Как отметить отпуск в календаре Outlook
Обновлено: 21.11.2024
Вы можете легко отметить время как "занят" или "нет на месте" в своем календаре Outlook. Но что, если вы не используете Microsoft 365 и у вас не включен общий доступ к календарю, но вам нужно уделять время вне офиса на видном месте для ваших коллег? В этой статье объясняется, как добавлять в календари коллег настраиваемые приглашения на встречи на целый день, не затрагивая доступное свободное время в их календарях.
Чтобы узнать о различных способах предоставления общего доступа к календарю другим пользователям, см. статью Предоставление общего доступа к календарю Outlook другим людям.
Чтобы узнать, как отправлять ответы об отсутствии на работе, см. статью Отправка автоматических ответов об отсутствии на работе из Outlook.
Планирование отпуска с приглашением на встречу – это двухэтапный процесс. Во-первых, сообщите своим коллегам, что вы будете отсутствовать, добавив время отпуска в их календари. Затем отметьте свой отпуск в собственном календаре.
Шаг 1. Добавьте время отпуска в календари коллег
Когда вы отмечаете время как "нет на работе" в своем календаре, ваши коллеги видят это, когда пытаются запланировать встречу с вами. Но разве не было бы здорово, если бы вы могли предупредить всех сразу о своем отъезде, не влияя на их статус «свободен/занят» и не загромождая их календари? Вы можете сделать это, настроив отображение своей информации в их календарях как событие на весь день, но в отличие от обычного события на весь день, для которого обычно установлено значение «занят», это событие на весь день отображается как свободное время. На доступность ваших коллег в режиме «свободен/занят» это не повлияет.
Примечание. Приглашения на собрания предназначены для отправки между пользователями Outlook. Чтобы просматривать расписания других людей при составлении приглашений на собрания в Outlook, ваша организация должна использовать Microsoft Exchange Server.
В Календаре на вкладке "Главная" нажмите "Новая встреча".
Сочетание клавиш Чтобы создать новое приглашение на встречу, нажмите CTRL+SHIFT+Q.
Введите описание в поле "Тема" и, при необходимости, укажите местоположение в поле "Местоположение".
В списках Время начала и Время окончания выберите время начала и окончания вашего пребывания вне офиса. Для отпуска это обычно включает полные дни. В этом случае установите флажок Мероприятие на весь день.
Примечание. По умолчанию Outlook использует текущий часовой пояс на вашем компьютере для планирования. Если вы хотите запланировать свое время вне офиса с учетом другого часового пояса, в группе "Параметры" нажмите "Часовые пояса".
В группе "Посетители" в разделе "Параметры ответа" снимите флажок "Запросить ответы" в раскрывающемся меню.
В группе "Параметры" для параметра "Показать как" выберите "Бесплатно" в раскрывающемся списке. Если вы уже указали, что это мероприятие на целый день, для параметра "Показать как" автоматически устанавливается значение "Бесплатно".
Убедитесь, что для параметра "Показать как" установлено значение "Свободно". Это позволяет получателям приглашения на собрание принять приглашение на собрание и добавить время вашего отпуска в свой календарь, но не блокировать какое-либо время в своем календаре. В календаре получателя по-прежнему будет отображаться свободная доступность для планирования во время вашего отпуска.
При выборе мероприятия на весь день время начала мероприятия — полночь. Чтобы ваши коллеги не получали оповещения в неурочное время, установите для параметра "Напоминание" значение "Нет".
Введите любую информацию, которой вы хотите поделиться с получателями.
Добавьте предполагаемых получателей в строку «Кому».
Если вы уведомляете людей о серии повторяющихся случаев вашего отсутствия в офисе, в группе "Параметры" нажмите "Повторение", выберите шаблон повторения и нажмите "ОК".
Нажмите "Отправить".
Когда вы отправляете это приглашение на собрание с параметром «Показать как», установленным на «Бесплатно», мероприятие появляется вверху каждого дня в календарях Outlook ваших коллег — визуальное напоминание, которое не блокирует рабочее время.
Примечание. Если вы не выбрали событие на весь день, событие отображается во временной сетке; он не появляется в верхней части дня. Однако оно по-прежнему помечается как свободное время.
Шаг 2. Выделите время отпуска в своем календаре
Если вы выполнили действия, описанные в предыдущем разделе, отправленный вами запрос на собрание был помечен как свободное время, чтобы предотвратить блокировку времени в календарях других людей. Однако это время также отмечено как свободное в вашем собственном календаре. Теперь вам нужно создать для себя дополнительную встречу, чтобы другие могли видеть, что вы недоступны в указанное вами время.
Распространенной ошибкой является открытие элемента приглашения на собрание в календаре и изменение параметра «Показать как» с «Свободен» на «Нет на месте» после того, как вы отправили исходный запрос. Однако, когда вы делаете это, всем, кому вы отправили приглашение на собрание, отправляется обновление, меняющее Free на Out of Office и отменяющее шаги, которые вы предприняли, чтобы избежать этого. Вы должны создать дубликат встречи в своем календаре, установив для параметра "Показать как" значение "Нет на месте".
Когда люди используют календарь Outlook для планирования собраний и других мероприятий, они могут видеть вашу доступность, если только вы не изменили разрешения для своего календаря, чтобы предотвратить это. Обычно для встреч, собраний и событий параметр Показать как занят. Вы также можете создавать элементы с настройкой «Показать как» «Нет на месте». Элементы, для которых установлено значение «Нет на месте», считаются аналогичными элементам, для которых установлено значение «Занят» — никто не должен ожидать, что вы будете доступны в это время. Визуально эти два типа различаются — элементы, для которых установлено значение «Нет на месте», отображаются фиолетовым цветом, элементы, для которых установлено значение «Занят», обозначаются синей цветовой темой. Эта разница во внешности помогает подчеркнуть, почему вы недоступны. Например, вы можете переместить конфликтующий элемент "Занят", но, скорее всего, не сможете или не захотите изменить элемент "Нет на месте", например, свой отпуск.
В Календаре на вкладке "Главная" нажмите "Новая встреча".
В поле Тема введите название вашего отсутствия.
В полях «Время начала» и «Время окончания» выберите даты начала и окончания вашего отсутствия.
Установите флажок Мероприятие на весь день.
Измените параметр "Показать как" на "Нет на месте".
Нажмите "Сохранить и закрыть".
Примечание. Вы можете удалить (только из своего календаря) первоначальное приглашение на собрание, которое вы отправили другим людям. Или вы можете оставить его в своем календаре, чтобы использовать его, чтобы легко отправить обновление или отмену, если ваши планы изменятся.
Важно! Office 2007 больше не поддерживается. Перейдите на Microsoft 365, чтобы работать в любом месте с любого устройства и продолжать получать поддержку.
Шаг 1. Добавьте время отпуска в календари коллег
Когда вы отмечаете время как "нет на работе" в своем календаре, ваши коллеги видят это, когда пытаются запланировать встречу с вами. Но разве не было бы здорово, если бы вы могли предупредить всех сразу о своем отъезде, не влияя на их статус «свободен/занят» и не загромождая их календари? Вы можете сделать это, настроив отображение своей информации в их календарях как событие на весь день, но в отличие от обычного события на весь день, для которого обычно установлено значение «занят», это событие на весь день отображается как свободное время. На доступность ваших коллег в режиме «свободен/занят» это не повлияет.
Примечание. Приглашения на собрания предназначены для отправки между пользователями Outlook. Чтобы просматривать расписания других людей при составлении приглашений на собрания в Outlook, ваша организация должна использовать Microsoft Exchange Server.
В меню "Файл" выберите "Создать" и нажмите "Приглашение на собрание".
Сочетание клавиш Чтобы создать новое приглашение на встречу, нажмите CTRL+SHIFT+Q.
Введите описание в поле "Тема" и, при необходимости, укажите местоположение в поле "Местоположение".
В списках Время начала и Время окончания выберите время начала и окончания вашего пребывания вне офиса. Для отпуска это обычно включает полные дни. В этом случае установите флажок Мероприятие на весь день.
Примечание. По умолчанию Outlook использует текущий часовой пояс на вашем компьютере для планирования. Если вы хотите запланировать свое время вне офиса с учетом другого часового пояса, на вкладке "Собрание" в группе "Параметры" нажмите "Часовые пояса".
В группе «Параметры» для «Показать как» выберите «Бесплатно» в раскрывающемся списке. Если вы уже указали, что это мероприятие на целый день, для параметра "Показать как" автоматически устанавливается значение "Бесплатно".
Убедитесь, что для параметра "Показать как" установлено значение "Свободно". Это позволяет получателям приглашения на собрание принять приглашение на собрание и добавить время вашего отпуска в свой календарь, но не блокировать какое-либо время в своем календаре. В календаре получателя по-прежнему будет отображаться свободная доступность для планирования во время вашего отпуска.
При выборе мероприятия на весь день время начала мероприятия — полночь. Чтобы ваши коллеги не получали оповещения в неурочное время, установите для параметра "Напоминание" значение "Нет".
Введите любую информацию, которой вы хотите поделиться с получателями.
Добавьте предполагаемых получателей в строку «Кому».
Если вы уведомляете людей о серии повторяющихся случаев вашего отсутствия в офисе, на вкладке «Собрание» в группе «Параметры» нажмите «Повторение», выберите шаблон повторения и нажмите «ОК».
Когда вы добавляете шаблон повторения в приглашение на собрание, вкладка "Собрание" меняется на "Повторяющееся собрание".
На вкладке "Собрание" в группе "Показать" нажмите "Встреча".
Нажмите "Отправить".
Когда вы отправляете это приглашение на собрание с параметром «Показать как», установленным на «Бесплатно», мероприятие появляется вверху каждого дня в календарях Outlook ваших коллег — визуальное напоминание, которое не блокирует рабочее время.
Примечание. Если вы не выбрали событие на весь день, событие отображается во временной сетке; он не появляется в верхней части дня. Однако оно по-прежнему помечается как свободное время.
Шаг 2. Выделите время отпуска в своем календаре
Если вы выполнили действия, описанные в предыдущем разделе, отправленный вами запрос на собрание был помечен как свободное время, чтобы предотвратить блокировку времени в календарях других людей.Однако это время также отмечено как свободное в вашем собственном календаре. Теперь вам нужно создать для себя дополнительную встречу, чтобы другие могли видеть, что вы недоступны в указанное вами время.
Распространенной ошибкой является открытие элемента приглашения на собрание в календаре и изменение параметра «Показать как» с «Свободен» на «Нет на месте» после того, как вы отправили исходный запрос. Однако, когда вы делаете это, всем, кому вы отправили приглашение на собрание, отправляется обновление, меняющее Free на Out of Office и отменяющее шаги, которые вы предприняли, чтобы избежать этого. Вы должны создать дубликат встречи в своем календаре, установив для параметра "Показать как" значение "Нет на месте".
Когда люди используют календарь Outlook для планирования собраний и других мероприятий, они могут видеть вашу доступность, если только вы не изменили разрешения для своего календаря, чтобы предотвратить это. Обычно для встреч, собраний и событий параметр Показать как занят. Вы также можете создавать элементы с настройкой «Показать как» «Нет на месте». Элементы, для которых установлено значение «Нет на месте», считаются аналогичными элементам, для которых установлено значение «Занят» — никто не должен ожидать, что вы будете доступны в это время. Визуально эти два типа различаются — элементы, для которых установлено значение «Нет на месте», отображаются фиолетовым цветом, элементы, для которых установлено значение «Занят», обозначаются синей цветовой темой. Эта разница во внешности помогает подчеркнуть, почему вы недоступны. Например, вы можете переместить конфликтующий элемент "Занят", но, скорее всего, не сможете или не захотите изменить элемент "Нет на месте", например, свой отпуск.
В Календаре в меню "Файл" выберите "Создать" и нажмите "Встреча".
В поле Тема введите название вашего отсутствия.
В полях «Время начала» и «Время окончания» выберите даты начала и окончания вашего отсутствия.
Установите флажок Мероприятие на весь день.
Измените параметр "Показать как" на "Нет на месте".
Нажмите "Сохранить и закрыть".
Примечание. Вы можете удалить (только из своего календаря) первоначальное приглашение на собрание, которое вы отправили другим людям. Или вы можете оставить его в своем календаре, чтобы использовать его, чтобы легко отправить обновление или отмену, если ваши планы изменятся.
Планируете ли вы взять несколько выходных во время праздников? Затем не забудьте создать мероприятие в календаре, чтобы сообщить коллегам, что вас не будет рядом какое-то время.
Сезон отпусков снова наступил, а это значит, что для многих людей настало время сделать перерыв в работе, чтобы расслабиться или провести время с семьей.
Если вы планируете взять отпуск на несколько дней, в дополнение к настройке автоматических ответов по электронной почте рекомендуется обновить календарь Outlook, чтобы никто не пытался втягивать вас в собрания или проекты, когда вы отсутствуете.
Как создать событие календаря «Нет на месте» с помощью приложения Outlook
Если вы используете Outlook 2016 в Windows 10, вы можете быстро создать мероприятие, чтобы сообщить людям из вашего круга, что вас не будет в течение нескольких дней, создав событие календаря отсутствия на рабочем месте.
Нажмите кнопку "Календарь" в левом нижнем углу.
На вкладке "Главная" нажмите кнопку "Новая встреча".
На вкладке "Событие" используйте раскрывающееся меню "Показать как" и выберите параметр "Нет на месте".
После выполнения этих шагов люди, у которых также есть доступ к общему календарю, увидят, что вы будете недоступны в течение нескольких дней.
Как создать событие календаря "Нет на месте" с помощью Outlook Web
Также можно создать событие календаря вне офиса, если вы планируете отправиться в отпуск с помощью Outlook в Интернете.
Нажмите "Календарь".
Нажмите кнопку "Создать" на панели инструментов, чтобы создать новое мероприятие.
Используйте раскрывающееся меню "Показать как" и выберите "Нет на месте", но любой, кто использует приложение, увидит ярлык "Нет на месте".
Как создать событие календаря «Нет на месте» с помощью приложения «Почта и календарь»
В случае, если вы используете приложение Почта и Календарь по умолчанию в Windows 10. Вы также можете создать мероприятие, связанное с отсутствием на работе, чтобы сообщить семье, друзьям или коллегам, что вы возьмете несколько выходных в течение праздники.
Нажмите кнопку "Календарь" в левом нижнем углу.
Нажмите кнопку "Новое событие" в верхнем левом углу.
Используйте селектор "Время окончания", чтобы выбрать день, когда вы планируете вернуться на работу.
На вкладке "Главная" используйте раскрывающееся меню "Показать как" и выберите параметр "Нет на месте".
После того, как вы выполните эти шаги, ваш график отсутствия будет виден всем, у кого есть доступ к общему календарю.
Дополнительные ресурсы по Windows 10
Для получения дополнительных полезных статей, обзоров и ответов на распространенные вопросы о Windows 10 посетите следующие ресурсы:
Рейтинг всех 15 боев с главными боссами Elden Ring
В Elden Ring есть 15 различных сражений с главными боссами, но какие из них самые лучшие (а какие ужасные)? Вот наш окончательный рейтинг всех без исключения главных боссов в игре.
Обнаружено древнее пасхальное яйцо Windows 1.0 с участием Гейба Ньюэлла
Как раз в тот момент, когда вы думали, что хранилища знаний старой Windows 1.0 исчерпаны, появляется новая запись. И это становится еще более захватывающим: этот конкретный самородок знаний содержит отсылку ни к кому иному, как к самому Гейбу Ньюэллу из Valve.
Присоединяйтесь к нам в прямом эфире для Windows Central Video Podcast сегодня в 13:30 по восточному времени
Сегодня в 13:30 по восточному времени мы в прямом эфире с подкастом Windows Central Video, обязательно будьте там!
Ознакомьтесь с этими обязательными приложениями Windows для Суперкубка LVI
Суперкубок LVI наконец-то здесь. Чтобы получить наилучшие впечатления от большой игры, обязательно скачайте эти приложения для Windows 11 и Windows 10.
Например, вы собираетесь в отпуск через две недели и хотите заблокировать нерабочее время в календарях Outlook для себя и своих коллег. Есть идеи? В этой статье мы познакомим вас с двумя решениями.
Заблокировать одноразовый отпуск в календаре Outlook
Если вам нужно заблокировать одноразовый отпуск в своем календаре и календаре ваших коллег, вы можете сделать следующее:
<р>1. Откройте календарь, в котором вы заблокируете время отпуска, и нажмите Главная > Новая встреча, чтобы создать новую встречу.
<р>2. В новом окне встречи (1) введите тему и место, как вам нужно, (2) укажите диапазон дат, в который вы отправитесь в отпуск, в поле Время начала и Время окончания, а затем (3) установите флажок Мероприятие на весь день. Смотрите скриншот:
<р>3. Выберите «Нет на месте» в раскрывающемся списке «Показать как» на вкладке «Событие». Смотрите скриншот:
Теперь время вашего отпуска будет отображаться как отсутствие на работе в вашем календаре Outlook и в календаре ваших коллег. Когда они отправляют вам приглашения на собрания или другие запросы, ваш отпуск недоступен.
Заблокировать ежедневное обеденное время в календаре Outlook
Если вы хотите заблокировать в своем календаре Outlook и в календаре Outlook своих коллег регулярное время отдыха каждый будний день, например время обеда, сделайте следующее:
<р>1. Откройте календарь, в котором вы заблокируете обеденное время, и нажмите Главная > Новая встреча, чтобы создать новую встречу. <р>2. В новом окне «Встреча» введите тему и место, как вам нужно.
<р>3. На вкладке «Назначение» (1) выберите «Нет на месте» в раскрывающемся списке «Показать как», (2) выберите «Нет» в раскрывающемся списке «Напоминание» и ( 3) нажмите кнопку Повтор. Смотрите скриншот:
<р>4. В диалоговом окне «Повторение встречи» выполните следующие действия:
(1) В разделе «Время встречи» укажите необходимое время обеда;
(2) В разделе "Шаблон повторения" отметьте параметры "Ежедневно" и "Каждый день недели";
(3) В разделе "Диапазон повторения" укажите необходимый диапазон дат блокировки;
(4) Нажмите кнопку OK. Смотрите скриншот:
Теперь время вашего обеда в каждый будний день будет отображаться как отсутствие на работе.
Автоматически блокировать электронные письма по теме/отправителю/домену/содержимому сообщения в Outlook
С помощью превосходных инструментов нежелательной почты Kutools for Outlook вы можете легко удалять все входящие электронные письма по темам, отправителям, доменам отправителей или содержимому сообщений выбранных электронных писем, а также автоматически перемещать существующие нежелательные электронные письма в папку нежелательной почты в Outlook. Кстати, поддерживаются более сложные правила сброса и исключения сброса. Нажмите, чтобы получить 60-дневную бесплатную пробную версию без ограничений!
В дополнение к календарю Microsoft Office Outlook по умолчанию вы можете создавать дополнительные календари Outlook и делиться ими.
В дополнение к созданию второго календаря вы также можете поделиться этим вторым календарем с другими людьми.
Здесь рассматривается тема создания второго календаря и совместного использования с другими людьми.
В этом процессе есть два основных шага:
<р>1. Создайте новый календарь. <р>2. Поделитесь календарем с другими.СОЗДАТЬ НОВЫЙ КАЛЕНДАРЬ
<р>1. Откройте Outlook. Выберите Календарь. <р>2. На вкладке «Папка» нажмите «Новый календарь». <р>3. В окне «Папка» нажмите «Новый календарь».Введите название нового календаря. В этом примере новый календарь называется Расписание отпусков. Теперь нажмите OK.
5. После создания нового календаря он появится в области навигации в представлении календаря.
ПОДЕЛИТЕСЬ КАЛЕНДАРЕМ С ДРУГИМИ
<р>3. Откроются свойства календаря. В разделе "Разрешения" нажмите "Добавить".
<р>4. Введите имя в поле поиска, нажмите на правильное имя, затем нажмите кнопку ОК.
<р>5. Когда получатели получат электронное письмо с уведомлением о том, что у них есть доступ к этому календарю, они нажмут кнопку «Принять» в верхней части электронного письма.
Читайте также: