Объединить Word и Excel

Обновлено: 21.11.2024

Главная страница > Руководства и инструкции для преподавателей и сотрудников > Как выполнить слияние писем в Word с помощью электронной таблицы Excel

Выполнение слияния — отличный способ создавать персонализированные письма или сообщения электронной почты.

В процессе слияния участвуют три документа:

  • Ваш основной документ
  • Ваш источник данных
  • Ваш объединенный документ

ПРИМЕЧАНИЕ. Примеры, показанные ниже, содержат примеры снимков экрана из Microsoft Word 2016. Однако если у вас другая версия Word, могут быть небольшие отличия, поэтому должен применяться тот же базовый алгоритм работы программы.

Шаг 1. Создайте электронную таблицу Excel

Самым важным шагом в процессе слияния является настройка и подготовка ваших данных. Вы будете использовать электронную таблицу Excel в качестве источника данных для списка получателей.

Вот несколько советов по подготовке данных для слияния:

  • Убедитесь, что имена столбцов в электронной таблице совпадают с именами полей, которые вы хотите вставить в слияние.
  • Все данные для объединения находятся на первом листе электронной таблицы.
  • Все записи данных с процентами, валютами и почтовыми индексами правильно отформатированы в электронной таблице, чтобы Word мог правильно считывать их значения.
  • Электронная таблица Excel, которая будет использоваться при слиянии, хранится на вашем локальном компьютере.
  • Внесение изменений или дополнений в электронную таблицу выполняется до того, как она будет подключена к документу слияния в Word.

Шаг 2. Создайте документ слияния

При создании слияния у вас есть возможность использовать существующий документ/письмо.

В Word откройте существующий файл и нажмите вкладку "Рассылки" в главном меню.

На вкладке «Рассылки» нажмите кнопку «Начать слияние». Отобразится список различных типов документов (например, письма, сообщения электронной почты и т. д.). выберите тип слияния, которое вы хотите запустить.

Теперь нажмите кнопку "Выбрать получателей" и выберите "Использовать существующий список"

Найдите ранее сохраненную электронную таблицу Excel, а затем нажмите "ОК".

ПРИМЕЧАНИЕ. Теперь электронная таблица Excel подключена к документу слияния, который вы создаете в Word.

Шаг 3. Вставка полей слияния

Вы заметите, что теперь активны пункты меню, которых раньше не было

Вы можете вставить в документ одно или несколько полей слияния, которые извлекают информацию из электронной таблицы.

В документе Word выделите поле, которое вы хотите заполнить данными из Excel.

На вкладке «Рассылки» нажмите кнопку «Вставить поле слияния». Отобразится список заголовков столбцов в сохраненном документе Excel (например, название компании и т. д.). Выберите соответствующее поле, которое вы хотите объединить, и нажмите «Вставить».

Повторите шаг 3 для каждого из полей, которые вы хотите объединить, и нажмите «Закрыть», когда закончите.

Теперь выберите "Сохранить".

Шаг 4. Предварительный просмотр слияния

После того как вы вставите нужные поля слияния, вы можете просмотреть результаты, чтобы убедиться, что документ настроен так, как вы хотите.

На вкладке "Рассылки" выберите "Предварительный просмотр результатов". Поля слияния будут заполнены данными из первой строки вашего документа Excel.

Чтобы перемещаться по записям в источнике данных и просматривать, как они будут отображаться в документе, нажимайте стрелку вправо для перехода вперед или стрелку влево для перехода к предыдущей записи.

Шаг 5. Слияние и сохранение слияния

На вкладке «Рассылки» нажмите кнопку «Завершить и объединить», после чего выпадет список различных типов объединений (например, «Редактировать отдельные документы», «Печать документов» и «Отправить сообщения электронной почты»), выберите «Редактировать отдельные документы». Появится всплывающее окно «Объединить в новый документ», выберите «ОК».

Теперь у вас будет отдельная буква для каждой строки в документе Excel, который вы можете распечатать, отправить по электронной почте и т. д.

Шаг 6. Сохранение документа слияния

После завершения работы с объединенными документами сохраните и закройте его, как и любой другой документ Word. После закрытия шаблон слияния по-прежнему будет открыт. Если вы планируете повторно использовать его в будущем, сохраните его, и он останется подключенным к вашему источнику данных.

ПРИМЕЧАНИЕ. Слияние писем также может быть слиянием писем. Добавьте в таблицу Excel столбец, содержащий адрес электронной почты, на который следует отправлять каждое объединенное письмо. В разделе "Завершить и объединить" выберите "Отправить сообщения электронной почты" и в поле "Кому" укажите имя столбца, содержащего адрес электронной почты, и укажите ТЕМУ, которую следует использовать.

Имена столбцов в электронной таблице совпадают с именами полей, которые вы хотите вставить в слияние. Например, чтобы обращаться к читателям по имени в документе, вам понадобятся отдельные столбцы для имени и фамилии.

Все данные для объединения находятся на первом листе электронной таблицы.

Записи данных с процентами, валютами и почтовыми индексами правильно отформатированы в электронной таблице, чтобы Word мог правильно считывать их значения.

Электронная таблица Excel, которая будет использоваться при слиянии, хранится на вашем локальном компьютере.

Внесение изменений или дополнений в электронную таблицу выполняется до того, как она будет подключена к документу слияния в Word.

Вы можете импортировать информацию из электронной таблицы Excel, импортировав информацию из файла со значениями, разделенными запятыми (.csv), или текстового файла (.txt), и использовать мастер импорта текста для создания новой электронной таблицы.

Подключите и отредактируйте список рассылки

Подключитесь к источнику данных. Дополнительные сведения см. в разделе Источники данных, которые можно использовать для слияния.

Изменить список рассылки

Выберите «Редактировать список получателей».

В разделе "Получатели слияния" снимите флажок рядом с именем любого человека, которому вы не хотите получать рассылку.

Примечание. Вы также можете сортировать или фильтровать список, чтобы упростить поиск имен и адресов. Дополнительные сведения см. в разделах Сортировка данных для слияния или Фильтрация данных для слияния.

Вы можете вставить в документ одно или несколько полей слияния, которые извлекают информацию из электронной таблицы.

Чтобы вставить поля слияния в конверт, этикетку, сообщение электронной почты или письмо

Перейдите в раздел Рассылки > Блокировка адреса.

Чтобы добавить строку приветствия, выберите строку приветствия.

Чтобы добавить другие поля слияния, например номера счетов, см. раздел Вставка полей слияния.

Выберите «Файл» > «Сохранить».

если вам интересно узнать больше о параметрах настройки сообщения электронной почты, см. раздел Объединение электронной почты в Word.

После того как вы вставите нужные поля слияния, просмотрите результаты, чтобы убедиться, что содержимое в порядке. и тогда вы готовы завершить процесс слияния.

Перейти к рассылкам> Предварительный просмотр результатов.

Нажимайте «Далее» или «Назад», чтобы перемещаться по записям в источнике данных и просматривать, как они отображаются в документе.

Выберите «Завершить и объединить» > «Печать документов» или «Отправить сообщения электронной почты».

Когда вы сохраняете документ слияния, он остается подключенным к вашему источнику данных. Вы можете повторно использовать документ слияния для следующей массовой рассылки.

Откройте документ слияния и выберите Да, когда Word предложит сохранить соединение.

Excel для Microsoft 365 Word для Microsoft 365 Excel для Microsoft 365 для Mac Word для Microsoft 365 для Mac Excel 2021 Word 2021 Excel 2021 для Mac Word 2021 для Mac Excel 2019 Word 2019 Excel 2019 для Mac Word 2019 для Mac Excel 2016 Word 2016 Excel 2016 для Mac Word 2016 для Mac Excel 2013 Word 2013 Excel 2010 Word 2010 Еще. Меньше

Вы создали список контактов и других данных, которые хотите использовать для слияния почты Word.Если вашим источником данных является существующая электронная таблица Excel, вам просто нужно подготовить данные для слияния. Но если ваш источник данных представляет собой файл с разделителями табуляции (.txt) или файл со значениями, разделенными запятыми (.csv), вам сначала нужно импортировать данные в Excel, а затем подготовить их для слияния.

Шаг 1. Настройте источник данных в Excel

Если вы используете электронную таблицу Excel в качестве источника данных для слияния в Word, пропустите этот шаг. Если источником данных является файл .txt или .csv, используйте мастер импорта текста, чтобы настроить данные в Excel.

После успешного импорта файла .txt или .csv перейдите к шагу 2.

Выберите Данные > Из текста/CSV.

Выберите нужный файл .txt или .csv и нажмите кнопку «Импорт».

В окне предварительного просмотра выберите Преобразовать данные.

Выберите почтовый индекс, почтовый индекс или другой столбец для форматирования.

Выберите Преобразование > Тип данных: и выберите Текст.

Выберите Заменить текущий.

При необходимости повторите шаги 5–7.

Выберите Закрыть и загрузить.

Перейдите в меню "Файл" > "Сохранить как" и сохраните под другим именем.

Excel 2016. Выберите Данные > Получить внешние данные > Из текста.

Выберите нужный файл .txt или .csv и нажмите кнопку «Импорт».

В мастере импорта текста на панели Исходный тип данных выберите С разделителями.

Выберите «Мои данные имеют заголовки» над панелью предварительного просмотра, если файл имеет заголовки, а затем нажмите «Далее».

На панели "Разделители" установите флажок, соответствующий разделителю (табуляции или запятой), который используется в данных, и нажмите "Далее".

В разделе "Предварительный просмотр данных" выберите столбец, содержащий почтовые индексы или почтовые индексы, а в разделе "Формат данных столбца" выберите "Текст".

Примечание. Каждый раз, когда вы применяете формат данных — Общий, Текст или Дата — к столбцу, название формата отображается в заголовке таблицы для этого столбца.

При необходимости повторите шаг 7, выбрав столбец, который вы хотите изменить, и формат данных, который вы хотите применить.

Выберите «Готово».

В диалоговом окне "Импорт данных" примите значение по умолчанию "Существующий лист" и адрес ячейки, а затем нажмите "ОК".

Внимание! Адрес ячейки в диалоговом окне "Импорт данных" показывает текущую выбранную ячейку. Данные импортируются, начиная с указанного адреса ячейки.

Сохраните электронную таблицу под новым именем файла.

Шаг 2. Подготовьте источник данных

В источнике данных Excel, который вы будете использовать для списка рассылки в слиянии почты Word, убедитесь, что вы правильно форматируете столбцы числовых данных. Отформатируйте столбец с числами, например, чтобы он соответствовал определенной категории, такой как валюта.

Если вы выберете процент в качестве категории, имейте в виду, что процентный формат будет умножать значение ячейки на 100. Отформатируйте столбец процентов как текст, если вы хотите избежать этого коэффициента умножения.

Почтовые индексы или почтовые индексы должны быть отформатированы как текст, чтобы сохранить данные во время слияния. Если это не было сделано при импорте, отформатируйте его сейчас. Ведущие нули, например 00399, в кодах удаляются во время слияния, если они не отформатированы как текст.

Выберите столбец, содержащий почтовые индексы, почтовые индексы или другие данные для форматирования.

Перейдите на главную и в группе "Число" щелкните стрелку вниз в поле "Числовой формат", а затем выберите параметр в списке (например, "Текст").

Убедитесь, что вы добавили соответствующий символ до или после поля слияния. Например, вот как выглядят валюта и процентные значения, если вы опустите символы.

Если вы включите символы, числа будут иметь больше смысла.

В документе слияния вы добавляете символы до или после полей слияния следующим образом:

См. также

Важным шагом в процессе слияния почты Word является настройка и подготовка источника данных. Вы можете использовать существующий источник данных Excel или создать новый, импортировав файл со значениями, разделенными табуляцией (.txt) или запятыми (.csv). После настройки и подготовки источника данных вы можете выполнить слияние с помощью динамического обмена данными (DDE) с мастером пошаговой слияния или методом слияния вручную.

Если вы не используете существующий источник данных Excel для слияния, вы можете использовать список контактов или адресную книгу в файле .txt или .csv. Мастер импорта текста проведет вас через шаги, чтобы получить данные из файла .txt или .csv в Excel.

На вкладке "Данные" выберите "Из текста/CSV".

Выберите нужный файл .txt или .csv и нажмите «Импорт».

В мастере импорта текста на панели Исходный тип данных выберите С разделителями.

Установите флажок «Мои данные содержат заголовки» над панелью предварительного просмотра, если импортируемый файл имеет заголовки, а затем нажмите «Далее».

На панели "Разделители" установите флажок, соответствующий разделителю (табуляции или запятой), который используется в ваших данных, а затем нажмите "Далее".

Совет. На панели предварительного просмотра данных показано, как будут выглядеть результаты в виде таблицы.

В разделе "Предварительный просмотр данных" выберите столбец, содержащий почтовые индексы или почтовые индексы, а в разделе "Формат данных столбца" выберите "Текст".

Доступны следующие форматы: "Общий", "Текст" и "Дата". Каждый раз, когда вы применяете формат данных к столбцу, название формата появляется в заголовке таблицы для этого столбца.

Столбец, содержащий числовые данные, такие как, например, процентное значение или значение валюты, можно отформатировать только после импорта файла. Дополнительную информацию см. в подразделе "Форматирование числовых данных в Excel" ниже.

При необходимости повторите шаг 7, выбрав столбец, который вы хотите изменить, и формат данных, который вы хотите применить.

Выберите «Готово».

В диалоговом окне "Импорт данных" примите значение по умолчанию "Существующий лист" и адрес ячейки, а затем нажмите "ОК".

Внимание! Адрес ячейки в диалоговом окне "Импорт данных" показывает текущую выбранную ячейку. Данные импортируются, начиная с указанного адреса ячейки.

По завершении сохраните источник данных с новым именем файла.

Формат числовых данных в Excel

Отформатируйте любые числовые данные, такие как проценты или денежные значения, в любом новом или существующем источнике данных в Excel, который вы собираетесь использовать в слиянии почты Word. Чтобы сохранить числовые данные, отформатированные в процентах или валюте во время слияния, следуйте инструкциям в разделе "Шаг 2. Использование динамического обмена данными (DDE) для слияния".

В источнике данных Excel, который вы будете использовать для списка рассылки в слиянии почты Word, убедитесь, что вы правильно форматируете столбцы числовых данных. Отформатируйте столбец с числами, например, чтобы он соответствовал определенной категории, такой как валюта.

Откройте источник данных Excel.

Выберите столбец, который вы хотите отформатировать.

На вкладке "Главная" в группе "Число" щелкните стрелку вниз в поле "Числовой формат (общий)", а затем выберите параметр в списке.

При необходимости повторите шаги 2 и 3.

По завершении выберите Сохранить.

Если у вас есть источник данных Excel, содержащий отформатированные числа, такие как проценты и денежные значения, некоторые числовые данные могут не сохранить свое форматирование во время слияния. Вы получите нужные результаты слияния и сможете сохранить формат числовых данных в Excel с помощью DDE.

Примечание. Если вы решите не использовать DDE, следуйте инструкциям в разделе Использование слияния для массовой рассылки сообщений электронной почты.

Откройте Word, выберите «Файл» > «Параметры» > «Дополнительно».

В разделе "Общие" установите флажок "Подтверждать преобразование формата файла при открытии".

На вкладке "Рассылки" выберите "Начать слияние" > "Пошаговый мастер слияния".

На панели слияния в разделе "Выбрать получателей" выберите "Использовать существующий список".

В разделе Использовать существующий список выберите Обзор, а затем откройте отформатированную электронную таблицу.

В диалоговом окне "Подтверждение источника данных" установите флажок "Показать все" и выберите "Рабочие листы MS Excel через DDE (*.xls)" > "ОК".

В диалоговом окне Microsoft Excel выберите «Вся электронная таблица» > «ОК».

Когда откроется диалоговое окно "Получатели слияния", нажмите "ОК".

Продолжить работу с письмом, сообщением электронной почты, ярлыком или конвертом.

Совет. Вы можете запретить Word получать запросы при каждом открытии файла данных. После подключения к списку рассылки выберите «Файл» > «Параметры» > «Дополнительно». В разделе Общие снимите флажок Подтверждать преобразование формата файла при открытии.

Если вы создали список контактов в электронной таблице Excel, важно отформатировать все почтовые индексы или почтовые индексы в виде текста, чтобы избежать потери данных. Если вы импортируете в новую электронную таблицу какие-либо контакты из текстового файла (.txt) или файла со значениями, разделенными запятыми (.csv), мастер импорта текста может помочь вам импортировать и форматировать данные.

Шаг 1. Настройте источник данных в Excel

Если вы уже используете электронную таблицу Excel в качестве источника данных для слияния в Word, перейдите к шагу 2 в этом разделе. Если источником данных является файл .txt или .csv, содержащий, например, ваши контакты Gmail, используйте мастер импорта текста, чтобы настроить данные в Excel.

Откройте Excel и на вкладке "Данные" выберите "Из текста".

Выберите нужный файл .csv или .txt, а затем выберите «Получить данные».

В мастере импорта текста нажмите "Далее".

В разделе "Разделители" установите флажок, соответствующий разделителю, разделяющему каждый элемент ваших данных (например, табуляцию или запятую). Затем нажмите «Далее».

Совет. Панель предварительного просмотра выбранных данных показывает, как результаты будут выглядеть в формате таблицы.


В окне предварительного просмотра выбранных данных выберите столбец, содержащий почтовые индексы или почтовые индексы. Затем в поле Формат данных столбца выберите Текст.

При необходимости повторите шаг 5, выбрав столбец, который вы хотите изменить, и формат данных, который вы хотите применить.

Примечание. Каждый раз, когда вы применяете формат данных к столбцу, название формата появляется в заголовке таблицы для этого столбца.

Нажмите "Готово".

В диалоговом окне "Импорт данных" выберите, куда Excel поместить ваши данные, и нажмите "ОК".

Примечание. Сохраните электронную таблицу под новым именем файла.

Шаг 2. Форматирование числовых данных в электронной таблице Excel

Чтобы гарантировать, что ваш почтовый индекс или почтовый индекс пройдет через слияние почты без потери нулей, отформатируйте столбец, содержащий эти коды, как текст.

Откройте электронную таблицу и выберите столбец, содержащий почтовые индексы или почтовые индексы.

На вкладке "Главная" в поле "Формат" выберите Текст.

Word и Excel являются частью более крупного пакета Microsoft, поэтому неудивительно, что они хорошо работают вместе. Exce*l* отличный инструмент для сбора информации в формате базы данных, такой как имена, адреса и номера телефонов. Но если вы хотите работать с этой информацией в Word, вам необходимо иметь возможность объединять документы Word и Excel, что можно сделать за несколько простых шагов.

Объединение из электронной таблицы Excel

У вас есть таблица с именами и адресами, идеально подходящая для списка рассылки. Но вы потратили бы час_с*копирование и вставку информации из Excel в Word.*_ К счастью, вы можете легко выполнить слияние почты из Excel в Word, но сначала вам нужно подготовить Документ Excel для слияния.

Для начала убедитесь, что все ваши объединяемые данные находятся на первом листе электронной таблицы. Вам также необходимо настроить имена столбцов так, чтобы они соответствовали именам, которые вы введете в документ Word. Должен быть столбец для имя и столбец для фамилии, если вы хотите использовать оба, например. В последний раз проверьте всю информацию, чтобы убедиться, что она актуальна, прежде чем завершить слияние.

Объединить документы Word и Excel

После того как таблица будет готова, откройте новый документ в Word. Нажмите на вкладку Рассылки и выберите Начать слияние. и решите, хотите ли вы создать этикетки, письма, конверты, электронные письма или каталог. Выбирать. _Выбрать получателей-_Использовать существующий список. Затем вы найдете файл Excel. Выберите Открыть.

Прежде чем вы объедините Word и Excel, система даст вам возможность изменить получателей. Здесь вы можете просмотреть свой список и выбрать тех, кого не хотите включать. Вам также будет предложено вставить его как адресный блок, если, например, вы создаете письмо или конверт. Затем вы можете сохранить документ.

Копировать и вставить из Excel в Word

Одним из самых больших преимуществ полного пакета Microsoft Office является то, что вы можете легко копировать из одного документа в другой. Например, скажем, вы создали прекрасную круговую диаграмму в Excel, которую хотите включить в брошюру, которую разрабатываете. Просто нажмите на эту диаграмму и либо Edit-Copy, либо используйте комбинацию клавиш Control-Copy, чтобы переместить ее. Command-Copy — это комбинация клавиш, если вы используете устройство Mac OS.

Вместо слияния почты из Excel в Word, если вы хотите скопировать данные из Excel в Word или другое приложение Office, вы сделаете то же самое, но вам, вероятно, потребуется внести некоторые изменения в форматирование. Вы можете копировать данные в том виде, в каком они были отформатированы, обновлять содержимое в соответствии с макетом документа Word, сохранять данные, связанные с исходной электронной таблицей, вставлять данные в виде изображения или вставлять данные в виде текста, разделенного табуляцией.

Вставить таблицу Excel в Word

В некоторых случаях вы можете пойти в противоположном направлении. Например, вместо слияния писем из Excel в Word вы можете просто встроить таблицу Excel_t в документ Word._ Это может быть частью какого-либо предложения, например бизнес-плана. или предоставить запрос. Если вы используете фактические данные, это может быть отличным способом дополнить вашу копию точными цифрами, чтобы соответствовать тому, что вы обсуждаете.

Чтобы скопировать электронную таблицу Excel в документ Microsoft Word, вы должны сделать копии в исходном документе и вставить их в документ Word в качестве места назначения. При вставке у вас будет пять вариантов:

  • Использовать целевую тему и встроить книгу. Книга будет встроена в ваш документ в соответствии с темой целевого документа (Word). Диаграмма не связана с документом Excel, поэтому если вы что-то обновите, она не обновится автоматически.

Если вы решите «связать данные» при объединении документов Word и Excel таким образом, вы не всегда обнаружите, что эти обновления происходят немедленно. Если вы не видите обновления электронной таблицы Excel в документе Word, просто выберите «Инструменты для работы с диаграммами» — «Дизайн» — «Обновить данные», чтобы получить самую последнюю версию.

Сохранить документ Word в Excel

В некоторых случаях ваш выбор объединения Word и Excel идет в другом направлении — вы хотите сохранить документ Word как документ Excel. Конечно, вы можете вручную переместить данные, но это может занять много времени. Есть более простой способ.

Открыв нужный документ Word, выберите «Файл» — «Сохранить как» и перейдите в папку, в которой вы хотите сохранить документ. Под опцией папки вы увидите еще один раскрывающийся список с надписью «Формат файла». Выберите «Обычный текст».

Теперь, когда вы сохранили документ Word, вы можете открыть электронную таблицу Excel и извлечь информацию.В документе Excel выберите «Данные из текста». В некоторых версиях вы можете увидеть это как Data-Get Internal Data-Import Text File. Отсюда вы можете перейти к сохраненному документу Excel и извлечь его. При появлении запроса вам нужно будет выбрать разделитель с разделителями и пробел.

Объединить два файла Excel

Хотя объединение Word и Excel может быть удобным, вы можете не знать, что можете объединить два файла Excel. Один из способов сделать это — скопировать рабочие листы в исходный документ, щелкнув вкладки внизу, щелкнув правой кнопкой мыши и выбрав Копировать. В разделе «В книгу» выберите целевую книгу, в которую вы хотите поместить рабочие листы. чтобы приземлиться, выберите место, где вы хотите разместить его относительно существующих листов, и убедитесь, что флажок Создать копию установлен, если вы хотите, чтобы оригинал остался в исходной книге.

Хотя этот метод эффективен для одного рабочего листа, если вам нужно объединить несколько файлов в один, это может стать громоздким. Если вам удобно создавать макросы, вы можете написать такой, который объединит все файлы в один. Вы можете найти образцы макросов для этого в Интернете, которые вы можете скопировать и вставить.

Объединить документы Word

Слияние писем из Excel в Word – не единственный способ извлечения данных из другого документа в Word. Программное обеспечение имеет функцию, которая позволит вам объединить несколько файлов в один. Основной целью этого является сравнение различных версий друг с другом. Итак, если ваши коллеги внесли изменения в документ, эта функция позволяет вам легко сравнить их, чтобы увидеть, что изменилось.

Чтобы объединить два документа, выберите Просмотреть-Сравнить-Объединить. Вам будет предложено выбрать файлы, которые вы хотите объединить. Вам будет предложено Пометить неотмеченные изменения с помощью, что позволит вам ввести имя человека, внесшего изменения в отредактированный документ. Выберите, чтобы показать изменения в новом документе, нажмите ОК, и вы получите новый документ.

Слияние писем может существенно сэкономить время при отправке массовых рассылок. Это позволяет вам быстро создавать собственные письма, электронные письма или почтовые ярлыки в Word, объединяя информацию, которая уже есть в вашей электронной таблице Excel. В этом руководстве представлен обзор основных функций и пошаговое объяснение того, как выполнить слияние из Excel.

Основы слияния

Слияние почты может показаться сложной задачей, но на самом деле процесс довольно прост.

Чтобы понять основы, вы можете представить это в виде трех документов.

  1. Исходный файл Excel с информацией о получателях, такой как имена, адреса, адреса электронной почты и т. д.
  2. Документ Word с кодами персонализированных полей.
  3. Окончательный документ Word с персонализированными письмами, электронными письмами, наклейками или конвертами.

Целью слияния является объединение данных в файле 1 и файле 2 для создания файла 3.

Подготовка таблицы Excel к слиянию

Когда вы выполняете слияние, ваш файл Excel подключается к документу Word, и Microsoft Word извлекает сведения о получателе непосредственно из подключенного рабочего листа.

Перед запуском слияния в Word убедитесь, что в файле Excel есть вся необходимая информация, такая как имя, фамилия, приветствие, почтовый индекс, адрес и т. д. Если вы хотите добавить дополнительные сведения, лучше сделать это до начала слияния.

Важно проверить:

  • На вашем листе Excel есть по одной строке для каждого получателя.
  • Столбцы в электронной таблице соответствуют полям, которые вы хотите использовать при слиянии. Например, если вы хотите обращаться к получателям по имени, обязательно создайте отдельные столбцы для имени и фамилии. Если вы собираетесь сортировать контакты по штату или городу, убедитесь, что у вас есть отдельный столбец "Штат" или "Город".
  • Если ваш файл Excel содержит почтовые индексы или любые другие числа с ведущими нулями, отформатируйте их как текст, чтобы сохранить данные во время слияния.
  • Если вы создаете электронную таблицу Excel, импортируя информацию из файла .csv или .txt, это руководство поможет вам сделать это правильно: Импорт файлов CSV в Excel.
  • Если вы планируете использовать контакты Outlook, вам может быть полезна следующая статья: Как экспортировать контакты Outlook в Excel.

Вот пример листа Excel, который можно использовать для слияния:

Как слить почту из Excel в Word

После того, как электронная таблица с исходными данными настроена и проверена, вы готовы запустить слияние. В этом примере мы будем объединять буквы.Для сообщений электронной почты действия будут практически такими же.

  1. Создайте документ Word. Если вы уже составили свое письмо, вы можете открыть существующий документ или создать новый.
  2. Выберите тип слияния, который вы хотите запустить. На вкладке Рассылки в группе Начать слияние нажмите Начать слияние и выберите тип слияния — письма, сообщения электронной почты, ярлыки. , конверты или документы. Мы выбираем Буквы.

Откроется диалоговое окно Получатели слияния, и вы установите или снимите флажки, чтобы добавить или удалить получателей из слияния.

Совет. Вы также можете сортировать, фильтровать и удалять дубликаты списка получателей, а также проверять адреса электронной почты, щелкнув соответствующий параметр в разделе Уточнить список получателей.

В зависимости от того, какое поле слияния вы вставляете, появится диалоговое окно с различными параметрами. Выберите наиболее подходящие, просмотрите результаты в разделе Предварительный просмотр и нажмите ОК. Чтобы переключиться на следующего или предыдущего получателя, используйте стрелки вправо и влево.

Совет. Если Word извлечет неверную информацию из файла Excel, нажмите кнопку Сопоставить поля, чтобы сопоставить конкретное поле.

После этого в документе появятся заполнители поля слияния, как показано на снимке экрана ниже:

В других ситуациях вы можете добавить больше полей слияния, чтобы немного персонализировать свои письма. Для этого поместите курсор именно там, где в письме должна появиться личная информация, нажмите кнопку Вставить поле слияния на ленте и выберите поле из раскрывающегося списка.

Если поле слияния вставлено в текст, убедитесь, что с обеих сторон от него есть пробелы:

После сохранения файл останется подключенным к вашему списку рассылки Excel. Если вы хотите снова использовать документ слияния, откройте его и нажмите Да, когда Word предложит сохранить это подключение.

Использование пошагового мастера слияния

В дополнение к параметрам, доступным на ленте, те же функции доступны в форме мастера слияния.

Чтобы запустить мастер, перейдите на вкладку Рассылки и нажмите Запустить слияние > Пошаговый мастер слияния.

После нажатия в правой части документа откроется панель Слияние, которая шаг за шагом проведет вас через весь процесс.

На мой взгляд, работа с лентой более удобна, так как позволяет использовать именно ту функцию, которая вам нужна в данный момент. При выполнении слияния в первый раз может оказаться полезным пошаговое руководство мастера.

Как заставить слияние почты соответствовать полям

Чтобы Word Mail Merge правильно распознавал поля, необходимо очень точно указать имена столбцов в файле Excel. Это особенно верно для функций Блок адреса и Строка приветствия.

  • Для полей Имя Имя и Фамилия работают без сучка и задоринки. Другие имена столбцов могут привести к ошибкам сопоставления.
  • В полях Адрес используйте полные слова, такие как Адрес, Город, Штат, Почтовый индекс или Почтовый индекс.

Если ваш источник данных в Excel имеет другие имена столбцов, вам придется сопоставлять поля вручную. Вот как:

  1. В диалоговом окне Вставить блок адреса или Вставить строку приветствия нажмите кнопку Сопоставить поля. (Эта кнопка также доступна на вкладке Рассылка в группе Запись и вставка полей.)
  2. В появившемся диалоговом окне Сопоставление полей вы увидите список полей, необходимых для данного блока. Чтобы сопоставить конкретное поле, щелкните стрелку раскрывающегося списка рядом с ним и выберите нужное поле из списка.

Ярлыки для слияния

Если вы регулярно выполняете слияние в Word, изучение нескольких быстрых клавиш может сэкономить вам много времени и повысить вашу продуктивность.

td>
Ярлык Описание
Alt+F9 Переключение между всеми кодами полей и их результатами в документе слияния.
Shift+F9 Отображение кодировки выбранного поля.< /td>
F9 Обновить выбранный файл. Поместите курсор в любое место поля и нажмите F9, чтобы обновить его.
F11 Перейти к следующему полю.
Shift+F11 Перейти к предыдущему полю.
Alt+Shift+E Редактировать документ слияния почты. Обратите внимание, что это разорвет соединение между вашим файлом Excel и документом Word, в результате чего ваш источник слияния больше не будет автоматически обновляться.
Alt+Shift+F Вставьте поле слияния из источника слияния.
Alt+Shift+M Распечатайте объединенный документ.
Ctrl+F9 Вставить пустое поле.
Ctrl+F11 Заблокировать поле. Результаты поля не будут обновляться при изменении информации в исходном файле Excel.
Ctrl+Shift+F11 Разблокировать поле. Результаты поля будут снова обновлены.
Ctrl+Shift+F9 Отменить связь поля. Поле будет окончательно удалено из документа, заменено его текущим значением и с этого момента будет рассматриваться как обычный текст.
Alt+Shift+D Вставьте поле ДАТА, отображающее текущую дату.
Alt+Shift+T Вставьте поле ВРЕМЯ, отображающее текущее время.
Alt+Shift+P Вставить поле PAGE, в котором отображается номер страницы.
Alt+Ctrl+ L Вставить поле LISTNUM.

Надеюсь, эта информация была вам полезна, и теперь вы знаете, как правильно выполнить слияние почты из Excel в Word. Спасибо за прочтение!

Читайте также: