Нумерация абзацев в word

Обновлено: 05.07.2024

Не знаете, как войти в новый курс или перемещаться по нему? Инструкции по навигации по курсу см. в часто задаваемых вопросах по курсу.

Одна читательница, работающая в области страхового права (женщина, которая мне по сердцу — и я тоже), недавно задала мне этот вопрос:

В случае, когда я автоматически нумерую начало каждого абзаца (иногда до 100). а затем должны ссылаться на тот же номер абзаца в тексте (например, 1. Отрицать утверждения, содержащиеся в абзаце «1»), как я могу получить номер в тексте, чтобы он соответствовал соответствующему номеру каждого конкретного абзаца, чтобы, если Мне нужно удалить абзац, мне не нужно будет входить в каждый абзац, чтобы изменить текст, чтобы сказать ответ на абзац «2», чтобы он соответствовал фактическому пронумерованному абзацу? Я знаю, что это как-то связано с использованием полей в тексте.

Снова женщина по моему сердцу. Она пытается что-то автоматизировать, чтобы свести к минимуму количество повторяющихся правок, которые ей придется выполнять по мере изменения документа. Мне нравятся люди, которые так думают наперед.

И она права: это действительно имеет "какое-то отношение к полям в тексте". Но какой здесь уместен? Ответ может вас удивить . и вы также можете найти ему применение в своих документах.

Для уточнения, результат, который она ищет, таков:

Видите, как заштрихованы числа после слова "абзац"? Это означает наличие поля. (Настройка затенения или отсутствия затенения поля находится в параметрах Word в разделе «Дополнительно»> «Показать содержимое документа» в виде раскрывающегося списка «Затенение поля». Параметры Word доступны на вкладке «Файл» в Word 2010–2016 или с помощью кнопки Office. в Word 2007.) Затенение или отсутствие затенения поля не> влияет на печать текста — затененное поле на экране не печатается с любым затенением. Затенение поля просто выделяет его на экране, поэтому вы понимаете, что имеете дело со встроенным/вычисляемым значением, а не с обычным текстом.

Что? Вы не знаете, как вставить поле? Вы даже не знаете, что такое поле? О, вы упустили мир возможностей Microsoft Word, и вам не нужно быть пропеллером, чтобы воспользоваться этим. По сути, поля позволяют вставлять в документ самые разнообразные текстовые и числовые данные, в том числе текущую дату, общее количество страниц в документе, текущий номер Раздела. список почти бесконечен и бесконечно полезен. Загляните сюда, чтобы прочитать множество руководств о том, что такое поля и почему они так полезны, и я подожду здесь, прежде чем продолжить.

Назад? (Никогда не уходил? Извините, отсюда я не могу различить.) Хорошо, вот как вставить поле (процесс начинается одинаково для каждого поля; как только вы находитесь в диалоговом окне «Поля», настройки зависят от поля):

Перейдите на вкладку "Вставка" и нажмите "Экспресс-блоки", затем нажмите "Поле":

Поле, которое вы хотите выбрать на этом этапе, называется StyleRef. (Да, я знаю, это не имеет смысла. Тем не менее, это то, что вам нужно.) Если вы не видите его в списке слева, щелкните раскрывающийся список в разделе «Категории» и выберите «Все», чтобы увидеть все поля, а не только подмножество.
После того, как у вас будет полный список стилей, выберите «Ссылка на стиль», затем выберите «Номер списка» (подробнее об этом чуть позже), затем установите флажок «Вставить номер абзаца» и нажмите «ОК».

На данный момент необходимо пояснение. Я попросил вас выбрать «Номер в списке», потому что я предполагаю, что вы используете стиль нумерации абзацев по умолчанию (называемый «Номер в списке») для нумерации абзацев. В большинстве случаев это будет правдой. Иногда может и не быть. Если вы не получили желаемого результата, попробуйте список № 2 или список № 3.

Это базовый набор инструкций, но есть пара предостережений, о которых я должен вас предупредить. Вот, позвольте мне показать вам:

Видео: три распространенных ошибки при нумерации абзацев.

Функция автоматической нумерации абзацев в Word позволяет значительно сэкономить время, если она работает. Но, как только последовательность нумерации испорчена, кажется невозможным вернуть ее в нужное русло. Вот несколько приемов, позволяющих настроить автоматическую нумерацию абзацев в Word.

Как автоматически нумеровать абзацы в Word

Если вы еще не знакомы с функцией нумерации абзацев в Microsoft Word, она находится на вкладке "Главная" в разделе "Абзац".

Крайняя левая кнопка предназначена для маркеров.
Посередине используется одноуровневая нумерация.
Справа используется многоуровневая нумерация.

Используйте многоуровневый вариант для большей гибкости

Даже если я нумерую только один уровень абзаца, я всегда использую многоуровневый стиль вместо одноуровневой нумерации. Многоуровневый дает мне больше возможностей для форматирования. И даже позволяет мне сохранять собственные схемы нумерации для использования в будущем.

Три причины нарушения нумерации абзацев

Обычно я вижу три проблемы, связанные с нарушением нумерации абзацев, и все они могут быть устранены простым щелчком правой кнопкой мыши.

<р>1. Большинству людей действительно не нравится отступ Word по умолчанию для автоматической нумерации. Исправить это просто: просто щелкните правой кнопкой мыши одно из чисел и выберите «Настроить отступы списка». В зависимости от того, используете ли вы одноуровневую или многоуровневую нумерацию, вы получите диалоговое окно, которое позволит вам установить отступ для самого номера и последующего текста. Если вы используете многоуровневый стиль нумерации абзацев, вы также можете установить выравнивание номера по правому или левому краю, если это то, что вы предпочитаете. В многоуровневой нумерации вы также можете сбросить выравнивание первого уровня схемы нумерации, а затем указать Word увеличить отступ для остальных уровней на последовательное измерение.

<р>2. Сами числа как-то выбиваются из последовательности. Когда это произойдет, щелкните правой кнопкой мыши и выберите «Продолжить нумерацию» (если вы хотите соединить текущий абзац с предыдущим списком, чтобы продолжить эту последовательность) или «Установить значение нумерации» (если вам нужно намеренно начать с определенного номера). Этот трюк также пригодится, если вам нужно вставить ненумерованный абзац в середину, а затем выбрать последовательность номеров обратно в следующем абзаце.

Однако иногда некоторые номера абзацев просто не реагируют на команду «Продолжить нумерацию». Вот что я делаю в качестве запасной позиции. Я помещаю курсор где-нибудь в пределах абзаца в последовательности, которую хочу продолжить, а затем на вкладке «Главная» нажимаю кнопку «Формат по образцу». Обратите внимание, что курсор мыши теперь представляет собой кисть. Это означает, что он скопировал форматирование абзаца, в котором сейчас находится мой курсор, и теперь пытается вставить его в другое место. Поэтому, как только я нажму на оскорбительный абзац, нумерация продолжится.

<р>3. Вам нужно добавить больше пространства между абзацами. Вы, вероятно, хотите, чтобы между каждым абзацем было небольшое пространство, которое, к сожалению, не является значением по умолчанию. Чтобы исправить это, выберите все пронумерованные абзацы, щелкните правой кнопкой мыши и выберите «Абзац». В диалоговом окне «Абзац» установите небольшое расстояние после каждого абзаца. Обязательно снимите флажок «Не добавлять пробел между абзацами одного стиля», чтобы убедиться, что интервал соблюдается. После того, как вы нажмете «ОК», ваши пронумерованные абзацы должны быть правильно расположены.

Мне удалось создать стиль, который постоянно нумерует абзацы, выглядя следующим образом:

Однако я хочу, чтобы номера абзацев всегда отображались на внешнем краю, т. е. числа от 12 до 14 должны отображаться справа, а не слева, как на предыдущей странице.

Как и изображения, таблицы и т. д., я должен иметь возможность ссылаться на любой номер абзаца ("согласно абзацам 117 и далее"), что возможно при описанном выше подходе.

Намерение: печатный отчет, состоящий из тысяч абзацев, для очень подробного обсуждения, чрезвычайно облегченный благодаря возможности ссылаться на номера абзацев. И просто некрасиво иметь (возможно, частично скрытую) нумерацию слева на страницах с нечетными номерами.

Возможен ли вообще такой стиль нумерации?

(Используем MS Word 2019 Professional: возможно, стоит добавить для него тег?)

@harrymc, спасибо за предложение, но это решение касается нумерации строк, а не нумерации абзацев. Мои абзацы содержат от 1 до четверти страницы.

@harrymc, не совсем так. Кроме того, это включает в себя приемы, такие как переход на иврит перед печатью, а затем обратное изменение. Мне просто нужна нумерация абзацев, которую я могу иметь, как показано. В идеале было бы так, как просили, если это вообще возможно.

2 ответа 2

Я видел ваш вопрос на Stack Overflow, где он был действительно "слишком широким" в своей формулировке, но он меня заинтриговал.

Это можно сделать, хотя и не полностью автоматически, вручную и/или с помощью VBA.

Выберите любой (пустой) абзац и примените к нему фрейм. Вы можете найти команду «Вставить рамку» на вкладке «Разработчик» ленты, в группе «Элементы управления», «Устаревшие элементы управления». Это четвертый элемент управления слева.

Измените размер рамки, примените нужный размер шрифта для чисел и т. д.
Щелкните правой кнопкой мыши фрейм, чтобы открыть диалоговое окно «Формат фрейма». Для горизонтального положения выберите Снаружи относительно страницы и при необходимости точно настройте расстояние от текста. Вертикальное положение должно быть 0 относительно абзаца. Убедитесь, что «Переместить с текстом» и «Закрепить привязку» активированы. Когда диалоговое окно подтверждено, абзац в рамке должен переместиться к внешнему полю следующего абзаца.
Создайте новый стиль из этого абзаца — он будет включать определение фрейма.
Протестируйте стиль, введя или выбрав другой пустой абзац и применив к нему стиль.

Нумерацию можно создать, поместив поле SEQ в каждый кадр, а затем обновив поля в документе.

С этого момента можно было бы сгенерировать нумерацию вручную. Долгое занятие, конечно, для большого документа. Следующий код циклически повторяет все абзацы в документе, вставляя пустой абзац, поле SEQ и форматируя его в соответствии со стилем. В конце все поля обновляются.

Это почти наверняка (судя по скриншотам, которые вы показываете) вставит больше чисел, чем вы хотите. Вы можете просмотреть и удалить их вручную или изменить код, чтобы игнорировать абзацы, соответствующие определенным критериям, которые не должны быть пронумерованы, или изменить код, чтобы пропускать эти абзацы при создании фреймов.

В этом коде стиль фреймов называется NrPara ; если вы используете другое имя, вам нужно изменить его.

Создание специального стиля

Этот стиль реализует последовательные номера на внешних полях страницы, выровненные по верхнему краю нумеруемого абзаца. Для этих маргинальных чисел необходимо создать независимый стиль.

Создайте несколько абзацев со стилем Normal. Перед таким абзацем введите пустой абзац. Установите курсор на новый пустой абзац. В окне «Стили» нажмите кнопку «Новый стиль». В окне «Создать новый стиль из форматирования» назовите новый стиль «Маргинальный номер». Тип стиля — «Абзац», а для полей «Стиль на основе» и «Стиль для следующих полей абзаца» установлено значение «Обычный». В качестве цвета шрифта я использую средний серый цвет, чтобы нумерация не слишком отвлекала от текста. Обтекание текста установлено по центру.

В раскрывающемся списке Формат выберите Рамка. и в окне «Рамка» выберите «Обтекание текстом». Положение по горизонтали — снаружи относительно страницы. Расстояние от текста должно быть 1 см, чтобы не слишком отвлекать от чтения текста. Убедитесь, что позиция по вертикали равна 0 относительно абзаца (по умолчанию). Также не забудьте ввести минимальную высоту (в группе «Размер»), чтобы предотвратить отображение маргинального числа на предыдущей стороне, в то время как сам абзац отображается на новой стороне. Я использую не менее 2 см здесь (я использую метрические единицы измерения). Убедитесь, что установлен флажок Перемещать с текстом. Нажмите "ОК".

В Формате выберите Нумерация. и в окне «Нумерация и маркеры» нажмите кнопку «Определить новый числовой формат». Выберите стиль номера 1,2,3. но убедитесь, что в числовом формате у вас есть только цифра 1, а не конечная точка или что-то еще. В «Выравнивании» снова выберите «По центру». Подтвердите все окна.

В представлении Views выберите Print Layout, чтобы увидеть эффект нумерации. Просто введите абзац перед существующим абзацем, уже содержащим текст, и примените к нему новый стиль: новый маргинальный номер будет добавлен на внешнее поле, выровненный по верхнему краю со следующим абзацем.

Еще кое-что нужно сделать. Поместите курсор в крайнюю цифровую рамку сразу после числа. Есть место, которое нужно убрать. Щелкните правой кнопкой мыши, чтобы открыть контекстное меню, и выберите «Настроить отступы списка». В появившемся окне установите для позиции «Число» и «Отступ текста» значение «0», а «Следовать за номером» — «Ничего». После нажатия OK Word предупредит, что эти изменения будут применены к стилю Marginal Number, а это именно то, что нам нужно, поэтому нажимаем Да. Вы заметите, что рамка, содержащая маргинальное число, теперь намного уже, т. е. мы получили больше места для больших чисел.

Обратите внимание, что на эти маргинальные номера можно ссылаться через ссылки, подписи, перекрестные ссылки; они отображаются как простое число.

Создать макрос для маргинальных чисел

Вся процедура добавления маргинального номера несколько утомительна: поместите курсор в начало абзаца, нажмите Enter, чтобы получить новый пустой абзац, переместите курсор в новый абзац, щелкните новый стиль, чтобы применить его. . Макрос может автоматизировать эти задачи.

Теперь идет запись макроса.Нажмите Enter, затем клавишу со стрелкой влево, примените стиль Marginal Number, затем нажмите клавишу со стрелкой вправо. Остановите запись макроса через View, Macros, Stop Recording. Чтобы проверить макрос, поместите курсор в начало еще не пронумерованного абзаца, затем нажмите Ctrl+M.

Это код записанного макроса:

Чтобы применить, переместите курсор в начало абзаца, а затем нажмите Ctrl+M: ваш маргинальный номер появится на внешнем поле.

В. Я знаю, как пронумеровать маркеры по вертикали в Word, но я хочу пронумеровать большое количество маркеров по горизонтали в абзаце. Возможно ли это?

А. Нумерация элементов в формате абзаца выполняется в несколько шагов, как показано ниже. Начните с форматирования списка в виде вертикального нумерованного списка с помощью инструмента маркера Word на вкладке «Главная», выбрав «Нумерация» и в разделе «Библиотека нумерации» выбрав параметр «Выравнивание номера: по левому краю». Результат показан на шаге 2 ниже.

Затем скопируйте пронумерованный список и вставьте его обратно в документ Word с вкладки «Главная», выбрав «Вставить, сохранить только текст». Результаты показаны на шаге 3. Хотя эти результаты могут показаться почти так же, как и на шаге 2, этот процесс «вставки как текст» преобразует числа из отформатированных номеров маркеров в фактические текстовые числа, за каждым из которых следует символ табуляции. Затем выделите список и замените каждый ненужный символ табуляции пробелом. На вкладке «Главная» выберите «Заменить» и в появившемся диалоговом окне введите символ табуляции в поле «Найти», введите символ пробела в поле «Заменить на» и нажмите кнопку «Заменить все». Результаты этого шага показаны на шаге 4. Наконец, выделите список и замените все знаки абзаца запятой и пробелом. На вкладке «Главная» выберите «Заменить» и в появившемся диалоговом окне введите символ абзаца в поле «Найти», введите запятую и пробел в поле «Заменить на», а затем нажмите кнопку «Заменить все», чтобы преобразовать вертикальный список в пронумерованный абзац, как показано на шаге 5 ниже.

После прочтения этого решения некоторым читателям может показаться, что от этого решения больше проблем, чем пользы, возможно, потому, что в этом примере я использовал только 15 элементов. Однако, если учесть, что читательница, приславшая мне этот вопрос, сказала, что каждую неделю она вручную нумерует сотни элементов, становится легче понять, что описанные выше шаги действительно сэкономят время.

В качестве альтернативы функция маркеров Word поддерживает горизонтальную нумерацию элементов в таблице, что может быть достаточным решением для нужд спрашивающего. Чтобы использовать этот подход, выделите список элементов и преобразуйте их в таблицу на вкладке «Вставка», выбрав «Таблица», «Преобразовать текст в таблицу». В появившемся диалоговом окне в разделе Размер таблицы обязательно выберите соответствующее количество столбцов, которое лучше всего соответствует данным. В этом примере я обнаружил, что четыре столбца — это максимальное количество столбцов, которые я могу использовать без переноса слов в таблице. После этого, чтобы пронумеровать элементы в таблице по горизонтали, выберите таблицу и на вкладке «Главная» щелкните значок «Нумерация» в группе «Абзац». Ниже представлены изображения до (выделены серым цветом) и после (пронумерованные элементы) этого процесса.

Как видите, результирующие элементы нумеруются горизонтально, но в табличном формате, а не в формате абзаца.

Об авторе

Примечание. Инструкции для Microsoft Office в разделе «Технологические вопросы и ответы» относятся к версиям с 2007 по 2016 год, если не указано иное.

Читайте также: