Как отформатировать как образец в Excel
Обновлено: 04.07.2024
В Excel форматирование данных рабочего листа (или листа) стало проще, чем когда-либо. Вы можете использовать несколько быстрых и простых способов создания профессионально выглядящих рабочих листов, которые эффективно отображают ваши данные. Например, вы можете использовать темы документов для единообразного оформления всех ваших электронных таблиц Excel, стили для применения предопределенных форматов и другие функции ручного форматирования для выделения важных данных.
Тема документа – это предопределенный набор цветов, шрифтов и эффектов (таких как стили линий и эффекты заливки), которые будут доступны при форматировании данных рабочего листа или других элементов, таких как таблицы, сводные таблицы или диаграммы. Для единообразия и профессионального вида тему документа можно применить ко всем вашим книгам Excel и другим документам выпуска Office.
Ваша компания может предоставить корпоративную тему документа, которую вы можете использовать, или вы можете выбрать одну из множества предустановленных тем документов, доступных в Excel. При необходимости вы также можете создать собственную тему документа, изменив некоторые или все цвета темы, шрифты или эффекты, на которых основана тема документа.
Прежде чем форматировать данные на листе, вы можете применить тему документа, которую хотите использовать, чтобы форматирование, которое вы применяете к данным на листе, могло использовать цвета, шрифты и эффекты, определенные эта тема документа.
Информацию о том, как работать с темами документов, см. в разделе Применение или настройка темы документа.
Стиль – это предопределенный, часто основанный на теме формат, который можно применять для изменения внешнего вида данных, таблиц, диаграмм, сводных таблиц, фигур или диаграмм. Если предопределенные стили не соответствуют вашим потребностям, вы можете настроить стиль. Для диаграмм можно настроить стиль диаграммы и сохранить его как шаблон диаграммы, который можно использовать снова.
В зависимости от данных, которые вы хотите отформатировать, вы можете использовать следующие стили в Excel:
Стили ячеек Чтобы применить несколько форматов за один шаг и обеспечить согласованное форматирование ячеек, можно использовать стиль ячейки. Стиль ячейки — это определенный набор характеристик форматирования, таких как шрифты и размеры шрифтов, числовые форматы, границы ячеек и затенение ячеек. Чтобы никто не мог вносить изменения в определенные ячейки, вы также можете использовать стиль ячейки, который блокирует ячейки.
В Excel есть несколько предопределенных стилей ячеек, которые вы можете применить. При необходимости вы можете изменить предопределенный стиль ячейки, чтобы создать собственный стиль ячейки.
Некоторые стили ячеек основаны на теме документа, которая применяется ко всей книге. Когда вы переключаетесь на другую тему документа, эти стили ячеек обновляются в соответствии с новой темой документа.
Информацию о том, как работать со стилями ячеек, см. в разделе Применение, создание или удаление стиля ячеек.
Стили таблиц. Чтобы быстро добавить дизайнерское профессиональное форматирование к таблице Excel, вы можете применить предопределенный или пользовательский стиль таблицы. Когда вы выбираете один из предопределенных стилей альтернативных строк, Excel сохраняет шаблон чередующихся строк при фильтрации, скрытии или изменении порядка строк.
Информацию о том, как работать со стилями таблиц, см. в разделе Форматирование таблицы Excel.
Стили сводной таблицы Для форматирования сводной таблицы можно быстро применить предопределенный или пользовательский стиль сводной таблицы. Как и в случае с таблицами Excel, вы можете выбрать предопределенный стиль альтернативных строк, который сохраняет шаблон альтернативных строк при фильтрации, скрытии или изменении порядка строк.
Информацию о том, как работать со стилями сводной таблицы, см. в разделе Разработка макета и формата отчета сводной таблицы.
Стили диаграмм К диаграмме применяется предопределенный стиль. Excel предоставляет множество полезных предопределенных стилей диаграмм, которые вы можете выбрать, и при необходимости вы можете дополнительно настроить стиль, вручную изменив стиль отдельных элементов диаграммы. Пользовательский стиль диаграммы сохранить нельзя, но можно сохранить всю диаграмму как шаблон диаграммы, который можно использовать для создания аналогичной диаграммы.
Информацию о том, как работать со стилями диаграммы, см. в разделе Изменение макета или стиля диаграммы.
Чтобы выделить определенные данные (например, текст или числа), вы можете отформатировать данные вручную. Ручное форматирование не зависит от темы документа вашей книги, если только вы не выберете шрифт темы или не используете цвета темы — ручное форматирование остается прежним при изменении темы документа. Вы можете вручную отформатировать все данные в ячейке или диапазоне одновременно, но вы также можете использовать этот метод для форматирования отдельных символов.
Информацию о том, как форматировать данные вручную, см. в разделе Форматирование текста в ячейках.
Чтобы различать разные типы информации на листе и упростить его сканирование, вы можете добавить границы вокруг ячеек или диапазонов. Чтобы улучшить видимость и привлечь внимание к определенным данным, вы также можете закрасить ячейки сплошным цветом фона или определенным цветовым узором.
Если вы хотите добавить красочный фон ко всем данным вашего рабочего листа, вы также можете использовать изображение в качестве фона листа.Однако фон листа нельзя распечатать — фон только улучшает отображение рабочего листа на экране.
Подробнее об использовании границ и цветов см.:
Для оптимального отображения данных на листе вы можете изменить положение текста в ячейке. Вы можете изменить выравнивание содержимого ячейки, использовать отступы для увеличения интервала или отобразить данные под другим углом, повернув их.
Поворот данных особенно удобен, когда заголовки столбцов шире, чем данные в столбце. Вместо создания излишне широких столбцов или сокращенных меток вы можете повернуть текст заголовка столбца.
Информацию о том, как изменить выравнивание или ориентацию данных, см. в разделе Изменение положения данных в ячейке.
Если вы уже отформатировали некоторые ячейки на листе нужным образом, существует несколько способов скопировать только эти форматы в другие ячейки или диапазоны.
Команды буфера обмена
Главная > Вставить > Специальная вставка > Форматирование вставки.
Главная > Формат по образцу .
Команда правой кнопки мыши
Наведите указатель мыши на край выбранных ячеек, пока указатель не примет вид перекрестия.
Щелкните правой кнопкой мыши и, удерживая, перетащите выделение в диапазон, а затем отпустите.
Выберите Копировать сюда только форматы.
Совет. Если вы используете однокнопочную мышь или трекпад на Mac, вместо щелчка правой кнопкой мыши используйте Control+Click.
Расширение диапазона
Форматы диапазона данных автоматически распространяются на дополнительные строки, когда вы вводите строки в конце диапазона данных, который вы уже отформатировали, и форматы появляются как минимум в трех из пяти предшествующих строк. Параметр расширения форматов диапазона данных и формул включен по умолчанию, но вы можете включить или отключить его:
Новые версии. Выберите «Файл» > «Параметры» > «Дополнительно» > «Расширить диапазон дат и формулы» (в разделе «Параметры редактирования»).
Excel 2007. Выбор кнопки Microsoft Office > Параметры Excel > Дополнительно > Расширить диапазон дат и формулы (в разделе "Параметры редактирования").
Office 365 профессиональный плюс переименовывается в Приложения Microsoft 365 для предприятий. Для получения дополнительной информации об этом изменении прочитайте эту запись в блоге.
Обзор
Microsoft Excel позволяет изменять многие способы отображения данных в ячейке. Например, вы можете указать количество цифр справа от десятичной точки или добавить к ячейке шаблон и рамку. Вы можете получить доступ к большинству этих параметров и изменить их в диалоговом окне «Формат ячеек» (в меню «Формат» нажмите «Ячейки»).
В разделе «Дополнительная информация» этой статьи содержится информация о каждом из параметров, доступных в диалоговом окне «Формат ячеек», и о том, как каждый из этих параметров может повлиять на способ представления ваших данных.
Дополнительная информация
В диалоговом окне «Формат ячеек» есть шесть вкладок: «Число», «Выравнивание», «Шрифт», «Граница», «Шаблоны» и «Защита». В следующих разделах описаны настройки, доступные на каждой вкладке.
Вкладка "Число"
Автоматическое форматирование чисел
По умолчанию все ячейки рабочего листа форматируются в общем числовом формате. В общем формате все, что вы вводите в ячейку, обычно остается как есть. Например, если ввести в ячейку 36526 и нажать клавишу ВВОД, содержимое ячейки будет отображаться как 36526. Это связано с тем, что ячейка остается в общем числовом формате. Однако если вы сначала отформатируете ячейку как дату (например, д/д/гггг), а затем введете число 36526, ячейка отобразит 1/1/2000.
Есть и другие ситуации, когда Excel оставляет числовой формат в качестве общего, но содержимое ячейки не отображается точно так, как оно было введено. Например, если у вас есть узкий столбец и вы вводите длинную строку цифр, например 123456789, ячейка вместо этого может отображать что-то вроде 1.2E+08. Если вы проверите числовой формат в этой ситуации, он останется общим.
Наконец, существуют сценарии, в которых Excel может автоматически изменить числовой формат с общего на другой в зависимости от символов, которые вы ввели в ячейку. Эта функция избавляет вас от необходимости вручную вносить изменения в легко распознаваемый числовой формат. В следующей таблице приведены несколько примеров, когда это может произойти:
Вообще говоря, Excel применяет автоматическое форматирование чисел всякий раз, когда вы вводите в ячейку следующие типы данных:
- Валюта
- Процент
- Дата
- Время
- Дробь
- Научная
Встроенные числовые форматы
Excel имеет большой набор встроенных числовых форматов, из которых вы можете выбирать. Чтобы использовать один из этих форматов, щелкните любую из категорий в разделе «Общие», а затем выберите нужный параметр для этого формата.При выборе формата из списка Excel автоматически отображает пример вывода в поле «Образец» на вкладке «Число». Например, если вы введете в ячейку 1,23 и выберете число в списке категорий с тремя десятичными знаками, в ячейке отобразится число 1,230.
Эти встроенные числовые форматы фактически используют предопределенную комбинацию символов, перечисленных ниже в разделе "Пользовательские числовые форматы". Однако базовый настраиваемый числовой формат для вас прозрачен.
В следующей таблице перечислены все доступные встроенные числовые форматы:
| Числовой формат | Примечания |
|---|---|
| Число | Параметры включают в себя: количество знаков после запятой, независимо от того, используется ли разделитель тысяч, и формат, который будет использоваться для отрицательных чисел. |
| Валюта | Опции включают в себя: количество знаков после запятой, символ, используемый для валюты, и формат, который будет использоваться для отрицательных чисел. Этот формат используется для общих денежных значений. |
| Учет | Параметры включают в себя: количество знаков после запятой и символ, используемый для валюты. Этот формат выравнивает символы валюты и десятичные точки в столбце данных. |
| Дата | Выберите стиль даты в списке Тип. |
| Время | Выберите стиль времени в списке Тип. |
| Проценты< /td> | Умножает существующее значение ячейки на 100 и отображает результат с символом процента. Если сначала отформатировать ячейку, а затем ввести число, на 100 умножаются только числа от 0 до 1. Единственным вариантом является количество знаков после запятой. |
| Дробь | Выберите стиль дроби в списке Тип. Если вы не форматируете ячейку как дробь перед вводом значения, возможно, вам придется ввести ноль или пробел перед дробной частью. Например, если ячейка имеет формат «Общий» и вы вводите в нее 1/4, Excel обрабатывает это как дату. Чтобы ввести его в виде дроби, введите в ячейке 0 1/4. |
| Научный | Единственный вариант — количество знаков после запятой. |
| Текст | Ячейки, отформатированные как текст, будут обрабатывать все, что введено в ячейку, как текст, включая числа. |
| Особый | Выберите один из следующих вариантов в поле «Тип»: почтовый индекс, почтовый индекс + 4, номер телефона и номер социального страхования. |
Пользовательские числовые форматы
Если один из встроенных числовых форматов не отображает данные в нужном вам формате, вы можете создать свой собственный числовой формат. Вы можете создать эти собственные числовые форматы, изменив встроенные форматы или объединив символы форматирования в свою собственную комбинацию.
Прежде чем создавать собственный числовой формат, необходимо ознакомиться с несколькими простыми правилами, регулирующими синтаксис числовых форматов:
Каждый формат, который вы создаете, может содержать до трех разделов для чисел и четвертый раздел для текста.
Первый раздел — это формат для положительных чисел, второй — для отрицательных, а третий — для нулевых значений.
Эти разделы разделены точкой с запятой.
Если у вас есть только один раздел, все числа (положительные, отрицательные и нулевые) форматируются в этом формате.
Вы можете запретить отображение любых типов чисел (положительных, отрицательных, нулевых), не вводя символы в соответствующем разделе. Например, следующий числовой формат предотвращает отображение любых отрицательных или нулевых значений:
Чтобы установить цвет для любого раздела в пользовательском формате, введите название цвета в скобках в разделе. Например, следующий числовой формат форматирует положительные числа синим цветом, а отрицательные — красным:
Вместо положительных, отрицательных и нулевых разделов формата по умолчанию вы можете указать собственные критерии, которые должны выполняться для каждого раздела. Условные операторы, которые вы указываете, должны содержаться в квадратных скобках. Например, следующий числовой формат форматирует все числа больше 100 как зеленые, все числа меньше или равные -100 как желтые, а все остальные числа как голубые:
Если встроенный числовой формат вам не подходит, вы можете создать новый числовой формат на основе существующего числового формата и добавить его в список настраиваемых числовых форматов. Например, если вы создаете электронную таблицу, содержащую информацию о клиентах, вы можете создать числовой формат для телефонных номеров. Вы можете применить пользовательский формат номера к строке чисел в ячейке, чтобы отформатировать их как номер телефона.
Важно! Пользовательские числовые форматы влияют только на способ отображения числа и не влияют на базовое значение числа. Пользовательские числовые форматы хранятся в активной книге и недоступны для новых книг, которые вы открываете.
Создать собственный числовой формат
На вкладке "Главная" в группе "Число" нажмите "Другие числовые форматы" в нижней части списка "Числовой формат" .
В диалоговом окне "Формат ячеек" в разделе "Категория" нажмите "Пользовательский".
В списке Тип выберите встроенный формат, который больше всего похож на тот, который вы хотите создать. Например, 0,00.
Выбранный числовой формат отображается в поле Тип.
В поле "Тип" измените коды числовых форматов, чтобы создать нужный формат. Например, 000-000-0000.
Ваши изменения не изменят встроенный формат. Вместо этого ваши изменения создают новый пользовательский числовой формат.
По завершении нажмите OK.
Применить пользовательский числовой формат
Выберите ячейку или диапазон ячеек, которые вы хотите отформатировать.
На вкладке "Главная" в группе "Число" нажмите "Другие числовые форматы" в нижней части списка "Числовой формат" .
В диалоговом окне "Формат ячеек" в разделе "Категория" нажмите "Пользовательский".
В нижней части списка Тип выберите встроенный формат, который вы только что создали. Например, 000-000-0000.
Выбранный числовой формат отображается в поле Тип.
Удалить пользовательский числовой формат
На вкладке "Главная" в группе "Число" нажмите "Другие числовые форматы" в нижней части списка "Числовой формат" .
В диалоговом окне "Формат ячеек" в разделе "Категория" нажмите "Пользовательский".
В списке Тип выберите пользовательский числовой формат и нажмите Удалить.
Встроенные числовые форматы нельзя удалить.
Все ячейки книги, отформатированные с использованием удаленного пользовательского формата, будут отображаться в общем формате по умолчанию.
Создать собственный числовой формат
На вкладке "Главная" в разделе "Число" во всплывающем меню "Числовой формат" нажмите "Пользовательский".
В диалоговом окне "Формат ячеек" в разделе "Категория" нажмите "Пользовательский".
В списке Тип выберите встроенный формат, который больше всего похож на тот, который вы хотите создать. Например, 0,00.
Выбранный числовой формат отображается в поле Тип.
В поле "Тип" измените коды числовых форматов, чтобы создать нужный формат. Например, 000-000-0000.
Ваши изменения не изменят встроенный формат. Вместо этого ваши изменения создают новый пользовательский числовой формат.
По завершении нажмите OK.
Применить пользовательский числовой формат
Выберите ячейку или диапазон ячеек, которые вы хотите отформатировать.
На вкладке "Главная" в разделе "Число" во всплывающем меню "Числовой формат" нажмите "Пользовательский".
В диалоговом окне "Формат ячеек" в разделе "Категория" нажмите "Пользовательский".
В нижней части списка Тип выберите встроенный формат, который вы только что создали. Например, 000-000-0000.
Выбранный числовой формат отображается в поле Тип.
Удалить пользовательский числовой формат
На вкладке "Главная" в разделе "Число" во всплывающем меню "Числовой формат" нажмите "Пользовательский".
В диалоговом окне "Формат ячеек" в разделе "Категория" нажмите "Пользовательский".
В списке Тип выберите пользовательский числовой формат и нажмите Удалить.
Встроенные числовые форматы нельзя удалить.
Все ячейки книги, отформатированные с использованием удаленного пользовательского формата, будут отображаться в общем формате по умолчанию.
В Excel вы можете форматировать числа в ячейках для таких вещей, как валюта, проценты, десятичные дроби, даты, номера телефонов или номера социального страхования.
Выберите ячейку или диапазон ячеек.
На вкладке "Главная" выберите "Число" в раскрывающемся списке.
Вы также можете выбрать один из следующих вариантов:
Нажмите CTRL + 1 и выберите "Число".
Щелкните правой кнопкой мыши ячейку или диапазон ячеек, выберите «Формат ячеек…» и выберите «Число».
Выберите средство запуска диалогового окна рядом с номером, а затем выберите номер.
Выберите нужный формат.
Числовые форматы
Чтобы просмотреть все доступные числовые форматы, нажмите кнопку вызова диалогового окна рядом с номером на вкладке "Главная" в группе "Число".
Описание
Числовой формат по умолчанию, который Excel применяет при вводе числа. По большей части числа, отформатированные в общем формате, отображаются именно так, как вы их вводите. Однако, если ширина ячейки недостаточна для отображения всего числа, в общем формате числа округляются до десятичных знаков. В общем числовом формате также используется научная (экспоненциальная) запись для больших чисел (12 и более цифр).
Используется для общего отображения чисел.Вы можете указать количество знаков после запятой, которое вы хотите использовать, хотите ли вы использовать разделитель тысяч и как вы хотите отображать отрицательные числа.
Используется для общих денежных значений и отображает символ валюты по умолчанию с цифрами. Вы можете указать количество знаков после запятой, которое вы хотите использовать, хотите ли вы использовать разделитель тысяч и как вы хотите отображать отрицательные числа.
Также используется для денежных значений, но выравнивает символы валюты и десятичные точки чисел в столбце.
Отображает порядковые номера даты и времени в виде значений даты в соответствии с указанным типом и языковым стандартом (местоположением). Форматы даты, начинающиеся со звездочки (*), соответствуют изменениям региональных настроек даты и времени, указанных в панели управления. На форматы без звездочки настройки панели управления не влияют.
Отображает порядковые номера даты и времени в виде значений времени в соответствии с указанным типом и языковым стандартом (местоположением). Форматы времени, начинающиеся со звездочки (*), соответствуют изменениям региональных настроек даты и времени, указанных в панели управления. На форматы без звездочки настройки панели управления не влияют.
Умножает значение ячейки на 100 и отображает результат с символом процента (%). Вы можете указать количество знаков после запятой, которое хотите использовать.
Отображает число в виде дроби в соответствии с указанным типом дроби.
Отображает число в экспоненциальном представлении, заменяя часть числа на E+n, где E (обозначающее Exponent) умножает предыдущее число на 10 в n-й степени. Например, в 2-значном научном формате 12345678901 отображается как 1,23E+10, что равно 1,23, умноженному на 10 в 10-й степени. Вы можете указать количество знаков после запятой, которое хотите использовать.
Обрабатывает содержимое ячейки как текст и отображает содержимое точно так, как вы его вводите, даже если вы вводите числа.
Отображает число в виде почтового индекса (почтового индекса), номера телефона или номера социального страхования.
Позволяет изменить копию существующего кода числового формата. Используйте этот формат для создания пользовательского числового формата, который добавляется в список кодов числовых форматов. Вы можете добавить от 200 до 250 пользовательских числовых форматов, в зависимости от языковой версии Excel, установленной на вашем компьютере. Дополнительные сведения о настраиваемых форматах см. в разделе Создание или удаление настраиваемого числового формата.
Вы можете применять различные форматы к числам, чтобы изменить их внешний вид. Форматы изменяют только способ отображения чисел и не влияют на значения. Например, если вы хотите, чтобы число отображалось в виде валюты, щелкните ячейку с числовым значением > Валюта.
Применение числового формата изменяет только способ отображения числа и не влияет на значения ячеек, которые используются для выполнения вычислений. Фактическое значение можно увидеть в строке формул.
Вот список доступных числовых форматов и способы их использования в Excel для Интернета:
Числовой формат по умолчанию. Если ячейка недостаточно широка, чтобы показать все число, этот формат округляет число. Например, 25,76 отображается как 26.
Кроме того, если число состоит из 12 или более цифр, в Общем формате значение отображается в экспоненциальном представлении.
Работает очень похоже на общий формат, но отличается тем, как он отображает числа с разделителями десятичных разрядов и отрицательные числа. Вот несколько примеров того, как оба формата отображают числа:
Также используется для денежных значений, но выравнивает символы валюты и десятичные точки чисел в столбце.
Показывает дату в следующем формате:
Показывает месяц, день и год в следующем формате:
Показывает порядковые номера даты и времени в виде значений времени.
Умножает значение ячейки на 100 и отображает результат с символом процента (%).
Используйте Увеличить десятичное число или Уменьшить десятичное число, чтобы указать нужное количество знаков после запятой.
Показывает число в виде дроби. Например, 0,5 отображается как ½.
Отображает числа в экспоненциальной записи, заменяя часть числа на E+n, где E (экспонента) умножает предыдущее число на 10 в n-й степени. Например, в 2-значном научном формате 12345678901 отображается как 1,23E+10, что равно 1,23, умноженному на 10 в 10-й степени. Чтобы указать количество десятичных разрядов, которые вы хотите использовать, примените Увеличить десятичное число или Уменьшить десятичное число.
Обрабатывает значение ячейки как текст и отображает его точно так, как вы его вводите, даже если вы вводите числа. Узнайте больше о форматировании чисел как текста.
Нужна дополнительная помощь?
Вы всегда можете обратиться к эксперту в техническом сообществе Excel или получить поддержку в сообществе ответов.
Читайте также: