Что такое архивация файлов
Обновлено: 04.07.2024
Функция архивации файлов позволяет архивировать файлы из любого места на вашем компьютере (включая документы Microsoft Office) в GFI Archiver. Эта функция предназначена для обеспечения централизованного хранения пользовательских данных. С помощью архивации файлов пользователи могут:
- Держите важные файлы легко доступными. Используйте учетную запись IMAP Internet Message Access Protocol для доступа к файлам из разных мест.
- Архивировать файлы в почтовый ящик другого пользователя
Организация файлов в нужной структуре папок в GFI Archiver
Архивирование файла с помощью Archive Assistant
В процессе архивации файлов выполняются следующие действия:
- Файлы, заархивированные с помощью Помощника по архивированию, помещаются в электронное письмо и архивируются.
- Архивный файл сохраняется в GFI Archiver под тем же именем.
- Дата архивирования соответствует дате последнего изменения файла
Помощник по архивированию также может архивировать файлы, хранящиеся в Microsoft Outlook®. В этом случае дата архива соответствует дате сохранения файла в Outlook®. По умолчанию при архивировании документов, хранящихся в Microsoft Outlook®, GFI Archiver сохраняет структуру папок Microsoft Outlook®. При желании пользователи могут создать другую структуру папок, используя параметр Архивировать в. или Архивировать папку Outlook в. функциональность.
Чтобы заархивировать файл:
<р>1. В Microsoft Outlook® щелкните Архивировать файлы в. <р>2. В проводнике Windows выберите файл для архивирования и нажмите «Открыть». 
Диалоговое окно архивации файлов
<р>3. В окне Архивировать файлы в выберите существующее место назначения или выполните одно из следующих действий:
| ОПЦИЯ | ОПИСАНИЕ |
|---|---|
| Добавить почтовый ящик | In the Find Mailbox Каталог или папка, используемые для получения, регистрации и хранения сообщений электронной почты. введите имя почтового ящика пользователя, к которому вам предоставлен доступ, затем нажмите Добавить почтовый ящик. Используя эту опцию, вы можете архивировать файлы в почтовый ящик другого пользователя. |
| Новая папка | Чтобы добавить папку в существующую структуру папок, нажмите на узел где вы хотите сохранить файл, нажмите «Новая папка» и при появлении запроса укажите имя папки. |
Максимально допустимый размер архивируемых сообщений и файлов – 100 МБ. Файлы, превышающие это ограничение, не загружаются и вызывают ошибки отправки/получения.
Типы файлов, которые блокируются как вложения, также блокируются, когда вы пытаетесь заархивировать их в GFI Archiver.
Функция архивации файлов позволяет архивировать файлы из любого места на вашем компьютере (включая документы Microsoft Office) в GFI Archiver. Эта функция предназначена для обеспечения централизованного хранения пользовательских данных. С помощью архивации файлов пользователи могут:
- Держите важные файлы легко доступными. Используйте учетную запись IMAP Internet Message Access Protocol для доступа к файлам из разных мест.
- Архивировать файлы в почтовый ящик другого пользователя
Организация файлов в нужной структуре папок в GFI Archiver
Архивирование файла с помощью Archive Assistant
В процессе архивации файлов выполняются следующие действия:
- Файлы, заархивированные с помощью Помощника по архивированию, помещаются в электронное письмо и архивируются.
- Архивный файл сохраняется в GFI Archiver под тем же именем.
- Дата архивирования соответствует дате последнего изменения файла
Помощник по архивированию также может архивировать файлы, хранящиеся в Microsoft Outlook®. В этом случае дата архива соответствует дате сохранения файла в Outlook®. По умолчанию при архивировании документов, хранящихся в Microsoft Outlook®, GFI Archiver сохраняет структуру папок Microsoft Outlook®. При желании пользователи могут создать другую структуру папок, используя параметр Архивировать в. или Архивировать папку Outlook в. функциональность.
Чтобы заархивировать файл:
<р>1. В Microsoft Outlook® щелкните Архивировать файлы в. <р>2. В проводнике Windows выберите файл для архивирования и нажмите «Открыть».
Диалоговое окно архивации файлов
<р>3. В окне Архивировать файлы в выберите существующее место назначения или выполните одно из следующих действий:
| ОПЦИЯ | ОПИСАНИЕ |
|---|---|
| Добавить почтовый ящик | В папке «Найти почтовый ящик» Каталог или папка, используемые для получения, хранения и хранения сообщений электронной почты.Введите имя почтового ящика пользователя, к которому вам предоставлен доступ, затем нажмите Добавить почтовый ящик.Используя этот параметр, вы можете архивировать файлы в почтовый ящик другого пользователя. |
| Новая папка | Чтобы добавить папку в существующую структуру папок, нажмите на узел, где вы хотите сохранить файл, нажмите Новая папка и укажите Имя папки при появлении запроса. |
Максимально допустимый размер архивируемых сообщений и файлов – 100 МБ. Файлы, превышающие это ограничение, не загружаются и вызывают ошибки отправки/получения.
Типы файлов, которые блокируются как вложения, также блокируются, когда вы пытаетесь заархивировать их в GFI Archiver.
<р>1. часто архивы Место или коллекция, содержащая записи, документы или другие материалы, представляющие исторический интерес: старые земельные документы в муниципальных архивах.а. Область долговременного хранения, часто на магнитной ленте, для резервных копий файлов или файлов, которые больше не используются активно.
[Из французских архивов, от латинского archīva, от греческого archeia, мн. of arkheion , ратуша, от arkhe , правительство, от arkhein , править.]
Словарь английского языка American Heritage®, пятое издание. Авторские права © 2016, издательство Houghton Mifflin Harcourt Publishing Company. Опубликовано издательством Houghton Mifflin Harcourt Publishing Company. Все права защищены.
архив
<р>3. (Информатика) вычислительные данные, переносимые на ленту, диск или в каталог для долговременного хранения, а не для частого использования[C17: от позднелатинского archīvum от греческого archeion хранилища официальных документов, от правительства archē]
Английский словарь Коллинза – полный и полный, 12-е издание, 2014 г. © HarperCollins Publishers, 1991, 1994, 1998, 2000, 2003, 2006, 2007, 2009, 2011, 2014
архивировать
<р>1. архивы, место, где хранятся документы и другие материалы, имеющие общественное или историческое значение.[1595–1605; ориг., как пл. Random House Словарь Kernerman Webster's College Dictionary, © K Dictionaries Ltd, 2010. Авторские права принадлежат Random House, Inc., 2005, 1997, 1991. Все права защищены.
архив
При использовании в контексте преднамеренного планирования направленная команда удалит указанный план операции, план операции в концептуальном формате и любые связанные файлы автоматической обработки данных Совместной системы планирования и выполнения операций из своей библиотеки активных планов. Все материалы будут подготовлены для отправки в соответствующие архивы в соответствии с соответствующими директивами командования. См. также поддерживать; сохранить.
Архив, Архивы
коллекция документов, в частности. историческая коллекция письменных или печатных материалов, в настоящее время включающая аудиозаписи и визуальные материалы.
Примеры: архивы их древних записей, 1645 г.; живой архив этого дела, 1865 г .; университеты, архивы всех ошибок эпохи, 1878 г.
Словарь собирательных существительных и групповых терминов. Copyright 2008 The Gale Group, Inc. Все права защищены.
архив
Причастие прошедшего времени: в архиве
Герундий: в архиве
| Обязательный |
|---|
| архив |
| архив |
| Присутствует |
|---|
| Я архивирую |
| Вы архивируете |
| он/она/оно архивирует |
| мы архивируем |
| вы архивируете< /td> |
| архивируют |
| претерит |
|---|
| я заархивировал |
| вы заархивировали |
| он/она/оно заархивировал |
| мы заархивировали |
| вы заархивировали |
| они заархивировали |
| Present Perfect |
|---|
| Я заархивировал |
| вы заархивировали |
| он/она/оно заархивировал |
| мы заархивировали |
| y вы заархивировали |
| они заархивировали |
| Past Continuous |
|---|
| я архивировал |
| вы архивировали |
| он/она/оно архивировал |
| td> |
| мы архивировали |
| вы архивировали |
| они архивировали< /td> |
| Past Perfect |
|---|
| Я заархивировал |
| вы заархивировали |
| он/она/оно заархивировали |
| мы заархивировали |
| вы заархивировали |
| они заархивировали |
| Будущее |
|---|
| я заархивирую |
| вы заархивируете |
| он/ она/оно заархивирует |
| мы заархивируем |
| вы заархивируете |
| они заархивируют |
| Future Perfect |
|---|
| Я заархивирую |
| вы заархивируете |
| он/она/оно заархивирует |
| мы заархивируем |
| вы заархивируете |
| они заархивируют |
| td> |
| Будущее непрерывное |
|---|
| Я буду архивировать |
| вы будете архивировать |
| он/она/оно будет архивировать |
| мы будем архивировать |
| вы будете архивировать |
| они будут архивировать |
| Present Perfect Continuous |
|---|
| Я архивировал |
| вы архивировали |
| он/она/оно архивировал |
| мы архивировали |
| вы были архивирование |
| они архивировали |
| Future Perfect Continuous |
|---|
| я буду архивировать |
| вы будете архивировать |
| он/она/оно будем архивировать |
| мы будем архивировать |
| вы будете архивировать ing |
| они будут архивировать |
| Past Perfect Continuous |
|---|
| я архивировал |
| вы архивировали |
| он/она/оно архивировали |
| мы архивировали |
| вы архивировали |
| Условно |
|---|
| Я бы архивировал | < /tr>
| вы заархивируете |
| он/она/оно заархивирует |
| мы заархивируем |
| вы заархивируете |
| они заархивируют |
| Past Conditional |
|---|
| Я бы заархивировал |
| вы бы заархивировали |
| он/она/оно заархивировало бы |
| мы бы заархивировали |
| вы бы заархивировано |
| они должны были быть заархивированы |
депозитарий, депозитарий, репозиторий, хранилище — сооружение, куда могут быть сданы вещи на хранение или ответственное хранение
Архивирование данных — это своего рода жаргон для работы с документами, с которым многие сотрудники сталкиваются на рабочем месте. Они кивают и бормочут в знак согласия, когда это обсуждается, но кто из них действительно понимает это и то, какое большое значение это может иметь для бизнеса?
Архивирование – это важный процесс управления записями, с которым должны быть знакомы компании и их сотрудники. Непонимание процессов архивирования в вашем бизнесе может привести к серьезным проблемам в будущем. Итак, давайте внесем ясность…
Что такое архивация?
Архивация – это процесс, при котором неактивная информация в любом формате надежно хранится в течение длительного периода времени.Такая информация может использоваться или не использоваться снова в будущем, но, тем не менее, должна храниться до окончания срока ее хранения.
Следует подчеркнуть, что заархивированные неактивные данные можно снова сделать активными, поскольку невозможность снова получить доступ к информации иногда мешает компаниям архивировать свои записи. Информация по-прежнему должна быть легкодоступной, если она требуется в кратчайшие сроки.
Архивные данные могут храниться в различных форматах на различных устройствах.
Когда компании архивируют данные, они, как правило, архивируют целые наборы файлов. Слово «архив» само по себе предполагает хранение нескольких записей. Архивирование данных может потребоваться в связи с судебными решениями или потому, что это жизненно важная информация, которая, вероятно, будет снова использована в будущем.
Важность эффективного архивирования
Архивирование жизненно важно для управления информацией и может дать бизнесу больший контроль над своими информационными процессами.
По мере роста бизнеса будет создаваться больше данных, которыми необходимо тщательно управлять и отслеживать, чтобы использовать их должным образом. Отслеживание этих данных может оказаться проблематичным для предприятий, которые никогда не внедряли систему архивирования.
Данные, которые не заархивированы, труднее найти, защитить и должным образом распространить, если они хранятся в локальной среде, например на ноутбуке сотрудника, и, следовательно, будут недоступны для других пользователей. В конечном итоге это отрицательно скажется на бизнес-функциях и производительности сотрудников.
Чтобы узнать больше о том, как аутсорсинг управления вашими записями может сэкономить вам время и деньги, ознакомьтесь с нашей записью в блоге: Хранение и хранение документов вне офиса
Три главных преимущества архивирования для растущего бизнеса
1. Предотвращение потери данных
Информация, которая не была заархивирована в центральном безопасном хранилище, может быть утеряна навсегда. Вероятность того, что сотрудник случайно удалит или потеряет файл, невелика, но такое случается. В некоторых случаях эту информацию могут получить специалисты по восстановлению данных, но это может занять некоторое время, дорого стоить и редко дает стопроцентную точность.
Архивные данные позволяют сотрудникам получать информацию из резервной копии самостоятельно, не полагаясь на опыт третьих лиц.
Как максимизировать рентабельность инвестиций в архивное хранилище (инфографика) от Imation
2. Юридические требования
Архивирование важно и по юридическим причинам. Многие компании случайно избавляются от документов, которые по закону должны храниться.
Эффективная система архивирования обеспечит соблюдение графиков хранения для конкретной компании, независимо от того, знает ли об этих графиках каждый сотрудник. Органы по защите данных применяют к предприятиям более строгие меры наказания, поэтому сотрудники должны знать, что игнорирование этих правил может привести к крупным штрафам или даже к тюремному заключению в некоторых случаях.
3. Повышение безопасности
Архивирование также важно из соображений безопасности, особенно сейчас, когда кибератаки и утечки данных становятся все более частыми.
Надежно архивируя документы, компании могут отслеживать информацию и усиливать защиту от несанкционированных третьих лиц. Даже самые осторожные компании теперь становятся мишенью очень искусных хакеров.
Бумажные документы, находящиеся в открытом обращении, могут быть легко изъяты из переполненных офисов или украдены злобными сотрудниками. Надежная система удаленного архивирования снизит этот риск, предупредив старших сотрудников об отсутствии файлов.
Архивирование жизненно важно для обеспечения непрерывности бизнеса и обеспечения высочайшего уровня производительности в условиях жесткой конкуренции.
Статьи по теме
По защищенным данным | 18 августа 2016 г.
В августе этого года компания Google отпраздновала 147 лет со дня рождения одного из создателей Mundaneum Пола Отлета, выпустив один из подписанных дудлов Google, разработанный Леоном Хонгом. Так почему же Google так решил?
По защищенным данным | 15 марта 2016 г.
В каждом офисе будет человек или, возможно, люди, которые будут нести ответственность за ведение документации и управление. Эта роль не ограничивается только ролью.
По защищенным данным | 07 марта 2016 г.
Подача документов может быть обыденной и, откровенно говоря, довольно скучной, но, к сожалению, подача документов является необходимой и очень важной частью любой процедуры управления документами и их хранения. Это.
Читайте также: