Как изменить данные диаграммы в Word

Обновлено: 23.11.2024

У меня есть текстовый документ, заполненный диаграммами. Все эти диаграммы извлекают данные из одного файла Excel. Этот файл Excel хранится в сети нашей компании, поэтому меня беспокоит то, что когда я отправлю документ Word извне, ссылка разорвется, и данные не смогут отображаться на диаграммах.

В связи с этим я хочу изменить источник данных, которые будут храниться в документе Word (например, если вы создаете диаграмму в Word, просто нажимая кнопку "Вставить диаграмму").

Дайте мне знать, если вам нужны какие-либо разъяснения относительно того, чего я пытаюсь добиться.

Значит, вы не предоставляете общий доступ к файлу Excel извне? В зависимости от размера вашего файла Word и объема работы (сколько диаграмм, как часто вы делитесь файлом и т. д.), возможно, будет проще вставить ваши диаграммы в файл Word в виде изображений. Однако, если вы ищете подход, при котором данные и диаграмма остаются связанными, возможно, вам лучше попытаться объединить их в один файл (управлять им проще, чем одним). Excel больше подходит для этого, чем Word.

1 Ответ 1

В промышленности документы часто хранятся на сетевом сервере. это может быть по всей стране или за пределами мира.

Если вы создаете документы, включающие много графиков, обычной практикой является связывание этих графиков и сохранение графиков на сетевом сервере, где они доступны всем.

При подключении к графу по сети Word отслеживает расположение графа с помощью UNC (универсального соглашения об именах). Изучая старый и новый адреса, вы могли заметить, что изменилось только имя сервер.

Чтобы изменить все ссылки в документе, чтобы они отражали новое имя сервера, выполните следующие действия.

Откройте документ, в котором вы хотите изменить ссылки.
Переключиться на режим черновика.
Нажмите клавиши ALT+F9, чтобы отобразить коды полей.
Нажмите Ctrl+H, чтобы открыть диалоговое окно "Найти и заменить".
В поле "Найти" введите часть ссылки, которую нужно изменить.
В поле "Заменить" введите новую часть ссылки.
Выберите «Заменить все» и нажмите Ctrl+A и F9.

Word обновит все поля в документе, включая только что измененные ссылки.

Если на вашем компьютере установлен Excel, вы можете воспользоваться расширенными возможностями построения диаграмм в Word.

Что вы хотите сделать?

Подробнее о диаграммах

Диаграммы используются для отображения рядов числовых данных в графическом формате, чтобы упростить понимание больших объемов данных и взаимосвязи между различными рядами данных.

<р>1. Данные рабочего листа

<р>2. Диаграмма, созданная на основе данных рабочего листа

Excel поддерживает множество типов диаграмм, которые помогают отображать данные в удобном для вашей аудитории виде. Когда вы создаете диаграмму или изменяете существующую диаграмму, вы можете выбирать из множества типов диаграмм (например, столбчатая диаграмма или круговая диаграмма) и их подтипов (например, столбчатая диаграмма с накоплением или круговая диаграмма в трехмерной диаграмме). . Вы также можете создать комбинированную диаграмму, используя в диаграмме несколько типов диаграмм.

Дополнительную информацию о типах диаграмм, которые можно выбрать в Excel, см. в разделе Доступные типы диаграмм.

Знакомство с элементами диаграммы

Диаграмма состоит из множества элементов. Некоторые из этих элементов отображаются по умолчанию, другие можно добавлять по мере необходимости. Вы можете изменить отображение элементов диаграммы, переместив их в другие места на диаграмме, изменив их размер или изменив формат. Вы также можете удалить элементы диаграммы, которые не хотите отображать.

<р>1. Область диаграммы диаграммы.

<р>2. Область построения диаграммы.

<р>3. Точки данных ряда данных, нанесенные на диаграмму.

<р>4. Горизонтальная (категория) и вертикальная (значение) оси, по которым данные отображаются на диаграмме.

<р>5. Легенда диаграммы.

<р>6. Название диаграммы и оси, которое можно использовать на диаграмме.

<р>7. Метка данных, которую можно использовать для идентификации сведений о точке данных в ряду данных.

Изменение базовой диаграммы в соответствии с вашими потребностями

После создания диаграммы вы можете изменить любой из ее элементов. Например, вы можете изменить способ отображения осей, добавить заголовок диаграммы, переместить или скрыть легенду или отобразить дополнительные элементы диаграммы.

Чтобы изменить диаграмму, вы можете:

Изменение отображения осей диаграммы Можно указать масштаб осей и настроить интервал между отображаемыми значениями или категориями. Чтобы сделать вашу диаграмму более удобной для чтения, вы также можете добавить деления на ось и указать интервал, через который они будут появляться.

Добавление заголовков и меток данных к диаграмме Чтобы облегчить понимание информации, отображаемой на диаграмме, вы можете добавить заголовок диаграммы, заголовки осей и метки данных.

Добавить легенду или таблицу данных Вы можете отобразить или скрыть легенду, изменить ее расположение или изменить записи легенды. В некоторых диаграммах вы также можете отобразить таблицу данных, в которой отображаются ключи условных обозначений и значения, представленные в диаграмме.

Применить специальные параметры для каждого типа диаграммы Специальные линии (например, линии максимума-минимума и линии тренда), столбцы (например, столбцы вверх-вниз и столбцы погрешностей), маркеры данных и другие параметры доступны для разных типов диаграмм.< /p>

Применение предустановленного макета и стиля диаграммы для профессионального вида

Вместо того, чтобы вручную добавлять или изменять элементы диаграммы или форматировать диаграмму, вы можете быстро применить к диаграмме предопределенный макет и стиль диаграммы. Word предоставляет множество полезных предопределенных макетов и стилей, которые вы можете выбрать, но вы можете точно настроить макет или стиль, если это необходимо, вручную изменив макет и формат отдельных элементов диаграммы, таких как область диаграммы, график область, ряд данных или легенда диаграммы.

Когда вы применяете предопределенный макет диаграммы, определенный набор элементов диаграммы (например, заголовки, легенда, таблица данных или метки данных) отображаются в определенной последовательности на вашей диаграмме. Вы можете выбрать один из множества макетов, предусмотренных для каждого типа диаграммы.

Когда вы применяете предопределенный стиль диаграммы, диаграмма форматируется на основе темы документа, которую вы применили, чтобы ваша диаграмма соответствовала цветам вашей организации или вашей собственной темы (набору цветов), шрифтам темы (набору шрифты заголовков и основного текста), а также эффекты темы (набор линий и эффектов заливки).

Вы не можете создавать свои собственные макеты или стили диаграмм, но вы можете создавать шаблоны диаграмм, включающие нужный вам макет и форматирование диаграммы.

Добавление привлекательного форматирования к диаграмме

Помимо применения предопределенного стиля диаграммы, вы можете легко применить форматирование к отдельным элементам диаграммы, таким как маркеры данных, область диаграммы, область графика, а также числа и текст в заголовках и метках, чтобы придать диаграмме индивидуальный вид. бросающийся в глаза взгляд. Вы можете применять определенные стили фигур и стили WordArt, а также форматировать фигуры и текст элементов диаграммы вручную.

Чтобы добавить форматирование, вы можете:

Заливка элементов диаграммы Вы можете использовать цвета, текстуры, изображения и градиентную заливку, чтобы привлечь внимание к определенным элементам диаграммы.

Изменение контура элементов диаграммы Вы можете использовать цвета, стили и веса линий, чтобы выделить элементы диаграммы.

Добавление специальных эффектов к элементам диаграммы К фигурам элементов диаграммы можно применять специальные эффекты, такие как тень, отражение, свечение, сглаживание краев, наклон и трехмерное вращение, что придает диаграмме завершенный вид.

Форматирование текста и чисел Текст и числа в заголовках, метках и текстовых полях на диаграмме можно форматировать так же, как текст и числа на листе. Чтобы выделить текст и цифры, можно даже применить стили WordArt.

Повторное использование диаграмм путем создания шаблонов диаграмм

Если вы хотите повторно использовать диаграмму, настроенную в соответствии с вашими потребностями, вы можете сохранить эту диаграмму как шаблон диаграммы (*.crtx) в папке шаблонов диаграмм. Когда вы создаете диаграмму, вы можете применить шаблон диаграммы так же, как и любой другой встроенный тип диаграммы. По сути, шаблоны диаграмм представляют собой настраиваемые типы диаграмм — вы также можете использовать их для изменения типа существующей диаграммы. Если вы часто используете определенный шаблон диаграммы, вы можете сохранить его как тип диаграммы по умолчанию.

Шаг 1. Создайте простую диаграмму

Вы можете добавить диаграмму в документ Word одним из двух способов: вставить диаграмму, внедрив ее в документ Word, или вставить диаграмму Excel в документ Word, связанный с данными на листе Office Excel 2007. Основные различия между встроенными и связанными диаграммами заключаются в том, где хранятся данные и как вы обновляете данные после их размещения в документе Word.

Примечание. Для некоторых типов диаграмм требуется определенное расположение данных на листе Excel. Дополнительные сведения см. в разделе Упорядочивание данных на листе Excel.

Вставьте диаграмму, встроив ее в документ

При встраивании диаграммы Excel информация в файле Word не меняется, если вы изменяете исходный файл Excel. Встроенные объекты становятся частью файла Word и после вставки перестают быть частью исходного файла.

Поскольку информация полностью содержится в одном документе Word, встраивание полезно, когда вы не хотите, чтобы информация отражала изменения в исходном файле или когда вы не хотите, чтобы получатели документа были заинтересованы в обновлении связанного документа. информация.

В документе Word нажмите «Вставка» > «Диаграмма».

Выберите нужный тип диаграммы, например столбчатую или круговую, и нажмите OK. (Если вы не уверены, какой из них выбрать, прокрутите вниз список «Все диаграммы», чтобы предварительно просмотреть каждый тип.)

Введите свои данные в электронную таблицу, которая автоматически откроется вместе с диаграммой. Диаграмма обновится в соответствии с данными после того, как вы закончите вводить данные в одну ячейку и перейдете к следующей.

Важно! Office 2010 больше не поддерживается. Перейдите на Microsoft 365, чтобы работать в любом месте с любого устройства и продолжать получать поддержку.

В Word щелкните место, куда вы хотите вставить диаграмму.

На вкладке "Вставка" в группе "Иллюстрации" нажмите "Диаграмма".

В диалоговом окне "Вставить диаграмму" щелкните диаграмму и нажмите кнопку "ОК".

Важно! Office 2007 больше не поддерживается. Перейдите на Microsoft 365, чтобы работать в любом месте с любого устройства и продолжать получать поддержку.

В Word щелкните место, куда вы хотите вставить диаграмму.

На вкладке "Вставка" в группе "Иллюстрации" нажмите "Диаграмма".

В диалоговом окне "Вставить диаграмму" щелкните диаграмму и нажмите кнопку "ОК".

Office Excel 2007 открывается в отдельном окне и отображает образцы данных на листе.

В окне Excel замените образцы данных, щелкнув ячейку на листе и введя нужные данные.

Вы также можете заменить метки оси выборки в столбце A и имя элемента легенды в строке 1.

Примечание. После обновления листа диаграмма в Word будет автоматически обновлена новыми данными.

В Excel нажмите кнопку Microsoft Office , а затем выберите Сохранить как.

В диалоговом окне "Сохранить как" в списке "Сохранить в" выберите папку или диск, на который вы хотите сохранить рабочий лист.

Чтобы сохранить рабочий лист в новую папку, нажмите "Создать новую папку" .

В поле Имя файла введите новое имя файла.

Нажмите "Сохранить".

В Excel нажмите кнопку Microsoft Office , а затем нажмите кнопку "Закрыть".

Вставьте связанную диаграмму Excel в документ

Вы можете создать и скопировать диаграмму на внешнем листе Excel 2007 и вставить связанную версию диаграммы в документ Word. Когда диаграмма связана, информация может обновляться при изменении внешнего рабочего листа Excel. Связанные данные хранятся на листе Excel. Документ Word хранит только расположение исходного файла и отображает представление связанных данных.

Связывание также полезно, когда вы хотите включить информацию, которая поддерживается независимо, например данные, собранные другим отделом, и когда вам нужно поддерживать актуальность этой информации в документе Word. Дополнительные сведения о создании диаграмм в Excel см. в разделе Создание диаграммы.

В Excel выберите диаграмму, щелкнув ее границу, а затем на вкладке "Главная" в группе "Буфер обмена" нажмите "Вырезать".

Диаграмма удаляется, но данные остаются в Excel.

В Word щелкните в том месте документа, где вы хотите вставить диаграмму.

На вкладке "Главная" в группе "Буфер обмена" нажмите "Вставить".

Кнопка "Параметры вставки" означает, что диаграмма связана с данными в Excel.

Сохраните документ Word с диаграммой, которую вы связали с данными в Excel.

При повторном открытии документа Word нажмите "Да", чтобы обновить данные Excel.

Вы также можете создавать визуальные представления информации с помощью графики SmartArt. Дополнительные сведения см. в разделе Создание графического элемента SmartArt.

Упорядочить данные листа Excel

Для большинства диаграмм, таких как гистограммы и гистограммы, вы можете отображать данные, которые вы упорядочиваете в строках или столбцах на листе, в диаграмму. Однако для некоторых типов диаграмм (таких как круговые и пузырьковые диаграммы) требуется особое расположение данных.

Расположите на листе данные, которые вы хотите отобразить на диаграмме.

Данные можно расположить в строках или столбцах — Excel автоматически определяет лучший способ отображения данных на диаграмме. Для некоторых типов диаграмм (таких как круговые и пузырьковые диаграммы) требуется особое расположение данных, как описано в следующей таблице.

Иногда размер данных настолько велик, что их сложно понять. Чтобы преодолеть эту проблему, мы используем «Графики». Диаграмма — это форма представления цифр и значений в виде диаграмм. Эти диаграммы могут быть в виде столбцов, линий, круговых диаграмм, гистограмм, диаграмм с областями и т. д. Таким образом, понимание цифр становится простым. Диаграммы в основном используются в документах Excel, поскольку значения рассчитываются в электронных таблицах.

В этой статье мы выполним определенные действия по редактированию и вставке диаграммы в Microsoft Word 2016:

Шаг 1:

Введите «word 2016» в строке поиска Windows, расположенной рядом со значком «Пуск». Нажмите на первый предложенный вариант.

Шаг 2:

Нажмите на вкладку «Вставка», расположенную в верхнем левом углу окна «Word». После нажатия появится панель инструментов ленты с многочисленными параметрами, такими как параметры разбиения по страницам, таблицы, иллюстрации, символы и т. д.

В разделе иллюстраций нажмите «Диаграмма».

Шаг 3:

Категории для выбора диаграммы можно увидеть в левых подменю окна «Вставить диаграмму». Вы можете выбрать любой тип диаграммы, которую хотите включить в документ Word.

Верхняя часть окна состоит из различных подкатегорий выбранной диаграммы. Выберите наиболее подходящую, наведя курсор на подкатегории и нажав на нее.

После того, как вы выбрали диаграмму и ее подкатегорию, нажмите «ОК», чтобы продолжить редактирование диаграммы.

Теперь выбранная диаграмма будет отображаться в документе Word с предопределенными значениями на странице Excel. Здесь мы изменим значения листа Excel, и это отразится на выбранной диаграмме.

Шаг 4:

Чтобы изменить значения, щелкните любую ячейку и введите значение. Введенные вами значения будут отображаться на диаграмме.

Здесь мы определили столбчатую диаграмму для «мобильной компании», показывающую квартальные результаты, т. е. Q1, Q2, Q3 и Q4, с точки зрения ее доли рынка, роста и темпов роста соответственно.

Шаг 5:

Чтобы изменить название диаграммы, щелкните правой кнопкой мыши "Заголовок диаграммы" и выберите "Редактировать текст".

Введите желаемое название диаграммы. Например, мы ввели «мобильная компания».

Шаг 6:

Вы можете изменить размер диаграммы, сделав ее больше или меньше. Для этого щелкните и перетащите значок «круг», расположенный со всех сторон диаграммы. Перетаскивание значка к диаграмме сделает ее меньше, а перетаскивание в сторону сделает ее больше.

Шаг 7:

Если вам нужно другое расположение текста и изображений, попробуйте «Параметры макета». Параметры макета включают такие функции, как позиционирование, обтекание текстом и размер изображений.

Чтобы использовать этот параметр, щелкните значок дуги, расположенный справа от изображения.

С помощью значков можно выбрать различные варианты макета. Если вы хотите иметь макет, отличный от предопределенных макетов, нажмите кнопку «Подробнее».

Шаг 8:

Кнопка «Подробнее» открывает окно свойств макета. Вы можете создать собственный макет с различным горизонтальным и вертикальным выравниванием.

После определения всех выравниваний и других параметров нажмите «ОК», чтобы завершить процесс.

Шаг 9:

Вы также можете отформатировать область диаграммы, изменив ее цвет, прозрачность, контур и заливку текста. Чтобы использовать этот параметр, дважды щелкните диаграмму и измените параметры, представленные в правой части страницы Word.

Шаг 10:

Вы можете попробовать разные диаграммы одного и того же типа.Чтобы использовать этот параметр, ознакомьтесь с другими гистограммами дизайна, представленными в верхней части страницы Word.

Например, мы выбрали другую столбчатую диаграмму, показанную стрелкой на данном снимке экрана:

Шаг 11:

Если вы хотите изменить текущую диаграмму, повторите шаг 3 и выберите другую диаграмму.

Например, мы выбрали круговую диаграмму. Чтобы выбрать круговую диаграмму, нажмите «Круговая диаграмма» в левой части окна «Вставить диаграмму». Выберите подкатегорию круговой диаграммы и нажмите «ОК».

Теперь круговая диаграмма будет отображаться на странице слова, и вы можете редактировать различные параметры круговой диаграммы так же, как вы делали это для гистограммы.

Саурав уже более десяти лет связан с ИТ-индустрией и компьютерами и пишет на The Geek Page на темы, связанные с Windows 10 и программным обеспечением.

Сэнди Риттенхаус

Сэнди Риттенхаус
Писатель

С ее B.S. В области информационных технологий Сэнди много лет проработала в ИТ-индустрии в качестве руководителя проекта, руководителя отдела и руководителя отдела управления проектами. Она узнала, как технологии могут обогатить как профессиональную, так и личную жизнь, используя правильные инструменты. И со временем она поделилась этими предложениями и практическими рекомендациями на многих веб-сайтах. Имея за плечами тысячи статей, Сэнди стремится помочь другим использовать технологии в своих интересах. Подробнее.

Иногда для документов, которые вы создаете, может быть полезно использовать наглядную диаграмму. Вместо того, чтобы тратить время на настройку диаграммы в другом приложении и ее встраивание или копирование и вставку в Microsoft Word, вы можете использовать встроенную функцию диаграммы.

Создать диаграмму в Word

Возможно, вы создаете отчет компании, коммерческое предложение или эссе для колледжа, где идеальное дополнение – визуализация, наполненная данными.

Поместите курсор в то место, где вы хотите разместить диаграмму в документе Word. Затем перейдите на вкладку «Вставка» и нажмите «Диаграмма» в разделе «Иллюстрации» на ленте.

Выберите тип диаграммы, которую хотите добавить, слева и стиль справа. Если вы знакомы с параметрами диаграмм в Excel, вы можете выбирать из тех же типов диаграмм в Word, что и гистограмма, столбец, круговая диаграмма, линия и многие другие. Нажмите «ОК», чтобы вставить диаграмму.

После того как вы вставите диаграмму, откроется электронная таблица Excel. Этот лист содержит образцы данных для начала работы и представляет собой урезанную версию Excel без вкладок и ленты.

Вы можете отредактировать данные в электронной таблице, включив в них свои собственные данные, или скопировать и вставить данные из другого места в прикрепленный лист. Затем вы увидите, что диаграмма в Word немедленно обновляется с учетом ваших изменений.

Обновить данные диаграммы

В любое время, когда вы хотите обновить данные для диаграммы, вы можете сделать это, перейдя на вкладку "Дизайн диаграммы".

Нажмите стрелку раскрывающегося списка для редактирования данных.Выберите «Редактировать данные», чтобы отобразить небольшую электронную таблицу, которая была у вас при создании диаграммы, или выберите «Редактировать данные в Excel», чтобы открыть лист в стандартном окне Excel с вкладками и лентой.

Настроить диаграмму в Word

После того как вы вставите диаграмму в Word с нужными вам данными, вы сможете внести некоторые изменения. Вы можете добавить заголовок, настроить цвета, выбрать тему, включить легенду и многое другое. Опять же, если вы знакомы с настройкой диаграмм в Excel, вам знакомы приведенные ниже параметры.

Использование вкладки "Дизайн диаграммы"

Выберите диаграмму и перейдите на вкладку "Дизайн диаграммы". Начиная с левой стороны ленты, вы можете добавлять, удалять и размещать элементы диаграммы, изменять макет, выбирать новые цвета и стиль.

В правой части ленты "Дизайн диаграммы" есть параметр "Изменить тип диаграммы". Если вы считаете, что с вашими данными будет лучше работать другой тип графика, вы можете выбрать его здесь.

Открыть боковую панель таблицы форматов

Если вы хотите изменить шрифт, границу или особенности диаграммы, такие как ряд или ось, вы можете использовать боковую панель «Формат диаграммы».

Щелкните правой кнопкой мыши диаграмму и выберите «Формат области диаграммы» или дважды щелкните диаграмму.

Когда откроется боковая панель, нажмите стрелку рядом с параметрами диаграммы, чтобы выбрать часть диаграммы для настройки.

Используйте вкладки в верхней части боковой панели для выбора цветов заливки и линий, эффектов и свойств. Эти вкладки меняются в зависимости от области диаграммы, выбранной в раскрывающемся списке.

Использование плавающих кнопок в Windows

Если вы используете Word в Windows, у вас также есть плавающие кнопки для быстрого изменения диаграммы. Выберите график, и они отобразятся справа.

Затем вы можете изменить параметры макета для размещения диаграммы в тексте. Вы также можете использовать кнопки "Элементы диаграммы", "Стили диаграммы" и "Фильтры диаграммы" для настройки элементов диаграммы, выбора цветовой схемы и применения фильтров.

Создав диаграмму непосредственно в Microsoft Word, вы сэкономите немного времени. Это особенно удобно, если вы используете небольшой объем данных, полезных для вашего документа Word.

Если вас интересуют другие способы использования диаграмм в документах, узнайте, как создать блок-схему в Word.

›5 шрифтов, которые следует прекратить использовать (и лучшие альтернативы)
› Что означает XD и как вы его используете?
› Почему прозрачные чехлы для телефонов желтеют?
› Почему не было Windows 9?
› Как установить Google Play Маркет в Windows 11
› Как восстановить метки панели задач в Windows 11

Читайте также: