Возможна ли выгрузка результатов отчета из системы в шаблон документа в word

Обновлено: 01.07.2024

Объединить результаты формы с документом Microsoft Word

Дополнение «Результаты документов» доступно для уровней обслуживания Pro 2 и выше и позволяет владельцам форм автоматически объединять результаты формы с их собственным документом Microsoft Word. Создайте шаблон в Word, используя наши простые теги-заполнители, а затем подключите форму к шаблону, чтобы получать документы в реальном времени после каждого нового результата.

Экспортируйте все или отфильтрованные результаты в виде отдельных файлов docx MS Word, поделитесь с членами команды с помощью интеграции с Google Диском или прикрепите документ Word к сообщениям электронной почты с уведомлениями. Включите пользовательский текст и изображения, фирменные бланки или любой другой макет в шаблон Word и получайте настраиваемые документы Word с каждым результатом.

Документы Word работают с продуктами Microsoft и многими другими приложениями, такими как OpenOffice, Google Docs, Wordpad и многими бесплатными онлайн-сервисами преобразования. Полную информацию см. в статье нашей базы знаний.

Как это работает:

Добавление заполнителей в новый или существующий документ Word
Загрузите в свою учетную запись Formsite и соедините элементы формы с заполнителями.
Выберите документ с результатами, чтобы сохранить его на Google Диске, прикрепить к электронному письму или экспортировать собственный документ.

Часто задаваемые вопросы

Могу ли я получить свои результаты в виде документа Word?

Да, вы можете использовать настройки Документов результатов с файлом Word DOCX, а затем экспортировать либо по отдельности, нажав ссылку «Просмотр» в таблице результатов, либо сразу со страницы «Результаты» -> «Экспорт».

Можно ли отправить документ Word по электронной почте?

Да, вы можете выбрать документ с результатами в настройках уведомлений и получать результаты в виде вложенного документа Word.

Можно ли сохранить документ Word в облачном хранилище?

Да, вы можете включить одну из интеграций с облачными хранилищами (Google Диск, Microsoft OneDrive, Box, Dropbox и Amazon S3) и включить документ с результатами.

Можно ли включить загруженные файлы или изображения в документ Word?

Нет, сопоставление загруженных файлов поместит ссылку на файл в документ, но нет возможности вставить само изображение в документ.

Power Automate позволяет создавать автоматизированные рабочие процессы, которые помогают оптимизировать бизнес-процессы и сосредоточиться на том, что действительно важно.

Этого можно добиться, комбинируя стандартные блоки, известные как "соединители".

На выбор предлагается несколько сотен коннекторов: вы можете отправлять электронные письма, подключаться к базам данных, вызывать пользовательские API, подключаться к Dynamics, SharePoint, Planner и т. д.

На самом деле в вашем распоряжении так много коннекторов, что вы, возможно, никогда не замечали ни одного коннектора, позволяющего создавать документы Word путем вставки динамических данных в шаблоны Word.

В сегодняшней публикации я объясню, как использовать коннектор Word в Power Automate для создания некоторых документов. Это будет полезно в любое время, когда у вас есть бизнес-процесс, который должен отправить письмо, заключить контракт или создать любую документацию, которую необходимо распечатать и/или подписать.

Подготовьте шаблон

Первое, что вам нужно, это шаблон Word.

Для этой статьи я буду использовать стандартный шаблон Word, но вы можете следовать моим инструкциям и создать свой собственный шаблон.

Давайте начнем со следующих шагов:

В Word выберите "Файл" > "Создать"
В списке доступных шаблонов найдите нужный шаблон. Для этого примера я использую фирменный бланк с синей кривой, потому что мне лень писать собственный шаблон.
Это даст вам предварительный просмотр шаблона. Просто нажмите «Создать», чтобы создать новый документ из этого шаблона. При желании вы можете использовать новый пустой документ и скопировать и вставить существующий шаблон. Я не привередлив.
Чтобы динамически вставлять контент в шаблон, вам потребуется создать некоторые элементы управления контентом. Элементы управления содержимым позволяют вам определять области в документе Word, которые вы хотите сделать редактируемыми. В шаблоне фирменного бланка "Синяя кривая" уже есть элементы управления содержимым, но мы также определим некоторые пользовательские.
Чтобы вставить элементы управления содержимым, необходимо использовать вкладку "Разработчик". Если вы уже видите вкладку разработчика, перейдите к шагу 8.
.
Если вы не видите вкладку "Разработчик", щелкните правой кнопкой мыши свободное место на ленте Word и выберите "Настроить ленту"…
В диалоговом окне «Настройка ленты и сочетаний клавиш» найдите вкладку «Разработчик» в правой части диалогового окна (в разделе «Настроить ленту») и проверьте ее, затем выберите «ОК».
Давайте вставим в наш шаблон настраиваемый элемент управления содержимым. В этом примере мы притворимся, что хотим указать номер дела в нашем письме.В документе Word найдите строку между [Имя получателя], [Адрес улицы, город, почтовый индекс ST] и Уважаемый получатель, вставьте новую строку, затем введите Номер дела:.
Поместите курсор справа от номера обращения: и на вкладке "Разработчик" выберите элемент управления "Обычный текст".

Вы должны увидеть новый элемент управления содержимым там, где был курсор:
Чтобы изменить текст подсказки для заполнителя номера дела, выберите «Режим разработки» на вкладке «Разработчик»
Word выделит элементы управления содержимым в вашем документе. Заменить Нажмите или коснитесь здесь, чтобы ввести текст с [Номер дела]. Вы также можете управлять форматом текста, если хотите.
Если вы согласны, замените замещающий текст в других элементах управления содержимым в своем шаблоне. 13. Чтобы выйти из режима разработки, щелкните его еще раз на ленте. Заполнители должны снова скрыться.
Выберите элемент управления содержимым [Номер дела] и выберите «Свойства» на вкладке «Разработчик».
В диалоговом окне «Свойства элемента управления содержимым» измените «Заголовок» на «Номер обращения», затем нажмите «ОК».
Повторите настройку свойств элемента управления содержимым для всех элементов управления содержимым, иначе они не будут отображаться как динамические поля для заполнения в Power Automate.
Когда ваш шаблон будет готов, вам нужно будет сохранить его как шаблон (dotx) и сохранить его там, где Power Automate сможет его найти. Мне нравится хранить свои шаблоны в библиотеке документов SharePoint, которую я создал заранее (она называется «Шаблоны» — я знаю, очень оригинально). Для этого используйте меню «Файл Word», затем «Сохранить как», затем выберите нужный сайт SharePoint и библиотеку документов, затем нажмите «Сохранить».
Если хотите знать, я назвал свой шаблон письма с обращением.

После сохранения документа в виде шаблона на сайте SharePoint мы готовы создать рабочий процесс в Power Automate.

Подготовьте поток

Давайте создадим поток в Power Automate.

В реальном сценарии вы, вероятно, захотите, чтобы изменение в ваших системах инициировало создание документа — например, новая запись в Dynamics 365, изменение записи в Common Data Services или новая запись в SharePoint.

Однако, чтобы упростить этот пример, я буду использовать простой ручной триггер, который мы можем вызвать в любое время.

Для этого выполните следующие действия:

Мы почти закончили! На следующем шаге мы сохраним только что созданный документ в библиотеке SharePoint.

Сохранение созданного документа

Действие Заполнить шаблон Microsoft Word создает документ, но ничего с ним не делает. Вы можете сохранить его где-нибудь, преобразовать в PDF или отправить по электронной почте.

В нашем примере мы будем использовать действие создания файла SharePoint, выполнив следующие действия:

Под действием «Заполнить шаблон Microsoft Word» выберите + Новый шаг.
В диалоговом окне Выберите действие введите SharePoint и выберите Создать файл из списка возможных действий.
В только что созданном действии под названием «Создать файл» выберите адрес сайта, на котором вы хотите сохранить документ, и путь к папке для библиотеки документов, куда будут помещены вновь созданные документы.
В качестве имени файла используйте динамическое значение номера обращения из триггера.
Для содержимого файла используйте документ Microsoft Word из действия «Заполнить шаблон Microsoft Word».

Вот оно! Теперь нам просто нужно протестировать поток, выбрав «Сохранить и протестировать». Когда будет предложено ввести значения, введите несколько текстовых значений и нажмите Запустить процесс

После завершения потока вы найдете документ с соответствующим номером обращения в целевой библиотеке. Это должно выглядеть так:

А как насчет условных разделов?

На самом деле это все, что нужно сделать... но я часто получаю вопрос: "Как мне изменить содержимое шаблона на основе некоторых условных значений?".

Самый простой ответ: просто используйте несколько шаблонов и создайте условную логику в своем потоке, чтобы заполнить соответствующий шаблон на основе любых правил, которые вы хотите.

Помогите, мои элементы управления содержимым не отображаются в шаблоне заполнения шаблона Microsoft Word

Если вы обнаружите, что элементы управления содержимым не отображаются после сохранения шаблона, я обнаружил, что добавление заголовка к элементу управления свойством может помочь.

Если это не сработает, убедитесь, что вы использовали элемент управления "Обычный текст", и попробуйте удалить форматирование.

Если шаблон не обновляется, попробуйте сохранить поток, выйти из потока, а затем снова отредактировать его. Он перезагрузит шаблон и должен обновить список элементов управления содержимым.

Заключение

Как вы могли заметить, создание правильного шаблона Word может занять больше времени, чем динамическое заполнение документа в Power Automate.

Я рекомендую вам изучить возможности коннектора Word Online (Business).

По умолчанию Microsoft Word сохраняет имя автора во всех документах, которые создает этот автор. Хотя при загрузке MyLaw в этом нет необходимости, Word позволяет отключить эту функцию для определенного документа, чтобы обеспечить анонимность экзаменов. Вот что нужно сделать.

Пользователи ПК — Word 2010

Перейдите на вкладку "Файл", затем "Информация", затем "Проверить наличие проблем" и "Проверить документ".

Когда откроется диалоговое окно "Инспектор документов", нажмите кнопку "Проверить" в правом нижнем углу.
Word проверяет документ, а затем отображает результаты в списке. Второй пункт в списке — «Свойства документа и личная информация». Справа от «Свойства документа и личная информация» находится кнопка «Удалить все». Нажмите эту кнопку. Затем нажмите «Закрыть», затем сохраните документ.

Пользователи ПК — Word 2007

Нажмите кнопку Word 2007 Microsoft Office.
Наведите курсор мыши на «Подготовить», чтобы открыть меню «Подготовить документ к распространению». Нажмите "Проверить документ".
Нажмите "Проверить". Инспектор документов просканирует ваш файл на наличие личной информации.
Нажмите «Удалить все», если инспектор документов обнаружит личную информацию в вашем файле. Теперь нажмите «Закрыть», затем сохраните документ.

Пользователи Mac — Word 2011

Открыв документ, выберите «Word» в меню Word в верхней части экрана и нажмите «Настройки» в раскрывающемся меню.

В диалоговом окне «Настройки Word» выберите «Информация о пользователе» под заголовком «Личные настройки».

Удалите всю отображаемую личную информацию, нажмите "ОК" и сохраните документ.

В настоящее время ИТ-отдел юридической школы не знает наверняка, удалит ли это всю возможную идентифицирующую информацию из документа, но, по крайней мере, удалит имя автора.

Представьте себе, что вы научитесь работать с новым, чуждым инструментальным шаблоном отчетности для ваших сотрудников. Знакомство со странными функциями и шагами, необходимыми для создания отчета, может оказаться громоздким и затратным по времени процессом.

Что ж, вы можете попрощаться со всеми этими проблемами --- пусть MS Word использует Windward для всех ваших потребностей в отчетности!

Windward может легко интегрироваться в MS Word и сделать его основой для гибкого создания отчетов и документов.

Поскольку ваши сотрудники хорошо знакомы с MS Word, создавать отчеты на этой платформе несложно. Больше не нужно тратить время на обучение, и весь проект или процесс отчетности становится простой прогулкой. Фактически, вам больше не нужно полагаться на разработчиков в создании отчетов для вас.

MS Word со всеми его постоянно развивающимися упрощенными функциями делает его превосходным и простым программным обеспечением. Установив Windward в MS Word, вы сможете создавать и редактировать шаблоны отчетов без участия ИТ-специалистов. Фактически, MS Word предлагает заранее определенные форматы в виде брошюр, бюджетов, отчетов о расходах и т. д. Кроме того, на ленте Windward представлен логический набор функций и команд, а раскрывающиеся галереи позволяют быстро перейти к нужным инструментам отчетности. Таким образом, вы можете размещать элементы по своему усмотрению, и они будут отображаться именно там, где вы хотите, в документе MS Word.

Кроме того, вывод можно легко персонализировать, поскольку MS Word может быстро конвертировать в PDF, HTML или другие форматы.

Программное обеспечение Windward для создания отчетов на базе MS Word совместимо с широким спектром источников данных и баз данных. Он может быть легко интегрирован для работы со многими языками программирования. Это устраняет время, затрачиваемое на преобразование исходных данных в другие новые форматы. Таким образом, вы можете попрощаться с обучением разработчиков или новым программным обеспечением.

С MS Word у руля становится довольно просто сотрудничать и совместно создавать отчеты с другими членами команды в режиме реального времени. Вы можете поделиться своими отчетами всего за несколько кликов и разрешить им редактировать или добавлять комментарии в свои отчеты. Таким образом, все могут работать вместе одновременно и делать больше, используя интерфейс MS Word (и не забывайте о функции проверки правописания, которая гарантирует безупречность ваших отчетов).

Да, вы можете отправлять отчеты в виде массовых рассылок по электронной почте, воспользовавшись функцией слияния, доступной прямо на платформе MS Word. Кроме того, вы можете включать уникальные элементы и отправлять их группе или отдельным лицам прямо из адресной книги, представленной в Word.

Еще один передовой аспект MS Word заключается в том, что он позволяет быстро добавлять водяные знаки в отчеты и документы. Таким образом, вы можете настроить и добавить водяной знак или логотип бренда в свои отчеты и защитить свой контент, придав ему профессиональный вид.

Кроме того, пространство в верхнем и нижнем колонтитулах помогает сэкономить место в других областях отчета (поэтому используйте его в полной мере). Вы также можете включать в свои отчеты номера страниц и добавлять изображения или текст, максимально используя пространство, чтобы обеспечить согласованность в документе.

Экономия времени при создании отчетов может показаться сбывшейся мечтой для многих разработчиков отчетов, и MS Word воплощает ее в жизнь. Благодаря эффективной функции «Найти и заменить» вы можете мгновенно найти определенный набор символов или слов и при необходимости заменить их альтернативой. Таким образом, редактировать отчеты в MS Word просто и быстро. Узнайте больше о сочетаниях клавиш MS Word.

Добавить ссылки на текст или изображения в отчеты MS Word можно одним щелчком мыши. Щелкнув правой кнопкой мыши, вы можете вставлять гиперссылки в свои отчеты и делать их более интерактивными. Таким образом, эти ссылки направляют конечных пользователей на другой отчет или веб-сайт, на котором есть соответствующая информация, подтверждающая, дополняющая или выделяющая ваш отчет.

Windward превращает создание отчетов в утиный суп!

Это всего лишь несколько невероятных функций, которые вы можете использовать, используя MS Word для создания отчетов. И хорошие новости: Windward легко интегрируется в MS Word и позволяет легко создавать отчеты или создавать документы.

Мы считаем, что отчеты должны быть простыми, но впечатляющими и информативными. Наш передовой механизм извлекает данные из самых разных источников и объединяет их в ваши документы и отчеты. Мы обеспечиваем создание отчетов с использованием MS Word приятным и уникальным опытом. Теперь вы можете приступить к созданию ежемесячных или еженедельных отчетов с улыбкой на лице, так как Windward здесь, чтобы упростить процесс создания отчетов.

-- Автор: Генезис А.

Если вы только что узнали о нас, мы очень рады! Попробуйте Windward с нашей 14-дневной бесплатной пробной версией и начните быстро создавать документы с помощью наших решений с низким/отсутствием кода.

Читайте также: