Массовое форматирование документов Word

Обновлено: 05.07.2024

Если вам нужно применить одно и то же форматирование к нескольким частям документа Microsoft Word, нет необходимости повторять одни и те же действия несколько раз. Word предоставляет целый набор приемов для быстрого и эффективного форматирования набора элементов в документе.

Использование множественного выбора

Один из самых простых способов — сделать несколько выделений перед применением форматирования. Просто удерживайте нажатой клавишу Ctrl, пока вы используете мышь для выбора различных частей текста (или других элементов в ваших документах, таких как изображения), а затем примените форматирование. Каждый выбранный вами элемент получит одинаковое форматирование.

Для пользователей Mac
Microsoft Word для Mac имеет эквиваленты для этих методов Windows Word. Format Painter доступен в версиях Word для Mac; а эквивалент клавиши F4 в Mac Word — Cmd-Y.

Использование редактора форматов

Редактор форматов — это небольшой значок на панели инструментов, который выглядит как кисть (он находится на вкладке «Главная» в Word 2007 и 2010 и на панели инструментов «Стандартная» в более ранних версиях). Format Painter «подбирает» форматирование существующего фрагмента текста или изображения, а затем рисует его на следующем выбранном вами объекте. Чтобы использовать его:

Выберите элемент, который содержит форматирование, которое вы хотите скопировать. Если вы хотите скопировать только форматирование текста, выберите слово или раздел в абзаце. Если вы хотите скопировать форматирование абзаца, а также форматирование текста, выделите абзац целиком.
Нажмите «Редактор форматов». Если вы хотите применить форматирование более чем к одному элементу, дважды щелкните по инструменту «Формат по образцу», а не один раз.
Нажмите и перетащите элементы, которые вы хотите «нарисовать» с форматированием.
Если на шаге 2 вы дважды щелкнули по рисунку форматов, щелкните его еще раз или нажмите клавишу Esc, чтобы деактивировать его.

Использование волшебной клавиши F4

Нажатие клавиши F4 указывает Word на повторение последнего выполненного вами действия, поэтому это полезно не только для повторения форматирования, но и для повторения многих других команд в Word. Например, если вы наберете абзац, а затем нажмете F4, Word напечатает копию этого абзаца. Если вы используете средство создания таблиц для вставки таблицы с четырьмя столбцами и тремя строками, а затем щелкнете в другом месте документа и нажмете F4, Word вставит еще одну таблицу с размером 4 на 3. Если вы подчеркнете слово, а затем щелкнете по другому слову, оно тоже будет подчеркнуто.

При использовании этого замечательного ключа следует помнить о нескольких важных вещах:

F4 невероятно буквален. Он повторяет самую последнюю команду, какой бы тривиальной она ни была. Поэтому, если вы вставите таблицу 4 на 3, нажмите Enter, чтобы перейти на строку вниз, а затем нажмите F4, Word не вставит другую таблицу; он вставит еще один возврат каретки, то есть еще раз «нажмет» клавишу Enter. Если вы выберете заголовок и измените шрифт на Algerian 48pt, затем выберите другой заголовок и нажмите F4, шрифт заголовка останется прежним, но его размер в пунктах изменится на 48pt (то есть, если вы применили выбор шрифта до применения шрифта размер).
Не всегда понятно, что представляет собой последняя «команда». Например, если вы наберете два последовательных предложения, а затем нажмете F4, Word воспроизведет весь абзац из двух предложений. Вопреки ожиданиям, он не будет просто повторять последнее предложение или последний введенный вами символ. Другой пример: если вы выберете слово и нажмете «Полужирный», а затем «Курсив», чтобы отформатировать его, когда вы нажмете F4 на другом выделении, все, что вы получите, — это текст, выделенный курсивом, без жирного шрифта. Чтобы обойти это, используйте диалоговое окно форматирования шрифта Word, чтобы применить все форматирование за один раз; Word будет рассматривать все, что вы делаете в диалоговом окне, как одно действие.
F4 можно повторять. Если вы выделили слово курсивом, вы можете выбрать другое слово и нажать F4, чтобы выделить его курсивом; затем выберите предложение и нажмите F4, чтобы выделить его курсивом; и так далее, пока вы не сделаете что-то, кроме выбора элемента.
Как видно из последнего пункта, выбор элемента не считается повторяемой командой для клавиши F4. Есть много других неповторимых команд, в том числе довольно неожиданных. Например, если вы выберете слово и нажмете Backspace, чтобы удалить его, вы не сможете повторить эту команду, нажав F4.
Переключатели переключаются. Некоторые команды в Word по сути являются переключателями. Например, если вы выберете фрагмент обычного текста и нажмете кнопку «Жирный», этот текст будет выделен жирным шрифтом; если вы сразу же снова нажмете кнопку "Жирный шрифт", когда этот текст выделен жирным шрифтом, он будет не полужирным. По сути, вы включили жирный переключатель, а затем снова выключили его. Вот что происходит, когда вы используете F4: она переключает выбранную вами настройку. Это важно помнить, когда вы применяете группу команд форматирования через диалоговое окно: любые настройки, такие как полужирный шрифт, будут «переключаться».

Стили

Если вы повторно используете один и тот же набор форматирования, вы можете определить стиль, а затем применить его, когда захотите. Word поставляется с множеством встроенных стилей, включая различные стили заголовков. Вы можете использовать их в качестве основы для измененных стилей или создавать свои собственные стили с нуля. Одно из ключевых преимуществ использования стилей заключается в том, что если вы когда-либо захотите изменить какой-либо аспект стиля, вы измените определение стиля, и эти изменения немедленно отразятся везде, где вы использовали стиль в своих документах.

Если вы регулярно получаете документы от разных людей, вам может быть интересно, есть ли способ отформатировать документы, чтобы все они выглядели одинаково. Работать с документами, где у всех разные представления о том, что "хорошо" выглядит на печатной странице, может быть неприятно.

Проверенный метод стандартизации форматирования информации в документе — простое использование стилей. Если вы определите набор стилей, который покрывает все ваши потребности в форматировании, вы можете сохранить их в шаблоне, который можно легко применить к множеству документов. Затем вы прикрепляете шаблон к документу, выполнив следующие действия:

Рисунок 1. Диалоговое окно «Шаблоны и надстройки».

Эти несколько простых шагов применяют форматирование в шаблоне к открытому документу. Что это значит? Это означает, что внешний вид всего, отформатированного с помощью стилей в текущем документе, будет обновлен, чтобы отразить стили с теми же именами в шаблоне. Например, если и в документе, и в шаблоне присутствует формат основного текста, определения стилей в шаблоне переопределяют определения стиля в документе, тем самым стандартизируя внешний вид документа.

Конечно, есть пара больших предостережений. Если в документе не используются стили или если форматирование символов в документе было явно переопределено (другими словами, пользователь выбрал текст и использовал диалоговое окно «Шрифт» или панели инструментов для форматирования текста), то присоединение шаблона к документу будет не оказывает заметного влияния на текст. Вам по-прежнему нужно просмотреть документ и вручную применить стили из только что присоединенного шаблона.

Еще одна вещь, которая не обновляется при присоединении нового шаблона, — это информация, содержащаяся в диалоговом окне «Параметры страницы». Таким образом, такие вещи, как размер бумаги, поля, положение верхнего и нижнего колонтитула и ориентация, не затрагиваются. Их необходимо либо обновлять вручную для каждого документа отдельно, либо делать все целиком с помощью макроса. Структура такого макроса следующая:

Помните, что это всего лишь основа. Чтобы использовать макрос, вам нужно заменить комментарий «Выполнить форматирование здесь» фактическими командами, которые выполняют форматирование, которое вы хотите выполнить для каждого файла. При желании вы можете скопировать эти команды из макроса, в котором вы записали шаги форматирования.

При запуске макроса вы увидите обычное диалоговое окно "Открыть". Все, что вам нужно сделать, это отобразить папку, файлы которой вы хотите обработать, а затем нажать «Открыть». Каждый файл открывается по очереди, форматируется (с помощью предоставленных вами команд форматирования), а затем снова сохраняется.

Вы должны понимать, что всякий раз, когда вы пытаетесь выполнить "массовое форматирование" документов, вы рискуете испортить документы непредвиденным образом. Почему? Потому что может быть какое-то относительно небольшое, но важное различие между документами, которое неуклюже искажается из-за переопределения при применении общих форматов. Никакое автоматическое форматирование не компенсирует ручной просмотр каждой страницы документа, чтобы убедиться, что все выглядит так, как должно.

Если вы хотите узнать, как использовать макросы, описанные на этой странице (или на любой другой странице на сайтах WordTips), я подготовил специальную страницу, содержащую полезную информацию. Нажмите здесь, чтобы открыть эту специальную страницу в новой вкладке браузера.

Советы по Word — ваш источник недорогого обучения работе с Microsoft Word. (Microsoft Word — самое популярное программное обеспечение для обработки текстов в мире.) Этот совет (1516) относится к Microsoft Word 97, 2000, 2002 и 2003.

Биография автора

На его счету более 50 научно-популярных книг и множество журнальных статей. Аллен Уайатт является всемирно признанным автором. Он является президентом Sharon Parq Associates, компании, предоставляющей компьютерные и издательские услуги. Узнайте больше об Аллене.

Иногда вам может понадобиться изменить формат всех цифр или букв в документе Word для набора текста. Если документ не очень длинный, не проблема выполнить работу вручную, в противном случае лучше попробовать другой способ пакетной модификации формата.

Одним из простых решений в этой ситуации является Найти и заменить.Давайте рассмотрим подробные шаги.

<р>1. Нажмите сочетание клавиш [Ctrl+H], чтобы вызвать Найти и заменить.

<р>2. Если вы хотите изменить формат чисел, введите «(5)» в текстовое поле Найти что. Точно так же «([az])» относится ко всем строчным буквам и «([AZ])» относится ко всем заглавным буквам. Вы также можете комбинировать эти факторы, такие как «([a-zA-Z0-9])».

<р>3. Затем поместите курсор в текстовое поле Заменить на. Нажмите Еще в левом нижнем углу.

<р>4. Нажмите Формат, здесь вы можете задать формат сведений.

В моем случае я выбираю Шрифт, а затем настраиваю стиль во всплывающем окне. После всех этих настроек нажмите ОК, чтобы применить их.

<р>5. Нажмите Заменить все.

Теперь формат всех чисел в документе был изменен по моему индивидуальному заказу. Аналогичным образом вы также можете пакетно изменить формат маленьких или больших букв.

Подходящее чтение

Вам также может понравиться

Заявление об авторских правах. Любое копирование или использование любых публикаций на этом веб-сайте должно осуществляться с письменного разрешения или авторизации Myofficetricks.

В наших документах часто можно увидеть текстовые поля. Форматируя тексты документов, мы не можем забыть те, которые находятся в текстовых полях. Однако текстовые поля, разбросанные по документу, могут затруднить выделение всего текста внутри раз и навсегда. Поэтому из соображений форматирования необходимо срочно изучить какой-нибудь трюк для пакетной обработки.

Способ 1. Используйте функцию «Расширенный поиск»

Прежде всего перейдите на вкладку "Главная" и нажмите кнопку со стрелкой за командой "Найти" в группе "Редактирование".
Далее в раскрывающемся списке выберите «Расширенный поиск», чтобы открыть диалоговое окно «Найти и заменить». Нажмите кнопку со стрелкой рядом с надписью «Найти» -> выберите «Расширенный поиск». 20xmlns='http://www.w3.org/2000/svg'%20viewBox='0%200%20977%20139'%3E%3C/svg%3E" alt="Нажмите "Домой"->Нажмите стрелку Кнопка за «Найти» -> «Выбрать «Расширенный поиск»» width="977" height="139" data-lazy-srcset="https://www.datanumen.com/blogs/wp-content/uploads/2017/ 04/Click-Home-then-Click-the-arrow-button-behind-Find-then-Choose-Advanced-Find.jpg 977w, https://www.datanumen.com/blogs/wp-content/uploads/2017 /04/Click-Home-then-Click-the-arrow-button-behind-Find-then-Choose-Advanced-Find-300x43.jpg 300w, https://www.datanumen.com/blogs/wp-content/ uploads/2017/04/Click-Home-then-Click-the-arrow-button-behind-Find-then-Choose-Advanced-Find-768x109.jpg 768w, https://www.datanumen.com/blogs/wp -content/uploads/2017/04/Click-Home-then-Click-the-arrow-button-behind-then-Choose-Advanced-Find-500x71.jpg 500w "data-lazy-sizes ="(max-width: 977px) 100vw, 977px" data-lazy-src="https://www.datanumen.com/blogs/wp-content/uploads/2017/04/Click-Home-then-Click- кнопка-стрелка-за-найти-затем-выбрать-расширенный-найти.jpg" />
Наведите курсор на текстовое поле «Найти что» и введите «^?» там.
Затем нажмите кнопку «Найти в» и выберите «Текстовые поля в основном документе». Нажмите «Найти в» -> «Нажмите «Текстовые поля в основном документе»" svg+xml,%3Csvg%20xmlns='http:// www.w3.org/2000/svg'%20viewBox='0%200%20805%20485'%3E%3C/svg%3E" alt="Введите текстовое поле "Найти что"->Нажмите "Найти в"- >Нажмите «Текстовые поля в основном документе»» width="805" height="485" data-lazy-srcset="https://www.datanumen.com/blogs/wp-content/uploads/2017/04/Enter-in-Find-what-text-box-then-Click-Find-In-then-Click-Text-Boxes-in-Main-Document.jpg 805w , https://www.datanumen.com/blogs/wp-content/uploads/2017/04/Enter-in-Find-what-text-box-then-Click-Find-In-then-Click-Text-Boxes -in-Main-Document-300x181.jpg 300w, https://www.datanumen.com/blogs/wp-content/uploads/2017/04/Enter-in-Find-what-text-box-then-Click- Find-In-then-Click-Text-Boxes-in-Main-Document-768x463.jpg 768w, https://www.datanumen.com/blogs/wp-content/uploads/2017/04/Enter-in-Find -what-text-box-then-Click-Find-In-then-Click-Text-Boxes-in-Main-Document-500x301.jpg 500w" data-lazy-sizes="(max-width: 805px) 100vw, 805px" data-lazy-src="https://www.datanumen.com/blogs/wp-content/uploads/2017/04/Enter-in-Find-what-text-box-then-Click-Find-In -then-Click-Text-Boxes-in-Main-Document.jpg" />
Теперь вы можете видеть, что все тексты в текстовых полях выделены. Если вы забыли строку, которую нужно поместить в поле «Найти», вы можете нажать кнопку «Дополнительно», чтобы открыть дополнительные параметры в поле, а затем нажать «Специальные». Затем выберите «Любой символ». Нажмите «Любой символ». 3E%3C/svg%3E" alt="Нажмите "Специальный"->Нажмите "Любой символ"" width="353" height="559" data-lazy-srcset="https://www.datanumen.com/ blogs/wp-content/uploads/2017/04/Click-Special-then-Click-Any-Character.jpg 353w, https://www.datanumen.com/blogs/wp-content/uploads/2017/04/Click -Special-then-Click-Any-Character-189x300.jpg 189w" data-lazy-sizes="(max-width: 353px) 100vw, 353px" data-lazy-src="https://www.datanumen.com /blogs/wp-content/uploads/2017/04/Click-Special-then-Click-Any-Character.jpg" />
Выделив все тексты, просто отформатируйте их нужным образом.

Способ 2: пакетное изменение формата текста во всех текстовых полях в одном документе

Этот макрос задает для всех текстов текстовых полей шрифт «Arial» размером 16 pt. Вы можете изменить эти настройки по мере необходимости.

Способ 3: пакетное изменение формата текста во всех текстовых полях в нескольких документах

Теперь, когда мы говорим о пакетной обработке, мы не можем исключить необходимость выполнять ее среди нескольких файлов.

Во-первых, расположите все целевые документы в одном каталоге.
Далее установите и запустите макрос, как в способе 2. На этот раз замените эти коды следующими:

Во время выполнения макроса появится окно ввода, например следующее:
Введите адрес папки в текстовое поле и нажмите «ОК». Не забудьте добавить «\» в конце строки пути. Затем просто подождите, пока Word выполнит свою работу.

Проведите полную подготовку, пока можете

Мы понимаем, что трудно даже думать о повреждении вашего файла. Тем не менее, мы никогда не можем игнорировать эту возможность, которая, если честно, относительно высока. В любом случае, проще принять превентивные меры, чем искать инструмент для исправления документов.

Читайте также: