Как изменить формат документа в word

Обновлено: 21.11.2024

Эмили беспокоит то, что она постоянно теряет форматирование документов. Каждый раз, когда она выделяет часть текста, а затем меняет шрифт или выравнивание полей, Word заменяет весь документ новым шрифтом или полем.

Прежде чем объяснять, как это исправить, необходимо сделать небольшой обзор того, как форматирование обрабатывается в Word. В общем, в Word есть два типа форматирования: неявное и явное. Неявное форматирование, то есть форматирование, выполняемое «по умолчанию», реализуется с помощью стилей. Явное форматирование выполняется с помощью команд форматирования, таких как те, которые находятся на панелях инструментов, в меню и в различных диалоговых окнах.

Все форматирование по умолчанию в Word начинается со стилей. Вы не можете уйти от них; они всегда рядом, даже если вы пытаетесь их игнорировать. Если вы измените то, что входит в определение стиля, вы измените форматирование, применяемое ко всем абзацам или символам, использующим этот стиль. Если вы создаете новые стили, вы создаете новое форматирование «по умолчанию», которое можно применять к различным элементам вашего документа. Если вы попытаетесь игнорировать стили, то большинство, если не все, абзацы будут использовать обычный стиль.

Любое явное форматирование всегда выполняется как наложение на базовое форматирование на основе стилей. Например, если выделить несколько слов в абзаце, а затем щелкнуть инструмент «Полужирный», выделенный текст будет отформатирован как полужирный, но вы не удалите стиль, контролировавший первоначальное форматирование текста. Вы не можете удалить его; вы можете только переопределить его.

Word также позволяет явному форматированию не только переопределять неявное форматирование, но и стать неявным форматом. Это происходит потому, что Word может «впитывать» явные изменения форматирования в базовый стиль. Когда это происходит, любые другие элементы документа, в которых использовался этот стиль, автоматически изменяются в соответствии с новым примененным форматом.

Такое поведение (поглощение явного форматирования базовым стилем) действительно мутит воду для тех, кто только изучает, как Word обрабатывает форматирование. Внезапно локальные форматы могут распространяться по всему миру, что приводит к странному поведению со стороны Word.

Как решить проблему? Отключите параметр в Word, который приводит к включению явного форматирования в базовые стили. Для этого выполните следующие действия, если вы используете Word 2002 или Word 2003:

Выберите «Стили и форматирование» в меню «Формат». Word отображает панель задач «Стили и форматирование».
Наведите указатель мыши на стиль, который хотите изменить. Справа от имени стиля должна появиться стрелка раскрывающегося списка.
Нажмите стрелку раскрывающегося списка и выберите "Изменить". Word отображает диалоговое окно «Изменить стиль». (См. рис. 1.)

Рисунок 1. Диалоговое окно «Изменить стиль».

Наконец, выполните следующие действия, если вы используете Word 97 или Word 2000:

Выберите «Стиль» в меню «Формат». Word отображает диалоговое окно «Стиль».
Выберите стиль, который хотите изменить, и нажмите «Изменить». Word отображает диалоговое окно «Изменить стиль».
Снимите флажок "Автоматическое обновление".
Если стиль хранится в шаблоне (он не определен только для текущего документа), рекомендуется установить флажок "Добавить в шаблон".
Нажмите "ОК".

Вот и все; таким образом вы останавливаете Word от применения явных изменений к базовому стилю. Конечно, если вы непреднамеренно изменили стили ранее (поскольку был установлен флажок «Автоматически обновлять»), вам нужно будет вернуться и изменить определение стиля, чтобы текст отображался так, как вы хотите. Вам также потребуется выполнить те же действия для любых других стилей в шаблоне или документе.

Биография автора

На его счету более 50 научно-популярных книг и множество журнальных статей. Аллен Уайатт является всемирно признанным автором. Он является президентом Sharon Parq Associates, компании, предоставляющей компьютерные и издательские услуги. Узнайте больше об Аллене.

Сохранение форматирования документа может оказаться сложной задачей при работе с текстом из нескольких источников. К счастью, Microsoft Word предоставляет вам специальные параметры вставки и форматирования, которые помогут вам стандартизировать внешний вид ваших документов. Вы можете легко отформатировать вставленный текст как «Обычный», используя параметры стиля для форматирования текста, или выбрать автоматическое форматирование текста с помощью параметров вставки в контекстном меню, вызываемом правой кнопкой мыши.

Как вставить в Word и применить обычное форматирование

Скопируйте текст из оригинального источника, который вы хотите вставить в документ Word.

Откройте документ Word.

Нажмите в текстовой области документа Word, в которую вы хотите вставить текст, а затем нажмите "Ctrl-V" на клавиатуре.

Выделите весь текст, вставленный в документ.

Прокрутите доступные «Стили» в группе «Стили» на ленте «Главная» и нажмите «Обычный», чтобы изменить стиль форматирования для выбранного текста. Теперь ваш текст будет отформатирован в соответствии с текущим стилем форматирования «Обычный» в Word.

Как вставить в Word и оставить только текст

Скопируйте текст, который вы хотите вставить в документ Word, и откройте документ, который вы хотите отредактировать, в Word.

Щелкните правой кнопкой мыши область документа, в которую вы хотите вставить текст. Например, щелкните в той же строке, что и обычный форматированный текст, если вы хотите, чтобы вставленный текст соответствовал этому шрифту.

Нажмите значок "Сохранить только текст" в разделе "Параметры вставки". Теперь ваш текст будет вставлен в ваш документ без какого-либо исходного форматирования. Вставленный текст будет соответствовать окружающим стилям вашего документа.

Как вставлять в Word и форматировать слияние

Перейдите к источнику и скопируйте текст, который вы хотите вставить в документ Word.

Откройте документ в Word.

Щелкните правой кнопкой мыши в области документа, куда вы хотите вставить и объединить текст.

Нажмите значок «Объединить форматирование» в разделе «Параметры вставки» контекстного меню. Вставленный текст теперь будет соответствовать текущему стилю для этого раздела вашего документа. Форматирование будет сохранено для полужирного, курсивного, подчеркнутого, перечисленного текста и текста с гиперссылками.

Вы можете настроить формат "Обычного" стиля в Word. Щелкните правой кнопкой мыши «Обычный» в группе «Стили» на ленте «Главная», а затем нажмите «Изменить…». Щелкните переключатель рядом с «Новые документы на основе этого шаблона», чтобы применить изменения стиля ко всем новым документам Word. Нажмите кнопку "ОК", чтобы завершить изменение стиля.

Вы также можете получить доступ к специальным параметрам вставки, щелкнув раскрывающийся список "Вставить" в группе "Буфер обмена" на ленте "Главная".

Чад Дэвис из Денвера пишет о технологиях уже более 10 лет. Он технический писатель по информационным технологиям и разработке продуктов. Дэвис предоставляет малым предприятиям услуги по составлению грантов и маркетингу. Он получил степень бакалавра искусств в области профессионального письма в Университете Нью-Мексико.

Изменит ли Word мое форматирование, если я отправлю его кому-то еще?

Выполните эти два шага, и Word не испортит ваш документ, если документ будет открыт на другом компьютере:

Не сохраняйте документ, если установлен флажок "Автоматически обновлять стили документа" в диалоговом окне "Шаблоны и надстройки".
Использовать стили для всей нумерации.

Существует городской миф о Word, который предполагает, что Word испортит ваше форматирование, когда вы отправите документ кому-то другому.

Как и в большинстве городских мифов, в этом есть доля правды, смешанная с изрядной долей недопонимания.

Миф 1: «Когда я отправляю документ кому-то, Word испортит мои стили»

Эта проблема связана с отправкой документов другим людям. Или открыть документ на другом компьютере.

Вот как это работает.

Все документы основаны на шаблоне

Все документы основаны на шаблоне. Шаблоны имеют имена, которые заканчиваются на «.dot» или, для Word 2007 и Word 2010, «.dotx» или «.dotm». Если вы специально не выбрали шаблон, ваш документ основан на normal.dot (в Word 2007 и Word 2010: normal.dotm). У всех есть normal.dot (или в Word 2007 и Word 2010: normal.dotm). Если у вас его нет, Word создаст его за вас.

Какая связь между стилями в документе и его шаблоном?

При создании документа он наследует стили родительского шаблона. Шаблон остается «прикрепленным» к документу; но между стилями в шаблоне и стилями в документе больше нет связи.

Есть только три способа, которыми документ и шаблон, к которому он прикреплен, могут изменить стили друг друга, и все они зависят от ваших действий:

Вы можете изменить стиль в родительском шаблоне документа. Для этого в диалоговом окне "Изменить стиль" установите флажок "Добавить в шаблон".
Вы можете копировать стили из документа в его шаблон и наоборот. Для этого в Word 2003 и более ранних версиях: Сервис > Шаблоны и надстройки. Нажмите Организатор . В Word 2007 и Word 2010: на вкладке "Разработчик" нажмите кнопку "Шаблон" и выберите "Органайзер" .
Вы можете обновить документ с помощью стилей его шаблона. Для этого вам понадобится диалоговое окно «Шаблоны и надстройки».

Чтобы открыть диалоговое окно «Шаблоны и надстройки», в Word 2003: Инструменты > Шаблоны и надстройки . В Word 2007 или Word 2010: Разработчик > Шаблон.Чтобы обновить стили в документе, в диалоговом окне «Шаблон и надстройки» установите флажок «Автоматически обновлять стили документа».

Эта коробка — один из источников городского мифа, так что читайте дальше.

Что происходит, когда Word открывает документ?

Когда Word открывает документ, ему не важны стили в шаблоне, на котором был основан документ…

вы установили флажок «Автоматически обновлять стили документа» в диалоговом окне «Шаблоны и надстройки».

Если в документе установлен этот флажок, то при открытии документа Word выполняет поиск шаблона с тем же именем, к которому прикреплен документ. Если он находит шаблон с таким же именем, Word копирует стили из этого шаблона в документ.

Но у вас нет моего шаблона. Как это работает?

Представьте, что вы создаете документ на основе шаблона с именем ReportTemplate.dotx, оставляете этот флажок установленным и отправляете документ мне. У меня нет шаблона с именем ReportTemplate.dotx, поэтому Word не сможет обновлять стили. Поэтому Word не может обновлять стили в документе.

Однако у вас и у меня есть файл с именем normal.dot (в Word 2007 и Word 2010 это normal.dotm). Это так называемый Нормальный Шаблон, и он есть у всех. Если вы основываете свой документ на стандартном шаблоне, и оставляете этот флажок отмеченным, и отправляете документ мне, то все определения стилей в вашем документе будут заменены определениями стилей в моем шаблоне нормалей.

Поэтому, если вы хотите сохранить стили в документе, не устанавливайте флажок «Автоматически обновлять стили документа» в диалоговом окне «Шаблоны и надстройки». Если этот флажок не установлен, Word не будет изменять стили в вашем документе, независимо от того, на каком компьютере документ открыт.

Так откуда же взялся городской миф?

Представьте себе человека, который не понимает этот механизм, оставляет флажок «Автоматически обновлять стили документа» отмеченным флажком и создает все свои документы на основе обычного шаблона. Каждый раз, когда они отправляют документ кому-то другому, стили их документа переопределяются!

Этот человек пришел к выводу, что Word искажает стили при отправке документа с одного компьютера на другой.

Это классический случай городского мифа, порожденного неправильным определением причины.

Миф 2: "Что-то не так со встроенными стилями Word, потому что они постоянно меняются"

Используйте встроенные стили заголовков Word, потому что они обладают "магическими" свойствами.

См.
Зачем использовать встроенные стили заголовков Microsoft Word? по многим причинам встроенные стили заголовков упрощают
создание и редактирование документа.

Этот миф говорит о том, что со встроенными стилями Word что-то не так, потому что они постоянно меняются.

Миф мог возникнуть одним из двух способов.

Что происходит, когда я использую пользовательские стили?

Представьте, что у вас есть документ с пользовательским стилем под названием MyNewStyle. И вы установили флажок «Автоматически обновлять стили документа». И вы создали документ на основе normal.dot (или в Word 2007 или Word 2010 на основе normal.dotm). А вы отправляете документ мне.

Когда Word открывает документ, он видит, что вы создали этот документ из обычного шаблона. Word ищет на моей машине мой обычный шаблон и находит его (потому что у всех есть обычный шаблон). Затем он копирует все стили из моего обычного шаблона в ваш документ.

Но… в моем шаблоне Normal нет стиля MyNewStyle. Таким образом, Word не может переопределить этот стиль. Таким образом, Word сохранит все форматирование, которое вы использовали в MyNewStyle.

Представьте себе человека, который не понимает, что происходит. Этот человек увидит, что пользовательские стили сохраняют свое форматирование. И приходят к выводу, что со встроенными стилями что-то не так.

Как насчет копирования текста из одного документа в другой?

Возможно, миф возник из-за того, что люди копировали текст из одного документа в другой.

Допустим, я отправляю вам документ. Если в моем документе основной текст определен как Arial 11pt, и вы скопируете некоторый текст из моего документа в один из ваших документов, текст примет ваше определение основного текста (возможно, Times New Roman 12pt). Таким образом, текст кажется "измененным".

Но это то, что должно произойти: ваш документ соответствует вашему определению стиля основного текста.

Но что, если я использую собственный стиль со странным названием? В вашем документе нет стиля с таким названием. Итак, когда вы скопируете из моего документа в свой документ, мой стиль появится вместе с моим текстом.

Представьте себе человека, который не понимает этот механизм. Было бы легко прийти к выводу, что существуют «проблемы» со встроенными стилями.

Правда: на разрывы страниц может влиять используемый принтер

Совет. Избегайте пустых абзацев и резких разрывов страниц

Вот сценарий. Вы создаете документ на работе.В офисе у вас есть большой модный лазерный принтер. Word знает, что у вас большой модный лазерный принтер, и знает, что вы можете обойтись очень маленькими полями и печатать очень близко к краю бумаги.

Вы отправляете документ себе по электронной почте, чтобы поработать над ним дома на выходных. Дома у вас есть небольшой цветной струйный принтер. Word at home знает, что у вас есть небольшой цветной струйный принтер, и знает, что этот принтер не может печатать очень близко к краю бумаги. Таким образом, часть текста перемещается из нижней части страницы 1 в верхнюю часть страницы 2.

Но… вы никогда не будете распечатывать этот документ дома. Вы собираетесь отправить его обратно в офис в понедельник утром. И вы хотели бы увидеть, как документ будет выглядеть в офисе.

Просто: скажите Word, что у вас дома есть большой модный лазерный принтер. Word недостаточно умен, чтобы рыскать по дому в поисках номеров моделей на принтерах. Если вы скажете ему, что у вас есть большой модный лазерный принтер, он вам поверит.

Чтобы настроить новый принтер, выберите «Пуск» > «Панель управления» > «Принтеры и факсы» (или некоторые аналогичные команды, в зависимости от вашей версии Windows). Выберите принтер, который у вас есть на работе. Как только вы это сделаете, в Word выберите Файл > Печать. Скажите Word, что вы используете большой модный лазерный принтер. Затем нажмите «Закрыть», чтобы не печатать документ.

Создано в ноябре 2003 г. Последнее обновление 26 июля 2010 г.

Эта статья защищена авторским правом. Однако вы можете распечатать любую страницу на этом сайте для собственного использования или для распространения среди других лиц при условии, что вы предоставляете ее другим целиком и без изменений.

Если вы запрашиваете разрешение на повторное использование какой-либо информации на этом сайте, вы можете сделать это с соответствующим признанием ее работы.

Если ее слова, мысли или фотографии помогли вам или принесли вам деньги, рассмотрите возможность сделать пожертвование от ее имени в WomenCan (ранее Women's Cancer Foundation).

В Word есть ряд встроенных возможностей, которые помогут вам структурировать документ. Используя стили, вы можете легче перемещаться по документу и перемещать объекты. В течение многих лет вы могли сохранять документы Word в формате PDF, а в Word 2013 теперь вы также можете редактировать документы PDF. Позвольте мне показать вам.

Как применить стили к документам Word?

Я собираюсь написать новый сценарий для одного из наших видео. Я открою пустой документ и начну с заголовка «Обновляйте контакты». Чтобы упростить форматирование и навигацию по документу, я собираюсь применить стили. Чтобы применить стиль к заголовку, я отмечу заголовок и нажму на стиль «Заголовок».

Я не в восторге от примененного форматирования, но я пока отложу его и изменю внешний вид всего документа, когда закончу писать весь текст.

Далее я напишу план сценария. Структура также будет работать в качестве заголовков для каждого абзаца. Когда я напишу все заголовки, я отмечу их и применю стиль «Заголовок 1». Теперь я просто напишу текст для каждого раздела и, наконец, добавлю информацию о видео вверху. Я отмечу информативный текст вверху и применю стиль «Тонкий акцент».

Как управлять абзацами в Word?

Применяя стили заголовков, вы значительно упрощаете навигацию и работу с документом. В Word 2013 я могу получить хороший обзор содержимого, сворачивая и разворачивая абзацы. Чтобы свернуть абзац, поместите курсор на заголовок, щелкните правой кнопкой мыши и выберите Развернуть/Свернуть — Свернуть заголовок.

Этот параметр будет доступен, только если вы применили стиль заголовка. Другой, более быстрый способ свернуть абзац — щелкнуть маленький серый треугольник слева от заголовка. Если вы хотите свернуть все абзацы, щелкните правой кнопкой мыши любой заголовок и выберите «Развернуть/Свернуть» — «Свернуть все заголовки».

Теперь вы можете лучше сосредоточить внимание, развернув только один абзац. Чтобы вернуться к исходному макету, щелкните правой кнопкой мыши и выберите «Развернуть/Свернуть» — «Развернуть все заголовки», и отобразится весь документ.

Как расположить абзацы в Word?

Чтобы быстро переупорядочить абзацы в документе, нажмите на вкладку "ВИД" и отметьте "Панель навигации".

Здесь вы можете увидеть все абзацы в вашем документе, если вы применили стили.Вы можете легко перемещаться по документу, просто отметив заголовок, чтобы перейти к этому абзацу. Чтобы изменить порядок абзаца, просто возьмите его, удерживая левую кнопку мыши, а затем перетащите его, и весь абзац будет перемещен. Чтобы перейти к началу документа, нажмите маленькую стрелку, которая вернет вас на первую страницу.

Как изменить стили в Word?

Я закрою «Панель навигации» и теперь хочу поработать над внешним видом документа. Чтобы упростить изменение форматирования, в Word есть ряд встроенных наборов стилей, которые вы можете использовать. Чтобы применить набор стилей к документу, перейдите на вкладку "ДИЗАЙН" и выберите стиль из галереи наборов стилей.

Набор стилей — это комбинация шрифтов, цветов и макетов. Вы получаете предварительный просмотр того, как будет выглядеть ваш документ с использованием различных наборов стилей. Я выберу этот набор стилей «Затенение». Это хорошее начало, но я хочу внести некоторые изменения. Чтобы изменить цвета, используемые в стиле, нажмите «Цвета» и посмотрите, какое сочетание цветов вам больше нравится.

Как создать нумерованные заголовки в Word?

Я могу продолжать настраивать форматирование, пока оно не станет именно таким, как я хочу. Например, я хочу добавить еще немного места между строками текста. Я отмечу первый абзац, дважды щелкнув поле рядом с абзацем. Я перейду на вкладку «ГЛАВНАЯ», нажму кнопку «Интервал между строками и абзацами» и изменю межстрочный интервал на 1,5.

Чтобы применить это изменение ко всему документу, я щелкну правой кнопкой мыши стиль "Обычный", использованный для текста, и выберу "Обновить обычный, чтобы соответствовать выделенному".

Теперь ко всему документу добавляется больше места. Это выглядит хорошо, однако я хочу, чтобы видеоинформация вверху была более сжатой. Нажмите кнопку «Показать/скрыть абзац» на вкладке «ГЛАВНАЯ», чтобы увидеть все метки окончания абзаца.

Я удалю тот, что находится в самом верху, просто нажав клавишу «Удалить» на клавиатуре. Чтобы убрать пробел после абзацев и сделать текст более сжатым, выделите текст, нажмите кнопку «Интервал между строками и абзацами» и нажмите «Удалить пробел после абзаца».

Чтобы сделать его еще более компактным, я нажму еще раз и выберу «Удалить пробел перед абзацем». Если я хочу, чтобы это было еще плотнее, я могу уменьшить межстрочный интервал, но я предпочитаю иметь немного больше места, поэтому я дважды нажму «Отменить». Чтобы сохранить эти изменения в стиле, я щелкну правой кнопкой мыши стиль «Мягкий акцент» и выберу «Обновить тонкий акцент в соответствии с выделенным».

Чтобы снова скрыть метки абзаца, нажмите кнопку «Показать/скрыть» абзаца.

Как создать нумерованные заголовки в Word?

Далее я хочу добавить номера заголовков. Чтобы добавить номера к стилю заголовка, отметьте заголовок и нажмите «Нумерация» в разделе «Абзац» на вкладке «ГЛАВНАЯ». Выберите нужный числовой формат.

По умолчанию Word делает отступ в нумерованных списках. Чтобы убрать отступ, нажмите кнопку «Уменьшить отступ». Чтобы применить это изменение к стилю заголовка, щелкните правой кнопкой мыши стиль «Заголовок 1» и выберите «Обновить заголовок 1, чтобы он соответствовал выделенному».

Как видите, все заголовки нумеруются автоматически.

Как сохранить новый набор стилей в Word 2013?

Теперь, когда меня устраивает форматирование, я хочу сохранить этот стиль для будущих видеосценариев, чтобы мне не приходилось вносить изменения снова и снова. Чтобы сохранить набор стилей, перейдите на вкладку «ДИЗАЙН», откройте галерею наборов стилей и нажмите «Сохранить как новый набор стилей».

Назовите его, я назову его "Дизайн сценария видео". Если вы откроете галерею наборов стилей, вы увидите только что созданный стиль дизайна видеосценария в разделе «Пользовательский».Благодаря сохранению наборов стилей вам не придется тратить время на форматирование документов снова и снова.

Как создать шаблон в Word?

Помимо форматирования, этот сценарий видео соответствует определенному текстовому шаблону. У него есть номер статьи вверху, за которым следует длина видео, ключевые слова и описание, а затем сам сценарий начинается с введения. Набор стилей сохраняет только дизайн, но не содержимое документа. Если вы хотите сохранить часть текста в документе, лучше сохранить его как шаблон документа. Чтобы убедиться, что я не перезапишу свой сценарий по ошибке, я закрою документ. Я снова открою Word и в разделе «Недавний документ» щелкну правой кнопкой мыши и выберу «Открыть копию».

Теперь я удалю весь специфический текст и сделаю его более общим. Чтобы сохранить его как шаблон, я нажму «ФАЙЛ», «Сохранить как», а затем выберу «Шаблон Word» в раскрывающемся списке типов файлов. Я дам ему имя «Шаблон сценария видео».

В следующий раз, когда я открою Word, мой шаблон будет доступен в разделе «ЛИЧНОЕ» на стартовой странице.

Как сохранить документы Word в формате PDF

Давайте снова вернемся к моему первоначальному видеосценарию. Я открою его из своих «Последних документов». Когда я закончу с окончательным сценарием, я хочу сохранить его в виде PDF-документа. Чтобы сохранить документ в формате PDF, нажмите «ФАЙЛ», а затем «Экспорт», «Создать PDF/XPS» и нажмите «Опубликовать».

Ваш документ экспортируется в PDF-документ, которым вы можете легко поделиться с другими.

Редактирование PDF-документов в Word 2013

Иногда вам нужно внести изменения в документы PDF. Здесь у меня есть несколько других написанных мною сценариев, к которым я также хотел бы применить свой недавно созданный стиль. Проблема в том, что они у меня есть только в формате PDF. В Word 2013 вы можете открывать и редактировать PDF-документы. Чтобы открыть PDF-документ в Word, щелкните документ PDF правой кнопкой мыши и выберите «Открыть с помощью» Word.

Вы получите предупреждение о том, что документ может выглядеть в Word не так, как в Adobe. Нажмите «ОК», чтобы открыть документ. Документ PDF открывается, и, как вы можете видеть, в этом случае форматирование выглядит вполне нормально. Так что теперь я могу продолжить работу над этим скриптом и применить только что созданный набор стилей в Word.

Закрытие

Зная, как структурировать документы с помощью стилей, вы сможете сэкономить много времени при навигации и форматировании документов.

Оставить ответ Отменить ответ

Этот сайт использует Akismet для уменьшения количества спама. Узнайте, как обрабатываются данные ваших комментариев.

Читайте также: