Как это сделать в Excel
Обновлено: 21.11.2024
Excel — одна из самых важных программ, предлагаемых Microsoft. Excel является частью пакета Microsoft 365 (ранее называвшегося Office 365) и представляет собой программу для работы с электронными таблицами с огромным набором функций и возможностей. Excel — это не только способ хранения и организации информации в ячейки и листы, но и механизм «что, если», способный быстро выполнять всевозможные вычисления с этими данными.
Если вы не знакомы с Microsoft Excel, эта статья для вас. Здесь вы узнаете, как начать работу с Excel — все, от выполнения простых вычислений до создания сводных таблиц, указания пользовательских областей печати и настройки представления.
Как пользоваться Excel
Когда вы запускаете Excel, он не открывает автоматически пустую страницу. Вместо этого вы увидите домашнюю страницу Excel, где вы получите возможность открыть существующую электронную таблицу или выбрать шаблон. Excel отображает электронные таблицы, которые вы недавно использовали, закрепили или к которым вам предоставили доступ, для быстрого доступа. Если есть электронные таблицы, которые вы часто используете, вы можете закрепить их здесь, на главном экране, чтобы их было легче найти (щелкните правой кнопкой мыши электронную таблицу в списке «Недавние» или «Доступные мне» и выберите «Закрепить в списке»). .
Вы можете открыть новую книгу или закрепить существующую в списке «Последние» для быстрого доступа. Дэйв Джонсон/Business Insider
Если вам не нужен какой-либо существующий шаблон или файл Excel, выберите "Пустая книга".
После того как вы ознакомитесь с основным интерфейсом Excel, давайте быстро осмотримся и рассмотрим некоторые из наиболее распространенных терминов.
Документ Excel называется рабочей книгой. Рабочая книга — это электронная таблица, состоящая из одного или нескольких рабочих листов. По умолчанию новая рабочая книга открывается с одним рабочим листом. Вы можете добавить дополнительные рабочие листы в рабочую книгу, используя знак плюс «+» в нижней части экрана, и переключаться между ними с помощью вкладок. Каждому листу можно присвоить имя (дважды щелкните вкладку, чтобы ввести новое имя), и рабочие листы могут быть тесно связаны друг с другом. Например, Лист1 может использовать для расчетов данные, хранящиеся на Листе2.
Кроме того, в нижней части экрана с правой стороны вы увидите значки для изменения вида — например, вы можете просмотреть предварительный просмотр электронной таблицы и использовать ползунок масштабирования, чтобы изменить размер электронной таблицы. на вашем экране.
Все, что вам нужно для работы с Excel, находится на ленте в верхней части страницы вместе с элементами управления внизу. Дэйв Джонсон/Business Insider
Каждый рабочий лист полностью состоит из сетки ячеек. Ячейки идентифицируются по их координатам X и Y, таким как A1 и C33. У вас вряд ли когда-нибудь закончатся клетки; Excel поддерживает не более 1 048 576 строк и 16 384 столбца.
Вверху страницы на ленте находятся основные элементы управления Excel. Лента разделена на вкладки (такие как «Главная», «Вставка», «Рисование», «Формулы» и «Данные») с наиболее важными функциями, отображаемыми на ленте для каждой из этих категорий. Вы также можете выполнять некоторые операции с помощью контекстного меню (щелкните правой кнопкой мыши ячейку или диапазон ячеек, чтобы просмотреть доступные параметры).
Как форматировать ячейки в Excel
Во многом Excel похож на Word, когда речь идет о форматировании и упорядочении содержимого ячеек. Перейдите на вкладку «Главная», чтобы получить доступ к множеству распространенных инструментов форматирования, таких как полужирный шрифт, курсив, подчеркивание и параметры размера шрифта. Вы также можете затенять и окрашивать текст и фон ячеек.
Необходимо помнить, что Excel рассматривает ячейку как неделимую единицу. Вы не можете форматировать разные числа, буквы или слова в ячейке по-разному, поэтому вся ячейка будет иметь одинаковый размер шрифта, выделение полужирным шрифтом и цвет текста.
Вы можете изменить ширину ячейки, перетащив ее правый край. Если в некоторых ячейках столбца есть текст, который выходит за пределы ячейки, например, и перекрывается содержимым в ячейке справа, наведите указатель мыши на разделение между ячейками в заголовке столбца в верхней части окна. электронная таблица. Затем щелкните и перетащите его, чтобы изменить размер всего столбца. Другое решение: вместо того, чтобы изменять ширину ячейки, чтобы убедиться, что текст виден, вы можете отформатировать ячейку, чтобы текст переносился внутри ячейки. Еще один трюк, который вы можете попробовать, — объединить две ячейки в одну, что может быть удобно при форматировании таблицы, полной текста и чисел.
Вы можете объединить несколько ячеек в одну с помощью панели инструментов в верхней части окна. Дэйв Джонсон/Business Insider
Вы также можете автоматически привязать столбец к ширине самой широкой ячейки. Наведите указатель мыши на правый край ячейки в заголовке и дважды щелкните. Столбец должен измениться — больше или меньше — до оптимального размера, чтобы соответствовать столбцу. Нужно переместить столбец из одного места в электронной таблице в другое? Вы тоже можете это сделать.
Существует множество других распространенных задач форматирования, которые вы, возможно, захотите выполнить в Excel, например удаление пустых строк для улучшения внешнего вида электронной таблицы, а также скрытие строк с данными, которые вам нужны, но не обязательно должны отображаться. . Вы также можете легко добавлять новые строки в электронную таблицу между строками существующих данных и даже «замораживать» строку, чтобы она всегда оставалась на экране, даже когда вы прокручиваете остальную часть таблицы.
Как выполнять простые вычисления в Excel
По сути, Excel — это калькулятор, который позволяет выполнять вычисления с использованием разных ячеек.
Чтобы сложить числа в ячейке, щелкните ячейку, а затем введите "=". Это сообщит Excel, что вы вводите формулу, и он должен попытаться обработать все, что будет дальше, как своего рода вычисление. Затем введите «1+2+3». Нажмите «Ввод», и ячейка должна содержать «6».
Чтобы объединить несколько ячеек, поместите числа в три соседние ячейки, например 1, 2 и 3. Затем в пустой ячейке введите "=". Щелкните первую ячейку с числом, нажмите «+» и щелкните вторую ячейку. Нажмите «+» еще раз и щелкните третью ячейку. Нажмите Ввод." Вы должны увидеть, как ячейка превратится в вычисление, объединяющее все три ячейки.
Вы можете включить содержимое ячеек в расчет, щелкнув каждую ячейку. Дэйв Джонсон/Business Insider
То же самое можно проделать с любой базовой арифметикой, такой как сложение, вычитание, умножение и деление.
Кроме того, рабочие листы Excel могут содержать сценарии, автоматизирующие общие задачи. Эти макросы могут выполнять сложные задачи сортировки и организации, а также выполнять различные вычисления с вашими данными, но из соображений безопасности они по умолчанию отключены. Если вы хотите поэкспериментировать с макросами или вам нужно включить макросы для электронной таблицы, в которой они используются, вам нужно сначала включить макросы в Excel.
Как добавить все ячейки в строку или столбец в Excel
Excel упрощает выполнение обычных вычислений, таких как сложение чисел в строке или столбце. Если у вас есть ряд чисел и вы хотите узнать итог, например, щелкните пустую ячейку под значениями, которые вы хотите добавить. Убедитесь, что вы находитесь на вкладке «Главная» на ленте, а затем нажмите кнопку «Сумма». Весь столбец должен быть выбран автоматически; если это не так, щелкните и перетащите мышь, чтобы выбрать ячейки, которые вы хотите добавить. Нажмите «Ввод», и сумма появится в ячейке. На самом деле это настолько распространенное использование Excel, что существует несколько способов суммирования значений в электронной таблице.
Команда СУММ — это удобный способ быстро добавить содержимое ячеек. Дэйв Джонсон/Business Insider
Как использовать формулы в Excel
Несмотря на то, что базовые вычисления достаточно просты для выполнения таким способом, в Excel есть сотни формул, одни из которых являются общими, а другие — неизвестными, — которые вы можете применить к значениям в своей электронной таблице. Некоторые из них выполняют вычисления, а другие возвращают информацию о них. Вам не нужно осваивать все или даже большинство из них, но полезно знать, где их найти и как применить в случае необходимости.
Есть два простых способа использования формулы в Excel:
- Если вы знаете название формулы, которую хотите использовать, щелкните ячейку и введите "=", а затем первую букву формулы. Например, если вы хотите найти среднее значение нескольких ячеек, введите «=a». В раскрывающемся меню будут показаны все формулы, начинающиеся с буквы A. Вы можете начать писать по буквам «Ave» или прокрутить вниз, чтобы найти его, а затем дважды щелкнуть «AVERAGE». Затем введите значения для усреднения или выберите диапазон ячеек, для которых вы хотите применить формулу.
- Вы также можете просматривать формулы. Перейдите на вкладку "Формулы", а затем выберите интересующую вас категорию, например "Автосумма", "Финансы" или "Математика и триггер". Затем выберите формулу, которую хотите вставить.
Каждая формула сопровождается подробным справочным документом, в котором объясняется, как использовать формулу, и приводятся примеры.
Вы можете использовать формулы на ленте или добавлять их из раскрывающегося меню в ячейке. Дэйв Джонсон/Business Insider
Как создать диаграмму или график в Excel
Одной из самых полезных функций Excel является возможность визуализировать данные, отображая их в виде диаграммы или графика. Excel включает более дюжины диаграмм, которые можно создавать более или менее автоматически, выбирая диапазон значений и выбирая диаграмму на ленте. На самом деле, построить круговую диаграмму или линейный график довольно просто, и как только вы попробуете свои силы в этом, другие графики тоже будут довольно простыми.
Как создать сводную таблицу и сводную диаграмму в Excel
Несмотря на то, что сводные таблицы кажутся пугающими, на самом деле их легко создавать, и они дают вам возможность получить более глубокое представление о данных в ваших электронных таблицах. По сути, они позволяют «повернуть» способ просмотра информации в электронной таблице.
Например, предположим, что у вас есть рабочий лист, в котором суммированы жиры и калории для различных продуктов.Табличная форма этой электронной таблицы затрудняет ее интерпретацию. С помощью нескольких щелчков мыши вы можете превратить его в сводную таблицу со сводной диаграммой.
Щелкните пустую ячейку на листе с данными, которые вы хотите визуализировать. Перейдите на вкладку "Вставка", а затем нажмите "Сводная таблица".
С помощью мыши выберите диапазон ячеек, содержащий весь набор данных. Вы должны увидеть выбор в поле «Создать сводную таблицу». Нажмите "ОК".
На новой панели «Поля сводной диаграммы» щелкните две оси, которые вы хотите отобразить. Например, на этом рабочем листе вы можете выбрать «еда» и «калории», что покажет таблицу и график того, сколько калорий содержится в каждом типе пищи. Это удобно, но не дает много дополнительной информации по сравнению с исходными данными. Но отмените выбор продуктов и вместо этого сопоставьте калории с категорией продуктов — теперь вы можете видеть, как каждая категория соотносится с общим количеством калорий, потому что сводная таблица и диаграмма суммируют калории всех элементов в каждой категории и отображают результаты. Эту мысль нелегко увидеть, глядя на рабочий лист в его исходном виде.
Как сохранить и распечатать электронную таблицу в Excel
Ваша книга может быть сохранена на вашем компьютере или в облаке. По умолчанию Excel использует автосохранение, которое постоянно сохраняет вашу работу в OneDrive. Вы можете найти элемент управления автосохранением в левом верхнем углу окна Excel — проведите по нему вправо, чтобы сохранить автосохранение, или влево, чтобы отключить эту функцию.
Чтобы сохранить книгу, перейдите на вкладку "Файл" и выберите "Сохранить как" на панели "Файл". Выберите место и нажмите "Сохранить".
Вы также можете распечатать рабочий лист с вкладки "Файл". На панели «Файл» выберите «Печать» и выберите, что вы хотите распечатать, в разделе «Настройки». Например, вы можете напечатать только определенную часть электронной таблицы или всю книгу.
Как получить Excel
В последние годы Microsoft отказалась от своих автономных продуктов Office, таких как Word, Excel и PowerPoint, и теперь Excel доступен исключительно в рамках подписки на Microsoft 365. Доступно несколько планов, в том числе Microsoft 365 Personal, Microsoft 365 Family, а также несколько версий Microsoft 365 Business и Microsoft 365 Enterprise. Каждый из них обычно поставляется с полным набором приложений Office и облачным хранилищем OneDrive, хотя они различаются по цене и включенным конкретным функциям.
Узнайте, как создавать формулы и использовать встроенные функции для выполнения вычислений и решения задач.
Важно! Расчетные результаты формул и некоторых функций листа Excel могут незначительно отличаться на ПК с Windows, использующем архитектуру x86 или x86-64, и ПК с Windows RT, использующем архитектуру ARM. Узнайте больше о различиях.
Важно! В этой статье мы обсуждаем XLOOKUP и VLOOKUP, которые похожи. Попробуйте использовать новую функцию XLOOKUP, улучшенную версию функции VLOOKUP, которая работает в любом направлении и возвращает точные совпадения по умолчанию, что делает ее более простой и удобной в использовании, чем ее предшественница.
Создайте формулу, которая ссылается на значения в других ячейках
Введите знак равенства =.
Примечание. Формулы в Excel всегда начинаются со знака равенства.
Выберите ячейку или введите ее адрес в выбранной ячейке.
Введите оператора. Например, — для вычитания.
Выберите следующую ячейку или введите ее адрес в выбранной ячейке.
Нажмите Enter. Результат расчета появится в ячейке с формулой.
Посмотреть формулу
Когда формула вводится в ячейку, она также отображается в строке формул.
Чтобы увидеть формулу, выберите ячейку, и она появится в строке формул.
Введите формулу, содержащую встроенную функцию
Выберите пустую ячейку.
Введите знак равенства =, а затем введите функцию. Например, =СУММ для получения общего объема продаж.
Введите открывающую скобку (.
Выделите диапазон ячеек и введите закрывающую скобку).
Нажмите Enter, чтобы получить результат.
Загрузите учебное пособие по формулам
Мы подготовили книгу "Начало работы с формулами", которую вы можете скачать.Если вы новичок в Excel или даже имеете некоторый опыт работы с ним, в этом туре вы можете ознакомиться с наиболее распространенными формулами Excel. С реальными примерами и полезными визуальными эффектами вы сможете суммировать, считать, усреднять и выполнять ВПР как профессионал.
Подробнее о формулах
Вы можете просмотреть отдельные разделы ниже, чтобы узнать больше о конкретных элементах формулы.
Формула также может содержать некоторые или все из следующих элементов: функции, ссылки, операторы и константы.
Части формулы
<р>1. Функции: функция PI() возвращает значение числа пи: 3,142. <р>2. Ссылки: A2 возвращает значение в ячейке A2. <р>3. Константы: числа или текстовые значения, введенные непосредственно в формулу, например 2. <р>4. Операторы: оператор ^ (вставка) возводит число в степень, а оператор * (звездочка) умножает числа.Ссылка идентифицирует ячейку или диапазон ячеек на листе и сообщает Excel, где искать значения или данные, которые вы хотите использовать в формуле. Вы можете использовать ссылки, чтобы использовать данные, содержащиеся в разных частях рабочего листа, в одной формуле или использовать значение из одной ячейки в нескольких формулах. Вы также можете ссылаться на ячейки на других листах в той же книге и на другие книги. Ссылки на ячейки в других книгах называются ссылками или внешними ссылками.
Стили ссылок A1
По умолчанию Excel использует стиль ссылок A1, который ссылается на столбцы буквами (от A до XFD, всего 16 384 столбца) и ссылается на строки с цифрами (от 1 до 1 048 576). Эти буквы и цифры называются заголовками строк и столбцов. Чтобы сослаться на ячейку, введите букву столбца, а затем номер строки. Например, B2 относится к ячейке на пересечении столбца B и строки 2.
Для ссылки
Ячейка в столбце A и строке 10
Диапазон ячеек в столбце А и строках с 10 по 20
Диапазон ячеек в строке 15 и столбцах с B по E
Все ячейки в строке 5
Все ячейки в строках с 5 по 10
Все ячейки в столбце H
Все ячейки в столбцах с H по J
Диапазон ячеек в столбцах от A до E и строках с 10 по 20
Создание ссылки на ячейку или диапазон ячеек на другом листе той же книги
В следующем примере функция СРЗНАЧ вычисляет среднее значение для диапазона B1:B10 на листе Marketing в той же книге.
<р>1. Относится к рабочему листу под названием "Маркетинг" <р>2. Относится к диапазону ячеек от B1 до B10 <р>3. Восклицательный знак (!) отделяет ссылку на рабочий лист от ссылки на диапазон ячеекПримечание. Если на указанном листе есть пробелы или числа, необходимо добавить апострофы (') до и после имени листа, например ='123'!A1 или ='Доход за январь'!A1.
Разница между абсолютными, относительными и смешанными ссылками
Относительные ссылки Относительная ссылка на ячейку в формуле, например A1, основана на относительном положении ячейки, содержащей формулу, и ячейки, на которую ссылается ссылка. Если положение ячейки, содержащей формулу, изменяется, ссылка изменяется. Если вы скопируете или заполните формулу между строками или столбцами, ссылка будет автоматически скорректирована. По умолчанию в новых формулах используются относительные ссылки. Например, если вы скопируете или заполните относительную ссылку из ячейки B2 в ячейку B3, она автоматически изменится с =A1 на =A2.
Скопирована формула с относительной ссылкой
Абсолютные ссылки Абсолютная ссылка на ячейку в формуле, например $A$1, всегда указывает на ячейку в определенном месте. Если положение ячейки, содержащей формулу, изменяется, абсолютная ссылка остается прежней. Если вы скопируете или заполните формулу между строками или столбцами, абсолютная ссылка не изменится. По умолчанию в новых формулах используются относительные ссылки, поэтому вам может потребоваться переключить их на абсолютные ссылки. Например, если вы скопируете или заполните абсолютную ссылку из ячейки B2 в ячейку B3, она останется одинаковой в обеих ячейках: =$A$1.
Скопирована формула с абсолютной ссылкой
Смешанные ссылки Смешанная ссылка имеет либо абсолютный столбец и относительную строку, либо абсолютную строку и относительный столбец. Абсолютная ссылка на столбец имеет вид $A1, $B1 и т. д. Абсолютная ссылка на строку принимает форму A$1, B$1 и т. д. Если положение ячейки, содержащей формулу, изменяется, относительная ссылка изменяется, а абсолютная ссылка не изменяется. Если вы копируете или заполняете формулу по строкам или столбцам, относительная ссылка корректируется автоматически, а абсолютная ссылка не корректируется. Например, если вы скопируете или заполните смешанную ссылку из ячейки A2 в ячейку B3, она изменится с =A$1 на =B$1.
Скопирована формула со смешанной ссылкой
Трехмерный эталонный стиль
Удобные ссылки на несколько листов Если вы хотите анализировать данные в одной и той же ячейке или диапазоне ячеек на нескольких листах в книге, используйте трехмерную ссылку.Трехмерная ссылка включает в себя ссылку на ячейку или диапазон, которому предшествует диапазон имен рабочих листов. Excel использует все рабочие листы, хранящиеся между начальным и конечным именами ссылки. Например, =СУММ(Лист2:Лист13!B5) суммирует все значения, содержащиеся в ячейке B5, на всех листах между листами 2 и 13 включительно.
Трехмерные ссылки можно использовать для ссылки на ячейки на других листах, для определения имен и создания формул с помощью следующих функций: СУММ, СРЗНАЧ, СРЗНАЧ, СЧЕТ, СЧЕТ, МАКС, МАКС, МИН, МИН, PRODUCT, STDEV.P, STDEV.S, STDEVA, STDEVPA, VAR.P, VAR.S, VARA и VARPA.
Объемные ссылки нельзя использовать в формулах массива.
Трехмерные ссылки нельзя использовать с оператором пересечения (один пробел) или в формулах, использующих неявное пересечение.
Что происходит при перемещении, копировании, вставке или удалении листов В следующих примерах показано, что происходит при перемещении, копировании, вставке или удалении листов, включенных в трехмерную ссылку. В примерах используется формула =СУММ(Лист2:Лист6!A2:A5) для добавления ячеек с A2 по A5 на листах со 2 по 6.
Вставка или копирование Если вы вставляете или копируете листы между Листами2 и Лист6 (конечными точками в этом примере), Excel включает в расчеты все значения в ячейках с A2 по A5 из добавленных листов.
Удалить Если вы удалите листы между Листами2 и Лист6, Excel удалит их значения из расчета.
Переместить. Если вы перемещаете листы между Листами2 и Лист6 за пределы указанного диапазона листов, Excel удаляет их значения из расчета.
Перемещение конечной точки. Если вы перемещаете Лист2 или Лист6 в другое место в той же книге, Excel корректирует расчет, чтобы учесть новый диапазон листов между ними.
Удалить конечную точку. Если вы удаляете Лист2 или Лист6, Excel корректирует расчет, чтобы учесть диапазон листов между ними.
Стиль ссылок R1C1
Вы также можете использовать справочный стиль, в котором и строки, и столбцы на листе пронумерованы. Справочный стиль R1C1 полезен для вычисления позиций строк и столбцов в макросах. В стиле R1C1 Excel указывает расположение ячейки буквой "R", за которой следует номер строки, и буквой "C", за которой следует номер столбца.
Относительная ссылка на ячейку двумя строками выше и в том же столбце
Относительная ссылка на ячейку на две строки вниз и на два столбца вправо
Абсолютная ссылка на ячейку во второй строке и во втором столбце
Относительная ссылка на всю строку над активной ячейкой
Абсолютная ссылка на текущую строку
При записи макроса Excel записывает некоторые команды, используя стиль ссылок R1C1. Например, если вы записываете команду, такую как нажатие кнопки "Автосумма", чтобы вставить формулу, которая добавляет диапазон ячеек, Excel записывает формулу, используя стиль R1C1, а не стиль A1, ссылки.
Вы можете включить или отключить стиль ссылки R1C1, установив или сняв флажок Стиль ссылки R1C1 в разделе Работа с формулами в категории Формулы диалогового окна Параметры. Чтобы отобразить это диалоговое окно, щелкните вкладку "Файл".
Нужна дополнительная помощь?
Вы всегда можете обратиться к эксперту в техническом сообществе Excel или получить поддержку в сообществе ответов.
Задайте вопрос или присоединитесь к обсуждению всего, что связано с Excel, на нашем канале Slack.
Когда дело доходит до Excel, золотой середины не так много.
У вас есть люди, которым это очень нравится, и они будут восхвалять электронные таблицы весь день. И тогда у вас есть люди, которые абсолютно ненавидят это. Они скорее закроются в телефонной будке, полной комаров, чем косят глаза, глядя на все эти столбцы и строки.
Признаться, раньше я относился к этой последней группе. Я бы открыл новую книгу Excel из лучших побуждений. Но после 20 с лишним минут попыток заставить одну дурацкую десятичную точку правильно отображаться в своей ячейке, я снова поднимал руки и заявлял, что Excel просто не для меня.
Затем в моей жизни произошел важный поворот сюжета: я вышла замуж за настоящего гения Excel — человека, который буквально весь свой рабочий день проводит за созданием сложных макросов и одних из самых впечатляющих электронных таблиц, которые я когда-либо видел. И он поставил перед собой задачу превратить меня в свое племя любителей Excel (честно говоря, я удивлен, что этого не было в его свадебных клятвах).
С тех пор? Что ж, он добился некоторого прогресса. Я смог отбросить свою ненависть и признать, что Excel на самом деле может быть невероятно мощным инструментом для обработки информации и поиска именно того, что вам нужно, при условии, что вы знаете, как правильно его использовать.
Именно последняя часть сбивает людей с толку. Но, к счастью, Excel не так сложен, как вы, вероятно, думаете.
На самом деле существует множество полезных приемов и инструментов, которые вы можете использовать независимо от того, являетесь ли вы новичком или опытным экспертом. Вот шесть вещей, которые вы обязательно должны уметь делать в Excel (и, поверьте мне, вы будете рады этому!).
Бесплатный ускоренный курс Excel
Изучите основы Excel с помощью этого БЕСПЛАТНОГО курса. Получите сертификат сегодня!
Начать бесплатный курс
1. Сортировать данные
Обычно электронные таблицы удобны для хранения и сортировки большого количества информации — например, списка контактов на 800 человек, которых вы хотите пригласить на корпоративный обед.
Теперь предположим, что вы хотите соответствующим образом отсортировать этих людей. Возможно, вы хотите, чтобы они были перечислены в алфавитном порядке по фамилии. Или, может быть, вы хотите сгруппировать их по городам.
Excel позволяет легко просматривать весь набор данных и сортировать все в чистую и удобную для чтения электронную таблицу.
Вот как это сделать:
- Выделите весь набор данных, который вы хотите отсортировать (а не только один столбец!), либо перетащив курсор по всем ячейкам, либо щелкнув треугольник в верхнем левом углу электронной таблицы, чтобы выделить все.
- Перейдите на вкладку "Данные".
- Нажмите кнопку "Сортировать".
- Выберите способ сортировки данных (в приведенном ниже примере я отсортировал данные по городам!).
- Нажмите "ОК".
Затем ваши данные будут отсортированы соответствующим образом — в данном случае в алфавитном порядке по городам.
ВАЖНОЕ ПРИМЕЧАНИЕ. Важно, чтобы вы выбрали весь набор данных, который хотите отсортировать, а не только один столбец. Таким образом, ваши строки останутся нетронутыми, то есть в этом случае правильный адрес останется у соответствующего человека.
Если бы я только что выбрал первый столбец, Excel отсортировал бы только этот столбец в алфавитном порядке, что привело бы к несовпадению адресов.
2. Удалить дубликаты
Это неизбежно: когда вы работаете с большим набором данных, обязательно найдется несколько дубликатов, которые проникнут внутрь.
Вместо того, чтобы разочаровываться и пролистывать всю таблицу и искать их самостоятельно, Excel может сделать всю эту работу за вас и удалить дубликаты одним нажатием кнопки.
Вот как это сделать:
- Выделить весь набор данных.
- Перейдите на вкладку "Данные".
- Нажмите кнопку "Удалить дубликаты".
- Выберите столбцы, в которых Excel должен находить дубликаты.
- Нажмите "ОК".
ВАЖНОЕ ПРИМЕЧАНИЕ. Будьте внимательны и выбирайте достаточное количество квалификаторов, чтобы отсеять истинные дубликаты. Например, если бы я только что выбрал удаление дубликатов только в столбце А выше (это означает, что Excel будет искать дубликаты «Опра»), я бы удалил одну Опра, у которой действительно был тот же адрес, но у которой был совсем другая фамилия и адрес (совсем другая Опра!)
Суть в том, что используйте достаточно информации, чтобы удалять строки, которые являются истинными идентичными копиями друг друга, а не просто имеют одно и то же значение!
Хотите узнать больше?
Поднимите свои навыки работы с Excel на новый уровень с нашей подробной (и бесплатной) электронной книгой!
3. Основные математические функции
Хватит тянуться к этому калькулятору — Excel может выполнить за вас все виды математических функций! Все, что вам нужно сделать, это ввести несколько простых формул.
Думаете, что это выходит за рамки ваших знаний Excel? Подумайте еще раз. Поверьте мне, если я могу это понять, то и вы сможете.
Вот основные формулы, которые вам нужно знать:
- Сложение. Введите «=СУММ» в пустую ячейку, где вы хотите, чтобы отображалась сумма, щелкните ячейки, которые вы хотите сложить, а затем нажмите «Ввод».
- Вычитание: введите «=» в пустую ячейку, где вы хотите отобразить разницу, щелкните ячейку, из которой хотите вычесть, введите «-», щелкните ячейку, которую хотите вычесть, и нажмите клавишу ВВОД.
- Умножение: введите «=» в пустую ячейку, где вы хотите, чтобы отображалась сумма, щелкните ячейку для числа, которое вы хотите умножить, введите «*», щелкните ячейку для другого числа, которое вы хотите умножить, и затем нажмите Enter.
- Деление: введите «=» в пустую ячейку, где должен отображаться остаток, щелкните ячейку с числом, которое нужно разделить, введите «/», щелкните ячейку с числом, на которое нужно разделить, и затем нажмите Enter.
Послушайте, я знаю, что это немного запутанно, чтобы выразить словами. Но попробуйте сами, и я уверен, вы быстро увидите, что они совсем не сложные. Вот как выглядит функция СУММ на практике:
СОВЕТ ОТ СПЕЦИАЛИСТА. Если вы хотите перетащить одну и ту же математическую формулу через строку, вы можете это сделать! Введя формулу в одну ячейку, щелкните ячейку, в которой появилась сумма, щелкните маленькое зеленое поле, которое появляется в правом нижнем углу, и перетащите его через остальную часть строки, где вам нужно применить эту формулу.< /p>
Вуаля — это произойдет автоматически!Вы сможете обрабатывать числа в разных столбцах без необходимости снова и снова вводить формулу.
4. Закрепить панели
Нет ничего хуже, чем прокручивать огромную электронную таблицу, которая требует от вас постоянного возврата к началу страницы, чтобы увидеть заголовки столбцов.
К счастью, вы можете сделать так, чтобы заголовки столбцов и номера строк оставались там, где они есть, то есть вы всегда можете их видеть, независимо от того, как далеко вы продвинулись в таблице. Это можно сделать с помощью удобной функции Excel «закрепить области».
Вот как это сделать:
- Нажмите строку под заголовками столбцов.
- Нажмите на вкладку "Просмотр".
- Нажмите кнопку "Закрепить области".
Прокрутите таблицу вниз и прокрутите ее, и вы увидите, что нужная вам информация всегда находится прямо перед глазами!
5. Вставить текущую дату
Надоело смотреть в календарь или в нижнюю часть монитора компьютера, чтобы узнать сегодняшнюю дату и ввести ее в электронную таблицу?
Excel может сделать это за вас — всего одним простым сочетанием клавиш. Вот оно:
Ctrl + ;
Поместите курсор в ячейку, где должна отображаться дата, используйте этот ярлык, и Excel автоматически вставит сегодняшнюю дату. Легко!
ВАЖНОЕ ПРИМЕЧАНИЕ. Даты, введенные с помощью этой функции, являются статическими, то есть они не изменятся с возрастом вашей электронной таблицы!
6. Внесите одинаковые изменения на всех листах
Когда вы работаете с несколькими вкладками, очень сложно просмотреть их все и снова и снова вносить одни и те же изменения. К счастью, вам не нужно!
Вы можете выбрать соответствующие листы в своей книге, на которых должно появиться это изменение. Внесите изменение один раз, и оно будет применено ко всем выбранным вами листам.
Вот как это сделать:
- Удерживайте клавишу «Command» на клавиатуре (или «Control», если вы используете ПК).
- Выберите соответствующие вкладки книги.
- Внесите необходимые изменения в одну ячейку.
- Убедитесь, что он применяется ко всем вашим листам.
Хотите увидеть это на практике? Для простоты предположим, что я вышла замуж за Аарона Роджерса (эй, девушка может мечтать!). В результате я изменил свою фамилию с «Бугаард» на «Роджерс». Поскольку мое имя появляется на множестве разных вкладок этой электронной таблицы, я бы использовал этот удобный прием, чтобы ввести мою новую фамилию только один раз.
И это то, что вам нужно знать, как делать в Excel
Я понимаю — Excel может показаться немного пугающим. Но как только вы начнете играть, вы начнете чувствовать себя все более и более комфортно и быстро начнете понимать, насколько это может облегчить вам жизнь.
Начните с того, что освоите эти шесть основных приемов работы с Excel, и вскоре вы станете абсолютным мастером Excel!
Хотите профессионально представить свои данные Excel? Ознакомьтесь с этими советами по созданию презентаций в Excel.
Бесплатный ускоренный курс Excel
Изучите основы Excel с помощью этого БЕСПЛАТНОГО курса. Получите сертификат сегодня!
Excel — мощное приложение, но оно также может быть очень пугающим.
Вот почему мы составили это руководство для начинающих по началу работы с Excel.
Это проведет вас с самого начала (открытие электронной таблицы), через ввод и работу с данными, и закончите сохранением и обменом.
Это все, что вам нужно знать, чтобы начать работу с Excel.
*Это руководство предназначено для Excel 2019/Microsoft 365 (для Windows). Есть другая версия? Нет проблем, вы можете выполнить те же действия.
Оглавление
Получите БЕСПЛАТНЫЙ файл с упражнениями
Если вы хотите использовать электронную таблицу для практики, загрузите наш бесплатный пример рабочей книги ниже.
Тем не менее, если хотите, можете использовать свою собственную таблицу!
БОНУС: загрузите файл рабочей тетради Excel «Как использовать файл упражнений» в дополнение к этому сообщению.
Открытие электронной таблицы
При первом открытии Excel (дважды щелкнув значок или выбрав его в меню "Пуск") приложение спросит, что вы хотите сделать.
Если вы хотите открыть новую электронную таблицу, нажмите Пустая книга.
Чтобы открыть существующую электронную таблицу (например, пример книги, которую вы только что скачали), нажмите «Открыть другие книги» в левом нижнем углу, затем нажмите «Обзор» в левой части появившегося окна.
Затем используйте проводник, чтобы найти нужную книгу, выберите ее и нажмите "Открыть".
Рабочие книги и электронные таблицы
Есть кое-что, что мы должны прояснить, прежде чем двигаться дальше.
Рабочая книга – это файл Excel. Обычно он имеет расширение .XLSX (если вы используете более старую версию Excel, это может быть .XLS).
Электронная таблица – это отдельный лист внутри рабочей книги. Внутри книги может быть много листов, и доступ к ним осуществляется через вкладки в нижней части экрана.
Работа с лентой
Лента — это центральная панель управления Excel. Практически все, что вам нужно, можно делать прямо с ленты.
Где находится этот мощный инструмент? В верхней части окна:
Есть несколько вкладок, включая "Главная", "Вставка", "Данные", "Обзор" и некоторые другие. Каждая вкладка содержит разные кнопки.
Попробуйте нажать на несколько разных вкладок, чтобы увидеть, какие кнопки отображаются под ними.
Каспер Лангманн, соучредитель Spreadsheeto
На ленте также есть очень полезная панель поиска. Он говорит: «Скажи мне, что ты хочешь сделать». Просто введите то, что вы ищете, и Excel поможет вам найти это.
Большую часть времени вы будете находиться на вкладке "Главная" ленты. Но формулы и данные также очень полезны (мы скоро поговорим о формулах).
Совет: разделы ленты
Помимо вкладок, на ленте также есть несколько небольших разделов. А когда вы ищете что-то конкретное, эти разделы помогут вам найти это.
Например, если вы ищете параметры сортировки и фильтрации, вам не нужно наводить курсор на десятки кнопок, чтобы узнать, что они делают.
Вместо этого просматривайте названия разделов, пока не найдете то, что ищете:
Управление листами
Как мы видели, рабочие книги могут содержать несколько листов.
Вы можете управлять этими листами с помощью вкладок листов в нижней части экрана. Щелкните вкладку, чтобы открыть конкретный лист.
Если вы используете наш пример рабочей книги, вы увидите два листа под названием «Добро пожаловать» и «Спасибо»:
Чтобы добавить новый лист, нажмите кнопку + (плюс) в конце списка листов.
Вы также можете изменить порядок листов в книге, перетащив их в новое место.
А если щелкнуть правой кнопкой мыши вкладку рабочего листа, вы получите ряд опций:
Пока не беспокойтесь об этих параметрах. Переименовать и удалить полезно, но остальное не должно вас беспокоить.
Каспер Лангманн, соучредитель Spreadsheeto
Ввод данных
Теперь пришло время ввести некоторые данные!
И хотя ввод данных — одна из самых главных и важных задач, которые вы можете выполнять в Excel, это практически не требует усилий.
Просто щелкните пустую ячейку и начните вводить текст.
Давай, попробуй! Введите свое имя, день рождения и ваш любимый номер в несколько пустых ячеек.
Каспер Лангманн, соучредитель Spreadsheeto
Вы также можете копировать (Ctrl + C), вырезать (Ctrl + X) и вставлять (Ctrl + V) любые данные, которые хотите (или прочитать наше полное руководство по копированию и вставке здесь).
Попробуйте скопировать и вставить данные из примера электронной таблицы в другой столбец.
Вы также можете копировать данные из других программ в Excel.
Попробуйте скопировать этот список чисел и вставить его в свой лист:
Это все, что мы собираемся рассказать о вводе основных данных. Просто знайте, что существует множество других способов добавить данные в электронные таблицы, если они вам нужны.
Каспер Лангманн, соучредитель Spreadsheeto
Основные расчеты
Теперь, когда мы увидели, как получить некоторые основные данные в нашу электронную таблицу, мы собираемся сделать с ними кое-что.
Проводить базовые вычисления в Excel очень просто. Сначала мы рассмотрим, как сложить два числа.
Важно: начинайте вычисления с = (равно)
Когда вы запускаете вычисление (или формулу, о которой мы поговорим далее), первое, что вам нужно ввести, — это знак равенства. Это говорит Excel о том, что нужно подготовиться к выполнению какого-либо вычисления.
Поэтому, когда вы видите что-то вроде =MEDIAN(A2:A51), убедитесь, что вы вводите его точно так, как оно есть, включая знак равенства.
Добавим 3 и 4. Введите следующую формулу в пустую ячейку:
=3+4
Затем нажмите Enter.
Когда вы нажмете Enter, Excel оценит ваше уравнение и отобразит результат 7.
Но если вы посмотрите на строку формул выше, вы все равно увидите исходную формулу.
Об этом полезно помнить на случай, если вы забудете, что вводили изначально.
Вы также можете изменить ячейку в строке формул. Щелкните любую ячейку, затем щелкните строку формул и начните вводить текст.
Каспер Лангманн, соучредитель Spreadsheeto
Так же легко выполнять вычитание, умножение и деление. Попробуйте эти формулы:
То, что мы собираемся рассмотреть дальше, — одна из самых важных вещей в Excel. Здесь мы даем очень общий обзор, но не стесняйтесь читать наш пост о ссылках на ячейки, чтобы узнать подробности.
Каспер Лангманн, соучредитель Spreadsheeto
А теперь попробуем что-нибудь другое. Откройте первый лист в рабочей книге, щелкните ячейку C1 и введите следующее:
=A1+B1
Нажмите Enter.
Вы должны получить 82, сумму чисел в ячейках A1 и B1.
Теперь измените одно из чисел в A1 или B1 и посмотрите, что произойдет:
Поскольку вы добавляете A1 и B1, Excel автоматически обновляет итог при изменении значений в одной из этих ячеек.
С помощью этого метода попробуйте выполнить различные арифметические действия с другими числами в столбцах A и B.
Раскрытие возможностей функций
Самая большая сила Excel заключается в функциях. Они позволяют выполнять сложные вычисления с помощью нескольких нажатий клавиш.
Здесь мы едва коснемся функций. Ознакомьтесь с другими записями нашего блога, чтобы узнать, какие замечательные вещи можно делать с помощью функций!
Каспер Лангманн, соучредитель Spreadsheeto
Многие формулы используют наборы чисел и предоставляют информацию о них.
Например, функция СРЗНАЧ дает вам среднее значение набора чисел. Давайте попробуем его использовать.
Нажмите на пустую ячейку и введите следующую формулу:
=СРЕДНЕЕ(A1:A4)
Затем нажмите Enter.
Полученное число – 0,25 – это среднее значение чисел в ячейках A1, A2, A3 и A4.
Обозначение диапазона ячеек
В приведенной выше формуле мы использовали «A1:A4», чтобы заставить Excel просмотреть все ячейки между A1 и A4, включая обе эти ячейки. Вы можете прочитать его как «от A1 до A4».
Это также можно использовать для включения чисел в разные столбцы.«A5:C7» включает A5, A6, A7, B5, B6, B7, C5, C6 и C7.
Есть также функции, работающие с текстом.
Давайте попробуем функцию СЦЕПИТЬ!
Щелкните ячейку C5 и введите следующую формулу:
=СЦЕПИТЬ(A5, " ", B5)
Затем нажмите Enter.
В ячейке появится сообщение "Добро пожаловать в электронную таблицу".
Как это произошло? СЦЕПИТЬ берет ячейки с текстом и объединяет их.
Мы объединили содержимое A5 и B5. Но так как нам также нужен был пробел между "to" и "Spreadsheeto", мы включили третий аргумент: пробел между двумя кавычками.
Помните, что в формулах можно использовать ссылки на ячейки (например, "A5") и введенные значения (например, " ").
Каспер Лангманн, соучредитель Spreadsheeto
Excel имеет десятки полезных функций. Чтобы найти функцию, которая решит конкретную проблему, перейдите на вкладку «Формулы» и нажмите на один из значков:
Прокрутите список доступных функций и выберите нужную (возможно, вам придется некоторое время осмотреться).
Тогда Excel поможет вам поставить правильные числа в нужных местах:
Если вы начнете вводить формулу, начиная со знака равенства, Excel поможет вам, указав некоторые возможные функции, которые могут вам понадобиться:
Если вы никогда раньше не использовали какую-либо функцию, вам может быть сложно интерпретировать напоминания Excel. Но как только вы наберетесь опыта, все станет ясно.
Это небольшой предварительный просмотр того, как работают функции и что они могут делать. Этого должно быть достаточно, чтобы вы сразу приступили к задачам, которые вам нужно выполнить.
Каспер Лангманн, соучредитель Spreadsheeto
Читайте также: