Как отформатировать документ в Word

Обновлено: 15.05.2024

Под форматированием документа понимается способ размещения документа на странице (то, как он выглядит и визуально организован), а также такие аспекты, как выбор шрифта, его размер и представление (например, полужирный или курсив), интервалы, поля и т. д. выравнивание, столбцы, отступы и списки. По сути, механика того, как слова появляются на странице. Хорошо оформленный документ является последовательным, правильным (с точки зрения соответствия всем заявленным требованиям) и легко читаемым.

Визуальная привлекательность документа влияет на читателя и на то, как он воспринимает информацию, поэтому в любом письме или документации важно обращать внимание на форматирование. Форматирование также делает информацию более доступной для читателя за счет создания и маркировки разделов (заголовков), выделения ключевых слов или идей (жирным шрифтом, курсивом или списками) и создания хорошего впечатления (профессиональный внешний вид, выбор шрифта, подходящего для типа документа). ).

Существует множество способов форматирования технического или профессионального документа. В заданиях могут указываться требования к форматированию, но если стиль не указан, сохраняйте четкий и согласованный формат во всем документе.

Особенно при объединении работы нескольких членов команды такие детали, как небольшие различия в размере шрифта или межстрочном интервале, легко упустить, но эти незначительные несоответствия снижают общий профессионализм вашего документа. Небрежное форматирование плохо отразится на ваших способностях, и ваша аудитория может потерять доверие к вашему сообщению.

Несколько стандартов, которые следует использовать в большинстве лабораторных документов, если не указано иное:

11-12 пт. шрифт в едином стиле, включая заголовки, нижние колонтитулы и визуальные метки.
Шрифт 14 pt для заголовков разделов (и "Memo" или другой ярлык документа в заголовке)
Стандартный профессиональный шрифт (например, Times New Roman, Cambria, Calibri)
Одинарный или 0,15-строчный интервал без отступа в первой строке абзаца.
Дополнительный разрыв строки между абзацами
Основной текст с выравниванием по левому краю
Номера страниц в правом нижнем углу (начиная с первой страницы основного текста, т. е. не с титульной страницы или оглавления)
1 дюйм. поля

В разделе «Написание общих технических документов» подробно описывается содержание документов, которые вы, вероятно, будете писать на первом курсе разработки. Вам следует просмотреть их, чтобы определить, какая информация должна быть включена в заголовки, титульные страницы и т. д. Каждое руководство по содержанию демонстрирует общее форматирование, которое вы можете увидеть в документе такого типа, но это не полные шаблоны для форматирования.

Использование встроенных функций Microsoft Word может помочь сохранить правильное форматирование, даже если вам нужно внести изменения в документ.

Для всех уравнений и вычислений следует использовать редактор формул Word (дополнительную информацию о форматировании уравнений, рисунков и таблиц см. в разделе Эффективное использование графики и визуальных элементов).
Все разрывы страниц должны использовать параметр разрыва страницы в Word. Это гарантирует, что правильный интервал будет поддерживаться независимо от изменений в окружающем тексте или типе файла.
Во многих стилях цитирования в списке литературы используются выступающие отступы. В Word есть возможность сделать отступ для всех строк абзаца, кроме первой. Это доступно в разделе «Параметры абзаца» и должно использоваться для всех списков ссылок, для которых требуются висячие отступы. Этот параметр сохранит отступ при изменении размера текста или шрифта.
Используйте функцию форматирования списка, чтобы убедиться, что интервалы и выравнивание одинаковы во всем документе. Обратите внимание, что когда списки занимают более одной строки, текст остается выровненным по вертикали.

Если преподаватель предоставил вам шаблон Word, используйте его для создания документа. Шаблоны можно применить позже, но это может быть сложнее. Сохраните шаблон как документ, используя желаемое имя файла, затем начните редактировать и добавлять содержимое. В шаблонах часто используются функции, упрощающие добавление таблиц, рисунков и оглавления.

Если шаблон не предоставлен, вы можете использовать стиль для форматирования документа. Word имеет множество встроенных стилей, которые можно изменять и сохранять. Стиль — это набор форматирования, который автоматически применяется к документу при его создании и изменении. Вполне вероятно, что стиля с именно теми характеристиками, которые вы ищете, не будет, но, потратив несколько минут на обновление стиля, вы сэкономите время позже, позволив легко добавить оглавление, настроить метки рисунков и таблиц, и легко переходить от раздела к разделу с помощью функции Outline. Использовать эти функции необязательно, но они могут оказаться полезными, особенно для лабораторных отчетов.

How-To Geek создал серию уроков Microsoft Word: Document Formatting Essentials по созданию документов в Word.

Дополнительная информация об использовании абзацев, разделов и символов в стилях подробно описана в статье «Шесть советов по лучшему форматированию в Microsoft Word».

В разделе "Дополнительные ресурсы" ниже приведены ссылки на дополнительную информацию об эффективном использовании Word для форматирования. Если вы не знаете, как использовать функцию, или тратите слишком много времени на ручное внесение изменений в форматирование, не бойтесь поискать в Google, как что-то сделать. Word — одна из самых широко используемых программ в мире; в Интернете есть много ресурсов и руководств о том, как его использовать. Помните, что многие аналогичные функции форматирования также доступны в Документах Google.

< бр />

Мэтт Кляйн

Мэтт Кляйн
Писатель

Мэтт Кляйн имеет почти двадцатилетний опыт написания технических текстов. Он рассмотрел Windows, Android, macOS, Microsoft Office и все, что между ними. Он даже написал книгу The How-To Geek Guide to Windows 8. Узнайте больше.

В последнем уроке из этой серии «Школа компьютерщиков» мы покажем вам, как использовать стили, наборы стилей и темы, чтобы сэкономить много времени при форматировании документов за счет создания повторно используемых настроек, которые можно применять ко всем ваших документов.

Стили

До сих пор вы постепенно узнавали, как создавать документы и внедрять форматирование. Другими словами, вы создаете документ, и вносимые вами изменения обычно локализованы. В этом уроке мы немного отступим и покажем вам, как стили могут облегчить работу по созданию согласованного внешнего вида, которым вы можете управлять централизованно, вместо того, чтобы без необходимости вносить изменения в каждую часть.

Стили очень полезны для создания оглавления, но это только одно из их применений.

Основная функция стилей — позволить вам быстро отделить заголовки, подзаголовки и заголовки разделов друг от друга, задав им уникальные шрифты, характеристики шрифта и размеры. Сгруппировав эти характеристики в стили, вы можете создавать документы, имеющие единообразный вид, без необходимости вручную форматировать заголовок каждого раздела. Вместо этого вы устанавливаете стиль и можете управлять каждым набором заголовков в качестве этого стиля из центрального места.

С помощью стилей вы можете:

Примените единообразный вид ко всему документу вместо форматирования каждого раздела по отдельности.
Автоматическая нумерация заголовков разделов.
Применить один и тот же шрифт ко всему тексту.
Применить тот же шрифт к разделам заголовков.
Используйте одинаковый интервал между абзацами.
Выберите цветовую схему по умолчанию для SmartArt, диаграмм и фигур.
Выберите из нескольких готовых стилей, используйте их как собственные и изменяйте.

Давайте рассмотрим несколько примеров, чтобы вы лучше поняли, что означают некоторые из них. Во-первых, обратите внимание на раздел "Стили" на вкладке "Главная".

Нажмите на маленькую стрелку в правом нижнем углу, чтобы открыть плавающую панель «Стили».

Эти окна остаются видимыми, поэтому вы можете использовать их при работе с документами. Вы можете переместить его за пределы окна приложения, а также закрепить справа или слева от него.

Диалоговое окно стиля, такое как фигура формата, плавает независимо от Microsoft Word. Это означает, что вы можете переместить его за пределы документа, чтобы освободить место, или даже переместить его на второй монитор, если вы используете два монитора.

Нажмите «Параметры», и вы сможете выбрать способ отображения и сортировки панели стилей:

Каждый стиль можно применять по-разному, и вы можете навести указатель мыши на символ справа, чтобы увидеть, как именно он применяется.

Если вы щелкнете по этому символу, откроется раскрывающееся меню параметров, в котором вы сможете дополнительно управлять стилями в текущем документе.

Вы можете изменить выбранный стиль, который будет применяться ко всем экземплярам этого стиля в документе. В данном случае их 109. Здесь вы также можете выбрать или очистить все экземпляры этого стиля и полностью удалить его из «галереи стилей».

В нижней части панели расположены три кнопки, выполняющие несколько очень важных функций.

Новый стиль

Если вы нажмете «новый стиль», в появившемся диалоговом окне вы сможете создать новый стиль, используя существующее форматирование. Применяя к стилю новые характеристики, вы можете увидеть, как он будет выглядеть в предварительном просмотре.

Вы можете изучить мельчайшие особенности стиля, включая формат, например, если вы хотите, чтобы в нем были маркеры, границы, шрифты, текстовые эффекты и т. д. Оттуда вы можете добавить стиль только к этому документу или добавить его в шаблон, чтобы с этого момента каждый документ имел этот стиль.

Инспектор стилей

Используйте инспектор стилей, чтобы «проверить» стили во всем документе. Эта функция полезна для удаления форматирования или его дальнейшего изменения.

Вы также можете щелкнуть каждый стиль, чтобы открыть раскрывающееся меню параметров, позволяющее изменить и создать новый стиль, выбрать все экземпляры этого стиля в документе или полностью удалить их.

Нажмите нижнюю левую кнопку, чтобы отобразить панель «Показать форматирование», чтобы увидеть, как отформатирован ваш документ. Это чем-то похоже или, по крайней мере, напоминает функцию «Показать коды» в WordPerfect.

Управление стилями

Кнопка "управление стилями" позволяет быстро редактировать стили, например изменять их внешний вид, изменять рекомендуемый порядок их отображения, ограничивать доступные стили и устанавливать новые значения по умолчанию для текущих стилей.

Полезно знать, как контролировать свои стили, потому что при правильном и разумном использовании они могут дать вам много возможностей для работы с вашими документами.

Наборы стилей

Вкладка "Дизайн" содержит все параметры форматирования, которые вы можете применить к документу, в одном месте.

В разделе «Форматирование документа» показано, как будут выглядеть заголовок и текст, если вы выберете одну из комбинаций. Каждая из этих комбинаций называется «набором стилей». Если вы ненадолго наведете курсор на каждый набор стилей, форматирование вашего документа изменится, чтобы просмотреть, как он будет выглядеть. Если вы нажмете на набор стилей, он будет применен к вашему текущему документу. Это недеструктивно, поэтому, если вам не нравится новый стиль, вы можете так же легко его изменить.

Как и в других разделах Word, если щелкнуть полосу прокрутки справа, она развернется до полного меню. Дополнительные параметры внизу позволяют сбросить набор стилей по умолчанию или сохранить текущий стиль как новый набор.

Правая часть раздела форматирования документа содержит функции для изменения цветов, шрифтов, интервалов между абзацами, добавления эффектов и установки ваших изменений в качестве набора стилей по умолчанию.

Изменение цветов просто означает, что это повлияет на фигуры, SmartArt, диаграммы и текст.

Существует множество встроенных цветовых схем на выбор, однако, если ни одна из них не пришлась вам по вкусу или у вас есть определенные цвета, которые вы хотите использовать, вы можете нажать «Настроить цвет» внизу. Здесь у вас будет практически безграничный выбор, и вы сможете сохранить новый собственный набор цветов и использовать его позже.

Меню "Шрифты" содержит предопределенные схемы, которые можно выбрать на основе старой темы Office или семейства шрифтов.

Выберите «Настроить шрифты» в нижней части меню, чтобы быстро создать новый пользовательский набор на основе вашего личного любимого семейства шрифтов. На приведенном ниже снимке экрана мы видим, что вы можете назначить «шрифт заголовка» и «шрифт основного текста», а затем дать ему имя, сохранить его, а затем применить к своим текущим и будущим документам («установить по умолчанию»).

Если вы выберете новый стиль шрифта, вы увидите его отражение в разделе шрифтов на вкладке «Главная».

«Интервал между абзацами» содержит множество встроенных стилей, которые понравятся всем, кроме самых привередливых. Опять же, чтобы увидеть, как они влияют на ваш документ, вы можете навести указатель мыши на каждый из них, и изменения будут предварительно просмотрены в вашем документе.

Обратите внимание на параметр «Пользовательский интервал между абзацами» в нижней части этого меню.

Меню эффектов позволяет быстро изменить эффект таких элементов дизайна, как фигуры, SmartArt и диаграммы.

Если вы хотите сохранить любые изменения в вашем стиле, установленном по умолчанию, вы можете нажать «установить по умолчанию». Появится диалоговое окно с запросом на подтверждение.

Наконец, если вы хотите использовать собственный набор стилей в будущем, но не хотите применять его по умолчанию. Вы можете сохранить его как файл шаблона. Щелкните набор стилей правой кнопкой мыши и выберите "Сохранить".

Обратите внимание, что вскоре мы рассмотрим шаблоны. Здесь вы просто должны знать, что если вы хотите использовать свой новый пользовательский шаблон в будущем, вам нужно будет только дважды щелкнуть файл *.dotx или открыть его из Word.

Обратите внимание, что опция «Добавить галерею на панель быстрого доступа» просто означает, что если вам нужен быстрый доступ к галерее форматирования документа, к ней можно получить доступ из QAT в верхней части окна Word.

Изменение стилей

Предположим, мы хотим изменить только заголовок 2.

Например, предположим, что мы хотим выделить его по центру, выделить жирным шрифтом и курсивом. Самый быстрый способ сделать это — изменить выбранный стиль, затем щелкнуть правой кнопкой мыши этот стиль в разделе «Стили» на вкладке «Главная», в данном случае «Заголовок 2», и выбрать «Обновить заголовок 2, чтобы он соответствовал выделенному». ” Все экземпляры Заголовка 2 теперь будут отражать ваши изменения во всем документе.

Темы

Набор стилей, который появляется при нажатии на вкладку «Дизайн», включает тему «Офис». Доступ к другим темам можно получить, нажав кнопку «Темы» слева от вкладки «Дизайн».

Тема включает в себя совершенно новый набор наборов стилей, каждый со своими собственными шрифтами, цветом, интервалами и всем остальным, что обсуждалось ранее.

Обратите внимание, что в нижней части страницы есть дополнительные параметры для привязки темы к шаблону, поиска пользовательских тем на вашем компьютере, а также сохранения текущей темы, если вы ее изменили или настроили, в качестве новой темы. Это отличается от сохранения набора стилей. Помните, что набор стилей сохраняется в виде файла шаблона (.dotx). Тема сохраняется в виде файла темы (.thmx), и каждый файл темы:

Темы — это очень простой и очень эффективный способ за считанные секунды изменить внешний вид ваших документов.

На этом руководство по форматированию слов от How-To Geek School завершено. Было весело, мы многому научились, и надеюсь, вы тоже! Если вы пропустили какую-либо часть этой серии или просто хотите просмотреть что-то еще раз, вы можете легко сделать это, щелкнув любую из ссылок в оглавлении в начале статьи.

› Как установить Google Play Маркет в Windows 11
›5 шрифтов, которые следует прекратить использовать (и лучшие альтернативы)
› Худшее, что есть в телефонах Samsung, — это программное обеспечение Samsung.
› Почему прозрачные чехлы для телефонов желтеют?
› Как восстановить метки панели задач в Windows 11
› Что означает XD и как вы его используете?

Независимо от того, являетесь ли вы предприятием из одного человека, работающим на своей кухне, или компанией с оборотом в миллиард долларов на Уолл-Стрит, ожидания одинаковы. Ваши деловые документы должны быть образцом профессионализма и компетентности.

Вот готовый отформатированный деловой документ, в котором используется базовое форматирование текста в Word.

Это ожидание не должно вызывать беспокойства. С такими приложениями, как Microsoft Word, вы можете создавать профессионально выглядящие документы на собственном компьютере. С годами Word стал более мощным и интуитивно понятным. Любой человек, обладающий базовыми навыками работы с компьютером, может использовать Word для создания хорошо оформленных документов.

В этой статье вы узнаете, как форматировать текст в Word, чтобы ваши деловые документы было легче читать и понимать. Вы также получите советы о том, как сделать так, чтобы форматирование не выглядело дилетантски, даже если вы только начинаете работать с Word.

Форматирование текста в Word

Под

форматированием текста в Microsoft Word понимается управление отображением текста в документе. Это включает в себя размер, цвет и шрифт текста. Он также охватывает выравнивание текста, интервалы и регистр букв.

Стили Microsoft Word упрощают изменение и применение стилей во всем документе. Стиль – это набор параметров форматирования, применяемых к определенному типу текста.

Например, вы можете настроить стиль заголовков, выделенный полужирным шрифтом размером 14 пунктов, с выравниванием по левому краю и шрифтом Tahoma. Это означает, что весь текст в вашем документе со стилем заголовка будет отформатирован одинаково. Вам не нужно вручную форматировать каждый заголовок в документе.

В этом посте вы узнаете, как использовать стили MS Word.

Как форматировать текст в Word

Чтобы показать вам, как форматировать текст в Word, мы рассмотрим форматирование полностью неформатированного файла бизнес-документа.

Вот как выглядит мой маркетинговый отчет без форматирования в Word:

Обратите внимание, как неформатированный текст выглядит в Word. Это не очень увлекательно или интересно.

Как видите, это просто и скучно. Никому не захочется читать его, не говоря уже о том, чтобы действовать в соответствии с выводами отчета!

Некоторое базовое форматирование текста Word может исправить это.

1. Как применить типографский акцент

<р>1. Для начала давайте используем шрифтовое выделение (жирный шрифт, курсив, подчеркивание), чтобы выделить заголовок отчета.

Для этого выделите текст, который хотите выделить. Нажмите выделенную жирным шрифтом кнопку на ленте Microsoft Word.

Использование полужирного шрифта в тексте Word помогает ему выделиться.

Обратите внимание, что на ленте также есть кнопки для применения курсива, подчеркивания, зачеркивания и других эффектов форматирования для текста. Выполните те же действия, чтобы применить эти эффекты.

<р>2. Теперь давайте изменим шрифт, размер шрифта и цвет заголовка.

Снова выделите текст. Щелкните стрелку раскрывающегося списка в разделе шрифта на ленте, затем выберите шрифт, который хотите применить. В данном случае я использую полужирный шрифт Arial.

Вы также можете изменить шрифт при форматировании текста в Word.

<р>3. Чтобы изменить размер шрифта, выделите текст. Щелкните стрелку раскрывающегося списка на индикаторе размера шрифта на ленте. Нажмите на нужный размер шрифта.

Используйте базовое форматирование для Word, чтобы изменить размер текста.

Или, выделив текст, вы можете ввести размер шрифта в индикатор размера шрифта на ленте. Это особенно полезно, когда нужный размер шрифта недоступен в селекторе размера шрифта.

Выделенный текст — это текст, который мы форматировали. Используйте индикатор размера шрифта, чтобы изменить размер текста.

<р>4. Вы также можете использовать кнопки "Увеличить размер шрифта" или "Уменьшить размер шрифта" на ленте, чтобы быстро изменить размер шрифта.

Другой способ изменить стиль Word — использовать кнопки «Увеличить размер шрифта» или «Уменьшить размер шрифта».

<р>5. Мы также можем легко изменить цвет шрифта.

Выделите текст, затем нажмите стрелку вниз рядом с переключателем цвета шрифта. Нажмите на нужный цвет.

Вы также можете изменить цвет текста в Microsoft Word.

Выберите «Дополнительные цвета…», если хотите применить собственный цвет.

2. Как изменить заглавные буквы в Word

Microsoft Word также позволяет легко и быстро изменять заглавные буквы в тексте. Например, если мы хотим сделать заголовок полностью прописным, нам не нужно вводить его заново.

Выделите заголовок, затем нажмите кнопку "Изменить регистр" на ленте.

Кнопка "Изменить регистр" позволяет быстро форматировать текст в Word.

Или выделите текст, выберите Формат > Изменить регистр…

Вы также можете изменить регистр в Word с помощью пункта меню.

… затем нажмите переключатель для случая, который вы хотите применить. Нажмите "ОК".

Заголовок — важная часть вашего документа. Поэтому то, как вы его форматируете, важно.

Теперь название выглядит намного лучше. Это самая заметная часть документа, привлекающая внимание читателя. Однако мы все еще можем улучшить его читабельность.

3. Как форматировать абзацы

Один из способов сделать ваш документ более удобным для чтения – увеличить пустое пространство вокруг строк и абзацев.

<р>1. Чтобы настроить межстрочный интервал, выделите текст. Щелкните стрелку на кнопке «Интервал между строками и абзацами». Выберите междустрочный интервал, который вы хотите применить.

Одним из важных элементов формата MS Word является знание того, как изменить расстояние между строками и абзацами.

<р>2. Чтобы изменить интервал вокруг абзаца, выберите абзац. Щелкните стрелку на кнопке «Интервал между строками и абзацами» > «Параметры межстрочного интервала…». Затем введите количество интервалов до и после абзаца. (Совет: в этом диалоговом окне можно настроить и другие параметры.)

Для заголовка я добавлю большое пространство после абзаца, чтобы отделить его от остального документа.

Хорошим способом отделить заголовок от текста является увеличение междустрочного интервала после него.

<р>3. Наконец, давайте изменим выравнивание заголовка. Выделите текст, нажмите кнопку «Выровнять по левому краю», «По центру текста», «Выровнять по правому краю» или «По ширине» на ленте. Поскольку это заголовок, давайте воспользуемся текстом по центру.

Вы также можете изменить выравнивание текста на странице в Word.

Эти простые эффекты форматирования выделяют заголовок на фоне остального документа.

4. Как работать со стилями MS Word

Как бы Word ни упрощал форматирование текста, если вам нужно применить эффекты форматирования ко всему документу, этот процесс становится утомительным.

Word решает эту проблему с помощью стилей. Стили MS Word позволяют определить набор команд форматирования и автоматически применять их к каждому элементу документа с этим стилем.

Давайте рассмотрим конкретный пример:

1. Как изменить стиль абзаца

Давайте выполним шаги, описанные выше, чтобы определить стиль для основных заголовков отчета со следующими характеристиками:

Шрифт: Arial
Размер: 14 пунктов
Цвет: серо-голубой.
Типографский акцент: полужирный
Регистр: использовать каждое слово с заглавной буквы.
Выравнивание: по левому краю
Межстрочный интервал: одинарный.
Интервал между абзацами: 6 пт перед абзацем, 0 пт после абзаца.

Это будет выглядеть так:

Обратите внимание на различные способы изменения стиля слов в этом документе.

Один из способов применить точное форматирование к каждому основному заголовку — изменить существующий стиль Заголовка 1 в нашем документе. Поместите курсор в любом месте основного заголовка. Перейдите в раздел «Стили», щелкните правой кнопкой мыши заголовок 1 и выберите «Обновить заголовок 1 в соответствии с выбранным».

Используйте стили Microsoft Word для быстрого изменения формата заголовка.

Вы также можете изменить любой стиль, выбрав Формат > Стиль…. Откроется диалоговое окно Стиль.

Вы также можете изменить стиль Word через меню.

Выберите стиль, который вы хотите изменить, из списка стилей. Это дает вам предварительный просмотр абзаца и символа, а также описание текущих настроек выбранного стиля.

Нажмите «Изменить…». Появится диалоговое окно «Изменить стиль».

Здесь вы видите различные способы изменения формата текста с помощью тегов стиля Word.

Измените настройки формата текста и абзаца. Вы можете управлять шрифтом, размером шрифта, цветом шрифта, типографским выделением, выравниванием и интервалом. Когда закончите, нажмите OK.

2. Как применить стиль абзаца

Теперь перейдите к каждому основному заголовку в документе и примените к нему стиль «Заголовок 1».Поместите курсор на заголовок, выберите Стили > Заголовок 1.

Стили Microsoft Word позволяют быстро и легко изменять текст.

Выбранный текст мгновенно принимает формат заголовка 1.

Обратите внимание, как изменилось форматирование.

3. Как создать стиль абзаца списка

Вы также можете создать новый стиль абзаца с нуля вместо изменения существующего. Чтобы продемонстрировать, давайте создадим стиль абзаца в виде списка.

<р>1. Перейдите в Формат > Стиль…. Заполните раздел «Свойства» открывшегося диалогового окна. Для стиля на основе вы можете использовать один из существующих стилей списка в качестве отправной точки.

Вы также можете создавать новые стили для форматирования текста в Word.

<р>2. Далее измените параметры форматирования. В поле ниже вы можете просмотреть, как будет выглядеть абзац списка с этими настройками. Там также есть сводка указанных вами свойств форматирования.

Вот предварительный просмотр нового стиля, который я создаю.

У вас также есть возможность сделать следующее для этого стиля:

Добавить в шаблон. Добавляет стиль, который вы создаете, в шаблон документа.
Добавить в список экспресс-стилей. Отображает новый стиль в списке экспресс-стилей, обеспечивая быстрый доступ к нему с ленты.
Автоматическое обновление. Автоматически обновляет стиль, когда вы вручную форматируете абзац с помощью этого стиля.

Если вас устраивают сделанные настройки, нажмите «ОК». Обратите внимание, что созданный вами новый стиль маркеров теперь включен во всплывающее окно «Быстрый стиль».

Все созданные вами стили добавляются во всплывающее окно «Быстрый стиль».

После применения стиля маркеров наш список выглядит следующим образом:

В новом стиле создан формат маркированного списка.

4. Как использовать стили символов в Microsoft Word

Вы также можете определить стиль для отдельного слова или блока текста, а не для абзаца. В следующем примере я хочу применить стиль символов для каждого URL-адреса в документе.

<р>1. Выберите текст. Затем перейдите в «Формат» > «Стили…». В диалоговом окне «Стиль» нажмите «Создать…». Откроется диалоговое окно «Создать новый стиль из форматирования».

Вы можете создавать уникальные стили MS Word для раздела текста, называемого стилями символов.

<р>2. Дайте имя новому стилю персонажа. Для типа стиля выберите «Символ». Затем настройте параметры форматирования, которые вы хотите применить к этому символу. Обратите внимание, что вы не можете изменить выравнивание и интервал для стиля символа. Окно предварительного просмотра позволяет просмотреть текст в соответствии с указанными вами настройками.

Назовите свой стиль персонажа.

<р>3. Когда закончите, нажмите OK.

Чтобы применить стиль символов, поместите курсор на слово или выберите набор слов. Перейдите в Формат > Стиль…. Найдите стиль персонажа, который вы хотите применить. Нажмите "Применить".

Когда будете готовы, примените новый стиль символов к выделенному тексту.

Совет. Чтобы быстро найти созданные вами стили MS Word, для Списка выберите Пользовательские стили.

5. Как использовать стили таблиц в Word

Мы также можем определить стиль таблицы, чтобы обеспечить единый вид таблиц в нашем документе.

<р>1. Создайте таблицу. Перейдите в меню «Вставка» > «Таблица…», затем укажите количество столбцов и строк, которые вам нужны в таблице (вы всегда можете добавить или удалить их позже). Нажмите "ОК".

Таблицы — отличный способ форматирования текста в Word и добавления визуального элемента в документ.

<р>2. Добавьте свой текст в таблицу. При необходимости нажмите и перетащите любую из линий границы, чтобы отрегулировать ширину столбца или высоту строки.

<р>3. Чтобы применить стиль таблицы, щелкните в любом месте таблицы, затем перейдите в раздел «Дизайн таблицы». Появится лента Table Design.

Для форматирования таблицы можно использовать некоторые предварительно определенные стили таблиц Microsoft Word.

<р>4. Щелкните стрелку вниз для стилей таблиц, чтобы отобразить галерею стилей таблиц.

Как видите, существует довольно много стилей таблиц MS Word на выбор.

<р>5. Нажмите на любой стиль, чтобы применить его к таблице.

Вот таблица с предварительно заданным стилем таблицы MS Word.

Снова разверните галерею стилей таблиц, чтобы изменить существующий стиль, очистить примененный стиль или создать собственный стиль таблицы.

Откройте для себя лучшие шаблоны Microsoft Word 2020 года

Некоторые эксперты говорят, что рекомендуется сначала настроить стили форматирования в Word, прежде чем вводить или копировать текст в документ. Один из быстрых способов сделать это — начать с шаблона Microsoft Word. Шаблоны предварительно отформатированы профессиональными дизайнерами, чтобы они выглядели актуально и впечатляюще.

Вы можете найти тысячи шаблонов Word для всех видов деловых документов в Envato Elements.

Шаблоны печати для Microsoft Word разработаны и отформатированы профессиональными дизайнерами.

За небольшую ежемесячную абонентскую плату вы получаете неограниченное количество загрузок всех шаблонов в Elements. У вас также есть неограниченный доступ ко всему остальному каталогу Elements:

шаблоны презентаций
веб-шаблоны
шрифты
фотографии
графика
другие цифровые активы

Используйте столько этих ресурсов, сколько хотите, и так часто, как хотите, не переплачивая. Это делает Elements отличным источником всех творческих ресурсов, необходимых для создания замечательных маркетинговых и коммуникационных материалов.

Вы также можете платить по мере использования на GraphicRiver. Эта торговая площадка также предлагает огромную библиотеку шаблонов для Microsoft Word и других цифровых ресурсов для всех ваших маркетинговых и коммуникационных потребностей. Разница в том, что вы платите только каждый раз, когда используете элемент. Это может быть очень экономичным вариантом.

Ниже приведены некоторые из лучших шаблонов печати для Word, доступных на Envato Elements и GraphicRiver:

В Word есть ряд встроенных возможностей, которые помогут вам структурировать документ. Используя стили, вы можете легче перемещаться по документу и перемещать объекты. В течение многих лет вы могли сохранять документы Word в формате PDF, а в Word 2013 теперь вы также можете редактировать документы PDF. Позвольте мне показать вам.

Как применить стили к документам Word?

Я собираюсь написать новый сценарий для одного из наших видео. Я открою пустой документ и начну с заголовка «Обновляйте контакты». Чтобы упростить форматирование и навигацию по документу, я собираюсь применить стили. Чтобы применить стиль к заголовку, я отмечу заголовок и нажму на стиль «Заголовок».

Я не в восторге от примененного форматирования, но я пока отложу его и изменю внешний вид всего документа, когда закончу писать весь текст.

Далее я напишу план сценария. Структура также будет работать в качестве заголовков для каждого абзаца. Когда я напишу все заголовки, я отмечу их и применю стиль «Заголовок 1». Теперь я просто напишу текст для каждого раздела и, наконец, добавлю информацию о видео вверху. Я отмечу информативный текст вверху и применю стиль «Тонкий акцент».

Как управлять абзацами в Word?

Применяя стили заголовков, вы значительно упрощаете навигацию и работу с документом. В Word 2013 я могу получить хороший обзор содержимого, сворачивая и разворачивая абзацы. Чтобы свернуть абзац, поместите курсор на заголовок, щелкните правой кнопкой мыши и выберите Развернуть/Свернуть — Свернуть заголовок.

Этот параметр будет доступен, только если вы применили стиль заголовка. Другой, более быстрый способ свернуть абзац — щелкнуть маленький серый треугольник слева от заголовка. Если вы хотите свернуть все абзацы, щелкните правой кнопкой мыши любой заголовок и выберите «Развернуть/Свернуть» — «Свернуть все заголовки».

Теперь вы можете лучше сосредоточить внимание, развернув только один абзац. Чтобы вернуться к исходному макету, щелкните правой кнопкой мыши и выберите «Развернуть/Свернуть» — «Развернуть все заголовки», и отобразится весь документ.

Как расположить абзацы в Word?

Чтобы быстро переупорядочить абзацы в документе, нажмите на вкладку "ВИД" и отметьте "Панель навигации".

Здесь вы можете увидеть все абзацы в вашем документе, если вы применили стили. Вы можете легко перемещаться по документу, просто отметив заголовок, чтобы перейти к этому абзацу. Чтобы изменить порядок абзаца, просто возьмите его, удерживая левую кнопку мыши, а затем перетащите его, и весь абзац будет перемещен.Чтобы перейти к началу документа, нажмите маленькую стрелку, которая вернет вас на первую страницу.

Как изменить стили в Word?

Я закрою «Панель навигации» и теперь хочу поработать над внешним видом документа. Чтобы упростить изменение форматирования, в Word есть ряд встроенных наборов стилей, которые вы можете использовать. Чтобы применить набор стилей к документу, перейдите на вкладку "ДИЗАЙН" и выберите стиль из галереи наборов стилей.

Набор стилей — это комбинация шрифтов, цветов и макетов. Вы получаете предварительный просмотр того, как будет выглядеть ваш документ с использованием различных наборов стилей. Я выберу этот набор стилей «Затенение». Это хорошее начало, но я хочу внести некоторые изменения. Чтобы изменить цвета, используемые в стиле, нажмите «Цвета» и посмотрите, какое сочетание цветов вам больше нравится.

Как создать нумерованные заголовки в Word?

Я могу продолжать настраивать форматирование, пока оно не станет именно таким, как я хочу. Например, я хочу добавить еще немного места между строками текста. Я отмечу первый абзац, дважды щелкнув поле рядом с абзацем. Я перейду на вкладку «ГЛАВНАЯ», нажму кнопку «Интервал между строками и абзацами» и изменю межстрочный интервал на 1,5.

Чтобы применить это изменение ко всему документу, я щелкну правой кнопкой мыши стиль "Обычный", использованный для текста, и выберу "Обновить обычный, чтобы соответствовать выделенному".

< бр />

Теперь ко всему документу добавляется больше места. Это выглядит хорошо, однако я хочу, чтобы видеоинформация вверху была более сжатой. Нажмите кнопку «Показать/скрыть абзац» на вкладке «ГЛАВНАЯ», чтобы увидеть все метки окончания абзаца.

Я удалю тот, что находится в самом верху, просто нажав клавишу «Удалить» на клавиатуре. Чтобы убрать пробел после абзацев и сделать текст более сжатым, выделите текст, нажмите кнопку «Интервал между строками и абзацами» и нажмите «Удалить пробел после абзаца».

Чтобы сделать его еще более компактным, я нажму еще раз и выберу «Удалить пробел перед абзацем». Если я хочу, чтобы это было еще плотнее, я могу уменьшить межстрочный интервал, но я предпочитаю иметь немного больше места, поэтому я дважды нажму «Отменить». Чтобы сохранить эти изменения в стиле, я щелкну правой кнопкой мыши стиль «Мягкий акцент» и выберу «Обновить тонкий акцент в соответствии с выделенным».

< бр />

Чтобы снова скрыть метки абзаца, нажмите кнопку «Показать/скрыть» абзаца.

Как создать нумерованные заголовки в Word?

Далее я хочу добавить номера заголовков. Чтобы добавить номера к стилю заголовка, отметьте заголовок и нажмите «Нумерация» в разделе «Абзац» на вкладке «ГЛАВНАЯ». Выберите нужный числовой формат.

По умолчанию Word делает отступ в нумерованных списках. Чтобы убрать отступ, нажмите кнопку «Уменьшить отступ». Чтобы применить это изменение к стилю заголовка, щелкните правой кнопкой мыши стиль «Заголовок 1» и выберите «Обновить заголовок 1, чтобы он соответствовал выделенному».

Как видите, все заголовки нумеруются автоматически.

Как сохранить новый набор стилей в Word 2013?

Теперь, когда меня устраивает форматирование, я хочу сохранить этот стиль для будущих видеосценариев, чтобы мне не приходилось вносить изменения снова и снова. Чтобы сохранить набор стилей, перейдите на вкладку «ДИЗАЙН», откройте галерею наборов стилей и нажмите «Сохранить как новый набор стилей».

Назовите его, я назову его "Дизайн сценария видео". Если вы откроете галерею наборов стилей, вы увидите только что созданный стиль дизайна видеосценария в разделе «Пользовательский». Благодаря сохранению наборов стилей вам не придется тратить время на форматирование документов снова и снова.

Как создать шаблон в Word?

Помимо форматирования, этот сценарий видео соответствует определенному текстовому шаблону.У него есть номер статьи вверху, за которым следует длина видео, ключевые слова и описание, а затем сам сценарий начинается с введения. Набор стилей сохраняет только дизайн, но не содержимое документа. Если вы хотите сохранить часть текста в документе, лучше сохранить его как шаблон документа. Чтобы убедиться, что я не перезапишу свой сценарий по ошибке, я закрою документ. Я снова открою Word и в разделе «Недавний документ» щелкну правой кнопкой мыши и выберу «Открыть копию».

Теперь я удалю весь специфический текст и сделаю его более общим. Чтобы сохранить его как шаблон, я нажму «ФАЙЛ», «Сохранить как», а затем выберу «Шаблон Word» в раскрывающемся списке типов файлов. Я дам ему имя «Шаблон сценария видео».

В следующий раз, когда я открою Word, мой шаблон будет доступен в разделе «ЛИЧНОЕ» на стартовой странице.

Как сохранить документы Word в формате PDF

Давайте снова вернемся к моему первоначальному видеосценарию. Я открою его из своих «Последних документов». Когда я закончу с окончательным сценарием, я хочу сохранить его в виде PDF-документа. Чтобы сохранить документ в формате PDF, нажмите «ФАЙЛ», а затем «Экспорт», «Создать PDF/XPS» и нажмите «Опубликовать».

Ваш документ экспортируется в PDF-документ, которым вы можете легко поделиться с другими.

Редактирование PDF-документов в Word 2013

Иногда вам нужно внести изменения в документы PDF. Здесь у меня есть несколько других написанных мною сценариев, к которым я также хотел бы применить свой недавно созданный стиль. Проблема в том, что они у меня есть только в формате PDF. В Word 2013 вы можете открывать и редактировать PDF-документы. Чтобы открыть PDF-документ в Word, щелкните документ PDF правой кнопкой мыши и выберите «Открыть с помощью» Word.

Вы получите предупреждение о том, что документ может выглядеть в Word не так, как в Adobe. Нажмите «ОК», чтобы открыть документ. Документ PDF открывается, и, как вы можете видеть, в этом случае форматирование выглядит вполне нормально. Так что теперь я могу продолжить работу над этим скриптом и применить только что созданный набор стилей в Word.

Закрытие

Зная, как структурировать документы с помощью стилей, вы сможете сэкономить много времени при навигации и форматировании документов.

Оставить ответ Отменить ответ

Этот сайт использует Akismet для уменьшения количества спама. Узнайте, как обрабатываются данные ваших комментариев.

Читайте также: