Создание этикеток в Excel

Обновлено: 20.11.2024

Мы покажем вам, как печатать этикетки из Excel с помощью функции слияния и Microsoft Word.

Excel — невероятно удобный инструмент для организации списка рассылки, но он не так хорош, когда дело доходит до фактической печати этикеток. Ввод всей информации, которую вы уже ввели, займет много времени, но, к счастью, вы можете съесть свой пирог и съесть его. Сегодня мы покажем вам, как создавать и печатать адресные этикетки из Excel с небольшой помощью Microsoft Word и функции слияния.

Печать этикеток из Excel — это просто

Хотя встроенные функции Excel не подходят для создания этикеток, преимущество пакета Microsoft Office заключается в его кросс-совместимости. Если у вас установлены оба приложения, вы можете быстро и автоматически импортировать данные из электронной таблицы Excel в Word и организовать их отображение для печати.

Прежде чем мы начнем, стоит отметить две вещи. Во-первых, несмотря на то, что руководство будет посвящено меткам адресов, его можно изменить для работы с любой меткой. Во-вторых, вам нужно будет правильно настроить столбцы в Excel, чтобы сделать это максимально плавным. Мы обсудим это на первом шаге:

Как печатать этикетки из Excel

Прежде чем вы сможете создавать ярлыки в Excel, вам понадобится существующий список рассылки в приложении. Если у вас его нет, вы можете создать его прямо сейчас.

Важно помнить, что вы должны создать заголовок столбца, указав информацию, которая будет содержаться в каждом заголовке. Это поможет вам позже сопоставить ваши поля с правильными столбцами.

Например, в нашем случае мы будем использовать поля: название объекта, название оператора, адрес, город, штат, почтовый индекс и страну. Если вы используете ярлыки для списка рассылки, вы можете включить ярлыки заголовков, такие как имя, фамилия и должность.

После того, как все будет подготовлено с правильными заголовками столбцов, вы можете сохранить свою работу и перейти к следующему шагу, чтобы создать ярлыки из Excel.

Откройте вкладку «Рассылки» на ленте Word и выберите «Начать слияние > Ярлыки…». Функция слияния писем позволит вам легко создавать ярлыки и импортировать в них данные из приложения для работы с электронными таблицами.

Если они не совпадают точно, ничего страшного. В нашем случае, например, «Имя свойства» и «Имя оператора» заменяют имя и фамилию. Когда закончите, нажмите «ОК».

Если вас это устраивает, нажмите «ОК». В противном случае вам может потребоваться снова изменить поля.

AddressBlock теперь будет отображаться во всех ваших ярлыках.

Снова откройте вкладку «Рассылки» и нажмите «Завершить и объединить», затем «Редактировать отдельные документы…».

После импорта всех ваших адресов вы, наконец, можете распечатать этикетки и отправить почту. Не забудьте сохранить документ на случай, если вам понадобится перепечатать какой-либо из них.

Дополнительно: как объединить текстовые ячейки в Excel

Если вы провели много времени в Excel, вы знаете, как тяжело создавать большие электронные таблицы только для того, чтобы понять, что их нужно корректировать. К счастью, это не всегда должно занимать много времени. Вы можете использовать команду объединения для объединения текстовых ячеек в Excel без потери данных.

Дополнительно: как сделать страницу альбомной в Word

В большинстве случаев при создании документа Word требуется альбомная или книжная ориентация. Однако иногда вам нужен альбомный формат одной страницы — например, для отображения изображения. Однако сделать это не так просто, как можно было бы ожидать. В результате мы собираемся показать вам, как сделать одну страницу альбомной в Word, используя пару приемов.

Триша Госс работает писателем и редактором более 10 лет. Она пишет советы и руководства по работе с приложениями Microsoft Office и другими сайтами.

Что нужно знать

Чтобы распечатать этикетки из Excel, вам необходимо подготовить рабочий лист, настроить этикетки в Microsoft Word, а затем соединить рабочий лист с этикетками.
Чтобы настроить метки, откройте пустой документ Word и выберите Рассылки > Начать слияние > Ярлыки. Выберите марку и номер продукта.
Чтобы добавить поля слияния в Word, перейдите на вкладку "Рассылки" и в разделе "Запись и вставка полей" добавьте поля в адресный блок.

В этом руководстве объясняется, как создавать и печатать этикетки из Excel с помощью функции слияния в Microsoft Word. Эти инструкции относятся к Excel и Word 2019, 2016 и 2013, а также к Excel и Word для Microsoft 365.

Как печатать этикетки из Excel

Вы можете распечатать почтовые ярлыки из Excel за считанные минуты, используя функцию слияния писем в Word. Благодаря аккуратным столбцам и строкам, возможностям сортировки и функциям ввода данных Excel может стать идеальным приложением для ввода и хранения информации, такой как списки контактов. Создав подробный список, вы можете использовать его с другими приложениями Microsoft 365 для выполнения множества задач.

Подготовьте рабочий лист и введите данные

Чтобы сделать почтовые ярлыки из Excel, вам нужно добавить описательные заголовки столбцов, чтобы все распечатывалось правильно. Например, у вас могут быть следующие заголовки столбцов:

Должность (мистер/мисс/доктор)
Имя
Фамилия
Улица
Город
Штат
Почтовый индекс

Введите заголовок в первую ячейку каждого столбца, описывающего данные. Создайте столбец для каждого элемента, который вы хотите включить в этикетки.

Введите имена и адреса или другие данные, которые вы планируете печатать на этикетках.

Убедитесь, что каждый элемент находится в правильном столбце.

Не оставляйте пустых столбцов или строк в списке.

По завершении сохраните рабочий лист.

Настройка меток в Word

Затем вам нужно выбрать размер и тип печатаемых этикеток.

Откройте пустой документ Word.

Перейдите на вкладку "Рассылки".

Выберите «Начать слияние» > «Ярлыки».

Выберите марку в поле «Продавцы этикеток», а затем выберите номер продукта, который указан на упаковке с этикеткой. Вы также можете выбрать «Новая метка», если хотите ввести пользовательские размеры метки.

Нажмите "ОК", когда будете готовы продолжить.

Подключите рабочий лист к ярлыкам

Перед выполнением слияния для печати адресных этикеток из Excel необходимо подключить документ Word к рабочему листу, содержащему ваш список. При первом подключении к листу Excel из Word необходимо включить параметр, позволяющий преобразовывать файлы между двумя программами.

В Word нажмите «Файл».

Прокрутите вниз и выберите "Параметры" в нижней части левой панели.

Нажмите «Дополнительно» на левой панели окна «Параметры Word» и прокрутите вниз до раздела «Общие».

Убедитесь, что установлен флажок Подтверждать преобразование формата файла при открытии, и нажмите OK.

В разделе "Рассылки" в группе "Начать слияние" выберите "Выбрать получателей" > "Использовать существующий список".

Перейдите к листу Excel, содержащему список, в открывшемся окне "Выбор источника данных" и нажмите "Открыть".

Добавить поля для слияния и выполнить слияние

После того как вы систематизировали данные, вам нужно добавить поля слияния, прежде чем вы сможете завершить слияние. Здесь вам пригодятся те заголовки, которые вы добавили на лист Excel.

Нажмите на первую метку на странице, а затем выберите "Блок адреса" в разделе "Запись и вставка полей" на вкладке "Рассылки".

Нажмите кнопку Match Fields в появившемся диалоговом окне Insert Address Block.

Убедитесь, что ваши заголовки соответствуют обязательным полям. Если какое-либо из них неверно, используйте стрелку раскрывающегося списка рядом с ним, чтобы найти правильное поле.

Нажмите "ОК". Нажмите OK еще раз, чтобы закрыть диалоговое окно.

Выберите Рассылки > Записать и вставить поля > Обновить ярлыки.

После того как вы настроите электронную таблицу Excel и документ Word, вы можете объединить информацию и распечатать этикетки. Нажмите «Готово и объединить» в группе «Готово» на вкладке «Рассылки».

Нажмите «Редактировать отдельные документы», чтобы просмотреть, как будут выглядеть напечатанные этикетки. Выберите Все > ОК.

Откроется новый документ с почтовыми ярлыками из листа Excel. Вы можете редактировать, печатать и сохранять этикетки так же, как и любой другой документ Word.

Если вы хотите создавать и печатать этикетки любого типа, обратите внимание на Microsoft Word и Excel. Вы можете сохранить данные этикетки в Excel, а затем получить эти данные в Word, чтобы сохранить или распечатать этикетки.

В этом руководстве вы узнаете, как создать электронную таблицу этикеток в Excel, совместимую с Word, настроить этикетки, а также сохранить или распечатать их.

1. Введите данные для ваших этикеток в электронную таблицу Excel

Первый шаг — создать электронную таблицу Excel с данными вашей этикетки. Вы назначите соответствующий заголовок каждому полю данных, чтобы можно было получить заголовки в Word.

Для следующего примера мы создадим электронную таблицу со следующими полями:

Имя
Фамилия
Улица
Город
Штат
Почтовый индекс

Чтобы приступить к созданию электронной таблицы Excel:

Запустите Microsoft Excel на компьютере с Windows или Mac и создайте новую электронную таблицу.
На экране электронной таблицы Excel выберите первую ячейку в первой строке и введите Имя.

Выберите первую ячейку в столбце B и введите фамилию. Аналогичным образом добавьте адрес улицы, город, штат и почтовый индекс в первые строки столбцов C, D, E и F соответственно.
Теперь добавьте данные под каждым только что созданным заголовком. Ваша таблица должна выглядеть примерно так:

После добавления данных сохраните таблицу, выбрав Файл вверху.
Нажмите «Сохранить» на левой боковой панели.
Выберите Обзор на панели справа.

Выберите папку для сохранения таблицы, введите имя таблицы в поле Имя файла и нажмите Сохранить в нижней части окна.

Теперь ваша электронная таблица Excel готова.

2. Настройка меток в Word

Второй шаг – настроить размеры ярлыков в Word. Существует несколько предопределенных макетов этикеток, которые вы можете выбрать. При желании вы даже можете создать собственный ярлык с нестандартными размерами.

Запустите Microsoft Word на компьютере с Windows или Mac и создайте новый пустой документ.
На экране редактирования документа выберите вкладку Рассылки на верхней панели инструментов.
На вкладке "Рассылки" выберите "Начать слияние", а затем в меню выберите "Ярлыки".

В открывшемся окне выберите поставщика этикеток в раскрывающемся меню Поставщики этикеток.Затем выберите тип этикетки в списке Номер продукта. Наконец, нажмите кнопку ОК.

Если вы хотите создать собственную метку, нажмите кнопку "Новая метка" и укажите размеры метки в следующем окне.

Теперь ваш макет этикетки настроен, и оставьте этот документ открытым в Word.

3. Перенесите данные Excel в документ Word

Теперь, когда ваши ярлыки настроены, импортируйте данные, сохраненные в электронной таблице Excel, в документ Word. Для этого не нужно открывать Excel.

Не закрывая документ Word, выберите вкладку "Рассылки" вверху.
На вкладке "Рассылки" выберите "Выбрать получателей" и выберите "Использовать существующий список". Вы сообщаете Word, что хотите использовать готовый список для ярлыков.

В открывшемся окне проводника перейдите к папке, содержащей электронную таблицу Excel, созданную ранее. Дважды щелкните таблицу, чтобы импортировать ее в документ Word.

Word откроет окно выбора таблицы. Здесь выберите лист, содержащий данные этикетки.
Отметьте флажок Первая строка данных содержит заголовки столбцов и нажмите кнопку ОК.

4. Добавление меток из Excel в документ Word

Теперь вам нужно указать поля, которые вы хотите использовать в своих ярлыках.

Убедитесь, что вы все еще находитесь в документе с этикетками в Word.
Выберите вкладку «Рассылки» вверху, а затем в разделе «Запись и вставка полей» выберите параметр «Блокировка адреса».

В открывшемся окне "Вставить блок адреса" нажмите кнопку "Сопоставить поля".

Word открывает окно «Поля сопоставления». Здесь убедитесь, что каждое поле в блоке «Обязательно для адреса» соответствует соответствующему полю в вашей электронной таблице. Например, в поле "Адрес 1" следует использовать адрес улицы из таблицы и т. д.

Нажмите "ОК", чтобы закрыть окно.
Вернувшись к окну "Вставить адресный блок", вы можете просмотреть свой ярлык. Убедитесь, что этот предварительный просмотр представляет фактические этикетки, которые вы хотите создать. Затем выберите ОК в нижней части окна.

В документе Word вы заметите, что первая метка теперь говорит .
Выберите вкладку "Рассылки" вверху, а затем выберите "Обновить ярлыки".

5. Создание ярлыков из Excel в документе Word

Теперь в Word есть все данные, необходимые для создания ярлыков. Теперь вы закончите процесс, и Word отобразит фактические данные для каждой метки:

На вкладке "Рассылки" в Word выберите параметр "Завершить и объединить", а затем в меню выберите "Редактировать отдельные документы".

В открывшемся окне выберите «Все» и выберите «ОК».

Теперь в документе Word должны отображаться все ваши ярлыки с их индивидуальными данными.

Теперь вы можете сохранить этот документ с этикетками, создать из него PDF-файл или физически распечатать документ (этикетки).

6. Сохранить ярлыки Word, созданные из Excel, в формате PDF

Вам не нужно использовать сторонний инструмент для сохранения документа этикетки Word в формате PDF:

Выберите вкладку "Файл" в верхней части окна Word.
На боковой панели слева выберите Сохранить как.
На правой панели выберите «Обзор».

Выберите папку для сохранения PDF-файла, введите имя для PDF-файла в поле Имя файла, выберите PDF в раскрывающемся меню Тип файла и выберите Сохранить.

7. Печать этикеток Word, созданных из Excel

Вы можете распечатать этикетки прямо из Word. Убедитесь, что ваш принтер подключен к компьютеру, когда вы выполняете печать:

Выберите вкладку "Файл" в верхней части окна Word.
Выберите «Печать» на левой боковой панели.

Выберите принтер в меню «Принтер» на правой панели, а затем выберите «Печать» вверху.

И все готово.

Как вы можете видеть выше, Word и Excel помогают создавать практически все виды этикеток на компьютерах с Windows и Mac. Если это помогло вам создать нужный тип меток в Excel, сообщите нам об этом в комментариях ниже.

Махеш помешался на технологиях с тех пор, как десять лет назад у него появился первый гаджет. За последние несколько лет он написал ряд технических статей для различных онлайн-изданий, включая, помимо прочего, MakeTechEasier и Android AppStorm. Прочитать полную биографию Махеша

Понравился ли вам этот совет? Если это так, загляните на наш собственный канал на YouTube, где мы рассказываем о Windows, Mac, программном обеспечении и приложениях, а также предлагаем множество советов по устранению неполадок и видео с практическими рекомендациями. Нажмите кнопку ниже, чтобы подписаться!

Маршалл Ганнелл

Маршалл Ганнелл
Писатель

Маршалл — писатель с опытом работы в сфере хранения данных. Он работал в Synology, а совсем недавно был директором по маркетингу и техническим писателем в StorageReview. В настоящее время он работает техническим писателем по API/программному обеспечению в Токио, Япония, управляет VGKAMI и ITEnterpriser и тратит то немногое свободное время, которое у него есть, на изучение японского языка. Подробнее.

Возможно, вы используете Microsoft Excel для аккуратной организации списка рассылки. Однако, когда вы будете готовы печатать почтовые ярлыки, вам нужно будет использовать слияние, чтобы создать их в Word из списка Excel. Вот как.

Шаг первый: подготовьте список рассылки

Если вы уже создали список рассылки в Excel, то можете смело пропустить этот тест. Если вы еще не создали список, несмотря на отсутствие в Excel функции почтового ярлыка, мы все же настоятельно рекомендуем вам использовать Excel, поскольку он лучше подходит для организации и обслуживания данных, чем таблица Word.

Первое, что вам нужно сделать, это создать заголовок столбца, соответствующий данным, которые идут в каждом столбце. Поместите эти заголовки в первую строку каждого столбца.

Какие заголовки вы включаете, зависит от того, какую информацию вы планируете использовать в почтовых ярлыках. Титулы всегда хороши, но важно, чтобы вы знали, какой титул использует человек, прежде чем создавать ярлыки. Кроме того, если ваш список предназначен для компаний, а не для отдельных людей, вы можете опустить заголовки «Имя» и «Фамилия» и вместо этого просто указать «Название компании». Чтобы правильно проиллюстрировать шаги, в этом примере мы воспользуемся личным списком рассылки. Наш список будет включать следующие заголовки:

Имя
Фамилия
Улица
Город
Штат
Почтовый индекс

Это стандартная информация, которую вы найдете на почтовых ярлыках. Вы даже можете вставлять изображения в почтовые ярлыки, если хотите, но этот шаг будет позже в Word.

После того как вы закончите создавать заголовки, введите данные. Когда вы закончите, ваш список должен выглядеть примерно так:

Давай, сохрани свой список, и давайте перейдем к Microsoft Word.

Шаг второй: настройте метки в Word

Откройте пустой документ Word. Затем перейдите на вкладку «Рассылки» и выберите «Начать слияние».

В появившемся раскрывающемся меню выберите «Ярлыки».

Появится окно «Параметры метки». Здесь вы можете выбрать марку этикетки и номер продукта. Закончив, нажмите «ОК».

Контуры ваших ярлыков теперь появятся в Word.

Примечание. Если контуры вашей этикетки не отображаются, выберите «Дизайн» > «Границы» и выберите «Просмотреть линии сетки».

Шаг третий: подключите рабочий лист к ярлыкам Word

Прежде чем вы сможете перенести данные из Excel на этикетки в Word, вы должны соединить их. Вернувшись на вкладку «Рассылки» в документе Word, выберите параметр «Выбрать получателей».

Появится раскрывающееся меню. Выберите «Использовать существующий список».

Появится Проводник Windows. Используйте его, чтобы найти и выбрать файл списка рассылки. Выбрав файл, нажмите «Открыть».

Появится окно «Выбор таблицы». Если в вашей книге несколько листов, они появятся здесь. Выберите тот, который содержит ваш список. Обязательно включите параметр «Первая строка данных содержит заголовки столбцов», если он еще не установлен, и нажмите «ОК».

Ваши ярлыки теперь связаны с вашим листом.

Шаг четвертый: добавьте поля слияния к ярлыкам

Пришло время добавить поля слияния в ярлыки Word. Выберите первый ярлык, перейдите на вкладку «Рассылки» и нажмите «Блокировка адреса».

В появившемся окне «Вставить блок адреса» нажмите кнопку «Сопоставить поля».

Появится окно «Поля сопоставления». В группе «Требуется для блока адресов» убедитесь, что каждый параметр соответствует столбцу в вашей книге. Например, «Имя» должно совпадать с «Имя» и так далее. Убедившись, что все настроено правильно, нажмите «ОК».

Вернувшись к окну «Вставить блок адреса», просмотрите предварительный просмотр, чтобы убедиться, что все выглядит правильно, а затем нажмите «ОК».

теперь появится на вашем первом ярлыке.

Вернитесь на вкладку "Рассылки" и нажмите "Обновить ярлыки".

После выбора должен отображаться на каждой этикетке.

Теперь вы готовы выполнить слияние почты.

Шаг пятый: выполнение слияния

А теперь посмотрим, как происходит волшебство. На вкладке "Рассылки" нажмите "Завершить и объединить".

В появившемся раскрывающемся меню выберите «Редактировать отдельные документы».

Появится окно «Объединить в новый документ». Выберите «Все», а затем нажмите «ОК».

Ваш список из Excel теперь будет объединен с ярлыками в Word.

› Худшее, что есть в телефонах Samsung, — это программное обеспечение Samsung.
› Почему СМС должен умереть
› Почему прозрачные чехлы для телефонов желтеют?
› Как восстановить метки панели задач в Windows 11
› Что означает XD и как вы его используете?
›5 шрифтов, которые следует прекратить использовать (и лучшие альтернативы)

Читайте также: