Как создать список рассылки для клиентов из электронной таблицы Excel

Обновлено: 20.11.2024

За последние несколько лет электронный маркетинг значительно изменился. Хотя основные цели и принципы остались прежними, многое изменилось. Например, инструменты торговли стали намного более эффективными и действенными.

Одним из инструментов прошлого, который все еще используется (по крайней мере, некоторое время), является электронная таблица Excel. Он стал синонимом сбора и хранения данных.

Что такое электронная таблица Excel?

Microsoft Excel – самая популярная программа для работы с электронными таблицами. Она была разработана для облегчения ввода, хранения и обработки данных. Эти качества сделали Excel бесценным инструментом во многих отраслях, включая маркетинг по электронной почте.

Как вы оцениваете ценность Excel?

Ценность любого инструмента легко измерить количеством пользователей и его способностью облегчить жизнь. Excel соответствует обоим этим критериям.

Excel используют около 800 миллионов пользователей по всему миру.

Из-за простоты использования и функциональности Excel стал одним из наиболее часто используемых инструментов электронного маркетинга для сбора и хранения адресов электронной почты.

Что происходит, когда вы хотите создать список адресов электронной почты из Excel?

Как создать список адресов электронной почты в Excel

Создать список адресов электронной почты из Excel на самом деле просто, особенно если вы являетесь клиентом Campaign Monitor, потому что вы можете легко импортировать адреса из Excel (XLS, XLSX) и те, которые отформатированы с использованием значений, разделенных запятыми (CSV). формат.

«CSV» просто означает табличные данные, которые сохраняются как обычный текст, но разделяются запятыми. Это формат файла, который вы используете для сохранения адресов электронной почты в Excel.

Подготовьте список рассылки

Первым шагом при создании списка адресов электронной почты в Excel является его подготовка. Это означает, что вы используете строку заголовка для определения содержимого каждого столбца электронной таблицы. Общие значения заголовков, принимаемые большинством поставщиков услуг электронной почты, включают (но не ограничиваются ими) «Электронная почта», «Адрес электронной почты», «Имя», «Имя» и «Фамилия».

Вы также должны убедиться, что все контакты, которые вы хотите включить в свой список, находятся на первой странице вашего листа Excel.

Сохраните список

Далее сохраните список, как обычно. Вы также можете сохранить его как файл CSV, если хотите. Для этого нажмите на вкладку «Файл», выберите «Сохранить как» и выберите CSV в качестве типа файла.

Загрузите свой список

Чтобы загрузить свой список, просто перейдите на панель инструментов и создайте новый список (если вы не добавляете их в существующий список). Чтобы добавить контакты из файла Excel в свой список, вы можете либо перетащить файл с рабочего стола, либо щелкнуть параметр, чтобы загрузить его.

Если вы добавляете контакты в существующий список, просто нажмите на список, в который вы хотите их добавить, и выберите «Добавить новых подписчиков».

После загрузки файла сопоставьте столбцы с полями подписки:

Когда закончите, нажмите "Завершить добавление подписчиков".

Проверить отчет

После загрузки файла Excel вы получите отчет с подробным описанием того, сколько контактов было успешно добавлено. Он также покажет вам, сколько неудачных попыток и почему.

Имеет ли это значение?

Умение создать список адресов электронной почты в Excel — это то, что вам обязательно нужно знать. Во многих ситуациях вы можете получить список контактов, сохраненный в виде файла Excel, и очень важно знать, как создать список из этого файла.

Управление списками адресов электронной почты требует от вас знания многих приемов построения списков и управления ими.

Что теперь?

Теперь, когда вы знаете, как создать список адресов электронной почты в Excel, приступайте к работе с файлами Excel, над которыми вы боялись работать. Вам потребуется всего несколько минут, чтобы создать из них список адресов электронной почты.

Нужны дополнительные советы по управлению списками? Прочтите нашу статью об инструментах управления списками, которые облегчат вам жизнь.

Уилл — помешанный на словах маркетолог из солнечной Флориды. Как менеджер по контент-маркетингу в Campaign Monitor, он любит писать обо всем, что связано с электронной почтой, маркетингом и творчеством.

В этом блоге представлена ​​общая информация и обсуждение электронного маркетинга и смежных тем. Контент, представленный в этом блоге («Контент»), не должен толковаться и не предназначен для предоставления финансовой, юридической или налоговой консультации. Вам следует обратиться за советом к профессионалам, прежде чем действовать на основании какой-либо информации, содержащейся в Контенте. Весь контент предоставляется строго «как есть», и мы не даем никаких гарантий или заявлений относительно Контента.

Вы также должны ознакомиться с другим полезным контентом.

Руководство

Как развивать свой бизнес с помощью автоматизации почтового маркетинга

Доказано, что персонализированные, своевременные и релевантные электронные письма более эффективны.

Руководство

Основные контрольные показатели электронного маркетинга на 2022 год: по отраслям и дням

За последний год мы проанализировали более 100 миллиардов электронных писем, отправленных со всего мира.

Сообщение в блоге

15 лучших примеров рассылок по электронной почте, которые мы когда-либо видели (и почему они работают)

15 самых красивых и эффективных информационных бюллетеней, которые мы когда-либо видели, чтобы вдохновить вас.

Начните работу с Campaign Monitor сегодня.

С нашими мощными, но простыми в использовании инструментами еще никогда не было так легко оказывать влияние на маркетинг по электронной почте.

В компаниях у нас есть тысячи клиентов, и мы должны информировать их о любых обновлениях или изменениях в наших услугах. Создание списка рассылки в Excel помогает нам выполнять утомительную работу за считанные минуты. В большинстве случаев у нас есть почтовые адреса клиентов в файле Excel, и мы хотим сообщить им об изменении адреса нашей компании, используя почтовые адреса этих клиентов.

Допустим, наша компания называется Marigold Sales, а адрес изменился с 7 Oak Valley St., Lakeland, Florida 33801 на Marigold Sales, 71. Глендейл-авеню. Бока-Ратон, Флорида 33428. Теперь мы хотим сообщить нашим клиентам об этом инциденте.

Мы хотим сообщить им об этом инциденте, используя список рассылки.

Загрузить книгу Excel

2 простых способа создания списка рассылки в Excel

Способ 1. Создание списка рассылки в Excel с помощью слияния Microsoft Word

Microsoft Word предлагает функцию слияния. Мы можем использовать эту функцию для создания шаблона списка рассылки после импорта данных из Excel. Данные содержат имена всех клиентов, названия компаний, адреса компаний и адреса электронной почты. Mail Merge автоматически вставит список рассылки после того, как мы выполним следующие последовательности.

Шаг 1: Поскольку вы хотите создать список рассылки, вам необходимо подготовить письменное сообщение с использованием Microsoft Word. Откройте Microsoft Word, перейдите на вкладку «Рассылки» > выберите «Письма» (из раздела «Начать слияние»).

Шаг 2. Запишите сообщение в соответствии с вашими требованиями (например, информирование клиента об изменении адреса). Надпись синего цвета будет соответствовать списку рассылки, который вы собираетесь создать.

Шаг 3. Выберите «Выбрать получателей» (в разделе «Начать слияние») > выберите «Использовать существующий список» (в параметрах).

Шаг 4. Выбор параметра «Использовать существующий список» приведет вас к папкам вашего компьютера. Выберите нужный файл (например, Создание списка рассылки в Excel).

Нажмите «Открыть».

Шаг 5. Откроется окно выбора таблицы. Убедитесь, что вы установили флажок Первая строка данных содержит заголовки столбцов.

Нажмите "ОК".

Шаг 6. Microsoft Word загружает данные. Поместите курсор рядом с именем получателя, затем выберите «Вставить поле слияния» (в поле «Запись и вставка» на вкладке «Рассылки»).

Шаг 7. Появится диалоговое окно «Вставить поле слияния». Выберите поля базы данных в разделе «Вставка». Затем выберите любое из полей (например, имя), затем нажмите «Вставить», как показано на изображении ниже.

После этого повторите шаг 7 примерно 3–4 раза, чтобы ввести имя, фамилию, название компании, город, штат и почтовый индекс. Вы можете вставить любое из полей в ваше сообщение,

Шаг 8. Снова поместите курсор перед строкой приветствия (т. е. "Имя дорогого получателя"). После этого наведите указатель мыши на раздел «Написать и вставить поля» > «Выбрать строку приветствия».

Шаг 9. Появится диалоговое окно «Вставить строку приветствия». В диалоговом окне "Вставить строку приветствия"

Выберите любой формат имени клиента. Вы можете поставить запятую (,) или другие разделители после имени получателя. Предварительный просмотр ваших действий отображается в разделе «Предварительный просмотр» диалогового окна.

Нажмите "ОК".

Выполнение шагов с 1 по 9 подготавливает шаблон списка рассылки для каждого клиента в файле данных. Шаблон будет похож на тот, что изображен на рисунке ниже.

Шаг 10. Если вы хотите просмотреть предварительный просмотр для любого клиента. Просто выберите параметр «Предварительный просмотр результатов» (в разделе «Предварительный просмотр результатов»).

Через мгновение шаблон преобразуется в почтовое письмо 1-го клиента, как показано на следующем рисунке.

Вы не видите пробела между именем и фамилией клиента. Просто поставьте пробел после имени, как показано на изображении ниже.

Все имена клиентов будут иметь одинаковый пробел между их именем и фамилией. Нажимайте на стрелки направления, чтобы перемещаться между данными вперед и назад.

Шаг 11. Вы можете отредактировать, распечатать или даже отправить письмо по электронной почте, просто нажав на определенные параметры (например, «Отправить сообщение электронной почты»).

Шаг 12. Появится диалоговое окно «Объединить в сообщение электронной почты». Выберите «Адрес электронной почты» в поле «Кому». Введите соответствующую тему (например, изменение адреса) в командном поле «Тема».

Нажмите "ОК".

Вы можете выбрать диапазон номеров клиентов для отправки электронной почты.

Способ 2. Создание списка рассылки с помощью функции импорта Microsoft Outlook

В предыдущем методе мы использовали Microsoft Word для создания списка рассылки. Однако Microsoft Outlook также предлагает возможность создать почтовый ящик, просто импортировав файл определенного типа данных (например, тип файла CSV).

Поскольку у нас есть файл данных контактов клиентов в Excel, мы просто конвертируем файл в формат CSV с помощью функции Excel «Сохранить как». Преобразование файла показано на рисунке ниже (выберите «Файл» > «Сохранить как» > выберите CSV из предложенных форматов > нажмите «Сохранить»).

После преобразования файла Excel в формат файла CSV выполните следующие действия, чтобы создать список рассылки с помощью Microsoft Outlook.

Шаг 1. Откройте Microsoft Outlook. Выберите файл.

Шаг 2. Из параметров ленты "Файл".

Выберите «Открыть и экспортировать» > нажмите «Импорт/экспорт».

Шаг 3. Появится мастер импорта и экспорта. В мастере выберите Импорт из другой программы или файла.

Нажмите "Далее".

Шаг 4. Откроется окно команды «Импорт файла». Выберите Значения, разделенные запятыми (CSV), как выберите тип файла для импорта.

Нажмите "Далее".

Шаг 5. Теперь в окне команды «Импорт файла» нажмите «Обзор», чтобы импортировать файл (ранее сохраненный файл CSV).

Шаг 6. Выберите ранее сохраненный CSV-файл в каталоге компьютера и нажмите OK.

Шаг 7. Outlook загружает файл, импортированный на шаге 6, и отображает его. Установите флажок Разрешить создание дубликатов и нажмите кнопку Далее.

Шаг 8. Выберите место (т. е. Контакты), куда необходимо извлечь импортированный файл, и нажмите кнопку "Далее".

Шаг 9. Чтобы сопоставить поля, вы должны указать Outlook, какие элементы он примет в качестве имени, компании или адреса электронной почты. В результате нажмите Сопоставить настраиваемые поля.

Шаг 10. Перетащите значение из поля "От" (слева) в "До" (справа), чтобы назначить им одинаковые значения.

Повторите шаг 10 для названия компании и адреса электронной почты, после чего нажмите OK, как показано на изображении ниже.

Шаг 11. Вы также можете изменить место назначения файла. Если в таких действиях нет необходимости, нажмите Готово.

Outlook загружает все контакты через секунду. Если вы хотите проверить импортированные контакты, перейдите в «Контакты», и все импортированные контакты отобразятся, как показано на следующем рисунке.

Вы можете подсчитать или сверить Имена с исходными данными. Этот Outlook создает список рассылки, из которого вы можете легко отправить каждому из них мгновенную почту.

Хотя на рынке существует множество программ, помогающих создавать маркетинговые кампании по электронной почте и управлять ими, если у вас уже есть Microsoft Excel и Outlook, нет необходимости тратить деньги на покупку дополнительного программного обеспечения. В сочетании Excel и Outlook обеспечивают простой способ отправки массовых рассылок всех видов вашим контактам, чтобы помочь вам развивать свой малый бизнес.От простых сообщений электронной почты до информационных бюллетеней — вы можете с легкостью продвигать свои продукты или услуги.

Откройте Excel, чтобы начать создание списка рассылки. Если у вас уже есть список Excel, откройте именно этот файл. Ваша первая строка данных должна содержать заголовки столбцов, такие как Имя, Фамилия и Электронная почта; последующие строки должны содержать контактную информацию. Используйте заголовок «Электронная почта» вместо «Электронная почта» в Excel, иначе Outlook может не импортировать этот столбец данных. Вы можете сделать так, чтобы ваши заголовки соответствовали полям, доступным в контакте Outlook, взглянув на новый или существующий экран контакта в Outlook, или вы можете просто сопоставить поля позже.

Сохраните файл в формате CSV (с разделителями-запятыми) и откройте Outlook.

Перейдите к контактам Outlook и щелкните правой кнопкой мыши слово "Контакты" слева в разделе "Мои контакты". Выберите «Новая папка», дайте ей имя (например, «Информационный бюллетень» или «Маркетинг») и выделите новую папку после ее создания.

Импортируйте свой список контактов электронной почты Excel в новую папку контактов Outlook, открыв меню «Файл» и нажав «Импорт и экспорт», чтобы запустить мастер импорта и экспорта. Выберите «Импорт из другой программы или файла» в разделе «Выберите действие для выполнения».

Нажмите «Далее», выделите «Значения, разделенные запятыми (Windows)» и снова нажмите «Далее». На следующем экране представлены несколько вариантов дублирования записей, поэтому выберите тот вариант, который вам больше нравится. Вы можете заменить дубликаты, разрешить дубликаты или воздержаться от импорта дубликатов. Затем нажмите «Далее», выделите только что созданную папку «Контакты» и снова нажмите «Далее».

Проверьте правильность расположения, в которое будут импортированы контакты Excel. Если все верно, поставьте галочку в поле рядом с местом, а если нет, нажмите кнопку «Изменить место назначения» справа. У вас также есть возможность сопоставить заголовки столбцов Excel с контактами Outlook, нажав кнопку «Сопоставить настраиваемые поля». В противном случае нажмите Готово. Теперь все готово для начала маркетинговой кампании по электронной почте.

Как быстро создать шаблон списка рассылки в Excel?

Создание списка рассылки в Excel может помочь вам собрать информацию о соответствующих контактах. С помощью списка рассылки вы можете быстро отправлять электронные письма получателям на его основе или импортировать все контакты в папку контактов Outlook по мере необходимости. Эта статья познакомит вас с простым способом создания шаблона списка рассылки в Excel.

Быстро создать шаблон списка рассылки в Excel

Потрясающе! Использование эффективных вкладок в Excel, таких как Chrome, Firefox и Safari!
Сэкономьте 50 % своего времени и сократите количество кликов мышью каждый день!

Здесь я рекомендую создать утилиту списка рассылки Kutools for Excel. С помощью этой утилиты вы можете создать список рассылки с обязательными полями несколькими щелчками мыши, а затем заполнить контактную информацию в соответствии с вашими потребностями. Пожалуйста, сделайте следующее.

Перед применением Kutools for Excel сначала загрузите и установите его.

<р>1. Нажмите Kutools Plus > Создать список рассылки. Смотрите скриншот:

<р>2. В диалоговом окне «Создать список рассылки» вам необходимо проверить поля следующим образом:

2.1 В разделе «Столбцы для списка рассылки» отметьте соответствующие поля как столбцы нужного вам списка рассылки.

2.2 Если вы хотите включить поля вложений в свой список рассылки, проверьте параметры вложений в разделе «Прикрепить файлы».

<р>3. Затем создается шаблон списка рассылки с указанными столбцами полей, как показано на снимке экрана ниже.

Вы можете видеть, что образец электронного письма заполнен в соответствующих ячейках под каждым столбцом. Пожалуйста, замените их реальными данными электронной почты, которые вам нужны. Смотрите скриншот:

Теперь список рассылки создан.

Если вы хотите получить бесплатную пробную версию (30 дней) этой утилиты, нажмите, чтобы загрузить ее, а затем перейдите к выполнению операции в соответствии с указанными выше шагами.

Слияние – отличный способ сэкономить время, когда вы отправляете письма большому количеству получателей. Слияние почты в Word дает вам все функциональные возможности списка рассылки без необходимости настраивать дорогостоящую почтовую платформу. 🤯

Слияние обычно используется для рассылки массовых электронных писем, персонализированных для получателя (например, замена «Привет! 👋» на «Привет, Джон!»). Они также могут сэкономить ваше время на таких задачах, как отправка персонализированных писем, конвертов и создание почтовых ярлыков.

В этом сообщении блога вы шаг за шагом узнаете, как создать и отправить персонализированное слияние. Чтобы продемонстрировать, мы отправим электронное письмо с продажами по холодным контактам списку потенциальных клиентов.

Краткий обзор того, как отправить слияние из Excel:

  1. Мы начинаем слияние почты из Excel, организуя контактную информацию наших потенциальных клиентов в одном документе.
  2. В Word мы создадим черновик нашего сообщения электронной почты, планируя определенные персонализации, которые будут обслуживать каждое сообщение для отдельного получателя.
  3. Наконец, мы отправляем слияние, и Outlook обрабатывает электронное письмо каждому контакту из нашего списка.

Как отправить слияние из Excel

Начните с кто. Кто в вашем списке рассылки? Кому вы хотите получать свое сообщение и какую информацию вы хотите персонализировать в нем? Первым шагом процесса слияния является создание электронной таблицы Excel, которая будет служить источником данных.

Создайте электронную таблицу слияния за 3 простых шага:

  1. Поместите адреса электронной почты в первый столбец.
  2. Используйте отдельные столбцы для каждого поля данных, которые вы будете вставлять в свои персонализированные электронные письма (укажите конкретные имена, так как вы будете использовать их снова).
  3. Перепроверьте все на предмет точности и убедитесь, что личная информация ваших контактов и адреса электронной почты точны. Незначительные ошибки легко пропустить при работе с массовыми сообщениями.

Часть 1. Настройка данных, используемых для персонализации вашего сообщения

Самая распространенная персонализация, используемая при слиянии почты, — это включение имени получателя в строку приветствия сообщения. В нашем примере мы отправляем электронное письмо с продажами в холодном режиме, поэтому мы также указываем название компании контактного лица.

Последний шаг: откройте меню файлов и сохраните документ Excel. Мы вернемся к нему, как только настроим нашу электронную почту и будем готовы настроить получателей электронной почты.

Персонализированные поля будут отформатированы в соответствии с выбранным типом данных в Excel в вашем письме

Задайте для ячеек соответствующий формат, чтобы поля валюты, десятичные числа, проценты и почтовые индексы правильно отображались в вашем сообщении.

Часть 2. Набросайте шаблон электронного письма в документе Microsoft Word

Теперь, когда у нас есть список рассылки, пришло время собрать исходный документ в Word. Лучший способ составить черновик сообщения — начать работу, не беспокоясь о полях персонализации. Мы добавим их позже. В первую очередь сосредоточьтесь на содержании электронной почты; качество вашей электронной почты будет иметь наибольшее влияние на ее успех. Обязательно сохраните, когда закончите.

Начните слияние в Word, выполнив два действия

Теперь пришло время подключить наш документ Word к списку получателей в Excel и настроить Word для персонализации сообщения на основе наших контактных данных. Нажмите на вкладку «Рассылки», чтобы начать. Если вы его не видите, просто перейдите к настройкам ленты в меню «Файл» и убедитесь, что вкладка «Рассылки» отмечена в списке разделов, которые нужно включить.

Шаг 1. Запустите слияние с помощью кнопки на ленте, нажав «Начать слияние» и выбрав «Сообщения электронной почты» в раскрывающемся списке.

Шаг 2:

  • Нажмите «Выбрать получателей» в раскрывающемся списке, чтобы определить наш источник данных.
  • Выберите «Использовать существующий список…».
  • Выберите документ Excel в средстве выбора файлов.
  • Когда система покажет вам диалоговое окно выбора таблицы, выберите соответствующий лист и данные.

Примечание. Если вы работаете на Mac, появится диалоговое окно с вопросом, хотите ли вы доверять конвертеру текста книги Excel, подключив электронную таблицу Excel к электронной почте Word. Одобрите его, чтобы продолжить.

Вставьте поля персонализации в свой шаблон электронной почты

Теперь пришло время заменить каждое из полей в вашем электронном письме тегами-заполнителями для слияния. При запуске слияния будет вставлено соответствующее значение из вашего файла Excel в зависимости от того, кто получает электронное письмо

  1. Выберите текст, который нужно заменить.
  2. Нажмите «Вставить поле слияния» и выберите из списка названий полей.
  3. Повторите этот процесс для каждого дополнительного поля персонализации.

В нашем примере мы заменяем имя, фамилию и компанию.

Когда вы закончите, это должно выглядеть так:

Необязательный шаг: просмотрите каждое электронное письмо, которое получат ваши контакты

Прежде чем двигаться дальше, рекомендуется проверить нашу работу и убедиться, что мы не допустили ошибок. Нажмите кнопку «Предварительный просмотр результатов», чтобы увидеть электронное письмо точно так, как его увидит ваш получатель. Используйте стрелки для просмотра от разных получателей. Вы даже можете предварительно просмотреть электронное письмо особенно важного получателя, выбрав «Найти получателя».

Часть 3. Отправка слияния, Outlook

Почти готово, пора отправлять электронные письма! Нажмите «Готово и объединить» в строке меню Word и выберите «Отправить сообщения электронной почты», чтобы открыть диалоговое окно получателей.

Начните с выбора столбца "Адрес электронной почты" для поля "Кому:". Если вы назвали свой первый столбец в электронной таблице Excel по-другому, выберите соответствующее значение. Заполните тему сообщения и выберите нужный формат сообщения.

Нажмите "ОК". Office перенесет вас в Microsoft Outlook, где каждое электронное письмо будет автоматически отправлено и временно появится в папке «Исходящие». При этом они обрабатываются и отправляются каждому получателю. И это все, что нужно! Поздравляю! Вы успешно отправили персонализированную массовую рассылку по электронной почте.

Советы, рекомендации и дополнительная литература

Слияние писем в Microsoft Office само по себе является мощным инструментом, но есть много способов вывести его на новый уровень.

Для опытных пользователей Microsoft Office мы рекомендуем это видео от Кевина Стратверта. В нем он дает отличный обзор различных способов настройки слияния в Excel, Word и Outlook. Пользователи также могут обратиться к этому списку от Microsoft о других источниках данных, которые вы можете использовать для слияния помимо простой электронной таблицы.

Выполнение слияния почты с Gmail
Если вы используете Microsoft Excel и Word, но также используете учетную запись Gmail, существует несколько способов выполнить слияние почты с Gmail. Нажмите здесь, чтобы узнать больше.

Отправляйте массовые электронные письма с помощью Gmail. Обращайтесь к основному почтовому ящику, а не к вкладке продвижения или спаму. Отслеживайте результаты в режиме реального времени прямо из Google Таблиц

Читайте также: