Как сделать электронную подпись

Обновлено: 21.11.2024

Организации в значительной степени полагаются на удаленный рабочий процесс. Благодаря электронным и цифровым подписям утверждение документов стало более эффективным и юридически обязывающим. Электронные подписи можно использовать в различных программах, включая Microsoft Word. В следующем сегменте будет обсуждаться, как создать электронную подпись в Word.

Как создать электронную подпись в Word

Большинство людей и организаций используют Word для создания документов. Учитывая глобальную популярность платформы, электронная подпись стала более эффективной формой получения одобрения и проверки по сравнению с подписями влажными чернилами. Электронные подписи устраняют необходимость распечатывать и отправлять печатные копии перед получением утверждений.

Создавать электронные подписи в Word очень просто, и их можно применять в версиях 2007 и вплоть до последней версии Office 365. Чтобы создать электронные подписи в Word, выполните следующие действия:

  1. Поместите курсор на нужную строку или место для подписи.
  2. Перейдите на вкладку «Вставка» и нажмите «Строка подписи». В других версиях Word может потребоваться нажать «Список подписей» в разделе «Текст».
  3. Заполните необходимые данные, такие как предполагаемая подписывающая сторона и должность. Появится строка подписи.

  • Выберите изображение выбранной вами подписи;
  • Введите печатную версию подписи;
  • Или нарисуйте подпись на устройстве с сенсорным экраном.

Хотя электронные подписи повышают эффективность и удобство проверки документов и сохраняют юридическую силу, безопасность и целостность документа по-прежнему могут быть поставлены под сомнение, поскольку эти подписи не проверяются. Эти проблемы решаются с помощью цифровых подписей.

Как создать цифровую подпись?

Цифровая подпись – это тип электронной подписи, добавляющий функцию безопасности посредством шифрования. Он использует инфраструктуру открытых ключей (PKI), которая требует безопасного создания и сохранения ключей. Цифровые подписи также предоставляют такие функции, как метки времени, для обеспечения целостности документов.

Чтобы поставить цифровую подпись в документе Word, пользователь должен иметь действующий цифровой сертификат, обычно выдаваемый центром сертификации (ЦС). Центры сертификации — это сторонние организации, которые выдают доверенные сертификаты другим объектам. GlobalSign — это пример ЦС, который делает цифровые подписи доступными для организаций благодаря полной интеграции с Adobe Sign. После того, как ваша организация завершит процессы проверки личности, вы можете легко получить сертификаты от GlobalSign и автоматически создавать подписи на доверенной платформе.

Цифровые подписи GlobalSign также можно создавать с помощью Microsoft Word. Выполните следующие действия, чтобы создать видимую цифровую подпись в Word:

  1. Найдите место, где нужна подпись, и вставьте строку подписи.
  2. Добавить информацию о подписывающей стороне (имя, должность и т. д.).
  3. Нажмите правой кнопкой мыши строку подписи и выберите "Подписать". Вы можете загрузить изображение своей подписи.
  4. В поле "Подписание как" нажмите "Изменить". Убедитесь, что вы выбрали правильный цифровой сертификат и заполните необходимую дополнительную информацию.
  5. Нажмите «Подписать» и введите свой пароль.

После успешного выполнения этих шагов документ будет сохранен с вашей видимой цифровой подписью. Любые изменения в документе сделают вашу подпись недействительной.

Минусы создания собственной цифровой подписи

Некоторые организации предпочитают создавать свои собственные цифровые подписи, выдавая личные сертификаты. Однако создание собственной цифровой подписи может принести вашему бизнесу больше вреда, чем пользы, учитывая отсутствие защитных свойств личных сертификатов.

Цифровые сертификаты, выданные лично, не могут использоваться в качестве цифровых подписей. Цифровая подпись предназначена для предоставления пользователю и получателю дополнительного уровня безопасности за счет шифрования, что упрощает проверку личности отправителя. Однако с собственными цифровыми подписями проверка является сложной задачей.

Цифровые сертификаты, выданные лично, не становятся автоматически доверенными для других пользователей. Совместное использование файлов с цифровой подписью требует, чтобы другие люди вручную доверяли личному сертификату. В то время как цифровые сертификаты, выданные ЦС, проходят проверку с различными уровнями проверки, собственные цифровые подписи не имеют этого уровня проверки подлинности, что делает организацию уязвимой для кибератак.

Кроме того, расширение нормативно-правовой базы создает проблемы для пользователей непроверенных цифровых подписей. В отличие от подписей, выдаваемых центрами сертификации, непроверенные цифровые подписи не соответствуют общим и конкретным отраслевым законам.Собственные цифровые подписи также не являются членами AATL. Поэтому, если вы хотите, чтобы ваш бизнес был полностью защищен и соответствовал требованиям, лучше всего использовать цифровые подписи, выданные ЦС.

GMO Sign для цифровой подписи документов

Не все цифровые сертификаты одинаковы. Ваша организация должна выбрать правильную платформу, которая сделает ваш рабочий процесс более безопасным и удобным. Основная проблема при использовании цифровых подписей для организаций обычно связана с огромным объемом необходимых подписей, с которыми некоторые поставщики не могут справиться. Кроме того, существуют проблемы с интеграцией приложений, используемых в вашей организации.

GlobalSign предлагает решения этих проблем. Мы являемся лицензированным центром сертификации, который выпускает цифровые подписи. С GMO Sign предприятия могут пользоваться облачным решением для электронной подписи, которое легко масштабируется в соответствии с требованиями организации, независимо от того, являетесь ли вы небольшим предприятием или глобальной компанией. Этот продукт также легко интегрируется в приложения для подписи документов, что позволяет подписывать соответствующие документы в электронном и цифровом виде, даже в формате Word или PDF. Программное обеспечение поможет вам на каждом этапе пути.

Знак GMO поставляется с различными функциями безопасности. Помимо стандартного шифрования с использованием открытого и закрытого ключей, GMO Sign предлагает метку времени, долгосрочную проверку и бесклиентский интерфейс, который дополнительно проверяет целостность документа. Эти цифровые подписи также соответствуют различным законам.

Помимо цифровой подписи, GMO Sign также предлагает облачное управление документами и их хранение — от регистрации до поиска документов, управления продлением контрактов и ограничений просмотра. GlobalSign предлагает решение, выходящее за рамки подписания документов и обеспечивающее оптимальный рабочий процесс для вашей организации.

Вы можете создать свою электронную подпись несколькими способами. Для каждой подписи требуется всего несколько кликов или свайпов, и она будет сохранена в вашей учетной записи HelloSign для будущей подписи. Вот ваши варианты:

  • Нарисуйте свою подпись пальцем или стилусом. Если у вас есть доступ к сенсорному экрану, вы можете пальцем создать электронную подпись прямо в документе. Это особенно полезно, когда вы подписываете на мобильном устройстве или планшете!
  • Загрузите изображение своей подписи. Используйте свой телефон или камеру, чтобы сфотографировать вашу бумажную подпись. После того как он будет загружен в вашу учетную запись HelloSign, он будет преобразован в файл .jpg, который аккуратно накладывается на строку подписи в вашем документе.
  • Используйте курсор, чтобы нарисовать свою подпись. Используя мышь или сенсорную панель, вы можете перетаскивать курсор вдоль строки подписи, чтобы создать уникальную электронную подпись.
  • Используйте клавиатуру, чтобы ввести свою подпись. Это самый простой способ создать свою электронную подпись. После того, как вы введете свое имя, вы можете выбрать шрифт, который лучше всего соответствует вашей бумажной подписи.

Легко! Зарегистрируйте бесплатную учетную запись HelloSign и получите три бесплатных электронных подписи в месяц. Планы Essentials и выше открывают неограниченное количество документов, шаблонов и многого другого!

Является ли электронная подпись такой же законной, как и бумажная подпись?

Да! Электронные подписи защищены на федеральном уровне Законом ESIGN от 2000 года. Они также защищены на уровне штата Законом UETA. На международном уровне электронные подписи защищены различными законами и законами. У нас есть клиенты, использующие HelloSign в Австралии, ЕС и других странах!

Насколько безопасно использовать электронные подписи для подписания документов?

Ага! Это абсолютно безопасно, если вы работаете с проверенным и безопасным поставщиком электронной подписи. HelloSign предлагает безопасность на уровне банка, чтобы гарантировать, что ваша информация и документы останутся защищенными. Сюда входят:

  • Размещение на современном объекте SAS70 Type II, SSAE 16, сертифицированном по стандарту ISO 27001.
  • Подключение, зашифрованное с помощью SSL (Secure Sockets Layer). Такой же уровень безопасности в большинстве ведущих банков!
  • Документы хранятся и шифруются в состоянии покоя с использованием AES — 256-битного шифрования.

Должен ли я подписывать документы электронной подписью в своей учетной записи HelloSign?

HelloSign интегрируется с несколькими другими компаниями, чтобы максимально упростить вход в любое приложение, которое вы используете. Среди наших партнеров по интеграции:

Вы можете быть перенаправлены на наш сайт для заполнения электронной подписи, но вы можете инициировать запросы на подпись непосредственно во встроенных приложениях.

Дополнительные функции

Электронные подписи

HelloSign предоставляет простое в использовании решение для отправки документов на подпись.
‍ Изучите электронные подписи

Подписание онлайн-контракта

HelloSign позволяет легко запрашивать подписи и подписывать контракты онлайн несколькими щелчками мыши.
Ознакомьтесь с онлайн-контрактами

Подписание документов в Интернете

HelloSign позволяет подписывать документы в Интернете с помощью компьютера, планшета или мобильного телефона.
Электронная подпись документов в Интернете

Подписать PDF-файлы

HelloSign позволяет невероятно легко безопасно и надежно подписывать PDF-файлы в Интернете.
Подробнее о подписании PDF-документов

Легкий, простой в использовании, которому доверяют миллионы

Познакомьтесь с нашими премиум-функциями в рамках 30-дневной бесплатной пробной версии

Что такое элемент Rich Text?

Элемент форматированного текста позволяет создавать и форматировать заголовки, абзацы, цитаты, изображения и видео в одном месте, вместо того чтобы добавлять и форматировать их по отдельности. Просто дважды щелкните и легко создавайте контент.

Редактирование статического и динамического контента

Элемент форматированного текста можно использовать со статическим или динамическим содержимым. Для статического контента просто перетащите его на любую страницу и начните редактирование. Для динамического содержимого добавьте поле форматированного текста в любую коллекцию, а затем подключите элемент форматированного текста к этому полю на панели настроек. Вуаля!

Как настроить форматирование для каждого форматированного текста

Заголовки, абзацы, цитаты, рисунки, изображения и подписи к рисункам могут быть оформлены после добавления класса к элементу форматированного текста с помощью системы вложенных селекторов «Когда внутри».

В Microsoft Word есть удобная встроенная функция, которая позволяет пользователям создавать и добавлять документы с электронными подписями.

Однако, несмотря на свою популярность, Word несколько ограничен в отношении более широкой функциональности, когда речь идет об электронных подписях, что делает Word устаревшим программным обеспечением для многих организаций, которые могли бы извлечь выгоду из перехода на более специализированные платформы электронной подписи, такие как PandaDoc и DocuSign.

Что такое электронная подпись?

Электронная подпись, также известная как электронная подпись, представляет собой просто цифровую форму традиционной физической подписи, упрощающую подписание документов. Как и стандартная собственноручная подпись, электронные подписи в основном служат доказательством того, что подписывающее лицо утвердило рассматриваемый документ.

Кроме того, многие люди считают, что электронные подписи делают документы более профессиональными, что очень важно для создания надлежащего имиджа в деловом мире.

Зачем использовать электронные подписи?

Электронные подписи намного быстрее использовать, чем традиционные подписи, поскольку вам не нужно печатать, физически подписывать, а затем сканировать документ обратно отправителю. Электронные подписи необходимо создать только один раз, после чего их можно будет быстро и легко добавить в любой будущий документ.

Электронные подписи важны для тех, кому необходимо часто отправлять подписанные документы. Команды, такие как отделы продаж, менеджеры по контрактам и практически любой владелец бизнеса или администратор, могут извлечь огромную пользу из их использования.

При правильном использовании цифровая подпись также имеет юридическую силу, как и настоящая подпись. Их также можно зашифровать, поэтому их безопасно использовать даже в важных и конфиденциальных документах.

Зачем добавлять электронную подпись в Microsoft Word?

Microsoft Word – это универсальное программное обеспечение для обработки текстов, используемое предприятиями и отдельными лицами по всему миру для создания документов. Поскольку он так широко используется, многие люди предпочитают добавлять электронные подписи к документам в Word, чтобы увеличить скорость обработки документов.

Основное преимущество добавления электронных подписей в документы Word заключается в том, что большинство из них уже используют это программное обеспечение для создания и редактирования своих документов.

Однако, хотя это может быть наиболее очевидным преимуществом, убедитесь, что ваша организация действительно может поддерживать вариант использования электронных подписей, прежде чем переходить к решению.

Выполните следующие необходимые действия, чтобы добавить электронные подписи в документ Microsoft Word (эти действия относятся к версиям Microsoft Word 2007, 2010, 2013, 2016, 2019 и Word в Office 365):

<р>1. Поместите курсор в то место, где должна располагаться строка подписи в документе Word.

<р>2. Перейдите на вкладку «Вставка» и в разделе «Текст» нажмите «Список подписей», а затем «Строка подписи Microsoft Office».

<р>3. Заполните поля о деталях подписи во всплывающем окне настройки и выберите параметры для поля подписи.

<р>4. Щелкните правой кнопкой мыши поле для подписи в документе.

  • Нажмите «Выбрать изображение», чтобы выбрать изображение подписи, которое вы уже сохранили.
  • В качестве альтернативы, если вы используете сенсорный экран, вы можете вручную нарисовать свою подпись в поле.
  • Или введите печатную версию своего имени прямо в поле.

Несмотря на то, что с помощью Word можно полностью подписывать документы электронной подписью, настройка подписи может оказаться запутанным процессом. Каждому, кто подписывает документ, необходимо скачать документ, открыть его в Word и выполнить шаг 4, чтобы добавить свою подпись или распечатать и подписать его от руки.

Затем вам нужно будет сохранить документ и отправить его обратно отправителю, что приведет лишь к пустой трате времени и потенциальному человеческому фактору.

Ограничения использования Word для электронных подписей

Word не предназначен для использования в качестве программного обеспечения для электронной подписи, и хотя его можно использовать для добавления цифровой подписи, в его функциональности есть некоторые пробелы, которые ограничивают его потенциальные преимущества.

Самое большое ограничение использования Word заключается в том, что оно не может делать то, что может делать другое программное обеспечение после того, как вы соберете подпись. Документы подписываются, чтобы согласиться с содержанием документа и добавить законности, что часто означает, что их необходимо отправить другим предполагаемым получателям.

Представьте, что ваша компания хочет отправить коммерческое предложение потенциальным или потенциальным клиентам. Сначала вам нужно создать документ, подписать его электронной подписью, а затем отправить, возможно, десяткам получателей.

Потом эти получатели должны прочитать его, решить, заинтересованы ли они в нем, подписать его и отправить обратно. В идеале вы могли бы быстро отправить документ по списку получателей, а затем посмотреть, как каждый получатель взаимодействует с документом, прежде чем подписать его. К сожалению, это невозможно в Word.

Еще один большой недостаток Word заключается в том, что это не самый быстрый способ добавления строк подписи и документов eSign. Это может не быть серьезной проблемой для тех, кто редко отправляет документы, которые необходимо подписать, но для компаний и отделов, которые отправляют большой объем документов о продажах, таких как предложения и расценки, использование Word может занять очень много времени.< /p>

Что могут предложить другие платформы, чего не может Word?

Есть много других примеров программного обеспечения, предназначенного для создания, отправки и подписания деловых документов в цифровом виде, например PandaDoc и DocuSign. Эти сервисы предлагают гораздо более широкий спектр полезных функций, в целом упрощая создание полей подписи и электронных подписей.

Например, PandaDoc предоставляет пользователям обширную базу данных шаблонов, адаптированных к широкому спектру вариантов использования в бизнесе, таких как различные типы котировок и предложений, а также внутренние функции, такие как управление персоналом или юридические документы, для ускорения создание качественных, профессиональных документов.

Добавление электронной подписи на этих специализированных платформах безболезненно благодаря интуитивно понятным интерфейсам и возможности добавления в один клик. После подписания документы можно быстро и легко отправить списку получателей непосредственно через само программное обеспечение, а также можно создать безопасный сертификат подписи.

После отправки документы отслеживаются при использовании таких платформ, как PandaDoc. Показатели просмотра, такие как время, затраченное на каждую страницу, время, необходимое для подписи и т. д., автоматически собираются и представляются отправителю. Эта информация определяет, что работает, а что нет, позволяя компаниям корректировать свои торговые документы и со временем повышать их эффективность.

Эти мощные функции и многое другое означают, что внедрение специализированной платформы электронной подписи и документации по продажам может кардинально изменить способ электронной подписи и значительно оптимизировать весь процесс продаж.

PandaDoc интегрирован с Word, благодаря чему ограничения остались в прошлом

PandaDoc интегрирован с Word, благодаря чему ограничения цифровых подписей остались в прошлом.

Теперь, не выходя из Word, вы можете быстро отправить свой документ списку потенциальных или внутренних сотрудников. Но это не все! Вы также можете увидеть, получил ли ваш получатель ваш документ, с обновлениями статуса, сообщающими, подписали они или нет.

Эта интеграция позволяет подписывать существующие документы Word, запрашивать электронные подписи у нескольких получателей и проверять статус вашего документа, не выходя из Word.

Более того, интеграция проста и загружает документы прямо в вашу учетную запись PandaDoc, что упрощает доступ к ним из любого места. Загрузите интеграцию прямо сейчас из Microsoft Marketplace.

Как добавить электронную подпись в документ Word с помощью PandaDoc

PandaDoc упрощает добавление электронных подписей к любому документу. Просто выполните следующие действия:

<р>2. Перетащите поле подписи в документ и добавьте нужные дополнительные поля или текст.

<р>3. Выберите получателей и нажмите «Отправить».

<р>4. Получатели получат уведомление по электронной почте с прямой ссылкой на онлайн-версию документа. Им нужно щелкнуть поле подписи и выбрать создание, загрузку или ввод электронной подписи.

<р>5. Копия документа отправителя автоматически обновляется по мере добавления подписей. Действия с документами можно удобно отслеживать и отправлять соответствующие последующие действия. PandaDoc даже создает цифровой сертификат с датой подписания и цифровым идентификатором, что обеспечивает легитимность документа.

Лучший способ электронной подписи деловых и торговых документов

Microsoft Word может быть самым популярным программным обеспечением для обработки текстов как для компаний, так и для частных лиц, но это не делает его лучшим выбором для электронных подписей.

В настоящее время существует огромное количество программного обеспечения, предназначенного в большей степени для создания электронных подписей и добавления их к документам. Альтернативы Word, такие как PandaDoc и DocuSign, не только невероятно упрощают электронную подпись, но и включают в себя широкий спектр других инструментов, которые помогут вам с легкостью создавать, отправлять, подписывать и отслеживать большое количество важных деловых документов.

Похожие вопросы

Легко загружать и скачивать документы Word с помощью DocX Converter

Отказ от ответственности

Стороны, отличные от PandaDoc, могут предоставлять продукты, услуги, рекомендации или представления на сайте PandaDoc («Сторонние материалы»). PandaDoc не несет ответственности за изучение или оценку таких Материалов третьих лиц и не предоставляет никаких гарантий в отношении Материалов третьих лиц. Ссылки на такие Материалы третьих лиц предназначены для вашего удобства и не означают одобрения таких Материалов третьих лиц.

Хотите узнать, как создать электронную подпись в Word? Существует более 1,2 миллиарда пользователей Microsoft Office, и высока вероятность того, что они используют Microsoft Word. Вопрос в том, зачем им сегодня печатать, сканировать, отправлять по факсу или отправлять подпись? Так просто создать электронную подпись в документе Microsoft Word, даже не выходя из приложения. Какой бы ни была причина использования Microsoft Word, будь то письма-предложения, контракты, счета-фактуры или адаптационные пакеты, пользователи могут создать электронную подпись в Word всего за несколько шагов. Прочтите это простое руководство, чтобы узнать, как поставить электронную подпись в Word.

Пошаговое руководство по созданию электронной подписи в Microsoft Word

1. Сначала установите надстройку DocuSign.

Перейдите на вкладку «Вставка» и перейдите в Магазин Office (или Магазин на Mac).

Выполните поиск DocuSign. Добавьте DocuSign for Word и подтвердите установку. Это бесплатно.

После успешной загрузки надстройки вы увидите новый пункт меню в Word под названием «DocuSign». Нажмите на нее и выберите «Подписать документ».

Вы увидите вот такое окно.

2. Если вы новичок в DocuSign, создайте учетную запись DocuSign с бесплатной пробной версией.

Регистрация позволит вам создать бесплатную электронную подпись в Word.Если вы уже являетесь клиентом, перейдите к шагу 3.

3. Войдите в свою учетную запись DocuSign.

Вернитесь в меню DocuSign, нажав «Подписать документ». Нажмите «Войти», введите адрес электронной почты и пароль и нажмите «Войти». Затем нажмите «Продолжить».

4. Теперь вы можете добавить свою подпись к документу.

Перетащите поле подписи, чтобы добавить свою подпись в документ Word.

Нажмите «Подпись» в левой части страницы, щелкните место, куда вы хотите вставить свою подпись, и нажмите желтую кнопку «Принять и подписать» в нижней части окна. Ваша подпись появится в нужном месте документа. Нажмите «Готово» вверху страницы. Вы также можете подписать с помощью приложения Microsoft Word.

5. Ваш подписанный документ готов к отправке и загрузке.

Введите имя и адрес электронной почты получателя в поля «Полное имя» и «Адрес электронной почты» во всплывающем меню, затем нажмите «Отправить и закрыть».

Зачем добавлять электронную подпись в документы Microsoft Word?

Теперь, когда вы знаете, как добавить электронную подпись в Word, вот несколько причин, почему это полезно сделать.

  • Подлинность: подпись подтверждает, кто подписал.
  • Целостность: подпись подтверждает, что документ не был подделан с момента его подписания.
  • Неотказуемость: подпись доказывает происхождение документа для всех сторон, предотвращая диссоциацию.

Зачем добавлять электронную подпись из DocuSign?

DocuSign for Word позволяет легко и эффективно подписывать в цифровом виде практически с любого устройства. Независимо от того, в какой отрасли вы работаете, вы можете без проблем работать на всех своих устройствах. Это так же безопасно и надежно, как подписание на бумаге и чернилами.

  • Подпишитесь электронным способом, не выходя из Microsoft Word или других продуктов Microsoft, таких как Outlook или SharePoint. Вы даже можете подписать, используя свой мобильный телефон. DocuSign удостоверяет личность подписывающего лица, поэтому вы можете быть уверены, что электронные подписи не подделаны.
  • Сертификат ISO 27001, DocuSign обеспечивает безопасность и надежность банковского уровня.
  • Сертификат о завершении DocuSign может быть принят судом и содержит контрольный журнал адресов электронной почты, временных меток и IP-адресов подписанта.

Знаете ли вы, что в Microsoft Word можно добавить собственную подпись?

Если вы привязаны к своему автографу, вы можете создать свою собственную электронную подпись в Word, а не один из готовых вариантов DocuSign.

Нажмите на изображение профиля, затем нажмите «Настройки». В разделе "Профиль участника" нажмите "Управление идентификацией".

Чтобы нарисовать подпись в Word, нажмите и удерживайте поле «Нарисовать подпись», затем нарисуйте нужную подпись. Нажмите и удерживайте в поле «Нарисуйте свои инициалы», чтобы нарисовать нужные инициалы. Нажмите «Принять» для подтверждения.

Узнайте больше о DocuSign eSignature и других способах цифровой трансформации вашего бизнеса с помощью DocuSign Agreement Cloud.

Крис Хоффман

Крис Хоффман
Главный редактор

Крис Хоффман – главный редактор How-To Geek. Он писал о технологиях более десяти лет и два года был обозревателем PCWorld. Крис писал для The New York Times и Reader's Digest, давал интервью в качестве эксперта по технологиям на телевизионных станциях, таких как NBC 6 в Майами, и освещал свою работу в новостных агентствах, таких как Би-би-си. С 2011 года Крис написал более 2000 статей, которые были прочитаны почти миллиард раз — и это только здесь, в How-To Geek. Подробнее.

Джастин Дуино
Директор по обзорам

Джастин Дуино (Justin Duino) — директор по обзору How-To Geek (и LifeSavvy Media в целом). Последнее десятилетие он писал об Android, смартфонах и других мобильных технологиях. Помимо своей письменной работы, он также был постоянным приглашенным комментатором на CBS News и BBC World News and Radio, чтобы обсуждать текущие события в технологической отрасли. Подробнее.

Вам был отправлен документ по электронной почте, и вы должны подписать его и отправить обратно. Вы можете распечатать документ, подписать его, а затем отсканировать и отправить по электронной почте. Но есть лучший и более быстрый способ.

Мы покажем вам, как быстро добавить свою подпись в любой документ PDF, сохранив его как стандартный файл PDF, который можно прочитать где угодно. Вы можете сделать это на Windows, Mac, iPad, iPhone, Android, Chrome OS, Linux — на любой платформе, которую вы предпочитаете.

Электронные подписи, а не цифровые подписи

  1. Windows: откройте PDF-файл в Adobe Reader и нажмите кнопку «Заполнить и подписать» на правой панели.
  2. Mac: откройте PDF-файл в режиме предварительного просмотра, нажмите кнопку "Панель инструментов", затем нажмите "Подписать".
  3. iPhone и iPad: откройте вложение PDF в Mail, затем нажмите «Разметить и ответить», чтобы подписать.
  4. iPhone и Android: загрузите Adobe Fill & Sign, откройте PDF-файл и нажмите кнопку «Подпись».
  5. Chrome: установите расширение HelloSign, загрузите PDF-файл и нажмите кнопку "Подпись".

Во-первых, давайте разберемся с терминологией. В этой статье рассматриваются электронные подписи, а не цифровые подписи, которые представляют собой нечто совершенно другое. Цифровая подпись криптографически надежна и подтверждает, что кто-то с вашим закрытым ключом подписи (другими словами, вы) видел документ и авторизовал его. Это очень безопасно, но и сложно.

Электронная подпись — это просто изображение вашей подписи, наложенное поверх PDF-документа. Вы можете сделать это со всеми типами приложений, и это то, что потребуется большинству людей, когда они отправят вам документ на подпись. Отправьте им PDF-файл с цифровой подписью, и они не будут знать, что с ним делать. Для многих компаний просто принимать подписанные документы по электронной почте вместо того, чтобы заставлять вас отправлять их по факсу, — это огромный технологический прорыв.

Конечно, приведенные ниже методы не являются абсолютно безопасными, но ни один из них не позволяет печатать что-либо, делать пометки ручкой, а затем снова сканировать. По крайней мере, так быстрее!

Windows: используйте Adobe Reader

Хотя Adobe Reader – не самая легкая программа для просмотра PDF-файлов, она является одной из самых многофункциональных и на самом деле отлично поддерживает подписание PDF-документов. Другие сторонние программы для чтения PDF-файлов могут предлагать эту функцию, но они обычно требуют, чтобы вы приобрели платную версию, прежде чем использовать их функции подписи.

Чтобы подписать документ с помощью Adobe Reader, сначала откройте документ PDF в приложении Adobe Acrobat Reader DC. Нажмите кнопку «Заполнить и подписать» на правой панели.

Нажмите кнопку «Подписать» на панели инструментов и выберите «Добавить подпись», чтобы добавить свою подпись в Adobe Acrobat Reader DC.

Если вам нужно добавить в документ другую информацию, вы можете сделать это с помощью других кнопок на панели инструментов. Например, вы можете ввести текст или добавить галочки для заполнения форм с помощью кнопок на панели инструментов «Заполнить и подписать».

Вы можете создать подпись одним из трех способов. По умолчанию Adobe Reader выбирает «Тип», чтобы вы могли ввести свое имя и преобразовать его в подпись. Это не будет похоже на вашу настоящую подпись, поэтому, вероятно, это не идеальный вариант.

Вместо этого вы, вероятно, захотите выбрать «Рисовать», а затем нарисовать свою подпись с помощью мыши или сенсорного экрана. Вы также можете выбрать «Изображение», если хотите подписать лист бумаги, отсканировать его с помощью сканера, а затем добавить свою письменную подпись в Adobe Reader. (Да, для этого требуется сканирование, но вам нужно сделать это только один раз, после чего вы сможете использовать эту подпись на любых документах, которые вы подписываете электронной подписью в будущем.)

После создания подписи нажмите «Применить», чтобы применить ее к документу. Оставьте флажок «Сохранить подпись» отмеченным, и вы сможете быстро добавить эту подпись в будущем.

Поместите свою подпись в нужное место с помощью мыши и нажмите, чтобы применить ее. Если вы решили сохранить свою подпись, в будущем она будет легко доступна в меню «Подписать».

Чтобы сохранить подписанный PDF-документ, нажмите «Файл» > «Сохранить» и выберите папку для файла.

Сохранить и выбрать место для документа" width="650" height="471" />

Mac: используйте предварительный просмотр

Пользователям Mac повезло больше, чем пользователям Windows. Приложение Preview, включенное в macOS, имеет встроенные функции подписания документов. Благодаря превосходным трекпадам, встроенным в MacBook, вы можете нарисовать свою подпись на трекпаде одним пальцем, чтобы ввести ее в предварительный просмотр. На новом MacBook с трекпадом «Force Touch» он даже чувствителен к давлению, что позволяет ставить еще более точные подписи.

Вы также можете просто подписать лист бумаги и «отсканировать» его с помощью веб-камеры, если предпочитаете создавать подпись старомодным способом (или если у вас iMac без трекпада).

Чтобы подписать документ, откройте документ PDF в режиме предварительного просмотра (это должно быть приложение по умолчанию, которое открывается при двойном щелчке файла PDF, если вы не изменили его). Нажмите кнопку «Показать панель инструментов разметки» в форме панели инструментов, а затем нажмите кнопку «Подписать» на появившейся панели инструментов.

Вам будет предложено либо создать подпись, проведя пальцем по трекпаду, либо подписать лист бумаги и отсканировать его с помощью веб-камеры. Сохраните свою подпись один раз, и Preview запомнит ее на будущее.

После того, как вы зафиксировали подпись, вы можете выбрать ее в меню, которое появляется после нажатия кнопки «Подписать». Ваша подпись применяется в виде изображения, которое можно перетаскивать и изменять размер в соответствии с документом.

Другие параметры на панели инструментов позволяют вводить текст и рисовать фигуры в документе, позволяя при необходимости заполнять формы.

Когда вы закончите, нажмите «Файл» > «Сохранить», чтобы сохранить PDF-файл, применив свою подпись к файлу. Вы также можете нажать «Файл» > «Дублировать», чтобы создать копию PDF-файла и сохранить изменения в новой копии файла без изменения оригинала.

Если по какой-либо причине предварительный просмотр вам не нравится, вы также можете использовать Adobe Reader DC на Mac. Это будет работать так же, как подписание документа в Windows, поэтому см. инструкции в разделе Windows для получения информации об этом.

iPhone и iPad: используйте Mail или Adobe Fill & Sign

На iPhone или iPad вы можете подписывать документы с помощью функции разметки в почтовом приложении для iPhone или iPad. Если у вас есть Mac и вы используете предварительный просмотр для подписи документов, ваша подпись будет фактически синхронизироваться с вашего Mac на iPhone или iPad, поэтому вам не придется создавать ее во второй раз.

Эта функция удобна, но работает только в том случае, если вы хотите подписывать документы в приложении "Почта". Например, вам может быть отправлен документ в формате PDF по электронной почте, и вам может потребоваться подписать его и отправить обратно по электронной почте.

Для этого вам необходимо получить электронное письмо с вложенным PDF-файлом, коснуться вложения PDF и щелкнуть значок «Разметка и ответ» в форме панели инструментов в правом нижнем углу экрана во время просмотра PDF-файла. .

После этого вы сможете добавить подпись, нажав кнопку подписи в правом нижнем углу экрана. Вы также можете набирать текст и рисовать в документе, если хотите.

Когда вы нажмете «Готово», приложение «Почта» автоматически создаст ответ на электронное письмо с вложенным подписанным документом. Вы можете ввести сообщение электронной почты, а затем отправить подписанный документ.

Хотя это и удобно, но работает только в приложении "Почта", поэтому его возможности очень ограничены. Если вы хотите сделать это из любого другого приложения, вам понадобится стороннее приложение для подписи.

Здесь есть довольно много вариантов, но нам нравится приложение Adobe Fill & Sign от Adobe, которое позволяет бесплатно подписывать неограниченное количество документов. Он даже может делать снимки бумажных документов с помощью вашей камеры, чтобы вы могли создавать цифровые копии бумажных форм. Вы можете подписать документ, написав на сенсорном экране пальцем или стилусом, а также они позволяют вводить текст в документы PDF для их заполнения.

Чтобы загрузить документ PDF из другого приложения в Adobe Fill & Sign, найдите файл PDF в другом приложении, нажмите кнопку «Поделиться» и выберите приложение Adobe Fill & Sign. Затем вы можете нажать кнопку подписи, чтобы легко подписать документ. Когда вы закончите, нажмите кнопку «Поделиться» в Adobe Fill & Sign, чтобы отправить подписанный документ в другое приложение.

Если ваша компания ищет более полнофункциональный инструмент или вам просто не нравится Adobe Sign & Fill, нам также особенно нравится SignNow. Он работает очень хорошо и позволяет подписывать документы пальцем. Вы можете бесплатно подписывать до пяти документов в месяц, но после этого требуется ежемесячная абонентская плата. Однако это хорошая альтернатива.

Android: используйте Adobe Fill & Sign

В Android нет встроенного приложения, которое может это сделать. Вместо этого вам нужно будет использовать стороннее приложение. Как и на iPhone и iPad, нам нравится Adobe Fill & Sign, которая позволяет бесплатно подписывать неограниченное количество документов в месяц. Он также может делать снимки бумажных документов с помощью камеры, чтобы вы могли подписывать их электронной подписью.

После установки приложения вы можете открывать PDF-документы в приложении и нажимать кнопку подписи, чтобы подписать их. Затем вы можете поделиться подписанным документом с другим приложением, нажав кнопку "Поделиться".

Как и на iPhone и iPad, мы также рекомендуем SignNow, если вы хотите что-то более функциональное и готовы платить (поскольку он предлагает только до пяти подписей в месяц бесплатно).

Chromebook: используйте HelloSign

На Chromebook вы найдете множество сервисов веб-подписи, которые вам подойдут. Нам нравится HelloSign, который предлагает хороший веб-интерфейс, а также приложение Chrome, которое интегрируется с Google Диском. Это позволяет бесплатно подписывать до трех документов в месяц.

Базовый веб-интерфейс HelloSign позволяет легко загружать PDF-документы и подписывать их, нарисовав свою подпись или загрузив изображение. Затем вы можете отправить подписанный документ кому-нибудь по электронной почте или скачать документ и делать с ним все, что захотите.

Если вам не нравится HelloSign, DocuSign хорошо работает и на Chromebook, предлагая приложение, которое интегрируется с Google Диском для подписания, и расширение для браузера, позволяющее подписывать документы из Gmail. Но DocuSign не предлагает никаких бесплатных подписей. SignNow также предлагает приложение Chrome для Google Диска и расширение для Gmail, но приложение и расширение не так хорошо рассмотрены.

Linux: все сложно

В Linux это немного сложнее, так как официальная версия Adobe Reader для Linux больше не выпускается. Даже старые, устаревшие версии, доступные для Linux, не имеют этой функции, равно как и популярные интегрированные программы просмотра PDF, такие как Evince и Okular.

Возможно, вы захотите попробовать веб-инструмент, такой как HelloSign, описанный в разделе Chromebook выше, чтобы упростить работу.

Если вы хотите использовать настольное приложение, Xournal, вероятно, является наиболее удобным инструментом для подписи PDF-файлов в Linux. Он может аннотировать PDF-файлы, добавляя к ним изображения. Во-первых, вам нужно создать изображение вашей подписи — подписать лист бумаги, отсканировать его в вашу систему Linux и очистить. Вы могли бы просто сфотографировать его с помощью веб-камеры или камеры смартфона. Вы можете настроить его в GIMP, чтобы он имел прозрачный фон, или просто убедитесь, что вы подписываете белый лист бумаги и что фон полностью белый.

Установите Xournal из инструмента установки программного обеспечения вашего дистрибутива Linux, откройте PDF-файл и выберите пункт меню «Инструменты» > «Изображение». Это позволит вам вставить изображение своей подписи, а также при необходимости изменить его положение и размер, чтобы оно поместилось в поле подписи.

Необходимость сканировать и создавать файл изображения немного раздражает, но вы можете использовать этот метод для быстрой подписи документов в будущем после того, как получите хорошее изображение своей подписи.

  • › Используйте приложение Preview для Mac, чтобы объединять, разделять, размечать и подписывать PDF-файлы
  • › Как вставить рукописную подпись в Документы Google
  • › Google Chrome включает 5 подключаемых модулей для браузера, и вот что они делают.
  • › Как никогда больше не отправлять документ по факсу
  • › Как вставить и настроить строку подписи в Microsoft Excel
  • › Как отправлять и получать факсы онлайн без факсимильного аппарата или телефонной линии
  • › Как редактировать PDF-файл
  • › 7 основных функций Microsoft Excel для составления бюджета

Читайте также: