Различия Excel 2013 и 2016

Обновлено: 21.11.2024

Важно знать, какую версию Excel вы используете

С 1985 года по настоящее время существовало 30 различных версий Excel. Сейчас у большинства пользователей Excel 2016, 2019, 2021 или 365.

Каждая версия Excel значительно отличалась от предыдущей, и версии для Mac и Windows по-прежнему сильно различаются. Если вам нужно изучить Excel, мы настоятельно рекомендуем вам изучить Excel 365, а не одну из устаревших версий. В этой статье вы узнаете почему.30

Содержание

Excel 365

Планируется, что Excel 365 будет иметь бесконечный срок службы. Вместо старого трехлетнего цикла обновлений 365 – это постоянно развивающийся продукт, в котором появляются новые функции по мере выпуска каждой новой версии.

Поскольку бизнес-пользователи не хотят постоянных изменений (и нуждаются в надежных надежных версиях), Microsoft представила концепцию «каналов обновлений» для Office 365. Крупные корпоративные пользователи могут подписаться на шестимесячный канал обновлений. Это обеспечило надежную и проверенную «полугодовую» версию в январе и июле каждого года. Интеллектуальный метод поддерживает постоянно меняющийся характер Office 365, публикуя новую версию наших книг каждый раз, когда добавляются важные новые функции. На момент написания этой статьи (в феврале 2022 г.) мы недавно опубликовали шестое издание, посвященное текущему обновлению за январь 2022 г. Smart Method — единственный издатель, который делает это, чтобы наши книги всегда были в актуальном состоянии.

С 2019 г. в Excel 365 было добавлено несколько замечательных функций, но ничто не сравнится с введением функций динамических массивов и динамических массивов в выпуске за июль 2020 г. Это не тривиальное изменение. Механизм Excel пришлось полностью переработать, чтобы распознавать новую концепцию динамического массива. В 2021 году были представлены автоматический анализ данных и запросы на естественном языке (функции, которые не были включены в выпуск Excel 2021). Связанные типы данных также были значительно расширены (опять же функция только для 365). Мы также нашли несколько отличных приложений для пользовательских типов данных (еще одна функция, представленная совсем недавно) и (в книгах 2021 и 365 Expert Skills) поделились нашей реализацией многоязычных форм и отчетов, которые теперь можно очень легко создавать с помощью этого нового особенность.

В Excel 365 огромное количество старых функций Excel теперь могут работать совершенно по-новому, а некоторые старые любимые функции заменены современными функциями, поддерживающими работу с массивами. Например, функция ВПР была заменена на КСПР (современная функция массива, более универсальная, простая в использовании и более мощная).

Новая возможность динамического массива вывела Excel 365 в другую лигу по сравнению с Excel 2019. Динамические массивы принципиально несовместимы с Excel 2019 и приведут к тому, что современные книги (созданные с помощью Excel 365) не будут работать должным образом в устаревших версиях. В Excel 2021 этой проблемы нет, поскольку он поддерживает динамические массивы.

Excel 365 — это последняя, лучшая и самая мощная версия Excel, которую вы можете использовать. Она доступна по очень скромной ежемесячной подписке.

Рассматриваете ли вы возможность перехода с Microsoft Excel 2013 на Excel 2016 для Windows? Если да, то в чем разница между ними? Как вы решаете? Читайте дальше, чтобы узнать больше об этом новом программном обеспечении от экспертов Excel Consultant.

Снова то время: Microsoft недавно выпустила новую версию Office для Windows. С этим изменением программного обеспечения возникает неизбежный вопрос: следует ли мне сделать переход сейчас или мне следует подождать? Некоторые люди могут считать, что более новая версия, конечно, лучше, но как эксперты Microsoft мы знаем, что это не всегда так (например, Microsoft Excel 2016 для Mac). Office и, в частности, Excel — настолько фундаментальный инструмент для вашей организации, что вы должны быть уверены в своем решении. Отсутствие функций или сложный интерфейс могут утомить вас, но, с другой стороны, улучшенные функции и усовершенствованный Microsoft Power BI помогут вашему отделу как никогда раньше.

В целом Excel 2016 — это надежное программное обеспечение с обновленными функциями и минимальными (но все же имеющимися) недостатками

В Excel Consultant мы призываем наших клиентов внимательно рассмотреть несколько аспектов, прежде чем переходить на последнюю версию программного обеспечения. Благодаря нашему полувековому опыту, техническим знаниям и обширным знаниям в этой области мы здесь, чтобы помочь вам сделать этот важный выбор.

В следующем посте мы опишем различия между Excel 2016 и Excel 2013 для Windows. Мы рекомендуем вам подумать об этих ключевых характеристиках перед покупкой Excel 2016.

Выпуск Microsoft Excel 2016 года

Microsoft выпустила Office 2016 для Windows 22 сентября 2015 г., через несколько месяцев после выхода версии 2016 года для операционных систем Mac. Если вы загружаете Office 2016 для Windows, вы не можете использовать его с приложениями Office 2013, но он интегрируется с более ранними программами (2010, 2007 и т. д.). Клиенты могут получить доступ к Office 2016 в рамках программы Office 365 или в качестве единовременной покупки программного обеспечения. Примечание. Если вы подписались на программу Office 365, вы можете использовать Microsoft Excel 2016 уже сейчас, а затем перейти на Microsoft Excel 2019 в конце следующего года, когда он будет выпущен в третьем квартале.

Что исчезло в Microsoft Excel 2016?

Каждый раз, когда выходит новая версия программного обеспечения, Microsoft включает новые функции, стремясь сделать обновленную программу более полезной, чем предыдущая. Однако эти новообретенные функции обычно обходятся дорого. При определении того, подходит ли Excel 2016 для вашего бизнеса, важно посмотреть, что Microsoft убрала, а что добавила. В некоторых случаях (например, в Excel 2016 для Mac) эти потери значительны, но Excel 2016 для Windows практически не изменился по сравнению с функциями 2013 года.

Согласно информации Microsoft TechNet, из Excel 2016 были удалены только две основные функции:

Данные Azure. TechNet сообщает: «Службы данных больше не доступны на рынке Azure». Это несколько ограничивает полезность Excel 2016, особенно если ваша компания использует приложения Azure для выполнения анализа.
Кнопка Power View. Как объясняет TechNet: «кнопка Power View была удалена из меню «Вставка» > «Отчеты» на ленте». К счастью, убрана только кнопка, а не сама функция. Вам просто нужно выполнить еще несколько шагов, чтобы получить доступ к Power View. Для вашего удобства Microsoft предоставляет пошаговое руководство по включению Power View.

В целом эти потери относительно невелики. Хотя они могут разочаровать, в большинстве случаев они не являются причиной отказа от покупки Excel 2016 для Windows.

Более мощная Power BI

Одной из наиболее заметных особенностей Excel 2016 является улучшенная совместимость с Microsoft Power BI, что дает явные преимущества для корпоративных клиентов. «BI» означает «Business Intelligence», а Microsoft Power BI — это облачная служба, которая использует анализ данных и другие функции для предоставления прогнозов, прогнозов и другой важной информации для вашего бизнеса. Как вы можете себе представить, Power BI тесно связан с Excel, и в выпуске 2016 эта функция получила дальнейшее развитие.

Excel 2016 для Windows сделал использование Power BI с Excel лучше, чем когда-либо. Как описывает Microsoft: «Благодаря Excel 2016 вы можете публиковать свои книги Excel прямо на своем сайте Power BI, где вы можете создавать интерактивные отчеты и информационные панели на основе данных вашей книги. Затем вы можете поделиться своими мыслями с другими сотрудниками вашей организации». Excel 2016 упростил интерфейс от рабочих книг до Power BI, сделав переход между этими программами плавным и эффективным. Кроме того, новое программное обеспечение Excel упрощает совместное использование визуализаций данных и отчетов Power BI. Укрепив связь между этими двумя приложениями, Microsoft сделала их лучше.

Остальные части пакета Microsoft Office для Windows

Конечно, Excel 2016 не существует в вакууме. Если вы купите или загрузите эту программу, вы, вероятно, сделаете это вместе с другими основными программами Microsoft: Access, Word и Outlook. Размышляя о том, подходит ли изменение для вашей компании, рекомендуется посмотреть, как обновление до Excel 2016 повлияет на другие ваши приложения.

Мы рассмотрим основные различия между приложениями Office 2013 и Office 2016 для Windows ниже:

• Access. По словам службы поддержки Microsoft, одним из важнейших обновлений Access является то, что система управления базами данных теперь обеспечивает «поддержку больших типов данных», что делает программу более универсальной. TechNet сообщает, что единственная удаленная функция Access — это «веб-приложения… Microsoft больше не рекомендует создавать и использовать веб-приложения в Sharepoint».

• Outlook. В Outlook 2016 есть два основных улучшения. Во-первых, теперь Microsoft предлагает «современные вложения», которые позволяют «прикреплять документы из ваших последних элементов и делиться ими из OneDrive или SharePoint с получателями электронной почты», а также с персонализированными разрешениями.Во-вторых, «сортировка почты: функция Clutter изучает, как вы расставляете почту по приоритетам, а затем помогает вам, помещая сообщения с низким приоритетом в отдельную папку (при этом предоставляя вам ежедневную сводку, чтобы вы ничего не пропустили)». В обмен на эти улучшения TechNet отмечает, что Outlook не включает поддержку Exchange Server, не предоставляет «доступ к LinkedIn, Facebook и другим сайтам социальных сетей» и не поддерживает «файлы PRF для настройки учетных записей Exchange Server».

Office 2016 также предлагает улучшенную интеграцию Skype для удаленных совещаний, улучшенную интеграцию с Windows 10, функцию рукописного ввода для тех, кто использует планшеты, более продвинутую автоматическую помощь с помощью окна «Скажи мне», расширенные функции безопасности и многое другое.

Рассмотрение перехода с Microsoft Excel 2013 на Excel 2016 для Windows

В целом Excel 2016 — это надежное программное обеспечение с обновленными функциями и минимальными (но все же имеющимися) недостатками. Если вам нужна помощь в принятии решения о том, делать решительный шаг или нет, или помощь в изучении того, как максимально эффективно использовать это новое программное обеспечение, консультант по Excel готов проконсультировать, обучить и написать код для вас. Свяжитесь с нами сегодня, чтобы назначить встречу!

Выпуск Microsoft Excel 2019…

Microsoft объявила о следующей адаптации Office, которая выйдет во второй половине 2018 года. Она будет называться Office 2019 и будет загружаемой программой, содержащей обычные инструменты Word, Excel, PowerPoint и Outlook. Microsoft назвала это издание «следующим бессрочным выпуском Office». Таким образом компания заявляет, что вы покупаете его за единовременную плату, а не по подписке, в отличие от Office 365.

Согласно Википедии: Microsoft Office 2019. Microsoft Office 2019 (кодовое название Office 17) — это версия пакета Microsoft Office для повышения производительности, пришедшая на смену Office 2016. Об этом было объявлено 26 сентября 2017 года на Microsoft Ignite. Его выпуск запланирован на вторую половину 2018 года.

Сегодня на конференции Microsoft Ignite в Орландо мы анонсировали Office 2019 — следующее постоянное обновление для Office. Этот выпуск, запланированный на вторую половину 2018 года, будет включать бессрочные версии приложений Office (включая Word, Excel, PowerPoint и Outlook) и серверов (включая Exchange, SharePoint и Skype для бизнеса). Предварительные версии новых продуктов поступят в продажу в середине 2018 года.

IDG/Майкрософт

Microsoft Windows может получить все освещение в прессе, но когда вы хотите выполнить настоящую работу, вы обращаете внимание на приложения, которые работают на ней. И если вы используете электронные таблицы, это обычно означает Excel.

Excel, конечно же, является частью набора инструментов для повышения производительности Microsoft Office. Microsoft продает Office по двум моделям: физические и юридические лица могут заплатить за лицензию на программное обеспечение заранее и владеть ею навсегда (то, что компания называет «бессрочной» версией пакета), или они могут приобрести подписку на Office 365, что означает, что у них есть доступ к программному обеспечению только до тех пор, пока они продолжают платить за подписку.

При покупке бессрочной версии пакета, например Office 2016 или Office 2019, в его приложения никогда не будут добавляться новые функции, в то время как в приложения Office 365 добавляются новые функции. (Подробнее см. в разделе «В чем разница между Microsoft Office 2019 и Office 365?»)

Эта памятка знакомит вас с функциями, представленными в Excel 2016 и Excel 2019 — версиях Excel с бессрочной лицензией, включенных в Office 2016 и Office 2019 соответственно. В Office 365 Excel имеет все эти функции, а также еще несколько. Если у вас или вашей организации есть подписка на Office 365, ознакомьтесь с нашей отдельной памяткой по Excel для Office 365, чтобы узнать обо всех новейших функциях.

Большинство советов в этой статье относятся как к Excel 2016, так и к Excel 2019 для Windows. Ближе к концу находится раздел только для Excel 2019.

Поделитесь этой историей: ИТ-специалисты, мы надеемся, что вы передадите это руководство своим пользователям, чтобы помочь им научиться максимально эффективно использовать Excel 2016 и 2019.

Использование ленты

Интерфейс ленты, который вы знали и любили (или, возможно, ненавидели) в более ранних версиях Excel, не сильно изменился в Excel 2016 или 2019. Поскольку лента была включена в приложения пакета Office начиная с Office 2007, мы предполагаем что теперь вы знакомы с тем, как это работает. Если вам нужно освежить в памяти знания, ознакомьтесь с нашей памяткой по Excel 2010.

Как и в Excel 2013, лента в Excel 2016 и 2019 имеет плоский вид, более чистый и менее загроможденный, чем в Excel 2010 и 2007.Лента 2016 и 2019 меньше, чем в Excel 2013, строка заголовка сплошная зеленая, а не белая, а текст на вкладках ленты («Файл», «Главная», «Вставка» и т. д.) представляет собой сочетание верхнего и нижнего регистра. чем все шапки. Но он по-прежнему работает так же, и вы найдете большинство команд в тех же местах, что и в более ранних версиях.

Лента не сильно изменилась по сравнению с Excel 2013. (Щелкните изображение, чтобы увеличить его.)

Чтобы узнать, какие команды находятся на вкладках ленты, загрузите наш краткий справочник по ленте Excel 2016 и 2019. Также ознакомьтесь с отличной новой функцией «Расскажи мне», описанной ниже.

Как и в предыдущих версиях Excel, если вы хотите убрать ленту, нажмите Ctrl-F1. Чтобы он появился снова, нажмите Ctrl-F1, и он вернется.

У вас есть и другие варианты отображения ленты. Чтобы перейти к ним, щелкните значок «Параметры отображения ленты» в правом верхнем углу экрана, слева от значков свертывания и развертывания PowerPoint. Появится раскрывающееся меню со следующими тремя параметрами:

Автоматическое скрытие ленты: скрывает всю ленту, вкладки и команды под ними. Чтобы снова отобразить ленту, нажмите в верхней части PowerPoint.
Показать вкладки: показывает вкладки, но скрывает команды под ними. Это то же самое, что нажать Ctrl-F1. Чтобы отобразить команды под вкладками, когда они скрыты, нажмите Ctrl + F1, щелкните вкладку или щелкните значок отображения ленты и выберите "Показать вкладки и команды".
Показать вкладки и команды: при выборе этого параметра отображаются как вкладки, так и команды.

И если по какой-то причине этот приятный зеленый цвет в строке заголовка вам слишком дорог, вы можете сделать его белым или серым. (В Excel 2019 также есть черный вариант.) Для этого выберите Файл > Параметры > Общие. В разделе «Персонализация вашей копии Microsoft Office» щелкните стрелку вниз рядом с Тема Office и выберите в раскрывающемся меню пункт «Темно-серый» или «Белый» (или «Черный»). Чтобы строка заголовка снова стала зеленой, вместо этого выберите параметр «Цветной» в раскрывающемся списке. Прямо над меню «Тема Office» находится раскрывающееся меню «Фон Office». Здесь вы можете выбрать отображение узора, например печатной платы или кругов и полос, в строке заголовка.

Вы можете изменить зеленую строку заголовка Excel. В разделе «Персонализация вашей копии Microsoft Office» нажмите стрелку вниз рядом с Тема Office и выберите цвет. (Нажмите на изображение, чтобы увеличить его.)

Есть очень полезная функция в том, что Microsoft называет закулисной областью, которая появляется, когда вы нажимаете «Файл» на ленте: если вы нажмете «Открыть» или «Сохранить как» в меню слева, вы увидите облачные службы, которые у вас есть. подключенные к вашей учетной записи Office, такие как SharePoint и OneDrive. Под каждым местоположением теперь отображается связанный с ним адрес электронной почты. Это весьма полезно, если вы используете облачную службу с более чем одной учетной записью, например, если у вас есть одна учетная запись OneDrive для личного использования, а другая — для бизнеса. Вы сможете сразу увидеть, что есть что.

Область Backstage показывает, какие облачные службы вы подключили к своей учетной записи Office. (Нажмите на изображение, чтобы увеличить его.)

Быстро решайте задачи с помощью Tell Me

Excel никогда не был самым удобным для пользователя приложением, и в нем так много мощных функций, что пользоваться ими может быть непросто. Microsoft упростила эту задачу, добавив в Excel 2016 и 2019 функцию под названием Tell Me, которая делает доступными даже скрытые инструменты.

Чтобы использовать его, нажмите текст «Расскажите, что вы хотите сделать» справа от вкладки «Вид» на ленте. (Любители клавиатуры могут вместо этого нажать Alt-Q.) Затем введите задачу, которую хотите выполнить, например «создать сводную таблицу». Вы получите меню, показывающее возможные совпадения для задачи. В этом случае верхний результат — это прямая ссылка на форму для создания сводной таблицы — выберите ее, и вы сразу начнете создавать сводную таблицу, не переходя сначала на вкладку «Вставка» на ленте.

Если вам нужна дополнительная информация о вашей задаче, последние два пункта в меню «Рассказать» позволяют выбрать из связанных разделов справки или выполнить поиск фразы с помощью интеллектуального поиска. (Подробнее об интеллектуальном поиске ниже.)

Функция "Расскажи мне" упрощает выполнение практически любой задачи. (Нажмите на изображение, чтобы увеличить его.)

Даже если вы считаете себя любителем электронных таблиц, стоит попробовать Tell Me. Это значительно экономит время и намного эффективнее, чем рыскание по ленте в поисках команды. Также полезно то, что он запоминает функции, которые вы ранее нажимали в поле, поэтому, когда вы нажимаете на него, вы сначала видите список предыдущих задач, которые вы искали. Это гарантирует, что задачи, которые вы часто выполняете, всегда находятся в пределах легкой досягаемости. Кроме того, это делает задачи, которые вы редко выполняете, легкодоступными.

Используйте интеллектуальный поиск для онлайн-поиска

Еще одна новая функция – интеллектуальный поиск – позволяет проводить исследования во время работы с электронной таблицей.Щелкните правой кнопкой мыши ячейку со словом или группой слов и в появившемся меню выберите Интеллектуальный поиск.

При этом Excel использует поисковую систему Microsoft Bing для поиска слова или слов в Интернете, а затем отображает определения, любые связанные записи Википедии и другие результаты из Интернета на панели интеллектуального поиска, которая появляется справа. . Щелкните любую ссылку результата, чтобы открыть полную страницу в браузере. Если вам просто нужно определение слова, щелкните вкладку «Определить» на панели. Если вам нужна дополнительная информация, перейдите на вкладку "Обзор" на панели.

Интеллектуальный поиск удобен для поиска общей информации, например определений финансовых терминов. (Нажмите на изображение, чтобы увеличить его.)

Для общих терминов, таких как "период окупаемости" или "рентабельность инвестиций", это работает хорошо. Но не ожидайте, что Smart Lookup будет искать финансовую информацию, которую вы, возможно, захотите поместить в свою электронную таблицу, по крайней мере, исходя из моего опыта. Например, когда я выполнил интеллектуальный поиск по «Уровню инфляции во Франции в 2016 году», я получил результаты для футбольного турнира Евро-2016 и другую информацию, говорящую мне, что 2016 год был високосным. А когда я ввел в поиск «Производство стали в США», Smart Lookup выдал запись в Википедии для США.

Обратите внимание, что для использования интеллектуального поиска в Excel или любом другом приложении Office вам может сначала потребоваться включить функцию интеллектуальных служб Microsoft, которая собирает условия поиска и некоторый контент из ваших электронных таблиц и других документов. (Если вы беспокоитесь о конфиденциальности, вам нужно взвесить, стоит ли удар по конфиденциальности удобства проведения исследований прямо в приложении.) Если вы не включили его, вы увидите экран, когда вы нажмете Умный поиск просит вас включить его. После этого он будет включен во всех ваших приложениях Office.

Диаграммы новых типов

Таблицы – это не только необработанные данные, но и диаграммы. Диаграммы отлично подходят для визуализации и представления данных, а также для извлечения из них информации. С этой целью в Excel 2016 есть шесть новых типов диаграмм, в том числе гистограмма (часто используется в статистике), «водопад», который эффективно показывает промежуточные финансовые итоги, и иерархическая древовидная карта, помогающая находить закономерности в данных. (В Excel 2019 есть еще два новых типа диаграмм, о которых мы расскажем позже.) Обратите внимание, что новые диаграммы доступны, только если вы работаете с документом .xlsx. Если вы используете старый формат .xls, вы их не найдете.

Чтобы просмотреть все новые диаграммы, поместите курсор в ячейку или группу ячеек, содержащих данные, выберите Вставка > Рекомендуемые диаграммы и перейдите на вкладку Все диаграммы. Вы найдете новые диаграммы, смешанные со старыми. Выберите любой, чтобы создать диаграмму.

Excel 2016 включает шесть новых типов диаграмм, в том числе каскадную. (Нажмите на изображение, чтобы увеличить его.)

Это шесть новых типов диаграмм:

Карта дерева. Этот тип диаграммы создает иерархическое представление ваших данных, при этом категории верхнего уровня (или ветви дерева) отображаются в виде прямоугольников, а подкатегории (или подветви) отображаются в виде меньших прямоугольников, сгруппированных внутри больших. Таким образом, вы можете легко сравнивать размеры категорий и подкатегорий верхнего уровня в одном представлении. Например, книжный магазин может с первого взгляда увидеть, что он приносит больше дохода от 1st Readers, подкатегории детских книг, чем от всей категории документальной литературы верхнего уровня.

Древовидная диаграмма позволяет легко сравнивать категории и подкатегории верхнего уровня в одном представлении. (Нажмите на изображение, чтобы увеличить его.)

Солнечные лучи. Этот тип диаграммы также отображает иерархические данные, но в виде многоуровневой круговой диаграммы. Каждый уровень иерархии представлен кружком. Самый внутренний круг содержит категории верхнего уровня, следующий за ним круг показывает подкатегории, круг после этого подподкатегории и т. д.

Солнечные лучи лучше всего подходят для отображения отношений между категориями и подкатегориями, а древовидные карты лучше отображают относительные размеры категорий и подкатегорий.

На диаграмме "солнечные лучи" иерархические данные, такие как категории и подкатегории книг, отображаются в виде многоуровневой круговой диаграммы. (Нажмите на изображение, чтобы увеличить его.)

Водопад. Этот тип диаграммы хорошо подходит для визуализации финансовой отчетности. Он отображает промежуточную сумму положительных и отрицательных вкладов в итоговую чистую стоимость.

Каскадная диаграмма показывает промежуточную сумму положительных и отрицательных вкладов, таких как доходы и расходы, в итоговую чистую стоимость. (Нажмите на изображение, чтобы увеличить его.)

Гистограмма. Этот тип диаграммы показывает частоты в наборе данных. Например, он может отображать количество книг, проданных в определенном ценовом диапазоне в книжном магазине.

Гистограммы удобны для отображения частоты, например количества книг, проданных по разным ценам. (Нажмите на изображение, чтобы увеличить его.)

Парето. Эта диаграмма, также известная как отсортированная гистограмма, содержит как столбцы, так и линейный график. Значения представлены в порядке убывания столбцами.Совокупный общий процент каждого бара представлен восходящей линией. В примере с книжным магазином на каждой полосе может быть указана причина возврата книги (брак, неправильная цена и т. д.). На диаграмме будут сразу показаны основные причины возвратов, чтобы владелец книжного магазина мог сосредоточиться на этих проблемах.

Обратите внимание, что диаграмма Парето не отображается, когда вы выбираете Вставка > Рекомендуемые диаграммы > Все диаграммы. Чтобы использовать его, сначала выберите данные, которые вы хотите нанести на диаграмму, затем выберите Вставка > Вставить статистическую диаграмму, а затем в разделе "Гистограмма" выберите Парето.

На диаграмме Парето или отсортированной гистограмме восходящая линия представляет совокупный процент измеряемых элементов. В этом примере легко увидеть, что более 80% доходов книжного магазина связаны с тремя проблемами. (Нажмите на изображение, чтобы увеличить его.)

Коробка и ус. Эта диаграмма, как и гистограмма, показывает частоты в наборе данных, но обеспечивает более глубокий анализ, чем гистограмма. Например, в книжном магазине он может показывать распределение цен на книги разных жанров. В показанном здесь примере каждая «коробка» представляет квартиль цен на книги этого жанра с первого по третий, а «усы» (линии, идущие вверх и вниз от коробки) показывают верхний и нижний диапазон цен. Выбросы цен, которые выходят за пределы усов, показаны точками, медианная цена для каждого жанра показана горизонтальной линией поперек поля, а средняя цена отмечена крестиком.

Диаграммы с прямоугольниками и усами могут отображать сведения о диапазонах данных, например, от первого до третьего квартиля в «ящиках», медиану и среднее значение внутри прямоугольников, верхний и нижний диапазоны с «усами» и выбросы с точками. (Нажмите на изображение, чтобы увеличить его.)

Совместная работа в Excel Online

Когда был выпущен Office 2016, самой популярной новой функцией была совместная работа в режиме реального времени, которая позволяла людям одновременно работать над документами, где бы они ни находились, при наличии подключения к Интернету. (Майкрософт называет это «совместным редактированием».) Когда вы сотрудничаете с другими людьми в режиме реального времени, все, у кого есть доступ к документу, могут работать над ним одновременно, при этом каждый видит, что делают другие во время редактирования.

Но Excel не использовался для совместной работы в реальном времени. Эта функция была доступна только в Word, PowerPoint и OneNote, при этом Microsoft заявила, что в некое неопределенное время в Excel будет реализована совместная работа в режиме реального времени.

В июле 2017 года Microsoft наконец-то внедрила совместную работу в режиме реального времени в настольном клиенте Excel, но только для подписчиков Office 365. (Полное пошаговое руководство по их использованию см. в разделе «Как использовать новые функции интерактивной совместной работы в Excel».)

Многие люди (включая меня) ожидали, что в Excel 2019 появятся функции совместного редактирования, но это не так. Чтобы обеспечить совместную работу в настольном клиенте Excel, вы должны быть подписчиком Office 365.

Однако пользователи Excel 2016 и 2019 с бессрочной лицензией могут совместно работать в режиме реального времени, используя веб-версию Excel, и я покажу вам, как это сделать здесь. Excel Online менее мощный и совершенный, чем настольный клиент Excel, но работает достаточно хорошо, если вы хотите сотрудничать в режиме реального времени.

Затем нажмите кнопку "Поделиться" в правом верхнем углу экрана. Экран всплывает над Excel. В нем введите адрес электронной почты человека, с которым хотите поделиться. Если вы хотите поделиться с несколькими людьми, введите несколько адресов электронной почты. Затем введите примечание, если хотите.

Если вы вошли в систему с помощью отдельной учетной записи Microsoft, люди, которым вы предоставили доступ к документу, могут редактировать документ по умолчанию; однако вместо этого вы можете предоставить им доступ только для чтения, щелкнув ссылку «Получатели могут редактировать» в области «Добавить быструю заметку» и выбрав «Получатели могут только просматривать» в раскрывающемся списке. Когда вы это сделаете, вы также увидите возможность указать, должны ли получатели входить в систему с учетной записью Microsoft, чтобы увидеть книгу. Когда будете готовы, нажмите кнопку "Поделиться".

Когда вы закончите, появится экран, подтверждающий, кому вы отправили электронное письмо, и может ли он редактировать или только читать документ. Вы можете щелкнуть это раскрывающееся меню, чтобы изменить их разрешения или прекратить совместное использование книги. На этом экране вы также можете отправить другое электронное письмо, чтобы поделиться с другими, щелкнув ссылку «Пригласить людей» на левой панели. Закончив работу с экраном, нажмите «Закрыть».

Если вы вошли в систему с корпоративной учетной записью, процесс несколько упрощается. На начальном всплывающем экране, где вы вводите электронные письма получателей, вы увидите поле с надписью «Только указанные вами люди, у которых есть эта ссылка, могут редактировать». Нажмите на нее, и вы увидите экран с дополнительными параметрами общего доступа, включая всех, людей в вашей организации и людей с существующим доступом. Также есть флажок, позволяющий им редактировать книгу или нет. Сделайте свой выбор и нажмите Применить. Затем в первом всплывающем окне нажмите «Отправить».

Теперь Excel отправляет электронное письмо всем людям, с которыми вы хотите сотрудничать. Когда они нажимают кнопку «Просмотреть в OneDrive» или «Открыть», они открывают электронную таблицу. На этом этапе они могут просматривать электронную таблицу, но не редактировать ее. Чтобы отредактировать его, им нужно нажать кнопку «Редактировать в браузере» в верхней части экрана или щелкнуть меню «Редактировать книгу» и выбрать «Редактировать в браузере». Затем они могут редактировать документ прямо в окне своего браузера.

Все, кто использует документ, видят изменения, вносимые другими людьми, в режиме реального времени. Присутствие каждого человека обозначается цветным курсором, и каждый получает свой цвет. Когда они выполняют действия, например вводят данные в ячейку или создают диаграмму, их работа мгновенно становится видна всем остальным.

Когда люди совместно работают над электронной таблицей в Excel Online, все могут видеть изменения, внесенные другими. (Нажмите на изображение, чтобы увеличить его.)

В правом верхнем углу экрана находится список всех, кто совместно работает над документом. Щелкните имя, чтобы увидеть расположение ячейки, над которой они сейчас работают (например, G11). Вы также можете навести указатель мыши на чей-либо цветной курсор и увидеть его имя.

Чат недоступен. Но если вы щелкнете по значку Skype в правом верхнем углу экрана, вы сможете запустить Skype, посмотреть, подключены ли они к службе, и общаться с ними таким образом.

Обратите внимание, что даже владелец книги должен использовать Excel Online для совместной работы в режиме реального времени. Если у вас открыта рабочая книга в постоянной версии настольного клиента Excel 2016 или 2019, никто другой не сможет вносить изменения в свой браузер; они увидят сообщение о том, что файл заблокирован. Если вы используете Excel Online, все могут вносить изменения (при условии, что вы предоставили им права на редактирование). Когда все внесут изменения и книга больше не будет открываться в браузере, вы сможете снова открыть файл в настольном клиенте Excel 2016 или 2019.

Если ваша организация перешла на Office 2016 или Office 365, теперь у вас есть доступ к Excel 2016. Что теперь? Есть ли новые функции? Ответ положительный, особенно если вам нужны инструменты бизнес-аналитики и новые способы представления данных.

Не пропустите новые функции Excel 2016. Вот 7 из них, которые меня больше всего волнуют:

1. Поле "Расскажи мне"

Поле «скажи мне» — одно из самых очевидных нововведений в программе Excel, и, честно говоря, очень жаль, что его не было в выпуске 2007 года, когда лента меню изначально была уменьшена. (Помните, как трудно было найти наши любимые инструменты?) Поле «подскажите» — это, по сути, функция поиска, в которой перечислены функции и операции, соответствующие условиям поиска. Это удобный способ добраться туда, куда вы хотите! Существует также интеллектуальный поиск, который будет использовать Интернет для поиска статей, релевантных вашему поисковому запросу.

2. Прогнозирование

В Excel 2016 добавлена возможность статистического прогнозирования одним щелчком мыши для данных, с которыми связан элемент времени. Пока у вас есть приличный объем данных, он сможет прогнозировать за пределами вашей последней точки данных, а также показывать уровни достоверности на каждом конце спектра. Что еще хорошо в функции прогнозирования, так это то, что если Excel может видеть тенденции из-за сезонности, он учитывает их в прогнозе. Довольно умный! После того, как вы сделали свой прогноз, вы сможете отобразить его в виде линейной или гистограммы, но имейте в виду, что данные, используемые для создания выбранной вами диаграммы, не будут связаны с диаграммой. Если вы внесете изменения в данные, они не будут автоматически отражены в диаграмме.

3. Поле поиска (сводные таблицы)

В сводные таблицы добавлена панель поиска, которая упрощает работу с большими наборами данных с многочисленными полями. Просто найдите нужное поле, и оно откроется для выбора.

4. Группировка по дате (сводные таблицы)

Ранее сводные таблицы Excel всегда регистрировали даты по отдельности — ваши диаграммы имели сотни полей вдоль оси дат. Теперь даты автоматически группируются в годы, кварталы и месяцы. Если вы хотите углубиться, просто используйте опцию + рядом с сегментом даты, чтобы расширить следующий уровень группировки. Я думаю, вы обнаружите, что это намного удобнее.

5. Новые типы диаграмм

Сотрудники Microsoft утверждают, что в Excel не добавлялся новый тип диаграмм с выпуска 1997 года. Вы знаете, что когда вы ждете автобус, вы не получаете ничего целую вечность, а затем сразу же приходит много — это в случае с Excel 2016, который представляет шесть новых типов диаграмм, каждый из которых имеет свои собственные области применения. Вот мои любимые:

– Гистограммы и диаграммы Парето

Гистограммы показывают частоту (например, сколько одного товара было продано по сравнению с другим). Они основаны не на категориях, а на значениях, которые распределяются по разным корзинам.Если вы хотите изменить это, чтобы показать категории, вы можете сделать это. Диаграммы Парето делают еще один шаг вперед, сортируя эти частоты и добавляя кумулятивную процентную линию, чтобы показать тенденцию по данным.

– Диаграммы солнечных лучей

Они показывают значения по иерархии. Хорошим использованием диаграмм солнечных лучей может быть анализ продаж компании и их разбивка по продавцам, клиентам и приобретенным продуктам. На диаграмме будут представлены продавцы на самом высоком уровне, а их разделы будут рассчитаны в соответствии с объемами продаж, которые они совершили. Следующим уровнем будут клиенты и общая сумма, которую они потратили с соответствующим продавцом. Последний уровень показывает продукты, купленные каждым покупателем. Диаграммы "Солнечные лучи" позволяют перейти к десяткам уровней, чтобы вы могли по-настоящему углубиться в свои данные.

– Каскадные диаграммы

Каскадные диаграммы отлично подходят для отображения движения от открытой позиции к закрытой и поэтому идеально подходят для отображения финансовых данных, таких как движение денежных средств за определенный период времени. Они показывают ваш начальный баланс, продвижение по различным этапам торговли, а затем останавливаются на конечном балансе.

– 3D-карта данных

Возможно, самая впечатляющая из всех новых визуализаций в Excel 2016 – 3D-карта данных, которая на самом деле была надстройкой для версии 2013 года, но теперь является полностью интегрированной опцией. Эта диаграмма идеально подходит для анализа данных с глобальным охватом (например, отчет о продажах компании, в котором компания работает с глобальной клиентской базой). Очевидно, вам нужны данные о местоположении, чтобы использовать этот тип диаграммы, и затем вы можете добавить другие поля для построения своей картины. Диаграмма предоставит вам карту мира с полосами или столбцами в местах, к которым прикреплены поля. Более того, если вы установите его для определенного периода времени, диаграмма позволит вам записать видео моделирования, показывающее изменение значений за этот период. Он отлично подходит для демонстрации роста продаж совету директоров или вашей команде.

6. PowerPivot

Технически PowerPivot по-прежнему является надстройкой и не новинкой для Excel, но это отличный инструмент для переноса данных в Excel. На самом деле это позволяет вам импортировать большие объемы данных (здесь мы говорим о сотнях миллионов полей). PowerPivot даже имеет собственный язык функций, Data Analysis Expression или DAX, и именно в этом заключаются новые функции. Если вы чувствуете, что исчерпали все функции Excel, попробуйте PowerPivots.

7. Получить и преобразовать

Получить и преобразовать – еще одно постоянное приспособление, появившееся в виде надстройки Power Query. Оно помогает импортировать данные из различных источников данных. По-прежнему доступны стандартные варианты импорта из файла с разделителями-запятыми (CSV) или книги Excel, но теперь вы также можете выбрать такие параметры, как Facebook, Salesforce и другие программы и пакеты. Как только вы импортируете свои данные, это даст вам возможность привести данные в удобный для использования формат. Вы также можете применить инструменты "Получить и преобразовать" к данным, уже имеющимся в Excel.

Чтобы повысить эффективность работы с Excel 2016, пройдите практический курс от Global Knowledge. Наши вводные и промежуточные курсы персонализированы по версии, что позволяет вам выбрать ту, которую вы будете использовать. Наши расширенные курсы и курсы по Power BI относятся к версии 2016 и позволяют вам в полной мере использовать новые захватывающие функции.

Об авторе

Денис уже более 10 лет является сертифицированным инструктором Microsoft и ведет такие курсы Office, как Word, Excel, PowerPoint, Access, Outlook и OneNote, а также программирование на Visual Basic. Он дополняет свои навыки подготовки приложений опытом построения команды, разрешения конфликтов, тайм-менеджмента, а также написания предложений и отчетов.

Читайте также: