Как пользоваться планировщиком проектов Excel

Обновлено: 20.11.2024

Excel не удовлетворит все ваши потребности в управлении проектами, но в нем есть много мощных инструментов. В этом руководстве рассказывается, как максимально эффективно использовать программное обеспечение для небольших проектов.

Мы можем получать компенсацию от партнеров и рекламодателей, чьи продукты представлены здесь. Компенсация может повлиять на размещение продуктов на нашем сайте, но редакционные мнения, оценки и обзоры не зависят от рекламодателей или партнеров и никогда не зависят от них.

Обновлено 4 февраля 2021 г.

Если вы когда-либо покупали программное обеспечение для управления проектами, вы, вероятно, раз или два испытывали шок от наклеек. Эти программные платформы дороги и потенциально обходятся в тысячи долларов в год.

Достаточно подумать об использовании нескольких шаблонов Excel для выполнения работы — и это на самом деле неплохая идея. Excel не позиционируется как планировщик проектов, но когда дело доходит до отслеживания проектов, платформа оказывается более мощной, чем многие думают.

Но будет ли вам достаточно мощного средства отслеживания проектов Excel или вам нужна платформа, разработанная специально для управления проектами? Вот что вам нужно знать об управлении проектами в Excel, прежде чем вы примете такое решение.

Когда следует использовать Excel для управления проектами?

Должны ли вы придерживаться Excel или Spring для программного обеспечения для управления проектами?

Это сложный вопрос: с одной стороны, вы рискуете застрять посреди проекта с инструментом, в котором отсутствуют расширенные функции, необходимые для правильного выполнения повседневных задач, а с другой стороны, вы можете потратить тысячи долларов на программное обеспечение, которое мощнее, чем вам нужно.

Когда Excel — лучший выбор

Иногда лучше меньше. Тот факт, что вы можете приобрести модные программные платформы для управления проектами, не означает, что вы должны открывать свой кошелек. Вот несколько причин отказаться от этих решений для Excel:

Вы группа из одного человека. Если вы, скажем, небольшая подрядчик, состоящая только из вас или нескольких человек, вам не нужна платформа с большим количеством функций и ориентированная на крупные предприятия. .
Вы просто хотите что-то простое: даже самые простые в использовании программные платформы для управления проектами требуют обучения. В Excel вы просто вводите список задач, заказы на материалы, человеко-часы и все, что хотите отслеживать, прямо в электронной таблице.
Вы хотите сэкономить: хорошее программное обеспечение стоит дорого, сотни или даже тысячи долларов в месяц. Эти деньги поступают непосредственно из вашей прибыли, поэтому, если Excel соответствует вашим потребностям, вы можете сэкономить много денег, просто отказавшись от приобретения специализированного программного обеспечения.

Когда вам следует использовать программное обеспечение для управления проектами вместо Excel

У вас больше нескольких сотрудников. Как только количество сотрудников превышает пять или около того, программное обеспечение для управления проектами становится все более ценным. Трудно использовать электронную таблицу для управления бизнесом с большим количеством движущихся частей, поэтому, если вы начали с Excel, по мере роста вы обнаружите, что ваши проекты превосходят его возможности.
Вычисления сложны. Большая проблема с Excel заключается в том, что даже небольшая ошибка при вводе данных может привести к неточным результатам, которые могут поставить под угрозу ваш проект. Поскольку расчеты становятся все более сложными, вам необходимо программное обеспечение для управления проектами, которое может автоматизировать ввод большей части данных.
Вы разочарованы ограничениями Excel: главная привлекательность Excel заключается в его простоте, а не в его функциях. Если вам нужна платформа с дополнительными функциями, такими как мониторинг заданий, управление ставками, дизайн и другие аспекты управления проектами, перейдите с Excel на специальную программную платформу.
Вы совершаете дорогостоящие ошибки. Если при попытке управлять всем с помощью Excel вы совершаете такие ошибки, как пропуск определенных сроков или заказ неправильного количества материалов, вам необходимо более мощное программное обеспечение, предназначенное для управления вашими проектами.

Лучшие примеры использования управления проектами в Excel

Инструменты Excel не предназначены специально для управления проектами, как некоторые программы, но они могут выполнять множество задач, связанных с определением масштаба проекта, обработкой финансов и управлением повседневными задачами. Вот несколько примеров того, как шаблоны Excel могут помочь в планировании проекта.

1. Хронология

Excel может создать наглядную временную диаграмму и помочь вам наметить расписание проекта и этапы проекта. В частности, вы можете создать диаграмму Ганта, которая является популярным инструментом для управления проектами, поскольку она отображает задачи в зависимости от того, сколько времени они займут, когда они начнутся и когда они закончатся.

В трекере временной шкалы представлены горизонтальные полосы, представляющие каждую задачу, и они выровнены рядом друг с другом, чтобы дать вам полное представление о расписании и результатах вашего проекта.

Шаблон расписания в Excel и другие инструменты планирования проектов требуют времени, чтобы освоиться, но они позволяют выйти за рамки упрощенного списка сроков.

2. Бюджет

Excel отлично подходит для обработки чисел, поэтому он особенно хорошо подходит для составления бюджета проекта. Это лучше всего подходит для небольших и средних проектов, так как более крупные проекты превзойдут возможности программного обеспечения.

Создать бюджет очень просто, если все, что вам нужно, – это сравнить краткий список расходов со списком доходов. Но если вы хотите выйти за рамки этого и создать более подробные бюджеты, Excel также может это сделать.

3. Список задач

Excel поможет вам создать список задач или список дел, чтобы вы могли управлять своими собственными действиями на ежедневной основе, или вы можете создавать его для своей команды каждый день, чтобы следить за выполнением своих проектов. .

Очевидный способ сделать это — перечислить каждую задачу, описание того, что должно быть выполнено, необходимые ресурсы, ответственного сотрудника и т. д. Однако вы можете сделать список дел более динамичным и автоматизированным, если готовы потратить на это время.

4. Отслеживание проекта

После того, как проект запущен, вы можете использовать Excel в качестве средства отслеживания проекта и управлять любыми возникающими проблемами. Создайте столбцы для названия проекта, задачи, ответственного менеджера, продолжительности, хода выполнения, бюджета и фактического и т. д.

Это показывает, насколько задачи близки к завершению, что выходит за рамки бюджета и все остальное, что вы хотите отслеживать.

Затем вы можете использовать эти данные для создания диаграмм, которые помогут вам визуализировать статус и ход выполнения проектов, чтобы вы не просто смотрели на набор чисел.

5. Обзор проекта

Благодаря всем собранным вами данным создание настраиваемых отчетов и аналитики, которые помогут вам анализировать вашу производительность после завершения проекта, стало намного проще. В Excel есть инструменты для обработки чисел, которые могут автоматически генерировать эти отчеты на основе выбранных вами входных данных, что также дает вам бесконечные возможности настройки.

Это сложно, но как только вы научитесь это делать, вы сможете принимать взвешенные решения о будущих проектах.

Набросайте быстрый проект сейчас

Лучший способ узнать, подходит ли вам Excel, — попробовать. Создайте быструю временную шкалу, расписание, список задач и бюджет, используя несколько листов в Excel, чтобы увидеть, может ли программное обеспечение управлять ими. Поэкспериментируйте с созданием пользовательских отчетов. Представьте, как будет выглядеть повседневная работа над проектом в Excel.

Тогда ознакомьтесь с несколькими программными решениями для управления проектами, рассмотренными The Blueprint. Загрузите пробные версии программ, которые вас интересуют, и поэкспериментируйте, чтобы понять, подходит ли вам комплексный инструмент управления проектами.

Это займет время, но выполнение этих действий даст вам четкое представление о том, достаточно ли вам Excel или вам нужно программное обеспечение для управления проектами.

У The Motley Fool есть политика раскрытия информации. Автор и/или Пестрый Дурак могут иметь интерес к упомянутым компаниям.

Наши ведущие партнеры по программному обеспечению для управления проектами

Проект Microsoft

Microsoft Project, основанный на известном бренде, представляет собой сложный инструмент управления проектами. После кривой обучения продакт-менеджеры могут делать практически все, пока они живут в экосистеме Microsoft.

Скоро

Score – это редкое сочетание корпоративного инструмента управления проектами и интуитивно понятной формы. Это программное обеспечение стоит дорого, но обладает множеством функций и функций.

Асана

Asana – это уникальное программное обеспечение для управления проектами, в котором приоритет отдается как команде, так и руководителю проекта. Платформа проста в использовании и мотивирует всех членов команды управлять своими проектами в свою пользу.

Лучшее программное обеспечение для управления проектами 2022 года

Программное обеспечение для управления проектами помогает компаниям улучшить совместную работу, управлять ресурсами и бюджетами, планировать, прогнозировать, документировать и отслеживать все краткосрочные и долгосрочные совместные проекты.

Статьи по управлению проектами

Закрытие проекта или аудит завершения проекта важны для успешного завершения любого проекта. Вот шесть шагов контрольного списка закрытия проекта, которые необходимо выполнить.

Целью процесса жизненного цикла разработки программного обеспечения (SDLC) является эффективное создание программных продуктов.Вот пять этапов процесса SDLC.

Планы действий – это задачи, которые должен выполнить сотрудник, которые обычно возникают на собрании команды. Вот как составить список эффективных действий для вашего бизнеса.

Приоритетом для нас в The Blueprint является помощь предприятиям в поиске оптимальных решений для повышения их прибыли и повышения уровня интеллектуального развития, счастья и богатства владельцев. Вот почему наши редакционные мнения и обзоры принадлежат только нам и не вдохновляются, не одобряются и не спонсируются рекламодателем. Редакционные материалы The Blueprint отделены от редакционных материалов The Motley Fool и создаются другой командой аналитиков.

Загрузите инструменты Excel и узнайте, как их можно использовать для управления проектами и составления отчетов.

Использование Excel для управления проектами

Менеджеры проектов, работающие над небольшими и средними проектами, могут использовать Microsoft Excel для визуализации, планирования и отслеживания своих проектов. Это может быть простая электронная таблица управления проектами, средство отслеживания проектов Excel или что-то еще более сложное, например панель управления проектами Excel. Для важных коммуникаций с клиентами и руководителями данные Excel также можно преобразовать в слайды PowerPoint.

Шаблон бюджета Excel

Загрузить этот шаблон бюджета Excel

Шаблон обзора проекта Excel

Проверки проектов обычно проводятся в конце каждого этапа проекта для оценки текущего состояния проекта. Чтобы документировать и делиться результатами своих обзоров, менеджеры проектов могут использовать электронную таблицу Excel, которая показывает четкий обзор завершенных, незавершенных и запланированных результатов, а также включает сведения об управлении рисками и финансовую информацию. Это облегчит им измерение прогресса и четкую передачу ключевых данных, которые хотят знать клиенты и руководители.

Загрузить этот шаблон обзора проекта в Excel

Шаблон отслеживания проектов Excel Sprint

Проекты Agile требуют тщательного планирования и управления спринтами. Менеджеры могут использовать Excel для планирования и отслеживания своего Agile-проекта, а также для определения приоритетов функций, которые должны предоставляться в каждом спринте. В электронных таблицах отслеживания проектов Sprint обычно указывается дата начала, дата окончания и продолжительность каждой задачи, включая процент выполненной работы. Также можно добавить цветовые коды, чтобы мгновенно отображать статус задач.

Загрузить этот шаблон отслеживания проектов Excel Sprint

Шаблон расписания проекта Excel

Эффективное управление проектами требует четкого представления всей работы, связанной с выполнением проекта в срок. Использование электронных таблиц расписания проектов позволяет профессионалам эффективно управлять своим проектом по часам и точно видеть, сколько времени осталось для выполнения задачи или есть ли какие-либо просроченные работы.

Загрузить этот шаблон расписания проекта Excel

Шаблон отчета о статусе проекта Excel

Менеджеры проектов, которые хотят информировать членов команды, руководителей и клиентов о состоянии проекта, могут использовать Excel для иллюстрации и отслеживания хода выполнения всех важных операций. В таблицах состояния проекта перечислены основные результаты, изменения и риски, связанные с проектом, и они помогают измерить прогресс в достижении каждой цели.

Загрузить этот шаблон отчета о статусе проекта в Excel

Отслеживание проектов Excel

Управление проектами требует, чтобы все запланированные работы или задачи отслеживались. Электронная таблица отслеживания проекта — это полезный визуальный инструмент для отслеживания хода выполнения каждой задачи по сравнению с первоначальным планом. В электронной таблице должны быть указаны все задачи, их статус, владелец задачи, процент выполнения и запланированная продолжительность по сравнению с фактической продолжительностью.

Загрузить средство отслеживания проектов Excel

Отслеживание критического пути в Excel

Менеджеры проектов должны видеть, какие задачи зависят от завершения предыдущих задач, прежде чем они смогут начаться. Для этого они могут использовать электронную таблицу критического пути, в которой перечислены все их задачи, запланированная продолжительность каждой задачи и зависит ли задача от другой. Это дает менеджерам проектов наглядный способ планировать кратчайший путь завершения своего проекта.

Загрузить средство отслеживания критического пути Excel

Отслеживание вех в Excel

Управление проектами должно осуществляться на временной шкале. Отслеживание продвижения к важным событиям или к определенным моментам на шкале времени — хороший метод контроля за ходом проекта. Руководители проектов могут использовать средство отслеживания вех в Excel, чтобы перечислить свои критические вехи и отслеживать свою работу в соответствии с этой временной шкалой.

Загрузить это средство отслеживания вех в Excel

Отслеживание вех в PowerPoint

Для связи с клиентами и руководителями руководители проектов могут использовать средство отслеживания этапов PowerPoint, чтобы управлять графиками своих проектов в виде визуальных материалов PowerPoint. Надстройка Office Timeline для PowerPoint интегрируется с Excel, чтобы импортировать существующие данные о вехах и преобразовывать их в слайды PowerPoint.

Планировщик проектов Excel

Выполнение проекта требует детального планирования. Руководители проектов могут использовать Excel для планирования каждой задачи в своем проекте. Электронные таблицы планирования проекта должны включать столбцы, в которых перечислены задача и ее владелец, а также даты начала и окончания каждой задачи. Чтобы легко отслеживать, как продвигается проект, планировщики могут также включить сравнение предполагаемых и фактических дат выполнения задач.

Загрузить планировщик проектов Excel

Планировщик проектов PowerPoint

Используйте графический инструмент планирования проекта, а не инструмент на основе списка, если вы предпочитаете управлять своим проектом визуально или вам нужно сообщать о планах и статусе другим. Руководители проектов могут использовать бесплатную надстройку PowerPoint Office Timeline, чтобы визуально планировать, отслеживать или представлять свою работу.

Панель управления проектами Excel

Для отчетов об эффективности проекта может потребоваться создание панели мониторинга, которая отслеживает ключевые показатели эффективности и другие данные, такие как бюджет, риски и блокировщики. Руководители проектов могут использовать информационные панели Excel, подобные приведенному ниже примеру, для мониторинга проектов, предоставления отчетов о состоянии или предоставления данных для проверки заинтересованными сторонами или руководителями.

Диаграмма Ганта помогает планировать задачи проекта, а затем помогает отслеживать прогресс.

Необходимо показать статус простого расписания проекта с помощью диаграммы Ганта? Хотя в Excel нет предопределенного типа диаграммы Ганта, вы можете создать ее с помощью этого бесплатного шаблона: Шаблон планировщика проектов Ганта для Excel

Необходимо показать статус простого расписания проекта с помощью диаграммы Ганта? Хотя в Excel нет предопределенного типа диаграммы Ганта, вы можете смоделировать ее, настроив гистограмму с накоплением, чтобы показать даты начала и окончания задач, например:

Чтобы создать диаграмму Ганта, как в нашем примере, которая показывает ход выполнения задачи в днях:

Выберите данные для диаграммы. В нашем примере это A1:C6

Если ваши данные находятся в непрерывном диапазоне ячеек, выберите любую ячейку в этом диапазоне, чтобы включить все данные в этом диапазоне.

Если ваши данные не находятся в непрерывном диапазоне, выберите ячейки, удерживая нажатой клавишу COMMAND.

Совет. Если вы не хотите включать определенные строки или столбцы данных, вы можете скрыть их на листе. Подробнее о выборе данных для диаграммы.

Нажмите «Вставка» > «Вставить линейчатую диаграмму» > «Гистограмма с накоплением».

Далее мы отформатируем гистограмму с накоплением, чтобы она выглядела как диаграмма Ганта. На диаграмме щелкните первый ряд данных (начальная часть полосы, выделенная синим цветом), а затем на вкладке "Формат" выберите "Заливка фигуры" > "Без заливки".

Если легенда или заголовок диаграммы вам не нужны, нажмите на них и нажмите DELETE.

Давайте также поменяем порядок задач, чтобы он начинался с Task1. Удерживая клавишу CONTROL, выберите вертикальную ось (Задачи). Выберите «Формат оси» и в разделе «Положение оси» выберите «Категории» в обратном порядке.

Настройте свою диаграмму

Вы можете настроить созданную нами диаграмму типа Ганта, добавив линии сетки, метки, изменив цвет столбцов и т. д.

Чтобы добавить элементы в диаграмму, щелкните область диаграммы и на вкладке "Конструктор диаграммы" выберите "Добавить элемент диаграммы".

Чтобы выбрать макет, нажмите "Быстрый макет".

Чтобы настроить дизайн, перейдите к вариантам дизайна и выберите один из них.

Чтобы изменить цвета диаграммы, нажмите "Изменить цвета".

Чтобы повторно использовать настроенную диаграмму Ганта, сохраните ее как шаблон. Удерживая нажатой клавишу CONTROL, щелкните диаграмму, а затем выберите Сохранить как шаблон.

Знаете ли вы?

Подписка Microsoft 365 предлагает премиальные шаблоны диаграмм Ганта, которые помогут вам отслеживать задачи проекта с визуальными напоминаниями и категориями с цветовой кодировкой. Если у вас нет подписки на Microsoft 365 или последней версии Office, вы можете попробовать прямо сейчас:

Клиент Project Online для настольных ПК Project профессиональный 2021 Project Standard 2021 Project профессиональный 2019 Project Standard 2019 Project профессиональный 2016 Project Standard 2016 Project профессиональный 2013 Project Standard 2013 Project 2010 Project Standard 2010 Еще. Меньше

Вы можете это признать — вы использовали электронные таблицы Microsoft Excel для управления своими проектами и не видите веских причин что-то менять. Вы не одиноки.

Заманчиво создать план проекта в Excel, потому что это поможет вам быстро составить список всех ваших проектов, упорядочить их по своему усмотрению и даже создать что-то похожее на диаграмму Ганта. Но электронная таблица не подходит, когда дело доходит до расчета изменений в вашем проекте.

Когда вы ловите себя на том, что вам приходится совмещать несколько проектов, прерванные графики и общие ресурсы, ведение графика в электронной таблице становится непосильной задачей. Благодаря механизму динамического планирования, инструментам управления ресурсами и поддержке более эффективного взаимодействия Microsoft Project поможет вам не сбиться с пути.

Что вы хотите сделать?

Используйте преимущества управления ресурсами в масштабах предприятия

Что происходит, когда вы используете электронные таблицы для отслеживания проектов, когда один и тот же ресурс назначается нескольким проектам? Вы должны управлять ресурсами за пределами вашего плана проекта либо вручную, либо с помощью сторонней программы. Ресурсы часто непреднамеренно перераспределяются, и вы можете потратить много времени, пытаясь изменить график работы.

С помощью Microsoft Project Server все проекты в вашей организации могут получать ресурсы из центрального пула ресурсов предприятия. Это позволяет руководителям проектов быстро увидеть доступность ресурса, прежде чем назначать этот ресурс задаче.

Разрешите Project рассчитать влияние изменения даты

Допустим, вы отслеживаете проект в электронной таблице. В этом проекте есть задача, которая не может быть запущена до тех пор, пока другой проект не создаст конкретный результат.Этот результат запланирован на 18 июня. Уже 25 июня, а вы все еще этого ждете. Сколько времени вам понадобится, чтобы обновить электронную таблицу с новой датой задачи, которая зависит от этого результата? Может быть, ненадолго, если задача приближается к концу проекта, но что, если она приближается к началу? А что, если в вашем проекте более 50 задач? Более 100 задач?

Project может помочь вам быстро скорректировать расписание проекта и распределение ресурсов с помощью механизма динамического планирования. Он легко обрабатывает изменение даты и его последствия, учитывая все зависимости, результаты и назначения ресурсов. Он не только автоматически пересчитывает расписание, но и выделяет даты его изменения, чтобы вы могли быстро увидеть результат каждого изменения расписания.

Используйте гибкие методы отчетности

У вас запланирована импровизированная встреча с вашим менеджером через десять минут, чтобы обсудить статус вашего проекта. Вы хотите принести отчет о ходе вашего проекта, но в такой короткий срок лучшее, что вы можете сделать, это распечатать электронную таблицу и надеяться, что все данные точны. Вы хотели бы предоставить своему руководителю более подробный отчет о вашем проекте, но это просто невозможно в такой короткий срок, когда вы используете электронную таблицу.

С помощью Project можно быстро создать визуальный отчет с использованием шаблона, который экспортирует данные в сводную диаграмму в Microsoft Visio Professional. Вы можете выбрать, какие поля вы хотите выделить в отчете, включая любые настраиваемые поля, которые вы настроили для своего проекта, и представить четкий, краткий отчет для встречи с руководством.

Интеграция с Excel

Экспортируя данные своего проекта в Excel, вы можете продолжать использовать его мощные функции работы с электронными таблицами, используя Project для отслеживания расписания и ресурсов вашего проекта. Вы также можете импортировать или встраивать данные Excel в свой план проекта.

Читайте также: