Выберите правильный алгоритм создания нового документа в Microsoft Word

Обновлено: 04.07.2024

Обратите внимание, что мы предоставили шаблоны как Letter, так и A4. Хотя для рецензирования вы можете подготовить свой документ в формате Letter или A4, проверьте на домашней странице конференции требования к размеру страницы для окончательной рукописи.

Шаблон MS Word ieeeconf_letter.dot для бумаги US Letter
Шаблон MS Word ieeeconf_A4.dot для бумаги формата A4
Образцы документов ieeeconf_letter.doc и sample_A4.doc

Для некоторых конференций может потребоваться использование специальных шаблонов. Пожалуйста, проверьте веб-сайт вашей конференции. Эти шаблоны нельзя скачать здесь.

Если вы загрузили документы *.doc вместо шаблонов *.dot, вы можете сохранить документ как Файл | Сохранить как шаблон *.dot. Ваш текстовый процессор должен автоматически поместить их в каталог пользовательских шаблонов.

Чтобы использовать шаблон, используйте пункт меню "Файл | Создать", и вы увидите имена шаблонов в списке. Дважды щелкните шаблон, который хотите использовать. Новый документ создается на основе выбранного вами шаблона. Исходный шаблон не изменяется, но используется в качестве шаблона для вашего нового документа.

Вы также можете сохранить шаблон (например) на рабочем столе. Затем новый документ, использующий этот шаблон, также можно открыть (как файл документа), щелкнув правой кнопкой мыши сохраненный файл и выбрав «Создать» в контекстном меню.

Функция Microsoft Office "Сохранить как PDF" (только Word 2007 или более поздней версии)
Adobe Acrobat Standard или Professional 6 или выше
OpenOffice Writer 3 или выше
Ghostview 4.6 или более поздней версии вместе с соответствующей версией Ghostscript. Бесплатная загрузка и несложная установка. Это высококачественное программное обеспечение с открытым исходным кодом. Для использования этого параметра вам также потребуется драйвер принтера Postscript.

Загрузите надстройку MS-Office из Центра загрузки Microsoft => Office => Надстройка Microsoft Office 2007: Microsoft Save as PDF или XPS.
Это исполняемый файл. Запустите файл, чтобы установить надстройку. Возможно, вам потребуется перезагрузить компьютер, чтобы надстройка стала активной.

Эти инструкции требуют, чтобы в вашей системе была правильно установлена программа Adobe Acrobat Standard или Professional версии 6 или выше.

Если у вас не установлены правильные параметры задания IEEE и у вас установлена последняя версия Adobe Acrobat, поддерживающая PDF/A, установите флажок «Создать файл, совместимый с PDF/A-1a 2003».

Откройте файл Word в OpenOffice Writer.
Открыть файл -> Экспорт PDF.

Этот метод требует большей подготовки и более сложен, чем другие методы, но он абсолютно бесплатный. Возможно, вам придется прибегнуть к нему, если у вас нет доступа к Adobe Acrobat, а методы, которые были предложены для создания совместимого PDF в форме соответствия PDF/A, не обеспечивают гибкости для установки всех необходимых параметров конфигурации.

Преобразование файла Word в формат PostScript с помощью драйвера принтера PostScript
Преобразование файла postscript в pdf с помощью GSView и ghostscript

Преобразуйте файл Word в формат PostScript с помощью драйвера принтера PostScript

Сначала необходимо установить драйвер принтера PostScript. Шаги более или менее одинаковы для Windows XP или Vista. Перейдите в Панель управления/Принтеры и щелкните правой кнопкой мыши, чтобы открыть Добавить принтер. Выберите «Локальный принтер» и «Печать в файл». Выберите подходящий принтер PostScript, например HP Laserjet 8000 Series PS. Не устанавливайте его в качестве принтера по умолчанию.

После заполнения документа выберите «Файл», «Печать» (Word 2003) или кнопку Office, «Печать», «Печать» (Word 2007). Выберите установленный принтер Postscript, установите флажок «Печать в файл» и нажмите «ОК». Сохраните файл с расширением .ps, например, как mypaper.ps.

Преобразуйте файл postscript в pdf с помощью GSView и ghostscript

Для этого шага у вас должен быть установлен GSView вместе с соответствующей версией ghostscript. Их установка проста. Скриншоты ниже относятся к GSView 4.6.

После открытия файла postscript в GSView первым шагом будет установка размера носителя на Letter. Для этого в строке меню GSview вверху нажмите «Медиа» и выберите «Письмо», как показано ниже:

Далее нажмите «Файл | Преобразовать». В открывшемся окне нажмите «Свойства», а затем следуйте четырем снимкам экрана ниже:

Этот параметр гарантирует, что файлы будут доступны для просмотра читателям с Acrobat Reader 5 и выше.

Введите «100» (без кавычек) в поле «Значение». Это устанавливает для MaxSubsetPct значение 100.

Эти три параметра гарантируют, что все шрифты встраиваются должным образом.

Нажмите "ОК", чтобы закрыть окно "Свойства", и еще раз "ОК", чтобы начать преобразование в pdf.

Этот метод доступен, если в вашей системе установлен Adobe Acrobat Standard или Professional. Он поставляется с драйвером принтера, доступным для каждого приложения Windows.

В качестве настроек по умолчанию выберите параметры задания IEEE для вашей версии Acrobat (рекомендуется).
Если у вас не установлены параметры задания IEEE и у вас установлена последняя версия Adobe Acrobat, выберите «PDF/A-1b (RGB)».
Если вы решите настроить вручную (не рекомендуется), выберите "Стандартный" и нажмите "Изменить". Большинство настроек можно сохранить, но убедитесь, что в разделе "Шрифты" поле "Никогда не встраивать" пусто.

Если вы используете OpenOffice Writer в качестве текстового процессора, вы, конечно, можете использовать параметр «Экспортировать как PDF», как описано в разделе «Как создать совместимые PDF-файлы из Word (2007 и более ранние версии)?».

Если вы используете Word Perfect или другой текстовый процессор, вы можете импортировать документ в OpenOffice Writer, а затем использовать параметр «Экспорт в формате PDF».

GSView можно использовать с другими текстовыми процессорами точно так же, как описано для Word в разделе Как создать совместимые PDF-файлы из Word (2007 и более ранних версий)? После открытия документа в текстовом редакторе распечатайте его в файл, используя установленный принтер PostScript, и преобразуйте файл PostScript в pdf с помощью GSView.

Важно! Загрузите шаблон MS Word, чтобы подготовить рукопись. Это устранит большинство проблем.

Однако, в зависимости от того, как настроен ваш MS Office, ваша система может заменить определенные шрифты из предоставленных в шаблоне на (возможно) SimSun. Есть два способа переопределить настройки вашей системы.

<ПР>

Нажмите "Изменить" и прокрутите вниз до "Найти"

Появится диалоговое окно шрифта. Выберите «SimSun» в поле прокрутки и нажмите «ОК», как показано ниже.

<ПР>

Нажмите «Формат» и прокрутите вниз до «Стиль». После открытия диалогового окна «Стиль» выберите «Используемые стили», как показано на рисунке.

Появится диалоговое окно шрифта. Выберите «Время New Roman» (например) в поле прокрутки и нажмите «ОК», как показано ниже.

Откройте файл в Word 2007 или 2010.
- В Word 2007 нажмите кнопку Office, выберите «Параметры Word» и выберите «Дополнительно».
- В Word 2010 нажмите "Файл", выберите "Параметры" и выберите "Дополнительно".
В разделе «Показать содержимое документа» установите флажок «Показывать коды полей вместо их значений» и нажмите «ОК». Снимок экрана ниже относится к Word 2010, но и к Word 2007 он аналогичен.

Если вы написали бестселлер или создали информационный бюллетень, вы, вероятно, захотите сохранить его где-нибудь, чтобы снова получить к нему доступ для печати или отправки по электронной почте. Вы также можете начать документ, но хотите закончить его позже.

В этом руководстве объясняется, как сохранить документ в Microsoft Word Office 365. Некоторые шаги могут немного отличаться в зависимости от вашей версии Word. Подробную информацию о других версиях см. на веб-сайте службы поддержки Microsoft.

Вам понадобится:

Вы можете сохранять документ в любой момент во время его ввода, и рекомендуется сохранять каждые несколько минут. Таким образом, если ваш компьютер выйдет из строя до того, как вы закончите сочинение, вы не потеряете то, что напечатали.

Следуйте этим пошаговым инструкциям, чтобы сохранить документ

Шаг 1. Создайте новый документ в Word и введите текст.

Шаг 2. Нажмите «Файл» в левом верхнем углу экрана.

Шаг 3. В меню выберите "Сохранить".

Шаг 4. Появится диалоговое окно «Сохранить».Вверху и слева в списке параметров папки будет отображаться папка, в которой вы будете сохранять документ. Если вы хотите изменить эту папку, перейдите по папкам в левой части диалогового окна, чтобы выбрать папку, в которой вы хотите сохранить документ.

< бр />

Шаг 5. Word автоматически присвоит вашему документу имя на основе первых нескольких слов текста. Если вам не нравится указанный, после того, как вы выбрали папку назначения, введите имя для своего документа в поле «Имя файла». Придумайте название, которое будет кратким, но позволит вам снова легко найти документ.

Не беспокойтесь об изменении того, что находится в поле под надписью "Сохранить как тип". Это редко нужно менять. Это позволяет вам выбрать тип формата, который будут иметь все документы, созданные с этими настройками.

Шаг 6. После того, как вы ввели название документа, нажмите «Сохранить».

< бр />

Шаг 7. Теперь у вашего документа будет имя, которое будет отображаться в самом верху экрана документа. Если вы внесете изменения в свой документ, а затем сохраните их после того, как он был сохранен первоначально, диалоговое окно больше не появится. Он просто сохранит ваши изменения без отображения каких-либо визуальных уведомлений.

Шаг 8. Меню «Сохранить как», ссылка на которое находится в левой части диалогового окна «Файл» под «Сохранить», используется для сохранения существующего документа под другим именем. Это полезно, если вы внесли изменения в документ, а затем хотите сохранить изменения, но при этом сохранить исходный документ в исходном формате и под исходным именем.

Сохранение в OneDrive

Сохранение документа в OneDrive означает, что вы можете получить к нему доступ из любого места — на работе, дома или в дороге.

<р>1. Перейдите в меню «Файл» (вверху слева), затем выберите «Сохранить как».

<р>2. Выберите OneDrive, чтобы получить доступ к документу из любого места.

Сохраняйте личные файлы в OneDrive — Personal, а рабочие файлы — в OneDrive вашей компании.

Прежде чем вы начнете подписывать документы цифровой подписью, попросите службу технической поддержки проверить настройки цифровой подписи на вашем компьютере, выполнив действия, описанные в разделе "Проверка настроек цифровой подписи" ниже.

В этом руководстве описаны действия по цифровой подписи документа в Microsoft Word 2010, 2013 или 2016 с использованием учетных данных PIV или цифрового сертификата.

Добавить цифровую подпись с помощью строки подписи

Чтобы добавить цифровую подпись, откройте документ Microsoft Word и щелкните там, где вы хотите добавить строку подписи.

На ленте Word выберите вкладку «Вставка», а затем нажмите «Линия подписи» в группе «Текст».

Появится всплывающее окно «Настройка подписи». Введите информацию в текстовые поля и нажмите «ОК».

Дважды щелкните строку подписи.

Появится всплывающее окно «Подписать». В поле X введите свое имя. Затем посмотрите на поле Подписание как:. Выберите сертификат подписи. Чтобы убедиться, что это правильный сертификат, нажмите кнопку Изменить.

Нажмите Щелкните здесь, чтобы просмотреть свойства сертификата.

Появится окно "Сведения о сертификате". Перейдите на вкладку "Сведения" и прокрутите вниз до раздела "Использование ключа". Щелкните по нему один раз. В нижнем текстовом поле теперь должно отображаться Цифровая подпись, неотказуемость. Если это так, то это правильный сертификат. Нажмите «ОК».

Если это неверный сертификат, нажмите OK. Затем нажмите «Дополнительные варианты», чтобы увидеть другие сертификаты.Выберите другой сертификат и повторяйте эти шаги, пока не найдете правильный сертификат.

Нажмите кнопку «Подписать», чтобы подписать документ. Вставьте карту PIV в картридер. Введите PIN-код смарт-карты (PIV) и нажмите OK.

После того как вы подписали документ цифровой подписью, если вы отредактируете его, Word удалит цифровую подпись. Не волнуйтесь. Вы всегда можете вернуться к шагу 1 и снова поставить цифровую подпись.

Добавить невидимую цифровую подпись

Вы можете добавить невидимую цифровую подпись, чтобы ваше имя не отображалось в документе.

Откройте документ и перейдите на вкладку "Файл".

Нажмите «Информация», а затем нажмите «Защитить документ».

В раскрывающемся меню "Защитить документ" нажмите "Добавить цифровую подпись".

Выберите тип обязательства, например создал и утвердил этот документ, а затем нажмите «Подписать».

Вставьте карту PIV в устройство чтения карт. Введите PIN-код смарт-карты (PIV) и нажмите OK.

В поле "Подтверждение подписи" сообщается, что Word сохранил вашу цифровую подпись. Нажмите "ОК".

Добавить несколько цифровых подписей с помощью строк подписи

После того как вы подписали документ цифровой подписью, другие пользователи также могут подписать его цифровой подписью. (Примечание. Если вы являетесь первым утверждающим, вы должны создать строки подписи для всех утверждающих. Затем отправить документ второму утверждающему.)

Если вы второй (или другой) утверждающий, откройте полученный документ. Дважды щелкните строку подписи, чтобы поставить подпись. Выполните шаги с 4 по 10 из раздела «Добавление цифровой подписи с помощью строки подписи».

Появится всплывающее окно «Настройка подписи». Введите информацию в текстовые поля и нажмите «ОК».

Дважды щелкните строку подписи.

Появится всплывающее окно «Подписать». В поле X введите свое имя.

Затем посмотрите на поле Подписание как:. Вы должны увидеть свое имя и информацию о сертификате. Если вы этого не сделаете, нажмите кнопку «Изменить», чтобы выбрать другой сертификат, и нажмите «Подписать».

Вставьте карту PIV и введите PIN-код смарт-карты (PIV). Нажмите «ОК».

В поле "Подтверждение подписи" сообщается, что Word сохранил вашу цифровую подпись. Нажмите "ОК".

Отправить документ с цифровой подписью следующему утверждающему.

Каждый последующий утверждающий сможет открыть документ, дважды щелкнуть строку подписи со своим именем и завершить процесс подписания.

Добавить несколько невидимых цифровых подписей

Окончательный утверждающий увидит в документе несколько «невидимых» подписей.

Просмотр цифровых подписей

Если вы используете Word 2013 и открываете документ Word 2007 или 2010 с цифровой подписью, у вас могут возникнуть проблемы с совместимостью.

Вы можете просмотреть цифровые подписи в несовместимом документе Word одним из двух способов:

Нажмите кнопку «Просмотреть подписи» под лентой Word.

Перейдите на вкладку "Файл" и выберите "Информация". Затем нажмите Просмотр подписей.

Для любого варианта вы сможете увидеть сведения о цифровой подписи в поле «Подписи».

Удалить цифровую подпись

Если вы хотите удалить цифровую подпись, откройте документ Word и перейдите к строке подписи.
Если строки для подписи нет, нажмите кнопку «Просмотреть подписи» под лентой Word.
В поле "Подписи" выберите подпись, которую хотите удалить.
Щелкните правой кнопкой мыши подпись и выберите "Удалить подпись".
При появлении запроса нажмите Да.

Проверьте настройки цифровой подписи

Пожалуйста, обратитесь за помощью к сотрудникам службы технической поддержки. Для этих шагов требуются права администратора.

По умолчанию Microsoft Word использует хэш-алгоритм SHA-1 для создания цифровых подписей. Хэш-алгоритм SHA-1 больше не считается безопасным. Следует использовать более безопасные алгоритмы хеширования, такие как SHA-256. (См. руководство NIST по хеш-функциям)

Вы можете использовать любой из приведенных ниже вариантов, чтобы проверить/изменить настройки алгоритма хеширования для Microsoft Office:

Microsoft word — это текстовый процессор, разработанный Microsoft в 1983 году. Это наиболее часто используемый текстовый процессор. Он используется для создания документов профессионального качества, писем, отчетов, резюме и т. д., а также позволяет редактировать или изменять новый или существующий документ. Файл, сохраненный в Ms Word, имеет расширение .docx. Это компонент пакета Microsoft Office, но вы можете купить его отдельно и он доступен как для Windows, так и для macOS. Последняя версия Ms Word — 2019. В этой статье мы изучим возможности Ms Word, но сначала узнаем, как открыть Ms Word?

Как открыть MS Word?

Следующий шаг показывает, как открыть MS Words:

Шаг 1. Введите Ms Word в строку поиска.

Шаг 2. Выберите приложение Ms Word.

Шаг 3. Выберите пустой документ и нажмите кнопку "Создать".

Затем вы получите окно, как на изображении ниже, где вы можете написать свой контент и выполнять различные типы операций с этим контентом, такие как тип шрифта, стиль, полужирный, курсив и т. д. Вы также можете добавлять изображения, таблицы, диаграммы в документ.

Возможности MS Word

Теперь давайте обсудим функции или компоненты Ms Word. Используя эти функции, вы можете выполнять различные операции над документами, например создавать, удалять, стилизовать, изменять или просматривать содержимое документа.

Он содержит параметры, относящиеся к файлу, такие как «Создать» (используется для создания нового документа), «Открыть» (используется для открытия существующего документа), «Сохранить» (используется для сохранения документа), «Сохранить как» (используется для сохранения документов), «История». , Печать, Общий доступ, Экспорт, Информация и т. д.

Это вкладка по умолчанию в Ms Word, которая обычно делится на пять групп: «Буфер обмена», «Шрифт», «Абзац», «Стиль» и «Редактирование». Это позволяет вам выбрать цвет, шрифт, выделение, маркеры, положение вашего текста. Он также содержит такие параметры, как вырезание, копирование и вставка. После выбора вкладки «Главная» вы получите следующие параметры:

Это вторая вкладка в строке меню или на ленте. Он содержит различные элементы, которые вы можете вставить в слово Microsoft. Он включает в себя такие параметры, как таблицы, текстовые рисунки, гиперссылки, символы, диаграммы, строку подписи, дату и время, фигуры, верхний и нижний колонтитулы, текстовые поля, ссылки, поля, уравнения и т. д., как показано на изображении ниже:

Это третья вкладка в строке меню или на ленте. Он используется для рисования от руки в Ms Word. Он предоставляет различные типы перьев для рисования, как показано ниже:

Это четвертая вкладка в строке меню или на ленте. Вкладка «Дизайн» содержит макеты документов, которые вы можете выбрать, например документы с центрированными заголовками, смещенными заголовками, текстом, выровненным по левому краю, границами страниц, водяными знаками, цветом страницы и т. д., как показано на изображении ниже:

Это пятая вкладка в строке меню или на ленте. Он содержит все параметры, которые позволяют вам расположить страницы документа Microsoft Word именно так, как вы хотите. Он включает в себя такие параметры, как установка полей, отображение номеров строк, установка отступов абзацев и применение тем к строкам, управление ориентацией и размером страницы, разрывами строк и т. д., как показано на изображении ниже:

Это шестая вкладка в строке меню или на ленте. Вкладка «Ссылки» позволяет добавлять ссылки на документ, а затем создавать библиографию в конце текста. Ссылки обычно хранятся в основном списке, который используется для добавления ссылок на другие документы. Он включает в себя такие параметры, как «Оглавление», «Сноски», «Цитаты и библиография», «Подписи», «Указатель», «Таблица авторитетов», «умный» вид и т. д. После выбора вкладки «Ссылки» вы получите следующие параметры:

Это седьмая вкладка в строке меню или на ленте. Это наименее используемая вкладка в строке меню. На этой вкладке вы будете создавать этикетки, печатать их на конвертах, выполнять слияние писем и т. д. После выбора рассылки вы получите следующие параметры:

Это восьмая вкладка в строке меню или на ленте. Вкладка обзора содержит инструменты комментирования, языка, перевода, проверки орфографии и подсчета слов. Это удобно для быстрого поиска и редактирования комментариев. Выбрав вкладку обзора, вы получите следующие параметры:

Это девятая вкладка в строке меню или на ленте. Вкладка «Вид» позволяет переключаться между одной или двумя страницами, а также позволяет управлять инструментами макета. Она включает в себя макет печати, контур, веб-макет, панель задач, панели инструментов, линейку, верхний и нижний колонтитулы, сноски, полноэкранный режим, масштабирование. и т. д., как показано на изображении ниже:

Читайте также: