Как увеличить срок хранения электронной почты в Outlook

Обновлено: 02.07.2024

Люди также спрашивают, как установить политику хранения в Outlook?

Войдите в Outlook в Интернете.
В верхней части страницы выберите Outlook (или Почта).
На панели папок щелкните правой кнопкой мыши сообщение или папку, к которой вы хотите применить политику, и выберите Назначить политику.
Выберите политику, которую хотите назначить.

Перейдите на страницу входа в Office 365.
В списке сообщений или на панели папок щелкните правой кнопкой мыши сообщение или папку, которым вы хотите назначить политику, и выберите Назначить политику.
Выберите метку хранения или политику архивирования, которую вы хотите назначить сообщению или папке.

Точно так же вы можете спросить, как изменить настройки Outlook для удаления?

Нажмите «Файл» > «Параметры».
В диалоговом окне «Параметры Outlook» нажмите «Дополнительно» на левой панели, а затем снимите флажок «Очищать папки с удаленными элементами при выходе из Outlook» в разделе запуска и выхода Outlook. Смотрите скриншот:
Нажмите кнопку "ОК", чтобы сохранить изменения.

Как проверить свою политику хранения в Office 365?

Эти политики можно найти на странице "Политики" в центре соответствия требованиям Microsoft 365 или на странице "Хранение" в разделе "Управление информацией" в центре безопасности и соответствия требованиям. Вы можете изменить политику сохранения, чтобы изменить срок хранения, но не можете вносить другие изменения, например добавлять или удалять местоположения.

Что означает политика хранения в Outlook?

Какова политика хранения Office 365 по умолчанию?

По умолчанию сообщения остаются во вложенной папке «Удаленные» в течение 15 дней в локальной среде Exchange и в течение 14 дней в Office 365. Таким образом, с помощью этого нового параметра вы можете установить желаемый период восстановления.

Сколько времени требуется для применения политики хранения?

После того как вы примените новую политику хранения к почтовым ящикам на шаге 4, применение новых параметров хранения к почтовым ящикам в Exchange Online может занять до 7 дней. Это связано с тем, что процесс, называемый помощником для управляемых папок, обрабатывает почтовые ящики раз в 7 дней.

Как вы создаете разные ярлыки в Outlook?

Присвоение метки беседе Щелкните правой кнопкой мыши цепочку, которую хотите пометить. Выберите Назначить политику > Метки. Выберите ярлык, который хотите применить к беседе.

Что такое политика хранения на бирже?

Exchange Retention — это возможность сохранять и удалять информацию при обмене в Интернете. Управление хранением сообщений (MRM), которое помогает хранить, архивировать и удалять информацию в почтовых ящиках Exchange. Этот подход работает как для Exchange Online, так и для локальной версии Exchange версий 2010, 2013, 2016 и 2019.

Как отключить сохранение в Outlook?

Удалить правила хранения из папки в Outlook 2010 В Outlook 2010 в области навигации щелкните почтовую папку. На вкладке Папка в группе Свойства щелкните Политика. В разделе «Политика папок» измените текущий параметр на «Использовать политику родительских папок». Нажмите «Применить», а затем «ОК», чтобы сохранить и выйти.

Что такое архивная политика?

В Exchange Online вы можете использовать политики архивации для автоматического перемещения элементов почтовых ящиков в личные (локальные) или облачные архивы. Политики архивации — это теги хранения, использующие действие хранения «Переместить в архив». Вы также можете создавать свои собственные политики архивирования и хранения и применять их к пользователям почтовых ящиков.

Как изменить политику хранения в Outlook?

На панели навигации щелкните, чтобы выделить почтовую папку, которую нужно изменить. На вкладке Папка щелкните Политика. В списке «Политика папок» задайте нужную политику хранения и нажмите «ОК».

Почему мои входящие электронные письма попадают в удаленные элементы?

При использовании функции "Игнорировать" в Outlook сообщения автоматически перемещаются в папку "Удаленные". Эта проблема возникает, когда вы выбираете «Игнорировать» в сообщении электронной почты, а затем в ваш почтовый ящик приходит более позднее сообщение из этой цепочки.

Что такое архив Office365?

Архивация в Office 365 (также называемая архивацией на месте) предоставляет пользователям дополнительное пространство для хранения почтовых ящиков. После того как вы включите архивные почтовые ящики, пользователи смогут получать доступ и хранить сообщения в своих архивных почтовых ящиках с помощью Microsoft Outlook и Outlook в Интернете (ранее известного как Outlook Web App).

Как предотвратить автоматическое удаление моих писем?

Для этого выполните следующие действия. Откройте приложение электронной почты. Коснитесь кнопки меню и нажмите «Настройки». Коснитесь Настройки учетной записи. Коснитесь учетной записи, которую хотите настроить. Коснитесь «Дополнительные настройки». Нажмите Настройки входящих.Прокрутите вниз и найдите Удалить электронную почту с сервера.

Как изменить свой архив в Outlook 365?

Изменение параметров автоархивации для отдельной папки. Выберите «Инструменты» > «Параметры», а затем перейдите на вкладку «Другое». Выберите Автоархивация. Установите флажок Запускать автоархивацию каждые n дней, а затем укажите, как часто следует запускать автоархивацию. Выберите нужные параметры. Нажмите "ОК".

Как безвозвратно удалить электронные письма в Outlook?

Откройте папку «Входящие», выберите, чтобы выделить сообщения электронной почты в папке «Входящие», которые вы хотите удалить без возможности восстановления, и одновременно нажмите клавиши Shift + Delete. 2. Во всплывающем диалоговом окне с предупреждением нажмите кнопку Да. Затем все выбранные сообщения электронной почты в папке «Входящие» удаляются навсегда.

Вы можете использовать метки хранения и политики архивации в Outlook в Интернете, чтобы упростить управление электронной почтой.

Ярлыки хранения определяют, как долго будут храниться ваши сообщения.

Политики архивирования определяют, как долго сообщения остаются в папке электронной почты, прежде чем они будут перемещены в архив.

Эти ярлыки и политики можно назначать как сообщениям, так и папкам в вашем почтовом ящике.

Примечание. Возможность назначать метки хранения и политики архивирования для вашей учетной записи может быть недоступна, если ваш ИТ-администратор не включил ее для вашей организации или учебного заведения.

Выберите версию для получения инструкций

Инструкции немного отличаются в зависимости от того, используете ли вы бета-версию Outlook в Интернете. Выберите версию Outlook в Интернете, которую вы используете, чтобы просмотреть действия, которые относятся к вам.

ЕСЛИ ВАШ ПОЧТОВЫЙ ЯЩИК ВЫГЛЯДИТ НА ТАК.

Примечание. Если ваша организация разместила свой логотип на панели инструментов, вы можете увидеть нечто, немного отличающееся от показанного выше.

Инструкции по бета-версии Outlook в Интернете

Инструкции для классической версии Outlook в Интернете

Примечание. Метки хранения и политики архивирования создаются вашим ИТ-администратором. Вы можете добавлять или удалять необязательные метки хранения и политики архивации. Обязательные ярлыки и политики нельзя удалить.

Чтобы назначить метку хранения или политику архивирования сообщению или папке:

Перейдите на страницу входа в Microsoft 365. Введите адрес электронной почты и пароль для своей учетной записи и выберите Войти.

В списке сообщений или на панели папок щелкните правой кнопкой мыши сообщение или папку, которым вы хотите назначить политику, и выберите Назначить политику.

Вот пример возможных типов меток хранения и политик архивирования:

Выберите метку хранения или политику архивирования, которую вы хотите назначить сообщению или папке.

Совет. Если вы хотите, чтобы к сообщению применялась та же политика, что и к папке, в которой оно находится, выберите «Использовать политику родительской папки».

Сообщения, удаленные меткой хранения, могут быть удалены навсегда или перемещены в папку "Удаленные". Продолжительность восстановления элементов определяется ИТ-администратором вашей организации. Период по умолчанию – 30 дней.

Чтобы восстановить сообщение, которое было удалено меткой хранения или политикой архивирования:

Используйте Восстановить удаленные элементы в папке «Удаленные». Если элемент больше не находится в папке «Удаленные», см. раздел Восстановление удаленных элементов или сообщений электронной почты в Outlook в Интернете.

Когда вы восстанавливаете элемент, вы должны либо поместить его в папку, с которой не связана политика, либо удалить политику из элемента после его восстановления. В противном случае элемент может быть снова удален.

Вы не можете назначать метки хранения или политики архивирования для элементов в календаре.

Ярлыки хранения и правила архивирования обрабатываются раз в семь дней.

Политика хранения — это время хранения элемента или папки с момента прибытия до момента их перемещения в папку «Удаленные». Другими словами, в настройках хранения электронной почты указан период времени для элементов до истечения срока действия, когда электронная почта удаляется. По сути, период хранения начинается с даты создания (т. е. отправки электронных писем) или даты получения (т. е. полученных электронных писем).

В большинстве организаций объем и сложность данных, связанных с электронными документами и мгновенными сообщениями, растут день ото дня. С помощью политики хранения становится легко сохранять содержимое, чтобы его нельзя было удалить безвозвратно до истечения срока хранения. Кроме того, он позволяет безвозвратно удалить содержимое по истечении срока хранения. Следовательно, большинство пользователей хотят знать, как изменить политику хранения электронной почты в Outlook 2016, 2013, 2010 и т. д. В этом блоге основное внимание уделяется преимуществам и приемам установки политики хранения для папки в Outlook 2013 и других версиях. .

Запросы пользователей — изменение политики хранения электронной почты Outlook

«Недавно я заметил, что политика хранения в моем Outlook по умолчанию установлена на 30 дней. В нем указано, что электронные письма будут храниться только в течение 30 дней после удаления, после чего они будут удалены навсегда. Я в замешательстве и мне нужно немедленно изменить настройки. Можно ли изменить параметры политики хранения? Если да, предложите правильный способ установки политики хранения электронной почты для папки. Заранее спасибо!»

«У меня есть 60 дней строгой политики хранения. Необходимо срочно архивировать прошлые электронные письма. Я могу копировать файлы MSG в локальную папку, но не могу сортировать их по дате получения. Если я попытаюсь экспортировать электронные письма в локальный файл PST, повлияет ли на этот файл политика хранения? Есть ли другой способ изменить политику хранения электронной почты в Outlook 2016?»

Что происходит, когда элемент удаляется навсегда?
Вопрос в том, что если срок хранения электронного письма или папки истек. Он будет навсегда удален или удален из учетной записи. И не будет никакого ручного решения для восстановления жестко удаленных электронных писем. Единственное решение — использовать надежное стороннее приложение, такое как Outlook PST Recovery Tool, для восстановления навсегда удаленных электронных писем из файла Outlook PST. Посетите указанную ссылку для получения подробной информации.

Преимущества эффективного управления политикой хранения почты

Уменьшите риск в случае судебного разбирательства или нарушения безопасности, навсегда удалив старые данные, которые не требуются.
Помогает организации эффективно обмениваться информацией, гарантируя, что пользователи работают с релевантным и актуальным контентом.
Обеспечивает принятие упреждающих решений в отношении хранения данных: сохранять или удалять контент или одновременно сохранять и удалять контент.
Позволяет применить единую политику ко всей организации или только к определенным местоположениям или пользователям.
Применить политику ко всему контенту или только к контенту, который соответствует определенному ключевому слову или определенным типам конфиденциальной информации

Примечание. Всякий раз, когда на контент распространяется политика хранения, пользователь может редактировать и работать с контентом, как будто ничего не изменилось. Поскольку содержимое сохраняется в исходном месте. С другой стороны, если пользователь редактирует или удаляет контент, на который распространяется политика. Затем копия контента сохраняется в безопасном месте, где сохраняются данные.

Срок хранения в Outlook 2013

Период хранения охватывает определенный период времени. Можно настроить политику хранения электронной почты в соответствии с требованиями. Это изменение настроек поможет изменить политику хранения электронной почты в Outlook 2016, 2013, 2010 и других более ранних версиях.

Доступные политики включают удаление в течение 1 недели (7 дней) и удаление в течение 1 месяца (1 месяц).
Кроме того, чтобы воспользоваться долгосрочными политиками, выберите вариант удаления на 1 год (1 год) и на 5 лет (5 лет).
В случае важных данных или данных, которые нельзя удалить, например, важные сообщения или папки, выберите параметр Никогда не удалять (Никогда)

Советы по изменению политики хранения электронной почты в Outlook 2016 и 2019

Срок хранения элементов данных электронной почты по умолчанию составляет два года. Поэтому электронные письма, которым два года или больше, будут безвозвратно удалены. Чтобы сохранить электронные письма, пользователь может установить индивидуальную политику хранения для папки. Следовательно, переместите все электронные письма в папку и вручную установите более длительный срок хранения.

Решение 1

Во-первых, откройте приложение Outlook, чтобы настроить политику хранения электронной почты в Outlook 2013.
Затем откройте меню "Главная" и выберите папку, которую необходимо изменить.

В списке «Политика папок» выберите нужную политику хранения и нажмите «ОК».

Примечание. Политика хранения почты может быть изменена только для созданных папок. Для папок «Входящие», «Исходящие», «Черновики», «Удаленные» и «Отправленные» установлены фиксированные политики.

Решение 2

Пользователь может восстановить элемент данных, который был удален, следуя методу реестра. Это можно сделать, создав или изменив значение реестра, указанное ниже,

Заключение

Для пользователя, который ищет решение для настройки политики хранения электронной почты в Outlook, это правильный блог. В этом блоге четко объясняется использование и ручные приемы для изменения политики хранения электронной почты в Outlook 2016, 2013, 2010, 2007 и т. д.Ручные решения в некоторой степени ограничены и иногда не могут восстановить данные, которые были безвозвратно удалены. Если пользователь хочет восстановить безвозвратно удаленные данные или другие элементы данных PST по истечении срока хранения. Затем переключитесь на Outlook Recovery — профессиональный инструмент. Это эффективный инструмент для восстановления удаленных электронных писем Outlook из файла PST. Он также способен исправлять как незначительные, так и серьезные повреждения в файле PST.

Отдельная политика хранения может быть установлена для папок в следующем диапазоне периодов:
1. Одна неделя
2. Один месяц
3. Шесть месяцев
4. Один год
5. Три года
6. Пять лет
7. Семь лет

Для этих папок политика хранения по умолчанию установлена на 2 года. Чтобы изменить их, вам нужно будет создать папку (или подпапку) и переместить в нее электронные письма. Затем выполните действия, описанные в статье.

Да, вы можете легко установить политики хранения для папок в Outlook 2019, Outlook 2016, Outlook 2013 и более ранних версиях.

По истечении срока действия политики электронные письма безвозвратно удаляются из MS Outlook. Однако вы все равно можете восстановить их с помощью инструмента восстановления Outlook.

Об авторе

Тедж Пратап Шукла

Разносторонний технократ, всегда находящийся в поиске новых и интересных областей, связанных с технологиями. Работает над многочисленными техническими проблемами, с которыми часто сталкиваются пользователи. Предоставляет удобные решения для решения многочисленных технических проблем.

UW-IT создал список вариантов для Outlook, которые простым щелчком мыши могут установить утвержденный период хранения для вашей электронной почты. Всегда помните, однако, что удержание состоит из двух частей: когда вы начинаете считать (отсечение) и количество лет, которое нужно считать, прежде чем электронные письма могут быть удалены. Если вашего отдела нет в UW-IT Outlook, попросите вашего ИТ-администратора связаться с нами, чтобы создать аналогичные политики хранения для вашей электронной почты.

Пожалуйста, убедитесь, что ваши электронные письма достигли своего предела, прежде чем выбрать режим хранения. Обратите внимание, что даже после включения этого таймера ни одно сообщение не удаляется автоматически. Вместо этого, когда срок хранения заканчивается, сообщения помещаются в папку «Восстановить удаленные элементы» на 14 дней, после чего они удаляются.

Если вы получили запрос на публичные записи, уведомление об аудите или записи вовлечены в судебный процесс, вы можете щелкнуть соответствующие электронные письма и вернуть их в папку без автоматического хранения.

Ознакомьтесь с общим графиком хранения документов UW или графиком хранения документов вашего отдела, чтобы определить подходящие сроки хранения ваших электронных писем.

Назначить политику хранения для папки электронной почты

В Outlook щелкните правой кнопкой мыши папку, для которой вы хотите назначить политику хранения, и выберите "Свойства".

Перейдите на вкладку "Политика".
Выберите политику папки на основе периода хранения, который вы определили из утвержденного графика хранения записей
- Мы рекомендуем: для временных электронных писем, таких как папка для новостной рассылки или уведомлений, выберите период времени менее 6 месяцев.
Назначить политику хранения для сообщений электронной почты
- Щелкните правой кнопкой мыши письмо, для которого хотите назначить политику хранения, и выберите «Назначить политику».
- Выберите политику на основе периода хранения, который вы определили из утвержденного графика хранения записей.
- Обратите внимание, что после применения политики вы увидите информацию о хранении в заголовке вашего электронного письма.
При использовании политики хранения Outlook сообщения, соответствующие условиям хранения, перемещаются в папку "Восстановление удаленных элементов" на 14 дней, после чего они удаляются.

Читайте также: