Какие команды отображают базу данных Excel как структуру и предоставляют возможность расширения
Обновлено: 02.07.2024
С помощью Power BI Desktop вы можете подключиться к миру данных, создавать убедительные и фундаментальные отчеты и делиться своими усилиями с другими, которые затем могут опираться на вашу работу и расширять свои усилия по бизнес-аналитике.
Power BI Desktop имеет три представления:
- Представление отчета: вы используете созданные вами запросы для создания привлекательных визуализаций, организованных так, как вы хотите, и с несколькими страницами, которыми вы можете поделиться с другими.
- Просмотр данных: просмотр данных в отчете в формате модели данных, где вы можете добавлять меры, создавать новые столбцы и управлять отношениями.
- Представление «Взаимосвязи»: получите графическое представление отношений, которые были установлены в вашей модели данных, и управляйте ими или изменяйте их по мере необходимости.
Для доступа к этим представлениям выберите один из трех значков в левой части Power BI Desktop. На следующем изображении выбрано представление отчета, обозначенное желтой полосой рядом со значком.
Power BI Desktop также поставляется с редактором Power Query. Используйте редактор Power Query, чтобы подключиться к одному или нескольким источникам данных, сформировать и преобразовать данные в соответствии с вашими потребностями, а затем загрузить эту модель в Power BI Desktop.
В этом документе представлен обзор работы с данными в редакторе Power Query, но есть еще что узнать. В конце этого документа вы найдете ссылки на подробные инструкции по поддерживаемым типам данных. Вы также найдете рекомендации по подключению к данным, формированию данных, созданию отношений и тому, как начать работу.
Но сначала давайте познакомимся с редактором Power Query.
Редактор Power Query
Чтобы открыть редактор Power Query, выберите Преобразовать данные на вкладке Главная в Power BI Desktop.
Без подключения к данным редактор Power Query отображается как пустая панель, готовая для данных.
После загрузки запроса представление в редакторе Power Query становится более интересным. Если мы подключимся к следующему веб-источнику данных, редактор Power Query загрузит информацию о данных, которую затем можно приступить к формированию:
Вот как выглядит редактор Power Query после установки подключения к данным:
На ленте теперь активны многие кнопки для взаимодействия с данными в запросе.
На левой панели перечислены запросы, доступные для выбора, просмотра и формирования.
На центральной панели отображаются данные из выбранного запроса, которые можно изменить.
Появится панель "Параметры запроса", в которой перечислены свойства запроса и примененные шаги.
Мы рассмотрим каждую из этих четырех областей: ленту, панель запросов, представление данных и панель настроек запроса.
Лента запросов
Лента в редакторе Power Query состоит из четырех вкладок: "Главная", "Преобразование", "Добавить столбец", "Просмотр", "Инструменты" и "Справка".
Вкладка "Главная" содержит общие задачи запросов.
Чтобы подключиться к данным и начать процесс построения запроса, выберите Новый источник. Появится меню с наиболее распространенными источниками данных.
Дополнительную информацию о доступных источниках данных см. в разделе Источники данных. Сведения о подключении к данным, включая примеры и шаги, см. в разделе Подключение к данным.
Вкладка «Преобразование» обеспечивает доступ к стандартным задачам преобразования данных, таким как:
- Добавление или удаление столбцов
- Изменение типов данных
- Разделение столбцов
- Другие задачи, связанные с данными
Дополнительные сведения о преобразовании данных, включая примеры, см. в разделе Учебник: формирование и объединение данных в Power BI Desktop.
На вкладке "Добавить столбец" представлены дополнительные задачи, связанные с добавлением столбца, форматированием данных столбца и добавлением настраиваемых столбцов. На следующем изображении показана вкладка "Добавить столбец".
Вкладка «Вид» на ленте используется для переключения отображения определенных панелей или окон. Он также используется для отображения расширенного редактора. На следующем изображении показана вкладка "Вид".
Полезно знать, что многие задачи, доступные на ленте, также доступны, если щелкнуть правой кнопкой мыши столбец или другие данные на центральной панели.
Левая панель (запросы)
На левой панели или панели запросов отображается количество активных запросов и имя запроса. Когда вы выбираете запрос на левой панели, его данные отображаются на центральной панели, где вы можете формировать и преобразовывать данные в соответствии со своими потребностями. На следующем изображении показана левая панель с запросом.
Центральная панель (данные)
На центральной панели или панели данных отображаются данные из выбранного запроса. На этой панели выполняется большая часть работы представления запроса.
На следующем изображении показано ранее установленное подключение к Интернету. Выбран столбец «Общая оценка», и его заголовок щелкнут правой кнопкой мыши, чтобы отобразить доступные элементы меню. Обратите внимание, что многие из этих пунктов контекстного меню аналогичны кнопкам на вкладках ленты.
При выборе пункта контекстного меню (или кнопки на ленте) запрос применяет шаг к данным. Он также сохраняет шаг как часть самого запроса. Шаги записываются на панели «Параметры запроса» в последовательном порядке, как описано в следующем разделе.
Правая панель (Настройки запроса)
На правой панели или панели настроек запроса отображаются все шаги, связанные с запросом. Например, на следующем изображении раздел «Примененные шаги» на панели «Параметры запроса» отражает тот факт, что мы только что изменили тип столбца «Общая оценка».
Поскольку к запросу применяются дополнительные шаги формирования, они фиксируются в разделе "Примененные шаги".
Важно знать, что базовые данные неизменны. Вместо этого редактор Power Query настраивает и формирует свое представление данных. Он также формирует и настраивает представление любого взаимодействия с базовыми данными, которое происходит на основе сформированного и измененного представления этих данных в редакторе Power Query.
На панели "Параметры запроса" вы можете переименовывать шаги, удалять шаги или изменять их порядок по своему усмотрению. Для этого щелкните правой кнопкой мыши шаг в разделе «Примененные шаги» и выберите в появившемся меню. Все шаги запроса выполняются в том порядке, в котором они отображаются на панели Примененные шаги.
Расширенный редактор
Расширенный редактор позволяет просматривать код, создаваемый редактором Power Query на каждом этапе. Это также позволяет вам создавать свой собственный код формирования. Чтобы запустить расширенный редактор, выберите «Вид» на ленте, затем выберите «Расширенный редактор». Появится окно, показывающее существующий код запроса.
Вы можете редактировать код напрямую в окне расширенного редактора. Чтобы закрыть окно, нажмите кнопку "Готово" или "Отмена".
Сохранение вашей работы
Когда ваш запрос находится там, где вы хотите, выберите «Закрыть и применить» в меню «Файл» редактора Power Query. Это действие применяет изменения и закрывает редактор.
По мере выполнения Power BI Desktop отображает диалоговое окно для отображения своего состояния.
Когда вы будете готовы, Power BI Desktop может сохранить вашу работу в виде файла .pbix.
Чтобы сохранить работу, выберите «Файл» > «Сохранить» (или «Файл» > «Сохранить как»), как показано на следующем рисунке.
Дальнейшие шаги
С Power BI Desktop можно делать самые разные вещи. Для получения дополнительной информации о его возможностях ознакомьтесь со следующими ресурсами:
Microsoft Access и Microsoft Excel имеют много общего, что может затруднить выбор программы, которую следует использовать. Например, обе программы могут хранить большие объемы данных, выполнять мощные запросы и инструменты анализа для нарезки этих данных, а также выполнять сложные вычисления, которые возвращают нужные данные.
Однако каждая программа имеет явные преимущества в зависимости от типа данных, которыми вы управляете, и от того, что вы хотите делать с этими данными. Например, если вы хотите сохранить целостность данных в формате, доступном нескольким пользователям, лучше всего подойдет Access, тогда как Excel лучше подходит для сложных числовых данных, которые вы хотите подробно проанализировать.
Во многих случаях вы можете использовать обе программы, применяя каждую для той цели, для которой она лучше всего подходит. В целом, Access лучше подходит для управления данными: он помогает вам упорядочивать их, упрощает поиск и предоставляет доступ нескольким пользователям одновременно. Excel, как правило, лучше подходит для анализа данных: выполнения сложных расчетов, изучения возможных результатов и создания высококачественных диаграмм. Если вы используете Access для хранения данных и Excel для их анализа, вы можете воспользоваться преимуществами обеих программ.
Прежде чем вы решите, какую программу использовать, вы можете сравнить преимущества каждой программы, узнать, когда лучше использовать ту или другую, и узнать, как работать с обеими программами, чтобы достичь именно тех результатов, которые вы хотите. хочу.
Примечание. Все пакеты Microsoft Office включают Excel, но не все пакеты включают Access.
Сравните преимущества каждой программы
Выбор правильной программы имеет решающее значение, если вы хотите получать доступ к своей информации и обновлять ее с максимальной производительностью и точностью. Чтобы выяснить, какая программа лучше всего подходит для задач, которые вы хотите выполнить, может помочь сравнить преимущества, которые каждая программа может предложить в отношении хранения данных, анализа данных, совместной работы нескольких пользователей и безопасности.
Плоские или реляционные данные Чтобы решить, какая программа лучше всего подходит для хранения ваших данных, задайте себе следующий вопрос: являются ли данные реляционными или нет? Данные, которые могут эффективно содержаться в одной таблице или листе, называются плоскими или нереляционными данными. Например, если вы хотите создать простой список клиентов, содержащий только один адрес и контактное лицо для каждого клиента, Excel может быть лучшим выбором. Однако если вы хотите хранить более сложный список клиентов, содержащий платежные адреса и адреса доставки для каждого клиента, или несколько контактных лиц для каждого клиента, лучшим решением будет Access.
В реляционной базе данных вы упорядочиваете свою информацию в несколько таблиц. В хорошо спроектированной реляционной базе данных каждая таблица является плоской и содержит информацию только об одном типе данных. Например, если вы создаете базу данных клиентов, имена клиентов должны храниться в одной таблице, тогда как адреса для выставления счетов и доставки этих клиентов должны храниться в отдельной таблице. Хранение адресов отдельно от имен – хорошая идея, поскольку у каждого клиента может быть более одного адреса, и вы хотите иметь возможность вводить несколько адресов для каждого клиента без повторного ввода имени клиента для каждого адреса.
Локальные и внешние данные Вы можете использовать Access для подключения к данным из различных внешних источников данных, чтобы просматривать, запрашивать и редактировать эти данные без необходимости их импорта. Например, Access предоставляет команды для подключения к существующим данным в базе данных Microsoft SQL Server, файлу dBASE или папке Outlook, а также ко многим другим источникам данных.Вы можете использовать Excel для подключения к широкому спектру источников данных, включая базы данных Access, SQL Server и Analysis Services, текстовые и XML-файлы, а также источники данных ODBC и OLE DB. Однако вы не можете редактировать данные, чтобы изменить исходные данные через пользовательский интерфейс Excel.
И Access, и Excel предоставляют команды для подключения к данным в списках Windows SharePoint Services. Однако Excel обеспечивает подключение к спискам SharePoint только для чтения; тогда как Access позволяет читать и записывать данные в списки SharePoint.
Целостность данных или гибкость Уникальные идентификаторы помогают сохранить целостность ваших данных и гарантируют, что никакие две строки (или записи) не будут содержать абсолютно одинаковые данные. Уникальные идентификаторы также обеспечивают самый быстрый способ извлечения данных при поиске или сортировке данных. В Access вы можете использовать тип данных AutoNumber для автоматического создания уникального идентификатора для каждой записи. Затем вы можете использовать эти идентификаторы, чтобы связать записи в одной таблице с одной или несколькими записями в другой таблице.
Структура, которую Access применяет к вашим данным, помогает обеспечить их целостность. Доступ может потребовать, чтобы новые записи в одной таблице имели существующее соответствующее значение в другой таблице, чтобы вы не могли создавать «бесхозные» записи. Например, вы не хотели бы иметь заказ, который не включает информацию о клиенте. Для доступа может потребоваться, чтобы каждая новая запись в таблице «Заказы» имела соответствующее значение клиента в таблице «Клиенты». Это обязательное соответствие значений называется ссылочной целостностью.
Вы также можете наложить свои собственные ограничения и правила, чтобы убедиться, что данные вводятся правильно. Excel позволяет вводить данные в более свободной форме, но поскольку Excel не поддерживает реляционные данные, он не может поддерживать ссылочную целостность. Однако вы можете использовать команду проверки данных для управления вводом данных в Excel.
Запросы Если вам часто приходится просматривать данные различными способами в зависимости от изменяющихся условий или событий, Access может оказаться лучшим выбором для хранения данных и работы с ними. Access позволяет использовать запросы на языке структурированных запросов (SQL) для быстрого извлечения только нужных строк и столбцов данных, независимо от того, содержатся ли данные в одной таблице или во многих таблицах. Вы также можете использовать выражения в запросах для создания вычисляемых полей. Использование выражения в Access похоже на процесс использования формул в Excel для вычисления значений. Вы также можете использовать запросы Access для суммирования данных и представления агрегированных значений, таких как суммы, средние значения и количество.
Моделирование В Excel можно использовать инструменты анализа "что, если" для прогнозирования результатов модели рабочего листа. Анализ «что, если» позволяет вам запускать различные сценарии с вашими данными, такие как сценарии наилучшего и наихудшего случая, и сравнивать полученные данные нескольких сценариев в сводном отчете. В Access нет аналогичной функции.
Сводка и диаграммы В обеих программах можно создавать отчеты сводных таблиц и диаграммы сводных таблиц. Однако Excel предоставляет более продвинутые функции создания отчетов и диаграмм сводных таблиц, чем Access. Если вы планируете регулярно создавать обширные отчеты сводных таблиц или профессионально выглядящие диаграммы, вам следует использовать отчеты сводных таблиц или диаграммы сводных таблиц в Excel вместо тех же функций в Access.
И Access, и Excel можно использовать в средах для совместной работы, таких как Windows SharePoint Services и общие сетевые файловые ресурсы, но существуют различия в способах доступа к данным для нескольких пользователей.
Доступ нескольких пользователей к данным. При нормальной работе Access позволяет нескольким пользователям одновременно открывать одну базу данных; это хорошо работает, потому что Access блокирует только те данные, которые редактируются; в результате другие пользователи могут редактировать разные записи без конфликтов. В Excel вы можете поделиться книгой с другими пользователями, но многопользовательская совместная работа лучше всего работает, когда пользователи работают с данными в этой книге в разное время, а не одновременно. По сути, пользователи базы данных Access совместно работают над набором данных, а пользователи книги Excel совместно работают над документом.
Использование Windows SharePoint Services для совместной работы. Обе программы интегрируются с технологиями Microsoft Windows SharePoint Services, такими как списки SharePoint и библиотеки документов.
Access предоставляет различные способы совместной работы с несколькими пользователями на сайте SharePoint. Например, вы можете загрузить полную базу данных в библиотеку документов Windows SharePoint Services, сделать формы и отчеты доступными в виде представлений Windows SharePoint Services и связать базу данных с данными, хранящимися в списках SharePoint.
Excel предоставляет только один способ совместной работы с несколькими пользователями на сайте SharePoint Services. Вы можете отправить книгу в библиотеки документов Windows SharePoint Services, где отдельные пользователи могут извлекать книгу для внесения изменений, предотвращая одновременное изменение книги другими пользователями.Пользователи могут редактировать книгу, не извлекая ее из библиотеки документов, и в этом случае они должны координировать свои действия с другими пользователями, чтобы избежать конфликтов данных.
Использование сетевых папок для совместной работы Если вы храните базу данных Access в общей сетевой папке, несколько пользователей могут одновременно открывать базу данных и работать с ее данными. Отдельные записи блокируются, когда пользователь редактирует их. Если вы храните книгу Excel в общей сетевой папке, только один пользователь может одновременно редактировать книгу. В целях просмотра несколько пользователей могут открывать книгу, пока другой пользователь редактирует ее, но эти пользователи не могут вносить какие-либо изменения в данные, пока пользователь, редактирующий книгу, не закроет ее.
Обе программы предоставляют схожие функции — пароли и шифрование — которые могут помочь вам предотвратить потерю данных и защитить ваши данные от несанкционированного доступа. Однако между Access и Excel есть некоторые различия в том, как работает защита данных на уровне пользователя.
Предотвращение потери данных. В Access ваша работа постоянно сохраняется, так что в случае неожиданного сбоя вы вряд ли потеряете большую часть работы (если она вообще есть). Однако, поскольку Access постоянно сохраняет вашу работу, вы также можете вносить изменения, которые позже решите, что не хотите их фиксировать. Чтобы убедиться, что вы можете восстановить свою базу данных так, как вы хотите, вы должны создать резервную копию файла базы данных по расписанию, которое соответствует вашим потребностям. Вы можете восстановить всю базу данных из резервной копии, или вы можете восстановить только таблицу или другой объект базы данных, который вам нужен. Если вы используете утилиту резервного копирования файловой системы, вы также можете использовать копию базы данных из резервной копии файловой системы для восстановления данных. В Excel вы можете сохранять данные автовосстановления через заданные промежутки времени при обновлении данных.
Защита данных на уровне пользователя В Excel вы можете удалить важные или личные данные из поля зрения, скрыв столбцы и строки данных, а затем защитить весь лист, чтобы контролировать доступ пользователей к скрытым данным. Помимо защиты рабочего листа и его элементов, вы также можете блокировать и разблокировать ячейки на листе, чтобы предотвратить непреднамеренное изменение важных данных другими пользователями.
Безопасность на уровне файлов На уровне файлов вы можете использовать шифрование в обеих программах, чтобы предотвратить просмотр данных неавторизованными пользователями. Вы также можете потребовать ввода пароля для открытия файла базы данных или рабочей книги. Кроме того, вы можете защитить файл базы данных или книгу, используя цифровую подпись.
Ограниченный доступ к данным. В Excel можно указать разрешения для пользователей на доступ к данным или установить права только для чтения, чтобы другие пользователи не могли вносить изменения в данные, к которым у них есть доступ. Access не предоставляет функции безопасности на уровне пользователя, но Access поддерживает модель безопасности пользователя для любого сервера базы данных, к которому он подключается. Например, если вы ссылаетесь на список SharePoint, Access учитывает разрешения пользователя для списка SharePoint. Если вы хотите, чтобы неавторизованные пользователи не имели доступа к вашим данным Access, вы можете зашифровать свою базу данных, установив пароль. Пользователи должны вводить пароль для чтения данных из базы данных, даже если они обращаются к ней с помощью другой программы, например Excel.
Когда использовать Access
В самых общих чертах Access — лучший выбор, когда вам нужно регулярно отслеживать и записывать данные, а затем отображать, экспортировать или печатать подмножества этих данных. Формы доступа предоставляют более удобный интерфейс, чем рабочий лист Excel для работы с вашими данными. Вы можете использовать Access для автоматизации часто выполняемых действий, а отчеты Access позволяют суммировать данные в печатной или электронной форме. Access обеспечивает дополнительную структуру ваших данных; например, вы можете контролировать, какие типы данных можно вводить, какие значения можно вводить, и вы можете указать, как данные в одной таблице связаны с данными в других таблицах. Эта структура помогает гарантировать ввод только правильных типов данных.
Access хранит данные в таблицах, которые очень похожи на рабочие листы, но таблицы Access предназначены для сложных запросов к данным, хранящимся в других таблицах.
Используйте Access, когда вы:
Предполагается, что с базой данных работает много людей, и вам нужны надежные варианты, которые безопасно обрабатывают обновления ваших данных, такие как блокировка записей и разрешение конфликтов.
Предусмотрите необходимость добавления дополнительных таблиц в набор данных, созданный как плоская или нереляционная таблица.
Хотите выполнять сложные запросы.
Хотите создавать различные отчеты или почтовые ярлыки.
Управление контактами Вы можете управлять своими контактами и почтовыми адресами, а затем создавать отчеты в Access или объединять данные с Microsoft Office Word для печати стандартных писем, конвертов или почтовых наклеек.
Инвентаризация и отслеживание активов Вы можете создать инвентаризацию предметов в вашем доме или офисе и хранить фотографии или другие связанные документы вместе с данными.
Отслеживание заказов. Вы можете вводить информацию о продуктах, клиентах и заказах, а затем создавать отчеты, показывающие продажи по сотрудникам, регионам, периодам времени или другим значениям.
Отслеживание задач. Вы можете отслеживать задачи для группы людей и вводить новые задачи в то время, когда другие обновляют свои существующие задачи в той же базе данных.
Организация библиотек для выдачи Вы можете использовать Access для хранения данных о своих книгах и компакт-дисках, а также для отслеживания того, кому вы их дали.
Планирование мероприятий. Вы можете ввести информацию о датах, местах и участниках мероприятий, а затем распечатать расписания или сводки о мероприятиях.
Отслеживание питания Следите за рецептами, записывайте диету и физические упражнения.
Когда использовать Excel
Excel как программа для работы с электронными таблицами может хранить большие объемы данных в книгах, содержащих один или несколько листов. Однако вместо использования в качестве системы управления базами данных, такой как Access, Excel оптимизирован для анализа и расчета данных. Вы можете использовать эту гибкую программу для создания моделей для анализа данных, написания простых и сложных формул для выполнения вычислений на основе этих данных, поворота данных любым удобным для вас способом и представления данных в различных профессионально выглядящих диаграммах.
Используйте Excel, когда вы:
Требовать плоского или нереляционного представления ваших данных вместо реляционной базы данных, которая использует несколько таблиц, и когда ваши данные в основном числовые.
Часто выполняйте расчеты и статистические сравнения ваших данных.
Хотите использовать отчеты сводной таблицы для просмотра иерархических данных в компактном и гибком формате.
Планируете регулярно создавать диаграммы и хотите использовать новые форматы диаграмм, доступные в Excel.
Хотите выделить данные с помощью значков условного форматирования, гистограмм и цветовых шкал.
Хотите выполнять сложные операции анализа "что, если" с вашими данными, такие как статистический, инженерный и регрессионный анализ.
Хотите отслеживать элементы в простом списке либо для личного использования, либо для ограниченного сотрудничества.
Бухгалтерский учет Вы можете использовать мощные вычислительные функции Excel во многих финансовых бухгалтерских отчетах, например в отчете о движении денежных средств, отчете о прибылях и убытках или отчете о прибылях и убытках.
Бюджетирование Независимо от того, связаны ли ваши потребности с личными или деловыми потребностями, вы можете создать в Excel бюджет любого типа, например план маркетингового бюджета, бюджет мероприятий или пенсионный бюджет.
Выставление счетов и продажи Excel также полезен для управления данными выставления счетов и продаж, и вы можете легко создавать нужные формы, например счета-фактуры, упаковочные листы или заказы на покупку.
Отчетность. В Excel можно создавать различные типы отчетов, которые отражают анализ ваших данных или обобщают их, например, отчеты, измеряющие эффективность проекта, прогнозирующие данные, сводные данные или представляющие данные об отклонениях.
Планирование Excel – отличный инструмент для создания профессиональных планов или полезных планировщиков, например еженедельного плана занятий, плана маркетинговых исследований, налогового плана на конец года или планировщиков, помогающих планировать питание, вечеринки или отпуск на неделю. .
Отслеживание. Вы можете использовать Excel для отслеживания данных в табеле учета рабочего времени или списке — например, табеле учета рабочего времени или инвентарном списке, в котором отслеживается оборудование.
Использование календарей Из-за того, что Excel представляет собой сетку, его удобно использовать для создания календарей любого типа — например, академического календаря для отслеживания деятельности в течение учебного года или календаря на финансовый год для отслеживания деловых мероприятий и вехи.
Полезные шаблоны Excel в любой из этих категорий см. в разделе Шаблоны для Excel в Microsoft Office Online.
Совместное использование Access и Excel
Возможно, вам захочется воспользоваться преимуществами обеих программ. Например, вы создали рабочий лист в Excel, в котором вы можете вычислять и анализировать данные, но рабочий лист стал слишком большим и сложным, и многие другие пользователи должны иметь доступ к данным. На этом этапе вы можете импортировать или связать свой рабочий лист в Access и использовать его в качестве базы данных, а не работать с ним в Excel. Или, возможно, у вас есть данные в базе данных Access, для которых вы хотите создать подробные отчеты в виде сводных таблиц Excel и профессионально выглядящие диаграммы Excel.
Независимо от того, какую программу вы используете в первую очередь, вы всегда можете перенести данные из одной программы в другую, где вы сможете продолжить работу с ними. С подключением к данным или без него вы можете переносить данные в Access из Excel (и наоборот), копируя, импортируя или экспортируя их.
Дополнительные сведения об обмене данными между обеими программами см. в статье Перенос данных из Excel в Access.
В этой статье представлен краткий обзор баз данных — что это такое, почему вы можете захотеть их использовать и что делают различные части базы данных.Терминология предназначена для баз данных Microsoft Access, но концепции применимы ко всем продуктам баз данных.
В этой статье
Что такое база данных?
База данных – это инструмент для сбора и систематизации информации. Базы данных могут хранить информацию о людях, продуктах, заказах или чем-то еще. Многие базы данных начинаются со списка в текстовой программе или электронной таблице. По мере роста списка в данных начинают появляться избыточности и несоответствия. Данные становятся трудными для понимания в форме списка, и существуют ограниченные способы поиска или извлечения подмножеств данных для просмотра. Как только эти проблемы начинают появляться, рекомендуется перенести данные в базу данных, созданную системой управления базами данных (СУБД), такой как Access.
Компьютеризированная база данных представляет собой контейнер объектов. Одна база данных может содержать более одной таблицы. Например, система отслеживания запасов, использующая три таблицы, — это не три базы данных, а одна база данных, содержащая три таблицы. Если база данных Access не предназначена специально для использования данных или кода из другого источника, она хранит свои таблицы в одном файле вместе с другими объектами, такими как формы, отчеты, макросы и модули. Базы данных, созданные в формате Access 2007 (который также используется в Access, 2016, Access 2013 и Access 2010), имеют расширение файла .accdb, а базы данных, созданные в более ранних форматах Access, имеют расширение файла .mdb. Вы можете использовать Access 2016, Access 2013, Access 2010 или Access 2007 для создания файлов в более ранних форматах файлов (например, Access 2000 и Access 2002–2003).
Используя Access, вы можете:
Добавить новые данные в базу данных, например новый элемент в инвентаре
Изменить существующие данные в базе данных, например изменить текущее местоположение элемента
Удалить информацию, например, если товар продан или выброшен
Различные способы организации и просмотра данных
Делитесь данными с другими через отчеты, сообщения электронной почты, интрасеть или Интернет
Части базы данных Access
Следующие разделы представляют собой краткие описания частей типичной базы данных Access.
Таблицы
Таблица базы данных внешне похожа на электронную таблицу, в которой данные хранятся в строках и столбцах. В результате обычно довольно легко импортировать электронную таблицу в таблицу базы данных. Основное различие между хранением данных в электронной таблице и их хранением в базе данных заключается в организации данных.
Чтобы получить максимальную гибкость от базы данных, данные должны быть организованы в таблицы, чтобы не возникало избыточности. Например, если вы храните информацию о сотрудниках, каждый сотрудник должен быть введен только один раз в таблицу, настроенную только для хранения данных о сотрудниках. Данные о продуктах будут храниться в своей таблице, а данные о филиалах — в другой таблице. Этот процесс называется нормализация.
Каждая строка в таблице называется записью. Записи — это место, где хранятся отдельные фрагменты информации. Каждая запись состоит из одного или нескольких полей. Поля соответствуют столбцам в таблице. Например, у вас может быть таблица с именем «Сотрудники», где каждая запись (строка) содержит информацию о другом сотруднике, а каждое поле (столбец) содержит информацию другого типа, например имя, фамилию, адрес и т. д. на. Поля должны быть обозначены как данные определенного типа, будь то текст, дата или время, число или какой-либо другой тип.
Еще один способ описания записей и полей — визуализация библиотечного каталога карточек в старом стиле. Каждая карта в шкафу соответствует записи в базе данных. Каждая часть информации на отдельной карточке (автор, название и т. д.) соответствует полю в базе данных.
Дополнительную информацию о таблицах см. в статье Знакомство с таблицами.
Формы
Формы позволяют создавать пользовательский интерфейс, в который можно вводить и редактировать свои данные. Формы часто содержат командные кнопки и другие элементы управления, выполняющие различные задачи. Вы можете создать базу данных без использования форм, просто отредактировав свои данные в таблицах данных. Однако большинство пользователей баз данных предпочитают использовать формы для просмотра, ввода и редактирования данных в таблицах.
Вы можете запрограммировать командные кнопки, чтобы определять, какие данные будут отображаться в форме, открывать другие формы или отчеты или выполнять множество других задач. Например, у вас может быть форма под названием «Форма клиента», в которой вы работаете с данными клиентов. В форме клиента может быть кнопка, которая открывает форму заказа, где вы можете ввести новый заказ для этого клиента.
Формы также позволяют контролировать, как другие пользователи взаимодействуют с данными в базе данных. Например, вы можете создать форму, которая показывает только определенные поля и позволяет выполнять только определенные операции. Это помогает защитить данные и обеспечить их правильный ввод.
Дополнительные сведения о формах см. в статье Знакомство с формами.
Отчеты
Отчет можно запустить в любое время, и он всегда будет отражать текущие данные в базе данных. Отчеты обычно форматируются для распечатки, но их также можно просматривать на экране, экспортировать в другую программу или отправлять в виде вложения в сообщение электронной почты.
Дополнительные сведения об отчетах см. в статье Введение в отчеты в Access.
Запросы
Запросы могут выполнять множество различных функций в базе данных. Их наиболее распространенная функция — извлечение определенных данных из таблиц. Данные, которые вы хотите просмотреть, обычно распределены по нескольким таблицам, а запросы позволяют просматривать их в одной таблице данных. Кроме того, поскольку вы обычно не хотите видеть все записи сразу, запросы позволяют добавлять критерии для «фильтрации» данных до тех записей, которые вам нужны.
Некоторые запросы являются "обновляемыми", то есть вы можете редактировать данные в базовых таблицах с помощью таблицы данных запроса. Если вы работаете с обновляемым запросом, помните, что ваши изменения фактически вносятся в таблицы, а не только в таблицу данных запроса.
Запросы бывают двух основных видов: выборочные запросы и запросы действий. Запрос на выборку просто извлекает данные и делает их доступными для использования. Результаты запроса можно просмотреть на экране, распечатать или скопировать в буфер обмена. Или вы можете использовать выходные данные запроса в качестве источника записи для формы или отчета.
Запрос действия, как следует из названия, выполняет задачу с данными. Запросы действий можно использовать для создания новых таблиц, добавления данных в существующие таблицы, обновления или удаления данных.
Дополнительную информацию о запросах см. в статье Введение в запросы.
Макросы
Дополнительные сведения о макросах см. в статье Введение в программирование Access.
Модули
Дополнительную информацию о модулях см. в статье Введение в программирование Access.
Сводную таблицу можно использовать для суммирования, анализа, изучения и представления сводных данных. Сводные диаграммы дополняют сводные таблицы, добавляя визуализацию к сводным данным в сводной таблице и позволяя легко просматривать сравнения, шаблоны и тенденции. Как сводные таблицы, так и сводные диаграммы позволяют принимать обоснованные решения в отношении критически важных данных на вашем предприятии. Вы также можете подключаться к внешним источникам данных, таким как таблицы SQL Server, кубы служб SQL Server Analysis Services, Azure Marketplace, файлы Office Data Connection (.odc), XML-файлы, базы данных Access и текстовые файлы, для создания сводных таблиц или использовать существующие сводные таблицы для создавать новые таблицы.
Примечание. Снимки экрана в этой статье были сделаны в Excel 2016. Если у вас другая версия, представление может немного отличаться, но, если не указано иное, функциональность такая же.
О сводных таблицах
Сводная таблица – это интерактивный способ быстрого суммирования больших объемов данных. Вы можете использовать сводную таблицу для подробного анализа числовых данных и ответов на непредвиденные вопросы о ваших данных. Сводная таблица специально разработана для:
Запрос больших объемов данных многими удобными способами.
Подведение итогов и агрегирование числовых данных, обобщение данных по категориям и подкатегориям, а также создание пользовательских расчетов и формул.
Разворачивание и свертывание уровней данных, чтобы сфокусировать результаты, а также детализация сводных данных по интересующим вас областям.
Перемещение строк в столбцы или столбцов в строки (или "поворот") для просмотра различных сводок исходных данных.
Фильтрация, сортировка, группировка и условное форматирование наиболее полезного и интересного подмножества данных, что позволяет сосредоточиться только на нужной информации.
Представление кратких, привлекательных и аннотированных онлайн-отчетов или печатных отчетов.
Например, вот простой список расходов на домашнее хозяйство слева и сводная таблица на основе списка справа:
Данные о расходах семьи
Соответствующая сводная таблица
После того как вы создадите сводную таблицу, выбрав ее источник данных, упорядочив поля в списке полей сводной таблицы и выбрав исходный макет, вы сможете выполнять следующие задачи при работе со сводной таблицей:
Изучите данные, выполнив следующие действия:
Развернуть и свернуть данные, а также показать базовые сведения, относящиеся к значениям.
Сортировка, фильтрация и группировка полей и элементов.
Измените сводные функции и добавьте собственные расчеты и формулы.
Измените макет формы и расположение полей, выполнив следующие действия:
Измените форму сводной таблицы: компактную, структурную или табличную.
Добавить, изменить порядок и удалить поля.
Изменить порядок полей или элементов.
Измените расположение столбцов, строк и промежуточных итогов, выполнив следующие действия:
Включить или отключить заголовки полей столбцов и строк, а также отобразить или скрыть пустые строки.
Отображать промежуточные итоги над или под их строками.
Настроить ширину столбцов при обновлении.
Переместите поле столбца в область строки или поле строки в область столбца.
Объединить или разъединить ячейки для элементов внешней строки и столбца.
Измените отображение пробелов и ошибок, выполнив следующие действия:
Изменить способ отображения ошибок и пустых ячеек.
Изменить способ отображения элементов и ярлыков без данных.
Отображать или скрывать пустые строки
Измените формат, выполнив следующие действия:
Ручное и условное форматирование ячеек и диапазонов.
Изменить общий стиль формата сводной таблицы.
Изменить числовой формат для полей.
Включить форматирование сервера OLAP.
Сводные диаграммы обеспечивают графическое представление данных в связанных с ними сводных таблицах. Сводные диаграммы также интерактивны. При создании сводной диаграммы появляется панель фильтров сводной диаграммы. Вы можете использовать эту панель фильтров для сортировки и фильтрации базовых данных сводной диаграммы. Изменения, которые вы вносите в макет и данные в связанной сводной таблице, немедленно отражаются в макете и данных в сводной диаграмме и наоборот.
Сводные диаграммы отображают ряды данных, категории, маркеры данных и оси так же, как и стандартные диаграммы. Вы также можете изменить тип диаграммы и другие параметры, такие как заголовки, размещение легенды, метки данных, расположение диаграммы и т. д.
Вот сводная диаграмма, основанная на приведенном выше примере со сводной таблицей.
Дополнительную информацию см. в разделе Создание сводной диаграммы.
Если вы знакомы со стандартными диаграммами, вы обнаружите, что большинство операций в сводных диаграммах одинаковы. Однако есть некоторые отличия:
Ориентация строки/столбца В отличие от стандартной диаграммы, вы не можете изменить ориентацию строки/столбца сводной диаграммы с помощью диалогового окна "Выбор источника данных". Вместо этого вы можете повернуть метки строк и столбцов связанной сводной таблицы, чтобы добиться того же эффекта.
Типы диаграмм Вы можете изменить сводную диаграмму на любой тип диаграммы, кроме xy (точечной), фондовой или пузырьковой диаграммы.
Исходные данные. Стандартные диаграммы напрямую связаны с ячейками рабочего листа, а сводные диаграммы основаны на связанном с ними источнике данных сводной таблицы. В отличие от стандартной диаграммы, вы не можете изменить диапазон данных диаграммы в диалоговом окне "Выбор источника данных" сводной диаграммы.
Форматирование Большая часть форматирования, включая добавляемые элементы диаграммы, макет и стиль, сохраняется при обновлении сводной диаграммы. Однако линии тренда, метки данных, планки погрешностей и другие изменения наборов данных не сохраняются. Стандартные диаграммы не теряют это форматирование после его применения.
Хотя вы не можете напрямую изменить размер меток данных в сводной диаграмме, вы можете увеличить размер шрифта текста, чтобы эффективно изменить размер меток.
Вы можете использовать данные из рабочего листа Excel в качестве основы для сводной таблицы или сводной диаграммы. Данные должны быть в формате списка с метками столбцов в первой строке, которые Excel будет использовать для имен полей. Каждая ячейка в последующих строках должна содержать данные, соответствующие заголовку ее столбца, и вы не должны смешивать типы данных в одном и том же столбце. Например, вы не должны смешивать значения валюты и даты в одном и том же столбце. Кроме того, в диапазоне данных не должно быть пустых строк или столбцов.
Таблицы Excel Таблицы Excel уже имеют формат списка и являются хорошими кандидатами для исходных данных сводной таблицы. При обновлении сводной таблицы новые и обновленные данные из таблицы Excel автоматически включаются в операцию обновления.
Использование динамического именованного диапазона Чтобы облегчить обновление сводной таблицы, можно создать динамический именованный диапазон и использовать это имя в качестве источника данных сводной таблицы. Если именованный диапазон расширяется, чтобы включить больше данных, обновление сводной таблицы будет включать новые данные.
Включение итогов Excel автоматически создает промежуточные и общие итоги в сводной таблице.Если исходные данные содержат автоматические промежуточные и общие итоги, созданные с помощью команды «Промежуточные итоги» в группе «Структура» на вкладке «Данные», используйте эту же команду для удаления промежуточных и общих итогов перед созданием сводной таблицы.
Вы можете получать данные из внешнего источника данных, такого как база данных, куб оперативной аналитической обработки (OLAP) или текстовый файл. Например, вы можете вести базу данных о продажах, которую хотите обобщить и проанализировать.
Файлы подключения к данным Office Если вы используете файл подключения к данным Office (ODC) (.odc) для извлечения внешних данных для сводной таблицы, вы можете вводить данные непосредственно в сводную таблицу. Мы рекомендуем получать внешние данные для отчетов с помощью файлов ODC.
Исходные данные OLAP При извлечении исходных данных из базы данных OLAP или файла куба данные возвращаются в Excel только в виде сводной таблицы или сводной таблицы, преобразованной в функции рабочего листа. Дополнительные сведения см. в статье Преобразование ячеек сводной таблицы в формулы листа.
Исходные данные, отличные от OLAP. Это базовые данные для сводной таблицы или сводной диаграммы, полученные из источника, отличного от базы данных OLAP. Например, данные из реляционных баз данных или текстовые файлы.
Кэш сводной таблицы Каждый раз, когда вы создаете новую сводную таблицу или сводную диаграмму, Excel сохраняет копию данных для отчета в памяти и сохраняет эту область хранения как часть файла рабочей книги — это называется кешем сводной таблицы. Для каждой новой сводной таблицы требуется дополнительная память и место на диске. Однако, когда вы используете существующую сводную таблицу в качестве источника для новой в той же книге, обе используют один и тот же кэш. Поскольку вы повторно используете кеш, размер книги уменьшается, а в памяти хранится меньше данных.
Требования к расположению Чтобы использовать одну сводную таблицу в качестве источника для другой, обе они должны находиться в одной книге. Если исходная сводная таблица находится в другой книге, скопируйте источник в то место, где должна появиться новая таблица. Сводные таблицы и сводные диаграммы в разных книгах разделены, каждая со своей собственной копией данных в памяти и в книгах.
Изменения затрагивают обе сводные таблицы. Когда вы обновляете данные в новой сводной таблице, Excel также обновляет данные в исходной сводной таблице и наоборот. Когда вы группируете или разгруппируете элементы, а также создаете вычисляемые поля или вычисляемые элементы в одном, затрагиваются и те, и другие. Если вам нужна сводная таблица, независимая от другой, вы можете создать новую на основе исходного источника данных, а не копировать исходную сводную таблицу. Просто помните о потенциальных последствиях для памяти, если делать это слишком часто.
Сводные диаграммы Вы можете создать новую сводную таблицу или сводную диаграмму на основе другой сводной таблицы, но вы не можете создать новую сводную диаграмму непосредственно на другой сводной диаграмме. Изменения в сводной диаграмме влияют на связанную сводную таблицу и наоборот.
Изменения в исходных данных могут привести к тому, что для анализа будут доступны другие данные. Например, вы можете удобно переключиться с тестовой базы данных на рабочую базу данных. Вы можете обновить сводную таблицу или сводную диаграмму новыми данными, похожими на исходную информацию о подключении к данным, путем переопределения исходных данных. Если данные существенно отличаются с большим количеством новых или дополнительных полей, может быть проще создать новую сводную таблицу или сводную диаграмму.
Отображение новых данных, полученных путем обновления Обновление сводной таблицы также может изменить данные, доступные для отображения. Для сводных таблиц на основе данных рабочего листа Excel извлекает новые поля в указанном вами исходном диапазоне или именованном диапазоне. Для отчетов, основанных на внешних данных, Excel извлекает новые данные, соответствующие критериям базового запроса, или данные, которые становятся доступными в кубе OLAP. Вы можете просматривать любые новые поля в списке полей и добавлять поля в отчет.
Изменение создаваемых вами кубов OLAP Отчеты на основе данных OLAP всегда имеют доступ ко всем данным в кубе. Если вы создали автономный куб, который содержит подмножество данных в серверном кубе, вы можете использовать команду Offline OLAP, чтобы изменить файл куба, чтобы он содержал данные, отличные от серверных.
Нужна дополнительная помощь?
Вы всегда можете обратиться к эксперту в техническом сообществе Excel или получить поддержку в сообществе ответов.
Читайте также: