Как создать правило в Outlook для входящих сообщений
Обновлено: 21.11.2024
Сообщениями электронной почты можно управлять в Microsoft Outlook с помощью правил. Правило — это действие, которое Outlook автоматически выполняет при входящих или исходящих сообщениях в соответствии с указанными вами условиями. Вы можете выбрать множество условий и действий с помощью мастера правил. Вы можете создать правило из шаблона, из сообщения или используя собственные условия. Правила делятся на две категории; организация и уведомление. Правила обычно не действуют на прочитанные сообщения, а только на непрочитанные.
Правила на основе сервера или клиента
Правила могут быть на основе клиента или сервера. По умолчанию, если Outlook настроен на подключение к компьютеру с сервером Microsoft Exchange, правила для сообщений, созданные в Outlook, применяются к вашим сообщениям электронной почты, даже если Outlook не запущен. Эти правила сообщений являются серверными. Если в правиле сообщений указано действие, которое нельзя применить на компьютере с сервером Exchange, это правило является правилом для клиента. Примером клиентского правила является правило, которое перемещает сообщение в определенную папку в файле личных папок (.pst). Клиентское правило применяется только во время работы Outlook. Когда вы используете мастер правил для создания правил сообщений в Outlook, вы получаете следующее сообщение, если вы создаете клиентское правило сообщений: «Это правило является правилом только для клиента и будет обрабатываться только во время работы Outlook». . Если ваш список правил содержит правила обоих типов, сначала применяются правила для сервера, а затем правила для клиента.
В этой статье описывается:
В конце статьи есть полезный раздел, озаглавленный «Соображения и ограничения правил обработки почты».
Примечание.
Эта статья относится к настольной версии Outlook. Если вы используете Outlook в Интернете (ранее известный как Outlook Web App или OWA), см. статью базы знаний, KB0010999, Настройка правил обработки почты Outlook в Интернете .
Создание правила
В Outlook есть шаблоны правил для распространенных сценариев. В этой статье описывается, как использовать эти шаблоны правил или как создавать собственные правила.
Использование шаблонов правил Outlook
Чтобы использовать шаблоны правил Outlook, выполните из Outlook следующие действия.
- В строке меню в верхней части окна Outlook выберите вкладку "Файл".
Открывается страница с информацией об учетной записи
Откроется диалоговое окно "Правила и оповещения".
- В диалоговом окне "Правила и оповещения" на вкладке "Правила электронной почты" нажмите "Новое правило".
Откроется мастер правил.
Мастер правил содержит шаблоны для наиболее часто используемых правил, включая следующие:
- Организация. Эти правила помогут вам сохранять сообщения и реагировать на них. Например, вы можете создать правило для сообщений от определенного отправителя, такого как Бобби Мур, со словом «продажи» в строке «Тема», которые будут помечены для последующих действий, отнесены к категории «Продажи» и перемещены в папку с именем Бобби. Продажи.
- Будьте в курсе. Эти правила уведомляют вас, когда вы получаете определенное сообщение. Например, вы можете создать правило, которое автоматически отправляет оповещение на ваше мобильное устройство, когда вы получаете сообщение от члена семьи.
- Начать с пустого правила. Это правила, которые вы создаете без помощи шаблона правил и которые вы можете полностью настроить.
- Заполните записи на этой странице следующим образом:
- Шаг 1. Выберите шаблон. Выберите нужный шаблон из набора шаблонов «Будьте организованными» или «Будьте в курсе событий».
- Шаг 2. Измените описание правила. Нажмите на подчеркнутое значение. Например, если щелкнуть ссылку люди или общедоступная группа, откроется адресная книга, в которой можно выбрать людей, электронные письма которых будут затронуты этим правилом.
Мастер правил спрашивает, какие условия вы хотите проверить?
- Заполните записи на этой странице следующим образом:
- Шаг 1. Выберите условие (условия). Выберите условия, которым должны соответствовать сообщения, чтобы правило применялось.
- Шаг 2. Измените описание правила. Нажмите на подчеркнутое значение любого добавленного вами условия, а затем укажите значение.
Мастер правил спросит: что вы хотите сделать с сообщением?
- Заполните записи на этой странице следующим образом:
- Шаг 1. Выберите действие (действия). Выберите действие, которое должно выполняться правилом при выполнении указанных условий.
- Шаг 2. Измените описание правила. Нажмите на подчеркнутое значение любого добавленного вами действия, а затем укажите значение.
Мастер правил спрашивает, какие условия вы хотите проверить?
- Заполните записи на этой странице следующим образом:
- Шаг 1. Выберите исключения. Выберите любые исключения из правила.
- Шаг 2. Измените описание правила. При необходимости щелкните подчеркнутое значение любого добавленного вами исключения, а затем укажите значение.
Мастер правил спросит: что вы хотите сделать с сообщением?
- Заполните записи на этой странице следующим образом:
- Шаг 1. Выберите действие (действия). Выберите любые дальнейшие действия, которые будут применяться к правилу.
- Шаг 2. Измените описание правила. При необходимости нажмите на подчеркнутое значение любых дополнительных действий, которые вы добавили, а затем укажите значение.
Мастер правил спрашивает: "Есть ли исключения?"
- Заполните записи на этой странице следующим образом:
- Шаг 1. Выберите исключения. Выберите любые исключения из правила.
- Шаг 2. Измените описание правила. При необходимости щелкните подчеркнутое значение любого добавленного вами исключения, а затем укажите значение.
Откроется страница настройки правила "Готово".
- Заполните записи на этой странице следующим образом:
- Шаг 1. Укажите имя для этого правила. Введите имя для своего правила.
- Шаг 2. Настройка параметров правила. Установите флажки для нужных параметров.
- Если вы хотите применить это правило к сообщениям, которые уже находятся в папке "Входящие", установите флажок Запустить это правило сейчас для сообщений, уже находящихся в папке "Входящие".
- По умолчанию новое правило включено. Чтобы отключить правило, снимите флажок Включить это правило.
- Чтобы применить это правило ко всем учетным записям электронной почты, настроенным в Outlook, установите флажок Создать это правило для всех учетных записей. Этот параметр будет недоступен, если у вас есть только одна учетная запись электронной почты.
Правило будет сохранено и применено, и появится следующее сообщение.
Создание собственного правила
Чтобы создать собственное правило, выполните следующие действия из Outlook.
- Выполните шаги с 1 по 3 раздела Использование шаблонов правил Outlook.
- Заполните записи на начальной странице мастера правил следующим образом:
- В разделе «Начать с пустого правила» нажмите «Применить правило к полученным сообщениям» или «Применить правило к отправляемым сообщениям».
- Нажмите "Далее".
Мастер правил спрашивает, какие условия вы хотите проверить?
- Заполните записи на этой странице следующим образом:
- Шаг 1. Выберите условие (условия). Выберите условия, которым должны соответствовать сообщения, чтобы правило применялось.
- Шаг 2. Измените описание правила. Нажмите на подчеркнутое значение любого добавленного вами условия, а затем укажите значение.
Мастер правил спросит: что вы хотите сделать с сообщением?
- Заполните записи на этой странице следующим образом:
- Шаг 1. Выберите действие (действия). Выберите действие, которое должно выполняться правилом при выполнении указанных условий.
- Шаг 2. Измените описание правила. Нажмите на подчеркнутое значение любого добавленного вами действия, а затем укажите значение.
Мастер правил спрашивает: "Есть ли исключения?"
- Заполните записи на этой странице следующим образом:
- Шаг 1. Выберите исключения. Выберите любые исключения из правила.
- Шаг 2. Измените описание правила. Нажмите на подчеркнутое значение любого добавленного вами исключения, а затем укажите значение.
Откроется страница настройки правила "Готово".
- Заполните записи на этой странице следующим образом:
- Шаг 1. Укажите имя для этого правила. Введите имя для своего правила.
- Шаг 2. Настройка параметров правила. Установите флажки для нужных параметров.
- Если вы хотите применить это правило к сообщениям, которые уже находятся в папке "Входящие", установите флажок Запустить это правило сейчас для сообщений, уже находящихся в папке "Входящие".
- По умолчанию новое правило включено. Чтобы отключить правило, снимите флажок Включить это правило.
- Чтобы применить это правило ко всем учетным записям электронной почты, настроенным в Outlook, установите флажок Создать это правило для всех учетных записей. Этот параметр будет недоступен, если у вас есть только одна учетная запись электронной почты.
Мастер правил закроется, и снова появится диалоговое окно «Правила и оповещения». Имя вашего нового правила будет включено в список правил.
Новое правило будет применено.
Создание правила на основе отправителей или получателей сообщения электронной почты
Правило можно быстро создать из любого сообщения электронной почты. Преимущество создания правила таким образом заключается в том, что правила предлагаются на основе отправителя или получателей сообщения. Например, когда вы начинаете с сообщения, одно предлагаемое правило перемещает все сообщения от этого отправителя в выбранную вами папку.
Чтобы создать правило на основе отправителей или получателей сообщения в Outlook, выполните следующие действия.
- Нажмите на сообщение, для которого вы хотите создать правило, а затем на вкладке "Главная" в группе "Переместить" нажмите "Правила".
Появляются предлагаемые правила в зависимости от отправителя и получателей сообщения.
- Выполните одно из следующих действий:
- Выберите одно из предложенных правил, выберите папку назначения и нажмите кнопку "ОК".
- Если ни одно из предложенных правил не подходит, нажмите «Создать правило», чтобы просмотреть дополнительные параметры правил в зависимости от отправителя, получателей или темы сообщения.
Если вы выберете Шаг 2b, Создать правило, появится диалоговое окно "Создать правило".
Продолжите следующие шаги.
- Когда я получу электронное письмо со всеми выбранными условиями, установите флажки для нужных условий.
- Выполните следующие действия. Установите флажки для действий, которые должны выполняться правилом при выполнении указанных условий.
Примечание:
Если установить флажок Переместить элемент в папку, появится список папок. Нажмите на существующую папку или нажмите «Создать», чтобы создать папку для хранения сообщений.Чтобы добавить в правило дополнительные условия, действия или исключения, нажмите «Дополнительные параметры» и следуйте остальным инструкциям мастера правил. Это тот же мастер, который появляется, когда вы щелкаете вкладку «Файл» и выбираете «Управление правилами и предупреждениями». См. Шаг 2 в разделе Использование шаблонов правил Outlook.
Появится сообщение, подтверждающее создание правила. Сообщение содержит возможность запуска этого правила для сообщений, уже находящихся в текущей папке.
Если оставить этот параметр неотмеченным, правило не вступит в силу, пока не будет получено новое сообщение.
Запуск правил вручную
Если вы хотите запустить одно или несколько правил вручную, в Outlook выполните следующие действия.
Откроется диалоговое окно "Правила и оповещения". Если настроено существующее правило, доступна опция Запустить правила сейчас.
Откроется диалоговое окно "Выполнить правила сейчас".
- Заполните записи в диалоговом окне "Выполнить правила сейчас" следующим образом:
- Выберите правила для запуска. Установите флажок рядом с каждым правилом, которое вы хотите запустить.
- Выполнить в папке. Если вы хотите выбрать другую папку, нажмите «Обзор», затем выберите нужную папку и нажмите «ОК». (При необходимости установите флажок Включить вложенные папки, чтобы включить все папки в указанной папке).
- Применить правила к — по умолчанию используется значение «Все сообщения». Используя соответствующие параметры раскрывающегося списка, вы можете изменить это, чтобы применить его только к прочитанным или непрочитанным сообщениям.
Выбранные правила запущены.
Импорт или экспорт правил
При импорте правил от другого пользователя Outlook они добавляются в конец существующего списка правил. Вы можете импортировать только один набор правил за раз. Когда вы экспортируете правила другому пользователю Outlook, они сохраняются в файле с расширением .rwz.
Чтобы импортировать или экспортировать правила, выполните в Outlook следующие действия.
Откроется диалоговое окно "Правила и оповещения".
Откроется диалоговое окно «Параметры»
а. Импорт правил
Чтобы импортировать правила от другого пользователя Outlook, выполните следующие действия:
Откроется окно Импорт правил из браузера.
- Перейдите к файлу правил, который вы хотите импортировать.
Примечание:
Если вы хотите импортировать файл, который содержит правила, отличные от тех, которые указаны в мастере правил, например правила, совместимые с предыдущими версиями Microsoft Outlook, выберите тип файла в раскрывающемся списке. поле параметров в нижней части окна «Правила импорта из».Выбранный файл правил импортируется.
Чтобы экспортировать правила другому пользователю Outlook, выполните следующие действия:
Откроется окно «Сохранить экспортированные правила в браузере».
- Выберите папку, в которой вы хотите сохранить файл правил, а затем в поле Имя файла введите имя набора правил, который вы хотите экспортировать.
Примечание:
Если вы хотите экспортировать файл, содержащий только правила, совместимые с предыдущей версией Microsoft Outlook, в списке Тип файла выберите один из следующих вариантов: Мастер правил, совместимых с Outlook 2002 правил, правил мастера правил, совместимых с Outlook 2000, или правил мастера правил, совместимых с Outlook 98.Совет.
Вы можете создать резервную копию правил с помощью этой процедуры экспорта правил.- Нажмите "ОК", чтобы завершить импорт или экспорт.
Соображения и ограничения правил обработки почты
При работе с правилами обработки почты в Outlook необходимо учитывать ряд соображений. Некоторые из наиболее распространенных соображений описаны ниже.
Применение правил к другим элементам Outlook
Уведомления о доставке, ответы на голосование и автоматические ответы.
Когда правила применяются к уведомлениям о доставке, уведомлениям о прочтении, ответам на голосование и автоматическим ответам (уведомлениям об отсутствии на работе), они обрабатываются так же, как если бы они были сообщениями. Например, правило, которое перемещает элементы со словом "встреча" в теме в определенную папку, также перемещает все уведомления о доставке, ответы на голосование или автоматический ответ, содержащий слово "встреча" в теме.Примечание.
Когда правило перемещает ответы на голосование из папки "Входящие" в другую папку, это влияет на отслеживание вашего голосования.Когда вы открываете отправленное сообщение, содержащее кнопку голосования, информация об отслеживании не будет включать подсчет ответов, перемещенных правилом. Перемещение или удаление ответа вручную не влияет на отслеживание.Приглашения на собрания, задачи и документы.
Когда к приглашениям на встречи, задачам и документам применяются правила, они рассматриваются как сообщения. Например, когда вы создаете правило, которое перемещает элементы со словом «собрание» в поле «Тема» в определенную папку, любое задание или приглашение на собрание, которые соответствуют этому условию, также перемещаются. Однако помните о следующих ограничениях при создании правил, влияющих на элементы такого типа:- Элемент, перемещенный в папку, отличную от почтовой папки, после перемещения может работать некорректно. Например, если сообщение перемещается в папку "Календарь", новая встреча не создается.
- Если ответ на собрание или задачу перемещается в папку "Удаленные" с помощью правила, исходный элемент не отслеживает ответ.
- Если приглашение на собрание автоматически перемещается в папку "Удаленные", собрание не добавляется в календарь.
- Правила, влияющие на отправляемые вами сообщения, не применяются к запросам задач и приглашениям на собрания.
Правила, включающие контактные группы
Правило, включающее группу контактов, может вести себя по-разному в зависимости от того, как правило создано.
- Перемещать сообщения, отправленные в папку группы контактов. Это правило доступно, только если вы используете учетную запись Exchange Server. В указанную папку перемещаются только сообщения, отправленные в контактную группу. Сообщения от людей, входящих в контактную группу, не перемещаются в указанную папку.
Пересылка сообщений за пределы вашей организации
Если вы используете учетную запись Microsoft Exchange Server 2010, по умолчанию вы не можете использовать правила для пересылки сообщений на адреса электронной почты за пределами вашей организации. Этот параметр помогает предотвратить раскрытие конфиденциальной и личной информации организации. Этот параметр может изменить только администратор Exchange.
Используйте правила для папки "Входящие", чтобы автоматически выполнять определенные действия с сообщениями, поступающими в папку "Входящие".
Правила применяются к входящим сообщениям и могут быть созданы из любой папки.
Чтобы быстро создать правило, перемещающее всю электронную почту от определенного отправителя или набора отправителей в папку, щелкните правой кнопкой мыши сообщение в списке сообщений, для которого вы хотите создать правило, и выберите Создать правило.
Выберите папку, в которую вы хотите переместить все сообщения от этого отправителя или набора отправителей, а затем нажмите кнопку ОК.
Если вы хотите сделать больше, чем просто переместить сообщение от определенного отправителя или набора отправителей в папку, выберите Дополнительные параметры.
Нажмите Добавить новое правило.
Каждому правилу нужны как минимум три вещи: имя, условие и действие. Правила также могут содержать исключения из условий. Вы можете добавить несколько условий, действий и исключений на каждом шаге, выбрав Добавить условие, Добавить действие и Добавить исключение.
Нажмите «Сохранить», чтобы создать правило, или «Отменить», чтобы отменить создание правила.
Выберите Почта > Правила.
В правиле, которое вы хотите изменить, выберите Изменить.
Нажмите Сохранить, чтобы сохранить отредактированное правило.
Выберите Почта > Правила.
В правиле, которое вы хотите удалить, выберите Удалить.
Совет. Если вы просто хотите отключить правило на некоторое время, выберите переключатель рядом с правилом.
Правила для папки "Входящие" применяются к входящим сообщениям в соответствии с порядком их расположения в списке правил для папки "Входящие". Вы можете настроить порядок, в котором созданные вами правила применяются к сообщениям, поступающим в ваш почтовый ящик.
Выберите Почта > Правила.
Выберите правило, а затем используйте стрелку вверх или стрелку вниз, чтобы изменить порядок, в котором правило применяется к входящим сообщениям.
Что еще мне нужно знать?
Возможно, вы создали правило для пересылки или перенаправления получаемых вами сообщений на другой адрес электронной почты. Если это так, важно знать разницу между переадресацией и переадресацией.
Переадресованное сообщение отображается как сообщение, которое вы получили, а затем переслали другому получателю. Когда получатель ответит, ответ будет отправлен на адрес, с которого было переадресовано сообщение.
В перенаправленном сообщении первоначальный отправитель остается в строке "От". Когда получатель, которому было перенаправлено сообщение, отвечает, ответ отправляется исходному отправителю.
Все еще нужна помощь?
Примечание. Чтобы получить поддержку, сначала необходимо войти в систему. Если вы не можете войти в систему, обратитесь в службу поддержки аккаунта.
Правила позволяют автоматически перемещать сообщения электронной почты, помечать их и отвечать на них. Вы также можете использовать правила для воспроизведения звуков, перемещения сообщений в папки или отображения предупреждений о новых элементах.
Самое простое и распространенное правило — это правило, позволяющее перемещать элемент от определенного отправителя или с определенными словами в строке темы в другую папку. Вы можете создать это правило непосредственно из уже полученного вами сообщения.
Нажмите правой кнопкой мыши сообщение в папке "Входящие" или в другой папке электронной почты и выберите "Правила".
Выберите один из вариантов. Outlook автоматически предлагает создать правило на основе отправителя и получателей. Чтобы просмотреть дополнительные параметры, выберите «Создать правило».
В диалоговом окне "Создать правило" установите один или несколько флажков из первых трех.
В разделе «Выполните следующие действия», если вы хотите, чтобы правило перемещало сообщение в папку, установите флажок «Переместить элемент в папку», затем выберите папку в появившемся диалоговом окне «Выбрать папку» и нажмите «ОК».< /p>
Нажмите "ОК", чтобы сохранить правило.
Примечание. Если вы хотите применить правило к уже полученным сообщениям, установите флажок в появившемся диалоговом окне подтверждения и нажмите OK.
Создайте правило с помощью мастера правил
С помощью мастера правил можно создать три типа правил.
Организация. Эти правила помогут вам фильтровать, сохранять и отслеживать сообщения.
Будьте в курсе: эти правила уведомляют вас, когда вы получаете сообщение, которое соответствует определенному набору критериев.
Пользовательские правила. Это правила, которые вы создаете без шаблона.
Правила можно настраивать почти бесконечно. Существует множество параметров, которые можно установить для каждого типа создаваемого правила. Выполните следующие действия, чтобы узнать, как создать правило с помощью мастера правил.
Выберите «Файл» > «Управление правилами и оповещениями», чтобы открыть диалоговое окно «Правила и оповещения».
На вкладке "Правила электронной почты" выберите "Новое правило".
Выберите один из шаблонов на шаге 1. Чтобы начать с пустого правила, выберите Применить правило к полученным сообщениям или Применить правило к отправляемым сообщениям.
В окне "Шаг 2. Изменить описание правила" нажмите любые подчеркнутые параметры, чтобы установить их. Например, если вы выбрали «Пометить сообщения от кого-то для последующих действий» на шаге 1, нажмите «Люди» или «Общедоступная группа», чтобы выбрать, сообщения каких отправителей вы хотите пометить, а затем нажмите «Отправить», чтобы выбрать пометку и дату последующего действия. .
Нажмите "Далее".
На второй странице мастера правил вы можете добавить к правилу дополнительные условия. Например, вы можете выбрать сообщения, отправленные от определенного человека, которые также содержат определенные слова в теме или тексте сообщения.
В поле «Шаг 1: Выберите условие(я)» отмечены все условия, которые вы установили на предыдущем экране. Вы можете выбрать несколько дополнительных условий, установив соответствующие флажки.
В поле "Шаг 2. Изменить описание правила" щелкните все дополнительные подчеркнутые условия, которые вы только что добавили. Затем нажмите «Далее».
На третьей странице мастера правил можно выбрать дополнительные действия, которые необходимо выполнить с сообщением. Например, вы можете помечать сообщения для дальнейших действий и помечать сообщения как очень важные.
В поле "Шаг 1. Выберите условие(я)" отмечены все действия, заданные на первом экране. Вы можете выбрать несколько дополнительных действий, установив соответствующие флажки.
В поле "Шаг 2. Изменить описание правила" щелкните все дополнительные подчеркнутые действия, которые вы только что добавили. Затем нажмите «Далее».
На четвертой странице мастера правил вы можете добавить в правило любые исключения. Например, вы можете проверить, кроме случаев, когда оно помечено как важное, чтобы убедиться, что любые сообщения, отмеченные определенным уровнем важности, не помечены для дальнейших действий.
В поле "Шаг 1. Выберите условие(я)" выберите любые исключения из правила, установив соответствующие флажки.
В поле "Шаг 2. Изменить описание правила" щелкните любые дополнительные подчеркнутые исключения, которые вы только что добавили. Затем нажмите «Далее».
На последней странице мастера правил введите имя правила.
Если вы хотите применить это правило к сообщениям, которые вы уже получили, установите флажок Запустить это правило сейчас для сообщений, которые уже находятся в папке "Входящие".
По умолчанию установлен флажок Включить это правило. Вы можете снять этот флажок, если не хотите, чтобы правило включалось в данный момент.
Нажмите "Готово", чтобы сохранить и включить правило.
Вы можете удалить правило, когда оно больше не нужно.
На вкладке "Файл" выберите "Управление правилами и оповещениями".
В диалоговом окне "Правила и оповещения" на вкладке "Правила электронной почты" выберите правило, которое хотите удалить.
Вы можете запустить одно или несколько правил вручную.
На вкладке "Файл" выберите "Управление правилами и предупреждениями", а на вкладке "Правила электронной почты" выберите "Выполнить правила сейчас".
В поле "Запустить правила сейчас" в разделе "Выбор правил для запуска" установите флажок для каждого правила, которое вы хотите запустить.
В поле «Выполнить в папке» выберите другую папку, нажмите «Обзор», выберите папку и нажмите «ОК».
Установите флажок Включить вложенные папки, чтобы включить все папки в папке, выбранной на шаге 3.
В списке Применить правила к примите настройки по умолчанию для всех сообщений или выберите прочитанные или непрочитанные сообщения.
Выберите «Выполнить сейчас».
В Outlook есть два типа правил: серверные и клиентские.
Правила для сервера
При использовании учетной записи Microsoft Exchange Server некоторые правила применяются для сервера. Эти правила действуют в вашем почтовом ящике на почтовом сервере Exchange, даже если Outlook не запущен.Правила на основе сервера должны применяться к сообщениям, когда они впервые доставляются в папку "Входящие", и правила должны работать до тех пор, пока они не будут выполнены на сервере. Например, правило, указывающее, что сообщение должно быть напечатано, не может выполняться до тех пор, пока оно не будет завершено на сервере. Если правило нельзя применить на сервере, оно применяется при запуске Outlook, а затем становится правилом только для клиента.
Правила только для клиента
Правила только для клиента — это правила, которые выполняются только на вашем компьютере. Это правила, которые выполняются в Outlook, а не на сервере Exchange. Правила только для клиента могут выполняться только во время работы Outlook.Совет. Если ваш список правил содержит правила обоих типов, сначала применяются правила для сервера, а затем правила только для клиента.
Уведомления о доставке, ответы на вопросы голосования и автоматические ответы
При применении правил уведомления о доставке, уведомления о прочтении, ответы на голосование и автоматические ответы (уведомления об отсутствии на работе) обрабатываются так, как если бы они были сообщениями. Правило, которое перемещает сообщения со словом «встреча» в поле «Тема» в определенную папку, например, также перемещает все уведомления о доставке, ответы на голосование или автоматические ответы в ту же папку.
Примечание. Когда правило перемещает ответы на голосование из папки "Входящие" в другую папку, это влияет на отслеживание голосов. Когда отправленное сообщение, содержащее кнопку голосования, открывается, информация об отслеживании не будет включать подсчет ответов, перемещенных правилом. Перемещение или удаление ответа вручную не влияет на отслеживание.
Запросы на встречи, задачи и документы
Приглашения на собрания, задачи и документы считаются сообщениями. Если вы создаете правило, которое перемещает элемент в определенную папку на основе определенных условий (критериев), которые выполняются (соответствуют), то все приглашения на собрания и задачи, соответствующие этим условиям, также перемещаются. Однако помните о следующих ограничениях при создании правил, влияющих на элементы такого типа:
Если элемент перемещается в папку, отличную от почтовой папки, он может работать не так, как ожидалось, после перемещения. Например, если сообщение перемещается в папку «Календарь», новая встреча не создается.
Если ответ на собрание или задачу перемещается в папку "Удаленные" с помощью правила, исходный элемент не отслеживает ответ.
Если приглашение на собрание автоматически перемещается в папку "Удаленные", собрание не добавляется в Календарь.
Правила, влияющие на отправляемые вами сообщения, не применяются к запросам задач и приглашениям на собрания.
Контактные группы
Правило, включающее контактную группу, может вести себя иначе, чем другие правила, в зависимости от того, как правило создано.
Перемещать сообщения, отправленные в общедоступную группу, в папку
Это правило доступно, только если вы используете учетную запись Exchange Server. В указанную папку перемещаются только сообщения, отправленные в контактную группу. Сообщения от людей, входящих в контактную группу, не перемещаются в указанную папку.В Outlook важные сообщения будут скрыты, если вы получили сотни и тысячи писем в день. В этой статье я расскажу о некоторых хитростях, позволяющих установить для некоторых писем высокую важность, которые могут выделяться в сообщениях беспорядка в Outlook.
Установите важность электронной почты с помощью Kutools for Outlook
Создайте правило для автоматического присвоения электронным письмам высокой важности
В Outlook функция «Правила» может помочь вам установить для электронных писем высокую важность.
<р>1. Нажмите «Главная» > «Правила» > «Управление правилами и оповещениями», затем нажмите «Новое правило» в диалоговом окне «Правила и оповещения».
<р>2. В диалоговом окне "Мастер правил" выберите "Применить правило к сообщению, которое я получаю в меню "Пуск" из раздела пустого правила".
<р>3. Нажмите «Далее», отметьте нужные слова в теме или тексте или установите другие флажки в разделе «Шаг 1», нажмите определенные слова в разделе «Шаг 2», а затем добавьте слова, которые вы используете, чтобы пометить электронные письма как очень важные на основе.
<р>4. Нажмите «ОК» > «Далее». В этом окне установите флажок «Пометить как важность» на шаге 1, нажмите «Важность» на шаге 2 и выберите «Высокая» в диалоговом окне «Важность».
<р>5. Нажмите "ОК" > "Далее" > "Далее". Появится диалоговое окно с напоминанием, если вы продолжите, нажмите "Да".
<р>6. В последнем окне выберите Включить это правило. Нажмите Готово > ОК, чтобы завершить создание этого правила.
С этого момента полученные вами сообщения, которые содержат определенный текст в теме или теле, будут автоматически помечаться как очень важные.
Установите важность электронной почты с помощью Kutools for Outlook
Поскольку функция «Правила» сложна, здесь я представляю удобный инструмент — Kutools for Outlook, его функция «Напоминания о сообщениях» может отображать все важные электронные письма, которые содержат определенные тексты для вас.
Бесплатно установите Kutools for Outlook, а затем выполните следующие действия:
<р>1. Нажмите Kutools Plus > Напоминания о сообщениях > Параметры напоминаний о важных сообщениях.
<р>2. В диалоговом окне "Параметры напоминания о важных сообщениях" на вкладке "Общие" выберите учетную запись, в которой вы хотите проверять важные сообщения электронной почты.
<р>3. Перейдите на вкладку «Правила», затем нажмите «Создать», чтобы добавить определенный текст, который вы хотите проверить, если важное сообщение электронной почты основано на одном за другим.
<р>4. Нажмите OK > OK, чтобы закрыть диалоговые окна.<р>5. Нажмите Kutools Plus > Напоминания о сообщениях > Напоминания о сообщениях, чтобы включить эту утилиту.
Теперь сообщения электронной почты, содержащие определенный текст в теле, теме или адресе, будут рассматриваться как важные электронные письма и отображаться на панели «Важные» при их получении.
Читайте также: