Как отозвать электронное письмо в Outlook

Обновлено: 20.11.2024

Возможно, вы импульсивно отправили кому-то неприятное письмо. Или, может быть, вы отправили рабочее письмо и просто забыли прикрепить документ, который нужен вашим коллегам.

Если вы хотите вернуть его обратно, вам повезло, если вы используете Outlook. Это потому, что почтовый клиент Microsoft имеет встроенное решение для подобных ситуаций: возможность отзывать электронные письма. Отзыв электронной почты может помешать получателю увидеть неполное, гневное или иное плохое электронное письмо, которое вы отправили. Следуйте приведенным ниже инструкциям, если вы хотите отозвать электронное письмо в Outlook. Если вы также хотите узнать, как задержать свои электронные письма в Outlook (чтобы предотвратить случайную отправку таких писем в будущем), прокрутите инструкции по отзыву, чтобы просмотреть руководство о том, как это сделать.

Сложность

Продолжительность

Что вам нужно

Настольное приложение Outlook

Примечание. Эти инструкции не будут работать с веб-версией Outlook — они применимы только к настольному клиенту. Кроме того, они работают, только если вы и получатель используете учетную запись Microsoft Exchange или Microsoft 365 в одной организации. Отзывы в Outlook не будут работать с адресами электронной почты получателей за пределами организации отправителя.

Как отозвать письмо в Outlook

Шаг 1. Откройте папку Отправленные и найдите электронное письмо, которое хотите отозвать — оно должно быть вверху списка или рядом с ним. Вы должны дважды щелкнуть это письмо, чтобы полностью открыть его, прежде чем переходить к следующему шагу.

Шаг 2. Нажмите вкладку Сообщение на панели инструментов, чтобы сделать ее активной. Затем перейдите к разделу Перемещение и нажмите кнопку Дополнительные действия с буквой и конвертом, как показано ниже.

Шаг 3. Выберите параметр Отозвать это сообщение в раскрывающемся списке.

Шаг 4. Если ваш интерфейс представляет собой упрощенную версию ленты, выполните следующие действия. Выберите вкладку Сообщение, щелкните значок с тремя точками, выберите Действия, а затем выберите Отозвать это сообщение.

Шаг 5. На экране появится всплывающее окно. Здесь у вас есть два варианта: Удалить непрочитанные копии этого сообщения или Удалить непрочитанные копии и заменить новым сообщением. Вы также увидите опцию, позволяющую Outlook уведомлять вас об успешном или неудачном выполнении процесса. Выберите нужный вариант и нажмите кнопку ОК, чтобы продолжить. Если вы удалили сообщение, поздравляем! Если вы хотите заменить его, продолжайте.

Шаг 6. Если вы решите создать замену, Outlook откроет второй экран, чтобы вы могли изменить сообщение. Когда вы составляете новое электронное письмо, Outlook вспоминает ваше старое сообщение и отображает уведомление (если вы выбрали этот параметр). Просто нажмите кнопку Отправить, когда закончите с исправленным сообщением.

Примечание. Если вы отправляете сообщение об отзыве, старое письмо не исчезает. Чтобы исходное сообщение исчезло, получателю может потребоваться сначала открыть отзывное сообщение. Вот почему вы должны ввести СРОЧНО или что-то подобное в заголовке отзывного сообщения, чтобы оно открывалось перед первым оскорбительным электронным письмом. Продолжайте для более подробного объяснения. Microsoft также заявляет, что в некоторых случаях получатель может быть уведомлен об удалении отозванных сообщений из его папки «Входящие». Поэтому имейте в виду, что даже при отзыве письма получатель может знать, что ему было отправлено неудачное или оскорбительное сообщение, даже если он не может его просмотреть.

Альтернативы отзыву электронного письма

Решение 1. Напишите электронное письмо с извинениями. Помимо двойной проверки, чтобы убедиться, что ваши электронные письма отправляются нужным людям, это, вероятно, самое простое решение проблемы. Если вы случайно отправили электронное письмо не тому получателю или группе получателей, и это не было слишком скандальным, просто сэкономьте время и силы, признав свою ошибку и извинившись. Честное извинение обычно проходит хорошо и может даже вызвать доверие у адресата.Тогда вы все можете двигаться дальше.

Решение 2. Откладывайте рассылку писем, чтобы они не отправлялись сразу. Если вы постоянно отвечаете на электронные письма, отправляете личные данные туда и обратно или просто склонны к ошибкам, вы можете начать откладывать свои электронные письма. Вы можете легко настроить это для всех своих электронных писем Outlook, следуя этим простым инструкциям:

Шаг 1. Выберите Файл в верхнем левом углу Outlook.

Шаг 2. Прокрутите немного вниз и нажмите Управление правилами и оповещениями.

Шаг 3. На экране появится окно *Правила и оповещения**. Отсюда выберите параметр *Новое правило*.

Шаг 4. Появится еще одно всплывающее окно. Здесь нажмите Применить правило к отправляемым мной сообщениям. Вы заметите, что это указано в разделе Начать с пустого правила. Нажмите кнопку Далее, чтобы продолжить.

Шаг 5. Не беспокойтесь ни о чем другом в списке условий и нажмите Далее, чтобы продолжить. После этого появится экран подтверждения. Выберите Да для подтверждения.

Шаг 6. Выберите параметр Отложить доставку на несколько минут. Выберите ссылку Число. Появится всплывающее окно, и вам будет предложено выбрать предпочтительную продолжительность. Введите нужное число (120 минут — это максимальное время), а затем нажмите кнопку ОК. Выполнив все это, нажмите Далее.

Шаг 7. Если у вас есть какие-либо исключения, выберите нужные параметры исключений. Затем нажмите кнопку Далее, чтобы продолжить.

Шаг 8. Назовите правило и установите флажок Включить это правило, если он доступен. Наконец, нажмите кнопку Готово.

Почему отзыв по электронной почте не всегда работает

Хотя это и звучит довольно просто, отзыв электронной почты не всегда работает так, как вы думаете. С сегодняшними скоростями интернета (если только вы не живете в мертвой зоне) это ошибочное письмо, вероятно, уже ожидает в чьем-то почтовом ящике, что создает несколько проблем. Несколько различных факторов будут мешать вашим попыткам вспомнить электронное письмо. Вот некоторые вещи, которые могут помешать вашим усилиям или создать дополнительные сложности.

Открытые сообщения. Если получатель откроет исходное письмо, вы не сможете его вспомнить. Получатель по-прежнему может получить и прочитать второе сообщение об отзыве, но оригинал остается в папке «Входящие» Outlook. Это одна из причин, почему вам следует действовать быстро.
Перенаправляет в другие папки. Если ваше первое сообщение активировало фильтр, и Outlook перенаправил его в определенную папку, то отзыв не удастся. Опция отзыва влияет только на электронные письма, которые остаются в папке «Входящие». Если первое сообщение ожидает в другом месте, оно не исчезнет.
Общие папки. Если кто-то прочитает ваше сообщение, скрытое в общедоступной папке, отзыв не удастся.
Другие почтовые клиенты: функция отзыва работает с Outlook. Например, если вы отправляете электронное письмо тому, кто использует Gmail, отзыв не сработает.

Опять же, отзыв не является надежным, и ваши попытки могут быть сорваны из-за факторов, которые вы не можете контролировать.

При отзыве сообщения отправленное вами сообщение извлекается из почтовых ящиков получателей, которые еще не открывали его. Вы также можете заменить замещающее сообщение. Например, если вы забыли прикрепить вложение, вы можете попытаться отозвать сообщение, а затем отправить новое сообщение с вложением.

Отзыв сообщения доступен после нажатия кнопки «Отправить» и только в том случае, если и у вас, и у получателя есть учетная запись электронной почты Microsoft 365 или Microsoft Exchange в одной организации.

Чтобы отозвать и заменить сообщение

На панели папок в левой части окна Outlook выберите папку "Отправленные".

Откройте сообщение, которое хотите отозвать. Вы должны дважды щелкнуть, чтобы открыть сообщение.Выбор сообщения таким образом, чтобы оно отображалось в области чтения, не позволит вам отозвать сообщение.

Если у вас есть классическая лента, на вкладке "Сообщение" выберите "Действия" > "Отозвать это сообщение".

Если у вас есть упрощенная лента, выберите вкладку «Сообщение», а затем выберите «Дополнительные команды» (. ). Наведите курсор на Действия и выберите Отозвать это сообщение.

Если вы не видите команду «Отозвать это сообщение», возможно, у вас нет учетной записи Exchange или эта функция недоступна в вашей организации.

Вы не можете отозвать сообщение, защищенное Azure Information Protection.

Вы не можете отозвать сообщение в Outlook в Интернете.

Нажмите «Удалить непрочитанные копии этого сообщения» или «Удалить непрочитанные копии и замените новым сообщением», а затем нажмите «ОК».

Если вы отправляете заменяющее сообщение, составьте его и нажмите "Отправить".

Чтобы проверить отзыв

Успех или неудача отзыва сообщения зависит от настроек получателей в Outlook. В следующей таблице представлены пять сценариев:

Вы отправляете кому-то сообщение. Вы вспоминаете исходное сообщение и заменяете его новым.

На компьютере получателя в разделе "Отслеживание" установлен флажок "Автоматически обрабатывать запросы и ответы на приглашения на собрания и опросы".

Примечание. Чтобы просмотреть этот параметр, выберите «Файл» > «Параметры» > «Почта». Прокрутите до раздела "Отслеживание".

И исходное сообщение, и отзывное сообщение поступают в папку "Входящие" получателя.

Предполагая, что исходное сообщение не было прочитано, исходное сообщение удаляется, а получатель уведомляется о том, что вы, отправитель, удалили сообщение из его или ее почтового ящика.

Примечание. Если исходное сообщение помечено как прочитанное (в этом сценарии просмотр в области чтения не является чтением), при обработке отзывного сообщения получатель информируется о том, что вы, отправитель, хотите удалить сообщение. Однако сообщение остается в папке Outlook получателя.

Вы отправляете кому-то сообщение. Вы вспоминаете исходное сообщение и заменяете его новым.

На компьютере получателя в разделе "Отслеживание" флажок "Автоматически обрабатывать запросы и ответы на приглашения на собрания и опросы" не установлен.

И исходное сообщение, и отзывное сообщение поступают в папку "Входящие" получателя.

На компьютере получателя возникает один из следующих результатов:

Если получатель сначала открывает отзывное сообщение, исходное сообщение удаляется, а получатель уведомляется о том, что вы, отправитель, удалили сообщение из его почтового ящика.

Если получатель сначала откроет исходное сообщение, отзыв не удастся, и будут доступны как исходное, так и отзывное сообщение.

Вы отправляете кому-то сообщение. Вы вспоминаете исходное сообщение и заменяете его новым.

На компьютере получателя либо по правилу, либо по действию получателя исходное сообщение перемещается из папки "Входящие" в другую папку, а отзывное сообщение остается в папке "Входящие" (или также перемещается в другую папку).< /p>

Если сообщение об отзыве и исходное сообщение находятся в разных папках, получатель получает сообщение о том, что попытка отзыва не удалась. Это происходит независимо от настроек Outlook и статуса чтения сообщения.

Исходное сообщение и новое сообщение доступны получателю.

Вы отправляете кому-то сообщение. Вы вспоминаете исходное сообщение и заменяете его новым.

На компьютере получателя либо по правилу, либо по действию получателя оба сообщения перемещаются в одну и ту же папку. Это приводит к поведению, аналогичному тому, что происходит, когда Outlook не настроен на автоматическую обработку сообщений.

На компьютере получателя возникает один из следующих результатов:

Если получатель сначала откроет исходное сообщение, отзыв не удастся, и будут доступны как старое, так и новое сообщения.

Вы отправляете сообщение в общую папку. Вы вспоминаете исходное сообщение и заменяете его новым.

Происходит один из следующих результатов:

Если получатель, прочитавший отзывное сообщение, имеет доступ для чтения ко всем элементам в общей папке, но не читал исходное сообщение, отзыв завершается успешно, и остается только новое сообщение. Вы, отправитель, получаете сообщение об успешном отзыве.

Если получатель уже пометил исходное сообщение как прочитанное, он или она информируется о том, что отзыв не удался, и удаляется только отзывное сообщение.

Если пользователь, у которого есть какие-либо другие права на общую папку, открывает сообщение об отзыве, отзыв завершается неудачно, и пользователь получает сообщение о том, что отзыв не удался. И старые, и новые сообщения остаются в общей папке.

Если получатель прочитает исходное сообщение, а затем пометит его как непрочитанное, оно считается никогда не прочитанным, и отзыв выполнен успешно.

В общедоступной папке именно права читателя, а не отправителя, определяют успех или неудачу отзыва.

Важно! Office 2007 больше не поддерживается. Перейдите на Microsoft 365, чтобы работать в любом месте с любого устройства и продолжать получать поддержку.

Чтобы отозвать и заменить сообщение

В Почте в области навигации нажмите "Отправленные".

Откройте сообщение, которое вы хотите отозвать и заменить.

На вкладке "Сообщение" в группе "Действия" нажмите "Другие действия", а затем нажмите "Отозвать это сообщение".

Нажмите Удалить непрочитанные копии и заменить новым сообщением или Удалить непрочитанные копии и заменить новым сообщением.

Примечание. Если вы отправляете сообщение большому количеству людей, вы можете снять флажок Сообщать мне, если отзыв выполнен успешно или неудачно для каждого получателя.

Если вы отправляете заменяющее сообщение, составьте его и нажмите "Отправить".

Если вы не видите команду «Отозвать это сообщение», возможно, у вас нет учетной записи Exchange Server или вы не используете Microsoft Office Outlook 2007. Для использования функции отзыва необходимы оба варианта.

Вы можете проверить в диалоговом окне "Настройки учетной записи" в Outlook типы учетных записей электронной почты в своем профиле Outlook.

В меню "Инструменты" выберите "Настройки учетной записи".

На вкладке "Электронная почта" в столбце "Тип" указан тип учетной записи для каждой записи.

Чтобы проверить отзыв

Успех или неудача отзыва зависят от настроек получателей в Microsoft Outlook. Следующие четыре сценария объясняют, что происходит в различных ситуациях, а дополнительный сценарий описывает отзыв сообщения, отправленного в общую папку Microsoft Exchange.

Вы отправляете кому-то сообщение электронной почты. Вы вспоминаете исходное сообщение и заменяете его новым.

На компьютере получателя в разделе "Параметры отслеживания" установлен флажок "Обрабатывать запросы и ответы по прибытии".

(Чтобы просмотреть этот параметр, в меню "Инструменты" нажмите "Параметры", нажмите "Параметры электронной почты", а затем нажмите "Параметры отслеживания".)

И исходное сообщение, и отзывное сообщение поступают в папку "Входящие" получателя.

Примечание. Если исходное сообщение помечено как прочитанное (просмотр в области чтения не является чтением в этом сценарии), при обработке отзывного сообщения получатель информируется о том, что вы, отправитель, хотите удалить сообщение, но сообщение остается в папке Outlook получателя.

Вы отправляете кому-то сообщение электронной почты. Вы вспоминаете исходное сообщение и заменяете его новым.

На компьютере получателя в разделе "Параметры отслеживания" флажок "Обрабатывать запросы и ответы по прибытии" не установлен.

И исходное сообщение, и отзывное сообщение поступают в папку "Входящие" получателя.

На компьютере получателя происходит одно из следующих событий:

Вы отправляете кому-то сообщение электронной почты. Вы вспоминаете исходное сообщение и заменяете его новым.

На компьютере получателя либо по правилу, либо по действию получателя исходное сообщение перемещается в другую папку, а отзывное сообщение остается в папке "Входящие" (или также перемещается в другую папку).

Пока сообщение об отзыве и исходное сообщение находятся в разных папках, получатель получает сообщение о том, что попытка отзыва не удалась. Это происходит независимо от настроек Outlook и статуса чтения сообщения.

Исходное сообщение и новое сообщение доступны получателю.

Примечание. Если получатель прочитал исходное сообщение, а затем пометил его как непрочитанное, Outlook рассматривает его так, как будто оно никогда не читалось, и успешно отзывает его.

Вы отправляете кому-то сообщение электронной почты. Вы вспоминаете исходное сообщение и заменяете его новым.

На компьютере получателя либо по правилу, либо по действию получателя оба сообщения перемещаются в одну и ту же папку. Это приводит к поведению, аналогичному тому, которое возникает, когда Outlook не настроен на автоматическую обработку сообщений.

На компьютере получателя происходит одно из следующих событий:

Вы отправляете сообщение электронной почты в общую папку. Вы вспоминаете исходное сообщение и заменяете его новым.

Происходит одно из следующих событий:

Если получатель, прочитавший сообщение об отзыве, имеет доступ для чтения ко всем элементам в общей папке, но не читал исходное сообщение, отзыв завершается успешно, и остается только новое сообщение. Вы, отправитель, получаете сообщение об успешном отзыве.

Если пользователь с любыми другими правами на общую папку открывает сообщение об отзыве, отзыв завершается ошибкой, и пользователь получает сообщение о том, что отзыв не удался. И старые, и новые сообщения остаются в общей папке.

Если получатель прочитает исходное сообщение, а затем пометит его как непрочитанное, Outlook обрабатывает его так, как будто оно никогда не читалось, и успешно отзывает его.

В общедоступной папке именно права читателя, а не отправителя, определяют успех или неудачу отзыва.

Запрос "Как отозвать электронное письмо в Outlook" набирает популярность в Google, вероятно, потому, что все больше людей хотят знать, могут ли они восстановить ошибочно отправленное электронное письмо из папки "Входящие" получателя.

У большинства из нас замирало сердце, когда мы случайно отправляли электронное письмо слишком рано или указывали неправильный адрес электронной почты в поле "Отправить". К счастью, в Outlook есть функция, которая позволяет пользователям отозвать электронные письма в случае неудачи, но только при определенных обстоятельствах.

Как отозвать письмо в Outlook

Вы можете отозвать электронное письмо в Outlook только при одном условии: если ваш получатель еще не открыл его. Если получатель уже щелкнул по электронному письму, чтобы прочитать его, мне очень жаль, но для вас уже слишком поздно. Однако, если получатель еще не получил его, вам повезло. Вы можете отозвать электронное письмо в Outlook, выполнив следующие действия.

<р>1. Перейдите в папку «Отправленные», расположенную на левой панели.

<р>2. Дважды щелкните сообщение, которое хотите отозвать.

<р>3. Нажмите «Сообщение», а затем «Действия».

<р>4. Нажмите «Отозвать это сообщение».

<р>5. Здесь у вас будет два варианта. Вы можете заменить отправленное электронное письмо новым или полностью удалить его из папки «Входящие» получателя. Для этого урока мы выберем последний. Нажмите «Удалить непрочитанные копии этого сообщения».

<р>6. Установите флажок "Сообщать мне, успешно или неудачно отозван для каждого получателя".

<р>7. Нажмите "ОК".

Через несколько секунд Outlook отправит вам сообщение об успешном или неудачном отзыве. Как уже упоминалось, если получатель уже открывал ваше электронное письмо, вы не сможете отозвать его.

Как увидеть папку «Отправленные» в Outlook

Для некоторых пользователей Outlook отправленные электронные письма по умолчанию не сохраняются в папке "Отправленные". Если вашего электронного письма нет в папке «Отправленные», вы не сможете его отозвать. Чтобы это исправить, вам нужно перейти в «Файл»> «Параметры»> «Почта».

Затем в разделе "Сохранить сообщения" убедитесь, что в раскрывающемся списке выбран пункт "Отправленные". Теперь копии всех отправленных вами писем будут направляться в папку "Отправленные".

Если вы не видите свою папку "Отправленные", вам может потребоваться щелкнуть одну из стрелок вниз на левой панели, чтобы получить к ней доступ.

Чем быстрее вы сможете отозвать письмо, тем выше ваши шансы успешно отозвать его из почтового ящика получателя. Удачи!

Если и есть что-то хуже, чем болтать языком во время разговора, так это делать это по электронной почте. Вместо неловкого момента вы создали постоянную запись. К счастью, благодаря функции отзыва электронной почты вы можете забрать сообщение обратно — в идеале еще до того, как получатель его прочитает. Хотя некоторые пользователи могут подумать, что такая функция есть только в Gmail, в Outlook уже много лет есть встроенная функция отзыва электронной почты.

Тем не менее, как и у большинства инструментов отзыва, функция Outlook имеет серьезные ограничения. Он будет работать только между двумя пользователями Outlook на сервере Microsoft Exchange, и даже в этом случае опытные пользователи легко отключат его. К счастью, встроенная функция отзыва — не единственный способ отозвать письмо в Outlook.

Как отозвать электронное письмо в Outlook с помощью встроенной функции отзыва

Перейдите в раздел "Отправленные" в своей учетной записи электронной почты и найдите письмо, которое хотите отозвать.
Нажмите "Файл"
Выберите «Информация» в синем столбце, затем нажмите «Повторно отправить или отозвать».
Выберите «Отозвать это сообщение»
Убедитесь, что выбран вариант «Сообщить мне, успешно или неудачно отозван для каждого получателя», затем нажмите «Удалить непрочитанные копии этого сообщения» (Если вы предпочитаете редактировать сообщение и повторно отправлять его, когда Outlook отзывает старую версию , нажмите «Удалить непрочитанные копии и заменить новым сообщением» вместо этого)

Отзыв работает только с непрочитанными сообщениями в настольном приложении Outlook, если сообщение не было открыто, и оба человека являются частью одного и того же сервера Microsoft Exchange. Даже в этом случае получатель может легко отключить эту функцию, если захочет. Если они перейдут в «Параметры» > «Почта» и снимут флажок «Автоматически обрабатывать приглашения на собрания и ответы на приглашения на собрания и опросы» в области «Отслеживание», они смогут обойти отзыв, сначала посмотрев исходное сообщение. Если все, с кем вы переписываетесь, не используют Outlook и не настраивают его таким же образом, эта функция бесполезна.

Как отозвать письмо в Outlook с помощью Virtru

К счастью, с Virtru Data Protection вам не нужно полагаться на встроенную функцию отзыва Outlook, если вам нужна дополнительная защита. Virru не требует, чтобы у вашего получателя были какие-либо активные функции, чтобы вы могли забрать электронное письмо.

При создании электронного письма с включенным Virtru:

Нажмите на значок в разделе "Файл" с надписью "Virtru On"
Отправить сообщение как обычно
Если вы хотите отозвать его, найдите сообщение в разделе "Отправленные" и нажмите красный значок "Отозвать сообщение".

Теперь, если получатель попытается прочитать его, он увидит сообщение о том, что письмо было отозвано.

Используя Virtru с Microsoft Outlook, вы сможете отозвать сообщение в любое время — даже после того, как оно было прочитано. Неважно, на каком сервере находится сообщение, какой почтовый клиент они используют или сколько времени прошло. Virru также упрощает повторную авторизацию сообщения, если вы передумаете. Нажмите на значок с голубым глазом над письмом, и получатель снова сможет прочитать письмо.

Не просто вспоминайте электронную почту Outlook — полностью контролируйте свои данные

В Virtru есть множество других удобных функций, позволяющих лучше контролировать электронную почту Outlook. У вас есть конфиденциальное электронное письмо, которое должны видеть только определенные люди? Используйте функцию «Отключить пересылку», чтобы запретить получателям передавать его: если получатель попытается переслать его, любой, кто получит сообщение, не сможет увидеть переадресованную часть.

Есть сообщение, которое вы не хотите оставлять без дела навсегда? Используйте Virtru, чтобы установить срок действия, после которого получатель не сможет прочитать сообщение. И, конечно же, Virru использует шифрование электронной почты для защиты электронной почты, гарантируя, что ее увидят только те люди, которым вы ее отправляете. Независимо от того, являетесь ли вы адвокатом, защищающим своего клиента, или обычным гражданином, который ценит конфиденциальность, это имеет смысл.

Улучшенный контроль электронной почты для всех

В среднем каждый сотрудник отправляет более 10 000 электронных писем в год. Со всем этим потоком информации у вас нет времени тщательно обдумывать каждое сообщение.

Рано или поздно кто-то обязательно ошибется и отправит неверную информацию не тому человеку. И это даже не считая риска взлома и утечки данных, которые могут быстро превратить конфиденциальную личную информацию в общедоступную. Вы можете быть хороши в борьбе с ущербом, но как далеко вы продвинетесь, если ваша электронная почта будет взломана? Приобретите Virtru, и у вас будут инструменты, необходимые для снижения риска и немедленного принятия мер.

Читайте также: