Как вставить формулу из Word в Excel

Обновлено: 16.05.2024

Формулы Excel позволяют автоматизировать работу с электронными таблицами. Но как вы используете его в документе Word? Вот два способа сделать это!

Хотя вы всегда можете интегрировать данные Excel в документ Word, часто в этом нет необходимости, когда вам нужна только небольшая таблица. К счастью, создать таблицу и использовать формулы Excel в документе Word довольно просто. Однако количество формул, которые можно использовать, ограничено.

Например, если вы пытаетесь вставить данные о продажах в таблицу, вы можете добавить столбец для продаж, еще один для общей стоимости и третий для расчета прибыли по формуле. Для каждого из этих столбцов также можно рассчитать среднее или максимальное значение.

Способ 1. Вставка данных электронной таблицы в Word

Если у вас уже есть данные, заполненные в электронной таблице, вы можете просто скопировать их в документ Word.

Скопируйте ячейки, содержащие данные, и откройте документ Word.
На верхней ленте нажмите стрелку под кнопкой "Вставить" и выберите "Специальная вставка".

Если вы хотите внести какие-либо изменения, вы можете дважды щелкнуть вставленное содержимое, и ваш документ Word превратится в документ Excel, и вы сможете делать все, что и в обычной электронной таблице.

Способ 2. Добавление формул в ячейку таблицы в Word

Быстро вставьте таблицу в документ Word и заполните ее данными.
Перейдите к ячейке, в которой вы хотите произвести вычисления с помощью формулы. Выбрав ячейку, перейдите на вкладку "Макет" на ленте вверху и выберите "Формула" в группе "Данные".

Позиционные аргументы

Позиционные аргументы (НАД, НИЖЕ, ВЛЕВО, ВПРАВО) часто упрощают работу, особенно если ваша таблица относительно велика. Например, если в вашей таблице 20 или более столбцов, вы можете использовать формулу =СУММ(ВЫШЕ) вместо ссылки на каждую ячейку в скобках.

Вы можете использовать позиционные аргументы со следующими функциями:

Например, мы могли бы рассчитать средние продажи для приведенного выше примера, используя формулу:

Если ваша ячейка находится в центре столбца, вы можете использовать комбинацию позиционных аргументов. Например, вы можете суммировать значения выше и ниже определенной ячейки, используя следующую формулу:

Если вы хотите суммировать значения как строки, так и столбца в угловой ячейке, вы можете использовать следующую формулу:

Несмотря на то, что Word предлагает только несколько функций, они достаточно функциональны и помогут вам легко создавать большинство таблиц, не сталкиваясь с проблемами нехватки функциональности.

Обновление данных и результатов

В отличие от Excel, Word не обновляет результаты формул в режиме реального времени. Однако он обновляет результаты после закрытия и повторного открытия документа. Если вы хотите упростить задачу, просто обновите данные, закройте и снова откройте документ.

Однако, если вы хотите обновить результаты формулы, продолжая работать с документом, вам нужно будет выбрать результаты (не только ячейку), щелкнуть их правой кнопкой мыши и выбрать «Обновить поле».

При нажатии кнопки "Обновить поле" результат формулы должен обновиться мгновенно.

Ссылки на ячейки

Существует несколько способов ссылки на ячейку в документе Word.

1. Названия закладок

Допустим, вы присвоили своему среднему объему продаж закладку с названием medium_sales. Если вы не знаете, как присвоить ячейке имя закладки, выберите ячейку и перейдите к Вставка > Закладка на ленте вверху.

Предположим, что средний объем продаж представляет собой десятичное значение, и вы хотите преобразовать его в целое число. Вы можете сослаться на среднее значение продаж как ROUND(average_sales,0), и это округлит значение в меньшую сторону до ближайшего целого числа.

2. Ссылки RnCn

Соглашение о ссылках RnCn позволяет ссылаться на строку, столбец или определенную ячейку в таблице. Rn относится к n-й строке, а Cn относится к n-му столбцу. Например, если вы хотите сослаться на пятый столбец и вторую строку, вы должны использовать R2C5.

Вы даже можете выбрать диапазон ячеек, используя ссылку RnCn, как в Excel. Например, при выборе R1C1:R1C6 выбираются первые шесть ячеек первой строки. Чтобы выделить всю строку, в которой вы используете формулу, просто нажмите R (или C для столбца).

3. Ссылки A1

Это соглашение, которое использует Excel, и с которым мы все знакомы. Буквы обозначают столбцы, а числа — строки. Например, A3 относится к третьей ячейке в первом столбце.

Таблицы Word — это просто

Надеемся, что в следующий раз, когда вам понадобится использовать данные в документе Word, вы сможете делать это намного быстрее, без необходимости сначала создавать электронную таблицу, а затем импортировать ее в документ Word.

Во многих случаях мне нужно включить некоторые простые расчеты данных в документ Word, и таблица является лучшим вариантом. Вы всегда можете попытаться вставить всю электронную таблицу Excel в документ Word, но иногда это излишне.

В этой статье я расскажу о том, как можно использовать формулы внутри таблиц в Word. Есть только несколько формул, которые вы можете использовать, но этого достаточно, чтобы получить итоги, подсчеты, округление чисел и т. д. Кроме того, если вы уже знакомы с Excel, то использование формул в Word будет проще простого.

Вставка формул в таблицы Word

Давайте начнем с создания простой тестовой таблицы. Нажмите на вкладку «Вставка», а затем нажмите «Таблица». Выберите, сколько строк и столбцов вы хотите получить в сетке.

После того как ваша таблица будет вставлена, добавьте некоторые данные. Я только что сделал очень простую таблицу с парой чисел для своего примера.

Теперь давайте продолжим и вставим формулу. В первом примере я собираюсь сложить вместе первые три значения в первой строке (10 + 10 + 10). Для этого нажмите внутри последней ячейки в четвертом столбце, нажмите «Макет» на ленте, а затем нажмите «Формула» справа.

Откроется диалоговое окно Формула со значением по умолчанию =СУММ(ЛЕВО).

Если вы просто нажмете OK, вы увидите искомое значение в ячейке (30).

Давайте поговорим о формуле. Как и в Excel, формула начинается со знака равенства, за которым следует имя функции и аргументы в скобках. В Excel вы указываете только ссылки на ячейки или именованные диапазоны, такие как A1, A1:A3 и т. д., но в Word у вас есть эти позиционные термины, которые вы можете использовать.

В примере ЛЕВАЯ означает все ячейки, расположенные слева от ячейки, в которую введена формула. Вы также можете использовать RIGHT, ABOVE и BELOW. Вы можете использовать эти позиционные аргументы с SUM, PRODUCT, MIN, MAX, COUNT и AVERAGE.

Кроме того, вы можете использовать эти аргументы в комбинации. Например, я мог бы ввести =СУММ(ЛЕВО, ПРАВО), и он добавил бы все ячейки слева и справа от этой ячейки. =СУММ(ВЫШЕ, ПРАВО) добавит все числа, которые находятся над ячейкой и справа. Вы поняли.

Теперь давайте поговорим о некоторых других функциях и о том, как мы можем указать ячейки другим способом. Если бы я хотел найти максимальное число в первом столбце, я мог бы добавить еще одну строку, а затем использовать функцию =MAX(ВЫШЕ), чтобы получить 30. Однако есть и другой способ сделать это. Я также могу просто зайти в любую ячейку и ввести =MAX(A1:A3), которая ссылается на первые три строки в первом столбце.

Это очень удобно, потому что вы можете разместить формулы в любом месте таблицы. Вы также можете ссылаться на отдельные ячейки, например, написав =СУММ(A1, A2, A3), что даст вам тот же результат. Если вы напишете =СУММ(A1:B3), будут добавлены A1, A2, A3, B1, B2 и B3. Используя эти комбинации, вы можете ссылаться на любые данные, которые вам нравятся.

Если вы хотите увидеть список всех функций, которые вы можете использовать в формуле Word, просто нажмите на поле "Вставить функцию".

Вы можете использовать операторы IF, операторы AND и OR и многое другое. Давайте рассмотрим пример более сложной формулы.

В приведенном выше примере у меня есть =ЕСЛИ(СУММ(A1:A3) > 50, 50, 0), что означает, что если сумма от A1 до A3 больше 50, показать 50, в противном случае показать 0. Это Стоит отметить, что все эти функции действительно работают только с числами. Вы ничего не можете сделать с текстом или строками, а также не можете вывести текст или строку. Все должно быть числом.

Вот еще один пример использования функции AND. В этом примере я говорю, что если и сумма, и максимальное значение от A1 до A3 больше 50, то true, в противном случае false. Истина представлена 1, а Ложь — 0.

Если вы вводите формулу, в которой есть ошибка, вы увидите сообщение об ошибке синтаксиса.

Чтобы исправить формулу, просто щелкните правой кнопкой мыши ошибку и выберите "Редактировать поле".

Откроется диалоговое окно Поле. Здесь вам просто нужно нажать на кнопку Формула.

Откроется тот же диалог редактирования формулы, с которым мы работали с самого начала. Это все, что нужно для вставки формул в Word. Вы также можете ознакомиться с онлайн-документацией Microsoft, в которой подробно объясняется каждая функция.

В целом, это даже не близко к возможностям Excel, но этого достаточно для некоторых основных расчетов с электронными таблицами прямо в Word. Если у вас есть какие-либо вопросы, не стесняйтесь комментировать. Наслаждайтесь!

Основатель Online Tech Tips и главный редактор. Он начал вести блог в 2007 году и уволился с работы в 2010 году, чтобы вести блог на постоянной основе. Он имеет более чем 15-летний опыт работы в отрасли информационных технологий и имеет несколько технических сертификатов. Прочитать полную биографию Асема

Понравился ли вам этот совет? Если это так, загляните на наш собственный канал на YouTube, где мы рассказываем о Windows, Mac, программном обеспечении и приложениях, а также предлагаем множество советов по устранению неполадок и видео с практическими рекомендациями. Нажмите кнопку ниже, чтобы подписаться!

Вы можете вставлять формулы в таблицы Word для выполнения вычислений. Эти формулы могут включать такие функции, как СУММ или СРЗНАЧ, или основные операторы. Когда вы вставляете формулы в таблицы Word, вы на самом деле вставляете поля, поэтому поля необходимо будет обновить, если данные в таблице изменятся. Для более сложных расчетов лучше всего создавать формулы в Excel, где они будут обновляться автоматически.

Формулы и функции в таблицах Word работают только с числами. Вы не можете выполнять текстовые вычисления или выводить текст.

Примечание. Кнопки и вкладки ленты могут отображаться по-разному (с текстом или без него) в зависимости от вашей версии Word, размера экрана и настроек панели управления. Для пользователей Word 365 вкладки ленты могут отображаться под разными именами. Например, вкладка «Дизайн инструментов для работы с таблицами» может отображаться как «Дизайн таблицы».

Чтобы вставить формулу в ячейку таблицы Word, вам потребуется использовать команду "Функция" на вкладке "Макет таблицы" или "Макет таблицы" на ленте:

Хотите узнать больше о Microsoft Word? Посетите наш виртуальный класс или живые классные курсы Word >

Понимание синтаксиса формулы

При вставке таблицы в Word каждый столбец и строка идентифицируются так же, как ячейки на листах Excel, и каждой ячейке назначается ссылка на ячейку. В таблице Word первым столбцом будет столбец A, а первой строкой будет строка 1, поэтому первая ячейка будет идентифицирована как A1. Таким образом, вы можете создавать вычисления, которые ссылаются на ячейки (например, =A1+A2).

В Word и Excel можно использовать одни и те же основные операторы:

дополнение (+)
вычитание (-)
умножение (*)
деление (/)

Обычно формулы в таблицах Word создаются с использованием общих функций, таких как СУММ, СРЗНАЧ, МИН, МАКС или СЧЁТ, и ссылаются на диапазон. Они должны начинаться со знака равенства (=).

Вы можете ссылаться на диапазоны ячеек, используя НАД, СЛЕВА, СПРАВА или НИЖЕ в качестве аргументов для функций. Если вы пытаетесь суммировать ячейки в нижней части столбца, формула будет =СУММ(ВЫШЕ). Вы также можете комбинировать эти аргументы. Например, вы можете ввести формулу =СУММ(ВЫШЕ,ЛЕВО), и она суммирует все ячейки, находящиеся выше и левее этой ячейки.Функции также могут ссылаться на ссылки на ячейки, такие как =СУММ(C1:C10). Вы также можете ссылаться на отдельные ячейки, например =СУММ(B1,C1,D5).

Таблицы Word также могут выполнять более сложные вычисления с использованием функции ЕСЛИ с синтаксисом =ЕСЛИ(проверка,истина,ложь). Например, =IF(A5>=1000,0,50) можно использовать для расчета стоимости доставки 50, если заказов меньше 1000. Вы также можете использовать функции И и ИЛИ с функцией ЕСЛИ.

Вставка формулы в таблицу

Чтобы вставить формулу в таблицу:

Нажмите в ячейке, в которую вы хотите ввести формулу.
Перейдите на вкладку "Макет таблицы" или "Макет таблицы" на ленте.
Выберите функцию (fx) в группе данных. Появится диалоговое окно. Word обычно вставляет функцию и аргументы в поле Формула.
Если вы хотите принять предложенную формулу, нажмите "ОК". Если вы хотите изменить формулу, щелкните поле «Формула» и введите формулу (начиная с =). Вы также можете выбрать другие функции в раскрывающемся меню "Вставить функцию".
При необходимости выберите формат в раскрывающемся меню «Формат».
Нажмите "ОК". Word вставит формулу в виде поля и отобразит результаты.

Диалоговое окно "Функция" выглядит следующим образом с выбранной формулой и форматом:

Обновление формулы

Если исходные данные изменились, можно щелкнуть правой кнопкой мыши поле "Формула" и выбрать "Обновить" в раскрывающемся меню или нажать F9. Если вы хотите обновить все формулы в таблице, выберите все ячейки в таблице и нажмите F9. Чтобы выделить всю таблицу, нажмите четыре стрелки в левом верхнем углу таблицы.

Изменение формулы

Чтобы изменить формулу в таблице:

Щелкните правой кнопкой мыши формулу или ошибку. Появится раскрывающееся меню.
Выберите поле "Изменить".
Внесите необходимые изменения.
Нажмите "ОК".

Обновление всех полей

Чтобы обновить все поля во всех таблицах:

Нажмите Ctrl + A, чтобы выделить все.
Нажмите F9.

Поля с формулами — это только один из типов полей, которые можно использовать в Word. Есть много других полей, которые могут вставлять переменную информацию в документы Word.

Подпишитесь, чтобы получать больше статей, подобных этой

Была ли эта статья полезной для вас? Если вы хотите получать новые статьи, присоединяйтесь к нашему списку адресов электронной почты.

< бр />

Сэнди Риттенхаус

Сэнди Риттенхаус
Писатель

С ее B.S. В области информационных технологий Сэнди много лет проработала в ИТ-индустрии в качестве руководителя проекта, руководителя отдела и руководителя отдела управления проектами. Она узнала, как технологии могут обогатить как профессиональную, так и личную жизнь, используя правильные инструменты. И со временем она поделилась этими предложениями и практическими рекомендациями на многих веб-сайтах. Имея за плечами тысячи статей, Сэнди стремится помочь другим использовать технологии в своих интересах. Подробнее.

В отчетах, предложениях и подобных документах таблицы предоставляют структурированные способы отображения данных. Если у вас есть данные Excel, вы можете встроить их в документ Word. Но если нет, вы можете создать таблицу прямо в Word и включить быстрые формулы.

Возможно, у вас есть таблица продуктов, продаж или местоположений. Вы можете легко вставить расчет общей стоимости продуктов, средней суммы продаж или количества мест. Имея данные в таблице, можно добавить формулу всего за несколько кликов.

Добавить формулу в ячейку таблицы в Word

После того, как вы вставите или нарисуете таблицу в Microsoft Word и заполните ее данными, выберите ячейку, в которую вы хотите добавить формулу.

Затем перейдите на появившуюся вкладку «Макет». Перейдите к правой стороне ленты и нажмите «Формула» в разделе «Данные».

Когда откроется окно Формула, пора приступить к быстрому вычислению.

Как и Excel, Word пытается определить, что вы пытаетесь сделать. Таким образом, вы можете увидеть стандартную формулу, такую как SUM, заполненную и готовую к работе.

Если это именно то, что вам нужно, нажмите «ОК», и формула будет применена. Результаты появятся в ячейке.

Чтобы использовать другую формулу, функцию или группу ячеек, вы будете использовать окно Формула, чтобы настроить все.

Формула

Начните формулу со знака равенства, а затем введите функцию, например СРЗНАЧ, СЧЕТЧИК или ПРОИЗВЕД.

В скобках укажите положение ячеек, которые вы хотите использовать для формулы. Используйте положения ВЫШЕ, НИЖЕ, СЛЕВА и СПРАВА. Вы также можете комбинировать позиции в зависимости от расположения ячеек по отношению к формуле. Например, вы можете использовать LEFT, RIGHT для ячеек слева и справа или LEFT, ABOVE для ячеек слева и над ячейкой.

Числовой формат

Выберите формат результатов, например денежную единицу, процент, целое или десятичное число. Если вы не выберете формат, результат должен соответствовать формату ячеек.

Функция вставки

Чтобы ускорить процесс, вы можете выбрать функцию из раскрывающегося списка «Вставить функцию». Это помещает функцию в поле Формула, где вы можете просто добавить позицию. В списке вы найдете почти 20 общих функций.

Когда вы закончите, нажмите «ОК», чтобы применить формулу к ячейке. Вы должны увидеть результаты немедленно.

Пример формулы максимума

В этом первом примере мы хотим увидеть максимальные суммы для наших продуктов. Мы вводим MAX (ВЫШЕ) и нажимаем «ОК» в каждой ячейке, где нам нужны числа. Затем мы видим самые большие суммы для ячеек над формулами.

Пример формулы среднего

В этом втором примере вместо этого нам нужны средняя стоимость и цена продажи наших продуктов. Мы вводим СРЕДНЕЕ (ВЫШЕ) и нажимаем «ОК», чтобы просмотреть наши результаты.

Обновить формулу в Word

Microsoft Word будет обновлять ваши формулы каждый раз, когда вы открываете документ. Но вы также можете обновить формулу вручную, продолжая работать над документом.

Выберите результат формулы. Убедитесь, что вы действительно выбрали результат, а не ячейку. Затем щелкните правой кнопкой мыши и выберите в меню «Обновить поле».

Для приведенного выше примера формулы СРЕДНЯЯ мы скорректировали цены продажи, чтобы увидеть, как это повлияет на наше среднее значение. Итак, после обновления поля наша формула включает отредактированные данные.

Не забывайте об этом совете, добавляя данные в таблицу в Microsoft Word, которые можно было бы извлечь из простых вычислений. При желании вы также можете использовать электронную таблицу в стиле Excel в Word.

› Как установить Google Play Маркет в Windows 11
› Что означает XD и как вы его используете?
› Почему прозрачные чехлы для телефонов желтеют?
› Худшее, что есть в телефонах Samsung, — это программное обеспечение Samsung.
› Как восстановить метки панели задач в Windows 11
›5 шрифтов, которые следует прекратить использовать (и лучшие альтернативы)

Читайте также: