Плюсы и минусы Microsoft Word

Обновлено: 22.11.2024

Я работаю бухгалтером более 25 лет. За это время были предприняты огромные усилия по сокращению административных расходов. Одним из самых больших изменений, произошедших в отрасли, стало удаление пула машинописи.

По мере развития текстового процессора профессионалы могли создавать свои собственные документы, такие как письма, записки и даже брошюры. Это уменьшило потребность в специальном секретарском отделе. Текстовый процессор упростил и упростил интеграцию различных документов (графиков, рабочих листов и т. д.), а также упростил выполнение многих громоздких офисных задач.

Я впервые использовал WordPerfect в 1987 году и быстро понял, сколько времени можно сэкономить, печатая собственные письма и заметки. Как специалист по бухгалтерскому учету, я постоянно рассылал внутренние служебные записки в различные отделы. Благодаря проверке орфографии текстовый процессор не только позволил мне сократить количество ошибок при наборе текста, но и сократил время, необходимое для доставки напечатанного письма или записки получателям.

Мне показалось, что WordPerfect немного сложен в использовании. Поэтому я очень обрадовался, когда вышел Microsoft Office и наша фирма начала им пользоваться. Корпорация Майкрософт стандартизировала меню во всем офисном пакете и значительно упростила совместное использование различных медиафайлов.

Сегодня я ежедневно использую Microsoft Word; Я использую его не только для составления писем и служебных записок, но и для создания брошюр и процессуальных документов. Возможность вставлять диаграммы, рабочие листы и другие мультимедийные материалы делает его важным инструментом для меня в офисе.

Документы, созданные с помощью Microsoft Word

Образец информационного бюллетеня.

Что такое Microsoft Office?

Microsoft Word является частью пакета Microsoft Office. Весь пакет также включает следующие продукты:

Excel: мощный инструмент для работы с электронными таблицами.
PowerPoint: интуитивно понятный инструмент для создания великолепных презентаций.
OneNote: простая программа, позволяющая собирать заметки и информацию в одном месте.
Outlook. Отличный менеджер личной информации, позволяющий управлять учетными записями электронной почты, календарями и адресными книгами.
Издатель. Это поможет вам создавать и публиковать красивые документы, такие как брошюры и информационные бюллетени.
Access: очень мощная система управления базами данных.

Преимущества Microsoft Word

Word позволяет создавать большинство документов, которые традиционно создаются секретарским пулом или отделом маркетинга. Это сокращает время и затраты на создание документа и снижает итоговую прибыль, поскольку нет необходимости в административном пуле, предназначенном для производства документов. Word предоставляет вам необходимые инструменты, которые помогут вам продуктивно работать.

Преимущества Word многочисленны и разнообразны. Вот основные преимущества.

Microsoft Word или MS Word — это программа для обработки текстов, созданная 25 октября 1983 года. Это программа, в которой вы создаете документы. Множество опций в MS Word помогут вам создавать удивительные документы, а позже вы также сможете распечатать документ.

Плюсы и минусы MS Word

Позвольте мне обсудить некоторые плюсы и минусы MS Word:-

Преимущества Microsoft Word

Проверка правописания:

Если вы введете что-либо с неправильными орфографическими или грамматическими ошибками, под словом появится подчеркивание. Вы можете щелкнуть это слово правой кнопкой мыши и выбрать нужное слово.

Готово к печати:

Перед печатью документа вы можете проверить, как он выглядит после печати. Вы можете внести столько изменений в документ перед печатью.

Несколько человек:

Если вы хотите разрешить другому человеку вносить изменения в документ в будущем, вы можете разметить текст, и другой человек сможет легко вносить изменения в документ.

Шаблоны:

Существует множество готовых шаблонов, которые можно использовать для создания стартовых документов. В шаблонах есть предварительно отформатированные заполнители, которые вы можете использовать для вставки своего контента.

Быстрый поиск:

Вы можете легко и быстро выполнять поиск в документе. Вы также можете заменить любое слово в документе, и это также быстро.

Панель быстрого доступа:

У вас есть возможность добавлять/удалять элементы на панели быстрого доступа. Эта панель инструментов помогает в ваших задачах, пока вы печатаете. Вы можете выделить жирным шрифтом, выделить курсивом, изменить тип шрифта, размер шрифта и многое другое.

Общий доступ:

Вы можете поделиться своим документом в облаке через OneDrive. Вы также можете отправлять сообщения по электронной почте и в блог.

Список версий:

Если вы случайно закроете документ MS Word, программа автоматически сохранит в нем изменения. Вы можете иметь несколько версий документа. Вы можете восстановить документ и выбрать нужную версию.

Добавьте визуальные элементы:

Вы можете добавить в документ картинки, диаграммы, изображения, и ваш документ станет визуально привлекательным.

Быстрый ввод:

Если у вас есть представление о том, что печатать, вы можете подготовить документ, набрав быстро. Ваша скорость печати также увеличивается, если вы регулярно печатаете в MS Word.

Конвертировать в PDF:

Когда вы закончите редактирование документа, вы сможете преобразовать его в файл PDF. Это очень удобная функция MS Word.

Всплывающая панель инструментов:

Когда вы выбираете любое слово или количество слов, появляется всплывающая панель инструментов. В нем можно выполнять различные задачи, например выравнивание текста, выделение жирным шрифтом, изменение размера шрифта и другое форматирование.

Удобный для пользователя:

Программное обеспечение удобно для пользователя, и вы также можете использовать сочетания клавиш, например, нажав Ctrl + b, чтобы сделать текст жирным. На панели инструментов есть множество параметров форматирования, которые помогут вам легко отформатировать документ.

Слияние почты:

Если у вас есть данные в Excel и вы хотите интегрировать эти данные в документ Word, это займет у вас совсем немного времени. Например, у вас есть письмо, которое нужно отправить 100 людям. Итак, вы добавляете эти 100 человек в Excel. Затем подключите Excel к документу с одним словом. Таким образом, MS Word создаст 100 различных документов, вставив данные из Excel.

Для студентов:

Студенты могут выполнять исследовательскую работу и записывать свои исследования с помощью MS Word. Блоггеры также могут писать статьи в MS Word, а затем копировать статьи из MS Word и вставлять их на веб-сайты блогов, такие как WordPress и Blogger.

Мобильное приложение:

У MS Word также есть мобильное приложение. Если вы являетесь пользователем телефона Android или Windows, вы можете использовать MS Word в качестве мобильного приложения. Мобильное приложение имеет очень простой в использовании интерфейс.

Недостатки Microsoft Word

Сложность:

Если вы новичок, вам будет сложно понять функции MS Word. Существуют сотни параметров, и вы можете не использовать большинство из них при работе с документом.

Плагиат:

Вы можете копировать и вставлять в документ любой текст, защищенный авторским правом, и на это нет никаких ограничений. Поэтому высока вероятность создания дублированного контента.

Использование ленты:

Лента — это верхнее меню на панели инструментов. Он используется для классификации различных параметров в документе. Большинству людей трудно использовать ленту, потому что в простой ленте есть много вариантов, и большинство функций не используются обычным пользователем.

Дорого:

Покупка MS Word обходится очень дорого. Существуют и другие альтернативы MS Word, которые можно использовать бесплатно. Если вы посмотрите на Open Office, который также является текстовым процессором, и его можно использовать бесплатно.

Дополнительный размер файла:

Если вы сохраните тот же контент в блокноте, размер файла будет небольшим, но если вы сохраните контент в MS Word, размер файла увеличится. Это связано с тем, что MS Word также хранит дополнительную информацию, которая увеличивает размер файла.

Требуется высокая система:

Если вы видите открытый офис, значит, он может работать на очень низких системных требованиях, но для MS Word требуются высокие системные требования. Вам потребуется большой объем оперативной памяти и быстрый процессор для бесперебойной работы MS Word.

Недоступно для пользователей Mac:

MS Word недоступен для пользователей Mac, и его могут использовать только пользователи Windows.Но MS Word доступен на Android и Windows Mobile.

Microsoft Word остается отраслевым стандартом для обработки текстов, используемым домашними и бизнес-пользователями. Текстовые файлы обычно отправляются в формате Word по умолчанию .doc, как само собой разумеющееся. Но, несмотря на свою популярность, Microsoft Word имеет свои недостатки, связанные с размером, стоимостью и проприетарным кодированием. Однако для обработки текстов доступно несколько других вариантов, в том числе полное отсутствие текстового процессора.

Цена сама по себе достаточна, чтобы отпугнуть многих потенциальных пользователей Microsoft Word — более 162 фунтов стерлингов за Word 2010 в комплекте с Microsoft Office. Из-за этого пользователи больше смотрят на бесплатный Open Office, чтобы удовлетворить свои потребности в офисных пакетах. Кроссплатформенная программа AbiWord с открытым исходным кодом также заслуживает внимания, если вас интересует только обработка текстов.

Защита авторских прав

Продукты Microsoft запатентованы, и компания активно их защищает. Программа поставляется с лицензионным соглашением с конечным пользователем, которое позволяет вам установить программу на один компьютер. Хотя установка Open Office требует от вас процесса регистрации, это не обязательно, и вы можете установить загружаемый файл на любое количество компьютеров.

Обратная совместимость и экспорт

Новые версии Microsoft Word не всегда хорошо работают со старыми версиями; иногда существуют различия в форматировании между версиями. Microsoft Word также плохо работает с другими программами обработки текстов, и файлы иногда необходимо очищать и переформатировать, когда вы используете другой текстовый процессор. При экспорте документа Word в другую программу, например в программу разбиения на страницы, также сохраняется неповрежденной строка форматирования, которую обычно необходимо удалить перед использованием файла.

Большие файлы

Хотя большие жесткие диски и онлайн-хранилище делают размер файла менее проблемой, файлы Microsoft Word значительно больше, чем текстовые файлы. В неформальном стендовом тестировании текстовый документ из 550 слов, сохраненный в формате .txt (текст), занимал примерно 3,5 килобайта. Тот же документ, сохраненный в формате .doc (Microsoft Word) без каких-либо других изменений, весил 17 килобайт. Но Microsoft Word — не единственный пожиратель пространства; тот же документ, сохраненный в формате .odt (Open Office), занимал 25 килобайт.

Хотя большие жесткие диски и онлайн-хранилище делают размер файла менее проблемой, файлы Microsoft Word значительно больше, чем текстовые файлы.
Но Microsoft Word — не единственный пожиратель пространства; тот же документ, сохраненный в формате .odt (Open Office), занимал 25 килобайт.

Системные требования

По мере того, как в Microsoft Word добавлялось больше функций с тех пор, как он стал популярным в конце 1980-х годов, сама программа становилась все более раздутой. По данным Microsoft, для работы Word 2010 требуется 256 мегабайт оперативной памяти. Однако для нормальной работы программы рекомендуется 512 мегабайт, поэтому старые компьютеры не смогут работать с Microsoft Word. Для сравнения, у Open Office такие же системные требования, как у Microsoft Word, а для работы AbiWord с открытым исходным кодом требуется 16 МБ.

Поскольку с тех пор, как Microsoft Word стал популярным в конце 1980-х годов, в Microsoft Word появилось больше функций, сама программа стала более раздутой.
Для сравнения, у Open Office такие же системные требования, как у Microsoft Word, а для работы AbiWord с открытым исходным кодом требуется 16 МБ.

Слишком большой для работы?

Хотя Microsoft Word по-прежнему является отличным вариантом для подготовки документов к немедленной печати, это не единственное, что вы делаете с текстом. Документы также пишутся для публикации в Интернете, что делает простой текст наиболее эффективным вариантом. Даже если вы пишете профессионально, полноценного Microsoft Word может оказаться слишком много для ваших нужд. Для большинства пользователей простой текстовый редактор, такой как WordPad для Windows, покроет все потребности письма без всяких наворотов.

Microsoft Word – программа обработки текстов номер один в мире. Однако быть номером один на рынке не означает, что это единственный выбор, который следует учитывать. MS Word имеет ряд явных недостатков, которые делают другие текстовые процессоры привлекательными альтернативами.

Компания Word, входящая в пакет программ для повышения производительности Microsoft Office, превратилась в универсальное приложение. Возможность делать все это также означает, что Word может быть сложным приложением, когда вам нужны только базовые возможности обработки текста. Читайте дальше, чтобы узнать о недостатках использования MS Word.

1. Лента

Представленный в Office 2007 и перенесенный в Office 2010, Word использует новый ленточный интерфейс вместо знакомого раскрывающегося меню и схемы навигации на панели инструментов, ставшей популярной благодаря Microsoft.

Если вы никогда раньше не использовали ленту, вам предстоит пройти крутую кривую обучения, поскольку вы заново узнаете, где в программе расположена каждая функция. Если вам нужно быстро выполнить работу, не переключайтесь на новейшие версии Word, чтобы не разочароваться в изучении интерфейса ленты. Сохраните полученные знания для менее напряженной паузы в рабочем процессе.

2. Слишком много вариантов

С годами Word превратился в приложение, которое одновременно является и текстовым процессором, и настольным издателем, и всем остальным. С таким количеством вариантов может показаться, что вы пытаетесь использовать космический шаттл только для того, чтобы пересечь город.

Простые и легкие в использовании текстовые процессоры часто предпочитают люди, которым нужны только основные функции ввода и распечатки документов. Многофункциональный MS Word может быть слишком сложным для выполнения простых задач.

3. Дорого

Люди редко покупают Word отдельно, а предпочитают покупать его в пакете Office вместе с другими приложениями, такими как Outlook и Excel. Покупка его сама по себе означает выкладывание больших денег, а покупка его в пакете Office означает, что потенциально вам придется покупать приложения, которые вы не будете использовать.

Это усугубляется идеей о том, что вы покупаете текстовый процессор, который может делать гораздо больше, чем вам нужно. Этот недостаток, возможно, является причиной номер один, по которой люди ищут более дешевое и простое решение для обработки текстов.

4. Подвержен вирусным атакам

Быть номером один означает, что Word установлен на большем количестве компьютеров, чем любой другой текстовый процессор. Следовательно, MS Word является мишенью для большего количества вирусов и других вредоносных программ, чем любое другое программное обеспечение на рынке.

Обмен файлами по сети означает, что вы должны дополнительно инвестировать в компетентные сканеры вирусов и другие средства обнаружения вредоносных программ, чтобы гарантировать, что вы не подвергаете свой компьютер этим угрозам. В этом случае вы должны сочетать хорошее с плохим.

5. Большие файлы

Много метаинформации сохраняется вместе с файлом Word, что увеличивает его размер. Это плохая новость для людей, которым нужно создавать и сохранять много файлов. Эти файлы могут увеличиваться в размерах до неуправляемого размера, а это означает, что для хранения этих файлов требуются дополнительные инвестиции.

Пустой файл Word 2007 имеет размер 12 КБ. Однако этот размер может увеличиться до нескольких мегабайт в зависимости от содержимого файла. В течение нескольких лет эти файлы складываются.

Хотя MS Word занимает первое место на рынке, он имеет ряд недостатков, которые делают альтернативные текстовые процессоры более привлекательными. Прежде чем выбрать MS Word в качестве предпочтительного текстового процессора, присмотритесь и посмотрите, не поможет ли вам другой редактор избежать описанных выше недостатков.

Читайте также: