Как сделать реестр договоров в excel

Обновлено: 01.07.2024

Многие пользователи активно используют Excel для формирования отчетов для их последующего редактирования. Отчеты используются для удобного просмотра информации и полного контроля над управлением данными при работе с программой.

Таблица — это интерфейс рабочей области программы. Реляционная база данных структурирует информацию в строках и столбцах. Несмотря на то, что в стандартный пакет MS Office входит отдельное приложение для создания и обслуживания баз данных Microsoft Access, пользователи активно используют для этих же целей Microsoft Excel. Ведь возможности программы позволяют: сортировать; формат; фильтр; редактировать; организовать и структурировать информацию.

Это все, что вам нужно для работы с базами данных. Единственный нюанс: программа Excel является универсальным аналитическим инструментом, который больше подходит для сложных вычислений, вычислений, сортировки и даже для хранения структурированных данных, но в небольших объемах (не более одного миллиона записей в одной таблице, в 2010 г. версия).

Структура базы данных — таблица Excel

База данных — набор данных, распределенный по строкам и столбцам для удобного поиска, организации и редактирования. Как сделать базу данных в Excel?

Вся информация в базе данных содержится в записях и полях:

Запись — строка базы данных (БД), содержащая информацию об одном объекте.
Поле — это столбец в базе данных, содержащий информацию одного типа обо всех объектах.
Записи и поля базы данных соответствуют строкам и столбцам стандартной электронной таблицы Microsoft Excel.

Если вы умеете делать простую таблицу, то создать базу данных не составит труда.

Создание БД в Excel: пошаговая инструкция

Шаг за шагом, чтобы создать базу данных в Excel. Наша задача – сформировать клиентскую базу. За несколько лет компания имеет несколько десятков постоянных клиентов. Необходимо следить за сроком договора, направлениями сотрудничества и знать контакты, передачу данных и т.д.

Как создать базу данных клиентов в Excel:

Выполнена основная работа по вводу информации в БД. Для удобного использования этой информации необходимо выделить необходимую информацию, отфильтровать и отсортировать данные.

Как вести базу данных в Excel

Данные распределены в таблице по условиям договора.

Теперь руководитель видит, кому пора продлевать контракт и с какими компаниями мы продолжаем партнерство.

База данных за время деятельности компании разрастается до невероятных размеров. Найти нужную информацию становится все труднее. Чтобы найти конкретный текст или числа, вы можете использовать:

Фильтрация данных

За счет фильтрации данных программа скрывает всю ненужную информацию, которая не нужна пользователю. Данные есть в таблице, но невидимы. Данные можно восстановить в любое время.

Есть 2 фильтра, которые часто используются в Excel:

Автофильтр;
фильтр по выбранному диапазону.

Автофильтр предлагает пользователю возможность выбора из списка предварительной фильтрации.

Давайте поэкспериментируем со значениями, отфильтрованными по выбранным ячейкам. Например, нам нужно оставить таблицу только с теми компаниями, которые работают в Беларуси.

Сумма может быть найдена по другим параметрам, если база данных содержит финансовую информацию:

сумма (суммировать данные);
count (подсчитать количество ячеек с числовыми данными);
средний (среднеарифметический);
максимальное и минимальное значения в выбранном диапазоне;
произведение (результат умножения данных);
стандартное отклонение и дисперсия выборки.

Использование финансовой информации в базе данных:

Для большинства компаний Excel, как правило, играет определенную роль в управлении жизненным циклом контракта. Это одна из самых доступных и широко используемых программ в мире, и, очевидно, она хорошо подходит для записи данных, содержащихся в контрактах.

В этой статье мы дадим вам несколько практических советов по работе с электронными таблицами отслеживания контрактов, а также расскажем об основных предостережениях и подводных камнях при создании базы данных контрактов в Excel.

В качестве отправной точки мы также разработали несколько бесплатных шаблонов управления контрактами в Excel, которые помогут вам легко управлять своими контрактами:

По мере того, как бизнес растет и заключает больше договоров, возрастает и потребность в центральном хранилище, где можно отслеживать данные. Без специального места для записи контрактов нередко можно обнаружить, что они хранятся фрагментарно в учетных записях электронной почты или, например, в бумажных копиях в картотеках.

"71% компаний не могут найти как минимум 10% своих контрактов". - Журнал управления контрактами

Для любого законного представителя, операционного директора или менеджера поставщиков, который осознает связанный с этим риск, вполне естественно обратиться к вашему надежному продукту Microsoft и начать создавать свою базу данных.

Итак, как вы можете сделать это эффективно и каковы риски и ограничения при использовании Excel для управления вашими контрактами и поставщиками?

Основные советы по управлению контрактами в таблицах Excel

Узнай свои даты

Эффективное управление контрактами сводится к знанию ваших дат, поэтому они должны быть в центре вашей электронной таблицы. Давайте рассмотрим пример шаблона управления контрактами.

Первое, что нужно сделать, это настроить ячейку, в которой всегда будет стоять «сегодняшняя» дата, т. е. всякий раз, когда вы открываете электронную таблицу, эта ячейка будет заполнена текущей датой.

Для этого введите в выбранную ячейку следующую формулу: =today()

Теперь, когда у вас есть это, вы можете использовать его, чтобы отслеживать, сколько времени осталось до достижения определенных этапов для каждого контракта.

Для каждого контракта у вас могут быть разные ключевые даты, но давайте предположим, что вы фиксируете в своей таблице по крайней мере "дату продления" и "дату расторжения". В столбце рядом с ними вы можете вычесть ячейку «Сегодняшняя дата» из этих дат контракта.

Это даст вам количество дней, оставшихся до этой даты.

Следующим шагом является добавление условного форматирования (формат/условное форматирование), чтобы вы могли сразу определить, близки ли контракты к продлению.

Возможно, вы захотите установить свои собственные правила, но для начала можно использовать следующее:

Создайте правило для столбца, которое говорит, что если число больше 30, но меньше 90, чтобы выделить ячейку оранжевым цветом. Добавьте еще одно правило, в котором говорится, что если оно равно 30 или меньше, то выделите его красным цветом.

Таким образом, ваше внимание будет обращено непосредственно на самые срочные контракты.

Важнейший совет при вводе дат: если вам нужно вставить сегодняшнюю дату, вы можете просто нажать Ctrl+; чтобы заполнить его ячейкой.

Безопасность и целостность данных

Если вы отвечаете за управление контрактами для вашего бизнеса, вы, вероятно, захотите максимально заблокировать лист данных, чтобы гарантировать, что изменения не будут внесены без вашего разрешения.

Самый простой способ добиться этого в Excel – установить пароль для книги. Это можно найти в разделе «Инструменты/Защита». Это сразу же ограничит возможности людей изменять данные в вашем документе.

Далее вы также можете ограничить данные, которые можно вводить в определенные поля, если вы собираетесь разрешить другим людям доступ к документу. Например, использование свободного текстового поля для типа контракта может привести к тому, что люди введут несколько разных версий одного и того же — например, «NDA» и «Соглашение о неразглашении». В дальнейшем это затруднит фильтрацию и мониторинг ваших данных.

Решение состоит в использовании проверки данных и определенного списка. Перешел к проверке данных / данных, а затем выберите «Разрешить» из списка. Затем вы можете ввести свои конкретные слова и фразы или выбрать список, который вы уже создали на листе, и тогда единственные данные, которые можно поместить в ячейки, будут из списка. Это обеспечит согласованность ваших данных и возможность точной фильтрации.

Вы также можете оставить параметр "Отслеживание изменений" включенным, чтобы каждый раз, когда кто-то обновляет поля, изменения выделялись для принятия.

Предполагая, что ваши настоящие контрактные документы также размещены на общем диске или аналогичном устройстве, вы также можете вставить ссылки на них в свой документ Excel.Это обеспечит прямой доступ к соответствующим документам.

Однако ваша система хранения контрактов также должна быть надежной и тщательно контролироваться, чтобы гарантировать, что текущие версии всегда будут связаны, а предыдущие версии будут сохранены для сравнения.

Ключевые подводные камни при использовании Excel для управления контрактами

Вышеизложенное подчеркивает, что Excel можно использовать в качестве основного ресурса для управления контрактами, но есть некоторые очевидные недостатки, которые могут сделать его непригодным.

Самая важная проблема заключается в том, что создание и обслуживание таблицы, а также ответственность за ее целостность, как правило, зависит от одного конкретного человека. Они могут делегировать коллегам ввод некоторых данных, но это необходимо тщательно контролировать, чтобы убедиться в их точности.

"Просто используйте Contracts-V4.1-FinalComments-Dave-Dec2017.xlsx"

Контроль версий — еще одна серьезная проблема Excel. Сколько раз вам приходилось спрашивать коллег, работающих над одним и тем же документом, какую версию вам следует использовать? Похоже, у всех разное представление о том, как должна выглядеть логическая последовательность, и чем больше людей нуждаются в доступе к документу, тем хуже он становится.

Управление контрактами по своей природе представляет собой совместный процесс, в котором необходимо подтверждать утверждения и комментарии.

Последнее решение Microsoft Office 365 решило некоторые из этих проблем совместной работы и теперь упрощает одновременный и удаленный доступ к документам. Однако вы по-прежнему рискуете, что кто-то перезапишет предыдущую работу или нарушит определенное форматирование.

Конфиденциальность и информационная безопасность

Конфиденциальность — еще одна проблема, когда речь идет об использовании Excel для управления контрактами. Многие соглашения будут содержать конфиденциальные данные, такие как расходы или заработная плата, и будут доступны для просмотра только определенным людям.

Ссылки на документы, размещенные в другом месте, или включение информации непосредственно в электронную таблицу могут сделать эту информацию излишне широкой. Без разных уровней доступа и возможности разграничить доступ по ролям вы рискуете нарушить требования информационной безопасности.

Если у вас есть команда по информационной безопасности, стоит уточнить у них, соответствует ли Excel и ваш текущий процесс необходимым стандартам.

В конечном счете, управление контрактами — это сложный процесс, требующий четкого учета всех соглашений, а затем постоянного мониторинга и обновления. Это поможет поддерживать соответствие и управление. Дополнительную информацию об этом см. в нашей поясняющей статье об управлении контрактами.

По мере того, как количество контрактов, заключенных в вашем бизнесе, растет, растет потребность в администрировании контрактов и в сотрудничестве. Excel может предоставить адекватный вариант до определенного момента, но в конечном итоге потребуется специализированное решение для обеспечения постоянного соответствия и, в конечном итоге, успеха в бизнесе. Поскольку ваш бизнес продолжает расти, возможно, стоит задуматься о преимуществах программного обеспечения для управления контрактами.

Если вы еще не готовы покупать полное программное обеспечение для управления жизненным циклом контрактов, взгляните на ContractNow, наше упрощенное решение и идеальный вариант для новых покупателей CLM.

Однако, если Excel по-прежнему является вашей системой управления контрактами, мы создали 13 отдельных шаблонов, которые помогут вам управлять всеми аспектами жизненного цикла контракта. Вы можете скачать эти шаблоны бесплатно в одном документе по этой ссылке.

< /p>

Excel является синонимом бизнеса. С более чем одним миллиардом пользователей Microsoft Office по всему миру, это профессиональный стандарт для бухгалтеров, финансовых аналитиков, банкиров и всех, кто занимается управлением большими объемами данных. Поскольку Excel — одна из самых доступных и широко используемых программных платформ в мире, многие компании используют ее для записи и сбора данных, содержащихся в контрактах, однако использование Excel юристами по-прежнему не является универсальным.

В этой статье мы рассмотрим, как вы можете использовать базовые функции Microsoft Excel для создания базы данных контрактов, которая доставит вас из ниоткуда куда угодно.

Если вы готовы к готовому решению SaaS для автоматизации рутинных контрактов, нажмите кнопку ниже, чтобы начать экономить время на рутинном администрировании контрактов. В противном случае продолжайте читать!

Почему важно управление контрактами?

Контракты – это основной способ получения дохода компаниями. Без специального процесса управления контрактами ценные соглашения могут быть потеряны, что может привести к серьезным и дорогостоящим последствиям.По мере увеличения объема контрактов эффективное управление контрактами становится еще более важным, поскольку оно экономит время и деньги сторон и дает многочисленные преимущества с точки зрения бизнес-стратегий и процедур.

Многие организации тратят значительное количество времени и ресурсов на создание и обсуждение контрактов. Несмотря на эти усилия, после завершения контракта заинтересованные стороны иногда не в состоянии должным образом отслеживать и контролировать выполнение соглашения. В этом случае договорные обязательства могут остаться невыполненными, что приведет к:

Нарушение договора
Непредвиденные расходы
Крупные штрафы
Дороголюбивые судебные разбирательства
Поврежденные деловые отношения
Поврежденные личные отношения

… и многое другое. Эффективное управление договорами способствует улучшению отношений между сторонами договора, помогает обеспечить соблюдение требований и снизить риски. В любом бизнесе очень важно сделать все правильно.

Почему управление контрактами в Excel может быть решением?

Специальное программное решение для автоматизации контрактов может подойти не каждой компании. Это зависит от размера и уровня компании, а также от типов контрактов, с которыми она обычно работает. Если вы ищете простой способ перейти из ниоткуда куда-то в отношении контрактов, Excel может сыграть полезную роль в жизненном цикле управления контрактами.

Вот несколько распространенных причин, по которым многие организации используют Excel для управления контрактами:

Работа с имеющимися у вас инструментами рентабельна и эффективна.
Microsoft Excel уже используют более 750 миллионов человек по всему миру.
Excel может быть чрезвычайно мощным, если его правильно использовать.
В электронных таблицах достаточно основных функций, чтобы быть значительно лучше, чем ничего.

Его несложно поделиться и несложно отредактировать. Excel может стать удобной отправной точкой для сбора данных из контрактов для сотрудников организации. Просто имейте в виду, что простота управления контрактами с помощью Excel может привести к скрытым рискам, в зависимости от того, где хранится электронная таблица, кто имеет к ней доступ и могут ли быть сделаны неожиданные изменения или дубликаты.

Как настроить шаблон управления контрактами в Excel

Эффективное управление контрактами в Excel требует строгости и понимания критических дат, связанных с конкретными вехами в рамках соглашения. Если Excel станет вашим решением для безопасного управления контрактами, вам также потребуется ограничить данные, которые можно вводить в определенные поля электронной таблицы, отслеживать изменения, чтобы выделялись обновления, требующие принятия, и заблокировать таблицу данных, чтобы обеспечить что изменения не вносятся без разрешения.

Надежная система хранения контрактов, обеспечивающая связь текущих версий и сохранение предыдущих версий для сравнения, имеет важное значение.

Шаблон управления контрактами: Excel

Если вы планируете управлять контрактами в Excel без специального программного обеспечения для создания базы данных контрактов и репозитория для контроля ваших документов, вы можете использовать этот бесплатный шаблон репозитория контрактов для управления своими контрактами.

Ключевые поля для электронной таблицы отслеживания контрактов

Независимо от того, храните ли вы заполненные контракты в картотеке, на общем диске или используете программное обеспечение для управления контрактами, в каждом документе есть ключевые поля, которые вам необходимо отслеживать, чтобы поддерживать надежное отслеживание контрактов. Обычно они включают:

Владелец бизнеса: физическое лицо, которому принадлежит контракт.
Юридический владелец: сотрудник юридического отдела, которому принадлежит договор.
Ссылочный номер: номер, указанный на титульном листе договора, который указывается во всех сообщениях по договору.
Контрагент: сторона договора или другая сторона финансовой операции.
Тип контракта: различные структуры или формы контракта.
Утверждение 1, 2, 3 (и т. д.): одобрение каждой ключевой заинтересованной стороны.
Статус: черновик, одобрено, полностью подписано и т. д.
Покупатель или продавец: роль вашей организации в отношении контракта
Общая стоимость: стоимость контракта после его исполнения, включая регулярные доходы и сборы.
Годовая стоимость: норма прибыли за период менее одного года, но рассчитанная так, как если бы ставка была рассчитана за весь год.
Продолжительность (в годах): период времени, в течение которого договор будет действовать.
Дата расторжения: день окончания действия договора
Дата уведомления: дата, до которой должно быть сделано юридически обязывающее уведомление.
Ограничение ответственности: денежный лимит ответственности стороны за договорные убытки.
Личные данные: применимо только в том случае, если договор содержит личные данные.
Юрисдикция: указывает, какой штат контролирует договор и где будет решаться спор.
Примечания: дополнительная информация, например, планируется ли увольнение в конце срока и т. д.

Все поля, которые вы можете включить, зависят от характера вашего бизнеса, и могут быть дополнительные маркеры, которые вам будет полезно отслеживать. Но, наконец, добраться до исходной точки — это огромный шаг вперед по сравнению с рабочим процессом, который не включает репозиторий контрактов.

Плюсы и минусы управления контрактами в Excel

Многие компании используют Excel для управления контрактами по одной простой причине (и это очень важно): он уже установлен на их компьютерах. Excel имеет различные возможности, которые можно использовать для управления контрактами — при правильном использовании он может отслеживать количество контрактов, рассчитывать стоимость каждого контракта и даже отслеживать рабочий процесс. Шаблон управления контрактами в Excel можно использовать для создания базовой системы, которая выполняет важные задачи, оставаясь при этом относительно простой в использовании для сотрудников.

Но хотя электронные таблицы изменили мир и произвели революцию в ведении бизнеса, исследования показали, что почти 88 % из них содержат ошибки. Половина моделей электронных таблиц, используемых крупными организациями, имеют существенные дефекты. Контракты являются одними из самых важных документов, с которыми работает ваша компания, и любую погрешность может быть трудно оправдать.

Excel часто не справляется с управлением контрактами по следующим причинам:

Ограничения продукта: Excel не предоставляет обзор всего жизненного цикла контракта и не имеет фактических функций для управления контрактами.
Громоздко. Электронные таблицы Excel должны создаваться и поддерживаться вручную путем копирования и вставки ручного ввода данных из одной электронной таблицы в другую, что чрезвычайно затрудняет поиск, совместную работу и совместное использование.
Нет функции предварительной подписи: совершенно очевидно, что Excel не может справиться с составлением или созданием документов (попробуйте для этого Word!), поэтому он может помочь вам управлять документами только после того, как они уже были созданы.
Нет функции подписи: аналогичным образом вам нужно будет использовать платформу электронной подписи, чтобы фактически согласовать документы, прежде чем управлять ими в Excel.
Отсутствие метаданных. Лист Excel представляет собой статический файл, а это означает, что содержащиеся в нем данные не могут быть легко переданы между системами в рамках интегрированного рабочего процесса.

Хотя бесплатный шаблон может помочь вам начать работу, он обычно не является долгосрочным решением для создания, согласования и управления контрактами, создаваемыми растущим бизнесом.

Управление контрактами в Juro

Быстро и легко переведите свой бизнес из базового репозитория контрактов на комплексную платформу автоматизации контрактов с помощью бесплатной учетной записи Juro. Вот как:

Создайте хранилище контрактов. Звучит сложно? Это не. Просто перетащите свои старые контракты в формате PDF в программу чтения контрактов Juro. Наша платформа будет использовать искусственный интеллект для чтения документов, добавления тегов к важным метаданным и преобразования их в цифровые документы, готовые к цифровому управлению.
Создайте шаблоны договоров. Автоматизируйте рутинные контракты из шаблонов, которые вы создаете. После их настройки вы можете самостоятельно создавать контракты, а затем сотрудничать, обсуждать и согласовывать контракты, даже не выходя из браузера.
Установите напоминания. Отслеживайте риски и обязательства вашей компании с помощью репозитория контрактов со встроенной возможностью помечать отдельные документы напоминаниями о продлении контракта, которые позволяют вам принимать меры при необходимости. Упростите соблюдение условий контракта.
Улучшите свой процесс с помощью аналитики. Используйте функции аналитики Juro, чтобы получить ценную информацию о рабочем процессе контракта — какие контракты выполняются медленно, кто дольше всего сидит с документами, где ваши узкие места — и выведите процесс управления контрактами после подписания на новый уровень.

Благодаря масштабируемой браузерной платформе Juro вы можете использовать одну систему для замены Word, Excel, eSignature (обычно DocuSign) и общих дисков, обеспечивая комплексную автоматизацию контрактов, которая поможет масштабировать ваш бизнес. Свяжитесь с нами, запросив демонстрацию, чтобы узнать, как вы можете запрашивать данные контракта в режиме реального времени и настраивать свои таблицы, чтобы получить то, что вам нужно, в Juro.

Готовы выйти за рамки Excel?

Хотите лучше контролировать процесс заключения контрактов? Вам нужно более надежное решение для управления контрактами, которое автоматизирует весь процесс от создания контракта до подписания, хранения и т. д.? Чтобы узнать больше о безопасном управлении контрактами от начала до конца в браузере, заполните форму ниже прямо сейчас.

‍Получайте ежемесячные информационные бюллетени, приглашения на мероприятия Evisort, обновления платформы и многое другое.

Зрелый бизнес инвестирует в управление контрактами. Малые предприятия, предприниматели, гаражные стартапы и индивидуальные предприниматели — это те виды бизнеса, которые могут позволить себе управлять своими контрактами вручную, то есть, когда они только начинают.

В начале любого бизнеса больше заботятся о заключении первых нескольких контрактов, чем об управлении ими. Однако по мере того, как компания стареет и накапливает контракты, любая компания должна выбрать ту или иную форму системы управления контрактами.

Для тех предприятий, масштабы которых не требуют полноценной системы управления контрактами, возможно ручное управление контрактами с использованием обычных офисных инструментов. Используя уже имеющиеся в их распоряжении инструменты, такие как Microsoft Excel или Google docs, малые предприятия могут отслеживать ключевые положения контрактов, условия и даты с помощью шаблонов Excel для управления поставщиками, создания баз данных контрактов в Excel и бесплатных таблиц Excel для управления контрактами.

Шаблоны контрактов Excel для управления жизненным циклом контрактов и не только

Мы предполагаем, что у вас уже есть контракт (или несколько), которые находятся на разных стадиях исполнения. Первым шагом в создании электронной таблицы является просмотр ваших контрактов по отдельности и пометка ключевых условий, пунктов, дат и других соответствующих данных. Все, что нужно вводить вручную, например названия сторон, условия продажи (например, цена) и даты, должно быть помечено тегами вместе с любыми пунктами, которые являются предметом более интенсивных переговоров.

< /p>

В электронной таблице отслеживания контрактов вам нужно будет указать даты прекращения, срока или действия. Это будут даты, когда ваш контракт требует, чтобы что-то произошло, например, оплата, доставка товара или выполнение какого-либо другого условия. Это даты, по которым вы хотите отсортировать электронную таблицу с выделением на основе правил, чтобы вы могли легко увидеть, какие действия приближаются к крайнему сроку. Помните, что мы пытаемся решать все контракты одним методом.

Далее, вот некоторые ключевые поля для столбцов, которые вы, возможно, захотите создать, в зависимости от того, какая информация имеет отношение к вашему бизнесу. Некоторые из них являются обязательными, но другие зависят от типа контракта.

Идентификационный номер контракта: уникальный идентификатор для отслеживания контрактов.
Название контракта: придумайте согласованную схему именования, чтобы контракты было легко найти позже (обязательно)
Контрагент/внешнее контактное лицо: другая названная сторона в договоре, помимо вашей компании, вместе с их контактной информацией, если это необходимо (обязательно)
Отдел/внутреннее контактное лицо: какой бы отдел ни получил задание по выполнению контракта
Дата начала/окончания действия: обратите внимание, что это может не быть датой действия (обязательно)
Тип соглашения: поставщик, соглашение о неразглашении, аренда, заказ на покупку и т. д. (обязательно)
Суммы наличными: в зависимости от того, какая сторона платит, если таковая имеется.
Статус: может быть "активен", "закрыт" или другой (обязательный)
Дата проверки или продления контракта: если в контракте указана дата, вы должны установить хотя бы одну дату для внутренней проверки (обязательно)
Дни для уведомления: требование уведомить другую сторону до продления или прекращения действия.
Примечания: для записи любой другой важной информации.

Могут быть и другие поля, которые целесообразно отслеживать, но приведенные выше поля являются стартовым набором для любого бизнеса. Отдельные компании могут захотеть дополнительно настроить свои поля.

В хорошем шаблоне управления контрактами должны использоваться правила условного форматирования для полей, важных для вашего бизнеса, таких как даты истечения срока действия, чтобы их можно было легко пометить, когда срок их действия приближается.

Шаблон Excel для управления поставщиками

Процесс управления поставщиками состоит из множества движущихся частей, требующих тщательной калибровки для управления отношениями с поставщиками. Использование электронной таблицы Excel или шаблона списка поставщиков для хранения контактной информации, условий оплаты, соглашений о продуктах и услугах и т. д. требует тщательного контроля.

Защита централизованного управления контрактами

Ваша библиотека договоров, база данных или электронная таблица — это, так сказать, «жемчужины в короне» вашей компании, поэтому безопасность электронной таблицы имеет первостепенное значение. Потеря информации о клиентах из-за вирусов, хакерских атак или стандартных нарушений конфиденциальности может привести к ответственности бизнеса, например к необратимому ухудшению отношений с клиентами, потере дохода и, в самых вопиющих случаях, к юридической ответственности.

Вы можете установить пароль в Excel для отдельных документов, открыв вкладку «Файл», выбрав «Информация» в левом столбце и выбрав «Зашифровать с помощью пароля» в раскрывающемся меню, которое появляется после выбора кнопку «Защитить книгу». Хранение электронной таблицы и электронных копий контрактов должно быть защищено так же, как и любые данные вашей компании, и быть готовыми к немедленному вызову в режиме реального времени.

Достаточно будет центрального хранилища документов с использованием Google Docs, DocuSign, DropBox или других стандартных офисных общих хранилищ, а пароль будет передаваться только тем товарищам по команде, которым непосредственно необходимо знать о договорных отношениях.

Отслеживание контрактов и другие недостатки шаблонов и электронных таблиц Excel для управления контрактами

По мере роста вашего бизнеса проблемы с отслеживанием контрактов в электронных таблицах быстро становятся очевидными. Вкратце, вот некоторые подводные камни, на которые следует обратить внимание:

Управление версиями: если многим коллегам требуется доступ для редактирования одного документа, может быть сложно отслеживать изменения и права собственности.
Ошибки. В больших таблицах со временем могут накапливаться такие ошибки, как опечатки, особенно если они основаны на ручном чтении и вводе данных.
Отсутствие безопасности. Электронная таблица — довольно хрупкий инструмент, с помощью которого можно доверять конфиденциальности вашей компании.
Сложная редакция: чтобы ввести новое поле для отслеживания, вы можете создать новый столбец, но тогда вам придется заполнить все предыдущие контракты для этого столбца.
Нет интеграции с другими инструментами для работы с контрактами: электронную таблицу достаточно легко импортировать в базу данных, но это может оказаться бесполезным.

Более того, как только компания увеличивает объем своих контрактов, пролистывание электронной таблицы в поисках одной точки данных превращается в поиск пресловутой иголки в стоге сена. Также вероятно, что вашей компании потребуется начать работу с несколькими типами контрактов, такими как контракты с поставщиками, документы о соответствии, заказы на работу и многое другое.

Управление всеми этими различными видами контрактов в одной таблице становится невыполнимым и неэффективным, а разделение их на несколько страниц — лишь временное решение. По мере роста компании затраты времени и усилий (и, следовательно, денег) на использование электронной таблицы в качестве основного инструмента управления контрактами увеличиваются в геометрической прогрессии.

Шаги по внедрению программного обеспечения для управления контрактами

Если ваш бизнес вырос до такой степени, что надзор за выполнением контрактов стал работой на полный рабочий день для всех, сначала поздравьте себя с процветающим предприятием. Однако теперь пришло время подумать об активизации вашей контрактной игры. Вы можете настроить некоторые процессы для следующего этапа роста вашего бизнеса:

Анализ процесса создания контрактов: как они согласовываются, какие шаблоны используются для их составления и каков процесс передачи после их завершения?
Аудит процесса обработки контрактов: прозрачны ли данные контракта для каждого члена команды, которому необходимо их видеть? Как условия договора доводятся до сведения ответственного персонала?
Организация системы управления контрактами: кто контролирует выполнение контрактов? Кто просматривает контракты, чтобы обновлять или продлевать их? Кто-нибудь следит за выполнением условий контрагента?
Назначение специалиста по контрактам: если применимо, вам может понадобиться юридическая помощь, чтобы обеспечить соблюдение не только требований других сторон, но и законов и нормативных актов в вашей отрасли.

Эффективный процесс управления контрактами в вашей компании должен преследовать такие цели, как:

Снижение затрат: чем больше вы автоматизируете, тем больше времени экономите.
Снижение рисков: снижение рисков также снижает затраты
Планирование проекта: знание обязательств компании и их графиков поможет вам разработать план управления проектом.
Упрощение составления нового контракта: хорошая видимость существующих контрактов служит руководством для создания нового.
Оценка исполнения контракта по отношению к KPI: ключевые показатели эффективности, какие бы из них вы ни измеряли, всегда будут отражать эффективность контракта вашей компании.

Серьезным предприятиям нужна автоматизированная система управления контрактами, чтобы ускорить управление контрактами. Программное обеспечение Evisort CLM предоставляет юридическим отделам уведомления об истечении срока действия и других потенциально дорогостоящих событиях, которые могут остаться незамеченными в традиционных системах.

Кроме того, возможность мгновенного поиска и редактирования контрактов освобождает юридические группы для более важных действий, таких как переговоры по контрактам, упрощает процесс контракта и обеспечивает отслеживаемый контрольный журнал. Evisort – это идеальное решение для управления контрактами с использованием ИИ.

Если вы чувствуете, что ваш бизнес готов к окончательной эволюции управления контрактами, присоединившись к революции искусственного интеллекта в решениях по управлению контрактами, мы в Evisort готовы помочь и в этом!Хранение контрактов в облачной системе снижает затраты на физическое хранение ряда контрактов.

Подпишитесь, чтобы получать обновления

Читайте также: