К какому счету в бухгалтерии отнести принтер

Обновлено: 20.11.2024

Под машинами и оборудованием понимается материальное имущество, расчетный срок службы которого составляет не менее двух лет. Если стоимость движимого оборудования составляет менее 5 000 долларов США, это считается «незначительным приобретением» и должно быть отнесено на эту серию основных счетов.

Если стоимость товара составляет 5000 долларов США или более, начислите средства на основной счет в серии 66xxxx, Приобретение машин и оборудования, подлежащее капитализации.

Руководство по критериям капитализации основных средств см. в GAP 200.050, Капитализация основных средств.

Для получения дополнительных рекомендаций по наиболее подходящему основному счету для расходов в этом диапазоне, пожалуйста, ознакомьтесь с матрицей рекомендуемых основных счетов для обычных покупок.

II. ОПРЕДЕЛЕНИЯ ОСНОВНЫХ СЧЕТОВ

Дороги, тротуары, мосты, туннели, эстакады, автостоянки, ограждения и т. д., предназначенные для пешеходов, транспортных средств или складских помещений; также первоначальная стоимость металлических опор, столбов, кронштейнов, светильников и проводки для наружного освещения данных объектов
Ограждения, в том числе осветительные приборы и электропроводка, являющиеся их неотъемлемой частью.
Применимое архитектурное проектирование, проектирование и другие экспертные услуги; и стоимость расчистки, земляных работ, заполнения и выравнивания, применимых к строительству объектов, отнесенных на этот счет ГК
Расходы на первоначальное озеленение, включая первоначальный посев и верхний слой почвы; первичная задернивание, деревья и кустарники; и искусственные озера, дамбы, дамбы и подпорные стенки.

Расходы на повторное заполнение или повторное заполнение (список основной счет 680200)
Расходы на ремонт или ремонт дорог, тротуаров и т. д. (расходы на основной счет 680 200)
Расходы на парковочное оборудование, такое как билетные кассы (счет ГК 672500)

Чрезвычайные расходы, связанные со строительством здания, например, связанные с забастовкой, наводнением, пожаром или другими авариями (отнесите соответствующие расходы на основной счет)
Стоимость незавершенного строительства, от которого впоследствии отказались, включая стоимость сноса такого частично завершенного строительства и связанную с этим очистку.
Расходы на снос здания или сооружения или удаление объекта из реестра налога на имущество (списать соответствующий счет ГК)

На этот основной счет должны быть отнесены те же виды расходов, которые описаны в статье 662100 Машины и оборудование для обслуживания зданий, за исключением расходов на парковочное оборудование, которые относятся к статьям 672500 Мелкие парковочные устройства, 662200 Прочие строительные объекты, 662300 Внутренние трубопроводы и электропроводка, и 662400 Внешние трубопроводы и электропроводка, когда расходы не соответствуют критериям капитализации, как описано в GAP 200.050, Капитализация машин и оборудования.

На этот основной счет должны быть отнесены расходы на парковочные устройства, которые являются дополнением к существующим парковочным устройствам и не соответствуют критериям капитализации, изложенным в GAP 200.050, Капитализация машин и оборудования. Расходы на парковочное оборудование, соответствующие критериям капитализации, следует отнести на основной счет 662100 "Машины и оборудование для обслуживания зданий".

С этого основного счета следует платить за покупки, которые не соответствуют критериям капитализации, изложенным в GAP 200.050, Капитализация заводов и оборудования в отношении первой стоимости ковровых покрытий и драпировок.

С этого основного счета должны списываться покупки на сумму менее 5000 долларов США, связанные с первоначальной стоимостью кораблей, включая все соответствующее оборудование и аксессуары. На этот основной счет не должны начисляться запасные части, приобретенные во время или после приобретения кораблей и судов и предназначенные для замены или ремонта (списание основного счета 684000).

С этого основного счета должны списываться покупки на сумму менее 5000 долларов США, связанные со стоимостью машин, оборудования или другого имущества, когда право собственности принадлежит федеральному правительству либо на неопределенный срок, либо на определенный период времени.

Основной счет используется для учета стоимости машин и оборудования, принадлежащего частному агентству (не принадлежащему герцогу)

Стоимость лицензионных и регистрационных сборов, аккумуляторов, шин или других запасных частей для ремонта/замены, приобретенных не в качестве первоначальной части автомобиля (отнесите соответствующие расходы на основной счет)
Любые расходы, произведенные после первоначальной покупки транспортного средства, такие как ящики для инструментов, большие багажники и т. д. (отнесите на основной счет 665 000 или 675 700).

Этот основной счет должен оплачиваться за покупки на сумму менее 5000 долларов США, связанные со стоимостью машин и оборудования (включая компьютерные принтеры и любую комбинацию копировального/принтерного/факсимильного аппарата), которые не были конкретно описаны в других основных счетах.

На этот основной счет должны быть отнесены те же виды расходов, что и на основные счета с 666100 по 666700, если расходы на момент приобретения не предназначались для постоянного хранения библиотеками Университета Дьюка для общественное использование. Книги и справочные материалы, приобретенные департаментами Duke, должны быть отнесены на основной счет 646100 Office Subscriptions, Periodicals, and Books.

С этого основного счета должна быть отнесена стоимость материалов, предназначенных для постоянного дополнения коллекций библиотек Университета Дьюка, которые приобретаются взамен утраченных материалов из коллекций.

Этот основной счет должен оплачиваться за покупки на сумму менее 5000 долларов США, связанные с мебелью и предметами интерьера (включая установку) для офисов, классных комнат, общежитий, конференц-залов, столовых и т. д. Примеры: письменные столы, запирающиеся шкафчики, стулья, диваны, предметы искусства. Репродукции, полки, книжные шкафы, столы, кровати, гравюры, коврики, шкафы для документов. Не берите здесь ковры или портьеры — если 5000 долларов и более, взимайте 662700; если меньше 5000 долл. США, взимайте 672 700.

С этого основного счета должны оплачиваться покупки на сумму менее 5000 долларов США, связанные с машинами и оборудованием для бизнеса, включая стоимость навесного оборудования, аксессуаров, фундаментов и установки. Примеры: арифмометры, копировальные аппараты, факсимильные аппараты, сотовые телефоны, диктофоны, пейджеры, пишущие машинки, сканеры, оборудование для микрофильмов.

С этого основного счета СЛЕДУЕТ взимать плату за покупки на сумму менее 5000 долларов США, связанные с первоначальной стоимостью компьютеров среднего уровня и мейнфреймов, включая доставку и установку, руководства по эксплуатации, приспособления, аксессуары и операционное программное обеспечение, полученные во время покупки и необходимые для работа компьютера.

Этот основной счет должен оплачиваться при покупках на сумму менее 5000 долларов США, связанных с первоначальной стоимостью персональных компьютеров и аксессуаров (включая Palm Pilots/карманные компьютеры). Персональный компьютер обычно состоит из монитора, центрального процессора с клавиатурой, операционной программы и исходного программного обеспечения для настройки с соответствующими руководствами, дополнительных плат памяти, приобретенных при покупке, внутренних дисководов и различных соединительных кабелей. Стоимость перевозки и установки должна быть включена в первоначальную стоимость.

Этот основной счет должен оплачиваться за пакеты программного обеспечения, приобретенные на сумму менее 5000 долларов США, включая инструкции по эксплуатации, доставку и соответствующую установку и программное обеспечение со сроком службы не более одного года. Сюда не входит оригинальное программное обеспечение для настройки, приобретенное вместе с компьютером. Оригинальное программное обеспечение для настройки считается неотъемлемой частью компьютера и поэтому включается в 667400 Персональные компьютеры (ПК) или 677400 Незначительные компьютеры и вспомогательные компьютерные принадлежности, в зависимости от того, что применимо. Лицензии на использование программного обеспечения сроком на один год или меньше также должны быть отнесены на этот счет.

На этот основной счет должны быть отнесены внешние некапитализируемые расходы, связанные с разработкой компьютерного программного обеспечения или дизайном веб-сайта. Этот основной счет взимается только в том случае, если расчетные или фактические расходы на проект программного обеспечения или веб-дизайна составляют менее 2 миллионов долларов США. Никакие внутренние затраты, включая заработную плату, не должны взиматься с использованием этого основного счета. (См. GAP 200.075, Компьютерное программное обеспечение и веб-сайты, разработанные или полученные для внутреннего использования)

Этот основной счет должен оплачиваться за покупки, когда первоначальная стоимость как телефона, так и устройства для передачи данных составляет менее 5000 долларов США. Эти закупки будут включать: телефоны, наборы данных, записывающие устройства, модемы, шлюзы, маршрутизаторы, коммутаторы, мосты, концентраторы, повторители, мультиплексоры и другое сопутствующее оборудование. Используйте соответствующий основной счет 668600, если стоимость превышает 5000 долларов США.

Этот основной счет должен быть списан, если первоначальная стоимость медного и/или оптоволоконного кабеля (работа и материалы) от распределительной сети до зон обслуживания не превышает 5000 долларов США. Используйте соответствующий основной счет 668650, если стоимость превышает 5000 долларов США. \р\п

Вы, вероятно, зависите от оборудования для ведения вашего бизнеса. Компьютеры, автомобили и копировальные аппараты — это лишь некоторые из обязательных активов компании, которыми вы пользуетесь. Когда придет время покупать новое оборудование, знайте, как учесть его в своих бухгалтерских книгах, сделав запись в журнале покупки оборудования.

Учет активов, таких как оборудование, относительно прост, когда вы впервые покупаете товар. Но вам также необходимо учитывать амортизацию и возможное выбытие имущества.

Давайте начнем?

Обзор оборудования в бизнесе

В вашей компании, скорее всего, имеется большое количество оборудования, которое вы используете в повседневной работе. Примеры оборудования, которое вы можете использовать в бизнесе, включают:

Компьютеры
Автомобили
Программное обеспечение
Телефоны
Копировальные машины
Принтеры
Уничтожители
Вилочный погрузчик
Грузовики

Оборудование вместе с собственностью вашей компании (например, зданием) составляют физические активы вашего бизнеса. Как правило, оборудование и имущество относятся к категории «основные средства». Основные средства — это долгосрочные (т. е. более одного года) активы, которые вы используете в своей деятельности для получения дохода. Эти виды активов подлежат амортизации. Амортизация отражает снижение стоимости оборудования по мере его использования.

Имейте в виду, что оборудование и недвижимость – не единственные типы физических (то есть материальных) активов, которые у вас есть. У вас также может быть инвентарь. В отличие от оборудования, инвентарь – это оборотный актив, который вы ожидаете превратить в наличные деньги или использовать в течение года.

Поскольку оборудование, как правило, является долгосрочным активом, вы должны фиксировать и учитывать его перемещение в вашем бизнесе. Это включает запись оборудования в ваши книги:

При покупке
По мере обесценивания
Когда вы продаете или избавляетесь от него

Приобретение оборудования на балансе и в отчете о движении денежных средств

Когда вы впервые покупаете новое долгосрочное оборудование (т. е. основные средства), оно не сразу включается в ваш отчет о прибылях и убытках. Вместо этого запишите запись о покупке актива в свой бизнес-баланс и отчет о движении денежных средств.

Запишите затраты на новое оборудование в балансовый отчет вашей компании, как правило, как Основные средства (основные средства).

И запишите новое оборудование в отчет о движении денежных средств вашей компании в разделе инвестиций.

Амортизация оборудования в отчете о прибылях и убытках

Что касается записывающего оборудования, составьте отчет о прибылях и убытках, как только начнете использовать актив. Отражайте ежегодную амортизацию актива в отчете о прибылях и убытках до тех пор, пока актив полностью не амортизируется.

Запись в журнале о покупке оборудования

Когда вы покупаете оборудование с намерением использовать его более одного года, вы не просто делаете одну запись в журнале, фиксирующую покупку…

Вам также необходимо сделать записи в журнале, чтобы отразить амортизацию. И сделайте запись в журнале оборудования, когда избавитесь от актива.

В некоторых случаях вам также может потребоваться зарегистрировать любое возникающее обесценение активов (например, когда рыночная стоимость актива меньше его балансовой стоимости).

Прежде чем мы углубимся в создание каждой записи журнала основных средств, освежим в памяти дебет и кредит.

Опять же, оборудование — это актив. Влияют ли дебет и кредит на активы (и другие типы счетов в бухгалтерском учете)? Используйте нашу таблицу ниже, чтобы узнать:

Используя диаграмму, счета активов увеличиваются по дебету и уменьшаются по кредиту. Помните об этой ключевой информации, когда мы освещаем записи в журнале для объекта:

1. Покупка объекта

При первой покупке нового оборудования необходимо дебетовать счет конкретного оборудования (т. е. актива). И зачислите средства на счет, с которого вы оплачиваете объект.

Допустим, вы покупаете компьютеры на 10 000 долларов и платите наличными. Дебетуйте свой счет «Компьютеры» на 10 000 долларов и кредитуйте свой денежный счет на 10 000 долларов. Посмотрите, как может выглядеть ваша запись в журнале о покупке актива:

< tbody>

Дата	Счет	Дебет	Кредит
XX/XX/XXXX	Компьютеры	10 000
Наличные	10 000

Не забудьте внести изменения в свой баланс, чтобы отразить дополнительные активы, которые у вас есть, и уменьшение денежных средств.

2. Амортизация активов

Оборудование — это долгосрочный актив, а это означает, что его стоимость амортизируется по мере его использования. Амортизация актива позволяет компенсировать его уменьшающуюся стоимость (и уменьшить налогооблагаемый доход).

Короче говоря, амортизация позволяет распределить стоимость актива на срок его полезного использования (как долго вы ожидаете, что он продлится).

Существует несколько способов расчета амортизационных отчислений, включая прямолинейную амортизацию. Линейный метод начисления амортизации – самый простой метод, поскольку вы равномерно распределяете стоимость актива в течение срока его полезного использования.

Допустим, вам нужно создать записи в журнале, отражающие амортизацию ваших компьютеров с течением времени. Вы прогнозируете срок полезного использования оборудования в пять лет и используете прямолинейный метод амортизации.

Чтобы определить сумму каждой записи в журнале амортизации оборудования, разделите стоимость компьютеров на предполагаемый срок службы:

Теперь дебетуйте свой счет амортизационных отчислений на 2000 долларов США и кредитуйте свой счет накопленной амортизации на 2000 долларов США.

< tbody>

Дата	Счет	Дебет	Кредит
XX/XX/XXXX	Амортизационные расходы	2,000
Накопленная амортизация	2000

3. Выбытие активов

После того, как срок полезного использования актива истечет, вы можете решить избавиться от него следующим образом:

Выбросить/отдать
Продам

Вносимая вами запись в журнале зависит от того, полностью ли амортизирован актив и продаете ли вы его с прибылью или убытком.

Если актив полностью амортизирован, его можно продать с целью получения прибыли или выбросить/отдать. Если актив не полностью амортизирован, вы можете продать его и при этом получить прибыль, продать и получить убыток, либо выбросить/отдать и списать убыток.

Полностью амортизировать и отдать

Допустим, ваш актив полностью амортизирован, и вы хотите отдать его бесплатно. Дебетуйте свой счет накопленной амортизации на 10 000 долларов и кредитуйте свой счет «Компьютеры» на 10 000 долларов. Ваша запись в журнале будет выглядеть так:

< tbody> < td>10 000

Дата	Счет	Дебет	Кредит
XX/XX/XXXX	Накопленная амортизация	10 000
Компьютеры

Не полностью амортизируется и раздается

Предположим, накопленная амортизация вашего актива составляет всего 8 000 долл. США, но вы хотите отдать ее бесплатно. Таким образом, ваш убыток составит 2 000 долларов США (10–8 000 долларов США).

Дебетуйте счет «Убытки при выбытии активов» на 2 000 долларов США, дебетуйте свой счет накопленной амортизации на 8 000 долларов США и зачислите на свой счет “Компьютеры” 10 000 долларов США. Взгляните на следующий пример записи журнала:

< tbody>

Дата	Счет	Дебет
XX/XX/XXXX	Убыток от выбытия активов	2,000
Накопленная амортизация	td>	8 000
Компьютеры	10 000

Не полностью амортизированы и продаются с прибылью

Допустим, вы продали свой актив и в итоге получили прибыль. Чтобы отобразить эту запись журнала, используйте четыре аккаунта:

Наличные
Накопленная амортизация
Прибыль от продажи активов
Компьютеры

Скажем, вы продаете компьютеры за 4000 долларов. Накопленная амортизация компьютеров составляет 8000 долларов. Дебетуйте свой счет денежных средств на 4000 долларов США и дебетуйте свой счет накопленной амортизации на 8000 долларов США.

Вы также должны внести на свой счет Computers $10 000 (сумма, которую вы заплатили за оборудование). Но теперь ваш дебет равен 12 000 долларов (4 000 долларов + 8 000 долларов), а кредит — 10 000 долларов. Чтобы сбалансировать дебет и кредит, зафиксируйте прибыль в размере 2000 долл. США, зачислив ее на счет "Прибыль от выбытия активов".

Вот как будет выглядеть ваша запись в журнале:

< tbody>< td>8 000

Дата	Счет	Дебет
XX/XX/XXXX	Денежные средства	4,000
Накопленная амортизация
Прибыль от продажи активов	2 000
Компьютеры	10 000

Пришло время попрощаться с электронными таблицами для бухгалтерского учета. Упростите учет доходов и расходов вашего бизнеса с помощью программного обеспечения для бухгалтерского учета от Patriot. Что вы теряете с бесплатной пробной версией? Узнайте больше о наших вариантах учета здесь.

Это не юридическая консультация. для получения дополнительной информации нажмите здесь.

Когда активы приобретаются, они должны регистрироваться как основные средства, если они соответствуют следующим двум критериям:

Имеют срок полезного использования более одного года; и

Превышает лимит корпоративной капитализации.

Лимит капитализации — это сумма расходов, ниже которой элемент учитывается как расход, а не как актив. Например, если предел капитализации составляет 5 000 долларов США, то все расходы в размере 4 999 долларов США или меньше учитываются как расходы в том периоде, когда эти расходы были зарегистрированы.

Критерии классификации основных средств

Если объект соответствует обоим предыдущим критериям, следующим шагом будет определение его надлежащей классификации аккаунта. Наиболее распространенные используемые классификации указаны ниже.

Здания

Счет зданий может включать стоимость приобретения здания или стоимость его строительства (в этом случае он переносится из счета незавершенного строительства). Если покупная цена здания включает стоимость земли, распределите часть стоимости на Земельный счет (который не амортизируется).

Компьютерное оборудование

Учетная запись компьютерного оборудования может включать широкий спектр компьютерного оборудования, например маршрутизаторы, серверы и резервные генераторы электроэнергии. Полезно установить предел капитализации выше стоимости настольных и портативных компьютеров, чтобы эти элементы не учитывались как активы.

Незавершенное строительство

Счет незавершенного строительства является временным и предназначен для хранения текущих затрат на строительство здания; после завершения переместите баланс этой учетной записи на счет Зданий и начните амортизировать его. Помимо материалов и труда, необходимых для строительства, этот счет также может включать сборы за архитектуру, стоимость разрешений на строительство и т. д.

Мебель и приспособления

Счет мебели и инвентаря – это одна из самых широких категорий основных средств, поскольку она может включать в себя такие разнообразные активы, как складские стеллажи, офисные шкафы и письменные столы.

Нематериальные активы

Счет нематериальных активов включает нематериальные активы, примерами которых являются товарные знаки, списки клиентов, литературные произведения, права на вещание и запатентованные технологии.

Земля — это единственный актив, который не амортизируется, поскольку считается, что срок его полезного использования не определен. Включите в эту категорию все расходы на подготовку земли для использования по назначению, такие как снос существующего здания или планировка земли.

Улучшение земли

Улучшение земель включает в себя расходы на добавление функциональности земельному участку, такие как ирригационные системы, ограждения и ландшафтный дизайн.

Улучшения аренды

Улучшения арендованного имущества – это усовершенствования арендованных помещений, сделанные арендатором и обычно включающие в себя офисные помещения, кондиционеры, телефонную проводку и связанные с ними стационарные приспособления.

Офисное оборудование

Учетная запись офисного оборудования содержит такое оборудование, как копировальные аппараты, принтеры и видеооборудование. Некоторые компании объединяют этот аккаунт с аккаунтом "Мебель и сантехника", особенно если у них мало предметов офисного оборудования.

Программное обеспечение

Учетная запись программного обеспечения включает более крупные типы программного обеспечения для отдела или всей компании, например программное обеспечение для планирования ресурсов предприятия или программное обеспечение для бухгалтерского учета. Многие пакеты программного обеспечения для настольных ПК не настолько дороги, чтобы превысить лимит корпоративной капитализации.

(1) Это передает пересмотренный IRM 1.35.6, Финансовый учет, учет основных средств.

Существенные изменения

(1) Пересмотрено по мере необходимости, чтобы соответствовать новому стилю формата IRM.

(2) IRM 1.35.6.4, Капитализация основных средств, обновлено, чтобы отразить текущий процесс.

(3) IRM 1.35.6.4.1, Информационное оборудование, таблица заменена абзацами и обновлена, чтобы отразить текущий процесс.

(4) IRM 1.35.6.4.2, Оборудование, не относящееся к ИТ, таблица заменена абзацами и обновлена, чтобы отразить текущий процесс.

(5) IRM 1.35.6.4.3, Мебель и приспособления, обновлено с учетом текущего процесса.

(6) IRM 1.35.6.4.4, Программное обеспечение для внутреннего использования, таблица заменена абзацами, обновлена, чтобы отразить текущий процесс, и удален процесс, описанный в другом подразделе.

(7) IRM 1.35.6.4.5, Следственное или криминалистическое оборудование, таблица заменена абзацами.

(8) IRM 1.35.6.4.6, Улучшения арендованного имущества, изменено, чтобы отразить текущий процесс.

(9) Предыдущий IRM 1.35.6.5.2, Распределение ИТ-оборудования для обновления и перепрофилирования оборудования, удален, поскольку он не имеет отношения к этой главе IRM.

(10) IRM 1.35.6.5.2, Защита физической безопасности, обновлено, чтобы отразить текущий процесс.

(11) IRM 1.35.6.7, Техническое обслуживание, ремонт и восстановление, отредактировано для отражения текущего процесса.

(12) IRM 1.35.6.8, Ухудшение, добавлено, чтобы отразить текущий процесс.

(13) IRM 1.35.6.9, Выбытие и недостающие активы, удалены недостающие активы.

(14) В этот документ были внесены незначительные редакционные изменения.

Влияние на другие документы

Настоящая IRM заменяет IRM 1.35.6 от 27 сентября 2019 г. и включает Временный руководящий меморандум CFO-01-1020-0001, Временное руководство по учету основных средств от 21 декабря 2020 г.

Аудитория

Дата вступления в силу

Тереза Р. Хантер
Финансовый директор

Область и цели программы

Цель: Предоставить политику и руководство по регистрации операций с недвижимостью и оборудованием, гарантируя целостность данных и подотчетность.

Аудитория: все подразделения

Владелец политики: финансовый директор

Владелец программы: отдел финансовой отчетности

Основные заинтересованные стороны: финансовый директор и бизнес-подразделения IRS

Цели программы. Поддержание внутреннего контроля для обеспечения точного и своевременного учета основных средств в соответствии со стандартами Консультативного совета по федеральным стандартам бухгалтерского учета (FASAB) и руководством Управления управления и бюджета (OMB), Казначейства и IRS.

Фон

В октябре 1990 г. министр финансов, директор Управления управления и бюджета и генеральный контролер учредили FASAB на основании меморандума о взаимопонимании (MOU). Стандарты FASAB признаны общепринятыми принципами бухгалтерского учета (GAAP) для федерального правительства.

Налоговое управление регистрирует имущество и оборудование по полной стоимости.

Налоговое управление США периодически проверяет категории срока полезного использования, чтобы убедиться в их обоснованности.

Власти

Обязанности

В этом разделе распределяются обязанности:

Финансовый директор и заместитель финансового директора

Младший финансовый директор по финансовому управлению (FM) и заместитель младшего финансового директора по административному FM

Директор отдела финансовой отчетности

Начальник Службы управления объектами и безопасности (FMSS)

Заместитель начальника ФМС США

Офис главного директора по закупкам (OCPO)

Главный информационный директор (CIO)

Менеджер программ, управление активами и конфигурациями ИТ-услуг (SACM)

директор по информационным технологиям, полевые операции

Полевые офисы CI

Координатор оборудования информационной системы управления CI (CIMIS)

Финансовый директор и заместитель финансового директора

Финансовый директор и заместитель финансового директора несут ответственность за контроль за соблюдением учетной политики в отношении основных средств Servicewide.

Младший финансовый директор по финансовому управлению и заместитель младшего финансового директора по административно-финансовому управлению

ACFO по FM и заместитель ACFO по AFM несут ответственность за предоставление руководящих указаний по имуществу и оборудованию для бизнес-подразделений и офисов, а также за обеспечение надлежащего отражения операций с недвижимостью и оборудованием в финансовых отчетах.

Отдел финансовой отчетности

Отдел финансовой отчетности отвечает за:

Наблюдение за процедурами бухгалтерского учета и внутреннего контроля для учета административного имущества и оборудования.

Обеспечение точного отражения операций с недвижимостью и оборудованием в модуле учета активов (AAM).

Начальник Службы управления объектами и безопасности (FMSS)

Руководитель FMSS отвечает за установление политик, процедур, стандартов и руководящих принципов для всей службы в отношении покупки и использования мебели и оборудования:

Обеспечение централизованного контроля и руководства по управлению имуществом и оборудованием.

Планирование, ведение переговоров, выполнение и управление деятельностью по закупке имущества и оборудования.

Проведение внутреннего контроля основных средств.

Заместитель начальника ФМСС

Заместитель начальника FMSS отвечает за получение, оценку и распоряжение иностранными подарками, украшениями и безусловными (натуральными) подарками, переданными сотрудникам IRS, в соответствии с Законом об иностранных подарках и украшениях от 1966 года с поправками (5 USC 7342). ) и Приказ о делегировании полномочий 1–24 (Руководство по управлению имуществом и активами FMSS).

Офис главного директора по закупкам

OCPO отвечает за создание, поддержание и обеспечение закупок в соответствии с федеральными правилами закупок, политикой и правилами закупок Министерства финансов, политикой закупок налоговой службы (IRSAP) и процедурами, рекомендациями и информацией (PGI). документы.

Главный информационный директор

ИТ-директор отвечает за:

Управление всеми ИТ-ресурсами IRS.

Предоставление и обслуживание модернизированных информационных систем в рамках IRS, включая политики, процедуры и методы контроля информационной безопасности для решения задач планирования системной безопасности и удовлетворения всех применимых потребностей.

Обеспечение того, чтобы информационные системы поддерживали утвержденный план безопасности, были авторизованы для работы и имели возможность сообщать обо всех действиях, связанных с безопасностью.

Назначение контактного лица (POC) для координации всех вопросов политики, связанных с безопасностью информационных систем, включая: компьютерную безопасность, телекоммуникационную безопасность, операционную безопасность, управление сертификатами, электронную аутентификацию, аварийное восстановление (DR) и защиту критической инфраструктуры, связанную с кибербезопасностью. угрозы.

Менеджер программ, управление активами ИТ-услуг и конфигурацией

Менеджер программы, IT SACM, отвечает за:

Обеспечение надзора, координации и руководства по управлению активами ИТ-оборудования Servicewide в рамках KISAM.

Выполнение анализа базы данных KISAM и выявление аномалий.

Поддержание бизнес-правил для процессов управления активами.

Разработка и совершенствование процессов управления активами и контроля.

Предоставление указаний владельцам активов и ИТ-персоналу в отношении действий с имуществом и оборудованием для улучшения процессов управления активами и контроля.

Обеспечение точного ведения записей в KISAM.

Начальник, CI

Начальник, CI, отвечает за:

Поддержание и координация инвентаризации, контроля и учета всего исследовательского и неисследовательского оборудования КВОИ.

Установление единых правил и руководств по назначению, использованию, применению и аренде оборудования CI для обеспечения надлежащей безопасности и продления срока службы.

Предоставление запрашивающей стороне электронной выдержки из данных Информационной системы управления уголовными расследованиями (CIMIS).

Распределение оборудования CI между офисами на местах.

Выполнение всех ролей управляющего недвижимостью, включая отчетность по записям.

Координация требований по закупкам CI с отделом закупок.

Обеспечение точного ведения учета активов в КИМС.

Директор по информационным технологиям, полевые операции

Директор CI по полевым операциям отвечает за:

Ведение точного учета всего следственного оборудования, принадлежностей для расследований и материалов для расследований, закрепленных за директором отдела полевых операций.

Назначение местного координатора по оборудованию CIMIS, ответственного за обучение новых операторов и оказание помощи координаторам по оборудованию на местах в их регионе.

Полевые офисы CI

Полевые офисы CI несут ответственность за ведение точного учета всего следственного оборудования.

Координатор оборудования информационной системы управления уголовными расследованиями

Координатор оборудования CIMIS отвечает за:

Обеспечение предоставления информации для доступа к КИМИС новыми пользователями администратору пользователей КИМИС.

Убедиться, что все пользователи осведомлены о процедурах безопасности.

Предложение всего лишнего оборудования всем другим отделениям на местах перед его утилизацией.

Обеспечение того, чтобы инвентаризация следственного оборудования была завершена, задокументирована и передана в Национальную академию подготовки уголовных расследований (NCITA) в установленные сроки в четвертом квартале каждого финансового года.

Бизнес-подразделения

Подразделения несут ответственность за соблюдение политик и процедур в отношении реквизиции, покупки и сохранности имущества и оборудования.

Управление программой и обзор

Отчеты по программам. IRS использует IFS в качестве своей официальной финансовой системы учета и сообщает об исторической стоимости, амортизации и остаточной стоимости основных средств в своих годовых финансовых отчетах в соответствии с рекомендациями FASAB, OMB и Казначейства.

Эффективность программы. Эффективность измеряется обеспечением того, чтобы все классификации активов были действительными и своевременно регистрировались при соответствующих пороговых значениях.

Элементы управления программой

Отдел финансовой отчетности внедряет средства контроля для обеспечения разумной уверенности в том, что остатки основных средств точны:

Анализ всех операций с недвижимостью и оборудованием и определенных расходов на сумму 50 000 долларов США и выше, чтобы убедиться, что они правильно классифицированы.

Сверка баз данных имущества и оборудования между AAM, KISAM и CIMIS.

Сверка AAM с главной бухгалтерской книгой.

Разделение обязанностей и контроль доступа к IFS.

Термины и определения

К этой программе применяются следующие термины и определения.

Стоимость приобретения – первоначальная стоимость актива для государства, которая представляет собой сумму, отраженную в финансовой и бухгалтерской документации. Это включает в себя все затраты, понесенные для приведения актива в форму и местоположение, подходящие для его предполагаемого использования.

Актив — материальные или нематериальные объекты, принадлежащие федеральному правительству, которые приносят вероятные экономические выгоды, которые могут быть получены или контролироваться федеральным государственным органом.

Балансовая стоимость — чистая сумма, по которой актив или обязательство отражено в бухгалтерских книгах (также называемая балансовой стоимостью или суммой). Он равен валовой или номинальной сумме актива или обязательства за вычетом любого резерва или суммы оценки.

Основные активы – земля (включая парковые земли), сооружения, оборудование (включая автомобильный и авиационный парки) и интеллектуальная собственность (включая программное обеспечение), которые используются федеральным правительством и имеют расчетный срок полезного использования не менее двух лет. .

Капитализация – запись затрат как актива, а не как расхода.

Капитальная аренда — любая аренда, кроме аренды с выкупом, которая не соответствует критериям операционной аренды. Капитальная аренда требует полного финансирования в начале срока аренды.

Коммерческое готовое программное обеспечение (COTS) — программное обеспечение, которое покупается у поставщика и готово к использованию с небольшими изменениями или без изменений.

Информационная система управления уголовными расследованиями (CIMIS) — система баз данных, используемая отделом уголовных расследований (CI) для отслеживания действий по управлению активами в течение всего жизненного цикла не связанного с ИТ и конфиденциального оборудования правоохранительных органов от приобретения до утилизации.

Отложенное техническое обслуживание и ремонт (DM&R) — техническое обслуживание и ремонт, которые не были выполнены в то время, когда они должны были быть или должны были быть выполнены, и которые отложены или отложены на будущий период.

Амортизация – систематическое и рациональное распределение стоимости приобретения актива за вычетом предполагаемой ликвидационной или остаточной стоимости в течение расчетного срока его полезного использования.

Прямые затраты — затраты, назначенные действиям путем прямого отслеживания единиц ресурсов, потребляемых отдельными действиями. Стоимость, конкретно идентифицируемая с одним объектом затрат.

Косвенные затраты — затраты, которые невозможно определить конкретно или связать с данным объектом затрат с экономической точки зрения.

Обесценение — значительное и необратимое снижение полезности основных средств и оборудования или ожидаемой полезности незавершенного строительства.

Программное обеспечение для внутреннего использования (IUS). Программное обеспечение, приобретаемое у коммерческих поставщиков в готовом виде, разработанное внутри компании или разработанное подрядчиком исключительно для удовлетворения внутренних или операционных потребностей организации.

Программное обеспечение, разработанное внутри компании. Программное обеспечение, активно разрабатываемое сотрудниками, включая новое программное обеспечение, а также существующее или приобретенное программное обеспечение, которое модифицируется с помощью подрядчика или без него.

Knowledge, Incident/Problem, Service and Asset Management (KISAM) — система инвентаризации всего имущества и оборудования, подотчетного IRS, за исключением улучшения арендованного имущества, программного обеспечения, следственного оборудования и транспортных средств. Следственное оборудование и транспортные средства регистрируются в ЦИМИС. Модуль KISAM Asset Manager используется для отслеживания действий по управлению активами в течение всего жизненного цикла ИТ- и не-ИТ-оборудования от приобретения до утилизации.

Лизинг-покупка — тип аренды, при котором право собственности на актив передается правительству в конце срока аренды или вскоре после него.

Чистая балансовая стоимость — чистая стоимость актива или группы активов, отраженная в бухгалтерских книгах. Он основан на первоначальной стоимости (валовой сумме) актива за вычетом любого износа, амортизации или обесценения актива.

Код категории продукта (PCC) или код группы материалов (MGC) — элемент данных, используемый для группировки материалов и услуг в соответствии с их характеристиками. PCC/MGC может быть связан с одним пунктом обязательств и несколькими федеральными кодами поставок (FSC).

Оперативный лизинг — соглашение, передающее право на использование имущества в течение определенного времени в обмен на периодические арендные платежи.

Восстановление — восстановление или ремонт исправных или работоспособных предметов до состояния, близкого к новому, или ремонт непригодных или неработоспособных предметов, когда общая цель состоит в восстановлении или обновлении предметов до состояния, близкого к новому.

Корзина — официальный документ заявки на закупку в государственном секторе (PPS), подаваемый конечным пользователем, программным офисом или представителем подрядчика (COR) для приобретения имущества и оборудования, поставок или услуг через назначенный отдел закупок через Гарантированный сотрудник по контрактам.

Полезность услуги — ожидаемая полезная мощность при приобретении.

Читайте также: