Как вставить электронную почту из Outlook в Excel

Обновлено: 05.07.2024

Если вы думали, что встраивать диаграммы можно только с помощью Zapier или Google Sheets, подумайте еще раз. Microsoft Excel является отличным инструментом для этой цели. Вы можете встраивать и отправлять диаграммы в Excel с помощью шаблона электронной почты. Таким образом, вы и другие пользователи сможете редактировать диаграммы и графики Excel в электронном письме. Таким образом, вам не нужно повторно отправлять новый файл каждый раз, когда вы вносите изменения. Вы также можете встроить обновляемую диаграмму или график Excel в документ Microsoft Word. Таким образом, ваши данные будут синхронизированы, и вам не нужно будет вносить изменения отдельно. Вот что вы должны сделать.

Однако, если вы планируете использовать Zapier, вы можете изучить все тонкости службы с помощью этого руководства, которое мы написали.

В этой статье рассказывается, как встроить обновляемые диаграммы в шаблон электронной почты и документ Microsoft Word. Это означает, что ваши диаграммы и графики будут обновляться. Таким образом, если вы внесете изменения в график или диаграмму Excel, они автоматически обновятся во встроенном файле. Давайте сначала обсудим, как встроить и отправить диаграммы в Excel в шаблон электронной почты.

Встроить диаграмму Excel в шаблон электронной почты

Внедрив диаграмму Excel в свой шаблон электронной почты, вам не придется копировать и вставлять файл каждый раз, когда вы отправляете электронное письмо. Вот шаги, которые вы должны выполнить. В этом руководстве мы обсудим, как выполнить этот процесс конкретно в Microsoft Outlook.

Шаг 1. Откройте Outlook и Excel одновременно

Самое первое, что вы должны сделать, это одновременно открыть приложения Microsoft Excel и Outlook. Таким образом, вы можете убедиться, что все передано правильно.

Шаг 2. Выберите диаграмму или график и скопируйте ее

После запуска обоих приложений пришло время скопировать диаграмму или график в буфер обмена. Поэтому откройте файл Excel, содержащий диаграмму или график, который вы хотите встроить. Нажмите на внешнюю часть диаграммы, чтобы выделить ее целиком. Если щелкнуть внутри диаграммы или графика, можно выбрать только один ее элемент.

Далее вы должны скопировать его, щелкнув правой кнопкой мыши выбранную часть диаграммы. Вы увидите вариант копирования. Выберите эту опцию, и она будет добавлена в буфер обмена. Вы также можете скопировать файл с помощью сочетания клавиш: Ctrl+C. Этот ярлык применим только к ПК. Теперь диаграмма готова к вставке.

Шаг 3. Откройте новое сообщение в приложении Outlook

Чтобы встроить файл в шаблон электронной почты, вернитесь в приложение Outlook. Затем найдите параметр для создания нового сообщения и выберите его.

Шаг 4. Вставьте диаграмму или график в шаблон электронного письма

Чтобы встроить и отправить диаграммы в Excel в шаблон электронной почты, вам нужно будет вставить их. Однако этот процесс вставки не так прост, как нажатие горячих клавиш: Ctrl+V. Это еще немного, но все достаточно просто.

Посмотрите на левый верхний угол приложения. Там вы увидите параметр Вставить. Щелкните этот параметр и выберите в этом списке параметр под названием Специальная вставка. После того, как вы выберете это, приложение откроет диалоговое окно.

В левой части диалогового окна вы увидите два флажка: 1. Вставить 2. Вставить ссылку. Выберите параметр Вставить ссылку. Когда вы установите этот флажок, будут различные форматы, в которых вы можете вставить свою ссылку. Вы должны выбрать формат под названием Объект рабочего листа Microsoft Excel. Затем нажмите ОК, чтобы вставить диаграмму Excel в сообщение электронной почты.

Шаг 5. Решите, хотите ли вы закрыть окно Excel

Вы можете решить, хотите ли вы закрыть окно Excel после изменения диаграммы. Держите его открытым, если собираетесь вносить изменения в диаграмму. Вы также можете оставить его открытым, если проверяете, синхронизируются ли обновления. Кроме того, нет причин оставлять окно открытым.

Шаг 6. Обновите ссылку на диаграмму в приложении Outlook

Следующим шагом при внедрении и отправке диаграмм в Excel является проверка синхронизации. Встроенная диаграмма или график не будут обновляться сами по себе. Тем не менее, вам не о чем беспокоиться. Все, что вам нужно сделать, это выбрать встроенную диаграмму, щелкнув правой кнопкой мыши ее границу. Затем выберите параметр Обновить ссылку. После выбора параметра все изменения в диаграмме или графике Excel будут синхронизированы с шаблоном электронной почты.

Вам придется обновлять ссылку каждый раз, когда вы хотите отправить электронное письмо. Таким образом, вы убедитесь, что диаграмма в вашем электронном письме имеет последние изменения.

Как встроить диаграмму Excel в Word?

Теперь, когда вы знаете, как встраивать диаграммы в Excel и отправлять их в шаблон электронной почты, сделать то же самое в документе Word будет достаточно просто. Выполните следующие действия:

Перейдите на вкладку Вставка.
Выберите параметр Объект в группе Текст.
Выберите вкладку Создать из файла, а затем выберите Обзор
Выберите диаграмму Excel и выберите параметр Вставить
Справа установите флажок рядом с текстом Ссылка на файл и нажмите ОК

Ну вот и все! Простое руководство по встраиванию и отправке диаграмм в Excel. Если вам нужна профессиональная услуга по созданию диаграмм, ознакомьтесь с предложениями Image-Charts.

Предположим, у вас есть сообщение электронной почты, которое вы хотите включить в электронную таблицу Excel. Ваш подход к достижению этой цели будет зависеть от вашей цели. Здесь мы представляем некоторые из лучших способов вставки сообщения на лист, начиная от самого простого и заканчивая самым сложным.

Если первые несколько разделов вам не подходят, продолжайте читать, и, надеюсь, мы сможем помочь вам выполнить работу. Если у вас есть собственный предпочтительный способ сделать это, поделитесь им в разделе «Комментарии», чтобы все могли узнать.

Копировать и вставить

Один из способов получить электронное письмо из Outlook в Excel – это скопировать его и вставить на лист. Это копирует содержимое в виде текста и любой комбинации других объектов, но не включает тему, отправителя или дату сообщения.

Перетаскивание из папки Outlook

Еще один способ вставить электронную почту Outlook в Excel — перетащить сообщение из папки Outlook, в которой оно находится, в электронную таблицу Excel. Технически это не вставляет сообщение; он только вставляет отправителя, тему, дату и размер электронного письма в столбцы на вашем листе.

Вставка сообщения электронной почты в виде изображения

Если вы хотите, чтобы ваша электронная почта отображалась так же, как в Outlook, на листе Excel, откройте свое сообщение в Outlook.

Переключитесь на рабочий лист Excel, куда вы хотите его поместить, и вы будете готовы вставить изображение своего сообщения в Excel.

Затем нажмите «Вставить» в главном меню, а затем нажмите значок «Снимок экрана» на ленте «Вставить». Откроется миниатюра всех ваших открытых «Доступных окон». Найдите свое сообщение Outlook и нажмите на него.

Теперь у вас есть изображение вашего сообщения Outlook на листе. Теперь вы можете перемещать и изменять его размер в соответствии с вашими потребностями.

Вставка сообщения электронной почты в качестве объекта

<р>1. Откройте сообщение электронной почты в Outlook. Для этого дважды щелкните сообщение.

<р>2. Теперь нажмите «Файл» в главном меню, а затем нажмите «Сохранить как». В окне "Сохранить как" перейдите к папке или месту на рабочем столе, где вы можете сохранить и найти сообщение на своем компьютере.

<р>3. Откройте Microsoft Excel и документ, в который вы хотите вставить свое сообщение электронной почты. Нажмите на элемент «Вставить» мужчин, а затем нажмите значок «Объект». Обычно это правая сторона ленты «Вставка». Затем щелкните вкладку «Создать из файла», а затем перейдите к месту, где было сохранено ваше сообщение электронной почты. Не устанавливайте два флажка и нажмите кнопку "ОК".

<р>4. Теперь у вас есть объект, содержащий ваше сообщение Outlook, размещенное на листе Excel. Двойной щелчок по объекту откроет сообщение электронной почты.

Заключение

В этом руководстве вы узнали о нескольких способах вставки электронной почты Outlook в Excel. В зависимости от вашей конкретной цели вы можете перетащить свое электронное письмо в Excel, чтобы записать его жизненно важную статистику, скопировать и вставить его текст на лист или вставить его как объект или как изображение.

Outlook — одна из лучших доступных программ электронной почты, которую выбирают многие пользователи корпоративной электронной почты. Платформа является мощной, поскольку она хорошо упорядочивает большое количество электронных писем, интегрируется с многочисленными сторонними расширениями, имеет высокие ограничения на отправку для коммерческого использования, а несколько учетных записей легко создаются и управляются на одном сервере.

Одним из недостатков Outlook является простой способ экспорта электронной почты или возможность быстрого извлечения данных из электронной почты. Существует множество возможностей, начиная от копирования и вставки отдельных электронных писем в текстовые документы и заканчивая экспортом в формат CSV или Excel. Ни один вариант не идеален, и пользовательское форматирование часто теряется во время процесса.

Зачем экспортировать электронные письма?

На самом деле существует всего несколько причин для экспорта электронной почты из Outlook. Перемещение вашего почтового ящика на другой сервер и платформу требует экспорта, когда вы не хотите начинать все сначала.А переход на новую систему может привести к потере всех ваших важных переписок по электронной почте из прошлых обменов.

Чтобы не потерять ценные данные электронной почты, экспортируйте их в книгу Excel или один из многих других форматов. Имейте в виду, что загрузка в удобочитаемый и легко определяемый формат в новой системе, скорее всего, затруднена или невозможна. Лист Excel может упорядочивать беседы и действовать как база данных, в которой можно искать старые контакты и беседы по контексту или дате.

Еще одна причина для экспорта электронной почты – сохранение данных в файле резервной копии. Конфиденциальная информация, которая может потребовать отзыва в юридических или личных целях, заслуживает резервного копирования. Если ваш сервер когда-либо будет очищен, в файле Excel будет сохранена вся информация из предыдущих переписок по электронной почте.

Экспорт электронных писем из Outlook в Excel

Экспортировать электронные письма из Outlook в Excel очень просто. Имейте в виду, однако, что вы сохраните только простой текст и основные ссылки. Все остальное форматирование теряется. Если вы в конечном итоге захотите восстановить форматирование, хорошей альтернативой будет сохранение в виде HTML-файлов.

Откройте Outlook и нажмите «Файл», а затем «Открыть и экспортировать». Нажмите «Импорт/Экспорт» и «Экспорт в файл», прежде чем установить тип файла в Excel. CSV аналогичен и при желании легко перенесется в книгу Excel позже.

Наконец, выберите папку назначения, в которой нужно сохранить файл. Выберите «Готово», чтобы сохранить электронные письма в указанной папке. Выйдите из Outlook и перейдите в папку. Убедитесь, что файл сохранен, и попытайтесь открыть его. Книга Excel или файл CSV должны открыться со всеми данными электронной почты.

Альтернативные варианты

Другие типы файлов также поддерживаются Outlook. Метка .PST предназначена специально для резервного копирования электронной почты Outlook и других данных, хранящихся на сервере. .OLM выполняет ту же функцию в системах Mac. Загвоздка здесь в том, что файл совместим только с другими электронными письмами Outlook. Если вы хотите открыть или передать данные электронной почты, это должно произойти в другой учетной записи Outlook.

Другой обходной путь относится только к Gmail. Вы можете настроить учетную запись Gmail в Outlook, что, по сути, означает, что вы используете сервер Gmail, но лицо Outlook для управления электронной почтой. Системы работают вместе, и вы можете копировать все электронные письма Outlook в отдельные папки и перемещать их в новые папки Gmail. Если вы закроете Outlook после перемещения писем, они останутся на сервере Gmail.

Перенос электронной почты от всей компании с несколькими учетными записями затруднен, и не существует четкого пути для переключения платформ. Интеграция с такой системой, как Salesforce, которая отслеживает все действия отдельно, помогает, поскольку эти действия сохраняются в учетной записи Salesforce. Смените серверы, и, по крайней мере, у вас все еще будут адреса электронной почты и история для каждого письма. В противном случае смена сервера будет сложной и несколько грязной.

Если вы получаете много писем и вам нужно проанализировать содержащиеся в них данные, импорт писем из Outlook в Excel с помощью VBA сэкономит вам много времени. В этом посте мы собираемся изучить способ импорта всех электронных писем в заданной папке, которые были получены после определенной даты. Очевидно, что для этого на вашем компьютере должен быть установлен Microsoft Outlook.

Если вы не знакомы с VBA, вероятно, было бы неплохо прочитать этот пост о том, как использовать код VBA, который вы найдете в Интернете, прежде чем продолжить чтение и работу с заполненной книгой.

Для этого кода вам потребуется включенная библиотека объектов Microsoft Outlook 16.0. В визуальном базовом редакторе перейдите в «Инструменты», затем «Ссылки», установите флажок рядом с ним и нажмите кнопку «ОК», чтобы включить его.

В этом примере я буду импортировать данные из папки Outlook с именем Inbox/Net Sales Report/Sales. Если вы хотите импортировать из подпапки Sales, вам нужно будет добавить еще один .Folders («Имя подпапки») в строку кода Set Folder =.

Я добавил именованные диапазоны в книгу, ссылаясь на ячейку с именованным диапазоном в VBA, а не на общий адрес ячейки, такой как Range("A1"), что означает, что вы можете перемещать элементы в своей книге, не беспокоясь о нарушении код. Это именованные диапазоны, которые будет использовать код.

From_date: эта ячейка позволит пользователю ввести дату отправителя, чтобы возвращались только электронные письма, полученные (и находящиеся в нашей папке «Продажи») после этой даты.
eMail_subject — эта ячейка содержит заголовок столбца Subject. Темы из электронных писем будут импортированы чуть ниже этой ячейки.
eMail_date — эта ячейка содержит заголовок столбца Дата. Дата, полученная из электронных писем, будет импортирована сразу под этой ячейкой.
eMail_sender — эта ячейка содержит заголовок столбца Sender.Информация об отправителе из электронных писем будет импортирована чуть ниже этой ячейки.
eMail_text — эта ячейка содержит заголовок столбца Текст электронной почты. Основной текст из электронных писем будет импортирован сразу под этой ячейкой.

Вот код.

Это довольно простая процедура VBA, но она может быть очень полезна, если вам приходится иметь дело с большим количеством похожих электронных писем.

Читайте также: