Создание макроса в Outlook

Обновлено: 24.11.2024

Введите имя нужного макроса и нажмите "Создать".

Теперь вы можете написать свой макрос.

Чтобы запустить макрос, откройте Tools Macro Macros , выберите макрос и нажмите "Выполнить".

2. Макросы Outlook

2.1. Автоматически создавать приветствия для получателя электронной почты

Следующий макрос описывает, как можно извлечь информацию из сообщения электронной почты и создать соответствующее сообщение в тексте сообщения электронной почты. Например, если вы пишете на адрес Jim.Test@example.com, вы можете создать текст в своем электронном письме «Привет, Джим,….С уважением, Ларс» и поместить курсор в нужное место, чтобы начать печатать.

Следующий макрос считывает все адреса электронной почты в части "Кому" сообщения электронной почты. Затем извлекается часть перед первым знаком "." предполагает, что это имя, и пишет Hello firstname1, firstname2,…

Он также вставляет "С уважением, Ларс" и помещает курсор в нужное место для ответа. Макрос также позволяет установить определенную задержку отправки электронного письма.

2.2. Макрос для перемещения электронной почты в указанную папку

Я давно отказался от ручной сортировки электронной почты. Теперь я перемещаю всю свою электронную почту в ежеквартальную папку. Я ищу почту через настольную поисковую систему, например. Поиск Google на рабочем столе.

Следующий макрос перемещает одно или несколько выбранных сообщений электронной почты в указанную папку. Эта папка должна существовать.

3. Определите ярлыки для ваших макросов

Чтобы определить ярлык для макроса, выберите "Просмотр панелей инструментов" "Настройка" и выберите "Макросы" .

Перетащите макрос на панель инструментов. Щелкните правой кнопкой мыши, чтобы изменить его свойства, например. имя. Используйте & номер, чтобы назначить горячую клавишу для вашего макроса. Например, следующее устанавливает горячую клавишу для макроса Move на Alt + 1 .

4. Перспективы

4.1. Сбросить просмотры

Если я выполняю поиск в Outlook, иногда я теряю представление «День/Месяц/Год» в календаре Outlook. В этом случае помогает перезапуск вывода с помощью переключателя cleanviews. Запустите Outlook /cleanviews .

4.2. Подпись для макросов

Если вы хотите автоматически использовать макросы в Outlook, вам необходимо их подписать. Вы можете подписывать свои макросы прямо из редактора Visual Basic через меню Tools Digital Signature. Диалоговое окно позволяет вам подписать ваш проект.

Если вы перезапустите Outlook и запустите свой макрос, вы можете получить предупреждение, но макрос должен запуститься. Возможно, вам придется изменить параметры безопасности в разделе «Центр управления безопасностью инструментов» на вкладке «Макросы» .

4.3. Программа пытается получить доступ к адресам электронной почты, которые вы сохранили в Outlook

Если у вас есть макрос, который обращается к адресам электронной почты Outlook, вы в некоторых случаях получаете следующее предупреждение: "Программа пытается получить доступ к адресам электронной почты, которые вы сохранили в Outlook".

Установка инструмента Advanced Security for Outlook из MAPILab решит эту проблему.

При добавлении некоторых пользовательских функций в Outlook или для более быстрого выполнения повторяющихся задач этого часто можно добиться, создав макрос в редакторе VBA Outlook. Однако доступ к опции выполнения макроса немного скрыт в параметрах и диалоговых окнах Outlook, а иногда и полностью скрыт по умолчанию. Это, конечно, негативно влияет на назначение некоторых макросов; чтобы иметь возможность быстрее выполнять повторяющиеся задачи.

В этом руководстве рассказывается, как создать кнопку для макроса на различных экранах Outlook.

Вкладка "Разработчик"

Встроенный метод выполнения макросов — через вкладку "Разработчик" на ленте. Эта вкладка содержит кнопку «Макросы», которая позволяет вам выполнить макрос. Однако по умолчанию эта вкладка отключена, поэтому нам придется включить ее, если вы захотите использовать этот метод.

Откройте сообщение или создайте новое.
Нажмите на логотип Office в левом верхнем углу и выберите "Параметры редактора".
В разделе "Популярное" включите параметр "Показывать вкладку "Разработчик" на ленте".
Нажмите OK, чтобы закрыть открытое диалоговое окно.

Примечание.
Когда вы находитесь в главном окне Outlook 2007, вы можете выполнять макросы через Сервис->Макрос->Макросы

Outlook 2010/2013/2016/2019 и Office 365:

Нажмите кнопку "Файл" рядом с вкладкой "Главная" и выберите "Параметры".
Выберите раздел «Настроить ленту».
На правой панели включите поле выбора перед "Разработчик".
Нажмите OK, чтобы закрыть открытое диалоговое окно.

После включения вкладки "Разработчик" выберите ее и нажмите кнопку "Макросы". Это запустит диалоговое окно со всеми вашими макросами на выбор. Выберите нужный и нажмите кнопку «Выполнить», чтобы выполнить его.

Совет!
Сочетание клавиш для вызова диалогового окна "Макросы" — ALT+F8.
Это сочетание клавиш работает, даже если вкладка "Разработчик" не активна.

Создать кнопку на панели быстрого доступа

Панель быстрого доступа (QAT) — это ряд значков, который появляется над лентой и помещается в строку заголовка окна.При желании QAT также можно разместить под лентой.

QAT различается для каждого типа окна Outlook. Таким образом, это означает, что существует другое окно для составления сообщения и чтения сообщения, отдельное окно для контактов, отдельное окно для встреч и т. д. Обзор того, какие окна элементов существуют в Outlook, см. в этом сообщении в блоге.

Откройте окно элемента, для которого вы хотите добавить кнопку макроса.
Нажмите маленькую стрелку вниз в правой части QAT и выберите Дополнительные команды…
Альтернативные методы;
- Outlook 2007
  Нажмите на логотип Office в левом верхнем углу, выберите "Параметры редактора" и выберите раздел "Настройка".
- Outlook 2010/2013/2016/2019/Office 365
  Файл-> Параметры-> Панель быстрого доступа
В раскрывающемся списке «Выбрать команды из» выберите: Макросы.
Список ниже покажет вам все ваши макросы.
Выберите макрос, для которого вы хотите создать кнопку, и нажмите кнопку Добавить >>.
Используйте кнопку вверх и вниз рядом со списком команд, чтобы перемещать макрос вверх и вниз.
Чтобы изменить имя и значок, нажмите кнопку «Изменить…».
Закройте диалоговое окно "Параметры", чтобы вернуться к окну элемента и использовать кнопку.

Кнопка пользовательского макроса на QAT. (нажмите здесь, чтобы узнать о функции)

Совет!
Когда вы закроете диалоговое окно "Параметры" и нажмете и отпустите кнопку ALT на клавиатуре, над кнопкой макроса появится число, которое вы можете ввести на клавиатуре, чтобы активировать макрос. Это сочетание клавиш позволяет еще быстрее выполнять макрос!

Создать кнопку на ленте

Вместо того, чтобы добавлять кнопку макроса на QAT, может иметь смысл добавить ее на уже существующую вкладку ленты или создать собственную вкладку, содержащую ваши макросы и/или другие любимые команды.

Откройте окно элемента, в которое вы хотите добавить кнопку макроса.
Выберите вкладку, на которую вы хотите добавить кнопку макроса.
Нажмите кнопку "Файл" рядом с вкладкой "Главная" и выберите "Параметры". Здесь выберите раздел «Настроить ленту».
Альтернативный метод;
- Нажмите правой кнопкой мыши любую вкладку и выберите "Настроить ленту".
  Вы увидите, что текущая вкладка уже выделена и выбрана.
Создайте новую группу или даже новую вкладку, чтобы поместить в нее пользовательскую кнопку. Вы не можете добавить свою кнопку в существующую группу.
Вы можете использовать кнопку "Переименовать...", чтобы дать вашей группе и/или вкладке красивое имя.
В раскрывающемся списке «Выбрать команды из:» выберите «Макросы».
Список ниже покажет вам все ваши макросы.
Выберите макрос, для которого вы хотите создать кнопку, и нажмите кнопку Добавить >>.
Чтобы изменить имя и значок, нажмите кнопку «Изменить…».
Закройте диалоговое окно "Параметры редактора", чтобы вернуться к окну элемента и использовать кнопку.

Совет!
Когда вы закроете диалоговое окно "Параметры" и нажмете и отпустите кнопку ALT на клавиатуре, над вкладками появится буква. Введите буквы над вкладкой, и тогда вы увидите буквы над командами в командах. Введите букву над макросом, чтобы активировать его.

Outlook 2007: создание кнопки на панели инструментов

Главное окно Outlook 2007 не содержит ленты, но использует панель инструментов. Добавление кнопки на панель инструментов немного отличается от ее добавления на ленту или QAT.

Сначала переведите панель инструментов в режим редактирования:
Вид-> Панели инструментов-> Настроить…
Убедитесь, что выбрана вкладка "Команды".
В списке категорий справа выберите Макросы.
Список команд справа теперь будет отображать все ваши макросы
Перетащите макрос, для которого вы хотите создать кнопку, в нужное место на панели инструментов.
Чтобы изменить имя и значок, щелкните правой кнопкой мыши значок на панели инструментов;
- Вы можете изменить имя на что-то более осмысленное.
  Если вы хотите использовать сочетание клавиш ALT+клавиша для кнопки, поместите & для буквы, которую вы хотите использовать.
  Например, предположим, что вы назвали ее «Моя кнопка» и хотите использовать комбинацию ALT+Y.
  Тогда вы должны были написать "M&y Button"
- Вы можете изменить изображение кнопки с помощью селектора «Изменить изображение кнопки» или от руки в диалоговом окне «Редактировать изображение кнопки…».
  В бесплатном редакторе вы можете вставить другое изображение или значок, который вы скопировали, с помощью CTRL+V.
- Вы также можете отключить текст, кнопку или изображение, если вам это не нравится.
Закройте диалоговое окно "Настройка", чтобы выйти из режима редактирования панелей инструментов и использовать кнопку.

Подробнее о настройке панели инструментов можно узнать в этом руководстве.

Два настраиваемых значка макросов на панели инструментов (нажмите здесь и здесь, чтобы узнать об их функциях)

Создать кнопку в контекстном меню

В Outlook нет параметров, позволяющих настроить контекстное меню. Если вы ищете способ программно добавить свою собственную кнопку с помощью надстройки COM, см. раздел «Для разработчиков» для получения дополнительной информации.

Дополнительная информация

Если вы получаете предупреждение о безопасности макроса при попытке выполнить свой макрос, вам не следует снижать настройки безопасности макроса. Вместо этого подпишите код макроса с помощью selfcert.

этот инструмент по умолчанию включен в Office, и процесс такой же простой и быстрый, как и снижение параметров безопасности, но с дополнительным преимуществом, заключающимся в том, что вы сохраняете уровень безопасности в Outlook таким, каким он должен быть.

Разработчики

Этот раздел выходит за рамки того, что вы можете делать через интерфейс Outlook, и предназначен для разработчиков, которым необходимо программно изменить ленту, панели инструментов и контекстные меню в Outlook. Упомянутые методы и предоставленные ссылки требуют знаний о том, как создать надстройку COM для Outlook. Если вы решили вместо этого создать решение VBA в виде надстройки COM, рекомендуется использовать Visual Studio с поддержкой Microsoft Office (VSTO).

Настроить ленту программно.
Как упоминалось ранее, настроить ленту можно только с помощью надстройки COM. Через VBA это сделать невозможно. Некоторую дополнительную информацию о настройке ленты также можно найти здесь.

Если вы создали надстройку для Магазина Office (Outlook 2013 и более поздние версии), здесь описано добавление кнопок для нее на ленту.

В Интернете легко найти образцы кода, но если вы не знаете, как их использовать, они не принесут вам много пользы.

Мы предполагаем, что код на 100 % готов к использованию, а не является наполовину завершенным фрагментом кода.

Если код будет запускаться для элементов в вашем почтовом ящике или личных папках, вам следует сделать резервную копию почтового ящика или файла данных на случай, если что-то пойдет не так с кодом. Если код работает с определенной папкой, копирование папки и содержимого может быть достаточной «страховкой» (в любом случае у вас должно быть регулярное резервное копирование, но я знаю, что многие пользователи не беспокоятся об этом). По крайней мере, сделайте копию элементы в папке, для которой вы запускаете код.

Прежде чем начать, вам необходимо проверить настройки безопасности макросов, в противном случае вам потребуется использовать selfcert.exe, чтобы подписать макросы и протестировать их.

Outlook 2007 и более ранние версии: доступ к диалоговому окну для изменения уровня безопасности в разделе "Инструменты", "Макросы", "Безопасность".

Outlook 2010 и более поздние версии: "Файл", "Параметры", "Центр управления безопасностью", "Параметры центра управления безопасностью", "Безопасность макросов".

Настоятельно рекомендуется настроить уровень безопасности макросов так, чтобы разрешались только макросы с цифровой подписью. Не выбирайте вариант «Низкий» (запускать все, никогда не спрашивать), кроме как во время тестирования. Обратите внимание, что некоторые программы безопасности установят для него значение High, и ваши макросы не будут выполняться. После изменения настроек безопасности может потребоваться перезапустить Outlook.

Теперь вы готовы открыть редактор VBA. Нажмите клавиши ALT+F11 на клавиатуре или, если отображается лента разработчика, щелкните команду редактора Visual Basic, чтобы открыть ее. В Outlook 2007 и более ранних версиях эта команда находится в меню Сервис, Макросы.

Если ваш экран не похож на приведенный выше снимок экрана с открытой белой панелью редактирования, вам нужно будет щелкнуть объекты Microsoft Outlook, чтобы развернуть ее, а затем дважды щелкнуть ThisOutlookSession, чтобы открыть ее на панели редактирования с правой стороны.
Чтобы добавить модуль в проект VBA, щелкните правой кнопкой мыши Project1 и выберите «Вставить» > «Модуль», чтобы вставить новый модуль.

Вообще говоря, вы можете поместить код либо в ThisOutlookSession, либо в модуль, если не указано иное, что он должен находиться в ThisOutlookSession или модуле.

Макросы Application_Start должны быть в ThisOutlookSession.

В этом видеоруководстве показано, что вам необходимо изменить параметры безопасности макросов, добавить макрос в Outlook, запустить макрос, а затем создать цифровую подпись с помощью SelfCert.exe, чтобы подписать макрос перед повышением безопасности макросов.

Если вы получаете сообщение об ошибке "Определяемый пользователем тип не определен", вам необходимо установить ссылку на другую библиотеку объектов.

Обычно используемые библиотеки: Microsoft Word, Microsoft Excel, Microsoft Forms и регулярное выражение VBScript.

Нажмите F5 или кнопку "Выполнить", чтобы запустить макрос из редактора VBA. (Настоятельно рекомендуется сделать резервную копию папок или хранилища сообщений перед запуском макросов.)

Ctrl+Break приостановит макрос или нажмите кнопку "Стоп" на панели инструментов, чтобы завершить его.

Если вы будете часто использовать макрос, вам следует использовать selfcert для его подписи, а затем настроить безопасность макросов, чтобы разрешить только подписанные макросы.

Не подписывайте макрос, пока не закончите его настройку, и если вы измените его позже, вам придется подписать его заново.

Чтобы запустить макрос из Outlook 2007 или более ранней версии, выберите Инструменты, Макрос, Макросы и выберите макрос. В Outlook 2010 вам нужно сначала отобразить ленту разработчика (Файл, Параметры, Настроить ленту — отметьте ленту разработчика справа). Вы также можете открыть диалоговое окно «Макросы», нажав Alt+F8 (все версии). Вы также можете добавить макросы на панель инструментов или кнопки ленты.

Чтобы подписать макрос с помощью selfcert, сначала необходимо создать сертификат. Вы можете найти selfcert в папке с вашими файлами Office. В Outlook 2010 и более ранних версиях (а также в Outlook 2013 с корпоративным лицензированием) selfcert обычно находится в папке C:\Program Files\Microsoft Office\OfficeXX, где XX — ваша версия Office.

В Outlook 2013 и 2016 "щелкните, чтобы запустить" пользователи найдут собственный сертификат в C:\Program Files\Microsoft Office 15\root\office15 (или Office16) или в C:\Program Files (x86)\Microsoft Office. 15\root\office15 (или Office16) при использовании 32-разрядной версии Office в 64-разрядной версии Windows.

В любой версии Office, если вы используете 64-разрядную версию Windows и 32-разрядную версию Outlook, selfcert будет находиться в каталоге 32-разрядных программ.

В Windows 8 или 10 можно щелкнуть правой кнопкой мыши плитку Outlook на начальном экране или в меню «Пуск» и выбрать «Открыть расположение файла» («Дополнительно» > «Открыть расположение файла» в Windows 10). Откроется Проводник Windows с расположением ярлыков Office. Щелкните правой кнопкой мыши ярлык и снова выберите «Открыть расположение файла», чтобы открыть проводник Windows в папку, в которой находится Outlook.exe. Введите S, чтобы спрыгнуть вниз, затем дважды щелкните SelfCert.exe)

Он прост в использовании: просто введите имя для своего цифрового сертификата и нажмите "ОК".

После получения сертификата подпишите макросы, используя Инструменты, диалоговое окно Цифровая подпись и выбрав сертификат. Когда вы закрываете Outlook, если вас попросят сохранить проект VBA, нажмите Да, даже если вы сохранили его из редактора VBA.

Обратите внимание, что каждый раз, когда вы редактируете макрос, вам нужно будет отказаться от него.

Видеоруководство по использованию SelfCert

< /p>

Если вы собираетесь часто использовать макрос, возможно, вы захотите создать для него кнопку на панели инструментов.

В Outlook 2010 и более поздних версиях вы можете добавлять кнопки на QAT или на ленту. Откройте «Файл», «Параметры» и выберите «Настроить ленту» или «Панель быстрого доступа».

Вам потребуется добавить новую группу на существующую вкладку ленты или добавить новую вкладку и новую группу, прежде чем выбирать макросы в меню «Выбрать команды из». Выберите макрос и нажмите «Добавить», чтобы добавить его в выбранную группу на правой панели.

< /p>

В лентах Outlook 2007: вы можете добавлять кнопки только в QAT. Щелкните правой кнопкой мыши вкладку ленты и выберите «Настроить панель быстрого доступа». Выберите «Макросы» в меню «Выбрать команды из», затем выберите макрос и добавьте его на правую панель. (При добавлении кнопок в QAT можно использовать сочетания клавиш Alt+n.)

В Outlook 2007 (основной интерфейс) и более ранних версиях Outlook: щелкните правой кнопкой мыши область панели инструментов и выберите "Настроить". Перейдите на вкладку "Команды" и слева найдите "Макросы".

Перетащите макрос с правой стороны на панель инструментов и отпустите. Щелкните правой кнопкой мыши, чтобы изменить имя и изображение кнопки.

Если вы печатаете одно и то же сообщение электронной почты снова и снова, вы работаете усерднее, чем нужно. Сьюзан Харкинс показывает, как использовать макрос для извлечения шаблонов, чтобы работать эффективнее.

Шаблоны позволяют быстро избавиться от повторяющихся задач. Например, если вы часто вводите одно и то же сообщение электронной почты, вы можете создать шаблон, содержащий основное сообщение. Вы можете добавить форматирование, вставить графические файлы и даже прикрепить файл к шаблону. Затем, когда вам нужно отправить электронное письмо, вы извлекаете шаблон вместо того, чтобы вводить текст вручную.

Создать шаблон просто, но его получение требует нескольких шагов и само по себе через некоторое время становится утомительным. В этой статье я покажу вам, как добавить макрос на панель инструментов или ленточный интерфейс, который открывает шаблон. На этом этапе вы можете добавить адрес электронной почты, при необходимости настроить сообщение и нажать «Отправить». Это намного эффективнее, чем создавать одно и то же письмо снова и снова или даже извлекать шаблон вручную.

Я использую Outlook 2013, но приложу инструкции для версий 2010 и 2007, если они отличаются. (Я не рассматриваю Outlook 2003.) Демонстрационный файл для загрузки отсутствует.

Создайте шаблон

Первое, что вам нужно, это шаблон. К счастью, их легко создать, но если они у вас уже есть, вы можете пропустить этот раздел. Если нет, давайте создадим простое сообщение электронной почты и сохраним его как файл шаблона:

В окне "Почта" нажмите "Новое письмо" в группе "Новое" на вкладке "Главная". В версии 2007 нажмите "Создать" на стандартной панели инструментов.
В появившемся окне электронной почты введите сообщение и внесите все изменения и дополнения, относящиеся к этому шаблону (рис. A). Например, я прикрепил файл Word и вставил картинку в подпись.
Рисунок А
Когда сообщение электронной почты будет готово, перейдите на вкладку "Файл" (меню в 2007 году) и выберите "Сохранить как" на левой панели.
В появившемся диалоговом окне выберите Шаблон Outlook (*.oft) в раскрывающемся списке Тип файла.
Введите имя шаблона, например FieldTripInfo (рис. B).
Рисунок Б
Нажмите «Сохранить» и закройте окно почты. Вам не нужно сохранять его снова, если будет предложено это сделать.

Когда вы будете готовы получить шаблон, сделайте следующее:

В раскрывающемся списке «Новые элементы» (в группе «Новые» на вкладке «Главная») выберите «Дополнительные элементы», а затем «Выбрать форму» (рис. C). Если вы открыли вкладку «Разработчик», вы можете щелкнуть ее, а затем нажать «Выбрать форму» в группе «Пользовательские формы». В 2007 выберите «Формы» в меню «Инструменты», а затем выберите «Выбрать форму».
Рисунок C
В появившемся диалоговом окне выберите «Пользовательские шаблоны в файловой системе» в раскрывающемся списке «Искать в» (рис. D).
Рис. D
Выберите FieldTripInfo, но пока не нажимайте кнопку «Открыть». Вместо этого выберите путь над списком шаблонов и скопируйте его в открытый текстовый документ редактирования — или вы можете записать его, если хотите. В следующем разделе вы оцените этот дополнительный шаг.
После копирования пути нажмите «Открыть».

На этом этапе вы готовы завершить сообщение: добавьте адрес электронной почты, прикрепите обещанный счет и завершите приветствие, добавив чье-то имя. Когда будете готовы, нажмите «Отправить». Шаблон работает нормально, но извлекать его утомительно. К счастью, вы можете полностью обойти этот маршрут, создав макрос.

Макрос

Код в листинге А прост. Метод CreateItemFromTemplate открывает файл FieldTripInfo.oft для создания нового сообщения электронной почты. (Не забудьте обновить выделенный путь при настройке этой процедуры для ваших собственных шаблонов.) Обратите внимание, что путь такой же, как тот, который вы скопировали ранее, за исключением того, что я заменил *.oft именем шаблона.

Список А

Чтобы добавить код, нажмите [Alt]+[F11], чтобы открыть редактор Visual Basic (VBE). Если вы открыли вкладку «Разработчик», щелкните ее и выберите Visual Basic в группе «Код», чтобы открыть VBE. Используйте Project Explorer слева, чтобы открыть ThisOutlookSession. Добавьте код в этот модуль, как показано на рисунке E. Закройте VBE и вернитесь в Outlook.

Рисунок Д

Добавьте процедуру открытия шаблона.

Выполнить с панели быстрого доступа

Если вы используете Outlook 2010 или 2013, вы можете добавить макрос в пользовательскую группу на ленте или на панель быстрого доступа (QAT). Во-первых, давайте добавим его в QAT следующим образом:

Эта установка прекрасно работает, если у вас есть только один или два шаблона. Если у вас их несколько, различить их будет непросто. Вы можете изменить значок и отображаемый текст, поэтому давайте изменим его, чтобы вы могли видеть, что доступно. Сначала повторите шаги 1 и 2 выше. Выберите макрос в правом списке и нажмите «Изменить». В появившемся диалоговом окне щелкните значок, введите более простое имя макроса, как показано на рисунке I, и дважды нажмите кнопку "ОК".

Рисунок 1

Изменить внешний вид кнопки макроса.

Новый значок и имя, показанные на рис. J, имеют больше смысла.

Рисунок J

Новый значок стал более осмысленным.

Выполнить с ленты

Если у вас несколько шаблонов, добавление кнопок макроса на настраиваемую вкладку может оказаться более полезным и эффективным. Для этого выполните следующие действия:

Перейдите на вкладку "Файл" и выберите "Параметры" на левой панели.
Выберите «Настроить ленту» на левой панели.
Нажмите «Новая вкладка» в правом нижнем углу диалогового окна.
Щелкните правой кнопкой мыши элемент «Новая вкладка», выберите «Переименовать», введите имя «Шаблоны» (рис. K) и нажмите «ОК».
Рис. K
На новой вкладке "Шаблоны" щелкните правой кнопкой мыши "Новая группа" и выберите "Переименовать".
Введите имя «Электронная почта» (рис. L) и нажмите «ОК».
Рисунок L
Выбрав группу "Электронная почта" на новой вкладке "Шаблоны", выберите "Макросы" в раскрывающемся списке "Выбрать команды из" (слева).
Выберите OpenFieldTripTemplate() и нажмите "Добавить".
Щелкните правой кнопкой мыши новый макрос в группе "Электронная почта" (в списке справа) и выберите "Переименовать".
Выберите значок нового документа, введите Field Trip (рис. M) и нажмите OK.
Рисунок М
Нажмите "ОК", чтобы вернуться в окно почты Outlook.
Перейдите на вкладку «Шаблоны», а затем нажмите «Выездная поездка» в группе «Электронная почта» (рис. N), чтобы открыть шаблон электронной почты.
Рисунок N

Повторите этот процесс, чтобы добавить шаблоны электронной почты в группу электронной почты. Добавьте новые группы, если у вас разные категории шаблонов.

Пользователи Outlook 2007

Если вы используете Outlook 2010, вы можете добавить кнопку на панель инструментов следующим образом:

Нажмите правой кнопкой мыши панель инструментов и выберите "Настроить".
В открывшемся диалоговом окне перейдите на вкладку "Команды".
Выберите «Макросы» в списке «Категории». Затем перетащите его на панель инструментов.
Если имя слишком длинное (а так всегда), его можно сократить. Находясь в режиме редактирования, нажмите кнопку правой кнопкой мыши и введите новое имя в поле "Имя".
Нажмите "Закрыть".

Использовать папку

Возможно, вы вообще не захотите возиться с макросами. В этом случае вы можете перетащить шаблоны в любую папку Outlook и открыть их оттуда. Скорее всего, вместо этого вы захотите добавить новую папку. Для этого:

Нажмите правой кнопкой мыши на папку "Входящие".
Выберите новую папку.
Введите "Шаблоны" в качестве имени новой папки.
Нажмите "ОК".

Затем нажмите кнопку "Восстановить" (в правом верхнем углу) и измените размер окна Outlook примерно до половины экрана. Затем используйте проводник Windows, чтобы найти файлы шаблонов, используя тот же путь, который вы использовали в коде. Восстановите это окно и измените его размер. Затем перетащите файл(ы) шаблона из Проводника Windows в папку Шаблоны. Если вам нужен шаблон, дважды щелкните папку «Шаблоны» и откройте нужный.

Работайте эффективнее

Сокращение или даже устранение повторяющихся задач – хорошая цель. Используя простой макрос для открытия шаблона электронной почты, вы можете тратить меньше времени на создание электронной почты.

Читайте также: