его, нажмите «Найти получателя», а затем введите критерии поиска в диалоговом окне «Найти запись».

Настройте список получателей, если хотите. Для этого воспользуйтесь одним из следующих способов:

Чтобы исключить определенного получателя из операции слияния, нажмите Исключить этого получателя.

Чтобы изменить список получателей, нажмите «Изменить список получателей», а затем внесите изменения в диалоговом окне «Получатели слияния».

Шаг 8. Завершите слияние

Чтобы завершить слияние, используйте любой из следующих методов.

Персонализация отдельных писем

Чтобы персонализировать отдельные элементы, вы фактически завершаете объединение, а затем редактируете нужную информацию в итоговом объединенном документе. Для этого выполните следующие действия:

Нажмите Изменить отдельные буквы.

В диалоговом окне "Объединить в новый документ" выберите записи, которые вы хотите объединить.

Word создает и открывает новый объединенный документ. Ваш основной документ также остается открытым, и вы можете вернуться к нему, если хотите изменить все документы.

Выделите информацию, которую хотите изменить, и внесите изменения.

Распечатайте или сохраните документ так же, как и любой обычный документ.

Распечатать письма

Чтобы напечатать письма, используйте один из следующих способов:

Если вы персонализировали элементы и объединенный документ активен, выполните следующие действия:

В Word 2003 и более ранних версиях Word нажмите "Печать" в меню "Файл".

В Word 2007 нажмите кнопку Microsoft Office, а затем нажмите кнопку "Печать".

Выберите нужные параметры.

Если вы хотите печатать напрямую из мастера слияния, выполните следующие действия:

На шаге 6 мастера слияния (Завершение слияния) нажмите «Печать».

В диалоговом окне "Объединить в принтер" используйте один из следующих способов, а затем нажмите кнопку "ОК":

Чтобы напечатать все документы, нажмите Все.

Чтобы распечатать документ, который вы видите в окне документа, нажмите Текущая запись.

Чтобы напечатать диапазон документов, нажмите "От" и введите номера записей в поля "От" и "До".

В диалоговом окне "Печать" выберите нужные параметры.

Сохраните объединенные буквы для дальнейшего использования

Если вы хотите отредактировать объединенные письма или сохранить их для последующего использования, вы можете собрать их в один документ. Для этого выполните следующие действия:

Нажмите Изменить отдельные буквы.

В диалоговом окне "Объединить в новый документ" используйте один из следующих способов, а затем нажмите кнопку "ОК":

Чтобы объединить все документы, нажмите Все.

Чтобы объединить только тот документ, который вы видите в окне документа, нажмите Текущая запись.

Чтобы объединить диапазон документов, нажмите "От" и введите номера записей в поля "От" и "Кому".

Word открывает один новый документ, содержащий все отдельные буквы. Затем вы можете сохранить документ для последующего использования, как и любой обычный документ.

Ссылки

Для получения дополнительной информации щелкните следующие номера статей, чтобы просмотреть статьи в базе знаний Майкрософт:

318117 Как использовать адреса из листа Excel для создания ярлыков в Word

318115 Как создать стандартное письмо с использованием информации из базы данных Access в Word 2002

318112 Как использовать адреса из базы данных Access 2002 для создания меток в Word 2002

294686 Как использовать слияние для создания списка, отсортированного по категориям, в Word 2002 и более поздних версиях Word

290408 Часто задаваемые вопросы о слиянии почты в Word 2002

294688 Как разработать и настроить список адресов для слияния в Word 2002 и более поздних версиях Word

294693 Как использовать слияние для создания каталога в Word 2002 и более поздних версиях Word

294683 Как использовать слияние для создания стандартных писем в Word 2002 и более поздних версиях Word

Читайте также: