Что такое Excel 2016
Обновлено: 05.07.2024
Важно знать, какую версию Excel вы используете
С 1985 года по настоящее время существовало 30 различных версий Excel. Сейчас у большинства пользователей Excel 2016, 2019, 2021 или 365.
Каждая версия Excel значительно отличалась от предыдущей, и версии для Mac и Windows по-прежнему сильно различаются. Если вам нужно изучить Excel, мы настоятельно рекомендуем вам изучить Excel 365, а не одну из устаревших версий. В этой статье вы узнаете почему.30
Содержание
Excel 365
Планируется, что Excel 365 будет иметь бесконечный срок службы. Вместо старого трехлетнего цикла обновлений 365 – это постоянно развивающийся продукт, в котором появляются новые функции по мере выпуска каждой новой версии.
Поскольку бизнес-пользователи не хотят постоянных изменений (и нуждаются в надежных надежных версиях), Microsoft представила концепцию «каналов обновлений» для Office 365. Крупные корпоративные пользователи могут подписаться на шестимесячный канал обновлений. Это обеспечило надежную и проверенную «полугодовую» версию в январе и июле каждого года. Интеллектуальный метод поддерживает постоянно меняющийся характер Office 365, публикуя новую версию наших книг каждый раз, когда добавляются важные новые функции. На момент написания этой статьи (в феврале 2022 г.) мы недавно опубликовали шестое издание, посвященное текущему обновлению за январь 2022 г. Smart Method — единственный издатель, который делает это, чтобы наши книги всегда были в актуальном состоянии.
С 2019 г. в Excel 365 было добавлено несколько замечательных функций, но ничто не сравнится с введением функций динамических массивов и динамических массивов в выпуске за июль 2020 г. Это не тривиальное изменение. Механизм Excel пришлось полностью переработать, чтобы распознавать новую концепцию динамического массива. В 2021 году были представлены автоматический анализ данных и запросы на естественном языке (функции, которые не были включены в выпуск Excel 2021). Связанные типы данных также были значительно расширены (опять же функция только для 365). Мы также нашли несколько отличных приложений для пользовательских типов данных (еще одна функция, представленная совсем недавно) и (в книгах 2021 и 365 Expert Skills) поделились нашей реализацией многоязычных форм и отчетов, которые теперь можно очень легко создавать с помощью этого нового особенность.
В Excel 365 огромное количество старых функций Excel теперь могут работать совершенно по-новому, а некоторые старые любимые функции заменены современными функциями, поддерживающими работу с массивами. Например, функция ВПР была заменена на КСПР (современная функция массива, более универсальная, простая в использовании и более мощная).
Новая возможность динамического массива вывела Excel 365 в другую лигу по сравнению с Excel 2019. Динамические массивы принципиально несовместимы с Excel 2019 и приведут к тому, что современные книги (созданные с помощью Excel 365) не будут работать должным образом в устаревших версиях. В Excel 2021 этой проблемы нет, поскольку он поддерживает динамические массивы.
Excel 365 — это последняя, лучшая и самая мощная версия Excel, которую вы можете использовать. Она доступна по очень скромной ежемесячной подписке.
Новые функции Excel 2016. Недавно была выпущена новая версия Microsoft Office для Excel 2016, и все поклонники Office сходят с ума по ней! MS Office поставляется с функциями Excel 2016 и удобными опциями, которые, как мы надеемся, облегчат жизнь нам, компьютерщикам.
Функции Excel, формулы, диаграммы, форматирование, создание информационной панели Excel и др.
MS Excel всегда был скорее офисной программой, чем домашней, в отличие от MS Word или MS PowerPoint. Поэтому для Microsoft было крайне важно активизировать свою игру и разработать что-то инновационное и полезное, чтобы сделать эту и без того ценную программу еще лучше. Microsoft Office работает уже 27 лет, и ему удалось изменить рынок практически без конкурентов.
Для новичков, которые не знают, что такое MS Excel, позвольте начать с краткого введения. MS Excel — это электронная таблица, разработанная Windows. Он позволяет пользователю вводить, изменять и манипулировать данными.
В нем есть строки, столбцы и их пересечения, которые называются ячейками. Вы можете использовать MS Excel для арифметической обработки данных, а также в виде диаграмм.
С помощью MS Excel можно создавать наборы трехмерных графических дисплеев, которые позволяют отображать данные в виде диаграмм. При этом в MS Excel есть множество очень полезных функций, но для привыкания к ним может потребоваться некоторое время.
В новом MS Excel есть множество новых функций Excel 2016, которые могут изменить правила игры. Excel уже имеет массу замечательных функций, но не все из них так очевидны, а многие из них даже скрыты.В результате простая задача, выполняемая в один клик, превращается в запутанную серию вычислений.
Все в одном пакете Excel VBA (более 120 курсов) Более 120 онлайн-курсов | 500+ часов | Поддающиеся проверке сертификаты | Пожизненный доступ
4,9 (2356 оценок)
Существует не так много способов узнать это: либо вы узнаете о функции из Интернета или от друга, либо вы обнаружите ее самостоятельно, когда начнете регулярно ею пользоваться.
Визуально мало что изменилось. Тем не менее, он поставляется с множеством замечательных новых функций Excel 2016, многие из которых представляют собой объединение старых и новых.
Поэтому давайте сэкономим ваше время и сразу же перейдем к полезным функциям — новым и скрытым функциям MS Excel 2016, которые позволят вам работать быстрее и эффективнее.
Возможности Excel 2016
Мощный запрос
Что такое Power Query? Это функция анализа данных, доступная в Excel, которая позволяет объединять, уточнять и находить новые данные. Эта функция позволяет находить и подключать данные из самых разных источников. Это может помочь вам объединить и сформировать источники данных в соответствии с вашими требованиями к анализу данных, а также подготовить их для дальнейшего анализа.
Он также позволяет создавать настраиваемые представления. Пользователь может использовать синтаксический анализатор JSON для создания визуальных изображений данных на основе больших данных и Azure HDInsight. Вы также можете выполнять операции по очистке данных, а также импортировать данные из нескольких журналов файлов.
Что делает эту функцию еще более примечательной, так это ее способность извлекать и предоставлять данные из такого большого количества источников, как веб-страницы, Access, Oracle, Sybase, XML-файлы, txt. Файлы, базы данных Teradata и список SharePoint, и это лишь некоторые из многих. Раньше Power Query был отдельным подключаемым модулем в версии Office 2013.
В новой версии Office корпорация Майкрософт сочла целесообразным интегрировать эту чрезвычайно полезную функцию в качестве стандартной функции. Эта функция позволяет извлекать полезные данные из многих источников и интегрировать их в электронную таблицу с минимальными трудностями.
Его можно найти в Excel 2016. Вы можете получить доступ к этой функции на вкладке «Данные» в группе «Получить и преобразовать». Затем он покажет вам различные параметры, из которых вы импортируете данные.
Прогнозирование в один клик
В следующий раз, когда ваш начальник позвонит вам, чтобы узнать прогноз продаж в следующем месяце, ответьте без колебаний. Это потрясающая функция, которая имеет бесконечное количество применений. Он анализирует и анализирует ваши данные, а также прогнозирует тенденции и закономерности на определенный период времени. Он поставляется с панелью поиска «Расскажи мне». В предыдущей версии в качестве опции предлагалось только линейное прогнозирование, что в лучшем случае было длительным процессом.
Чтобы получить доступ к этой функции, перейдите на вкладку "Данные" и нажмите "Прогноз", чтобы получить визуальное представление о ваших данных. Он также имеет мастер, который имеет различные параметры для установки и управления параметрами расчета ваших данных. Прогнозирование в один клик лучше всего работает на хорошо спланированной и проверенной рабочей таблице. Чем точнее ваши данные, тем точнее будет ваш прогноз.
Эта функция создает несколько прогнозов с учетом переменных факторов. Он также имеет «очиститель данных», который не учитывает пропущенные значения и соответствующим образом корректирует прогноз. Это позволяет вам сохранить выбранную вами конфигурацию, чтобы вы могли запустить ее снова в будущем.
Строки текста в ячейке
Ну, как уже знают опытные пользователи MS Excel, когда вы вводите ячейку и хотите начать новую строку, нажатие клавиши Enter не помогает (так как она переходит к следующей ячейке). Теперь вы можете нажать Alt+Enter на ПК с Windows и на Mac; вы можете нажать Control-Option-Return. Эта небольшая часть информации может сэкономить вам драгоценное время, а также разочарование. Это функция, которую вы должны знать.
Улучшенная сводная таблица
Все мы хорошо знакомы со сводной таблицей. Microsoft внесла гораздо больше функций и улучшений, чтобы сделать работу еще более полезной и, следовательно, более продуктивной. Вот некоторые из представленных функций.
- Создание, редактирование и удаление пользовательских показателей: теперь это можно сделать непосредственно из меню сводной таблицы вместо методического анализа, который требовался ранее. Это экономит много времени.
- Автоматическое обнаружение отношений: долгожданная функция. Эта функция позволяет программе просматривать ваши различные электронные таблицы, обнаруживать и создавать связи между всеми вашими связанными данными, облегчая вам жизнь. Достаточно одного клика.
- Поиск в сводной таблице. Эта функция говорит сама за себя. Это поможет вам получить поля, важные для ваших данных, из всего набора данных.
- Автоматическая группировка по времени. Эта функция позволяет группировать все данные по времени. Он автоматически определяет похожие часовые пояса и группирует их для вас.Когда это будет сделано, вы можете просто перетащить группу вниз и начать анализ.
- Кнопки детализации сводной диаграммы. Эти кнопки позволяют увеличивать и уменьшать масштаб по группам времени и другим структурам, доступным в ваших данных.
- Умное переименование. Эта функция позволяет без проблем переименовывать любые столбцы и таблицы в книге. Одна из особенностей, которая мне нравится, заключается в том, что Excel 2016 автоматически обновляет имена и связанные с ними вычисления в рабочей книге, над которой вы работаете, поэтому вам не нужно этого делать.
- Многочисленные улучшения удобства использования. Внесено еще несколько изменений. Например, отложенное обновление позволяет вносить множество изменений в Power Pivot, не дожидаясь, пока каждое из них будет распределено по книге. Изменения будут обновлены сразу после закрытия окна Power Pivot.
Срез с множественным выбором
Вы можете выбрать несколько категорий в срезе Excel, а не в предыдущих версиях Excel. Вы можете войти в этот режим в режиме множественного выбора, используя новую кнопку, расположенную на этикетке слайсера.
Power BI
Итак, ваш отчет завершен. Что теперь? Это бесполезно, если вы не можете поделиться им с нужными людьми. Закончив работу с электронной таблицей, вы можете поделиться ею со своим начальником или клиентом одним щелчком мыши в Power BI. После публикации вы можете создавать интерактивные отчеты. Вы можете использовать эту функцию для отображения заполненных листов Excel.
Эта функция считается будущим Excel, и это правильно. Вы можете отслеживать все свои данные по всей организации и из всех приложений, которые вы используете. Эта функция также позволяет создавать подробные и интерактивные отчеты, которыми другие пользователи могут делиться и редактировать с соответствующими учетными данными.
Что делает Power BI таким привлекательным, так это то, что он может извлекать данные из множества приложений и платформ, таких как Zendesk, Salesforce, QuickBooks, Twilio и даже Google Analytics, которые являются лишь некоторыми из многих. Он предлагает богатые визуальные эффекты, которые определенно оживят ваши данные.
Новые, улучшенные диаграммы.
Лично мне показалось, что параметры построения диаграмм в предыдущих версиях Windows немного не впечатляют. В версии 2016 года Microsoft признала ограниченность возможностей и внесла необходимые улучшения.
Он представил большое количество новых и модернистских диаграмм, которые оживляют данные. Хотя Microsoft попыталась сохранить ощущение «старого-нового», у нее есть большое количество новых параметров построения диаграмм с широкими возможностями форматирования (которые я нашел на удивление простыми в использовании).
В нем есть шесть новых вариантов построения диаграмм: "Человек-дерево/Солнечные лучи", "Водопад", "Гистограмма", "Парето или прямоугольник" и "Усы". Вы можете получить доступ к этим диаграммам, нажав «Вставить»> «Вставить диаграмму». Вы также можете нажать «Рекомендуемые диаграммы» > «Все диаграммы», чтобы просмотреть все новые параметры построения диаграмм.
Сотрудничество
Вы работаете на разных платформах Office? Если вы это сделаете, то это функция, на которую вам нужно обратить внимание. Вместо того, чтобы переключаться между приложениями, Microsoft предлагает вам возможность обмениваться документами внутри офиса в разных программах.
Если вы хотите поделиться документами с разными людьми, вы можете просто «соавторить» их. Или вы можете поделиться ими во время чата в Skype, который полностью интегрирован с Office.
«Люди часто начинают и заканчивают свою работу в Office, но часто бывает неразбериха в середине, которая включает в себя множество обсуждений — лично, по телефону или с помощью различных инструментов — а также множественные (иногда противоречивые) входные данные», — глава Microsoft. из офиса сказал Кирк Кенигсбауэр, и я согласен. Это был важный момент, который нужно было добавить, чтобы Office мог дать больше своим пользователям.
Защита от потери данных
Я не могу сказать вам, сколько раз мне приходилось рыться в сумочке, чтобы ввести важные данные во время работы над важным проектом, только потому, что я слишком опасался сохранять свои личные данные на компьютере. Ну, не более.
Изначально эта функция появилась в Outlook и всем очень понравилась. Гении Microsoft сделали определенный шаг вперед и внедрили защиту от потери данных или DLP в Excel 2016. Защита от потери данных позволяет сканировать контент в режиме реального времени на основе набора предопределенных политик для конфиденциальных данных.
Он сохраняет такие данные, как номера кредитных и дебетовых карт, номера банковских счетов по усмотрению пользователя. Еще одним плюсом этой недавно представленной функции является то, что она синхронизирует эти личные данные во всех Microsoft, в Word, PowerPoint и т. д. Она также позволяет вам обмениваться этими данными на таких платформах, как Exchange, SharePoint и OneDrive.
Новые функции, такие как «Расскажи мне» и «Умный поиск».
Excel – это одна из программ, в которой может быть немного сложно ориентироваться. В его предыдущих версиях был личный помощник по имени Clippy, который не очень помогал, хотя и был милым.Microsoft пообещала своим пользователям предоставить умного «помощника», который будет свежим, новым и улучшенным до неузнаваемости.
Они назвали это функцией "Расскажи мне". Эта функция позволяет вам искать функции Excel 2016, которые вы, возможно, не сможете найти. Эта функция предоставляет вам большое количество меню, которые более полезны, чем одно меню. Между тем, функция «Умный поиск» позволяет пользователю выбрать слово или фразу из введенных данных, а вам — «поискать».
В то время как старая версия этой функции позволяла вам искать слово во встроенном словаре или перенаправлять вас в Интернет, эта новая функция выводит дополнительную информацию и соответствующие изображения на боковую панель, даже не выходя из программы.
Рекомендуемые статьи:-
Вот несколько статей, которые помогут вам узнать больше о новых возможностях Excel 2016, поэтому просто перейдите по ссылке.
IDG/Майкрософт
Microsoft Windows может получить все освещение в прессе, но когда вы хотите выполнить настоящую работу, вы обращаете внимание на приложения, которые работают на ней. И если вы используете электронные таблицы, это обычно означает Excel.
Excel, конечно же, является частью набора инструментов для повышения производительности Microsoft Office. Microsoft продает Office по двум моделям: физические и юридические лица могут заплатить за лицензию на программное обеспечение заранее и владеть ею навсегда (то, что компания называет «бессрочной» версией пакета), или они могут приобрести подписку на Office 365, что означает, что у них есть доступ к программному обеспечению только до тех пор, пока они продолжают платить за подписку.
При покупке бессрочной версии пакета, например Office 2016 или Office 2019, в его приложения никогда не будут добавляться новые функции, в то время как в приложения Office 365 добавляются новые функции. (Подробнее см. в разделе «В чем разница между Microsoft Office 2019 и Office 365?»)
Эта памятка знакомит вас с функциями, представленными в Excel 2016 и Excel 2019 — версиях Excel с бессрочной лицензией, включенных в Office 2016 и Office 2019 соответственно. В Office 365 Excel имеет все эти функции, а также некоторые другие. Если у вас или вашей организации есть подписка на Office 365, ознакомьтесь с нашей отдельной памяткой по Excel для Office 365, чтобы узнать обо всех новейших функциях.
Большинство советов в этой статье относятся как к Excel 2016, так и к Excel 2019 для Windows. Ближе к концу находится раздел только для Excel 2019.
Поделитесь этой историей: ИТ-специалисты, мы надеемся, что вы передадите это руководство своим пользователям, чтобы помочь им научиться максимально эффективно использовать Excel 2016 и 2019.
Использование ленты
Интерфейс ленты, который вы знали и любили (или, возможно, ненавидели) в более ранних версиях Excel, не сильно изменился в Excel 2016 или 2019. Поскольку лента была включена в приложения пакета Office начиная с Office 2007, мы предполагаем что теперь вы знакомы с тем, как это работает. Если вам нужно освежить в памяти знания, ознакомьтесь с нашей памяткой по Excel 2010.
Как и в Excel 2013, лента в Excel 2016 и 2019 выглядит более плоской, более аккуратной и менее загроможденной, чем в Excel 2010 и 2007. Лента 2016 и 2019 меньше, чем в Excel 2013, строка заголовка сплошная. зеленый, а не белый, а текст для вкладок ленты («Файл», «Главная», «Вставка» и т. д.) представляет собой сочетание прописных и строчных букв, а не всех заглавных букв. Но он по-прежнему работает так же, и вы найдете большинство команд в тех же местах, что и в более ранних версиях.
Лента не сильно изменилась по сравнению с Excel 2013. (Щелкните изображение, чтобы увеличить его.)
Чтобы узнать, какие команды находятся на вкладках ленты, загрузите наш краткий справочник по ленте Excel 2016 и 2019. Также ознакомьтесь с отличной новой функцией «Расскажи мне», описанной ниже.
Как и в предыдущих версиях Excel, если вы хотите убрать ленту, нажмите Ctrl-F1. Чтобы он появился снова, нажмите Ctrl-F1, и он вернется.
У вас есть и другие варианты отображения ленты. Чтобы перейти к ним, щелкните значок «Параметры отображения ленты» в правом верхнем углу экрана, слева от значков свертывания и развертывания PowerPoint. Появится раскрывающееся меню со следующими тремя параметрами:
- Автоматическое скрытие ленты: скрывает всю ленту, вкладки и команды под ними. Чтобы снова отобразить ленту, нажмите в верхней части PowerPoint.
- Показать вкладки: показывает вкладки, но скрывает команды под ними. Это то же самое, что нажать Ctrl-F1. Чтобы отобразить команды под вкладками, когда они скрыты, нажмите Ctrl + F1, щелкните вкладку или щелкните значок отображения ленты и выберите "Показать вкладки и команды".
- Показать вкладки и команды: при выборе этого параметра отображаются как вкладки, так и команды.
И если по какой-то причине этот приятный зеленый цвет в строке заголовка вам слишком дорог, вы можете сделать его белым или серым. (В Excel 2019 также есть черный вариант.) Для этого выберите Файл > Параметры > Общие. В разделе «Персонализация вашей копии Microsoft Office» щелкните стрелку вниз рядом с Тема Office и выберите в раскрывающемся меню пункт «Темно-серый» или «Белый» (или «Черный»). Чтобы строка заголовка снова стала зеленой, вместо этого выберите параметр «Цветной» в раскрывающемся списке. Прямо над меню «Тема Office» находится раскрывающееся меню «Фон Office». Здесь вы можете выбрать отображение узора, например, печатной платы или кругов и полос в строке заголовка.
Вы можете изменить зеленую строку заголовка Excel. В разделе «Персонализация вашей копии Microsoft Office» нажмите стрелку вниз рядом с Тема Office и выберите цвет. (Нажмите на изображение, чтобы увеличить его.)
Есть очень полезная функция в том, что Microsoft называет закулисной областью, которая появляется, когда вы нажимаете «Файл» на ленте: если вы нажмете «Открыть» или «Сохранить как» в меню слева, вы увидите облачные службы, которые у вас есть. подключенные к вашей учетной записи Office, такие как SharePoint и OneDrive. Под каждым местоположением теперь отображается связанный с ним адрес электронной почты. Это весьма полезно, если вы используете облачную службу с более чем одной учетной записью, например, если у вас есть одна учетная запись OneDrive для личного использования, а другая — для бизнеса. Вы сможете сразу увидеть, что есть что.
Область Backstage показывает, какие облачные службы вы подключили к своей учетной записи Office. (Нажмите на изображение, чтобы увеличить его.)
Быстро решайте задачи с помощью Tell Me
Excel никогда не был самым удобным для пользователя приложением, и в нем так много мощных функций, что пользоваться ими может быть непросто. Microsoft упростила эту задачу, добавив в Excel 2016 и 2019 функцию под названием Tell Me, которая делает доступными даже скрытые инструменты.
Чтобы использовать его, нажмите текст «Расскажите, что вы хотите сделать» справа от вкладки «Вид» на ленте. (Любители клавиатуры могут вместо этого нажать Alt-Q.) Затем введите задачу, которую хотите выполнить, например «создать сводную таблицу». Вы получите меню, показывающее возможные совпадения для задачи. В этом случае верхний результат — это прямая ссылка на форму для создания сводной таблицы — выберите ее, и вы сразу начнете создавать сводную таблицу, не переходя сначала на вкладку «Вставка» на ленте.
Если вам нужна дополнительная информация о вашей задаче, последние два пункта в меню «Рассказать» позволяют выбрать из связанных разделов справки или найти фразу с помощью интеллектуального поиска. (Подробнее об интеллектуальном поиске ниже.)
Функция "Расскажи мне" упрощает выполнение практически любой задачи. (Нажмите на изображение, чтобы увеличить его.)
Даже если вы считаете себя любителем электронных таблиц, стоит попробовать Tell Me. Это значительно экономит время и намного эффективнее, чем рыскание по ленте в поисках команды. Также полезно то, что он запоминает функции, которые вы ранее нажимали в поле, поэтому, когда вы нажимаете на него, вы сначала видите список предыдущих задач, которые вы искали. Это гарантирует, что задачи, которые вы часто выполняете, всегда находятся в пределах легкой досягаемости. Кроме того, это делает задачи, которые вы редко выполняете, легкодоступными.
Используйте интеллектуальный поиск для онлайн-поиска
Еще одна новая функция – интеллектуальный поиск – позволяет проводить исследования во время работы с электронной таблицей. Щелкните правой кнопкой мыши ячейку со словом или группой слов и в появившемся меню выберите Интеллектуальный поиск.
При этом Excel использует поисковую систему Microsoft Bing для поиска слова или слов в Интернете, а затем отображает определения, любые связанные записи Википедии и другие результаты из Интернета на панели интеллектуального поиска, которая появляется справа. . Щелкните любую ссылку результата, чтобы открыть полную страницу в браузере. Если вам просто нужно определение слова, щелкните вкладку «Определить» на панели. Если вам нужна дополнительная информация, перейдите на вкладку "Обзор" на панели.
Интеллектуальный поиск удобен для поиска общей информации, например определений финансовых терминов. (Нажмите на изображение, чтобы увеличить его.)
Для общих терминов, таких как "период окупаемости" или "рентабельность инвестиций", это работает хорошо. Но не ожидайте, что Smart Lookup будет искать финансовую информацию, которую вы, возможно, захотите поместить в свою электронную таблицу, по крайней мере, исходя из моего опыта. Например, когда я выполнил интеллектуальный поиск по «Уровню инфляции во Франции в 2016 году», я получил результаты для футбольного турнира Евро-2016 и другую информацию, говорящую мне, что 2016 год был високосным. А когда я ввел в поиск «Производство стали в США», Smart Lookup выдал запись в Википедии для США.
Обратите внимание, что для использования интеллектуального поиска в Excel или любом другом приложении Office вам может сначала потребоваться включить функцию интеллектуальных служб Microsoft, которая собирает условия поиска и некоторый контент из ваших электронных таблиц и других документов.(Если вы беспокоитесь о конфиденциальности, вам нужно взвесить, стоит ли удар по конфиденциальности удобства проведения исследований прямо в приложении.) Если вы не включили его, вы увидите экран, когда вы нажмете Умный поиск просит вас включить его. После этого он будет включен во всех ваших приложениях Office.
Диаграммы новых типов
Таблицы – это не только необработанные данные, но и диаграммы. Диаграммы отлично подходят для визуализации и представления данных, а также для извлечения из них информации. С этой целью в Excel 2016 есть шесть новых типов диаграмм, в том числе гистограмма (часто используется в статистике), «водопад», который эффективно показывает промежуточные финансовые итоги, и иерархическая древовидная карта, помогающая находить закономерности в данных. (В Excel 2019 есть еще два новых типа диаграмм, о которых мы расскажем позже.) Обратите внимание, что новые диаграммы доступны, только если вы работаете с документом .xlsx. Если вы используете старый формат .xls, вы их не найдете.
Чтобы просмотреть все новые диаграммы, поместите курсор в ячейку или группу ячеек, содержащих данные, выберите Вставка > Рекомендуемые диаграммы и перейдите на вкладку Все диаграммы. Вы найдете новые диаграммы, смешанные со старыми. Выберите любой, чтобы создать диаграмму.
Excel 2016 включает шесть новых типов диаграмм, в том числе каскадную. (Нажмите на изображение, чтобы увеличить его.)
Это шесть новых типов диаграмм:
Карта дерева. Этот тип диаграммы создает иерархическое представление ваших данных, при этом категории верхнего уровня (или ветви дерева) отображаются в виде прямоугольников, а подкатегории (или подветви) отображаются в виде меньших прямоугольников, сгруппированных внутри больших. Таким образом, вы можете легко сравнивать размеры категорий и подкатегорий верхнего уровня в одном представлении. Например, книжный магазин может с первого взгляда увидеть, что он приносит больше дохода от 1st Readers, подкатегории детских книг, чем от всей категории документальной литературы верхнего уровня.
Древовидная диаграмма позволяет легко сравнивать категории и подкатегории верхнего уровня в одном представлении. (Нажмите на изображение, чтобы увеличить его.)
Солнечные лучи. Этот тип диаграммы также отображает иерархические данные, но в виде многоуровневой круговой диаграммы. Каждый уровень иерархии представлен кружком. Самый внутренний круг содержит категории верхнего уровня, следующий за ним круг показывает подкатегории, круг после него — подподкатегории и т. д.
Солнечные лучи лучше всего подходят для отображения отношений между категориями и подкатегориями, а древовидные карты лучше отображают относительные размеры категорий и подкатегорий.
Диаграмма солнечных лучей отображает иерархические данные, такие как категории и подкатегории книг, в виде многоуровневой круговой диаграммы. (Нажмите на изображение, чтобы увеличить его.)
Водопад. Этот тип диаграммы хорошо подходит для визуализации финансовых отчетов. Он отображает промежуточную сумму положительных и отрицательных вкладов в итоговую чистую стоимость.
Каскадная диаграмма показывает промежуточную сумму положительных и отрицательных вкладов, таких как доходы и расходы, в итоговую чистую стоимость. (Нажмите на изображение, чтобы увеличить его.)
Гистограмма. Этот тип диаграммы показывает частоты в наборе данных. Например, он может отображать количество книг, проданных в определенном ценовом диапазоне в книжном магазине.
Гистограммы удобны для отображения частоты, например количества книг, проданных по разным ценам. (Нажмите на изображение, чтобы увеличить его.)
Парето. Эта диаграмма, также известная как отсортированная гистограмма, содержит как столбцы, так и линейный график. Значения представлены в порядке убывания столбцами. Совокупный общий процент каждого бара представлен восходящей линией. В примере с книжным магазином на каждой полосе может быть указана причина возврата книги (брак, неправильная цена и т. д.). На диаграмме можно было сразу увидеть основные причины возвратов, чтобы владелец книжного магазина мог сосредоточиться на этих проблемах.
Обратите внимание, что диаграмма Парето не отображается, когда вы выбираете Вставка > Рекомендуемые диаграммы > Все диаграммы. Чтобы использовать его, сначала выберите данные, которые вы хотите нанести на диаграмму, затем выберите Вставка > Вставить статистическую диаграмму, а затем в разделе "Гистограмма" выберите Парето.
На диаграмме Парето или отсортированной гистограмме восходящая линия представляет совокупный процент измеряемых элементов. В этом примере легко увидеть, что более 80% доходов книжного магазина связаны с тремя проблемами. (Нажмите на изображение, чтобы увеличить его.)
Коробка и ус. Эта диаграмма, как и гистограмма, показывает частоты в наборе данных, но обеспечивает более глубокий анализ, чем гистограмма. Например, в книжном магазине он может показывать распределение цен на книги разных жанров. В показанном здесь примере каждая «коробка» представляет квартиль цен на книги этого жанра с первого по третий, а «усы» (линии, идущие вверх и вниз от коробки) показывают верхний и нижний диапазон цен. Выбросы, которые оцениваются за пределами усов, показаны точками, средняя цена для каждого жанра показана горизонтальной линией поперек поля, а средняя цена показана с помощью x.
Диаграммы с прямоугольниками и усами могут отображать сведения о диапазонах данных, например, от первого до третьего квартиля в «ящиках», медиану и среднее значение внутри прямоугольников, верхний и нижний диапазоны с «усами» и выбросы с точками. (Нажмите на изображение, чтобы увеличить его.)
Совместная работа в Excel Online
Когда был выпущен Office 2016, самой популярной новой функцией была совместная работа в режиме реального времени, которая позволяла людям одновременно работать над документами, где бы они ни находились, при наличии подключения к Интернету. (Майкрософт называет это «совместным редактированием».) Когда вы сотрудничаете с другими людьми в режиме реального времени, все, у кого есть доступ к документу, могут работать над ним одновременно, при этом каждый видит, что делают другие во время редактирования.
Но Excel не использовался для совместной работы в реальном времени. Эта функция была доступна только в Word, PowerPoint и OneNote, при этом Microsoft заявила, что в некое неопределенное время в Excel будет реализована совместная работа в режиме реального времени.
В июле 2017 года Microsoft наконец-то внедрила совместную работу в режиме реального времени в настольном клиенте Excel, но только для подписчиков Office 365. (Полное пошаговое руководство по их использованию см. в разделе «Как использовать новые функции интерактивной совместной работы в Excel».)
Многие люди (включая меня) ожидали, что в Excel 2019 появятся функции совместного редактирования, но это не так. Чтобы обеспечить совместную работу в настольном клиенте Excel, вы должны быть подписчиком Office 365.
Однако пользователи Excel 2016 и 2019 с бессрочной лицензией могут совместно работать в режиме реального времени, используя веб-версию Excel, и я покажу вам, как это сделать здесь. Excel Online менее мощный и совершенный, чем настольный клиент Excel, но работает достаточно хорошо, если вы хотите сотрудничать в режиме реального времени.
Затем нажмите кнопку "Поделиться" в правом верхнем углу экрана. Экран всплывает над Excel. В нем введите адрес электронной почты человека, с которым хотите поделиться. Если вы хотите поделиться с несколькими людьми, введите несколько адресов электронной почты. Затем введите примечание, если хотите.
Если вы вошли в систему с помощью отдельной учетной записи Microsoft, люди, которым вы предоставили доступ к документу, могут редактировать документ по умолчанию; однако вместо этого вы можете предоставить им доступ только для чтения, щелкнув ссылку «Получатели могут редактировать» в области «Добавить быструю заметку» и выбрав «Получатели могут только просматривать» в раскрывающемся списке. Когда вы это сделаете, вы также увидите возможность указать, должны ли получатели входить в систему с учетной записью Microsoft, чтобы увидеть книгу. Когда будете готовы, нажмите кнопку "Поделиться".
Когда вы закончите, появится экран, подтверждающий, кому вы отправили электронное письмо, и может ли он редактировать или только читать документ. Вы можете щелкнуть это раскрывающееся меню, чтобы изменить их разрешения или прекратить совместное использование книги. На этом экране вы также можете отправить другое электронное письмо, чтобы поделиться с другими, щелкнув ссылку «Пригласить людей» на левой панели. Закончив работу с экраном, нажмите «Закрыть».
Если вы вошли в систему с корпоративной учетной записью, процесс несколько упрощается. На начальном всплывающем экране, где вы вводите электронные письма получателей, вы увидите поле с надписью «Только указанные вами люди, у которых есть эта ссылка, могут редактировать». Нажмите на нее, и вы увидите экран с дополнительными параметрами общего доступа, включая всех, людей в вашей организации и людей с существующим доступом. Также есть флажок, позволяющий им редактировать книгу или нет. Сделайте свой выбор и нажмите Применить. Затем в первом всплывающем окне нажмите «Отправить».
Теперь Excel отправляет электронное письмо всем людям, с которыми вы хотите сотрудничать. Когда они нажимают кнопку «Просмотреть в OneDrive» или «Открыть», они открывают электронную таблицу. На этом этапе они могут просматривать электронную таблицу, но не редактировать ее. Чтобы отредактировать его, им нужно нажать кнопку «Редактировать в браузере» в верхней части экрана или щелкнуть меню «Редактировать книгу» и выбрать «Редактировать в браузере». Затем они могут редактировать документ прямо в окне своего браузера.
Все, кто использует документ, видят изменения, вносимые другими людьми, в режиме реального времени. Присутствие каждого человека обозначается цветным курсором, и каждый получает свой цвет. Когда они выполняют действия, например вводят данные в ячейку или создают диаграмму, их работа мгновенно становится видна всем остальным.
Когда люди совместно работают над электронной таблицей в Excel Online, все могут видеть изменения, внесенные другими. (Нажмите на изображение, чтобы увеличить его.)
В правом верхнем углу экрана находится список всех, кто совместно работает над документом. Щелкните имя, чтобы увидеть расположение ячейки, над которой они сейчас работают (например, G11). Вы также можете навести указатель мыши на чей-либо цветной курсор и увидеть его имя.
Чат недоступен. Но если вы щелкнете по значку Skype в правом верхнем углу экрана, вы сможете запустить Skype, посмотреть, подключены ли они к службе, и общаться с ними таким образом.
Обратите внимание, что даже владелец книги должен использовать Excel Online для совместной работы в режиме реального времени.Если у вас открыта рабочая книга в постоянной версии настольного клиента Excel 2016 или 2019, никто другой не сможет вносить изменения в свой браузер; они увидят сообщение о том, что файл заблокирован. Если вы используете Excel Online, все могут вносить изменения (при условии, что вы предоставили им права на редактирование). Когда все внесут изменения и книга больше не будет открываться в браузере, вы сможете снова открыть файл в настольном клиенте Excel 2016 или 2019.
Изучение основ Microsoft Excel не менее важно, чем изучение основ Word и Outlook. Эти важные советы дадут вам толчок к использованию потенциала Excel для обработки данных.
Microsoft Outlook, Microsoft Word и Microsoft Excel — это три основных компонента пакета Microsoft Office. Недавно мы показали вам некоторые из лучших функций, которые должен знать каждый пользователь Microsoft Word, и несколько советов по повышению производительности Outlook. В том же духе сейчас мы рассмотрим основные советы по Microsoft Excel, которые должен знать каждый пользователь.
Microsoft Excel – это стандартное приложение для работы с электронными таблицами. Microsoft Excel 2016 — это огромное изобилие инструментов, позволяющих управлять, систематизировать, анализировать и форматировать данные в электронной таблице. Хотя Excel был источником жизненной силы многих корпоративных офисов, исследовательских фирм и финансовых учреждений, Excel может быть таким же удобным и мощным для обычных пользователей. Независимо от того, являетесь ли вы домашним пользователем, управляющим семейным бюджетом, владельцем малого бизнеса, управляющим запасами, или школьным учителем, следящим за ежедневной посещаемостью, Excel облегчит вашу жизнь, если вы научитесь его использовать. Давайте рассмотрим эти советы.
Основные советы по работе с Microsoft Excel 2016
1. Изменение размера столбцов и строк
Высота и ширина ячеек Excel по умолчанию едва ли подходят всем. Скорее всего, вам нужно будет настроить ширину столбца и высоту строки, чтобы разместить ваши данные. Для этого щелкните столбец или строку, выберите вкладку Главная, затем нажмите кнопку Формат в группе Ячейки. Выберите, хотите ли вы отрегулировать высоту или ширину.
Введите сумму и нажмите OK. Столбец или строка должны быть настроены на точное измерение.
Вы также можете вручную изменить размер столбцов и строк с помощью мыши. Поместите указатель мыши между столбцом или строкой, нажмите левую кнопку мыши, наблюдайте за плавающим сообщением, затем перетащите и расширьте его, пока не будет достигнут нужный размер.
А вот полезный совет: просто дважды щелкните правую границу столбца, чтобы автоматически изменить ширину данных.
2. Добавить или удалить столбцы, строки или ячейки
Если вам нужен дополнительный столбец, строка или ячейка, вы можете легко вставить его с помощью команд "Вставить" и "Удалить ячейки". Нажмите кнопку Вставить в группе Ячейки, затем выберите соответствующий вариант.
Вы также можете удалить столбец из той же группы; нажмите меню «Удалить», затем выберите соответствующее действие.
То же действие можно выполнить, щелкнув правой кнопкой мыши столбец или строку ячейки.
3. Закрепить области
Если вы хотите прокручивать электронную таблицу, не теряя фокуса на определенной части листа или данных, функция «Закрепить области» — идеальный способ сделать это. Выберите строку или столбец, с которого начинаются данные на листе.
Выберите вкладку Вид, откройте меню Закрепить области и выберите Закрепить области.
При прокрутке ваши заголовки или столбцы останутся видимыми.
4. Изменить выравнивание текста в ячейках
Если вам нужно создать регистр или метки, вы можете использовать диалоговое окно «Формат ячеек», чтобы настроить выравнивание текста в ячейках. Выберите ячейки, к которым вы хотите применить форматирование, щелкните их правой кнопкой мыши и выберите Форматировать ячейки…
Нажмите вкладку Выравнивание, затем с помощью мыши измените ориентацию текста или введите значение. Когда все будет готово, нажмите OK.
Текст внутри ячеек теперь будет отображаться под наклоном.
5. Используйте защиту ячеек, чтобы предотвратить редактирование области электронной таблицы
Если вы делитесь книгой с другими пользователями, важно предотвратить случайное редактирование. Есть несколько способов защитить лист, но если вы просто хотите защитить группу ячеек, вот как это сделать. Во-первых, вам нужно включить Защитить лист. Откройте меню «Формат», затем нажмите Защитить лист. Выберите тип изменений, которые вы хотите запретить другим пользователям. Введите свой пароль, нажмите OK, затем нажмите OK для подтверждения.
Выберите строки или столбцы, которые вы хотите запретить другим пользователям редактировать.
Откройте меню Формат, затем нажмите Заблокировать ячейку.
Каждый раз, когда пользователь пытается внести изменения; они получат следующее сообщение об ошибке.
Чтобы защитить всю электронную таблицу, ознакомьтесь с нашей статьей, в которой приведены инструкции по применению шифрования и паролей к вашим электронным таблицам Excel и файлам Office.
6. Применение специального форматирования к числам и валюте в ячейках
Если вам нужно применить определенное значение валюты или определить десятичный разряд для чисел в электронной таблице, вы можете использовать вкладку Числа в диалоговом окне Формальные ячейки, чтобы сделать это. так. Выберите числа, которые вы хотите отформатировать, щелкните их правой кнопкой мыши и выберите вкладку «Числа». Выберите «Валюта» в списке «Категория», затем выберите количество знаков после запятой и формат валюты.
7. Пять основных функций Excel, которые вы должны знать: сумма, среднее, максимальное, минимальное, подсчет
Огромная истинная мощь Excel заключается в его функциях и формулах. Базовые функции позволяют выполнять быстрые математические операции, а расширенные функции позволяют обрабатывать серьезные числа и выполнять сложный анализ. Так же, как все должны знать принципы форматирования в Word, вы также должны знать самые популярные функции в Excel.
Сумма – вычисляет сумму диапазона ячеек.
Среднее — вычисляет среднее значение диапазона ячеек.
Макс. — вычисляет максимальное значение в диапазоне ячеек.
Min – вычисляет минимальное значение диапазона ячеек.
Счетчик – подсчитывает количество значений в диапазоне ячеек, исключая пустые ячейки или ячейки без числовых данных.
Вот как вы используете функцию. Введите метки для чисел, для которых вы хотите произвести расчет. Перейдите на вкладку Функция, затем выберите категорию функции, которую хотите применить. Нажмите кнопку Вставить функцию в группе Библиотека функций или нажмите Shift + F3 на клавиатуре. Выберите нужную функцию или воспользуйтесь функцией «Поиск функции», затем нажмите «ОК».
Найдя функцию, выберите ее и нажмите "ОК".
Внесите необходимые изменения в вычисляемый диапазон, затем нажмите OK, чтобы применить функцию.
8. Создание диаграмм и управление ими
Отличительная функция Microsoft Excel — создание диаграмм позволяет визуально представить данные в правильном формате. Excel делает этот процесс очень простым; выделите диапазон данных на листе, выберите вкладку "Вставка" и нажмите кнопку Просмотреть все диаграммы.
Перейдите на вкладку Все диаграммы и просмотрите список стилей диаграмм.
Вы также можете навести указатель мыши на образец, чтобы просмотреть, как будет выглядеть диаграмма. Когда все будет готово, нажмите OK, чтобы вставить диаграмму в электронную таблицу. Если вы предпочитаете хранить его на отдельном листе, выберите диаграмму, нажмите Переместить диаграмму, выберите "Новый лист" и нажмите "ОК".
9. Показать формулы
Если вы хотите проверить расчеты в своей рабочей тетради, сделайте это раскрытием своих формул.
Выберите вкладку Формулы, затем нажмите Показать формулы в группе Аудит формул.
Теперь вы можете легко проверить формулы, используемые на вашем листе, а также распечатать их. Это отличный способ найти ошибки или просто понять, откуда берутся цифры.
10. Максимальное использование параметров печати при печати больших книг
Таблицы отлично работают на больших широкоэкранных мониторах, но иногда вам может понадобиться распечатать книгу. Если вы не будете осторожны, вы можете потратить много бумаги на что-то в основном нечитаемое. Excel позаботится об этом, используя параметры печати Backstage, которые позволяют настроить размер и ориентацию страницы. Электронные таблицы лучше всего печатать на бумаге формата Legal с альбомной ориентацией.
Если вам нужно отрегулировать поля, чтобы разместить дополнительную информацию на одном листе при печати, нажмите кнопку «Показать поля» в правом углу вкладки печати в фоновом режиме.
Затем вы можете использовать поля, чтобы настроить столбцы так, чтобы они соответствовали любым данным, которые могут быть перенесены на другую страницу.
Если вы не можете разместить все данные на одной странице, используйте диалоговое окно «Параметры страницы», чтобы внести дополнительные изменения. Меню масштабирования может помочь вам уменьшить размер текста, чтобы он лучше подходил. Старайтесь не масштабировать слишком сильно, так как вы хотите, чтобы текст оставался разборчивым.
Вы также можете использовать тот же диалог, чтобы при желании украсить электронную таблицу верхним и нижним колонтитулами.
Итак, вот некоторые основы, которые должен знать каждый пользователь Excel.Если вы хотите перейти к более сложным темам, ознакомьтесь с нашими предыдущими статьями об использовании таких функций, как функция ВПР, сводные таблицы, добавление водяного знака в книги или использование встроенного калькулятора. У вас есть любимая функция или функция, позволяющая сэкономить время в Excel? Расскажите нам в комментариях.
8 комментариев
Я с нетерпением просмотрел этот пост, чтобы найти новые советы по EXCEL и понять, почему мне следует использовать версию 2016. К сожалению, вообще ничего нового. Я преподавал EXCEL с 1996 по 2000 год, и эти операции и решения были доступны в тех ранних версиях EXCEL. Программа чрезвычайно мощная и универсальная, и с ее возрастом произошли некоторые изменения, но основное отличие для меня заключается в том, что мне нужно пройти через кривую обучения, вызванную «лентой», чтобы научиться достигать результатов, которые я успешно используется в течение 20 лет со старой системой меню. В результате я трачу гораздо больше времени на реализацию расширенных функций, чем несколько десятилетий назад, используя в основном ту же программу. Для нового пользователя я подчеркну мощь и универсальность EXCEL и порекомендую его использование, но для нас, «старших государственных деятелей», не находя ничего, кроме косметических изменений, и сопутствующего разочарования от необходимости изучать операции, которые сами по себе не предлагают ничего нового, усугубляет мягко говоря. Так было с 2007 года. Я подозреваю, что новые пользователи, знакомящиеся с EXCEL сегодня, в будущем будут вынуждены использовать новые версии, которые не принесут ничего, кроме увеличения богатства Microsoft и доминирования на рынке, а также неудобства для опытных пользователей.
Просто в продолжение того, что сказал Стив, это вступление. Мы действительно планируем серию статей, посвященных расширенным возможностям каждого модуля Office. Мы хотим, чтобы это был опыт обучения. Для тех, кто боится приложения, это должно быть хорошим способом ознакомиться с программой и узнать основы. Спасибо за отзыв, и мы обязательно учтем его в следующих статьях.
Я не спорю с EXCEL — я большой поклонник и считаю себя опытным пользователем. Меня просто возмущает необходимость заново изучать презентацию, с которой я хорошо знаком, чтобы иметь возможность использовать ценную программу, которая сделала все, что мне когда-либо было нужно, включая множество «расширенных» функций и операций.
Я разработал приложения EXCEL для многих компаний, включая страховых брокеров, банки и даже группу кардиологов в крупной больнице. Мне нравится приложение, просто мне не нужно изучать новые презентации. По общему признанию, новому пользователю не придется заново изучать презентацию, и у него не должно быть слишком много времени, чтобы в конечном итоге освоить ее, но я не могу понять, как у кого-то могли возникнуть чрезмерные трудности с более старой презентацией на основе меню. Я нахожу эту систему более интуитивной, но это, вероятно, потому, что я осваивал ее годами.
С моей ленточной системой интуиция часто не работает. Я помню, как после установки OFFICE 2007 и, желая вставить новый столбец в электронную таблицу, я наивно щелкнул вкладку ВСТАВИТЬ вверху, но, конечно, я не мог найти способ вставить столбец. Через несколько минут и, наконец, посоветовавшись со старым добрым F1, я обнаружил, что мне нужно перейти на вкладку ГЛАВНАЯ и найти еще один элемент с пометкой «Вставить». Система HELP довольно хороша и полна, но она стоила мне буквально часов продуктивного времени на то, чтобы обратиться к ней, чтобы найти то, что я делал более десяти лет с программой, возможности которой существенно не изменились. Многие другие предметы, которыми я обычно пользуюсь, были спрятаны от меня в неинтуитивно понятных закоулках. Даже сейчас я нахожу случаи, когда редко используемые функции ускользают от меня из-за вездесущей ленты.
Тяжело научить старую собаку новым трюкам, особенно если новые трюки не кажутся улучшениями. Затем возникает та же проблема с WORD и другими приложениями OFFICE. OUTLOOK — единственный, который не сильно отличается от своих предшественников. В ACCESS добавлены новые полезные функции, и за ними не так уж сложно следить, но при переходе с предыдущих версий до 2007 года необходимо немного настроить. Я буду считать, что более новые приложения OFFICE, вероятно, более безопасны, чем старые, что является их преимуществом.
Я мог бы продолжить, но я просто буду больше походить на старого скрягу, так что я не буду этого делать. Между прочим, я каждый день с нетерпением жду этих писем от Groovy Post. Спасибо.
Читайте также: