Как удалить пробелы и абзацы в Word

Обновлено: 20.11.2024

поиск меню

Урок 9. Междустрочный и абзацный интервал

Введение

При разработке документа и принятии решений по форматированию необходимо учитывать межстрочный интервал и интервал между абзацами. Вы можете увеличить интервал, чтобы улучшить читаемость, и уменьшить его, чтобы на странице поместилось больше текста.

Посмотрите видео ниже, чтобы узнать, как точно настроить интервалы между строками и абзацами в документах.

О межстрочном интервале

Межстрочный интервал – это расстояние между каждой строкой в абзаце. Word позволяет настроить межстрочный интервал: одинарный (высота одной строки), двойной интервал (высота двух строк) или любой другой размер, который вы хотите. Интервал по умолчанию в Word составляет 1,08 строки, что немного больше, чем одинарный интервал.

На изображениях ниже вы можете сравнить различные типы межстрочного интервала. Слева направо на этих изображениях показан межстрочный интервал по умолчанию, одинарный и двойной интервалы.

Межстрочный интервал также известен как интерлиньяж (произносится как рифма к слову свадьба).

Форматирование межстрочного интервала

Точная настройка межстрочного интервала

Ваши параметры междустрочного интервала не ограничиваются параметрами в меню "Интервал между строками и абзацами". Чтобы отрегулировать интервал с большей точностью, выберите «Параметры межстрочного интервала» в меню, чтобы получить доступ к диалоговому окну «Абзац». После этого у вас появится несколько дополнительных параметров, которые можно использовать для настройки интервалов.

Точно: при выборе этого параметра межстрочный интервал измеряется в пунктах, как и размер шрифта. Например, если вы используете текст размером 12 пунктов, вы можете использовать интервал 15 пунктов.

Интервал между абзацами

Точно так же, как вы можете форматировать интервалы между строками в документе, вы можете регулировать интервалы до и после абзацев. Это полезно для разделения абзацев, заголовков и подзаголовков.

Чтобы отформатировать интервал между абзацами:

В нашем примере мы увеличим пространство перед каждым абзацем, чтобы немного разделить их. Это облегчит чтение.

В раскрывающемся меню вы также можете выбрать «Параметры межстрочного интервала», чтобы открыть диалоговое окно «Абзац». Отсюда вы можете контролировать, сколько места должно быть до и после абзаца.

Вы можете использовать удобную функцию Word «Установить по умолчанию», чтобы сохранить все внесенные вами изменения форматирования и автоматически применить их к новым документам. Чтобы узнать, как это сделать, прочитайте нашу статью «Изменение настроек по умолчанию в Word».

Многие из нас старше определенного возраста посещали уроки печати в средней школе на настоящей (ох!) пишущей машинке. Между нервными тестами на скорость и застреванием бумаги нас учили ставить два пробела после точек, чтобы облегчить распознавание отдельных предложений. Сегодня лишнее пространство осуждается, но тем из нас, кто прожил целый семестр с одним из этих металлических монстров, может быть трудно избавиться от привычки использовать два пространства. Если это вы (и это, безусловно, я), вот краткое руководство о том, как найти и удалить лишние пробелы в Microsoft Word.

Это руководство также доступно в виде видео на YouTube, где показаны все шаги в режиме реального времени.

Посмотрите более 100 других руководств по программному обеспечению для письма на моем канале YouTube.

Изображения, показанные ниже, взяты из Word для Microsoft 365. Эти действия также применимы к Word 2021, Word 2019, Word 2016, Word 2013 и Word 2010.

Удалить лишние пробелы с помощью инструмента Word для поиска и замены

<р>1. Выберите вкладку "Главная".

<р>2. Выберите «Заменить» в группе «Редактирование».

<р>3. Убедитесь, что вы находитесь на вкладке «Заменить» в диалоговом окне «Найти и заменить».

<р>4. Поместите курсор в текстовое поле «Найти что» и дважды нажмите пробел, чтобы добавить два пробела. (Текстовое поле будет пустым.)

<р>5. Поместите курсор в текстовое поле «Заменить на» и один раз нажмите пробел, чтобы добавить один пробел. (Текстовое поле будет пустым.)

<р>6. Выберите предпочтительный вариант замены:

Replace заменяет только текущее вхождение двойного пробела одинарным пробелом.
Заменить все — заменяет все двойные пробелы одинарными пробелами. Если вы выберете этот вариант, появится диалоговое окно с информацией о том, сколько замен было сделано.
Найти следующий — находит следующий двойной пробел в документе без замены.

7. Нажмите кнопку "Закрыть", чтобы закрыть диалоговое окно "Найти и заменить", когда закончите.

Обратите внимание, что вы также можете настроить Word так, чтобы он помечал лишние пробелы между словами и предложениями по мере ввода, а затем исправлял каждое вхождение по отдельности.

Одной из трудоемких задач в Microsoft Word является очистка текста из внешних источников, особенно если в документе есть очень жесткие ответы, которые вы хотите удалить. Эти документы включают текст, скопированный из PDF-файла, стенограммы собрания Zoom, текст с YouTube или других сервисов, а также документы, полученные от коллег и клиентов, которые могут использовать другие программы. Проблема в том, что вы тратите слишком много времени на ручную очистку этих файлов, чтобы удалить обязательные возвраты, которые не нужны в тексте документа.

Чтобы узнать о простых шагах по удалению жестких возвратов или знаков абзаца из текстового файла в Microsoft Word, продолжайте читать или смотреть мое видео:

Отображение меток абзаца в документе

Первое, что вам нужно сделать, это получить больше информации. Вы сделаете это, работая с Показать/Скрыть. Это на вкладке «Главная» в группе «Абзац». Вы найдете это с помощью символа абзаца. Выберите эту опцию, и теперь вы будете отображать непечатаемые символы, иногда называемые скрытыми символами. Вы можете видеть, где на концах строк происходят жесткие возвраты, а где они разрывают текст в неудобных местах. В приведенном ниже образце документа довольно легко увидеть, где появляются жесткие возвраты. То есть текст не обтекается так называемым мягким возвратом. В конце каждой строки есть жесткий возврат, который создаст всевозможные проблемы с редактированием и форматированием в документе Word.

Как удалить жесткие возвраты

Хотя это может занять довольно много времени, мы могли бы вручную отредактировать текст, чтобы удалить лишние жесткие возвраты, добавить пробел или знак препинания, если это необходимо, и продолжить очистку документа таким образом. Однако есть гораздо более простой подход к удалению жестких возвратов. И это для использования команд «Найти и заменить». Ниже описан основной процесс удаления жестких возвратов или знаков абзаца:

Сохраните исходный документ под новым именем.
Запустите команду "Заменить".
При необходимости замените несколько обязательных возвратов, которые вы хотите сохранить, заполнителем.
Найдите и замените оставшиеся жесткие возвраты с помощью команды «Дополнительно» > «Специальные» в диалоговом окне «Найти и заменить». Выберите «Знак абзаца» из вариантов в разделе «Специальный». В зависимости от документа замените знаки абзаца пробелом или вообще ничего.
Если вы создали заполнители для меток абзаца, которые хотите сохранить, выполните шаги, которые вы использовали для шага 3, в обратном порядке, чтобы вернуть метки абзаца, которые вы хотите сохранить в документе.
Просмотрите и отредактируйте документ, чтобы завершить очистку файла.

Как найти и заменить знаки абзаца

Для начала вы найдете команды «Найти и заменить» в правой части вкладки «Главная». Вы также можете использовать следующие сочетания клавиш:

Возможно, вы использовали их раньше, чтобы найти текст, возможно, пунктуацию, и заменить его чем-то другим. Но в этой функции есть нечто большее, чем просто поиск текста и замена его чем-то другим. Сначала выберите «Заменить». В диалоговом окне «Найти и заменить» выберите «Еще». Это дает вам возможность уточнить, как вы находите и заменяете. Чтобы удалить жесткие возвраты из текстового файла, выберите параметр «Специальный». Здесь вы увидите любое количество различных символов и символов, которые вы можете найти и заменить, включая знак абзаца.

Чтобы очистить наши документы, мы часто хотим найти, где находится знак абзаца, и заменить его либо пробелом, либо ничем, если пробел уже есть. Теперь, если вы делаете это на регулярной основе, другой способ создать это — с помощью символа вставки (^) и буквы P. Вы найдете каретку в верхней части клавиатуры над клавишей с цифрой 6. Итак, ^P — это еще один способ отобразить знак абзаца. Затем укажите контент, который вы хотите заменить, например пробел. Примечание. Прежде чем приступить к редактированию, создайте копию документа на случай, если вам понадобится вернуться к оригиналу.

Но есть еще одна вещь, на которую следует обратить внимание, потому что вы можете на самом деле захотеть иметь некоторые жесткие возвраты или знаки абзаца в конце настоящих абзацев. Вы заметите, что в приведенном выше образце документа есть два жестких возврата в конце абзацев. Для этих типов документов нам не обязательно искать все знаки абзаца и заменять их, потому что теперь мы создаем еще одно место, где нам придется тратить время на очистку документа.

В этом случае вы также захотите найти любое вхождение, в котором есть два жестких возврата. Затем вы замените два жестких возврата заполнителями. Теперь этот заполнитель может быть чем угодно, что обычно не отображается в документе. Заполнителями могут быть пара звездочек (**), три восклицательных знака (. ) — просто то, к чему вы вернетесь, когда будете готовы закончить редактирование документа. Если вы еще не слишком уверены, вы можете заменить двойные жесткие возвраты по отдельности, используя «Найти далее», а затем «Заменить». Как только вы увидите, как это работает, попробуйте заменить все. Теперь у вас есть заполнители для тех мест, где вы действительно хотите видеть знак абзаца. Позже вы можете вернуться к тексту, найти эти заполнители и заменить их двумя жесткими возвратами для каждого места, где они действительно нужны в окончательном документе.

Теперь пришло время убрать твердые возвраты, которые вы хотите удалить из документа. Просто попросите Word выполнить поиск всех случаев жесткого возврата и, в зависимости от содержимого, заменить его ничем (оставьте поле «Заменить» пустым) или, возможно, добавить пробел. Еще раз попробуйте заменить все после проверки нескольких вхождений.

Вашими последними шагами могут быть сброс тех жестких возвратов, которые в настоящее время представлены заполнителями, такими как две звездочки. Помните, что заполнители на самом деле не имеют никакого конкретного значения. Вы просто используете их как то, что вы можете найти, а затем заменяете их двумя жесткими возвратами. Опять же, вы найдете их в диалоговом окне «Найти и заменить» в разделе «Дополнительно» в разделе «Специальные». Ознакомьтесь с другими вариантами, потому что помимо простого текста и пунктуации вы увидите в документе множество элементов для поиска.

Теперь у вас есть документ, который, вероятно, нуждается лишь в небольшой очистке, например добавлении или удалении нескольких пробелов. Все, что требуется, — это несколько щелчков мышью и несколько исправлений, чтобы сэкономить время на редактировании документов Word, чтобы вы могли сосредоточиться на том, что для вас важнее.

Доун Бьорк, MCT, MOSM, CVP, The Software Pro®
Сертифицированный тренер Microsoft, докладчик по продуктивности, сертифицированный виртуальный докладчик

Доун Бьорк является специалистом по программному обеспечению и сертифицированным тренером Microsoft (MCT), а также сертифицированным мастером-инструктором Microsoft Office Specialist (MOS), сертифицированным виртуальным докладчиком (CVP) и сертифицированным экспертом Microsoft Office. Дон делится умными и простыми способами эффективного использования программного обеспечения благодаря своей работе в качестве докладчика по продуктивности, тренера по программному обеспечению, виртуального докладчика и автора сотен учебных курсов и видеороликов.

Вы знаете, что Word позволяет точно контролировать пространство до и после абзаца. (Отобразите диалоговое окно «Абзац», а затем используйте параметры «До» и «После», чтобы указать свои требования.) Если вам нужно выполнить довольно много форматирования и вам нужно удалить пространство, которое кто-то другой установил перед абзацами, вас может заинтересовать этот совет.

В Word есть удобная кнопка на панели инструментов, которую можно использовать для автоматического удаления пробелов перед абзацами. Другими словами, он устанавливает значение «До» в диалоговом окне «Абзац» равным нулю. Этот инструмент доступен в версиях от Word до Word 2003; он недоступен в более поздних версиях.

Вы можете добавить этот инструмент на панель инструментов, выполнив следующие действия:

Выберите «Настроить» в меню «Инструменты». Word отображает диалоговое окно «Настройка».
Убедитесь, что выбрана вкладка "Команды". (См. рис. 1.)

Рисунок 1. Вкладка «Команды» диалогового окна «Настроить».

Советы по Word — ваш источник недорогого обучения работе с Microsoft Word. (Microsoft Word — самое популярное программное обеспечение для обработки текстов в мире.) Этот совет (627) относится к Microsoft Word 97, 2000, 2002 и 2003.

Биография автора

На его счету более 50 научно-популярных книг и множество журнальных статей. Аллен Уайатт является всемирно признанным автором. Он является президентом Sharon Parq Associates, компании, предоставляющей компьютерные и издательские услуги. Узнайте больше об Аллене.

БОЛЬШЕ ОТ АЛЛЕНА

Транспонирование и связывание

Нужно ли вам транспонировать и связывать информацию, которую вы вставляете на лист? Это не так невозможно сделать, как это .

Когда вы вносите обширные изменения в документ, и эти изменения включают изменение форматирования нумерованных или маркированных .

Использование числовой части ячейки в формуле

Если в ячейке смешаны цифры и буквы, возможно, вы ищете способ получить доступ и использовать числовые .

Учиться стало проще! Быстро научитесь форматировать, публиковать и делиться своим контентом с помощью Word 2013. С помощью Step by Step вы задаете темп, формируя и применяя необходимые навыки именно тогда, когда они вам нужны! Ознакомьтесь с Microsoft Word 2013 Step by Step сегодня!

Дополнительные подсказки по Word (меню)

Сохранение части абзаца со следующим блоком текста

Если вы являетесь пользователем WordPerfect, вы, возможно, хорошо знакомы с функцией блокировки блоков и интересуетесь, существует ли аналогичная функция .

Добавление границ к абзацам

Хотите привлечь внимание к определенному абзацу? Отличный способ сделать это с бордюром. Word позволяет легко добавлять .

Понимание того, как Word сохраняет форматирование абзаца

Хотите верьте, хотите нет, но если вы знаете, как Word сохраняет форматирование абзаца, это может помочь вам при редактировании.

БЕСПЛАТНАЯ СЛУЖБА. Получайте подобные советы каждую неделю в WordTips, бесплатном информационном бюллетене по продуктивности. Введите свой адрес и нажмите "Подписаться".

Читайте также: