Как управлять запасами в Excel

Обновлено: 03.07.2024

Как и во многих других компаниях, занимающихся электронной торговлей, ваши операции могли начаться с достаточно малого размера, чтобы не требовать использования передового программного обеспечения. Возможно, у вас было время и гибкость, необходимые для отслеживания запасов с помощью электронных таблиц Excel, и какое-то время они, казалось, работали нормально. Но со временем (если вы еще этого не сделали) вы, скорее всего, перерастете возможности управления запасами в Excel и обнаружите, что вам нужен более комплексный подход.

Если вы хотите добиться долгосрочного роста, вашей компании действительно нужен способ автоматизации цепочки поставок, автоматического отслеживания запасов в каналах продаж и обновления данных о запасах в режиме реального времени. Чем раньше вы включите эти средства автоматизации в свою бизнес-модель, тем раньше вы начнете пожинать плоды. И одним из наиболее важных инструментов для автоматизации вашего инвентаря является всестороннее программное обеспечение для управления запасами.

Читайте дальше, чтобы узнать больше об ограничениях, связанных с управлением запасами с помощью Excel, а также об огромных преимуществах внедрения современной системы управления запасами.

Как создать систему управления запасами

Управление запасами в Excel может хорошо подойти владельцам малого бизнеса, которые только начинают свою деятельность и которым требуется место для хранения информации об их запасах. Но чтобы использовать электронные таблицы Excel, вам сначала нужно ознакомиться с программой и научиться организовывать свой инвентарь с помощью столбцов категорий и ручного ввода продуктов.

1. Создайте таблицу

Чтобы управлять своим инвентарем в Microsoft Excel, начните с создания новой электронной таблицы. Откройте Excel, перейдите в меню и выберите «Создать». Нажмите на пустую книгу, чтобы начать с нового листа Excel, или нажмите Ctrl + N. Затем перейдите в рабочую область электронной таблицы, чтобы ввести конкретную информацию.

2. Добавьте любые необходимые категории товаров в виде столбцов

После того как ваша новая таблица будет готова, вы можете добавить вкладку с заголовком "Продукты", где будет отображаться весь список вашего инвентаря. Открыв вкладку «Продукты», вы можете создать таблицу для размещения категорий продуктов в виде столбцов. Назначив эти отдельные столбцы, вы сможете отслеживать эффективность и прибыльность продукта по каждой категории.

3. Добавьте каждый продукт, который у вас есть, в таблицу

Далее вы можете добавить каждый продукт, который у вас есть, в соответствующий столбец категории. Насколько подробно вы хотите получить, зависит от вас, но определенно полезно указать название продукта, описание, прейскурантную цену и серийный номер или SKU. Другая полезная информация о ваших продуктах — это количество и стоимость запасов, местонахождение запасов и соответствующие точки повторного заказа.

4. Корректируйте количество по мере продажи

Даже если вы закончили вводить все необходимые сведения о продукте, вам все равно придется постоянно вести электронную таблицу. Поскольку Excel — это статическая система (т. е. в ней отсутствуют средства автоматизации и интеграции), вам придется довольно часто обращаться к своему рабочему листу и корректировать различные объемы запасов по мере продажи и перемещения товаров.

Очень важно следить за своими запасами, так как неспособность изменить эти количества может привести к задержкам в вашей цепочке поставок и большому количеству неточностей в запасах.

Недостатки электронной таблицы Excel для инвентаризации

Конечно, мы здесь не для того, чтобы принижать электронные таблицы Excel. мы понимаем, что это полезный инструмент для помощи компаниям — особенно тем, которые находятся в режиме запуска или имеют доступ к меньшему количеству ресурсов — выполнять простые управленческие или финансовые задачи. Но по мере того, как вы масштабируете свои операции и переходите на следующий уровень, сложность управления вашими запасами также будет возрастать.

Когда ваш бизнес в сфере электронной коммерции процветает, гораздо сложнее найти часы в день для обновления электронных таблиц, ручного отслеживания запасов или наблюдения за вашей дистрибьюторской сетью. Другими словами, если вы попытаетесь управлять своим растущим брендом с помощью электронных таблиц Excel, это окажется чрезвычайно ограниченным.

Давайте рассмотрим, почему это так, рассмотрев три недостатка, связанные с управлением запасами в Excel.

1. Трудоемкий процесс

Нельзя обойти тот факт, что обновление таблиц инвентаря — это трудоемкий процесс.В частности, требуется значительное время для ввода данных >> обновления данных >> экспорта, импорта и объединения листов >> просмотра данных >> согласования данных >> и этот список можно продолжить. И если вы надеетесь переложить какие-либо из этих обязанностей на кого-то другого, вам придется обучить их каждой функции шаблона инвентаризации Excel, чтобы они могли управлять своими данными.

Хотя электронные таблицы могут быть удобны для работы с единичным набором чисел, как только вы добавите новые артикулы в свой список запасов, требования к вашему времени и времени вашей команды значительно возрастут. К сожалению, это не разумное вложение, когда несколько человек тратят весь день на внесение данных в электронную таблицу; в идеале усилия и энергия команды должны быть сосредоточены на деятельности, направленной на получение прибыли, которая приносит дополнительную пользу вашему бизнесу.

2. Отсутствие автоматизации и отчетности в реальном времени

Когда вы хотите «автоматизировать» задачи и расчеты в шаблоне управления запасами Excel, большинство людей обращаются к формулам, сводным таблицам и условному форматированию. Однако эти функции оказываются довольно бесполезными, если вам нужно обновить количество запасов по нескольким каналам продаж, проверить уровни повторного заказа по мере истощения запасов или сместить точки распределения, чтобы лучше выполнять заказы. Ни в одном из этих случаев таблицы запасов не помогут.

Это связано с тем, что базовые электронные таблицы недостаточно сложны для отслеживания этой информации без ручного ввода или загрузки данных, и они, конечно же, не могут сообщать о том, что происходит с вашим инвентарем, как это происходит. Это отсутствие автоматизации и отчетов в режиме реального времени в конечном итоге помешает вашей компании принимать своевременные решения и извлекать выгоду из изменений на рынке; все данные о запасах, которые вы вводите в электронную таблицу, находятся в прошедшем времени, а это означает, что вы всегда будете на шаг позади своих конкурентов и во власти бесчисленных неэффективностей.

3. Больше шансов на ошибку

В среднем ручной ввод данных приводит к одной ошибке на каждые 300 введенных символов. А теперь прочитайте эту статистику еще раз и подумайте, какой эффект она может иметь в течение всего финансового года — довольно ошеломляющие, не так ли? Каждая ручная ошибка влияет на вашу прибыль, и даже самый опытный, хорошо обученный специалист по вводу данных время от времени совершает ошибки. Но такова природа ручного ввода тысяч строк данных в таблицу запасов.

Итак, вопрос в том, может ли ваша компания позволить себе эти ошибки? Если вы хотите, чтобы ваш бизнес электронной коммерции достиг больших высот, подводные камни ручного ввода данных могут действительно вас утомить. Это мнение еще более применимо, если у вас многоканальная структура, поскольку попытка собрать данные из нескольких каналов в разрозненные электронные таблицы — беспроигрышная ситуация.

Между поставками поставщиков, маршрутизацией заказов и отслеживанием запасов существует бесчисленное множество критических точек соприкосновения в рамках вашего выполнения и управления цепочками поставок, которые необходимо максимально защитить от ненужных ошибок.

Программное обеспечение для управления запасами и Excel для управления запасами

По мере роста вашего бизнеса вам нужны интеллектуальные решения для управления запасами, которые будут развиваться вместе с вами (чего не могут сделать листы Excel). Программное обеспечение для управления запасами, такое как Skubana, может помочь вашей компании выйти за рамки трудоемких электронных таблиц и объединить все аспекты вашей электронной коммерции — каналы продаж, уровни запасов, складирование, повторный заказ — и превратить их в единую и комплексную стратегию управления.

Существует пять ключевых преимуществ использования программного обеспечения для управления запасами по сравнению с электронными таблицами запасов Excel, как подробно описано ниже.

1. Автоматизация и экономия времени

Хотя электронные таблицы иногда полезны для малого бизнеса, нет никаких сомнений в том, что они становятся более трудоемкими по мере роста вашего присутствия. Программное обеспечение для управления запасами избавляет от утомительного и трудоемкого ручного ввода с помощью сканеров штрих-кодов и аналогичных процедур отслеживания запасов. На самом деле программное обеспечение для управления позволяет отслеживать входящие и исходящие заказы за считанные секунды.

Кроме того, автоматизация действительно может улучшить вашу масштабируемость, позволяя обрабатывать как заказы на покупку, так и заказы клиентов за меньшее время (и для этого требуется меньше сотрудников). Усовершенствованные системы управления запасами также автоматизируют процесс пополнения запасов, рассчитывая, сколько единиц необходимо заказать, чтобы поддерживать продажи.

Автоматизация способствует расширению функциональности *и* повышению продуктивности членов команды, поскольку у них будет достаточно времени, чтобы тратить его на расширение клиентской части, а не на внутреннюю логистику.

2. Многоканальная координация

Неотъемлемой частью роста бизнеса является успешное использование эффекта масштаба. Независимо от того, есть ли у вас несколько каналов продаж — интернет-магазины, партнерские сайты, торговые площадки — или дистрибьюторская сеть с несколькими складами и международным исполнением, программное обеспечение для управления запасами поможет вашей компании координировать информацию по всем сегментам.

Эта перекрестная коммуникация обеспечивается продуманной интеграцией программного обеспечения, которое подключается к вашим существующим решениям для управления. Независимо от того, где заказы приобретаются или где происходит их выполнение, система обеспечивает актуальное отслеживание покупок и цен и немедленно вычитает проданные товары из ваших текущих уровней запасов.

3. Улучшенная видимость инвентаря

В лучшем случае электронные таблицы Excel имеют ограниченное окно для движения ваших предметов инвентаря. И даже в этом случае они предлагают только поверхностные данные, которые нужно вводить и отслеживать вручную.

Программное обеспечение для управления запасами, с другой стороны, может легко отслеживать приход и уход между вашими каналами продаж и складами. Эта коллекция точек данных в режиме реального времени обеспечивает непревзойденное представление о том, чем именно занимается ваш бизнес.

Полная видимость имеет решающее значение для понимания того, что покупается, кем и в каких географических точках. Эта осведомленность поможет вам разработать стратегии, связанные с производством, маркетингом, управлением складом и многим другим.

Кроме того, наличие всех этих данных в одном месте (а не разбросанных по нескольким шаблонам отслеживания) позволяет мгновенно создавать целостные отчеты о вашем бизнесе. Проще говоря, чем надежнее ваши данные и чем быстрее вы сможете получить к ним доступ, тем точнее будет ваша бизнес-аналитика.

4. Повышение экономической эффективности

От широких возможностей автоматизации до более точных данных, программное обеспечение для управления запасами дает вашему бизнесу существенный толчок, а также способствует повышению экономической эффективности. Автоматизированное программное обеспечение просматривает ваш инвентарь, чтобы избежать слишком большого (или слишком малого) запаса в наличии, что может нанести огромный ущерб вашему денежному потоку.

А поскольку программное обеспечение для управления способствует большей точности, оно, в свою очередь, сводит к минимуму время, затрачиваемое на исправление или проверку ошибок, чтобы обеспечить точность данных, введенных вручную. Таким образом, помимо сокращения времени, затрачиваемого вашей командой на контроль данных, программное обеспечение для инвентаризации также гарантирует снижение накладных расходов. Благодаря этим разработкам вы можете переназначить свою команду на более важные задачи и меньше беспокоиться о возможных ошибках.

5. Лучшее обслуживание клиентов

Программное обеспечение для управления запасами не ограничивается только тем, что позволяет вам более подробно изучить свой бизнес. Оно также способно предоставлять широкий спектр услуг и аналитических данных вашим клиентам и службе поддержки. Платформы управления упрощают процесс заказа для клиентов, предоставляя им правильную информацию о наличии товаров, обновления о местоположении их заказа и беспрепятственную систему возврата, если с продуктом что-то не получится.

Такое динамичное взаимодействие с клиентами неизбежно сокращает время, которое ваша команда тратит на ответы на вопросы или решение проблем. С учетом сказанного, если и когда клиенту необходимо поговорить с представителем, программное обеспечение для управления запасами также упростит этот шаг. Решения для управления обеспечивают мгновенный доступ к статусу заказа клиента, поэтому ваша команда может предоставить наилучшее обслуживание, чтобы повысить удовлетворенность клиентов.

3 компании, которые масштабировались за счет отказа от управления запасами в Excel

Возможно, лучший способ оценить все преимущества системы управления запасами — узнать, как она помогла другим компаниям процветать. Ниже приведены три примера стартапов среднего уровня, которые столкнулись с препятствиями при масштабировании своего бизнеса, то есть до тех пор, пока они не воспользовались платформой управления запасами Skubana и не превзошли свои цели в кратчайшие сроки.

Украшения лунного сияния

Moonglow создает уникальные украшения, которые соответствуют фазам луны и самым важным датам в жизни их клиентов. Хотя у Moonglow был интересный продукт, у него также был огромный выбор стилей и SKU (почти 700 отдельных компонентов и примерно 175 различных стилей). Их потенциал для продажи комбинаций приближался к 5 500, и они учитывали все это с помощью элементарной электронной таблицы.

Аудит запасов показал, что Moonglow продавала больше одних товаров и мало знала о продажах других.Стало почти невозможно вручную следить за их продуктами, из-за чего они не могли рассчитывать продажи или прогнозировать будущее. Тем не менее, они хотели, чтобы их бизнес рос, поэтому Moonglow сознательно перешла на Shopify и заключила партнерское соглашение со Skubana, чтобы в режиме реального времени получать информацию об их невероятно разнообразных предложениях.

Skubana отреагировала на это, познакомив их с недорогими концепциями комплектации и комплектования. Объединив свои продукты в пакеты, Moonglow смогла учесть все SKU компонентов и точно вычесть их из своего запаса при продаже изделия. За год до интеграции со Skubana бренд завершил четвертый квартал с объемом продаж менее миллиона долларов, а в следующем году (*после* подключения к Skubana) они завершили четвертый квартал с объемом продаж более 2,5 млн долларов.

Кофе "Жажда смерти"

Компания Death Wish Coffee создала повторение для производства крепкого, качественно приготовленного кофе. Компания уже завоевала верных поклонников среди любителей кофе, но затем, в 2015 году, их уровень воздействия резко вырос. В том же году Death Wish выиграли конкурс малого бизнеса, в котором им был вручен 30-секундный рекламный ролик, показанный во время Суперкубка. За этим последовала лавина внимания и массовая волна перепроданности по двум их каналам продаж.

Их поставщики искали дополнительные повторные заказы, их клиенты сомневались в задержках продуктов, а их команда логистики работала круглосуточно, чтобы не отставать. Это была тяжелая битва, которую Death Wish быстро проигрывали, пока они не выполнили поиск по запросу «управление запасами Shopify» и не наткнулись на Skubana. После поучительного разговора и нескольких убедительных скриншотов Death Wish официально объединились со Skubana.

С тех пор Death Wish получила огромное представление об их инвентаре и теперь может указывать точные цифры и показатели. Эта точность помогла им лучше прогнозировать и получить больший контроль над поступающими заказами и выпускаемой продукцией. Их компания полностью отказалась от перепродажи и расширила свою деятельность по восьми активным каналам. С помощью Skubana компания Death Wish вернулась к тому, что у нее получается лучше всего: к приготовлению отличного кофе и развитию бренда, который теперь доступен на полках магазинов по всей стране.

Товары кочевников

Компания Nomad Goods позаботилась о попутчиках и искателях приключений, создав небольшое продуманное зарядное устройство, которым легко пользоваться в пути. После успешного проекта на Kickstarter компания Nomad Goods получила финансирование для разработки тонкого зарядного устройства с USB-кабелем в форме кредитной карты, которое поместится практически в любой кошелек. Это первое устройство принесло их компании невероятную известность и помогло расширить линейку продуктов, включив в нее более 30 различных наименований всего за несколько лет.

Но тот же рост, который привел к появлению продуктов Nomad в магазинах Best Buy, Urban Outfitters и Staples, также вызвал серьезные разногласия. По мере масштабирования бизнеса они не могли эффективно управлять различными списками продуктов, сетью складов и несколькими каналами продаж. Более того, у Nomad Goods не было фундаментального представления об их товарно-материальных запасах, а электронные таблицы, на которые они полагались, не приносили им никакой пользы.

Компания Nomad Goods устала от этой неэффективности и была готова максимизировать свои многоканальные продажи, поэтому они обратились к Skubana за помощью в организации их реализации. Благодаря системам Skubana Nomad Goods, наконец, смогли отслеживать свои запасы в каждой точке выполнения, расширяться до Amazon (как они всегда хотели) и эффективно увеличивать свои продажи по всем каналам. На собственном сайте Shopify заказы Nomad растут на 15% каждый месяц. А на Amazon объем их заказов ежемесячно увеличивается на 125 %, и никаких признаков замедления темпов роста не наблюдается.

Часто задаваемые вопросы об управлении запасами в Excel

Управление запасами в Excel может помочь компаниям отслеживать существующие элементы запасов. Используя листы Excel, пользователи могут вручную вводить информацию о своих продуктах в строки и столбцы, чтобы упорядочивать запасы, проверять доступность и корректировать эти цифры по мере продажи товаров.

Чтобы создать таблицу запасов в Excel, перейдите в меню и выберите «Создать», а затем нажмите пустую книгу, чтобы создать новый лист Excel. Там вы можете ввести соответствующие категории продуктов в виде столбцов и добавить каждый продукт, который вы носите, в назначенный столбец. Кроме того, вы можете вручную корректировать количество инвентаря по мере увеличения продаж.

По мере роста вашего бизнеса вам нужны интеллектуальные решения для управления запасами, которые будут развиваться вместе с вами (чего электронные таблицы Excel не могут сделать). Программное обеспечение для управления запасами имеет ряд широких преимуществ, таких как автоматизация, улучшенная прозрачность, повышенная экономическая эффективность и более качественное обслуживание клиентов, которые могут повысить эффективность вашей электронной торговли на всех уровнях.

Хотите посмотреть, как я с криком выбегу из комнаты? Попросите меня сделать что-нибудь в Excel.

Скорее всего, многие из вас, читающие это, реагируют на программное обеспечение Microsoft для работы с электронными таблицами так же, как и я. В мире есть два типа людей: те, кто любит Excel, и те, кто сделает все, что в их силах, чтобы больше никогда его не открывать.

Несмотря на мое неприятие этой программы, нельзя отрицать, что Excel — мощный инструмент в умелых руках. Огромное количество вещей, которые вы можете делать с помощью программного обеспечения, поражает.

В качестве примера возьмем управление запасами.

Небольшие компании могут отслеживать свои запасы вручную. Крупные компании обнаружат, что использование программного обеспечения как услуги (SaaS) для управления запасами упрощает их жизнь. Как насчет компании среднего размера?

Средние компании часто слишком велики, чтобы вручную отслеживать свои запасы. Они могут быть не готовы полностью использовать программное обеспечение для управления запасами. Каково их решение? Excel.

Excel обеспечивает идеальный мост между ручным отслеживанием запасов и программным обеспечением для управления запасами.

Сегодня мы поговорим о том, как этот мощный инструмент может помочь вам контролировать свои ресурсы.

Как вы используете Excel для отслеживания запасов?

Отслеживание запасов с помощью Excel может быть как простым, так и сложным. Вы можете добавлять бесконечное количество категорий, разные книги, сложные формулы для расчетов и многое другое.

Ключом к максимально эффективному использованию Excel как инструмента управления запасами является определение правильных деталей для отслеживания, а также категорий, которые вы будете использовать для разделения данных.

Вот несколько советов по отслеживанию:

Описание
Штрих-код или QR-код
Артикул
Местоположение
Номер ячейки
Единицы
Количество
Количество повторных заказов
Стоимость
Стоимость инвентаря
Пометить как изменить порядок

Это предложения. Не стесняйтесь удалять вещи, которые не имеют отношения к вашему бизнесу, или добавлять дополнительные элементы, которые вы хотите отслеживать. Эти конкретные категории дадут вам прочную основу для создания таблицы управления запасами.

На этом можно остановиться с электронной таблицей отслеживания запасов в Excel. Многие компании добиваются успеха и добиваются успеха.

Если вы хотите приключений, вы можете перейти на следующий уровень и добавить вычисления в свою электронную таблицу, воспользовавшись мощными вычислительными инструментами Excel.

Какие расчеты чаще всего используются в электронной таблице запасов Excel? Попробуйте это для начала:

Количество на складе
Стоимость покупки
Стоимость инвентаря
Количество под заказ

Как и при отслеживании данных, это основные рекомендации. Прелесть Excel в том, что вы можете настраивать и настраивать его практически для любых целей. Если есть другие расчеты, которые могут оказаться полезными для управления вашим инвентарем, добавьте их в свои листы.

Настоящим достоинством Excel является то, что он позволяет вам создавать именно то, что вы хотите, а не пытаться впихнуть свои конкретные потребности в программу, которая может иметь или не иметь именно те функции, которые вам нужны.

Где найти электронные таблицы Excel для управления запасами

Если вы готовы попробовать Excel в качестве предпочтительного инструмента управления запасами, следующим шагом будет поиск подходящей электронной таблицы. Хорошая новость в том, что у вас есть варианты. Если вы хотите создать свой собственный с нуля или найти идеальный шаблон, решения, которые вам нужны, всегда есть.

Вот несколько вариантов:

Создайте собственную электронную таблицу

Если вы уже являетесь мастером работы с электронными таблицами, создание таблицы с нуля является вполне приемлемым вариантом.

Применяя этот подход, вы получите именно то, что хотите и в чем нуждаетесь, потому что вы настроите его в соответствии с конкретными задачами инвентаризации. Затраты времени компенсируются преимуществами электронной таблицы, соответствующей требованиям вашей компании к управлению запасами.

Потенциальные недостатки здесь заключаются в том, что создание электронной таблицы с нуля может оказаться сложной задачей, если у вас сложные требования и вы не знакомы с тонкостями работы с Excel.

Исходя из этого, ваше знание Excel может быть ограничивающим фактором в ваших достижениях в электронной таблице.Если вы не понимаете всех функций Excel, возможно, вы не понимаете, что существуют более эффективные решения ваших задач по управлению запасами.

Использовать предварительно заполненный шаблон

Если создание электронной таблицы Excel для управления запасами с нуля кажется вам непосильным (или не лучшим использованием вашего времени), вы всегда можете выбрать готовый шаблон.

Excel предлагает множество шаблонов для самых разных нужд. Если вы откроете Excel и введете в поиск «инвентарь», вы найдете готовые примеры, отвечающие вашим требованиям.

После этого нужно просто найти тот, который отвечает всем основным требованиям, выбрать его и применить свои данные и информацию.

Найти шаблон в Интернете

Если вы не найдете в шаблонах Excel то, что вам нужно, не паникуйте. В Интернете доступен целый мир шаблонов.

С миллионами пользователей сообщество шаблонов Excel полно электронных таблиц, разработанных и используемых другими. Многие из этих шаблонов бесплатны. Вы находите тот, который вам нравится, загружаете его, и вперед к гонкам.

Если вы не нашли то, что вам нужно, среди множества бесплатных шаблонов в Интернете, есть и платные варианты.

Эти электронные таблицы зачастую сложнее, чем их бесплатные аналоги. В категории управления запасами многие предлагают функциональные возможности наравне с программным обеспечением для управления запасами, только за исключением некоторых ключевых функций этих программ.

< /p>

Девендра Гупта 06 апреля 2020 г. 18 минут чтения

Содержание

Зачем использовать Excel для вашей системы инвентаризации?
Настройте свой собственный лист Excel
Давайте узнаем, как эффективно использовать шаблон Excel, чтобы максимально эффективно использовать его.
Загрузить шаблон Excel для инвентаризации с формулами
Почему Excel не лучший инструмент для управления запасами?
Вкратце…
Основные ресурсы:

Все говорят: "Отслеживание вашего инвентаря может стать сложной задачей, если ею не управлять должным образом".

Однако я не согласен с тем, что правильное утверждение —

"Отслеживание вашего инвентаря может стать сложной задачей, если не управлять им должным образом с помощью подходящего инструмента".

Да, правильные инструменты, прошли те времена, когда люди пользовались бумагой, ручкой и листами журналов (да, все еще есть люди, использующие ручку, бумагу и другие материалы). В наше время, чтобы выжить в конкурентной среде, нужно использовать самый эффективный инструмент, который есть на рынке.

Здесь, в этом блоге, мы не будем говорить о самом эффективном инструменте, но да, мы будем говорить о втором по эффективности инструменте, а именно о электронной таблице Excel.

Таблицы – это самый простой способ управлять своими запасами и связанными с ними данными, такими как запасы, продажи, закупки, заказы, поставщики и бесплатные отчеты базового уровня!

Известно, что электронные таблицы Excel имеют различные ограничения (как я уже сказал, не лучший инструмент, но да, достаточно мощный, чтобы помочь стартапу расти), но он может работать для малых предприятий и стартапов в начало. Excel — недорогое решение для управления запасами, но не самое лучшее.

Зачем использовать Excel для вашей системы инвентаризации?

Вы можете подумать, что это устаревший способ управления запасами, но тем не менее некоторые стартапы с ограниченными средствами управляют своими запасами с помощью ручки, бумаги и журналов. Конечно, это требует больших человеческих усилий и вероятности непоправимых человеческих ошибок, которые могут стоить вам денег, а потеря денег на начальном этапе вашей деловой карьеры — это не то, к чему вы хотели бы или стремились.

Итак, чтобы уменьшить количество ошибок и повысить эффективность, вы можете начать контролировать свой инвентарь с помощью Excel. Это недорогой и эффективный инструмент для управления запасами.

Excel рекомендуется для малого бизнеса, особенно для тех, кто только начинает свой путь. Хотя у него есть свои ограничения, это все же лучше, чем использование ручки, бумаги и журналов.

Благодаря расширенным математическим возможностям программное обеспечение можно с легкостью использовать для организации и управления различными аспектами инвентаризации и управления бизнесом. Вы также можете использовать Excel с другими приложениями, чтобы справляться с трудными ситуациями в бизнесе, требующими исключительных навыков расчета.

Создавайте групповые таблицы, используйте фильтры результатов поиска и мгновенно получайте информацию об изменениях в инвентаре. Довольно легко обнаружить недостатки и быстро исправить их, не тратя много времени и денег.

Настройте свой собственный лист Excel

Вы можете создать свой собственный лист Excel, и вот для чего вам нужно создать вкладки.

Номер элемента
Название элемента
Цена товара
Стоимость товара
Описание товара
Запас товара
Местоположение объекта
Количество для повторного заказа
Проданное количество
Пора изменить порядок
Объем продаж
Общая стоимость инвентаря
Ресурсы в наличии
Продукт активен или больше не поддерживается
Доступно для обещания.
И многое другое…

Единственная проблема заключается в том, что чем больше столбцов и строк вы создадите, тем больше вещей вам придется отслеживать и обновлять в Excel.

Как упоминалось ранее, вы можете использовать формулы Excel для расчета общей прибыли, общей стоимости, общего объема продаж и т. д.

Вот некоторые формулы, которые можно использовать для расчета запасов и управления ими.

Формула суммы может быть записана как – =сумма(имя столбца*имя столбца)

Сумма используется для суммирования цифр в двух и более ячейках автоматически. Это может уменьшить головную боль при суммировании чисел в каждой ячейке с помощью калькулятора. Вместо этого вы можете просто применить эту формулу и получить сумму величин.

Вычитание

Формула вычитания – = (имя столбца - имя столбца)

Это можно использовать для автоматического вычитания продаж из инвентаря, чтобы получить инвентарь в наличии.

Это полезная формула, позволяющая следить за инвентарем под рукой

Сортировку можно использовать для сортировки содержимого в соответствии с количеством в ячейках. Вы можете использовать опцию сортировки, чтобы найти товары по их количеству, категории, цвету или себестоимости. Всякий раз, когда вам нужно заказать инвентарь, вы можете отсортировать его и выяснить, какие продукты нужно заказать и в каких количествах в зависимости от их характеристик.

Формула ранга: = Ранг (ячейка, ячейка: ячейка)

Рейтинг можно использовать, чтобы отличить быстроходный инвентарь от медленноходного. Вы также можете ранжировать запасы на основе количества или себестоимости и соответствующим образом планировать свою стратегию управления запасами.

Чтобы научиться создавать Excel для управления запасами с помощью видео, посмотрите видео ниже.

Вы можете подумать: "Хотел бы я иметь готовую таблицу Excel".

Что ж, ваше желание - наша команда. Вот готовый шаблон листа инвентаризации Excel для управления запасами, и не волнуйтесь в следующей статье. Мы научим вас пользоваться этой таблицей запасов Excel на примере.

Просто нажмите и загрузите Excel для отслеживания запасов.

Мы сделали предварительную формулировку и связывание таблиц данных. Лист готов для непосредственного ввода данных. Начинайте!

Давайте узнаем, как эффективно использовать шаблон Excel, чтобы максимально эффективно использовать его.

Разделите и введите всю стандартную информацию, связанную с продуктами, заказами и покупками, на соответствующих листах, которые уже классифицированы для вас. Можно вводить и отслеживать такую информацию, как название продукта, артикул, местонахождение склада, поставщик, текущий уровень запасов, точка повторного заказа, канал продаж, заказ на покупку, количество покупки и т. д.

Используя предварительно установленные нами формулы, Excel автоматически заполняет или вычисляет общую сумму заказа, количество покупок, которые необходимо купить, местонахождение на складе и многие другие значения, если они вводятся до или после необходимой информации. введено.

Дальше мы покажем, как это делается.

Ежедневно обновляйте свой лист продуктов, чтобы фиксировать доступный текущий уровень запасов или любые изменения в стандартной информации, такой как артикулы или поставщики, или при добавлении новых продуктов.

Обновляйте лист заказа, когда поступает новый заказ и подтверждается в любом из ваших каналов продаж. Это можно делать ежедневно или еженедельно, в зависимости от типа вашего бизнеса.

Обновляйте свой лист покупок, когда конкретный продукт приближается к точке повторного заказа и его необходимо пополнить. В этот момент размещается новый заказ на покупку. Это можно делать раз в две недели или чаще, в зависимости от бизнеса.

Использование электронных таблиц Excel

Вы найдете нижеупомянутые формулы с их приложениями в шаблоне листа инвентаризации Excel с предварительно загруженными формулами и связыванием всех данных!

Связать информацию

Определенная информация зависит от других параметров, которые можно связать между собой для отмены ручного расчета каждый раз. Для управления запасами с помощью Excel цена продажи зависит от себестоимости и цены наценки. Наценка остается постоянной, но Себестоимость для каждого продукта варьируется в зависимости от таких факторов, как поставщик, спрос на продукт и т. д. Используя формулы Excel для управления запасами «СУММ» или «СУММЕСЛИ», мы связали эти три параметра, чтобы получить расчетная Цена продажи самостоятельно. Для каждого продукта:

Продажная цена = себестоимость + цена наценки.

Наценка записывается заранее.

Используя формулу СУММ, вы автоматически получаете расчет цены продажи каждый раз, когда вводите себестоимость.

Формула: "=СУММ(G3, H3)"

Синтаксис: SUM(число1, [число2, …число_n])

Справочная информация

При ведении записей одна и та же информация упоминается несколько раз. Для управления запасами такая информация, как «Местонахождение склада», которая прикрепляется к SKU, необходима при работе с

Покупка – чтобы знать, куда поместить товары, когда они поступят.
Подбор — чтобы увидеть, где лежит товар
Возврат – чтобы знать, куда вернуть товар.

Когда у вас есть более 1000 товаров, невозможно снова и снова записывать две, пять или более сведений, таких как местонахождение склада, для каждого артикула.

Используя такие формулы, как "VLookUp" или "HLookUp" в Excel, мы помогаем вам дублировать информацию по мере необходимости.

Вы хотите, чтобы имена поставщиков со страницы вашего продукта отображались на странице покупки. Мы использовали SKU в качестве внешнего ключа для поиска между двумя страницами/листами и отображения имени поставщика на странице покупки в ту же секунду, когда вы вводите Артикул!

Синтаксис: ВПР(значение, таблица, номер_индекса, [приблизительное_соответствие])”

Графическое представление данных

Анализ данных с использованием только чисел и кодов может свести вас с ума! Excel предоставляет различные варианты графического представления ваших данных в виде графиков, диаграмм, диаграмм, Smart Art и т. д. Это делает анализ данных более организованным и простым для интерпретации.

Подсказывает, когда нужно действовать

Иногда ваши товары заканчиваются на складе, и вы застигнуты врасплох! Мы ввели условия в шаблон листа Excel для инвентаризации с помощью «Условного форматирования», что означает предупреждение для вас, когда количество запасов достигает или пересекает точку повторного заказа. Это помогает предупреждать вас до того, как запасы закончатся, без необходимости каждый раз просматривать сотни ячеек и избегать каких-либо происшествий. Вы также можете различать столбцы и строки по цветам или градиентам на основе отличительных признаков.

Условное форматирование также можно использовать для сложных задач и вмешательств.

Прогнозирование

Excel позволяет выводить линии тренда за пределы графика, чтобы предлагать прогнозы будущей активности, и такие прогнозы могут помочь компаниям разработать свою будущую стратегию.

Прогнозирование на основе формул также можно выполнять с помощью формулы Excel «Прогноз».

Прогнозирование значения y в зависимости от значения x:

Формула: "=ПРОГНОЗ(700, J3: J9, I3: I9)"

Синтаксис: "=ПРОГНОЗ(значение_x, известные_значения_y, известные_значения_x)"

Вы получите отображаемое значение y.

Загрузить шаблон Excel для инвентаризации с формулами

Почему Excel не лучший инструмент для управления запасами?

Если вы недавно начали работать с Excel, возможно, вы еще не сталкивались с его ограничениями! Но одна ошибка в Excel тоже может стоить дорого.

Forbes заявляет, что Microsoft Excel может быть самым опасным программным обеспечением на планете. Мы думаем, что вы начинаете понимать критичность опасностей, которые несет с собой Excel!

Запасы являются одним из наиболее важных активов розничного бизнеса, поэтому их необходимо тщательно отслеживать и контролировать. Управление запасами с помощью Excel, который вы, возможно, заменили ручкой и бумагой на готовый шаблон Excel для управления запасами. Но вам нужно помнить, что вы по-прежнему используете второй лучший инструмент на рынке, чтобы достичь вершины, вам нужно использовать лучшую форму инструментов управления запасами.

Тем не менее, давайте рассмотрим недостатки и ограничения Excel.

1. Управление заказами

Заказы, поступающие из нескольких источников, необходимо записывать в Excel вручную, что задерживает процесс выполнения заказа.
Скрининг и поиск заказов становятся слишком монотонными, даже с функциями СОРТИРОВКИ.
Отсутствует приоритизация заказов, так как их можно упорядочить только по дате, алфавиту и т. д., по которым заказы выполняются в хронологическом порядке, с пропуском приоритета или специальными заказами.
Статус заказа, наличие на складе и доставка никогда не отображаются в режиме реального времени, так как они обновляются через несколько минут. Это снижает скорость выполнения заказов, поскольку на их выполнение и обработку уходит больше времени.

2. Категории товаров

Excel состоит из множества строк и столбцов, что делает его плоским для анализа. Он имеет фиксированный макет, который не может поглощать изменения и неожиданные сценарии, что делает его негибким инструментом.
Существует около десяти параметров продукта: название продукта, описание SKU, местонахождение на складе, поставщик, текущий уровень запасов, точка повторного заказа, себестоимость, розничная цена, заказанное количество и многое другое.Крайне неудобно постоянно обновлять соответствующие числа для каждого продукта в сотнях ячеек.

3. Утерянные возвращенные товары

Невозможно связать конкретный возвращенный продукт с соответствующим Заказом в Excel. Необходимо создать отдельные листы для возвратов, которые просто отображают данные о возврате, а затем соединение двух листов с помощью V-lookup может иметь смысл, но это неэффективный способ работы с возвратами.
Когда продукт возвращается, вы можете обращаться с ним одним из трех способов: свежим запасом, восстановлением или утилизацией. Хранение этих данных по отдельности в Excel — долгая задача, так как каждый раз приходится сортировать каждый продукт по этим категориям.

4. Формула возни

Выбор между n формулами и упорядочивание данных в соответствии с ними может занять много времени, не говоря уже о том, чтобы делать это несколько раз!
Всегда точно применять формулы — сложная задача, главным образом из-за высокой вероятности ошибок, просчетов, неверного прочтения и дублирования данных.
Ввод формул, связывание данных друг с другом и применение к данным различных условий может занимать много времени и энергии и требует чрезмерного постоянного внимания записывающего его человека.

5. Только узкая идея

Нигде не хранится ни просмотр записей, ни история транзакций. Если вы хотите найти транзакцию, которая произошла много лет назад, вам нужно использовать множество фильтров и нажимать различные клавиши, чтобы получить данные из Excel.
Сводная информация обо всем инвентаре недоступна. Excel не может постоянно показывать вам общую картину. Например. Данные, относящиеся к нескольким складам или каналам продаж, полному ассортименту продукции и т. д.
Excel может быстро стать слишком сложным и ограничить быстрый анализ данных или четкий обзор, что приведет к отсутствию контроля.
Прогнозирование, отчетность и анализ практически отсутствуют. Базовые математические формулы и графики не могут предсказать реальные бизнес-сценарии.

Тем не менее, если вы хотите управлять своим инвентарем с помощью шаблона Excel, щелкните изображение, чтобы бесплатно получить наш эксклюзивный инвентарь в шаблоне Excel!

Вкратце…

Excel — отличный инструмент для управления запасами, но давайте признаем правду. бесплатные вещи идут с ограничениями и не самые лучшие. У лучших вещей есть цена, и если вы готовы заплатить эту цену, вы можете «преуспеть» в своем бизнесе, в буквальном смысле.

Итак, если у вас малый бизнес, амбициозный стартап и т. д. или у вас меньше бизнеса, вы можете использовать Excel, и это поможет вам в развитии вашего бизнеса, но что опубликовать? Мы уверены, что вы строите свой бизнес на постоянной основе. Хотите ограничиться простыми и базовыми инструментами?

Конечно, нет, так что вот сделка. Вы можете загрузить готовый храм Excel, и когда вы почувствуете, что вам нужно перейти от Excel к чему-то лучшему, вы знаете, например, «лучший способ управления запасами». Вы можете вернуться к нам и подписаться на 15-дневную бесплатную пробную версию программного обеспечения для автоматизированного управления запасами и испытать изменения на себе.

И да, еще одна вещь: вы можете выбрать 15-дневную бесплатную пробную версию прямо сейчас. Кроме того, плата не взимается, и вы также можете продолжать использовать бесплатный шаблон Excel.

Excel — недорогой способ отслеживать запасы, хотя у него есть ограничения (и возможность ошибки), которых нет у программного обеспечения для управления запасами. Электронная таблица предлагает практически бесконечные столбцы для классификации и сортировки необходимых данных. Вы можете создать электронную таблицу или скачать наш предварительно заполненный шаблон инвентаризации в формате Excel ниже, чтобы помочь вам управлять своим инвентарем.

Как отслеживать запасы в Excel

Используйте электронную таблицу для отслеживания важной информации о запасах, такой как артикул каждого продукта, штрих-код, описание, местоположение, количество на складе, точка повторного заказа, стоимость и т. д. Вы также можете указать даты истечения срока действия, персонализированные заметки и изображения.

При желании вы можете включить в электронную таблицу формулы и расчеты. И вы можете создать рабочую книгу с взаимозависимыми электронными таблицами или вкладками, каждая из которых отображает данные по-разному. Но прежде чем приступить к отслеживанию данных, убедитесь, что вы фиксируете правильные данные.

< /p>

Попробуйте приложение Sortly для инвентаризации бесплатно!

Sortly — это более эффективная и быстрая альтернатива Excel для инвентаризации.

Упростите то, как, когда и где проводить инвентаризацию, с помощью популярного приложения Sortly для инвентаризации. Приложение Sortly так же просто в использовании, как и таблица инвентаризации, но предлагает множество инструментов для автоматизации самых утомительных и подверженных ошибкам задач инвентаризации.Это означает, что больше нет поврежденных ячеек, беспорядочных чисел или устаревших данных. Кроме того, вы сэкономите массу времени.

Составьте список категорий и необходимых расчетов

Прежде чем вы начнете вводить данные в Excel, составьте список категорий и вычислений, которые вам понадобятся для отслеживания запасов.

Категории ресурсов

Ниже приведены категории (некоторые из них часто используются в программном обеспечении для управления запасами), которые вы, возможно, захотите включить в столбцы электронной таблицы Excel:

Артикул
Штрих-код или QR-код
Описание
Местоположение
Номер ячейки
Единицы
Количество
Количество повторных заказов
Стоимость
Стоимость инвентаря
Пометить как изменить порядок

Расчет запасов

Вы можете добавить формулы в таблицу запасов. И вы можете использовать функцию справки в Excel или искать в Интернете учебные пособия по созданию формул. Подумайте, какие расчеты вам понадобятся. Вот некоторые примеры:

Количество на складе
Стоимость покупки
Стоимость инвентаря
Количество под заказ

Вам потребуются дополнительные таблицы, категории и расчеты для отслеживания продаж, эффективности бизнеса и других данных. Узнайте больше о формулах инвентаризации, которые обычно используются при отслеживании запасов.

Загрузить бесплатный шаблон инвентаря

Команда Sortly разработала простой, полностью настраиваемый шаблон инвентаризации для малого бизнеса. Вот два разных формата наших шаблонов электронных таблиц инвентаризации — просто нажмите, чтобы загрузить!

Этот бесплатный и простой в использовании шаблон – лучшая таблица Excel для отслеживания запасов. Этот шаблон хорошо подходит для тех, кто только начинает заниматься отслеживанием запасов в своем бизнесе. Не стесняйтесь вносить изменения в шаблон, чтобы он работал для вашего конкретного инвентаря.

Еще один бесплатный инструмент для отслеживания ваших запасов – программное обеспечение для управления запасами Sortly, которое намного проще, чем отслеживать вручную в Excel. Вы можете отслеживать до 100 элементов бесплатно или получать неограниченное количество записей с нашим планом Ultra (который поставляется с 14-дневной бесплатной пробной версией). Вы также можете загрузить приведенный выше шаблон для загрузки в Sortly в любое время. Читайте дальше, чтобы узнать больше о преимуществах и недостатках отслеживания в Excel по сравнению с программным обеспечением для управления запасами.

Читайте также: