При вставке текста из MS Word

Обновлено: 04.07.2024

В Word вы можете вставлять текст, используя форматирование источника, места назначения или просто текст. Если вам всегда нужен один из вариантов, установите его по умолчанию для вставляемого текста.

Установить параметры вставки по умолчанию

По умолчанию Word сохраняет исходное форматирование при вставке содержимого в документ с помощью сочетания клавиш CTRL+V, кнопки «Вставить» или щелчка правой кнопкой мыши + «Вставить». Чтобы изменить значение по умолчанию, выполните следующие действия.

Выберите «Файл» > «Параметры» > «Дополнительно».

В разделе "Вырезать, копировать и вставить" выберите стрелку вниз, чтобы изменить параметр.

Вставка в тот же документ При вставке содержимого в тот же документ, из которого вы его скопировали.

Вставка между документами При вставке содержимого, скопированного из другого документа Word.

Вставка между документами при конфликте определений стилей Когда вы вставляете содержимое, скопированное из другого документа Word, и стиль, назначенный скопированному тексту, определяется по-разному в документе, в который вставляется текст.

Вставка из других программ При вставке содержимого, скопированного из другой программы, например из браузера.

У каждого параметра есть параметры, которые вы можете установить:

Сохранить исходное форматирование
Объединить форматирование
Сохранить только текст

Дополнительную информацию об этих параметрах см. в разделе Как получить желаемый вид.

Изменить параметры при вставке содержимого

При копировании содержимого из отформатированного источника, например веб-страницы или другого документа Word, можно выбрать параметры во время вставки в документ.

Нажмите или коснитесь места, куда вы хотите вставить контент.

Наведите указатель мыши на кнопки для просмотра в реальном времени.

Выберите вариант вставки для использования.

Выберите «Файл» > «Параметры» > «Дополнительно».

В разделе "Вырезать, копировать и вставить" нажмите кнопку "Показать параметры вставки" при вставке содержимого.

Если параметр включен, но при вставке вы не видите кнопку, убедитесь, что вы вставляете форматированное содержимое, а не чистый текст (например, из Блокнота).

Когда вы копируете текст из документа Word, веб-страницы или документа другого приложения и вставляете его в документ Word, вы можете выбрать способ форматирования текста. Вы можете сохранить исходное форматирование, объединить его с целевым форматированием или вставить только обычный текст.

Сохранить исходное форматирование (K). Этот параметр сохраняет форматирование, примененное к скопированному тексту. Любое определение стиля, связанное с копируемым текстом, копируется в целевой документ.

Объединить форматирование (M). Этот параметр отбрасывает большую часть форматирования, которое было применено непосредственно к скопированному тексту, но сохраняет форматирование, которое считается выделенным, например выделение полужирным шрифтом и курсивом, когда оно применяется только к части выделения. Текст приобретает характеристики стиля абзаца, в который он вставлен. Текст также принимает любое прямое форматирование или свойства стиля символов текста, который непосредственно предшествует курсору при вставке текста.

Изображение (U) Этот параметр доступен только при подписке на Microsoft 365. Преобразует текст в изображение и вставляет его. Текст нельзя изменить, но вы можете обращаться с ним как с любой другой картинкой или изображением и использовать эффекты, границы или поворот. Когда выбрано, выберите параметры на вкладке Формат изображения.

Сохранить только текст (T). Этот параметр отбрасывает все элементы форматирования и нетекстовые элементы, такие как изображения или таблицы. Текст приобретает характеристики стиля абзаца, в который он вставлен, и любые свойства прямого форматирования или стиля символов текста, который непосредственно предшествует курсору при вставке текста. Графические элементы отбрасываются, а таблицы преобразуются в последовательность абзацев.

При вставке элементов из маркированного или нумерованного списка в другой список можно сохранить их исходное форматирование или последовательность или смешать с нумерацией или маркерами целевого списка.

Вставить пронумерованные элементы, чтобы последовательность продолжалась. Выберите «Продолжить список» (C), чтобы вставленные элементы оставались в списке по порядку.

Сохранить исходную последовательность нумерованных элементов. Выберите «Новый список» (N), чтобы вставленные элементы сохраняли исходную последовательность списка.

Вставка маркированных элементов в нумерованный список. Чтобы сохранить маркированные элементы, выберите «Сохранить исходное форматирование» (K). Чтобы преобразовать маркеры в числа, выберите «Объединить форматирование» (M).

Вставка пронумерованных элементов в маркированный список. Чтобы сохранить исходные номера, выберите «Не объединять список» (D).Чтобы преобразовать числа в маркеры, выберите «Объединить список» (M).

Вставка только списков текста По умолчанию маркеры и цифры сохраняются только при вставке текста. Чтобы отключить это поведение:

Выберите «Файл» > «Параметры» > «Дополнительно».

Снимите флажок "Оставлять маркеры и цифры при вставке текста" с помощью параметра "Сохранить только текст".

Вы можете настроить форматирование вставляемого содержимого до и после его вставки в Microsoft Word. Вот как.

Копирование и вставка содержимого в Microsoft Word может сэкономить время, но может и утомить. Иногда содержимое, которое вы вставляете, не сохраняет или не использует нужное форматирование. В других случаях вставленный контент влияет на окружающий текст.

Секрет использования копирования и вставки в Word заключается в том, чтобы правильно настроить его заранее, но вы также можете управлять содержимым непосредственно перед вставкой и сразу после нее. Давайте посмотрим, как управлять копированием и вставкой Word. (Я использую последнюю версию Microsoft Word из подписки на Office 365, но шаги применимы и к последним разновидностям Word.)

Запустите Microsoft Word на своем ПК и откройте документ с текстом — используйте документ, содержащий другой текст, отформатированный с использованием более одного шрифта или атрибута. Выберите слово или строку текста с одним типом шрифта или атрибута и переместите его в область текста с другим форматированием. Поместите курсор в нужное место и нажмите обычные клавиши Ctrl/V, чтобы вставить текст.

Вставленный текст либо сохраняет исходное форматирование, либо принимает форматирование окружающего текста; в любом случае, скажем, форматирование не то, что вам нужно. Нажмите кнопку «Параметры вставки», которая появляется сразу после вставки текста. Наведите указатель мыши на различные параметры, и вы сможете сохранить исходное форматирование, объединить форматирование, вставить его как изображение или вставить как обычный текст (рис. A). Каждый вариант имеет предварительный просмотр, чтобы помочь вам выбрать правильный. Выберите параметр, который хотите использовать.

Рисунок А

Вы также можете выбрать правильный вариант перед его вставкой. Попробуйте тот же маневр еще раз. На этот раз щелкните правой кнопкой мыши в области, куда вы хотите вставить выделенный текст. Параметры вставки отображаются во всплывающем меню. Снова наведите указатель мыши на каждый параметр для предварительного просмотра, а затем выберите тот, который вы хотите использовать (рис. B).

Рисунок Б

Иногда вставленный текст меняет форматирование всего окружающего текста в абзаце. Вы можете использовать те же параметры вставки, чтобы решить эту проблему. Скопируйте выделенный текст, а затем переместите курсор в середину абзаца с другим форматированием. Вместо использования старого перемещения Ctrl/V щелкните правой кнопкой мыши область, в которую вы хотите вставить текст. Затем наведите указатель мыши на различные параметры вставки, чтобы выбрать нужное форматирование (рис. C). В этом случае выберите «Объединить форматирование» или «Сохранить только текст».

Рисунок C

Вы также можете изменить параметры по умолчанию и другие параметры форматированного текста. Откройте меню «Файл» и выберите «Параметры». В окне «Параметры Word» выберите запись «Дополнительно» и перейдите в раздел «Вырезать, копировать и вставить». Настройки «Вставка в пределах одного документа» и «Вставка между документами» предлагают три варианта: «Сохранить исходное форматирование», «Объединить форматирование» или «Сохранить только текст». Выберите вариант, который лучше всего подходит для вас. Например, вы можете сохранить исходное форматирование при вставке в один и тот же документ, но объединить форматирование при вставке между документами (рис. D).

Рисунок D

Настройка «Вставка между документами при конфликте определений стилей» добавляет четвертый параметр «Использовать целевые стили», который используется по умолчанию и обычно является лучшим выбором. А параметр «Вставка из других программ» предлагает те же три параметра: «Сохранить исходное форматирование», «Объединить форматирование» или «Сохранить только текст». Вы всегда можете попробовать один вариант, чтобы увидеть, как он работает в реальном мире, а затем при необходимости изменить его.

Если вы выбрали «Сохранить только текст» для какого-либо параметра, установите флажок «Сохранить маркеры и цифры при вставке текста с параметром «Сохранить только текст». Кроме того, если вы хотите управлять форматированием текста после его вставки, убедитесь, что установлен флажок «Показывать кнопку параметров вставки при вставке содержимого». Наконец, нажмите кнопку «Настройки», чтобы использовать интеллектуальное вырезание и вставку.Здесь вы можете управлять настройками, чтобы определить, добавляются или удаляются пробелы при вставке текста и как форматируется содержимое из Excel и PowerPoint (рис. E).

При копировании и вставке текста из документа Microsoft Word в WebCMS особое внимание следует уделить удалению любого форматирования Microsoft Word, так как это может привести к неправильному отображению веб-сайта CMS.

Как это сделать, зависит от того, какой текстовый редактор вы используете.

Копирование и вставка текста из Microsoft Word в текстовый редактор TinyMCE

TinyMCE имеет отличный встроенный инструмент, позволяющий легко копировать и вставлять текст из Microsoft Word на страницу вашего дочернего сайта.

Начните с перехода на страницу, которую вы хотите отредактировать, и доступа к экрану "Редактировать страницу". (Нужна помощь с этим шагом?)
Нажмите внутри области основного текста, куда вы хотите вставить текст.
Нажмите значок «Вставить из Word» на панели инструментов форматирования. Должно появиться поле под названием «Вставить из Word».

Копирование и вставка текста из Microsoft Word в текстовый редактор Kupu

В отличие от TinyMCE, в Kupu нет встроенного инструмента для размещения текста, скопированного и вставленного из документа Microsoft Word. Поэтому при использовании редактора Kupu требуется дополнительная программа. Если вам регулярно приходится копировать и вставлять документы Microsoft Word при работе в WebCMS, мы настоятельно рекомендуем вам переключиться на редактор TinyMCE.

Пошаговые инструкции по копированию и вставке с помощью редактора Kupu приведены ниже:

Начните с перехода на страницу, которую вы хотите отредактировать, и доступа к экрану "Редактировать страницу". (Нужна помощь с этим шагом?)
Переключитесь на документ Microsoft Word, выделите текст, который хотите скопировать, и выберите «Правка» > «Копировать» в строке меню.

Я не знаю, какой текстовый редактор использую.

Краткий ответ:
Если ваша панель инструментов форматирования синего цвета, вы используете TinyMCE.
Если ваша панель инструментов форматирования зеленого цвета, вы используете Kupu.

Подробный ответ:
Есть много различий между текстовыми редакторами Kupu и TinyMCE. Мы настоятельно рекомендуем использовать TinyMCE, особенно для копирования и вставки текста из Microsoft Word. Если вы хотите сменить текстовый редактор с одного на другой, нажмите здесь, чтобы узнать, как это сделать.

Word позволяет вырезать и вставлять блоки текста из одной части документа в другую. Когда вы вырезаете выделенную часть текста, текст удаляется из документа и помещается в буфер обмена, область временного хранения. Когда вы вставляете текст, копия текста из буфера обмена помещается в документ. Вырезанный фрагмент текста остается в буфере обмена до тех пор, пока в буфер обмена не будет помещен другой текстовый блок или пока вы не выключите компьютер. Пока текст остается в буфере обмена, вы можете продолжать вставлять один и тот же текст в разные места документа.

Для получения более подробной информации о наших занятиях по MS Word под руководством инструкторов в Лос-Анджелесе позвоните нам по телефону 888-815-0604.

Word также позволяет копировать и вставлять текст из одной части документа в другую. При копировании выделенной части текста дубликат текста помещается в буфер обмена, но текст не удаляется из документа. Как и при вырезании и вставке текста, вы можете продолжать вставлять одну и ту же часть текста по всему документу, пока текст остается в буфере обмена.

Чтобы быстро переместить текст на небольшое расстояние, вы можете выделить текст и перетащить его в нужное место. При перетаскивании кажется, что выделение остается в исходном положении, а указатель мыши превращается в стрелку с заштрихованным прямоугольником, а точка вставки опускается строка за строкой на странице по мере перетаскивания вниз (или наоборот, если перетаскивание вверх). Заштрихованное поле представляет выделенный текст. Вы помещаете точку вставки в нужное место в документе. Когда вы отпустите кнопку мыши, текст переместится на новое место. Этот метод называется редактированием методом перетаскивания.

Вы также можете перетащить текст, чтобы скопировать его. Для этого, удерживая нажатой клавишу Ctrl, перетащите выделение в другое место.

Способ копирования и вставки текста

Чтобы переместить текст:

Метод вырезания и вставки

Выделите текст.
В группе «Буфер обмена» на вкладке «Главная» нажмите кнопку «Вырезать». или
Нажмите правой кнопкой мыши и выберите "Вырезать".
Поместите точку вставки туда, куда вы хотите вставить текст.
В группе "Буфер обмена" на вкладке "Главная" нажмите кнопку "Вставить" или
Щелкните правой кнопкой мыши и выберите "Вставить".

Метод редактирования перетаскиванием

Выделите текст.
Перетащите выделенный текст, поместив точку вставки указателя мыши в нужное место.

Чтобы скопировать текст:

Метод копирования и вставки

Выделите текст.
В группе "Буфер обмена" на вкладке "Главная" нажмите кнопку "Копировать". или
Щелкните правой кнопкой мыши и выберите "Копировать".
Поместите точку вставки туда, куда вы хотите вставить текст.
В группе "Буфер обмена" на вкладке "Главная" нажмите кнопку "Вставить". или
Щелкните правой кнопкой мыши и выберите "Вставить".

Метод редактирования перетаскиванием

Выделите текст.
Нажимая и удерживая клавишу Ctrl, перетаскивайте выделенный текст, помещая серую линию указателя мыши в нужное место.

Обучение работе с Microsoft Word на месте

Благодаря нашей сети местных инструкторов мы проводим выездное обучение работе с Word по всей стране. Ознакомьтесь с отзывами наших студентов или узнайте стоимость обучения на месте.

Простота копирования и вставки текста с веб-сайтов и электронной почты значительно упрощает многие задачи в Word, но часто возникают проблемы с согласованием вставленного текста со стилем документа, в который он вставлен. Одной из наиболее распространенных задач является избавление от лишних разрывов строк, из-за которых текст переносится за пределы правого поля. Есть несколько способов обойти эту проблему.

Оценка проблемного текста

Наиболее эффективный метод переформатирования коротких строк текста зависит от того, являются ли разрывы разрывами строк или абзацев. Таким образом, первая линия атаки должна заключаться в отображении непечатаемых символов:

Word 2003 и более ранние версии: нажмите кнопку Показать/скрыть � на стандартной панели инструментов.

Word 2007 и более поздние версии: нажмите кнопку «Показать/скрыть» в группе «Абзац» на вкладке «Главная».

Все версии: нажмите Ctrl+* (Ctrl+Shift+8 на клавиатуре США).

Рис. 1. Строки, заканчивающиеся разрывами абзаца

Если каждая строка заканчивается подчерком или знаком абзаца (�), как показано на рис. 1 выше, возможно, вам достаточно автоформата. Если каждая строка заканчивается изогнутой стрелкой
(обозначающей разрыв строки), как показано на рисунке 2 ниже, вам нужно использовать другой подход.

Рисунок 2. Строки, заканчивающиеся разрывами строк

Использование автоформата

Доступ к настройкам автоформата в различных версиях Word осуществляется следующим образом:

Word 2000 и более ранние версии: Инструменты | Автозамена | Автоформат

Word 2002 и 2003: Инструменты | Параметры автозамены | Автоформат

Word 2007: Кнопка Office | Параметры Word | Проверка | Параметры автозамены | Автоформат

Word 2010 и 2013: Файл | Опции | Проверка | Параметры автозамены | Автоформат

Независимо от того, какие другие параметры автоформата вы включили здесь, при выборе блока текста с разрывом абзаца в конце каждой полной строки функция автоформата удалит все разрывы абзаца, кроме последнего (в некоторых случаях быть еще умнее и определить, где находятся «настоящие» разрывы абзаца, и оставить их нетронутыми). Чтобы запустить автоформат:

Word 2003 и более ранние версии: используйте Формат | Автоформат: Автоформат теперь (в некоторых версиях может быть кнопка Автоформат на панели инструментов Форматирование, или вы можете добавить ее, используя Инструменты | Настроить).

Word 2007 и более поздние версии: в этих версиях нет доступа к автоформату через ленту, поэтому вам придется добавить кнопку "Автоформат сейчас" на панель быстрого доступа (QAT) из раздела "Команды, отсутствующие на ленте" диалоговое окно «Настройка панели быстрого доступа»; Самый простой способ получить доступ к этому диалоговому окну во всех версиях ленты — щелкнуть правой кнопкой мыши ленту или QAT и выбрать «Настроить панель быстрого доступа». Кроме того, вы можете использовать сочетание клавиш Alt+Ctrl+K.

К сожалению, текст, вставленный из Интернета или электронной почты, в настоящее время редко содержит строки, заканчивающиеся разрывами абзаца. Но вы можете принудительно использовать этот формат, используя Специальную вставку и выбрав «Неформатированный текст» (в Word 2002 и более поздних версиях, если у вас включены «Параметры вставки», вы можете просто Вставить, а затем выбрать параметр «Сохранить только текст»). Это вставит ваш выбор с разрывами абзаца вместо разрывов строк, и автоформат сделает свое дело.

Использование поиска и замены

Однако иногда вы не хотите вставлять неформатированный текст. В этом случае вы, скорее всего, получите текст с разрывом строки в конце каждой строки. Если в конце каждого абзаца есть пустая строка, очистка по-прежнему относительно проста. Требуется всего две операции замены.

Первый проход

Второй проход

Это удаляет разрывы строк и позволяет тексту переноситься естественным образом.

Примечание. Если строки заканчиваются разрывами абзаца, а не разрывами строк, вы можете использовать аналогичную операцию замены, добавив шаг перед первым проходом выше, чтобы заменить ^p на ^l. Это заменяет (1) разрывы абзаца на разрывы строк, (2) два разрыва строк на разрыв абзаца и (3) оставшиеся разрывы строк с пробелом или без него.

Сложные дела

Если между абзацами нет пустой строки, вам, вероятно, придется вставлять разрывы абзаца вручную. Если объем текста невелик, вы можете прокручивать и нажимать Enter там, где нужен разрыв абзаца. Затем используйте Заменить, как указано выше, чтобы заменить каждый разрыв строки пробелом. Это оставит дополнительное пространство в начале или в конце каждого абзаца. Вы можете снова использовать Заменить, чтобы заменить ^p или ^p (в зависимости от ситуации) на ^p. (Обратите внимание, что � � означает нажатие пробела; вы не набираете � �!)

Альтернативный подход — нажать Shift + Enter, чтобы ввести дополнительный разрыв строки в конце каждого абзаца, а затем следовать инструкциям, приведенным в разделе выше.

Даже если объем текста очень велик, нет действительно хорошей альтернативы ручному редактированию. Но если вы вставите специальный текст как неформатированный текст и запустите автоформат, вы обнаружите, что Word почти так же умен, как и вы, в поиске конца абзаца.

Обратите внимание, что описанные выше методы подходят только для простого текста. Если вы скопировали и вставили целую веб-страницу с графикой, таблицами и фреймами, потребуется гораздо больше усилий, чтобы отформатировать ее для использования в документе Word.

Другие непечатаемые символы, которые стоит заменить

Если вы хотите автоматизировать любой из вышеперечисленных шагов, вы можете записать их с помощью средства записи макросов и воспроизвести при необходимости.

Текст в таблицах

Часто когда вы вставляете текст из Интернета, он находится в таблице. Отобразите линии сетки таблицы, чтобы вы могли видеть, с чем имеете дело.

Если вы установили, что имеете дело с таблицей, у вас есть два возможных подхода.

Оставить таблицу и переформатировать ее

Если текст находится в нескольких столбцах, и таблица является наиболее эффективным способом его представления, вы можете переформатировать таблицу, чтобы она соответствовала ширине ваших полей. Затем вы можете перетаскивать границы столбцов, чтобы точно настроить макет.

Преобразовать таблицу в текст

Если текст находится в одном столбце таблицы, вы можете просто выполнить автоматическую подгонку этого столбца к ширине поля, как указано выше, но часто будет задействовано несколько последовательных таблиц, и часто эти таблицы будут вложенными, поэтому вы можете найти легче работать с текстом, если вы достаете его из таблицы.

Рис. 3. Диалоговое окно «Преобразовать таблицу в текст»

Если вставленное содержимое включает несколько таблиц, вам придется повторить процесс для каждой из них. Если установлен флажок «Преобразовать вложенные таблицы», вы будете знать, что имеете дело с вложенными таблицами; будьте готовы к еще большему беспорядку!

Советы

Этот совет появился в журнале Woody's Office Watch (WOW). Когда вы вырезаете и вставляете текст с веб-сайта, в начале каждой строки часто появляются пробелы. Очень быстрый способ удалить все эти пробелы — выделить текст, центрировать выделение (Ctrl+E), а затем выровнять выделение по левому краю (Ctrl+L). Все лишние пробелы исчезнут!

Если вставленный текст содержит символы ответа, например символы "больше" (>) в начале строк, вы можете повторно использовать команду "Заменить" для поиска этого символа, за которым следует пробел. Однако более простой способ удалить их — использовать выбор столбца (Alt + перетаскивание), чтобы выбрать только начальные символы. Когда они выбраны, нажмите Удалить.

Читайте также: