Как добавить подпись в Outlook 365
Обновлено: 23.11.2024
Когда вы отправляете электронное письмо своим клиентам, они всегда могут ответить на ваше электронное письмо. Но что, если они захотят позвонить вам? У них есть ваш номер телефона? Возможно нет. Чтобы решить эту проблему, мы можем добавить в Outlook подпись с нашими контактными данными.
Подписи — это, по сути, ваша цифровая визитная карточка. Они содержат всю вашу контактную информацию, чтобы ваш получатель знал, как и где с вами связаться. Сейчас нам потребуется добавить подпись в приложение Outlook, приложение Outlook Mobile и, возможно, даже в Outlook Online.
В этой статье я объясню, как добавить подпись в Outlook. И онлайн, и Microsoft 365, и обычные версии Outlook. Кроме того, я дам вам несколько советов по созданию подписи Outlook.
Совет
Подписи в Outlook скоро будут синхронизироваться между Outlook для Windows и Outlook Online (Microsoft 365 и Office 365). Эта функция называется «Outlook для Windows: настройки облака подписей», и ее запуск запланирован на июль 2022 года.
Добавить подпись в Outlook
Чтобы добавить подпись в Outlook, нам сначала нужно ее создать. Подписи могут быть простыми, состоящими только из текста, но они также могут содержать логотипы компаний и цвета текста. Добавление логотипов к вашей подписи действительно помогает идентифицировать ваши электронные письма, поэтому убедитесь, что вы всегда добавляете их, когда это возможно.
В приложении Outlook вы можете использовать несколько подписей электронной почты в рамках одной учетной записи. Вы можете установить подпись по умолчанию для своих электронных писем, а также легко изменить ее при необходимости.
Самый простой способ добавить подпись в Outlook — сначала открыть новое письмо:
- Нажмите «Создать», чтобы добавить новую подпись.
- Назовите свою подпись. Убедитесь, что вы используете узнаваемое имя, чтобы вы могли легко выбрать правильную подпись в своих электронных письмах позже. Например, вы можете создать отдельную подпись для своих ответных писем.
- Создайте или вставьте свою подпись в текстовую область «Редактировать подпись».
- Если вы хотите автоматически применять подпись к своим сообщениям электронной почты, выберите учетную запись электронной почты, которую хотите использовать.
- Вы можете установить разные подписи для новых сообщений и ответов.
Теперь ваша новая подпись Outlook должна быть доступна в ваших сообщениях электронной почты. Если вы установили подпись по умолчанию (шаг 8), вы должны увидеть новую подпись в теле ваших новых сообщений.
Вставьте подпись в Outlook
Если вы не установили подпись по умолчанию в Outlook, вам потребуется добавить подпись вручную.
Добавить подпись в Outlook 365
Подписи по-прежнему не синхронизируются между Outlook и Outlook Online. Это означает, что если вы используете обе версии Outlook, вам также потребуется добавить подпись в Outlook Online.
-
Выберите значок шестеренки справа на верхней панели.
Теперь вы увидите настройки электронной подписи. Вы можете создать или вставить свою подпись в текстовую область.
Если вы хотите, чтобы ваша подпись автоматически включалась в электронные письма, убедитесь, что вы установили два флажка под текстовой областью.
Когда вы закончите, нажмите Сохранить внизу и просто закройте экран настроек. Теперь ваша подпись должна быть активна в Outlook Online.
Теперь вы также можете добавить несколько подписей в Outlook 365 (Outlook Online). Чтобы добавить дополнительную подпись, просто нажмите + Новая подпись на экране «Написать и ответить»:
Как использовать подпись в Outlook 365
Вы также можете добавить подпись к сообщению вручную. Сначала вам нужно будет создать подпись, как описано выше, но не устанавливайте два флажка под текстовой областью.
После создания подписи вы можете просто добавить ее в сообщение следующим образом:
Установите подпись в приложении Outlook Mobile
Возможно, вы также используете Outlook на своем мобильном телефоне. По умолчанию приложение добавит строку под сообщениями электронной почты «Получить Outlook для Android» (или iOS) на устройстве Apple. Вероятно, вы захотите изменить эту строку на более полезную подпись.
Имейте в виду, что вы не можете использовать изображения в приложении для Android. В iOS к подписи можно добавить изображение.
Изменить подпись электронной почты
В Outlook вы можете создать несколько подписей, но, конечно же, установите только одну из них в качестве подписи по умолчанию. Если вы хотите изменить свою подпись электронной почты в Outlook, у вас есть два варианта:
Если вы хотите установить другую подпись в качестве подписи по умолчанию, нажмите «Подписи…» и измените подпись по умолчанию для новых и ответных сообщений, как описано ранее.
Изменить подпись в Outlook
Иногда вам нужно отредактировать свою подпись в Outlook, например, изменить номер телефона.
Экспорт подписи Outlook
Если вы покупаете новый компьютер или хотите поделиться своей подписью Outlook в качестве шаблона с коллегой, вы можете экспортировать подпись Outlook.
В Outlook нет встроенной функции для экспорта подписи. Но чтобы скопировать подпись на другой компьютер, нам достаточно скопировать три файла и папку:
Расположение подписи Outlook:
- %userprofile%\AppData\Roaming\Microsoft\Signatures
- Откройте проводник
- Вставьте путь в адресную строку, как показано ниже, и нажмите Enter.
- Скопируйте подпись, которую вы хотите экспортировать
- Выберите папку и три файла, имена которых начинаются с имени подписи.
- Нажмите правой кнопкой мыши и выберите "Копировать" (или нажмите Ctrl + C ).
- На другом компьютере откройте проводник и перейдите к
%userprofile%\AppData\Roaming\Microsoft\ - Создайте папку Подписи, если она не существует, в противном случае откройте папку
- Вставьте ( Ctrl + V ) файлы подписи в папку подписи.
- Если вы хотите, чтобы ваша подпись автоматически отображалась внизу каждого нового сообщения электронной почты, установите флажок Автоматически включать мою подпись в новые сообщения, которые я составляю.
- Если вы хотите, чтобы ваша подпись отображалась в сообщениях, которые вы пересылаете или на которые отвечаете, установите флажок Автоматически включать мою подпись в сообщения, которые я пересылаю или на которые отвечаю.
- В разделе "Подпись электронной почты" нажмите внутри текстового поля и создайте свою подпись, просто введя свои данные (рекомендуется использовать принятый формат подписи электронной почты, как показано в примере).
- Шрифт вашего имени и должности должен быть крупнее, чем остальная часть подписи (лучше всего будет смотреться 2–4 пикселя).
- Выделите свое имя и должность другим цветом, чем остальная часть вашей подписи (рекомендую использовать основной цвет вашего бренда).
- Выделите свое имя и ярлыки с контактной информацией жирным шрифтом (см. пример). Вы также можете использовать заглавные буквы вместо жирного шрифта.
- Выберите разборчивый и респектабельный шрифт (используйте только один тип шрифта для всей подписи).
- Чтобы добавить гиперссылку в свою подпись, выделите текст, который вы хотите сделать интерактивным (при выделении текст будет иметь синий фон).
- Нажмите значок ссылки справа от панели инструментов.
- Добавьте URL-адрес (веб-адрес), на который будет ссылаться ваш гипертекст
- Перетащите или вырежьте и вставьте изображение в нужное место.
- Поэкспериментируйте с размером изображения, пока не найдете наилучшее визуальное соответствие блоку подписи.
- Чтобы сделать изображение доступным для кликов, просто нажмите на изображение и нажмите значок ссылки на панели инструментов, а затем добавьте URL-адрес, на который должно ссылаться изображение.
- Чтобы ваша подпись отображалась автоматически, убедитесь, что установлены 2 флажка подписи по умолчанию для "новых сообщений" и "переслать или ответить" (Outlook должен установить их по умолчанию).
Подведение итогов
Подписи — это ваша цифровая визитная карточка. Убедитесь, что они хорошо выглядят и содержат всю информацию, необходимую вашим клиентам для связи с вами. Если вы хотите узнать больше о создании подписей, обязательно прочитайте эту статью.
Помимо показа контактной информации читателю, подписи Outlook стали нашими цифровыми визитными карточками, которые помогают нам произвести хорошее впечатление и выделиться. Автоматические подписи электронной почты могут ускорить процесс общения и предоставить дополнительную информацию, но многие люди считают добавление или изменение подписей Outlook сложной задачей.
В этой записи блога вы узнаете, как добавлять и редактировать подпись электронной почты Office 365 в своей учетной записи Outlook и какие параметры доступны в разных версиях Outlook.
Создание подписи в Outlook Web
В веб-версии Outlook у вас может быть только одна подпись для каждой учетной записи. Вы можете автоматически включать свою подпись в новые сообщения и сообщения, которые вы пересылаете или на которые отвечаете. Узнайте, как добавить подпись в электронную почту Office 365 Outlook, выполнив следующие действия:
<р>1. Перейдите в «Настройки» в правой части верхней панели. <р>2. Выберите Просмотреть все настройки Outlook.В настройках почты:
<р>3. Выберите Написать и ответить. <р>4. В разделе Подпись электронной почты добавьте новую подпись и используйте доступные параметры форматирования.Если вы создали подпись, но не выбрали ее автоматическое добавление во все исходящие сообщения, вы можете добавить ее позже, выполнив следующие действия:
<р>1. В своем веб-почтовом ящике выберите Новое сообщение. <р>2. После ввода сообщения выберите значок Дополнительные параметры. <р>3. Нажмите «Вставить подпись» на панели создания сообщения.Создание, изменение и редактирование подписей в приложении Outlook
В приложении Outlook можно создавать несколько подписей и назначать их разным учетным записям электронной почты. Как и в Outlook Web, вы можете автоматически включать свою подпись при отправке нового сообщения, а также при ответе или пересылке электронного письма.
Узнайте, как добавить подпись в Office 365, выполнив следующие действия:
<р>1. Создайте новое электронное письмо. <р>2. Выберите Подпись на панели инструментов. <р>3. В раскрывающемся меню выберите Подписи…<р>4. Нажмите кнопку «Создать», чтобы добавить новую подпись.
<р>5.Дайте своей подписи узнаваемое имя, чтобы вы могли легко выбрать правильное имя для своего нового сообщения электронной почты.<р>6. Добавьте свою подпись в текстовую область «Редактировать подпись».
<р>7. Если вы хотите автоматически применять подпись к своим сообщениям электронной почты, выберите учетную запись электронной почты, которую вы хотите использовать. <р>8. Вы можете установить разные подписи для новых сообщений и ответов.После редактирования новой подписи нажмите "ОК".
Если вы создали подпись, но не установили ее в качестве подписи по умолчанию, вы можете добавить ее позже, когда будете писать сообщение электронной почты. Для этого откройте новое электронное письмо и нажмите «Подпись» на панели инструментов. Ваши подписи появятся в выпадающем меню. Выберите подпись, которую хотите применить к своему сообщению электронной почты.
Если вы хотите изменить подпись электронной почты в приложении Outlook, есть два варианта:
<р>1. Щелкните правой кнопкой мыши подпись в теле письма и выберите другую подпись. <р>2. Нажмите «Подпись» на панели инструментов и выберите другую подпись в раскрывающемся меню.Если подпись правильная, но часть информации изменилась, вы можете отредактировать свою подпись следующим образом:
<р>1. Щелкните правой кнопкой мыши текущую подпись. <р>2. Выберите подписи…Теперь вы можете внести изменения в свою подпись во всплывающем окне "Подписи и канцелярские принадлежности".
Создание подписей Outlook для всей компании
Многие компании предпочитают стандартную подпись, которую можно установить с помощью учетной записи администратора. Чтобы создать электронную подпись для всей компании, выполните следующие действия:
Войдите на портал Office 365 с учетной записью администратора.
<р>1. Перейдите в Центры администрирования. <р>2. Выберите Обмен.<р>3. Нажмите «Поток почты».
<р>4. Выберите значок "Плюс" и нажмите "Применить отказ от ответственности".
<р>5. В окне «Новое правило» назовите правило и настройте параметры. <р>6. Выберите «Ввести текст», чтобы ввести текст и HTML-код. <р>7. Выберите предпочитаемое резервное действие на случай возникновения проблем со вставкой подписи.После настройки параметров в соответствии с потребностями вашей компании нажмите Сохранить.
По мере того, как бизнес-инструменты приходят и уходят, электронная почта всегда остается одной из самых важных. Подпись электронной почты Office 365 — это часть имиджа бренда, которая представляет собой нечто большее, чем просто ваши основные контактные данные. Посмотрите SysKit Trace в действии и узнайте, как этот инструмент документации Office 365 может помочь вам собрать всю информацию о ваших настройках Exchange Online.
В Outlook вы можете создать одну или несколько персонализированных подписей для своих сообщений электронной почты. Ваша подпись может включать текст, изображения, вашу электронную визитную карточку, логотип или даже изображение вашей рукописной подписи. Вы можете настроить Outlook так, чтобы подписи автоматически добавлялись ко всем исходящим сообщениям, или создать свою подпись и добавлять ее к сообщениям в каждом конкретном случае.
Создайте свою подпись и выберите, когда Outlook будет добавлять подпись к вашим сообщениям
Если вы хотите увидеть, как это делается, перейдите непосредственно к видео ниже.
Откройте новое сообщение электронной почты.
В меню "Сообщение" выберите "Подпись" > "Подписи".
В зависимости от размера окна Outlook и от того, пишете ли вы новое сообщение электронной почты, отвечаете или пересылаете, меню "Сообщение" и кнопка "Подпись" могут находиться в двух разных местах.
В разделе "Выбор подписи для редактирования" выберите "Создать" и в диалоговом окне "Новая подпись" введите имя подписи.
В разделе "Редактировать подпись" составьте свою подпись. Вы можете изменить шрифты, цвета и размеры шрифта, а также выравнивание текста. Если вы хотите создать более надежную подпись с маркерами, таблицами или рамками, используйте Word для форматирования текста, а затем скопируйте и вставьте подпись в поле «Редактировать подпись». Вы также можете использовать один из наших предварительно разработанных шаблонов для своей подписи.Загрузите шаблоны в Word, настройте их с помощью вашей личной информации, а затем скопируйте и вставьте их в поле «Изменить подпись».
Вы можете добавлять ссылки и изображения в подпись электронной почты, изменять шрифты и цвета, а также выравнивать текст по ширине с помощью мини-панели форматирования в разделе "Редактировать подпись".
Вы также можете добавить значки социальных сетей и ссылки в свою подпись или настроить один из наших готовых шаблонов. Дополнительные сведения см. в разделе Создание подписи из шаблона.
Чтобы добавить изображения в подпись, см. раздел Добавление логотипа или изображения в подпись.
В раскрывающемся списке «Учетная запись электронной почты» выберите учетную запись электронной почты, которую необходимо связать с подписью. У вас могут быть разные подписи для каждой учетной записи электронной почты.
Если вы хотите, чтобы ваша подпись по умолчанию добавлялась ко всем новым сообщениям, в раскрывающемся списке Новые сообщения выберите одну из ваших подписей. Если вы не хотите автоматически добавлять подпись к новым сообщениям, выберите (нет). При этом подпись не добавляется к сообщениям, на которые вы отвечаете или пересылаете.
Если вы хотите, чтобы ваша подпись отображалась в сообщениях, на которые вы отвечаете и пересылаете, в раскрывающемся списке Ответы/переадресация выберите одну из ваших подписей. В противном случае примите вариант по умолчанию (нет).
Нажмите «ОК», чтобы сохранить новую подпись и вернуться к своему сообщению. Outlook не добавляет новую подпись к сообщению, которое вы открыли на шаге 1, даже если вы выбрали применение подписи ко всем новым сообщениям. Вам придется вручную добавить подпись к этому сообщению. Все будущие сообщения будут иметь подпись, добавленную автоматически. Чтобы добавить подпись вручную, выберите «Подпись» в меню «Сообщение», а затем выберите только что созданную подпись.
Добавьте логотип или изображение в свою подпись
Если у вас есть логотип компании или изображение, которое нужно добавить к подписи, выполните следующие действия.
Откройте новое сообщение и выберите Подпись > Подписи.
В поле Выберите подпись для редактирования выберите подпись, к которой вы хотите добавить логотип или изображение.
Выберите значок "Изображение" , найдите файл изображения и выберите "Вставить".
Чтобы изменить размер изображения, щелкните его правой кнопкой мыши и выберите "Изображение". Выберите вкладку «Размер» и используйте параметры, чтобы изменить размер изображения. Чтобы сохранить пропорции изображения, установите флажок «Зафиксировать соотношение сторон».
Когда закончите, нажмите "ОК", а затем снова нажмите "ОК", чтобы сохранить изменения в подписи.
Вставить подпись вручную
Если вы не решите вставлять подпись для всех новых сообщений или ответов и пересылаемых сообщений, вы все равно можете вставить подпись вручную.
В сообщении электронной почты на вкладке "Сообщение" выберите "Подпись".
Выберите свою подпись в появившемся всплывающем меню. Если у вас несколько подписей, вы можете выбрать любую из созданных вами подписей.
Посмотрите, как это делается
Создать подпись
Открыть новое сообщение. На вкладке "Сообщение" в группе "Включить" нажмите "Подпись", а затем нажмите "Подписи".
На вкладке "Подпись электронной почты" нажмите "Создать".
Введите имя подписи и нажмите OK.
В поле "Изменить подпись" введите текст, который вы хотите включить в подпись.
Чтобы отформатировать текст, выделите текст, а затем с помощью кнопок стиля и форматирования выберите нужные параметры.
Чтобы добавить элементы помимо текста, щелкните в том месте, где должен появиться элемент, а затем выполните одно из следующих действий:
Чтобы добавить электронную визитную карточку
Нажмите «Визитная карточка», а затем выберите контакт в списке «Отправлено как». Затем нажмите ОК
Чтобы добавить гиперссылку
Нажмите «Вставить гиперссылку», введите информацию или перейдите к гиперссылке, нажмите, чтобы выбрать ее, а затем нажмите «ОК».
Чтобы добавить изображение
Нажмите «Изображение», перейдите к изображению, нажмите, чтобы выбрать его, а затем нажмите «ОК». Распространенные форматы файлов изображений включают .bmp, .jpg, .jpg и .jpg.
Чтобы завершить создание подписи, нажмите OK.
Примечание: подпись, которую вы только что создали или изменили, не будет отображаться в открытом сообщении; он должен быть вставлен в сообщение.
Добавить подпись к сообщениям
Подписи можно добавлять автоматически ко всем исходящим сообщениям, или вы можете выбрать, какие сообщения содержат подпись.
Примечание. Каждое сообщение может содержать только одну подпись.
Автоматическая вставка подписи
На вкладке "Сообщение" в группе "Включить" нажмите "Подпись", а затем нажмите "Подписи".
В разделе "Выбрать подпись по умолчанию" в списке учетных записей электронной почты выберите учетную запись электронной почты, с которой вы хотите связать подпись.
В списке Новые сообщения выберите подпись, которую хотите добавить.
Если вы хотите, чтобы при ответе или пересылке сообщений добавлялась подпись, в списке Ответы/переадресация выберите подпись. В противном случае нажмите (нет).
Вставить подпись вручную
В новом сообщении на вкладке "Сообщение" в группе "Включить" нажмите "Подпись", а затем выберите нужную подпись.
Совет. Чтобы удалить подпись из открытого сообщения, выберите подпись в теле сообщения и нажмите клавишу DELETE.
См. также
Отзыв о создании подписи Outlook
Есть ли у вас отзывы о создании или использовании подписей Outlook? Мы хотели бы знать. В частности, если у вас возникли проблемы с поиском меню «Подписи», мы хотели бы знать, где вы ожидали найти параметр для создания подписи. Команда программистов Outlook и команда документации Outlook прислушиваются к вашим отзывам. Нажмите «Да» или «Нет» в нижней части экрана рядом с «Была ли эта информация полезной?». и оставляйте свои комментарии и предложения по улучшению функции подписи Outlook. Сообщите нам, какую версию Outlook вы используете в настоящее время, а также почему вы искали справку по созданию подписи. Мы будем регулярно обновлять эту документацию, чтобы отвечать на все ваши отзывы, насколько это возможно.
Если все сделано правильно, добавление подписи электронной почты в Outlook 365 определенно произведет профессиональное впечатление.
Если ваши средства к существованию зависят от вашего присутствия в Интернете, настройка подписи Outlook – один из самых экономичных способов привлечь больше людей к вам, завоевать уважение и наладить деловые отношения. Можете ли вы позволить себе, чтобы у ваших коллег и конкурентов был один из них, а у вас — нет?
В этом кратком руководстве показано, как создать, добавить и настроить подпись электронной почты Office 365 за 7 простых шагов. Просто следуйте приведенным ниже инструкциям.
Видеоруководство: добавление подписи в Outlook 365
Если вы предпочитаете смотреть, а не читать, мы подготовили для вас видеоруководство.
Как добавить подпись в веб-приложение Outlook 365: пошаговое руководство
С помощью встроенного редактора Outlook 365 вы можете добавлять текст, ссылки и изображения, но с помощью этого редактора довольно сложно создать профессионально выглядящую подпись электронной почты. Чтобы получить лучшие результаты с меньшими усилиями, рассмотрите возможность использования нашего создателя подписи Outlook
Подпись профессионального веб-приложения Outlook 365 | См. больше шаблонов ниже
Найти редактор подписей электронной почты в настройках Outlook 365
Открыть редактор подписи Outlook 365
Создать новую подпись в Outlook 365
Изменить дизайн подписи электронной почты
СОВЕТ:
Добавить гиперссылку в подпись Outlook 365
Сделать номер телефона в подписи электронной почты кликабельным
Выберите число и щелкните значок ссылки в меню инструментов, как вы делали текст на предыдущем шаге
Добавить изображение в подпись Outlook 365
СОВЕТ. Вы можете загрузить изображение только со своего компьютера. Добавление изображения по URL-адресу в настоящее время невозможно в Outlook 365.
Обратите внимание, что вы не можете разместить изображение рядом с текстом подписи без нарушения структуры подписи. Чтобы получить расширенный дизайн подписи с изображением сбоку, я рекомендую вам попробовать создатель подписи WiseStamp Outlook. Это бесплатно.
Создайте красивую подпись электронной почты, как показано в примере ниже, всего за 2–5 минут.
Создано с помощью WiseStamp
Установить автоматическую подпись электронной почты Outlook 365
Сохраните свою подпись, и все готово!
Как добавить свою подпись к одному электронному письму
По умолчанию Outlook устанавливает 2 флажка в нижней части встроенного редактора. Один из них предназначен для автоматического добавления вашей новой подписи электронной почты к каждому новому отправляемому сообщению, а другой — для добавления подписи, когда вы «Отвечаете» на полученные электронные письма. Обязательно снимите любой флажок, если вы не хотите, чтобы Outlook автоматически добавлял вашу подпись.
Если вы снимите оба флажка, вам следует просто скопировать и вставить готовую подпись электронной почты в окно нового сообщения в тех случаях, когда вы хотите ее использовать.
Копирование и вставка вручную также является хорошим вариантом, если вы хотите использовать разные подписи для разных случаев. Поскольку Outlook 365 не позволяет использовать более одной автоматической подписи для каждой учетной записи.
Дополнительные руководства по Outlook
Легко создавайте профессиональную подпись Outlook 365
Вместо того чтобы усердно работать над созданием подписи с помощью редактора Outlook, попробуйте использовать генератор подписей. Самое приятное то, что вам не нужно вручную настраивать свою подпись в Outlook. Редактор Wisestamp сделает это за вас одним щелчком мыши.
Выполните следующие действия, чтобы создать профессиональную подпись электронной почты Outlook в Интернете за 2–5 минут:
-
.
- Добавьте свои профессиональные данные.
- Перейдите на вкладку "Шаблоны" > выберите готовый шаблон.
- Перейдите на вкладку "Социальные сети" > добавьте значки и ссылки социальных сетей.
- Перейдите на вкладку "Дизайн" > уточните дизайн разделителей подписи, значков и фотографий.
- Перейдите на вкладку «Дополнения» > добавьте кнопки, баннеры, правовую оговорку, галерею Instagram и другие полезные функции. Вы можете добавить изображение или логотип и многое другое.
- Нажмите "ОК, все готово", и все готово.
После того как вы настроите свою подпись, вы можете вернуться и изменить или обновить ее в любое время, и мы автоматически обновим вашу подпись 365 или OWA.
Добавьте изображения, ссылки и социальные кнопки в свою подпись Outlook 365
Чтобы узнать, как обогатить свою подпись некоторыми дополнительными функциями, обязательно ознакомьтесь с нашими 1-минутными руководствами из списка ниже.
Читайте также: