Как Excel определяет, что введен текст, а не формула

Обновлено: 21.11.2024

Проверка того, являются ли условия истинными или ложными, и выполнение логических сравнений между выражениями характерны для многих задач. Вы можете использовать функции И, ИЛИ, НЕ и ЕСЛИ для создания условных формул.

Например, функция ЕСЛИ использует следующие аргументы.

Формула, использующая функцию ЕСЛИ

logical_test: условие, которое вы хотите проверить.

value_if_true: возвращаемое значение, если условие истинно.

value_if_false: возвращаемое значение, если условие имеет значение False.

Дополнительную информацию о создании формул см. в разделе Создание или удаление формулы.

Что вы хотите сделать?

Создайте условную формулу, результатом которой будет логическое значение (ИСТИНА или ЛОЖЬ)

Для выполнения этой задачи используйте функции и операторы И, ИЛИ и НЕ, как показано в следующем примере.

Пример

Пример будет легче понять, если вы скопируете его на пустой лист.

Как скопировать пример?

Выберите пример из этой статьи.

Выбор примера из справки

В Excel создайте пустую книгу или лист.

На листе выберите ячейку A1 и нажмите CTRL+V.

Важно! Чтобы пример работал правильно, его необходимо вставить в ячейку A1 рабочего листа.

Чтобы переключиться между просмотром результатов и просмотром формул, возвращающих результаты, нажмите CTRL+` (ударение) или на вкладке "Формулы" в группе "Аудит формул" нажмите кнопку "Показать формулы".

После того, как вы скопируете пример на пустой лист, вы можете адаптировать его под свои нужды.

Описание (результат)

Определяет, превышает ли значение в ячейке A2 значение в ячейке A3, а также меньше ли значение в ячейке A2 значения в ячейке A4. (ЛОЖЬ)

Определяет, превышает ли значение в ячейке A2 значение в ячейке A3 или значение в ячейке A2 меньше значения в ячейке A4. (ИСТИНА)

Определяет, не равна ли сумма значений в ячейках A2 и A3 24. (ЛОЖЬ)

Определяет, не равно ли значение в ячейке A5 значению "Звездочки". (ЛОЖЬ)

Определяет, равно ли значение в ячейке A5 значению "Звездочки" или значение в ячейке A6 равно значению "Виджеты". (ИСТИНА)

Дополнительную информацию об использовании этих функций см. в разделах Функция И, Функция ИЛИ и Функция НЕ.

Создайте условную формулу, которая приводит к другому вычислению или значениям, отличным от ИСТИНА или ЛОЖЬ

Для выполнения этой задачи используйте функции и операторы ЕСЛИ, И и ИЛИ, как показано в следующем примере.

Пример

Пример будет легче понять, если вы скопируете его на пустой лист.

Как скопировать пример?

Выберите пример из этой статьи.

Важно! Не выделяйте заголовки строк или столбцов.

Выбор примера из справки

В Excel создайте пустую книгу или лист.

На листе выберите ячейку A1 и нажмите CTRL+V.

Важно! Чтобы пример работал правильно, его необходимо вставить в ячейку A1 рабочего листа.

После того, как вы скопируете пример на пустой лист, вы можете адаптировать его под свои нужды.

Описание (результат)

=ЕСЛИ(A2=15, "ОК", "НЕ ОК")

Если значение в ячейке A2 равно 15, верните "ОК". В противном случае верните «Не в порядке». (ОК)

=ЕСЛИ(A2<>15, "ОК", "НЕ ОК")

Если значение в ячейке A2 не равно 15, вернуть "ОК". В противном случае верните «Не в порядке». (Не в порядке)

=ЕСЛИ(НЕ(A2 "ЗВЕЗДОЧКИ", "В норме", "Не в норме")

Если значение в ячейке A5 не равно "ЗВЕЗДОЧКИ", вернуть "ОК". В противном случае верните «Не в порядке». (Не в порядке)

Если значение в ячейке A2 больше значения в ячейке A3, а значение в ячейке A2 также меньше значения в ячейке A4, верните "ОК". В противном случае верните «Не в порядке». (Не в порядке)

=ЕСЛИ(И(A2<>A3, A2<>A4), "ОК", "НЕ ОК")

Если значение в ячейке A2 не равно A3, а значение в A2 также не равно значению в A4, верните "ОК". В противном случае верните «Не в порядке». (ОК)

Если значение в ячейке A2 больше значения в ячейке A3 или значение в ячейке A2 меньше значения в ячейке A4, верните "ОК". В противном случае верните «Не в порядке». (ОК)

=ЕСЛИ(ИЛИ(A5<>"Звездочки", A6<>"Виджеты"), "ОК", "Не ОК")

Если значение в ячейке A5 не равно "Звездочки" или значение в ячейке A6 не равно "Виджеты", верните "ОК". В противном случае верните «Не в порядке». (Не в порядке)

=ЕСЛИ(ИЛИ(A2<>A3, A2<>A4), "ОК", "НЕ ОК")

Если значение в ячейке A2 не равно значению в ячейке A3 или значение в ячейке A2 не равно значению в ячейке A4, верните "ОК". В противном случае верните «Не в порядке». (ОК)

Дополнительную информацию об использовании этих функций см. в разделе Функция ЕСЛИ, функция И и функция ИЛИ.

Функция ISTEXT относится к категории информационных функций Excel. Функции Список наиболее важных функций Excel для финансовых аналитиков. Эта шпаргалка охватывает сотни функций, которые важно знать аналитику Excel. Функция проверит, является ли заданное значение текстовой строкой или нет. Если данное значение является текстом, оно вернет TRUE, а если нет, то вернет FALSE.

При выполнении финансового анализа, если мы хотим, чтобы конкретный файл вводил только текстовые значения в назначенную ячейку, использование этой функции вместе с проверкой данных поможет нам в этом.

Формула

=ISTEXT(значение)

Функция ISTEXT использует только один аргумент:

Значение (обязательный аргумент). Это заданное значение или выражение, которое мы хотим проверить. Аргумент value может быть пустым (то есть пустой ячейкой), ошибкой, логическим значением, текстом, числом, ссылочным значением или именем, относящимся к любому из них.

Как использовать функцию ISTEXT в Excel?

Как функцию рабочего листа, ISTEXT можно ввести как часть формулы в ячейку рабочего листа.

Чтобы понять, как использовать функцию ISTEXT, рассмотрим несколько примеров:

Пример 1

Предположим, что нам даны следующие данные:

Как мы видим выше, когда мы применяем формулу ISTEXT, мы получаем результат в виде ИСТИНА или ЛОЖЬ.

Пример 2

Предположим, мы хотим разрешить ввод только текста в определенную ячейку. В таком сценарии мы можем использовать проверку данных вместе с ISTEXT для получения желаемых результатов.

Используя данные ниже:

Мы хотим, чтобы в столбец C9:C12 вводился только текст, поэтому мы применяем проверку данных к ячейкам. Используемая формула будет =ISTEXT(B9).

Как применить эту формулу?

Нам нужно перейти на вкладку Данные. На вкладке «Данные» нажмите «Проверка данных», затем нажмите «Критерии проверки» и выберите «Пользовательский». Используйте формулу, чтобы определить, какие ячейки нужно отформатировать. Для этого примера мы выбрали столбец B6:B10:

Если мы хотим, мы можем ввести сообщение об ошибке. Нажмите «Входящее сообщение» и введите сообщение в поле «Входящее сообщение».

Правила проверки данных теперь срабатывают, когда любой пользователь добавляет или изменяет значение ячейки. Ссылки на ячейки в формулах проверки данных проверяются на соответствие правилам, определенным при проверке данных.

Функция ИСТЕКСТ возвращает ИСТИНА, если значение является текстом, и ЛОЖЬ, если это не так. В результате весь введенный текст пройдет проверку, но числа и формулы не пройдут проверку.

При попытке ввести числа мы получаем следующие результаты:

Пример 3

Мы также можем убедиться, что введен правильный текст, используя ISTEXT с функцией IF. Это можно сделать с помощью формулы вложения. Предположим, у нас есть форма, которую должны заполнить пользователи. Форма отправляется разным пользователям. Мы хотим убедиться, что в ячейку B3 вводятся только имена. Для этого мы будем использовать формулу = ЕСЛИ (B3 = «», «Введите свое имя», ЕСЛИ (ISTEXT (B3)», «Действительное имя», «Пожалуйста, введите действительное имя»)), как показано ниже:

Если мы попытаемся ввести число, мы получим сообщение об ошибке, в то время как действительное имя будет принято, как показано ниже.

Несколько вещей, которые следует помнить о функции ISTEXT

Дополнительные ресурсы

Спасибо, что прочитали руководство CFI по важным функциям Excel! Потратив время на изучение и освоение этих функций, вы значительно ускорите свой финансовый анализ. Чтобы узнать больше, ознакомьтесь с этими дополнительными ресурсами CFI:

Финансовые функции Excel Excel для финансов В этом руководстве по Excel для финансов представлены 10 основных формул и функций, которые необходимо знать, чтобы стать отличным финансовым аналитиком в Excel.
Расширенные формулы Excel, которые нужно знать Усовершенствованные формулы Excel, которые необходимо знать Эти расширенные формулы Excel очень важны, чтобы их знать, и они поднимут ваши навыки финансового анализа на новый уровень. Загрузите нашу бесплатную электронную книгу Excel!
Сочетания клавиш Excel Сочетания клавиш Excel Сочетания клавиш Excel для ПК Mac — список наиболее важных и распространенных сочетаний клавиш MS Excel для пользователей ПК и Mac, специалистов в области финансов и бухгалтерского учета. Сочетания клавиш ускоряют ваши навыки моделирования и экономят время. Изучите редактирование, форматирование, навигацию, ленту, специальную вставку, работу с данными, редактирование формул и ячеек и другие сочетания клавиш.

Бесплатное руководство по Excel

Чтобы овладеть искусством работы с Excel, ознакомьтесь с БЕСПЛАТНЫМ ускоренным курсом CFI по Excel. Основы Excel — формулы для финансов Вы ищете ускоренный курс по Excel? Получите бесплатное обучение Excel для карьеры в области корпоративных финансов и инвестиционно-банковской деятельности от Института корпоративных финансов. , который научит вас, как стать опытным пользователем Excel. Изучите самые важные формулы, функции и сочетания клавиш, чтобы уверенно проводить финансовый анализ.

Запустите бесплатный курс CFI по Excel прямо сейчас Основы Excel — формулы для финансов Вы ищете ускоренный курс Excel? Пройдите бесплатное обучение Excel, чтобы начать карьеру в сфере корпоративных финансов и инвестиционно-банковских услуг, от Института корпоративных финансов.

Excel для Microsoft 365 Excel для Microsoft 365 для Mac Excel для Интернета Excel 2021 Excel 2021 для Mac Excel 2019 Excel 2019 для Mac Excel 2016 Excel 2016 для Mac Excel 2013 Excel 2010 Excel 2007 Excel для Mac 2011 Excel Starter 2010 Еще. Меньше

Функция ТЕКСТ позволяет изменить способ отображения числа, применяя к нему форматирование с помощью кодов формата. Это полезно в ситуациях, когда вы хотите отобразить числа в более удобочитаемом формате или хотите объединить числа с текстом или символами.

Примечание. Функция ТЕКСТ преобразует числа в текст, что может затруднить использование ссылок в последующих вычислениях. Лучше всего сохранить исходное значение в одной ячейке, а затем использовать функцию ТЕКСТ в другой ячейке. Затем, если вам нужно построить другие формулы, всегда ссылайтесь на исходное значение, а не на результат функции ТЕКСТ.

ТЕКСТ(значение, формат_текст)

Синтаксис функции ТЕКСТ имеет следующие аргументы:

Имя аргумента

Описание

Числовое значение, которое вы хотите преобразовать в текст.

формат_текста

Текстовая строка, определяющая форматирование, которое вы хотите применить к указанному значению.

Обзор

В своей простейшей форме функция ТЕКСТ говорит:

=TEXT(Значение, которое вы хотите отформатировать, "Код формата, который вы хотите применить")

Вот несколько популярных примеров, которые вы можете скопировать непосредственно в Excel, чтобы поэкспериментировать с ними самостоятельно. Обратите внимание на коды формата в кавычках.

Описание

Валюта с разделителем тысяч и двумя десятичными знаками, например 1234,57 доллара США. Обратите внимание, что Excel округляет значение до 2 знаков после запятой.

=ТЕКСТ(СЕГОДНЯ(),"ММ/ДД/ГГ")

Сегодняшняя дата в формате ММ/ДД/ГГ, например 14.03.12

=ТЕКСТ(СЕГОДНЯ(),"ДДДД")

Сегодняшний день недели, например понедельник

=ТЕКСТ(СЕЙЧАС(),"Ч:ММ AM/PM")

Текущее время, например 13:29

Процент, например 28,5 %

Дробь, например 4 1/3

Дробь, например 1/3. Обратите внимание, что здесь используется функция TRIM для удаления начального пробела с десятичным значением.

=ТЕКСТ(12200000;"0.00E+00")

Научное обозначение, например 1.22E+07

=TEXT(1234567898,"[ Диалоговое окно с числами.

Скачать наши примеры

Вы можете загрузить пример книги со всеми примерами функций ТЕКСТ, которые вы найдете в этой статье, а также с некоторыми дополнениями. Вы можете следовать инструкциям или создать свои собственные коды форматов функций ТЕКСТ.

Другие доступные коды форматов

Вы можете использовать диалоговое окно "Формат ячеек", чтобы найти другие доступные коды формата:

Нажмите Ctrl+1 (+1 на Mac), чтобы открыть диалоговое окно «Формат ячеек».

Выберите нужный формат на вкладке "Число".

Выберите параметр «Пользовательский»,

Теперь нужный код формата отображается в поле "Тип". В этом случае выберите все в поле Тип, кроме точки с запятой (;) и символа @. В приведенном ниже примере мы выбрали и скопировали только мм/дд/гг.

Нажмите Ctrl+C, чтобы скопировать код формата, затем нажмите "Отмена", чтобы закрыть диалоговое окно "Формат ячеек".

Теперь все, что вам нужно сделать, это нажать Ctrl+V, чтобы вставить код формата в формулу ТЕКСТ, например: =ТЕКСТ(B2,"мм/дд/гг"). Убедитесь, что вы вставили код формата в кавычки («код формата»), иначе Excel выдаст сообщение об ошибке.

Отформатировать коды по категориям

Ниже приведены примеры того, как можно применять различные числовые форматы к своим значениям с помощью диалогового окна «Формат ячеек», а затем с помощью параметра «Пользовательский» копировать коды этих форматов в функцию ТЕКСТ.

Почему Excel удаляет мои ведущие нули?

Excel обучен искать числа, которые вводятся в ячейки, а не числа, которые выглядят как текст, такие как номера деталей или SKU. Чтобы сохранить ведущие нули, отформатируйте входной диапазон как текст, прежде чем вставлять или вводить значения. Выберите столбец или диапазон, в который вы будете помещать значения, затем используйте CTRL + 1, чтобы открыть диалоговое окно «Формат»> «Ячейки», и на вкладке «Число» выберите «Текст». Теперь Excel сохранит начальные нули.

Если вы уже ввели данные и Excel удалил начальные 0, вы можете использовать функцию ТЕКСТ, чтобы добавить их обратно. Вы можете сослаться на верхнюю ячейку со значениями и использовать = ТЕКСТ (значение, «00000»), где количество нулей в формуле представляет собой общее количество символов, которые вы хотите, а затем скопировать и вставить в остальную часть вашего диапазона. /p>

Если по какой-то причине вам нужно преобразовать текстовые значения обратно в числа, вы можете умножить их на 1, например =D4*1, или использовать двойной унарный оператор (--), например =--D4.

Разделитель тысяч зависит от региональных настроек. В США это запятая, но в других регионах это может быть точка (.).

Разделитель тысяч доступен для числового, валютного и бухгалтерского форматов.

Ниже приведены примеры стандартных чисел (только с разделителями тысяч и десятичными знаками), валюты и форматов учета. Формат валюты позволяет вам вставить символ валюты по вашему выбору и выравнивает его рядом с вашим значением, в то время как формат учета выравнивает символ валюты слева от ячейки, а значение справа. Обратите внимание на разницу между кодами валюты и формата учета ниже, где в бухгалтерском учете используется звездочка (*) для разделения символа и значения.

Чтобы найти код формата для символа валюты, сначала нажмите Ctrl+1 (или +1 на Mac), выберите нужный формат, а затем выберите символ в раскрывающемся списке "Символ":

Затем нажмите "Пользовательский" слева от раздела "Категория" и скопируйте код формата, включая символ валюты.

Вы можете изменить способ отображения даты, используя комбинацию "М" для месяца, "Д" для дней и "Г" для года.

Коды формата в функции ТЕКСТ не чувствительны к регистру, поэтому вы можете использовать "M" или "m", "D" или "d", "Y" или "y".

Минда рекомендует.

Если вы делитесь файлами и отчетами Excel с пользователями из разных стран, вы можете предоставить им отчет на их языке. Excel MVP, Mynda Treacy предлагает отличное решение в этой статье «Даты Excel, отображаемые на разных языках». В него также входит образец рабочей тетради, который вы можете скачать.

Вы можете изменить способ отображения времени, используя комбинацию "Ч" для часов, "М" для минут или "С" для секунд и "AM/PM" для 12-часового формата.

Если вы не укажете "AM/PM" или "A/P", время будет отображаться в 24-часовом формате.

Коды формата в функции ТЕКСТ не чувствительны к регистру, поэтому вы можете использовать "H" или "h", "M" или "m", "S" или "s", "AM/PM" или "утра/вечера".

Вы можете изменить способ отображения десятичных значений в процентах (%).

Вы можете изменить способ отображения десятичных значений в формате дроби (?/?).

Научная нотация – это способ представления чисел в виде десятичной дроби от 1 до 10, умноженной на степень 10. Она часто используется для сокращения способа отображения больших чисел.

Excel поддерживает 4 специальных формата:

Почтовый индекс — "00000"

Почтовый индекс + 4 – "00000-0000"

Номер социального страхования — "000-00-0000"

Специальные форматы будут различаться в зависимости от языкового стандарта, но если для вашего языкового стандарта нет специальных форматов или они не соответствуют вашим потребностям, вы можете создать свой собственный в диалоговом окне «Формат ячеек» > «Пользовательский».

Общий сценарий

Функция ТЕКСТ редко используется сама по себе и чаще всего используется в сочетании с чем-то еще. Допустим, вы хотите объединить текст и числовое значение, например «Отчет напечатан: 14.03.12» или «Еженедельный доход: 66 348,72 долларов США». Вы можете ввести это в Excel вручную, но это противоречит цели того, чтобы Excel делал это за вас. К сожалению, когда вы объединяете текст и форматированные числа, такие как даты, время, валюта и т. д., Excel не знает, как вы хотите их отобразить, поэтому форматирование чисел отбрасывается. Именно здесь бесценна функция ТЕКСТ, поскольку она позволяет заставить Excel форматировать значения так, как вы хотите, используя код формата, например "ММ/ДД/ГГ" для формата даты.

В следующем примере вы увидите, что произойдет, если вы попытаетесь соединить текст и число без использования функции ТЕКСТ. В этом случае мы используем амперсанд (&) для объединения текстовой строки, пробела (" ") и значения с =A2&" "&B2.

Как видите, Excel удалил форматирование даты в ячейке B2. В следующем примере вы увидите, как функция ТЕКСТ позволяет применить нужный формат.

Наша обновленная формула:

Ячейка C2:=A2&" "&ТЕКСТ(B2,"мм/дд/гг") – формат даты

Часто задаваемые вопросы

К сожалению, вы не можете сделать это с помощью функции ТЕКСТ, вам нужно использовать код Visual Basic для приложений (VBA). По следующей ссылке есть метод: Как преобразовать числовое значение в английские слова в Excel

Да, вы можете использовать функции UPPER, LOWER и PROPER. Например, =ПРОПИСН("привет") вернет "ПРИВЕТ".

Да, но это требует нескольких шагов. Сначала выберите ячейку или ячейки, где вы хотите, чтобы это произошло, и используйте Ctrl + 1, чтобы открыть диалоговое окно «Формат»> «Ячейки», затем «Выравнивание»> «Управление текстом»> установите флажок «Обтекание текстом». Затем настройте завершенную функцию TEXT, включив в нее функцию ASCII CHAR(10) в том месте, где вы хотите разбить строку. Возможно, вам придется изменить ширину столбца в зависимости от того, как будет выравниваться окончательный результат.

В этом случае мы использовали: ="Сегодня: "&CHAR(10)&ТЕКСТ(СЕГОДНЯ(),"мм/дд/гг")

Это называется научной записью, и Excel автоматически преобразует числа длиннее 12 цифр, если ячейка (ячейки) отформатирована как общий, и 15 цифр, если ячейка (ячейки) отформатирована как число. Если вам нужно ввести длинные числовые строки, но вы не хотите, чтобы они преобразовывались, отформатируйте соответствующие ячейки как текст, прежде чем вводить или вставлять значения в Excel.

Минда рекомендует.

Примечание. Это расширенная тема проверки данных. Общие сведения о проверке данных и о том, как проверить ячейку или диапазон, см. в статье Добавление проверки данных в ячейку или диапазон.

Вы можете использовать проверку данных, чтобы ограничить тип данных или значений, которые пользователи вводят в ячейки. Например, вы можете использовать проверку данных для вычисления максимально допустимого значения в ячейке на основе значения в другом месте рабочей книги. В следующем примере пользователь ввел abc , что не является допустимым значением в этой ячейке.

Когда полезна проверка данных?

Проверка данных незаменима, если вы хотите поделиться книгой с другими и хотите, чтобы введенные данные были точными и непротиворечивыми. Помимо прочего, вы можете использовать проверку данных для следующего:

Ограничить ввод предопределенными элементами в списке. Например, вы можете ограничить выбор отдела пользователя бухгалтерией, расчетом заработной платы, отделом кадров и многими другими.

Ограничить числа за пределами указанного диапазона. Например, вы можете указать максимальный процент ввода для ежегодного повышения заслуг сотрудника, скажем, 3%, или разрешить только целое число от 1 до 100.

Ограничить даты вне определенного периода времени. Например, в запросе на отгул сотрудника вы можете запретить кому-либо выбирать дату до сегодняшней даты.

Ограничить время за пределами определенного временного промежутка. Например, вы можете указать расписание встречи с 8:00 до 17:00.

Ограничьте количество текстовых символов. Например, вы можете ограничить разрешенный текст в ячейке до 10 или менее символов.

Проверка данных на основе формул или значений в других ячейках. Например, вы можете использовать проверку данных, чтобы установить максимальный предел для комиссий и бонусов на основе общей прогнозируемой суммы заработной платы. Если пользователи вводят сумму, превышающую лимит, они увидят сообщение об ошибке.

Ввод проверки данных и сообщения об ошибках

Вы можете выбрать отображение входного сообщения, когда пользователь выбирает ячейку. Входные сообщения обычно используются, чтобы предложить пользователям рекомендации относительно типа данных, которые вы хотите ввести в ячейку. Этот тип сообщения появляется рядом с ячейкой. Вы можете переместить это сообщение, если хотите, и оно останется видимым, пока вы не переместитесь в другую ячейку или не нажмете клавишу ESC.

Вы настраиваете входное сообщение на второй вкладке проверки данных.

После того, как ваши пользователи привыкнут к вашему входному сообщению, вы можете снять флажок Показывать входное сообщение, когда выбрана ячейка.

Вы также можете отображать предупреждение об ошибке, которое появляется только после того, как пользователи вводят неверные данные.

Вы можете выбрать один из трех типов предупреждений об ошибках:

Запретить пользователям вводить неверные данные в ячейку.

Предупреждающее сообщение об остановке имеет два варианта: повторить попытку или отменить.

Предупреждать пользователей о том, что введенные ими данные недействительны, не запрещая им их вводить.

При появлении предупреждающего сообщения пользователи могут нажать Да, чтобы принять недопустимую запись, Нет, чтобы изменить недопустимую запись, или Отмена, чтобы удалить недопустимую запись.

Информировать пользователей о том, что введенные ими данные недействительны, не препятствуя их вводу. Этот тип оповещения об ошибке является наиболее гибким.

При появлении информационного предупреждения пользователи могут нажать кнопку "ОК", чтобы принять недопустимое значение, или "Отмена", чтобы отклонить его.

Советы по работе с проверкой данных

Используйте эти советы и рекомендации по работе с проверкой данных в Excel.

Примечание. Если вы хотите использовать проверку данных с книгами в службах Excel или Excel Web App, вам необходимо сначала создать проверку данных в версии Excel для настольных ПК.

Ширина раскрывающегося списка определяется шириной ячейки, в которой выполняется проверка данных. Возможно, вам придется настроить ширину этой ячейки, чтобы предотвратить усечение ширины допустимых записей, которые шире, чем ширина раскрывающегося списка.

Если вы планируете защитить лист или книгу, защитите их после того, как закончите указывать все параметры проверки. Убедитесь, что вы разблокировали все проверенные ячейки, прежде чем защищать лист. В противном случае пользователи не смогут вводить какие-либо данные в ячейки. См. раздел Защита листа.

Если вы планируете предоставить общий доступ к книге, сделайте это только после того, как закончите указывать параметры проверки и защиты данных. После предоставления общего доступа к книге вы не сможете изменить параметры проверки, пока не прекратите общий доступ.

Вы можете применить проверку данных к ячейкам, в которые уже введены данные. Однако Excel не уведомляет вас автоматически о том, что существующие ячейки содержат недопустимые данные. В этом случае вы можете выделить недопустимые данные, указав Excel обвести их на листе. Как только вы определили неверные данные, вы можете снова скрыть круги. Если вы исправите неверную запись, кружок автоматически исчезнет.

Чтобы применить круги, выберите ячейки, которые вы хотите оценить, и перейдите в раздел Данные > Работа с данными > Проверка данных > Обвести неверные данные.

Чтобы быстро удалить проверку данных для ячейки, выберите ее, а затем выберите Данные > Работа с данными > Проверка данных > Настройки > Очистить все.

Чтобы найти на листе ячейки с проверкой данных, на вкладке "Главная" в группе "Редактирование" нажмите "Найти и выбрать", а затем нажмите "Проверка данных". Найдя ячейки с проверкой данных, вы можете изменить, скопировать или удалить настройки проверки.

При создании раскрывающегося списка можно использовать команду «Определить имя» (вкладка «Формулы», группа «Определенные имена»), чтобы определить имя для диапазона, содержащего список. После создания списка на другом листе вы можете скрыть лист, содержащий список, а затем защитить книгу, чтобы пользователи не имели доступа к списку.

Если вы измените настройки проверки для ячейки, вы сможете автоматически применить эти изменения ко всем другим ячейкам с такими же настройками. Для этого на вкладке Настройки установите флажок Применить эти изменения ко всем другим ячейкам с такими же настройками.

Если проверка данных не работает, убедитесь, что:

Пользователи не копируют и не заполняют данные. Проверка данных предназначена для отображения сообщений и предотвращения неверных записей только тогда, когда пользователи вводят данные непосредственно в ячейку. При копировании или заполнении данных сообщения не появляются. Чтобы пользователи не могли копировать и заполнять данные путем перетаскивания ячеек, выберите «Файл» > «Параметры» > «Дополнительно» > «Параметры редактирования» > снимите флажок «Включить дескриптор заполнения и перетаскивание ячеек», а затем защитите лист.

Ручной пересчет отключен. Если ручной пересчет включен, необработанные ячейки могут помешать правильной проверке данных. Чтобы отключить ручной перерасчет, перейдите на вкладку "Формулы" > группа "Расчет" > "Параметры расчета" > нажмите "Автоматически".

Ячейки, указанные в формулах, верны. Если ячейка, на которую указывает ссылка, изменяется так, что формула в проверенной ячейке вычисляет недопустимый результат, сообщение проверки для ячейки не отображается.

Таблица Excel может быть связана с сайтом SharePoint. Вы не можете добавить проверку данных в таблицу Excel, которая связана с сайтом SharePoint. Чтобы добавить проверку данных, необходимо отменить связь таблицы Excel или преобразовать таблицу Excel в диапазон.

Возможно, в данный момент вы вводите данные. Команда «Проверка данных» недоступна, пока вы вводите данные в ячейку. Чтобы завершить ввод данных, нажмите Enter или ESC для выхода.

Рабочий лист может быть защищен или доступен для общего доступа. Вы не можете изменить настройки проверки данных, если ваша книга является общей или защищенной. Сначала вам нужно отменить общий доступ к книге или снять защиту с нее.

Как обновить или удалить проверку данных в унаследованной книге

Если вы унаследовали рабочую книгу с проверкой данных, вы можете изменить или удалить ее, если рабочая таблица не защищена. Если он защищен паролем, которого вы не знаете, вам следует попытаться связаться с предыдущим владельцем, чтобы помочь вам снять защиту с рабочего листа, поскольку Excel не может восстановить неизвестные или утерянные пароли. Вы также можете скопировать данные на другой лист, а затем удалить проверку данных.

Если вы видите предупреждение о проверке данных при попытке ввести или изменить данные в ячейке и не знаете, что можно вводить, обратитесь к владельцу книги.

Нужна дополнительная помощь?

Вы всегда можете обратиться к эксперту в техническом сообществе Excel или получить поддержку в сообществе ответов.

Читайте также: