Редактирование и форматирование в электронной таблице

Обновлено: 21.11.2024

Форматирование электронной таблицы на самом деле заключается в добавлении стиля, чтобы ваши данные было легко читать и интерпретировать. Когда электронная таблица правильно отформатирована, вы можете просматривать данные и понимать их гораздо быстрее, чем только плоские данные.

Небольшое форматирование значительно упрощает чтение электронной таблицы и поиск смысла внутри нее.

Используйте форматирование в Google Таблицах, чтобы упростить чтение и совместную работу над электронными таблицами прямо в веб-браузере. Вот лишь некоторые из инструментов форматирования, которые мы рассмотрим в этом руководстве:

  • Ячейки, выделенные жирным шрифтом, привлекают внимание зрителей и сообщают им, что данные в выбранной ячейке важнее, чем данные в окружающих ячейках Google.
  • Выравнивание, которое позволяет размещать содержимое слева, по центру или справа от ячейки, создает естественные пробелы, которые облегчают чтение электронной таблицы.
  • Обтекание текстом может помочь слишком большим блокам текста уместиться в одной ячейке без переноса и распространения на дополнительные ячейки.

В этом уроке я собираюсь пробежаться по кругу и показать вам все основные навыки, необходимые для форматирования электронных таблиц Google. Вы узнаете, как редактировать Google Таблицы с необходимым форматированием для удобства чтения. Присоединяйтесь!

Как редактировать Google Таблицы (смотрите и учитесь)

В приведенном ниже скринкасте я покажу вам, как я выполняю форматирование необработанной электронной таблицы в Google Таблицах. У вас будет возможность узнать, что я думаю о добавлении стилей и форматирования для выделения ячеек.

Продолжайте читать, чтобы увидеть иллюстрированное руководство по созданию великолепных Таблиц.

Как форматировать данные

Одна из самых важных частей форматирования ячеек Google – убедиться, что ваши данные имеют правильный формат для того типа данных, которые они содержат. Несмотря на то, что они оба являются числовыми значениями, вы бы хотели, чтобы сумма в долларах и количество приобретенных вами товаров были отформатированы по-разному.

Вот почему форматирование имеет значение. Когда я смотрю на число, у меня должно быть хотя бы общее представление о том, о каком типе данных мы можем говорить. Давайте рассмотрим некоторые изменения, которые можно применить к данным, чтобы сделать их более понятными.

1. Форматирование валюты

В электронных таблицах часто содержится финансовая информация, поэтому форматирование должно отображать ее. В то время как «504,53 доллара США» явно относится к сумме в валюте, «504» в ячейке не так интуитивно понятна. Вот почему форматирование чисел как валюты так полезно.

Чтобы отформатировать данные, всегда начинайте с того, что щелкните и выделите данные, к которым вы хотите применить форматирование. На приведенном ниже снимке экрана в качестве примера столбцы «Amt» и «Hourly» выиграют от форматирования валюты. Затем нажмите на знак доллара прямо над данными, чтобы применить форматирование валюты ко всему выбору.

Выбрав свои финансовые суммы, найдите символ валюты на панели инструментов и щелкните его, чтобы соответствующим образом оформить данные.

Это прекрасный пример того, как форматирование делает электронную таблицу более значимой. Символы денежных единиц быстро дают пользователю понять, что эти суммы представляют собой нечто большее, чем просто числа.

Для наших читателей из других регионов: не упустите тот факт, что вы можете изменить представленный символ валюты. Выделив свои данные, нажмите на значок 123, а затем выберите «Дополнительные форматы» > «Дополнительные валюты», как показано на снимке экрана ниже.

В пункте меню 123 (форматирование чисел) выберите «Дополнительные форматы» > «Дополнительные валюты», чтобы выбрать новый символ валюты для добавления к вашим данным.

Выберите другой символ валюты, чтобы локализовать таблицы Google. Просто помните, что это не конвертирует суммы автоматически, а просто меняет символ валюты.

Для наших читателей из других регионов: не упустите тот факт, что вы можете изменить представленный символ валюты.

2. Десятичные точки

Вы также можете настроить количество десятичных знаков, отображаемых в электронной таблице. На самом деле есть два ключевых сценария, в которых это может пригодиться:

  1. В ваших данных есть десятичные числа, но вы не хотите показывать их в ячейке для простоты. (Например, кого обычно волнуют 24 цента в конце 1 000 000 долларов в ячейке?)
  2. В ваших данных отображаются десятичные точки, но вы работаете с данными, которые не должны быть дробными. (0,4 человека не могут завершить проект, но кто-то может завершить проект на 40 %).

В любом случае вы можете настроить количество десятичных знаков, отображаемых в электронной таблице.

Это иллюстрирует важную концепцию электронных таблиц: данные, которые скрыты за кулисами, могут отличаться от того, как вы их просматриваете. Вы всегда можете щелкнуть ячейку и проверить строку формул, как показано на снимке экрана ниже, чтобы проверить реальное значение ячейки.

Как видно на этом снимке экрана, в ячейке отображается 1100 долларов США, а базовые данные имеют десятичную сумму, как показано в строке формул.

Чтобы изменить количество десятичных знаков, отображаемых в ячейке, найдите значки, выделенные на снимке экрана ниже, прямо над электронной таблицей. Выделите ячейки, которые вы хотите настроить, затем нажмите соответствующую ячейку, чтобы увеличить или уменьшить количество отображаемых десятичных знаков.

Нажмите один из двух значков, выделенных на снимке экрана выше, чтобы увеличить (слева) или уменьшить (справа) количество десятичных знаков, отображаемых для ваших данных.

Не забывайте, что вы также можете использовать один из начальных стилей из раскрывающегося списка номеров, чтобы пропустить стилизацию каждой ячейки по отдельности.

3. Форматы даты

Допустим, у вас есть даты в формате, например, "10.02.2018". Что, если вы хотите указать это как «10 февраля 2018 года»?

Вам не нужно повторно вводить данные как простой текст в нужном формате. Вы можете просто изменить форматирование и способ представления данных. Выделите данные даты, а затем откройте Формат > Число > Дополнительные форматы > Дополнительные форматы даты и времени. вариант, как показано на скриншоте ниже.

Откройте параметры форматирования даты, выделив свои данные и перейдя к разделу Другие форматы даты и времени. вариант.

Это всплывающее меню действительно позволяет настроить способ форматирования данных даты. Существует множество готовых вариантов, которые вы можете выбрать из списка, как показано на снимке экрана ниже.

Выберите один из готовых стилей, чтобы начать со стиля даты, а затем настройте отдельные части с помощью параметров раскрывающегося списка.

Используйте один из форматов даты в качестве отправной точки, а затем настройте его с помощью раскрывающегося списка для точного стиля, который вы ищете.

Как выровнять данные в Google Таблицах

Выравнивание текста определяет, по какому краю ячейки выравнивается содержимое. Чтобы применить выравнивание, просто выделите текст и используйте раскрывающийся список выравнивания, показанный на снимке экрана ниже.

Выберите один из вариантов выравнивания: по левому краю, по центру или по правому краю текста внутри ячейки.

Числовые значения часто легче читать, когда они выровнены по правому краю, а текст обычно легче читать, когда он выровнен по левому краю.

Как форматировать таблицы Google с полями

Границы, линии, нанесенные на края ячеек Google, действительно могут помочь вам отделить ваши данные и выделить их из толпы.

В приведенном ниже примере вы увидите, как я применяю границы, выделяя данные и выбирая границу из раскрывающегося списка. Каждый из значков представляет параметр границы, который вы можете применить к данным, хотите ли вы нарисовать линии между каждой ячейкой или просто окружить данные по внешним краям.

Применение границы к вашим данным может упростить чтение данных, и вы можете применять различные стили границы с помощью раскрывающегося списка на этом снимке экрана.

Я думаю, что границы — отличный способ отделить данные и сделать их читабельными. Мне также нравится использовать границы, когда у меня есть отдельное поле данных, отдельное от моих данных, например поле «входные данные», в котором я устанавливаю ключевые данные, используемые в формулах.

Дополнительный совет: как использовать Format Painter

До сих пор вы, возможно, применяли форматы один за другим, ячейка за ячейкой. Решение, которое сэкономит вам много часов применения форматов, — это форматный рисовальщик. Благодаря этой функции вы можете легко взять формат и применить его к другим ячейкам.

Чтобы начать использовать средство рисования форматов, сначала щелкните ячейку, из которой вы хотите скопировать формат. Затем найдите в меню значок валика и нажмите на него.

Нажмите на ячейки, из которых вы хотите скопировать формат, затем на Редактор форматов, а затем на ячейки, в которые вы хотите вставить стили.

Теперь просто нажмите и перетащите мышью любые ячейки Google, которым вы хотите придать тот же стиль. Эти ячейки будут иметь тот же стиль, что и исходный.

Подведение итогов и продолжение обучения

Google Таблицы еще раз доказывают, что это более чем достойная замена приложениям для работы с электронными таблицами с множеством параметров форматирования. Вы только что узнали, как редактировать Google Таблицы и форматировать ячейки электронной таблицы Google.Помните, что когда вы применяете форматирование, все зависит от содержимого. Форматирование — это вишенка на торте, которая привлекает внимание к нужным местам.

Хотите получить больше от Документов Google для работы или учебы? Подпишитесь на бесплатную пробную версию Google Workspace.

Вы можете добавлять данные в электронную таблицу, а затем редактировать или форматировать ячейки и данные.

Редактировать данные в ячейке

  1. Откройте таблицу в Google Таблицах.
  2. Нажмите на пустую ячейку или дважды нажмите на непустую ячейку.
  3. Начните печатать.
  4. Необязательно: чтобы добавить еще одну строку в ячейку, нажмите ⌘ + Ввод на Mac или Ctrl + Ввод в Windows.
  5. Когда закончите, нажмите Enter.

Отформатировать одну или несколько ячеек

  1. Откройте таблицу в Google Таблицах.
  2. Нажмите ячейку, затем перетащите указатель мыши по соседним ячейкам, которые нужно выделить, или, удерживая клавишу ⌘ на Mac или Ctrl в Windows, щелкните другую ячейку.
  3. Чтобы отформатировать текст или числа в ячейке, используйте параметры на панели инструментов вверху.

Отформатируйте данные

Вот несколько вариантов форматирования ячеек или текста. Вы можете найти эти параметры над документом.

  • Отменить
  • Повторить
  • Жирный
  • Курсив
  • Зачеркнутый
  • Изменить шрифт или размер шрифта
  • Изменить цвет текста
  • Изменить цвет заливки ячейки
    • Одноцветный
    • Чередование цветов
    • Изменить цвет границы
    • Изменить стиль границы

    Чтобы отформатировать часть текста или содержимого в ячейке, дважды щелкните ячейку, выберите то, что вы хотите отформатировать, а затем выберите параметр форматирования.

    Выравнивание и изменение размера объектов

    Переместите объект в любое место или измените его размер. Появятся линии, показывающие, с чем они совпадают, равное расстояние между объектами и когда один объект имеет тот же размер, что и другой.

    1. Выберите ячейку для форматирования.
    2. Вверху нажмите ФорматЧисло.
    3. В появившемся меню выберите нужный вариант формата.
      • Если нужного формата нет в списке: в нижней части появившегося меню выберите пользовательские параметры, например "Пользовательские дата и время" и "Пользовательский числовой формат".

    Добавить тему

    Вы можете применить изменения ко всему формату электронной таблицы с темами.

    1. Откройте таблицу в Google Таблицах.
    2. Вверху нажмите FormatTheme.
    3. Выберите доступную тему или нажмите «Настроить», чтобы создать собственную.

    Примечания:

    • Если вы создадите пользовательскую тему, будет сохранена самая последняя версия.
    • Цвета текущей темы доступны в палитре цветов текста и заливки.

    Части электронной таблицы, затронутые темой

    • Шрифт и цвет текста сетки, диаграмм и сводных таблиц
    • Цвет гиперссылки текста сетки
    • Цвет фона диаграммы
    • Цвет ряда на диаграммах
    • Фон ​​сводной таблицы

    Примечание. Если вы измените формат элемента в электронной таблице, он переопределит тему.

    Хотите получить больше от Документов Google для работы или учебы? Подпишитесь на бесплатную пробную версию Google Workspace.

    Вы можете добавлять данные в электронную таблицу, а затем редактировать или форматировать ячейки и данные.

    Редактировать данные в ячейке

    1. Откройте таблицу в Google Таблицах.
    2. Нажмите на пустую ячейку или дважды нажмите на непустую ячейку.
    3. Начните печатать.
    4. Необязательно: чтобы добавить еще одну строку в ячейку, нажмите ⌘ + Ввод на Mac или Ctrl + Ввод в Windows.
    5. Когда закончите, нажмите Enter.

    Отформатировать одну или несколько ячеек

    1. Откройте таблицу в Google Таблицах.
    2. Нажмите ячейку, затем перетащите указатель мыши по соседним ячейкам, которые нужно выделить, или, удерживая клавишу ⌘ на Mac или Ctrl в Windows, щелкните другую ячейку.
    3. Чтобы отформатировать текст или числа в ячейке, используйте параметры на панели инструментов вверху.

    Отформатируйте данные

    Вот несколько вариантов форматирования ячеек или текста. Вы можете найти эти параметры над документом.

    • Отменить
    • Повторить
    • Жирный
    • Курсив
    • Зачеркнутый
    • Изменить шрифт или размер шрифта
    • Изменить цвет текста
    • Изменить цвет заливки ячейки
      • Одноцветный
      • Чередование цветов
      • Изменить цвет границы
      • Изменить стиль границы

      Чтобы отформатировать часть текста или содержимого в ячейке, дважды щелкните ячейку, выберите то, что вы хотите отформатировать, а затем выберите параметр форматирования.

      Выравнивание и изменение размера объектов

      Переместите объект в любое место или измените его размер. Появятся линии, показывающие, с чем они совпадают, равное расстояние между объектами и когда один объект имеет тот же размер, что и другой.

      1. Выберите ячейку для форматирования.
      2. Вверху нажмите ФорматЧисло.
      3. В появившемся меню выберите нужный вариант формата.
        • Если нужного формата нет в списке: в нижней части появившегося меню выберите пользовательские параметры, например "Пользовательские дата и время" и "Пользовательский числовой формат".

      Добавить тему

      Вы можете применить изменения ко всему формату электронной таблицы с темами.

      1. Откройте таблицу в Google Таблицах.
      2. Вверху нажмите FormatTheme.
      3. Выберите доступную тему или нажмите «Настроить», чтобы создать собственную.

      Примечания:

      • Если вы создадите пользовательскую тему, будет сохранена самая последняя версия.
      • Цвета текущей темы доступны в палитре цветов текста и заливки.

      Части электронной таблицы, затронутые темой

      • Шрифт и цвет текста сетки, диаграмм и сводных таблиц
      • Цвет гиперссылки текста сетки
      • Цвет фона диаграммы
      • Цвет ряда на диаграммах
      • Фон ​​сводной таблицы

      Примечание. Если вы измените формат элемента в электронной таблице, он переопределит тему.

      Комментарии обычно отображаются справа от ячейки, которой они назначены, в поле со стрелкой, указывающей на индикатор комментария (красный треугольник в правом верхнем углу ячейки). При желании вы можете переместить поле комментария к ячейке и/или изменить его размер, чтобы оно не закрывало определенные ячейки в непосредственной области. Вы также можете отредактировать текст в поле комментария и изменить его форматирование.

      Чтобы внести какие-либо из этих изменений редактирования, сначала поместите указатель ячейки в ячейку, а затем нажмите кнопку «Редактировать комментарий» на панели инструментов «Рецензирование». (Эта кнопка заменяет кнопку «Добавить комментарий» в качестве первой кнопки на панели инструментов.) Если панель инструментов «Рецензирование» в настоящее время не отображается на экране, вы также можете сделать это, щелкнув правой кнопкой мыши ячейку и выбрав «Редактировать комментарий» в контекстном меню. .

      Затем Excel отображает поле комментария к ячейке и помещает точку вставки в конец текста комментария.

      1. Наведите указатель мыши на край поля комментария (обозначенный штриховкой и незаштрихованными кружками по периметру).
      2. Когда указатель мыши примет форму белой стрелки, указывающей на черный двойной крест, перетащите контур поля комментария в новое место на листе.
        После того как вы отпустите кнопку мыши, Excel нарисует новую линия, заканчивающаяся стрелкой от измененного поля комментария до красного треугольника в правом верхнем углу ячейки.
      1. Наведите указатель мыши на один из открытых кругов в углах и в середине каждого края по периметру коробки.
      2. Когда указатель мыши примет форму двунаправленной стрелки, перетащите пунктирный контур поля комментария до нужного размера и формы.
        Excel автоматически изменит формат текста комментария, чтобы он соответствовал новому размеру и форме поля .

      Чтобы отредактировать текст комментария, когда точка вставки находится где-то в нем, перетащите двутавровый указатель мыши по тексту, который нужно заменить, или нажмите клавишу Backspace (чтобы удалить символы слева от вставки). точку) или клавишу Delete (чтобы удалить символы справа). Вы можете вставлять новые символы, просто вводя их.

      Чтобы изменить форматирование текста комментария, выделите текст, перетащив его, затем щелкните текст правой кнопкой мыши и выберите «Формат комментария». Excel открывает диалоговое окно «Формат комментария» (содержащее те же параметры, что и вкладка «Шрифт» диалогового окна «Формат ячеек»). Здесь вы можете изменить шрифт, стиль шрифта, размер шрифта, цвет шрифта или добавить специальные эффекты, включая подчеркивание, зачеркивание и добавление подписи к тексту.

      После внесения изменений в поле комментария и текст закройте поле комментария, щелкнув любую ячейку на листе.

      Читайте также: