Как сделать глоссарий в Word

Обновлено: 05.07.2024

В нашем отделе наши документы Word docx, как правило, имеют в начале глоссарий с двумя столбцами. В левом столбце есть термин или аббревиатура, а в правом столбце — определение. Есть ли способ настроить его так, чтобы, когда кто-то читает документ и наводит курсор на слова в документе, которые находятся в глоссарии, всплывающая подсказка отображала определение? Я понимаю, что если документ автоматически распознает слова вне таблицы как слова внутри таблицы, это, вероятно, требует слишком многого. Но если бы я мог применить стиль или какую-то перекрестную ссылку, это было бы неплохо. Было бы хорошо, если бы определяемые слова имели некоторую визуальную очередь, чтобы у них были всплывающие определения.

Если понадобится какой-то VBA, это должно быть что-то, что можно было бы скрыть в шаблоне и использовать люди, которые ничего не смыслят в VBA.

В нашем офисе используется сочетание Office 2007 и 2010.

Эта тема заблокирована. Вы можете подписаться на вопрос или проголосовать за него как полезный, но вы не можете отвечать в этой теме.

Сообщить о нарушении

Домогательство – это любое поведение, направленное на то, чтобы побеспокоить или расстроить человека или группу людей. К угрозам относятся любые угрозы самоубийства, насилия или причинения вреда другому человеку. Любой контент на тему для взрослых или неуместный для веб-сайта сообщества. Любое изображение, ссылка или обсуждение наготы. Любое поведение, которое является оскорбительным, грубым, вульгарным, оскверняет или демонстрирует неуважение. Любое поведение, которое может нарушать лицензионные соглашения с конечными пользователями, включая предоставление ключей продукта или ссылок на пиратское программное обеспечение. Незапрашиваемая массовая рассылка или массовая реклама. Любые ссылки на вирусы, шпионское ПО, вредоносное ПО или фишинговые сайты или их пропаганда. Любой другой неприемлемый контент или поведение, как это определено Условиями использования или Кодексом поведения. Любое изображение, ссылка или обсуждение, связанные с детской порнографией, детской наготой или другим жестоким обращением с детьми или их эксплуатацией.

Ответы (11) 

* Попробуйте уменьшить номер страницы.

* Пожалуйста, вводите только цифры.

* Попробуйте уменьшить номер страницы.

* Пожалуйста, вводите только цифры.

Учитывая, что Word не является веб-приложением или HTML-приложением, единственный тип объекта в Word, который может надежно отображать всплывающую подсказку, особенно если всплывающая подсказка должна отличаться от текста, — это гиперссылка. Поле перекрестной ссылки с переключателем \h действует как гиперссылка, но его всплывающая подсказка всегда совпадает с текстом.

После некоторого планирования вы можете использовать приведенный ниже макрос для создания нужных гиперссылок. Этот макрос не нужно распространять вместе с документом — вы просто запускаете его один раз, прежде чем распространять его по всему миру. Если вы отредактируете документ, чтобы добавить дополнительные элементы глоссария, вы можете снова запустить макрос, чтобы сделать для них гиперссылки.

Создайте собственный стиль символов. Назовите стиль "Глянец" (или, если вы дадите ему другое имя, измените выражение ActiveDocument.Styles("Глянец") в макросе, чтобы оно совпадало). Макрос удалит экземпляры этого стиля и заменит их гиперссылками. Было бы лучше придать стилю выделяющийся цвет, чтобы вы могли видеть места, в которые все еще нужно добавить гиперссылки.
Примените стиль символа к каждому месту в тексте, где появляется термин из глоссария, и вам нужна гиперссылка и ее всплывающее окно.
Сохраните документ.

Открыв документ, запустите макрос для создания гиперссылок. После этого прокрутите документ, чтобы увидеть, появляются ли еще какие-либо экземпляры стиля символов; это может произойти, если текст в стиле не соответствует ни одной записи в таблице из-за опечатки.

Если таблица глоссария не является первой таблицей в документе, измените число в выражении ActiveDocument.Tables(1), чтобы оно указывало на правильную таблицу.

Sub MarkGlossaryEntries()
Dim tbl As Table
Dim rg As Range
Dim tblRow As Long
Dim rgDef As Range
Dim tip As String

If ActiveDocument.Tables.Count > 0 Then
Set tbl = ActiveDocument.Tables(1) ' 0 Then
Set rgDef = tbl.Rows(tblRow).Cells(2).Range
Set rgDef = tbl.Rows(tblRow).Cells(2).Range
rgDef.MoveEnd wdCharacter, -1
tip = rgDef.Text
rg.Style = ActiveDocument.Styles(wdStyleDefaultParagraphFont)
ActiveDocument.Hyperlinks.Add _
Anchor:=rg , _
Address:="", SubAddress:=rg.Text, _
ScreenTip:=tip
End If
Wend
End With
End Под

Функция GetRgTbl(tbl As Table, txt As String) As Long
Dim testRg As Range
Dim testRow As Long, aRow As Long

aRow = 0
' обратите внимание, что функция может возвращать 0 (не найдено) в качестве значения

For testRow = 1 To tbl.Rows.Count
Set testRg = tbl.Rows(testRow).Cells(1).Range
testRg.MoveEnd wdCharacter, -1 ' исключить маркер ячейки
/>Если LCase(testRg.Text) = LCase(txt), то
ActiveDocument.Bookmarks.Add Name:=txt, Range:=testRg
aRow = testRow
Выйти для
Конец, если
Далее

GetRgTbl = aRow
Завершить функцию

Сообщить о нарушении

Microsoft Word не предлагает встроенной функции для создания глоссария, но это не мешает вам определять термины в документе Word. Просто используйте один из трех способов ниже.

< /p>

Глоссарий – это алфавитный список терминов и их определений, встречающихся в документации по определенной теме. Обычно они располагаются после основной части документа — в конце одного документа или в конце нескольких глав. Учитывая популярность глоссария, странно, что нет встроенной функции для его автоматического создания. Вы можете ввести его вручную, но это неэффективно и не нужно.

Обязательно к прочтению CXO

В этой статье я покажу вам три простых способа определения слов в источнике вместо создания традиционного глоссария:

Используйте закладку с гиперссылкой для отображения всплывающей подсказки.
Используйте простую всплывающую подсказку (без закладок).
Используйте концевую сноску.

Я использую настольную версию Microsoft Word 2016 для Office 365, но все три метода будут работать в более ранних версиях. Вы не можете вставить всплывающую подсказку в браузере; вы можете вставить EndNote. Версия для браузера не будет отображать существующие всплывающие подсказки или концевые сноски. Вы можете работать со своим документом или скачать демонстрационные файлы .docx и .doc.

1. Подсказка с закладкой

Тот факт, что большинство глоссариев находится в конце документа, не означает, что они должны быть в нем. На самом деле, если пользователи читают документ на экране, они, вероятно, не захотят переключаться между текстом, который они читают, и глоссарием в конце документа (я бы не стал). Возможно, самое быстрое решение — добавить всплывающие подсказки.

Если вы не знакомы с всплывающими подсказками Microsoft Word, это небольшие информационные окна, которые автоматически появляются при наведении курсора на гиперссылку. К счастью, их легко создать: вы создаете закладку для текста и связываете ссылку, содержащую определение, с текстом закладки.

Первый шаг – добавить текст в закладки следующим образом:

Вы можете добавить всплывающую подсказку к слову, фразе, изображению и большинству объектов. Выберите подходящий текст. В этом случае выберите «Видео» в примере документа, показанном на рис. A.
Перейдите на вкладку "Вставка", а затем нажмите "Закладка" в группе "Ссылки".
В появившемся диалоговом окне введите имя, например BMGlossaryVideo (рис. Б), и нажмите "Добавить". Имена должны начинаться с буквы и не могут содержать пробелы, но могут содержать цифры.

Рисунок А

Выделите текст.

Рисунок Б

Назовите закладку.

Второй шаг — связать всплывающую подсказку с закладкой:

Не снимая выделения с текста (при необходимости выберите его еще раз), выберите "Выбрать ссылку" в нижней части раскрывающегося списка "Ссылка" (также в группе "Ссылки").
Выбранное слово отображается в поле Текст для отображения. Нажмите на всплывающую подсказку справа.
В появившемся диалоговом окне введите определение – Запись, воспроизведение или трансляция движущихся визуальных образов – и нажмите OK (рис. C).
Нажмите «Поместить в этот документ», чтобы просмотреть закладки.
Выберите BMGlossaryVideo (рис. D) и нажмите "ОК".

Рисунок C

Введите определение термина.

Рисунок D

Подключите закладку к ссылке.

Чтобы просмотреть определение видео, просто наведите курсор на гиперссылку, как показано на рисунке E.

Рисунок E

Во всплывающей подсказке отображается определение.

2. Подсказка без закладки

Технически вам не нужно добавлять текст в закладки, чтобы добавить всплывающую подсказку, но закладки полезны и в других целях. В зависимости от сложности вашего документа вам могут пригодиться термины из глоссария с закладками. Если нет, вы можете удалить этот шаг и добавить определение всплывающей подсказки следующим образом:

Выберите соответствующий текст; на этот раз выберите Профессиональный.
Перейдите на вкладку "Вставка", а затем нажмите "Ссылка" в группе "Ссылки".
В раскрывающемся списке выберите Вставить ссылку.
В появившемся диалоговом окне нажмите Подсказка.
Введите определение — Лицо, занятое или имеющее квалификацию в профессии — в появившемся диалоговом окне и нажмите «ОК» (рис. F).
Вы должны ввести что-то в адресную строку; он не будет отображаться, поэтому введите NA и нажмите OK.

Рисунок F

Введите определение.

Отсутствие закладки имеет один недостаток. Если пользователь щелкнет то, что выглядит как гиперссылка, Microsoft Word вернет сообщение об ошибке. Этого не происходит с методом закладок, потому что слово с закладкой является гиперссылкой. Все работает как надо.

3. Используйте концевую сноску

Одним из недостатков функции всплывающих подсказок является то, что она доступна только для ссылок. Как показано в первых двух методах, вы можете обойти фактическую ссылку, но я не знаю, как избавиться от текста Нажмите + Нажмите, чтобы перейти по ссылке в окне всплывающей подсказки. Это может немного запутать читателя. Добавляя концевую сноску, вы можете отобразить определение с его термином, который отображает только определение, а не текст перехода по ссылке. Чтобы проиллюстрировать этот метод, выберите «Темы и стили» и выполните следующие действия:

Перейдите на вкладку "Ссылки" и нажмите "Вставить концевую сноску" в группе "Сноски".
Word вставит сноску внизу страницы. Введите определение (рис. G).
При наведении указателя мыши на термин в документе Microsoft Word отображает текст концевой сноски в небольшом окне.

Рисунок G

Введите определение.

Недостатки очевидны: у термина есть номер концевой сноски, а концевая сноска (или список концевых сносок) есть в конце документа.

Управление всплывающими подсказками

Если вы не видите всплывающую подсказку, возможно, вам нужно включить этот параметр. Для этого щелкните вкладку «Файл», щелкните «Параметры» на левой панели, а затем выберите «Общие» на левой панели. Затем в разделе «Параметры пользовательского интерфейса» выберите соответствующий вариант:

Показывать описания функций во всплывающих подсказках
Не показывать описания функций в всплывающих подсказках. (Это отключает расширенные всплывающие подсказки, которые мы не будем рассматривать в этой статье.)
Не показывать всплывающие подсказки.

Когда вы что-то связываете, Word автоматически применяет стиль гиперссылки. В зависимости от формальности документа вам может не понадобиться, чтобы связанные термины были выделены синим подчеркнутым шрифтом. Вы можете изменить этот стиль, но помните, что читатели потеряют визуальное представление о том, что есть что-то ещё доступное. Они могут случайно найти всплывающую подсказку, но если они не знают, как искать определенные термины, они могут не осознавать, что определения так легко доступны. Кроме того, изменение стиля удаляет форматирование всех ссылок, а не только ссылок всплывающей подсказки. Есть много причин не удалять форматирование, но у вас есть выбор.

Чтобы удалить форматирование из документа, откройте панель "Стили", щелкнув средство запуска диалогового окна для группы "Стили". Найдите в списке стиль гиперссылки и наведите на него указатель мыши, чтобы отобразить раскрывающийся список стилей. В этом списке выберите «Изменить». В появившемся диалоговом окне отображается текущее форматирование. Щелкните значок «Подчеркивание», чтобы удалить подчеркивание, выберите «Автоматически» в раскрывающемся списке «Цвет шрифта» и нажмите «ОК». Вы можете отменить это изменение, нажав Ctrl+z, если вы сделаете это немедленно.

Оставайтесь с нами

Три совета в этой статье не включают традиционный глоссарий терминов в конце документа. В следующей статье я покажу вам, как создать традиционный глоссарий.

Отправьте мне свой вопрос об Office

См. также

(TechRepublic) (TechRepublic) (ZDNet) (ZDNet) (TechRepublic) (TechRepublic) (CNET) (TechRepublic) (TechRepublic)

Опубликовано: 5 сентября 2018 г., 13:23 по тихоокеанскому времени. Изменено: 4 сентября 2018 г., 14:54 по тихоокеанскому времени. Подробнее Microsoft

Не позволяйте тому, что в Word отсутствует надлежащий глоссарий, помешать вам добавить его.Вместо этого используйте функцию «Таблица авторитетов».

В статье «3 способа добавления терминов глоссария в документ Microsoft Word 2016» я показываю три способа отображения терминов глоссария без создания традиционного глоссария. Добавить глоссарий в конец документа несложно, но и не интуитивно понятно. Хорошо это или плохо, встроенной функции глоссария нет, но вы можете узурпировать существующую функцию — Табель авторитетов — для создания традиционного глоссария. В этой статье я покажу вам, как это сделать.

Подробнее о программном обеспечении

Я использую Office 365 Word 2016 (настольный компьютер). Этот метод будет работать в более старых версиях. Вы можете работать со своим документом или скачать демонстрационные файлы .docx и .doc. Вы не можете помечать ссылки в браузерной версии.

О авторитетной таблице

Функция Table of Authorities (TA) позволяет составить список цитат и традиционно является частью юридической сводки. Вы отмечаете случаи, статуи и источники, и функция перечисляет их и номера страниц, на которых они встречаются. Это очень похоже на пометку документа для создания указателя, но функция TA имеет больше возможностей.

Чтобы использовать эту функцию, выберите термин, который хотите определить. Затем вы нажимаете Alt+Shift+i, чтобы открыть диалоговое окно «Отметить цитирование». Или вы можете щелкнуть вкладку «Ссылки», а затем нажать «Отметить цитирование» в группе «Таблица источников». В диалоговом окне «Отметить цитирование» вы можете назначить категорию и отредактировать краткую цитату, но мы этого делать не будем.

После того, как вы отметите все термины, вы можете создать TA или глоссарий, поместив курсор в то место, где вы хотите глоссарий, щелкнув вкладку «Ссылки», а затем щелкнув «Вставить таблицу авторитетных источников» в группе «Таблица авторитетных источников». Подобно функции оглавления Word, если вы добавляете, удаляете, перемещаете или редактируете отмеченную цитату, вы должны обновить TA; не изменяйте саму TA.

Шаг 1. Отметьте термины из глоссария

Первым шагом к созданию глоссария является выделение терминов. В демонстрационном файле мы отметим следующие элементы:

Видео: запись, воспроизведение или трансляция движущихся визуальных изображений.
Стили: предустановленные наборы форматирования для согласованного форматирования.
SmartArt: инструмент форматирования, входящий в состав Word.

Для начала добавим видео, выбрав это слово во второй строке первого абзаца. Затем сделайте следующее:

Откройте диалоговое окно "Отметить цитирование", нажав клавиши ALT + Shift + i.
Добавьте определение к тексту выбора: добавьте двоеточие, а затем введите или вставьте определение (рис. A). При вставке скопируйте определение в буфер обмена перед открытием диалогового окна «Отметить цитирование».
Нажмите «Отметить», а затем нажмите «Закрыть».

Рисунок А

Добавьте определение термина.

Word автоматически включает параметр "Показать/скрыть", чтобы вы могли видеть полученный код, как показано на рис. Б.

Рисунок Б

Вы можете отобразить ссылку на TA в документе.

То, когда вы отметите свои условия, зависит только от вас. Некоторые предпочитают отмечать по ходу дела, но коды все усложняют. В конце концов вы можете обнаружить, что предпочитаете отмечать термины после того, как закончите документ. Поскольку вы создаете глоссарий, а не предметный указатель или оглавление, не имеет значения, какой термин вы выберете, если он встречается несколько раз. После пометки трех терминов глоссария ваш документ может выглядеть так, как показано на рисунке C.

Рисунок C

Мы отметили три термина из глоссария.

Шаг 2. Создайте глоссарий

После того, как вы отметили все термины глоссария, вы готовы создать настоящий глоссарий. Прежде чем вы это сделаете, я рекомендую отключить функцию «Показать/скрыть», выбрав этот параметр на вкладке «Абзац» (на вкладке «Главная»).

Чтобы начать, поместите курсор туда, где должен появиться глоссарий. Затем перейдите на вкладку «Ссылки» и нажмите «Вставить авторитетную таблицу» в группу «Таблица авторитетных данных». В появившемся диалоговом окне выберите (нет) в раскрывающемся списке Tab Leader. Нажмите OK, и вы увидите получившийся глоссарий на рисунке D.

Рисунок D

У нас есть зачатки традиционного глоссария.

Шаг 3. Проблемы

Сразу видно, что есть несколько проблем: ТА отображает заголовок на основе категории, выбранной вами при выделении термина, а в таблице отображаются номера страниц.

Первый, заголовок "Дела", решается легко. Просто выберите его и нажмите Удалить. Или замените его Глоссарием. Однако каждый раз, когда вы обновляете глоссарий, вам необходимо удалить или заменить текст заголовка. Насколько мне известно, постоянного решения не существует.

Нет переключателя для отключения номеров страниц, но их легко скрыть следующим образом:

Перейдите на вкладку "Вставка" и выберите вариант в раскрывающемся списке "Фигуры". В этом случае отлично подойдет прямоугольник.
Нажмите чуть выше первого числа и перетащите его, пока фигура не закроет все числа.
Нажмите на фигуру и выберите белый (или соответствующий цвет) для цвета заливки и отключите цвет границы.
Как видно на рисунке E, числа скрыты, а в заголовке указано "Глоссарий".

Рисунок E

Скрыть номера страниц.

Изменять заголовок и скрывать номера страниц неудобно, но это помогает. Просто не забудьте настроить оба варианта, если будете обновлять таблицу.

Шаг 4. Ой!

Вы заметили опечатку в определении видео? В слове вещание отсутствует буква b. К счастью, это легко исправить. Включите Показать/Скрыть, чтобы вы могли видеть код. Затем просто добавьте b. Это так просто. Таким же образом можно добавить форматирование к термину или определению; он появится только в таблице. Недостатком является то, что вам нужно вручную добавлять форматирование к каждому термину или определению.

Как я упоминал ранее, когда вы обновляете глоссарий, чтобы показать исправления, добавления или удаления, вы должны обновить заголовок и проверить белый прямоугольник, чтобы убедиться, что он по-прежнему скрывает все номера страниц. Чтобы обновить таблицу, щелкните правой кнопкой мыши в любом месте внутри таблицы и выберите «Обновить поле» в появившемся подменю.

При быстром поиске по теме вы найдете ссылки на скрытие номеров страниц путем изменения фактического кода поля. В частности, вы можете добавить переключатель \e и несколько вкладок. Это работало достаточно хорошо в более ранних версиях. Обычно я бы не рекомендовал форму для скрытия цифр, но она всегда работает, тогда как в последних версиях переключатель ненадежен. Это не лучшее решение, но если вам нужен традиционный глоссарий, вам придется с этим смириться.

Pressbooks позволяет создавать и отображать термины глоссария во всем содержании книги, а также отображать автоматически сгенерированный алфавитный список всех выбранных терминов глоссария в вашей книге.

Существует два способа создания новых терминов глоссария в Pressbooks. Вы можете создавать термины непосредственно с помощью инструмента «Глоссарий терминов», а затем добавлять их по всей книге, или вы можете создавать термины непосредственно в редакторе содержания главы, вступительной или вспомогательной части.

Чтобы создать термины глоссария с помощью инструмента Термины глоссария:

1 и 2: нажмите «Организовать -> Глоссарий терминов» в меню левой боковой панели вашей книги.

Чтобы создать термин из глоссария непосредственно в редакторе контента:

Вы вернетесь в редактор контента и увидите созданный вами термин глоссария, заключенный в короткий код.

Этот шорткод виден в визуальном редакторе, но будет отображаться как функциональная подсказка в вашей веб-книге. Термины глоссария подчеркнуты пунктирной линией в вашей веб-книге Pressbooks, чтобы визуально отличить их от обычных гиперссылок. При нажатии на термин его определение будет отображаться в доступной подсказке.

Термин глоссария до открытия активного термина глоссария с отображением его определения в виде всплывающей подсказки

Пользователи могут нажать клавишу выхода на клавиатуре, чтобы закрыть всплывающую подсказку. Подсказка также закроется, если пользователь щелкнет в любом другом месте страницы за пределами термина глоссария.

Вы также можете вставить ссылки на глоссарии для существующих терминов. Для этого:

Список глоссария будет содержать все перечисленные термины глоссария, которые вы создали для своей книги. Если вы не исключите термин из списка, сняв флажок «Показать в списках глоссария», все термины глоссария, которые вы создаете в своей книге, будут включены в список глоссария вашей книги.

Чтобы создать глоссарий, выполните следующие действия:

Читайте также: