Могут ли сотрудники компании просматривать список контактов другого сотрудника в Microsoft Outlook

Обновлено: 04.07.2024

На этом этапе вы назначаете адрес электронной почты бывшего сотрудника другому сотруднику или преобразуете почтовый ящик пользователя в общий почтовый ящик.

Преобразование почтового ящика бывшего сотрудника в общий почтовый ящик

При преобразовании почтового ящика пользователя в общий почтовый ящик сохраняются все существующие сообщения электронной почты и календарь. Только теперь он находится в общем почтовом ящике, и доступ к нему смогут получить несколько человек, а не один человек. Вы можете позже преобразовать общий почтовый ящик обратно в пользовательский (частный).

Создание общего почтового ящика — менее затратный способ, поскольку вам не придется платить за лицензию, если размер почтового ящика меньше 50 ГБ. Если он превышает 50 ГБ, вам потребуется назначить для него лицензию.
Если вы преобразуете почтовый ящик в общий почтовый ящик, вся старая электронная почта также будет доступна. Это может занять много места.
Если вы настроили переадресацию электронной почты, нынешнему сотруднику будут отправлены только новые электронные письма, отправленные бывшему сотруднику.

Переслать письмо бывшего сотрудника другому сотруднику

Если вы настраиваете переадресацию электронной почты или общий почтовый ящик, в конце концов, не удаляйте учетную запись бывшего сотрудника. Учетная запись должна быть там, чтобы привязать переадресацию электронной почты или общий почтовый ящик.

В центре администрирования перейдите на страницу Пользователи > Активные пользователи.
Выберите имя сотрудника, которого хотите заблокировать, а затем перейдите на вкладку "Почта".
В разделе "Переадресация электронной почты" выберите "Управление переадресацией электронной почты".
Включите переадресацию всей электронной почты, отправленной на этот почтовый ящик. В поле Адрес для пересылки введите адрес электронной почты текущего сотрудника, который будет получать электронное письмо.
Выберите Сохранить.
Помните, не удаляйте аккаунт бывшего сотрудника.

Отменить встречи Outlook

Обязательно отмените все встречи, которые были в календаре бывшего пользователя. Это позволяет людям удалять встречи, созданные прежним пользователем.

Если у человека были встречи, на которых было забронировано оборудование или комнаты, они не будут доступны для бронирования, пока эти встречи не будут отменены. Прочтите Удалить встречу или встречу, чтобы узнать, как это сделать.

Когда вы выбираете чье-либо имя или изображение в Outlook или других приложениях и службах Office, вы можете найти информацию, связанную с этим человеком, на карточке его профиля. Чтобы увидеть карточку профиля в Outlook Mobile, коснитесь изображения человека. Чтобы увидеть карточку профиля в других приложениях, наведите или щелкните фотографию или имя человека. Чтобы увидеть свою собственную карточку профиля, выберите собственное изображение профиля.

Карточка профиля также иногда называется карточкой контакта или карточкой людей. Вот пример карточки в Outlook в Интернете:

Карточка профиля может выглядеть по-разному в зависимости от того, в каком приложении вы находитесь. Вы можете выбрать заголовок раздела на карточке (Контакты, Организация, Файлы...), чтобы просмотреть дополнительную информацию. Вот пример более крупной карточки профиля в Outlook в Интернете:

Примечание. В Microsoft Office версии 16.0.13127.20408 и более поздних версиях статус присутствия в разделе "Участники" карточки профиля недоступен.

Карточка вашего профиля

Откройте приложение Office. Например, Почта Outlook.

Наведите указатель мыши или выберите свое имя или изображение профиля, чтобы увидеть карточку профиля.

Важно! Некоторая информация на карточке вашего профиля контролируется вашей работой или учебным заведением. Если ваш администратор отключил отображение определенной информации в вашем профиле, она не будет отображаться на карточке вашего профиля.

Чтобы просмотреть свою карточку профиля, откройте приложение Office (например, Outlook) и выберите изображение своего профиля. В зависимости от вашей организации ваша карточка профиля может включать:

Информация об организации, например, кто является вашим руководителем или есть ли у вас люди, подчиняющиеся вам напрямую

Люди, с которыми вы сотрудничаете

Недавние сообщения между вами и человеком, просматривающим ваш профиль

Предстоящие события, общие для вас и человека, просматривающего ваш профиль (только Outlook для мобильных устройств)

Недавние файлы, которыми вы поделились в OneDrive для работы или учебы, SharePoint Online или Outlook в Интернете с человеком, просматривающим ваш профиль

Перейдите в приложение Office (например, Outlook) и выберите изображение своего профиля, чтобы открыть карточку профиля.

ВыберитеОбновить свой профиль в верхней части карточки. Вы будете перенаправлены на страницу своего профиля в Delve.

Выберите значок камеры рядом с изображением вашего профиля.

В зависимости от вашей настройки следующие шаги могут незначительно отличаться:

Если вы видите страницу редактирования сведений:

Выберите «Изменить фото». Возможно, вам придется войти в свою рабочую или учебную учетную запись.

Выберите «Изменить фото», а затем выберите файл для загрузки.

Сохраните и закройте, чтобы вернуться в свой профиль.

Если вы видите окно «Изменить фото профиля»:

Выберите «Изменить фото», а затем выберите файл для загрузки.

Если вы хотите изменить положение фотографии, щелкните внутри круга и перетащите указатель. Чтобы увеличить или уменьшить масштаб, используйте ползунок под фотографией.

Выберите Установить как фото профиля.

Перейдите в приложение Office (например, Outlook) и выберите изображение своего профиля, чтобы открыть карточку профиля. Вы будете перенаправлены на страницу своего профиля в Delve.

Обновите свою информацию. Например, напишите несколько слов о себе в поле «Обо мне», добавьте проекты, над которыми вы работали, навыки и опыт, школы и хобби.

Информация профиля, которую вы можете изменить, отмечена значком карандаша рядом с ней. Нажмите на карандаш, чтобы изменить.

Информация, доступная для всех, отмечена значком глобуса рядом с ней. Чтобы просмотреть некоторые сведения, нажмите на значок земного шара и выберите Только вы можете видеть это, чтобы сохранить конфиденциальность информации.

Другие будут видеть только документы, к которым у них уже есть доступ в Microsoft 365. Только вы можете видеть свои личные документы в своем профиле, если вы не решите ими поделиться.

На карточке профиля рядом с вашими общими документами есть значок "люди". Вы увидите значок рядом с документами, которые вы создали или изменили и к которым есть доступ у других.

Некоторая информация в вашем профиле, например ваше имя или должность, может быть получена из других систем, которые контролируются вашим ИТ-отделом или отделом кадров. Если вы хотите обновить эти данные, обратитесь в соответствующий отдел или к своему администратору. Дополнительные сведения см. в статье С кем мне связаться, если мне нужно изменить свою информацию в Microsoft 365?

Вы можете экспортировать некоторые данные из карточки своего профиля, в том числе:

Информация, которую вы удалили на карточке профиля. Например, уведомление об обновлении фотографии вашего профиля или информации о чьем-то дне рождения.

Профили LinkedIn, которые вы сопоставили или не сопоставили с людьми при просмотре их карточки профиля.

Данные можно загрузить в формате JSON. Подробнее см. в разделе Экспорт данных из карточки профиля.

Как пользоваться карточкой профиля

Нажав на изображение или имя человека, вы увидите карточку его профиля и контактную информацию. Вы можете позвонить, отправить электронное письмо или отправить мгновенное сообщение прямо с карты. Щелкните раздел «Контакты», чтобы узнать, добавил ли человек дополнительные сведения. Если вы также добавили человека в качестве контакта, любая дополнительная информация, которую вы добавили вручную (например, примечания), будет отображаться в разделе «Контакты».

В Outlook для настольных ПК вы можете увидеть онлайн-статус человека (Занят, Нет на месте. ) в разделе "Контакты". Также будет показано их следующее доступное время (согласно их календарю Outlook).

В разделе "Организация" вы можете увидеть, перед кем отчитывается человек и есть ли у него какие-либо отчеты. В Outlook в Интернете и Outlook для мобильных устройств вы также можете увидеть некоторых людей, с которыми работает человек. Информация об организации доступна только в том случае, если в вашей организации настроен каталог организации.

Люди, которых вы видите в разделе «С которыми работает», — это люди, с которыми сотрудничает этот человек. То, кого вы видите, основано на общедоступных сообщениях в вашей организации, таких как общие группы, списки рассылки, общие события календаря Outlook и структура отчетов.

В разделе "Файлы" вы увидите самые последние документы, которыми этот человек поделился с вами.

В разделе «Электронная почта» вы можете вернуться к последним сообщениям электронной почты между вами и человеком. Вы найдете сообщения электронной почты на карточках профилей в Outlook для мобильных устройств и Outlook в Интернете.

Вы можете выбрать значок или заголовок LinkedIn, чтобы просмотреть информацию о профиле LinkedIn человека. Вы должны связать свою учетную запись Microsoft с учетной записью LinkedIn, чтобы просмотреть информацию профиля LinkedIn. Дополнительные сведения см. в информации LinkedIn.

Карточки профиля в Outlook Mobile содержат раздел "События". Прокрутите вниз чью-либо карточку профиля, чтобы увидеть предстоящие общие события календаря Outlook. Просматривая карточку своего профиля, вы увидите все предстоящие мероприятия.

Вы можете сохранить человека на работе или в учебном заведении в качестве нового контакта. Новый контакт появится в разделе «Контакты» в Outlook.

Примечание. Любая предварительно заполненная информация из вашей организации всегда будет оставаться в профилях в приложениях и службах Майкрософт, включая людей, которые были добавлены в качестве контактов.Информация, которую вы добавляете вручную для своих контактов, видна только вам и не будет доступна никому другому. Другие люди не могут видеть ваши контакты в приложениях и службах Майкрософт.

На карточке профиля пользователя выберите меню "Дополнительные действия", расположенное справа (. ), а затем выберите Добавить в контакты. Если вы просматриваете карточку в развернутом виде, выберите «Добавить в контакты» на панели «Контакты». В мобильном приложении Outlook прокрутите карточку вниз до конца.

Измените любое поле или добавьте дополнительную информацию. Обратите внимание, что любая предварительно заполненная информация из вашей организации всегда будет оставаться в профилях в приложениях и службах Майкрософт. Информация, которую вы добавляете вручную для своих контактов, видна только вам и не будет доступна никому другому. Другие люди не могут видеть ваши контакты в приложениях и службах Майкрософт.

Выберите Сохранить или Готово, чтобы сохранить новый контакт.

В этом разделе объясняется, как вручную добавлять или редактировать контактные данные сотрудников вашей организации. Чтобы узнать об обновлении собственного профиля, см. раздел «Обновление информации в профиле» выше.

Примечание. Вы не можете удалить контактную информацию, добавленную вашей организацией.

Измените или добавьте дополнительную информацию и нажмите Сохранить.

Поля, которые вы можете добавить, перечислены ниже. Обратите внимание, что любая добавленная вручную информация будет видна только вам.

Вы можете получить доступ к почтовому ящику другого человека, если вам предоставлены соответствующие разрешения для его почтового ящика.

Рассмотрите следующие сценарии:

Менеджеру нужен помощник, который будет следить за электронной почтой от его имени. В этом сценарии помощник, которому предоставлены соответствующие разрешения для почтового ящика руководителя, может просматривать почтовый ящик руководителя.

Менеджеру нужен помощник для наблюдения за определенной папкой в его или ее почтовом ящике. В этом сценарии помощник, которому были предоставлены соответствующие разрешения для папки в почтовом ящике руководителя, может просматривать содержимое только этой конкретной папки почтового ящика руководителя.

Примечание. Эта функция доступна только для учетных записей электронной почты Microsoft 365 и других учетных записей на базе Microsoft Exchange. Дополнительные сведения см. в разделе Что такое учетная запись Microsoft Exchange Server?

Действия, описанные в этой статье, предполагают, что вам уже предоставлены соответствующие разрешения на доступ к почтовому ящику другого человека.

В этой статье

Доступ к почтовому ящику другого человека в Outlook

Если вы используете Outlook 2013, почтовый ящик, к которому вам предоставлен доступ, автоматически отображается в списке папок. В приведенном ниже примере Адаму Барру был предоставлен доступ к почтовому ящику Ким Акерс. Почтовый ящик Ким автоматически отображается в списке папок Адама в Outlook 2013.

Примечание. Если вы недавно получили доступ к почтовому ящику, может пройти несколько часов, прежде чем почтовый ящик другого пользователя отобразится в вашем списке папок.

Добавить почтовый ящик другого человека в свой список папок в Outlook Web App

После выполнения этой процедуры почтовый ящик человека, к которому у вас есть доступ, будет отображаться в списке папок Outlook Web App каждый раз, когда вы открываете Outlook Web App.

Войдите в свой почтовый ящик с помощью Outlook Web App.

Щелкните правой кнопкой мыши свое имя в списке папок и выберите Добавить общую папку.

В диалоговом окне "Добавить общую папку" введите имя почтового ящика, к которому у вас есть доступ, и нажмите "Добавить".

Почтовый ящик появится в списке папок Outlook Web App.

Если вам предоставлен доступ только к определенным папкам в почтовом ящике другого пользователя, вы увидите только те папки, к которым вам предоставлен доступ.

Если вы решите, что больше не хотите видеть почтовый ящик другого человека каждый раз, когда открываете Outlook Web App, щелкните папку правой кнопкой мыши и выберите Удалить общую папку.

Открыть почтовый ящик другого человека в отдельном окне браузера в Outlook Web App

Если вы не хотите добавлять почтовый ящик другого человека в свой список папок в Outlook Web App, вы можете открыть почтовый ящик другого человека в отдельном окне браузера.

Войдите в свой почтовый ящик с помощью Outlook Web App.

На панели навигации в верхней части экрана Outlook Web App щелкните свое имя. Появится раскрывающийся список. Нажмите Открыть другой почтовый ящик.

Введите адрес электронной почты другого почтового ящика, который вы хотите открыть, и нажмите "Открыть".

Почтовый ящик другого человека открывается в отдельном окне браузера Outlook Web App.

Совет. Если к почтовому ящику, к которому вам был предоставлен доступ, вам нужно обращаться часто, вы можете сделать так, чтобы почтовый ящик отображался в списке папок для вашего почтового ящика Outlook Web App. Чтобы сделать это, см. раздел Добавление почтового ящика другого пользователя в список папок Outlook Web App ранее в этой статье.

Что делать, если я хочу узнать больше?

Разрешение действовать от имени другого пользователя или группы обычно называется делегированным доступом. Разрешение на доступ к почтовому ящику другого человека является примером делегированного разрешения на доступ, которое может быть предоставлено пользователю. Другие примеры разрешений делегированного доступа включают следующее: разрешение на отправку электронной почты от имени другого лица и разрешение на доступ и управление календарем другого пользователя.

Информацию о том, как войти в Outlook Web App, см. в разделе Вход в Outlook Web App.

Информацию о том, как отправлять электронную почту от имени другого человека или группы, см. в разделе Отправка электронной почты от другого человека или группы.

Сведения об управлении чужой почтой и элементами календаря с помощью Outlook см. в разделе Управление чужой почтой и элементами календаря.

Бизнес премиум 365 Outlook. Я был компанией из одного человека, которая только что добавила сотрудника. Хотелось бы иметь общий список контактов, где оба могут просматривать, использовать и обновлять. Я могу поделиться своим списком, но он указывает, что сотрудник имеет право только на просмотр. Я вижу потенциальный вариант для надстройки Customer Manager, но это кажется надежным решением по сравнению с простой общей адресной книгой. Любые стратегические предложения.

Эта тема заблокирована. Вы можете подписаться на вопрос или проголосовать за него как полезный, но вы не можете отвечать в этой теме.

Сообщить о нарушении

Домогательство – это любое поведение, направленное на то, чтобы побеспокоить или расстроить человека или группу людей. К угрозам относятся любые угрозы самоубийства, насилия или причинения вреда другому человеку. Любой контент на тему для взрослых или неуместный для веб-сайта сообщества. Любое изображение, ссылка или обсуждение наготы. Любое поведение, которое является оскорбительным, грубым, вульгарным, оскверняет или демонстрирует неуважение. Любое поведение, которое может нарушать лицензионные соглашения с конечными пользователями, включая предоставление ключей продукта или ссылок на пиратское программное обеспечение. Незапрашиваемая массовая рассылка или массовая реклама. Любые ссылки на вирусы, шпионское ПО, вредоносное ПО или фишинговые сайты или их пропаганда. Любой другой неприемлемый контент или поведение, как это определено Условиями использования или Кодексом поведения. Любое изображение, ссылка или обсуждение, связанные с детской порнографией, детской наготой или другим жестоким обращением с детьми или их эксплуатацией.

Ответы (3) 

Customer Manager встроен в Outlook и помогает малым предприятиям отслеживать и развивать отношения с клиентами. Для получения подробной информации перейдите по этой ссылке.

Кроме того, судя по вашему описанию, вы хотели бы поделиться списком контактов со своим сотрудником. Учитывая этот спрос, соответствующие методы отображаются ниже:

<р>1. Если вы хотите поделиться списком контактов по умолчанию, вы можете поделиться списком контактов, щелкнув правой кнопкой мыши папку контактов в свойствах и на вкладке «Разрешения», добавив участника в качестве владельца.

В окне «Люди» определенного участника (см. выше) выберите «Главная» > «Поделиться» > «Открыть общие контакты» и введите адрес электронной почты, после чего общий список контактов появится под меткой «Общие контакты».

<р>2. Если список контактов, которым вы хотите поделиться, настроен, вы можете напрямую поделиться контактом с конкретным участником. Щелкните правой кнопкой мыши папку контактов, чтобы открыть общий доступ > поделиться контактами, затем введите адрес электронной почты и установите флажок «Получатель может добавлять, редактировать и удалять элементы в этой папке контактов».

На стороне получателя нажмите «Открыть эту папку контактов» в сообщении с общими контактами.

*Остерегайтесь мошенников, размещающих здесь поддельные номера службы поддержки.

*Пожалуйста, отметьте и проголосуйте за этот ответ, если он поможет, так как это будет полезно для большего числа участников сообщества, читающих здесь.

Сообщить о нарушении

Домогательство – это любое поведение, направленное на то, чтобы побеспокоить или расстроить человека или группу людей. К угрозам относятся любые угрозы самоубийства, насилия или причинения вреда другому человеку. Любой контент на тему для взрослых или неуместный для веб-сайта сообщества. Любое изображение, ссылка или обсуждение наготы. Любое поведение, которое является оскорбительным, грубым, вульгарным, оскверняет или демонстрирует неуважение.Любое поведение, которое может нарушать лицензионные соглашения с конечными пользователями, включая предоставление ключей продукта или ссылок на пиратское программное обеспечение. Незапрашиваемая массовая рассылка или массовая реклама. Любые ссылки на вирусы, шпионское ПО, вредоносное ПО или фишинговые сайты или их пропаганда. Любой другой неприемлемый контент или поведение, как это определено Условиями использования или Кодексом поведения. Любое изображение, ссылка или обсуждение, связанные с детской порнографией, детской наготой или другим жестоким обращением с детьми или их эксплуатацией.

Читайте также: