Как заполнить форму в word

Обновлено: 21.11.2024

У Коррин есть форма, которую она создала в документе. Она может использовать защиту документа (через область задач «Ограничить редактирование»), чтобы разрешить заполнение форм, но это делает остальную часть документа недоступной для редактирования. Ей хотелось бы, чтобы форма была «заполняемой», а остальная часть документа оставалась доступной для редактирования. Она задается вопросом, возможно ли это.

Это возможно, и Word делает это относительно легко. Общая идея заключается в том, что вы вставляете разрывы разделов вокруг той части документа, которая составляет вашу форму, другими словами, помещаете один разрыв непосредственно перед вашим первым элементом управления формой и один сразу после вашего последнего элемента управления формы. Разрывы разделов вставляются путем отображения вкладки «Макет страницы» ленты (Word 2007, Word 2010 и Word 2013) или вкладки «Макет» ленты (Word 2016) и использования инструмента «Разрывы». Если вы хотите, чтобы форма была лишь частью большей страницы документа, используйте непрерывные разрывы разделов. Если вы хотите, чтобы форма находилась на отдельной странице, используйте вместо этого разрывы разделов на следующей странице.

Прежде чем вы сможете защитить форму, вам нужно выяснить, в каком разделе находится ваша форма. Самый простой способ сделать это — отобразить номер раздела в строке состояния. Вы делаете это, щелкнув правой кнопкой мыши строку состояния, которая отображает контекстное меню, включающее раздел под названием «Настройка строки состояния». В этом разделе убедитесь, что рядом с параметром Раздел установлен флажок. (Если это не так, щелкните его, чтобы добавить номер раздела в строку состояния.)

Теперь поместите указатель вставки внутри формы между двумя введенными разрывами разделов. Затем вы можете посмотреть на левую часть строки состояния, и Word сообщит вам, в каком разделе вы находитесь. (См. рис. 1.)

Рисунок 1. Определение раздела формы.

Теперь пришло время применить защиту к форме. Выполните следующие действия:

  1. Отобразить вкладку "Обзор" на ленте.
  2. Нажмите на инструмент «Ограничить редактирование» в группе «Защитить». Word отображает панель задач в правой части документа. (В зависимости от версии Word эта область задач может называться «Ограничить форматирование и редактирование» или просто «Ограничить редактирование».)
  3. В разделе 2 области задач (Ограничения редактирования) установите флажок. Это включает раскрывающийся список в разделе.
  4. В раскрывающемся списке выберите «Заполнение форм». Word делает доступной ссылку «Выбрать разделы» прямо под раскрывающимся списком. (Ссылка доступна только в том случае, если ваш документ содержит несколько разделов.) (См. рис. 2.)

Рисунок 2. Защита документа.

Рисунок 3. Диалоговое окно «Защита раздела».

Рис. 4. Диалоговое окно «Начать применение защиты».

На данный момент защищен только раздел, в котором находится ваша форма. Все остальное в документе можно редактировать, если оно находится в разделе, отличном от того, где находится форма.

Советы по Word — ваш источник недорогого обучения работе с Microsoft Word. (Microsoft Word — самое популярное программное обеспечение для обработки текстов в мире.) Этот совет (4267) относится к Microsoft Word 2007, 2010, 2013 и 2016.

Биография автора

На его счету более 50 научно-популярных книг и множество журнальных статей. Аллен Уайатт является всемирно признанным автором. Он является президентом Sharon Parq Associates, компании, предоставляющей компьютерные и издательские услуги. Узнайте больше об Аллене.

Знание того, как заполнять формы в Word, а не в Excel, облегчает общение в вашем бизнесе, поскольку снижает вероятность того, что ваши ответы на форму будут неверно истолкованы. Формы слов часто состоят из типографских символов, которые вы рискуете перезаписать или сместить при вводе собственных символов. Текстовые поля обеспечивают решение этой проблемы. Формы Excel обычно состоят из элементов управления или ячеек электронной таблицы, которые не могут быть перезаписаны или заменены введенными символами. По этой причине ввод непосредственно в ячейки позволяет заполнять формы в Excel.

Заполнение форм в Word

Нажмите команду «Открыть» в меню «Файл», затем перейдите к документу, содержащему форму, которую необходимо заполнить, и щелкните ее. Нажмите кнопку «Открыть» в диалоговом окне, чтобы загрузить форму.

Нажмите меню «Вставка», затем нажмите кнопку «Текстовое поле».Нажмите команду «Нарисовать», а затем перейдите к тому месту в форме, где необходимо ввести ответ на первый вопрос формы.

Нажмите и удерживайте левую кнопку мыши, чтобы указать один угол текстового поля, а затем перетащите мышь, чтобы создать текстовое поле, достаточно большое, чтобы вместить ваш ответ на первый вопрос. Отпустите кнопку мыши, чтобы завершить текстовое поле.

Нажмите в текстовом поле и введите свой ответ на первый вопрос.

Щелкните правой кнопкой мыши текстовое поле и выберите команду «Формат», чтобы открыть диалоговое окно «Формат». Щелкните вкладку диалогового окна «Цвета и линии», а затем щелкните элемент управления «Цвет» под заголовком «Заливка». Щелкните параметр «Без цвета», чтобы указать, что вы хотите, чтобы фон текстового поля был прозрачным, что позволяет просвечивать форму. Используйте элемент управления «Цвет» заголовка «Линия», чтобы сделать контур текстового поля также прозрачным.

Нажмите кнопку "ОК" в диалоговом окне "Формат", чтобы закрыть диалоговое окно.

Щелкните правой кнопкой мыши текстовое поле, а затем выберите команду "Установить параметры автофигуры по умолчанию", что избавит вас от необходимости устанавливать цвета заливки и контура остальных текстовых полей формы.

Используйте команду «Нарисовать текстовое поле», чтобы заполнить оставшиеся ответы в форме так же, как вы заполнили первый ответ.

Заполнение форм в Excel

Откройте документ Excel, содержащий форму.

Нажмите в ячейке для первого вопроса формы.

Введите свой ответ на вопрос, вводя значения в диапазонах значений, указанных в любой проверке данных, примененной к ячейке автором формы. Например, если Excel отображает сообщение от автора, такое как «Введите только целые числа», введите в ячейку только целые числа.

Введите ответы на оставшиеся вопросы так же, как и на первый, чтобы завершить заполнение формы.

Но если вам нужна простая форма для личного использования, выполните следующие действия.

Когда вы слышите о заполняемых формах, вы, вероятно, думаете о документах Adobe и PDF. Однако, если у вас есть Microsoft Office, вы можете добиться аналогичного результата с помощью MS Word.

<р>1. Включить вкладку «Разработчик». Откройте Microsoft Word, затем перейдите на вкладку «Файл» > «Параметры» > «Настроить ленту» > проверьте вкладку «Разработчик» в правом столбце > нажмите «ОК».

Откроется вкладка разработчика. В разделе «Элементы управления» есть около восьми различных параметров, которые можно добавить в документ Word: Форматированный текст, Обычный текст, Изображение, Галерея стандартных блоков, Флажок, Поле со списком, Раскрывающийся список и Выбор даты.

<р>2. Вставьте элемент управления. Нажмите на элемент управления, и он появится там, где находился курсор.

В приведенном ниже примере два текстовых поля вставлены в простую таблицу для имени и фамилии.

По умолчанию каждый элемент управления имеет собственный текст-заполнитель. Для элемента управления с простым текстом это «Щелкните или коснитесь здесь, чтобы ввести текст».

<р>3. Отредактируйте текст-заполнитель. Настройте текст-заполнитель для любого элемента управления, нажав Режим разработки.

Вокруг заполнителя появятся синие заполнители. Выделите текст и измените его на то, что вам нравится. Нажмите на

Снова нажмите кнопку "Режим дизайна", чтобы выйти из режима.

<р>4. Настройте элементы управления контентом. Выделите новое поле формы и нажмите «Свойства» прямо под кнопкой «Режим разработки».

Здесь вы можете дать элементу управления заголовок, изменить цвет, стиль текста и указать, можно ли редактировать или удалять элемент управления. В самом низу находятся параметры, специфичные для элемента управления, поэтому, если у вас настроен элемент управления простым текстом, вы можете контролировать, сколько строк вы хотите разрешить. Последний вариант полезен, если вам нужно, чтобы кто-то набрал абзац текста.

Обычный текст и форматированный текст

В элементе управления форматированным текстом вы можете изменить настройки шрифта/цвета для каждого слова отдельно, тогда как элемент управления обычным текстом применит форматирование ко всему тексту. Элементы управления с обычным текстом допускают изменение жирного шрифта, шрифта или цвета.

Добавить раскрывающийся список

Если вам нужно добавить раскрывающееся поле в форму, вставьте раскрывающийся список. Выделите поле и снова перейдите в «Свойства», чтобы добавить настраиваемые параметры раскрывающегося списка.

По умолчанию отображаемое имя и значение одинаковы, но при желании их можно изменить.На самом деле нет причин изменять это значение, если только вы не пишете макросы Word и не обращаетесь к элементам управления в коде.

Совет. Если раскрывающееся поле не отображается, убедитесь, что вы не находитесь в режиме разработки.

Раскрывающийся список и поле со списком

Единственная разница между раскрывающимся списком и полем со списком заключается в том, что последний позволяет пользователю вводить собственное значение.

Выбор даты

Элемент выбора даты работает так же, как и любой другой инструмент выбора даты, который вы, вероятно, использовали раньше. Когда вы щелкаете по нему, появляется календарь, и вы можете просто щелкнуть дату, чтобы выбрать ее.

Picture Control позволяет пользователю легко загружать или вставлять файлы изображений.

Дополнительный совет: убедитесь, что вы используете таблицы для создания хорошо организованных форм.

Чтобы получить дополнительные технические советы, нажмите здесь или узнайте о наших услугах ИТ-поддержки для предприятий

Подпишитесь на оценку сети и безопасности

У каждой компании свои проблемы с сетью и безопасностью. Наша оценка проверяет вашу текущую настройку, диагностирует риски и предлагает решения.

Контрольный список наших управляемых услуг

Десять вещей, которые вы должны знать об управляемых услугах ИТ-провайдера. Посмотрите, как другие справляются с ИТ-решениями.

Управляемые ИТ-услуги

Компания, занимающаяся поддержкой клинических испытаний, начинает цифровую трансформацию с помощью решения Office 365 Modern Workplace от ITS

У Clincierge была гибридная сетевая среда, в которой большая часть данных компании по-прежнему управлялась локально. Имея большую удаленную рабочую силу и международную базу пользователей, Clincierge стремилась улучшить опыт для этих пользователей, включая лучший способ общения и совместной работы. Так как это международная компания, которая имеет дело с персональными данными, безопасность и соответствие требованиям являются главными приоритетами.

Облачный хостинг

Стратегический переход к облаку повышает безопасность сети для кровельной компании с полным спектром услуг

После того, как компания DDP Roofing столкнулась с неадекватной поддержкой и медленным откликом от своего предыдущего управляемого ИТ-провайдера, компания DDP Roofing наняла ИТ-решения, чтобы начать новую жизнь. Мы перенесли их сеть в наше частное облако, чтобы устранить оставшиеся уязвимости в системе безопасности, и настроили индивидуальную настройку с помощью надежного решения для резервного копирования данных и Office 365 для их пользователей.

Разработка приложений

Фирма медицинского образования добилась значительного роста благодаря полной поддержке ITS

Компания IT Solutions совместно с Millennium Medical разработала специальное веб-приложение с нуля для поддержки своих нишевых бизнес-операций. Это динамичное решение обеспечило явное конкурентное преимущество на рынке, увеличив доход, повысив эффективность работы персонала и удерживая расходы под контролем.

Вы можете использовать Word для создания интерактивных цифровых форм, которые другие люди могут заполнять на своих компьютерах, прежде чем распечатать или отправить их вам. Это требует небольшой подготовки, но избавляет вас от необходимости расшифровывать грязный почерк! Вот некоторые из инструментов, которые вы будете использовать при создании формы:

  • Шаблоны. Обычно формы сохраняются в виде шаблонов, чтобы их можно было использовать снова и снова.
  • Элементы управления содержимым. Области, в которых пользователи вводят информацию в форму.
  • Таблицы. Таблицы часто используются в формах для выравнивания текста и полей формы, а также для создания границ и блоков.
  • Защита: пользователи могут заполнять поля формы без возможности изменить текст и/или дизайн формы.

Показать вкладку "Разработчик"

Прежде чем вы сможете создать форму, вам нужно включить вкладку "Разработчик", чтобы получить доступ к расширенным инструментам.

Откроется окно параметров Word.

Столбец справа определяет, какие вкладки ленты включены.

На ленте теперь отображается вкладка "Разработчик". В дополнение к расширенным инструментам для записи макросов, надстроек и защиты документов теперь у нас есть доступ к элементам управления формами.

Создать форму

После включения вкладки "Разработчик" и создания макета и структуры формы вы можете приступить к добавлению полей формы в документ с помощью элементов управления содержимым.

  1. Поместите текстовый курсор туда, куда вы хотите вставить поле формы.
  2. Перейдите на вкладку "Разработчик" на ленте.

Группа «Элементы управления» содержит различные типы элементов управления содержимым, которые можно добавить в форму, а также кнопку-переключатель для режима «Дизайн».

Пока активен режим дизайна, вставляемые вами элементы управления не будут активны, поэтому установка флажка для его перемещения не приведет к его установке. Вы также можете настроить текст-заполнитель для некоторых элементов управления.

Элемент управления содержимым вставлен.

Выберите поле формы и нажмите кнопку «Свойства» на ленте, чтобы изменить параметры элемента управления. В зависимости от типа вставленного элемента управления вы можете изменить его внешний вид, настроить параметры в виде списка или заблокировать элемент управления после редактирования.

Вы выходите из режима дизайна, и теперь можно использовать вставленные элементы управления содержимым.

Типы элементов управления формы

Существует множество различных типов элементов управления формы, которые вы можете добавить в форму, что позволит людям добавлять различные типы ответов.

Элементы управления содержимым формы

Завершение формы

Когда вы будете готовы распространить форму, чтобы другие могли ее заполнить, вы можете ограничить форму, чтобы элементы управления содержимым не могли быть удалены или изменены теми, кто ее заполняет.

    Нажмите кнопку «Ограничить редактирование» на вкладке «Разработчик».

Справа появится панель «Ограничить редактирование».

Если этот параметр включен, единственным изменением, которое кто-либо еще может внести в этот документ, является заполнение полей формы. Они не смогут сами перемещать, удалять или редактировать поля, пока защита не будет отключена.

Для включения защиты пароль не требуется, но вы можете добавить его, если хотите, чтобы никто не мог отключить эту защиту.

Теперь доступ к документу ограничен, и любой, кому вы его отправите, сможет заполнять только формы.

БЕСПЛАТНЫЙ краткий справочник

Бесплатно для распространения с нашей благодарностью; мы надеемся, что вы рассмотрите наше платное обучение.

Читайте также: