Создание последовательного письма в word

Обновлено: 15.05.2024

Рабочая тетрадь, которая будет использоваться в этом сеансе, называется Data.xls. Крайняя левая таблица содержит воображаемых студентов с адресами и результатами TOEFL. Поля Code и Campus генерируются функциями ЕСЛИ и ВЫБОР. В поле «Код» также используется функция И, чтобы определить, что учащийся набрал более 400 баллов по каждому разделу TOEFL.

< th>F < tr> < td>550

Примечания к таблице

В строке 2 используется функция, которая вычисляет среднее значение:
=СРЗНАЧ(L2:N2)
Функция, которая вычисляет код:
=ЕСЛИ(И(L2>=400,M2>=400,N2>=400),ЕСЛИ(O2>=470,3,2),1)
Функция, которая вычисляет кампус:
=CHOOSE(P2,F2&" Государственный кампус","Интенсивная программа изучения английского языка в государственном кампусе "&F2&","Национальный кампус в Паликире, Понпеи")

Процедура

Начните с открытия Microsoft Word.
В меню "Инструменты" выберите "Слияние".
Нажмите кнопку "Создать" в разделе "Основной документ".
Выберите «Формальные письма» в раскрывающемся меню.
В появившемся диалоговом окне выберите «Активное окно», чтобы начать бланк письма в новом документе.

Нажмите кнопку "Получить данные" и выберите "Открыть источник данных" в раскрывающемся меню (двиньте влево).

Нажмите кнопку "Получить данные" и выберите "Открыть источник данных" в раскрывающемся меню.
Установите тип файлов на листы MS Excel.
Нажмите на файл Data.xls.
Нажмите кнопку "Открыть".
Нажмите "ОК" в следующем диалоговом окне.
Выберите «Изменить» в следующем диалоговом окне.

Теперь мы готовы составить документ, который будет служить шаблоном для бланка письма. Обратите внимание, что над линейкой документа появилась новая панель инструментов:

Введите наш адрес в первые три строки документа:
College of Micronesia-FSM
P.O. Box 159 Kolonia
Pohnpei FM 96941-0159
После ввода почтового индекса нажмите клавишу Enter несколько раз, чтобы перейти вниз по странице.
Нажмите кнопку «Вставить поле слияния», чтобы открыть раскрывающийся список полей слияния.
Выберите поле «Имя» из списка. Обратите внимание, что элементы раскрывающегося меню — это имена полей в электронной таблице Data.xls.

Колледж Микронезии-FSM
P.O. Box 159 Kolonia
Pohnpei FM 96941-0159

"Первая" "Последняя"
"POB"
"State" FM "Zip"

Дорогой "Первый" "Последний":

Продолжите редактирование шаблона, добавив следующее предложение:
Поздравляем! Вы были выбраны для посещения «Кампуса».
С уважением,

Обратите внимание, что любое поле в базе данных Excel может быть включено в типовое письмо. Баллы учащегося по TOEFL могут быть возвращены учащемуся.

Вы можете, как мы сегодня, объединиться в новый документ, а затем сохранить этот документ на диск, но результирующий документ часто бывает слишком БОЛЬШИМ, чтобы поместиться на дискете. Если документ достаточно большой, слияние с новым документом может привести к переполнению памяти или жесткого диска.

Есть также возможность Объединить только определенные записи, Записи для объединения. Это позволяет объединить только одну запись (один студент) или набор записей, скажем, от пяти до десяти. Помните, что одна запись — это одна строка в Excel. Я считаю, что эта функция имеет ограниченную полезность. Эта функция требует знания номера записи в наборе.

Примечание Microsoft Access. Если данные находятся в Microsoft Access, в диалоговом окне «Открыть источник данных» выберите MS Access в качестве типа. После выбора нужной базы данных и нажатия кнопки «Открыть» появится диалоговое окно, позволяющее выбрать нужную таблицу или запрос. Параметры запроса перед слиянием также можно задать для базы данных Access.

Шаблон с именами полей должен быть сохранен. Этот документ можно открывать и редактировать. Документ запоминает источник данных.

Помните, когда вы будете выполнять слияние на принтере, возьмите с собой на дискету И файл шаблона формы, И базу данных Excel или Access!

Примечания для пользователей Office 97 и 2000 (Linda, Pastora, Quly и все, кто использует Office 97 или 2000)

Еще одно предупреждение: файлы Office 97 несовместимы с файлами Office 95. Пользователи Office 97 или Office 2000 и желающие обмениваться документами с пользователями Office 95 сталкиваются с множеством сложностей. И шаблон формы Word, и электронная таблица Excel должны быть сохранены в формате, совместимом с Microsoft Office 95.

К сожалению, возможность сохранения в версиях Office 95 из Office 97 не всегда работает должным образом. Из-за некомпетентности, невнимательности или явной самонадеянности конвертеры для сохранения документов Word 97 в форматы Word 95 не работают должным образом в ранних версиях Word 97. Также иногда возникают проблемы при сохранении файлов Excel 95 с помощью Excel 97. Есть работа -вокруг. Свяжитесь со мной, если вам нужны конверсии.

Пример обходного пути

Документы Excel 97 можно сохранять и передавать в формате рабочей книги Excel 4.0 (не рабочего листа!). Office 97 будет пинать и кричать, что вы потеряете форматирование, свои функции, свои данные и свою жизнь. По сути, это ложь, предназначенная для того, чтобы напугать вас. Такие функции, как ЕСЛИ, ВЫБОР и ЧАСТОТА, относятся к версии 4.0 и сохранены. Промежуточные итоги и настройки фильтров будут потеряны, но я никогда не терял фактические данные. Существуют различные небольшие сбои, с которыми вы можете столкнуться, например, если вы сохраняете в формате 4.0 с активными промежуточными итогами, промежуточные итоги не будут автоматически удаляться при повторном открытии документа.

Слияние почты — это функция Microsoft Word, помогающая упростить создание персонализированных писем, наклеек, конвертов, электронных писем и каталогов. Поскольку слияние не входит в число наиболее часто используемых функций MS Word, некоторые пользователи могут не знать, как выполнять слияние в Word для создания писем, наклеек и конвертов.

Если вы пытаетесь сэкономить время, затрачиваемое на ручную персонализацию каждого письма, ярлыка или других документов, вам может пригодиться слияние. Даже если вы никогда не пытались создать письмо слиянием, этот процесс довольно прост, и мы проведем вас через каждый шаг ниже.

Как создавать письма слияния

В Microsoft Word есть мастер, который поможет вам создать письма слияния. Мастер запросит письмо, которое вы хотите использовать, и получателей письма по пути, поэтому убедитесь, что у вас есть список получателей, готовый для вставки. Если нет, ничего страшного, вы всегда можете добавить список получателей вручную.

Откройте документ Word и введите свое сообщение. Уберите персонализированные элементы (например, название, имя, город и т. д.). А пока вы можете просто оставить пустое место для вставки этих элементов, например так:

Когда ваш шаблон будет готов, выберите «Рассылки» > «Начать слияние» > «Пошаговый мастер слияния» на верхней ленте.

Вдоль правой границы окна MS Word появится новая панель. Это мастер, который проведет вас через весь процесс. В качестве первого шага вам нужно выбрать тип документа, над которым вы работаете. Выберите «Письма» и нажмите «Далее: начальный документ».

В следующем шаге вам нужно будет выбрать документ, который вы хотите использовать для слияния.
Если вы уже ввели текст для своего письма, выберите Использовать текущий документ.
Если хотите использовать готовый шаблон, выберите Начать с шаблона. Выбрав исходный документ, нажмите «Выбрать получателей».

Следующим шагом является выбор получателей. Предполагая, что у вас есть лист Excel, заполненный данными получателя, вы можете импортировать данные, выбрав параметр «Использовать существующий файл» и выбрав «Обзор» в следующем разделе.

Перейдите к листу, содержащему список получателей, с помощью проводника, выберите лист и выберите Открыть.

Выбрав лист, вы увидите окно "Выбрать таблицу". Выберите соответствующую таблицу (таблицы). Обязательно установите флажок рядом с текстом Первая строка данных содержит заголовки столбцов, если это верно для ваших данных, и нажмите кнопку ОК.

Далее вы увидите список получателей, которых Word будет использовать при слиянии. Если все выглядит хорошо, выберите ОК.

Добавив лист Excel, выберите "Далее: написать письмо".

Теперь вы готовы добавить заполнители в свое письмо. Наведите курсор туда, куда вы хотите добавить заполнитель, и выберите Дополнительные элементы на панели слияния.

Откроется диалоговое окно «Вставить поле слияния», в котором вы можете выбрать соответствующий заполнитель и нажать «Вставить», чтобы добавить его в свое письмо.

После того как вы вставите все поля слияния, выберите "Далее: Предварительный просмотр писем".

Это покажет вам предварительный просмотр всех писем, созданных с помощью слияния. Вы можете использовать кнопки со стрелками на панели слияния для переключения предварительного просмотра писем.

Выберите «Далее». Завершите слияние. На следующем шаге выберите «Печать» (если вы хотите распечатать все письма) или «Редактировать отдельные письма» > «Все» (если вы собираетесь объединить письма в один документ).

Как создавать ярлыки для слияния

Всегда рекомендуется аккуратно составлять список рассылки на листе Excel, чтобы у вас не возникло головокружения, когда вам понадобятся чьи-то данные для рассылки. Однако, если вы хотите распечатать этикетки, компиляция листа Excel не поможет. Вместо этого вам потребуется создать метки слияния в MS Word.

Если у вас уже есть лист Excel с информацией о рассылке, вы можете перейти к следующему шагу. Если нет, организуйте свой список рассылки на листе Excel. Добавьте несколько заголовков (имя, фамилия, адрес и т. д.) и отсортируйте список.
Переключитесь на MS Word. Используйте мастер для создания этикеток. Откройте пустой документ и выберите «Рассылки» > «Выбрать слияние» > «Пошаговый мастер слияния».

Выберите «Ярлыки», а затем «Далее: начальный документ».

На следующем экране выберите Изменить макет документа. Затем выберите Параметры этикетки, чтобы задать номер продукта и марку этикетки.

После того, как вы нажмете OK, вы увидите метки, обведенные контуром вашего документа. Если вы этого не сделаете, перейдите в раздел «Дизайн таблицы» > «Границы» и выберите «Просмотреть линии сетки».

Вернитесь на вкладку "Рассылки" в MS Word и выберите "Выбрать получателей" > "Использовать существующий список".

Перейдите к файлу Excel, содержащему список рассылки. Выберите файл и выберите Открыть.

Вы увидите окно выбора таблицы. Если в вашей книге несколько листов, вы увидите здесь несколько элементов. Выберите тот, который содержит ваш список рассылки. Установите флажок рядом с текстом Первая строка данных содержит заголовки столбцов и нажмите кнопку ОК.

MS Word импортирует список рассылки. Выберите адресный блок. Посмотрите на превью справа.

Если это не так, как вы хотите, выберите «Сопоставить поля». Убедитесь, что все сведения соответствуют соответствующему заголовку на листе, и нажмите кнопку ОК.

Посмотрите на предварительный просмотр еще раз. Если все выглядит хорошо, выберите ОК.

Теперь вы увидите на ярлыке.Перейдите в раздел «Рассылки» > «Обновить ярлыки», чтобы добавить их ко всем ярлыкам.

Теперь ярлыки готовы к объединению. Перейдите в раздел Рассылки > Завершить и объединить > Редактировать отдельные документы.

Появится небольшое всплывающее окно. Выберите «Все», а затем «ОК».

Как создавать конверты для слияния

Создание конвертов для слияния в основном такое же, как и для этикеток, но с некоторыми изменениями.

Снова нажмите «Рассылки» > «Начать слияние» > «Пошаговый мастер слияния», но на этот раз выберите «Конверты», а затем нажмите «Далее: начальный документ снизу».

Вас попросят выбрать начальный документ. Выберите Параметры конверта, чтобы выбрать размер конверта и положение адреса доставки/возврата (см. следующий шаг), а затем выберите Далее: выберите получателей.

Когда вы выбираете параметры конверта, вы увидите небольшое всплывающее окно. Выберите нужный размер конверта, а также выберите шрифт и место для доставки и обратного адреса.

Следующим шагом мастера является выбор получателей. Выберите «Использовать существующий список» (при условии, что у вас уже есть лист Excel, содержащий данные получателя), и нажмите «Обзор», чтобы найти файл. Выберите соответствующий файл и нажмите «Далее: упорядочить конверт».

На следующем экране выберите Блок адресов, просмотрите предварительный просмотр, чтобы убедиться, что он выглядит так, как вы хотите, и нажмите ОК.

Теперь на конверте появится значок .

Выберите «Далее». Предварительный просмотр конвертов. Вы увидите тот же предварительный просмотр, который вы видели на предыдущем шаге, но в вашем документе. Вы можете использовать кнопки со стрелками на панели мастера для переключения между конвертами.

Теперь ваши конверты готовы к объединению. Нажмите «Далее». Завершите слияние.

На следующем экране вы увидите параметр «Редактировать отдельные конверты». Выберите его, выберите «Все», чтобы объединить все записи, и нажмите «ОК».

Теперь вы увидите, что все конверты объединены в один документ.

Массовая печать и электронная почта стали проще

Слияние почты может сэкономить массу времени, которое вы в противном случае потратили бы на настройку своих писем, этикеток или конвертов. Однако это не все, что вы можете сделать с помощью MS Word. Вы также можете создавать поздравительные открытки, буклеты и каталожные карточки.

Слияние почты существует уже некоторое время, но если вы хотите повысить эффективность своих процессов, в Microsoft Office 2019 появились некоторые полезные функции, на которые стоит обратить внимание.

Арджун – независимый писатель из Индии. Поработав аналитиком по фондовому рынку, Арджун решил заняться тем, чем он был увлечен, — технологиями. Он с энтузиазмом рассказывает и объясняет, как решать повседневные технические проблемы. Его областью знаний является Windows, и он отлично разбирается во всем, что связано с Excel. Прочитать полную биографию Арджуна

Понравился ли вам этот совет? Если это так, загляните на наш собственный канал на YouTube, где мы рассказываем о Windows, Mac, программном обеспечении и приложениях, а также предлагаем множество советов по устранению неполадок и видео с практическими рекомендациями. Нажмите кнопку ниже, чтобы подписаться!

Функция создания шаблонных писем Word фактически присутствует с самого начала и, конечно же, всегда предлагается, когда содержание сообщения всегда одно и то же, а меняется только получатель.

Но пока есть эта функция, пока всегда есть неуверенность в том, как должны быть вставлены поля, и как точно работает источник данных для адресов электронной почты и приветствия.

Обзор темы

В нашей статье мы шаг за шагом описываем, как создавать формальные письма с помощью Microsoft Word — Office 365 и на что обращать внимание.

Содержание:

Amazon Sonderaktionen: март 2022 г.

Обзор темы

Содержание:

Amazon Sonderaktionen: март 2022 г.

Чтобы Word мог создавать стандартные письма, ему нужен источник данных/список адресов, к которым можно получить доступ.

В этом вся необходимая информация, такая как:

приветствие
Имя Имя
Номер дома
Почтовый индекс/город

В принципе, вы можете использовать практически любую базу данных, в которой контакты правильно организованы. Это может быть список Excel, база данных Access или даже список контактов Outlook. Если вы еще не подготовились, вы можете настроить его в Word, а затем сохранить позже как файл Access.

Важно:
Главное в базе данных то, что она имеет четкую структуру. Что это означает в столбцах и строках, уже упомянутых выше? Информация организована.

Для нашего примера мы просто берем список Excel с вымышленными именами и адресами для иллюстрации. Здесь вы можете увидеть, как все это должно быть организовано.

Конечно, они не просто установлены для столбцов, показанных здесь, но вы можете добавить сколько угодно других. Они будут доступны позже при выборе полей слияния.

Если вы также хотите работать с таким списком Excel позже, лучше всего сохранить его под соответствующим понятным именем на вашем компьютере, если он вам понадобится позже.

Конечно, хорошо организованное место для контактов не помешает.

В этом вся необходимая информация, такая как:

приветствие
Имя Имя
Номер дома
Почтовый индекс/город

Конечно, хорошо организованное место для контактов не помешает.

Теперь, когда мы завершили работу с источником данных, мы уже можем приступить к созданию бланка письма.

Чтобы адресное поле сидело там, где положено, а в дальнейшем (для рассылки) помещалось в конверт со смотровым окошком, поля в макете устанавливаем следующим образом:< /p>

Вверху: 4,5 см.
Слева: 2,5 см
Справа: 2,5 см.
Внизу: 2,0 см.
Отступ: 0,0 см
Положение желоба: слева
Ориентация: книжная.

Примечание:
По теме «Шаблоны писем» у нас также есть отдельная статья, которую вы можете посмотреть здесь >>>

Сначала мы установим ранее созданный источник данных.

Для этого мы переходим на вкладку "Отправки" и выбираем "Получатель", а затем снова Использовать существующий список. В следующем диалоговом окне просто выберите созданный список, а затем подтвердите во втором окне, что наши столбцы имеют заголовки.

В качестве следующего шага мы вставим наши поля слияния, начиная с поля "Приветствие", а затем соответственно ниже:

имя
Фамилия
Улица, номер дома
Почтовый индекс/город

Для этого снова заходим во вкладку "отправления" на "вставить поле слияния" и выбираем там "приветствие" из.< /p>

Здесь также сразу видно, какие поля слияния доступны. А именно, какие именно заголовки столбцов нашего источника данных совпадают.

Когда поле получателя будет заполнено, заполнители заголовков наших столбцов будут повсюду, и Word автоматически заполнит их соответствующими записями.

Теперь, когда мы завершили работу с источником данных, мы уже можем приступить к созданию бланка письма.

Вверху: 4,5 см.
Слева: 2,5 см
Справа: 2,5 см.
Внизу: 2,0 см.
Отступ: 0,0 см
Положение желоба: слева
Ориентация: книжная.

Примечание:
По теме «Шаблоны писем» у нас также есть отдельная статья, которую вы можете посмотреть здесь >>>

Сначала мы установим ранее созданный источник данных.

имя
Фамилия
Улица, номер дома
Почтовый индекс/город

После того, как мы вставили наш фирменный бланк с соответствующими полями слияния и темой, теперь наступает момент, когда речь идет о приветствии.

Теперь вы можете просто ввести Уважаемый господин / госпожа, но это выглядит довольно непрофессионально, а также безлично. Теперь возникает проблема: "Как Word должен знать, кто мужчина, а кто женщина", а затем соответствующим образом корректировать приветствие?

Решение состоит в том, что мы устанавливаем для этого правила. Мы делаем это (аналогично Excel) с помощью правила «если — то — иначе».

Для этого вернемся на вкладку "Отправки", нажмем "Правила" и выберем "Если... То... Иначе..."

Здесь мы можем сказать: ЕСЛИ АНРЕДЕ = Mr./ THEN = Уважаемый господин / ДРУГИЕ = Уважаемый госпожа

Конечно, вы также можете расширить это, что особенно полезно, если нет конкретного контактного лица и, например, вы обращаетесь в организацию или компанию.

Тогда вы можете установить дополнительное правило, которое гласит: ЕСЛИ ANREDE = пусто / THEN = Уважаемый господин или госпожа, или IF ANREDE = Компания / THEN = Дамы и господа. А правило ELSE просто оставьте пустым.

Таким образом, здесь вам не нужно полагаться только на одно правило, вы можете установить несколько.

Вы можете использовать Word для создания интерактивных цифровых форм, которые другие люди могут заполнять на своих компьютерах, прежде чем распечатать или отправить их вам. Это требует небольшой подготовки, но избавляет вас от необходимости расшифровывать грязный почерк! Вот некоторые из инструментов, которые вы будете использовать при создании формы:

Шаблоны. Обычно формы сохраняются в виде шаблонов, чтобы их можно было использовать снова и снова.
Элементы управления содержимым. Области, в которых пользователи вводят информацию в форму.
Таблицы. Таблицы часто используются в формах для выравнивания текста и полей формы, а также для создания границ и блоков.
Защита: пользователи могут заполнять поля формы без возможности изменить текст и/или дизайн формы.

Показать вкладку "Разработчик"

Прежде чем вы сможете создать форму, вам нужно включить вкладку "Разработчик", чтобы получить доступ к расширенным инструментам.

Откроется окно параметров Word.

Столбец справа определяет, какие вкладки ленты включены.

На ленте теперь отображается вкладка "Разработчик". В дополнение к расширенным инструментам для записи макросов, надстроек и защиты документов теперь у нас есть доступ к элементам управления формами.

Создать форму

После включения вкладки "Разработчик" и создания макета и структуры формы вы можете приступить к добавлению полей формы в документ с помощью элементов управления содержимым.

Поместите текстовый курсор туда, куда вы хотите вставить поле формы.
Перейдите на вкладку "Разработчик" на ленте.

Группа «Элементы управления» содержит различные типы элементов управления содержимым, которые можно добавить в форму, а также кнопку-переключатель для режима «Дизайн».

Пока активен режим дизайна, вставляемые вами элементы управления не будут активны, поэтому установка флажка для его перемещения не приведет к его установке. Вы также можете настроить текст-заполнитель для некоторых элементов управления.

Элемент управления содержимым вставлен.

Выберите поле формы и нажмите кнопку «Свойства» на ленте, чтобы изменить параметры элемента управления. В зависимости от типа вставленного элемента управления вы можете изменить его внешний вид, настроить параметры в виде списка или заблокировать элемент управления после редактирования.

Вы выходите из режима дизайна, и теперь можно использовать вставленные элементы управления содержимым.

Типы элементов управления формы

Существует множество различных типов элементов управления формы, которые вы можете добавить в форму, что позволит людям добавлять различные типы ответов.

A	B	C	D	E	G	H	I	J	K	Л	M	N	O	P	Q
1	Seq	HS	First	Last	POB	State	Zip	Sx	St	Lang	Elem	Список	Прочитано	Структура	Среднее	Код	Кампус
2	1	ЧС	Ама	Элидок	1230	Чуук	96942	F	C	Пулуватезе	Пулуват	540	550	547	3	Natl
3	2	CHS	Кофи	Джейкоб	1240	Чуук	96942	M	C	Мортлокский диалект	Ирас	460	480	440	460	2	IEP

< tr > < tr >< td >

Элементы управления содержимым формы
	Расширенный текст	A поле ввода текста, которое позволяет форматировать форматированный текст.
	Обычный текст	Текстовое поле, ограниченное обычным текстом, поэтому никакое форматирование не может быть включено.
	Изображение	Принимает одно изображение.
	Галерея стандартных блоков	Показывает галерею форматированного дизайна льда из галереи Quick Parts.
	Поле со списком	Создает список, который пользователи могут редактировать напрямую.
	Раскрывающийся список	Пользователи выбирают один из нескольких вариантов, появляющихся при нажатии на стрелку списка.
	Выбор даты	Пользователи выбирают дату, и элемент управления автоматически форматирует дату.
< img class="lazyload" data-src="https://www.customguide.com/images/lessons/word-2019/word-2019--check-box.jpg" alt="forms" />	Флажок	Вставляет флажок в форму.
Устаревшие инструменты	Содержит элементы управления формой из предыдущих версий Word.

Завершение формы

Когда вы будете готовы распространить форму, чтобы другие могли ее заполнить, вы можете ограничить форму, чтобы элементы управления содержимым не могли быть удалены или изменены теми, кто ее заполняет.

Справа появится панель «Ограничить редактирование».

Если этот параметр включен, единственным изменением, которое кто-либо еще может внести в этот документ, является заполнение полей формы. Они не смогут сами перемещать, удалять или редактировать поля, пока защита не будет отключена.

Для включения защиты пароль не требуется, но вы можете добавить его, если хотите, чтобы никто не мог отключить эту защиту.

Теперь доступ к документу ограничен, и любой, кому вы его отправите, сможет заполнять только формы.

БЕСПЛАТНЫЙ краткий справочник

Бесплатно для распространения с нашей благодарностью; мы надеемся, что вы рассмотрите наше платное обучение.

Читайте также: