Настройка автоматического архивирования Outlook 2016

Обновлено: 29.06.2024

Каждый день ваша учетная запись переполняется новыми электронными письмами, в результате чего ваш почтовый ящик становится беспорядочным, а размер файла Outlook увеличивается. Используйте функцию архивирования в Outlook 2016, чтобы предотвратить неконтролируемый рост вашего почтового ящика. Когда вы архивируете электронную почту, она сохраняет сообщения в другом файле данных Outlook (.pst), который вы можете открыть в любое время. При этом файл Outlook, с которым вы работаете каждый день, остается скудным и подлым.

Как настроить параметры автоархивации в Outlook 2016

По умолчанию Outlook регулярно автоматически архивирует старые элементы. Однако вы можете изменить частоту архивации Outlook, место хранения файла архива и другие параметры.

<р>1. Выберите «Файл» > «Параметры».

<р>2. В разделе «Дополнительно» нажмите кнопку «Настройки автоархивации…».

<р>3. Выберите параметры автоархивации, которые вы хотите или не хотите. Здесь вы сможете отключить автоархивацию (снимите флажок рядом с «Выполнять автоархивацию каждые [X] дней») или изменить ее частоту, определить, насколько старые элементы должны храниться до их архивации, и настроить старые элементы как удалено, а не перемещено в архивный файл .pst.

<р>4. Нажмите OK, чтобы сохранить изменения.

Как вручную архивировать электронную почту в Outlook 2016

Независимо от того, включена ли в Outlook функция автоархивации, вы можете архивировать элементы вручную. Это хороший способ очистить папку "Входящие" и при этом сохранить сообщения на случай, если они понадобятся вам позже. Выполните следующие действия, чтобы сделать это в Outlook 2016:

<р>1. Выберите «Файл» > «Информация».

<р>2. Нажмите «Инструменты очистки» рядом с «Очистка почтового ящика» и выберите «Архивировать…».

<р>3. Выберите папку, которую хотите заархивировать. Outlook сохранит эту папку и все вложенные в нее папки. Если вы выберете «Outlook» (папка самого высокого уровня), все элементы в Outlook будут перемещены в новый файл данных.

<р>4. Выберите параметры архива, например дату элемента. Вы можете изменить срок хранения электронных писем (или других элементов) перед их архивированием, а также выбрать или создать другой PST-файл.

<р>5. Нажмите OK, и Outlook начнет архивировать вашу почту и другие элементы в зависимости от выбранной вами папки.

Вы можете архивировать почту в Outlook в любое время и перемещать архивный PST-файл на другой диск для экономии места. Если вы хотите снова получить доступ к этим старым электронным письмам, просто откройте PST-файл.

Электронная почта может быстро заполнить папку «Входящие» Outlook — новые сообщения, ответы и переадресация. Прежде чем вы это узнаете, у вас могут быть тысячи сообщений. Держите под контролем папку "Входящие" Outlook и ее папки, перемещая старые элементы, которые вы хотите сохранить, в архив. Используйте AutoArchive, чтобы сделать это автоматически.

Вы можете изменить частоту запуска автоархивации, место хранения заархивированных элементов и время, в течение которого Outlook хранит элементы перед их архивированием.

Нажмите «Файл» > «Параметры» > «Дополнительно».

В разделе "Автоархивация" нажмите "Настройки автоархивации".

Нажмите на поле «Выполнять автоархивацию каждые n дней» и укажите, как часто следует запускать автоархивацию.

Выберите любые другие параметры, например удаление старых элементов в Outlook вместо их архивирования.

Совет. Архивация и автоархивация могут быть недоступны, если ваш почтовый профиль подключен к серверу Exchange. Также возможно, что в вашей организации есть политика хранения почты, которая переопределяет автоархивацию. Для получения дополнительной информации обратитесь к системному администратору.

Дополнительную информацию о настройках автоархивации см. в разделе Описание настроек автоархивации.

Изменить настройки автоархивации для отдельной папки

В списке папок в области навигации щелкните правой кнопкой мыши папку, которую нужно изменить, и выберите "Свойства".

На вкладке "Автоархивация" выберите нужные параметры.

При первом запуске Outlook автоархивация включена по умолчанию и запускается каждые 14 дней. Вы можете изменить частоту запуска автоархивации, указать файл данных Outlook (.pst), используемый для хранения заархивированных элементов, и выбрать, когда элементы в ваших папках Outlook подлежат архивированию.

Выберите «Инструменты» > «Параметры», а затем перейдите на вкладку «Другое».

Выберите Автоархивация.

Установите флажок «Выполнять автоархивацию каждые n дней», а затем укажите, как часто следует запускать автоархивацию.

Выберите нужные параметры.

Выполнять автоархивацию каждые Выберите периодичность запуска автоархивации. Одновременное архивирование большого количества элементов может снизить производительность компьютера. Поэтому хорошо выбрать период времени, который сократит процесс автоархивации. Подумайте, сколько предметов вы обычно получаете в течение определенного времени, и соответствующим образом скорректируйте временные рамки. Запрашивать перед запуском автоархивации Выберите этот параметр, если вы хотите, чтобы Outlook отображал напоминание перед тем, как автоархивация обработает ваши элементы Outlook. Когда вы увидите это сообщение, вы можете нажать Нет, чтобы отменить сеанс автоархивации.

Удалить элементы с истекшим сроком действия (только папки электронной почты) Этот параметр не выбран по умолчанию. Вы можете выбрать удаление сообщений электронной почты по истечении срока их хранения.Период по умолчанию для черновиков и входящих составляет шесть месяцев, а для отправленных - три месяца, но вы можете изменить эти периоды с помощью параметра "Очистить элементы старше чем".

Архивировать или удалять старые элементы. Вы должны выбрать этот вариант, если хотите, чтобы функция автоархивирования удаляла некоторые или все элементы по истечении срока их действия. Этот параметр активирует другие параметры, которые позволяют вам решать, какие элементы архивировать, а какие удаляются по истечении периода устаревания. Затем выберите дополнительные настройки, которые будут применяться как к архивированию, так и к удалению.

Примечание. В диалоговом окне "Автоархивация" "папки" относятся к основным функциональным областям Outlook, таким как папка календаря и папка задач, а также отдельные папки электронной почты. Это связано с тем, что элементы календаря и задач хранятся в соответствующих папках календаря и задач.

Показать папку архива в списке папок Выберите, чтобы папка архива отображалась вместе с другими вашими рабочими папками в области навигации. В основной папке «Архив» вы можете открывать подпапки и просматривать заархивированные элементы. При просмотре заархивированных элементов вы можете убедиться, что заархивированы правильные элементы, а также перетащить нужные элементы обратно в рабочую папку.

Очистить элементы старше Выберите параметр по умолчанию, когда вы хотите, чтобы ваши элементы были заархивированы: в днях, неделях или месяцах. Вы можете установить период от одного дня до 60 месяцев. «Очистить» означает архивировать — хранить — элементы. Это не означает «удалить», если вы не указали этот параметр для папок в другом месте.

Переместить старые элементы в Настройки по умолчанию для этого расположения отличаются для компьютеров под управлением операционных систем Microsoft Windows Vista и Windows XP.

Windows Vista: C:\Users\user\AppData\Local\Microsoft\Outlook\Archive.pst.

Windows XP: C:\Documents and Settings\user\Local Settings\Application Data\Microsoft\Outlook\Archive.pst.

Если вы хотите установить другое место назначения для заархивированных элементов, вы можете найти и указать другое место. Объекты будут перемещены в это место по истечении срока их устаревания.

Примечание. Элементы, заархивированные в указанном месте, не будут удалены, если вы не откроете папки и не удалите их вручную.

Удалить элементы навсегда. Этот параметр позволяет немедленно удалить элементы с истекшим сроком действия, а не перемещать их в папку по умолчанию, в другую указанную вами папку или в папку «Удаленные».

Применить эти настройки ко всем папкам сейчас Этот параметр применяет настройки автоархивации, включая ваши изменения, ко всем вашим папкам. Чтобы указать разные параметры для одной или нескольких папок, не выбирайте этот параметр. Вместо этого используйте инструкции, показанные под кнопкой, которые объясняют, как задать настройки для отдельных папок. Эти инструкции также включены в следующий раздел «Изменение параметров автоархивации для отдельной папки». Изменения, внесенные в определенные папки, применяются только к этим папкам.

Информация о политике хранения В вашей организации системный администратор может установить политики хранения, которые определяют, когда и как элементы вашего почтового ящика автоматически архивируются. Вы можете просмотреть политики здесь, но не можете изменить их без соответствующих разрешений.

Изменить настройки автоархивации для отдельной папки

В списке папок в области навигации щелкните правой кнопкой мыши папку, которую нужно изменить, и выберите "Свойства" в контекстном меню.

Перейдите на вкладку "Автоархивация".

Выберите нужные параметры.

Примечание. Дополнительную информацию о настройках см. в шаге 4 в разделе выше "Просмотр или изменение настроек автоархивации по умолчанию".

Если ваша учетная запись Microsoft Exchange имеет строгие ограничения по размеру, она очень быстро заполняется ответами и пересылкой электронных писем с вложениями. Когда ваш почтовый ящик Outlook переполняется, вы не можете получать новые электронные письма, не удаляя старые. Чтобы предотвратить переполнение папки «Входящие» и при этом сохранить историю беседы, вы можете переместить старые элементы в отдельный файл данных Outlook (archive.pst). Вы можете архивировать электронные письма вручную или использовать функцию автоархивации в Outlook, которая автоматически перемещает старые объекты в архив. Вы можете настроить расписание и поведение автоархивации для более удобной работы с Outlook.

Чтобы настроить функции автоархивации для всех папок, выполните следующие действия:

1. На вкладке "Файл" нажмите кнопку "Параметры":

2. В диалоговом окне «Параметры Outlook» на вкладке «Дополнительно» в разделе «Автоархивация» нажмите «Параметры автоархивации». кнопка:

3. В диалоговом окне "Автоархивация" вы можете:

Установите флажок "Выполнять автоархивацию каждые", чтобы включить автоматическое архивирование сообщений электронной почты и других элементов.
Используйте следующее текстовое поле, чтобы установить частоту архивирования сообщений электронной почты, событий и других элементов с привязкой ко времени в Outlook.
В настройках папки по умолчанию для группы архивирования укажите:
- срок, по истечении которого сообщения будут перемещены в архив,
- путь и имя файла .pst.
По умолчанию Outlook сохраняет заархивированные элементы в следующем месте:

C:\Users\\Documents\Outlook Files\archive.pst

4. Дважды нажмите OK.

Примечание. Вы можете архивировать элементы вручную в любое время. На вкладке «Файл» в представлении «Информация» нажмите кнопку «Инструменты», а затем выберите «Очистить старые элементы». вариант. Если вы не видите настройки архивации и автоархивации для своей учетной записи, возможно, системные администраторы отключили эту функцию.

Как заархивировать папку в Outlook

Автоархивация в Outlook перемещает старые элементы в локальный файл данных архива, чтобы уменьшить размер вашего почтового ящика. Глобальные настройки автоархивации применяются ко всей учетной записи, но вы можете определить более точную политику для некоторых папок.

Добавление файлов данных

Хотя Outlook автоматически создает файлы данных по мере необходимости при добавлении учетных записей, вы можете добавить в профиль свои собственные файлы данных (.pst – файлы). Например, возможно, вы используете учетную запись Exchange Server для своего основного хранилища Outlook, но хотите, чтобы набор личных папок служил в качестве архива; или, возможно, у вас есть учетная запись Exchange Server и вы добавляете учетную запись POP3.

Общий доступ к группам контактов в Outlook

Пользователи Exchange Server могут предоставить общий доступ к папке контактов другому лицу внутри и за пределами организации, если общий доступ к спискам контактов поддерживается политиками общего доступа организации. Если у вас нет учетной записи Exchange Server или политики вашей организации не разрешают общий доступ к папкам контактов, Microsoft Outlook не предлагает параметр «Общий доступ к контактам». Однако вы можете поделиться списками контактов, группами электронной почты или списками рассылки, создав группу контактов, прикрепив ее к сообщению электронной почты, отправив сообщение электронной почты и импортировав его.

Со временем ваш почтовый ящик Outlook может начать заполняться электронными письмами и другими элементами. Чтобы ваш почтовый ящик не увеличивался, вы можете переместить свои старые электронные письма в отдельную папку, известную как архив.

Архивные электронные письма сохраняются в отдельном файле PST, и вы можете получить к нему доступ в любое время из приложения Outlook. Чтобы быть более точным, при архивировании элементов вашего старого почтового ящика старые элементы переносятся из основного файла PST в отдельный файл PST (скажем, Архив PST). Затем этот архивный файл PST сохраняется в другом месте на жестком диске, освобождая место в основном файле PST. Это, в свою очередь, повышает производительность и эффективность Outlook.

Попробуйте автоматизированный инструментKernel for Outlook PST Recovery для исправления и восстановления данных из поврежденных архивных файлов PST. Он поддерживает все версии MS Outlook: Office 365/2019/2016/2013/2010/2007/2003/2002/2000/98/97.

Архив — это одна из папок по умолчанию в MS Outlook, такая же, как папки «Отправленные» и «Входящие». Вы не можете удалить папку Архив. Кроме того, вы можете либо вручную переместить нужные элементы в папку «Архив», либо использовать функцию автоматического архивирования для перемещения старых записей после определенного периода времени.

В этой статье мы обсудим методы архивации данных в Outlook 2016 и более поздних версиях.

Способы архивирования электронных писем и других элементов в Outlook 2016

Обычно Outlook предоставляет своим пользователям один из следующих вариантов архивации данных:
- Вручную переместить старые сообщения электронной почты и другие элементы из существующей папки в папку архива.
- Переместите файлы напрямую в папку архива.
- Включите функцию автоматического архивирования, чтобы перемещать старые элементы после определенного периода времени.
Способ 1. Архивация писем вручную

Перемещайте элементы данных почтового ящика с помощью ручных методов, предоставляемых Outlook. Ниже приведены инструкции по архивированию основных сообщений электронной почты, календарей и других элементов почтового ящика в Outlook 2016.
- Выберите папки для архивации.
- Вы можете выбрать дату сообщений, которые хотите архивировать.
- Укажите место назначения файла архива.
Нажмите "ОК". Outlook начнет архивировать вашу почту и другие элементы.

Архивация помогает сэкономить место в почтовом ящике MS Outlook.

Способ 2. Архивация элементов непосредственно в Outlook 2016

Вы можете напрямую перемещать электронные письма и другие данные почтового ящика из папки "Входящие" в папку "Архивы". Следуйте приведенным ниже инструкциям, чтобы переместить элементы из папки "Входящие" в архив.
1. Ctrl + Выберите сообщения из папки "Входящие" или другой папки.
2. Нажмите правой кнопкой мыши на выбранные сообщения.
3. Выберите Архив.
Способ 3. Автоматическое архивирование элементов в Outlook 2016

Еще одной важной функцией MS Outlook является автоархивация. Вы можете включить или отключить функцию автоархивации по своему выбору. Просто следуйте инструкциям, чтобы включить функцию автоархивации в Outlook.

Ваши сообщения электронной почты и другие элементы будут автоматически заархивированы по истечении указанного периода.

Что делать, если архивный файл PST поврежден?

Как и в случае с обычными файлами PST, существует вероятность повреждения архивных файлов PST. Для восстановления данных из поврежденных архивных файлов PST настоятельно рекомендуется использовать программное обеспечение Kernel Outlook PST Repair. Этот инструмент восстановления PST эффективно сканирует и восстанавливает поврежденные файлы, не занимая много времени. С помощью этого инструмента можно безупречно восстановить архивные электронные письма, контакты, календари и т. д. Его параметры фильтрации позволяют выборочно восстанавливать элементы архива из поврежденных файлов PST. Кроме того, он позволяет сохранять элементы архива непосредственно в Exchange, Office 365 или Gmail. Пробная версия позволяет извлекать 25 элементов в папку и доступна бесплатно. Однако для полного восстановления и исправления элементов Outlook необходима лицензионная версия этого инструмента.

Читайте также: