Если вы удалите текстовые документы, они останутся

Обновлено: 21.11.2024

Несмотря на то, что вам больше не нужен конкретный файл, другие сотрудники компании все равно могут счесть его полезным. Отличный способ снизить этот риск — использовать платформу автоматизации поддержки Capacity. Используя этот инструмент, когда вы удаляете файл на своем конкретном компьютере, другие участники организации по-прежнему смогут получить к нему доступ.

В этой статье мы рассмотрим эти и другие вопросы более подробно. Самое главное, конечно, то, что мы точно покажем, что происходит с облачным файлом, который удаляется с вашего компьютера.

Дополнительная литература

Если я удалю файл со своего компьютера, он исчезнет из облака?

Короткий ответ — да. После того как вы удалите файл со своего компьютера, этот файл также будет удален из облака при следующей синхронизации вашей системы.

В то же время это не постоянный, необратимый процесс. Большинство облачных хранилищ позволяют восстановить удаленный файл в течение 30 дней. Точно так же вы также можете использовать эту функцию восстановления, если у вас новый компьютер и вам нужен доступ к вашим файлам.

Нюансы удаления файлов облачного хранилища.

Приведенный выше ответ, конечно, верен только в том случае, если ваше облачное хранилище подключено непосредственно к вашему локальному файловому каталогу. Это характерно для таких сервисов, как OneDrive и Dropbox, которые имеют прямую связь между локальным хранилищем и их виртуальным аналогом. Обе стороны стремятся оставаться синхронизированными, поэтому изменение одной ведет к изменению другой.

Однако облачное хранилище может вести себя иначе. Например, если вы получаете доступ к своему облачному диску только через веб-браузер, вы, скорее всего, будете загружать файлы вручную из своего локального каталога файлов. В этом случае удаление файла с вашего компьютера не повлияет на его статус в сети.

Наконец, поставщик, с которым вы работаете, также играет роль в этом процессе. Каждое решение для облачного хранения, как правило, имеет четкую политику обработки удалений. В то время как некоторые позволяют восстанавливать удаленные файлы только в течение 30 дней, другие могут продлить этот срок до 90 дней или даже года. Понимание этих нюансов поможет вам точно понять, что происходит, когда вы удаляете этот локальный файл.

Как облачные резервные копии влияют на вопрос об удалении файлов.

Одним из существенных преимуществ облачного хранилища является возможность регулярного резервного копирования данных без необходимости в дополнительном хранилище или жестком диске. Конечно, этот процесс также влияет на ваши протоколы после удаления файла.

Скажем, например, что вы случайно удалили локальный файл. Этот файл теперь также будет удален с вашего облачного диска. Если вы пропустите сроки восстановления, вы все равно можете получить его обратно. Просто вызовите резервную копию до того, как вы удалили файл, что позволит системе восстановить его.

Важное предостережение для этого шага: резервное копирование вашей системы на момент в прошлом также устраняет любые другие изменения, которые вы могли внести в файлы за это время. Новые или обновленные файлы могут быть утеряны или возвращены к исходной форме, поэтому этот шаг следует выполнять с большой осторожностью.

Угрозы и проблемы потери данных.

Облачное хранилище и вытекающий из этого вопрос, который стоит в заголовке этой статьи, так важны отчасти из-за серьезной потери данных. Исследования показывают, что 6% компьютеров ежегодно теряют данные. Прибавьте к этому, и более 30% пользователей ПК потеряли все данные своего компьютера в какой-то момент в недавнем прошлом из-за событий, полностью вышедших из-под их контроля.

Облачное хранилище призвано решить эту проблему. Поскольку файлы хранятся виртуально, пожара в офисе или поломки жесткого диска недостаточно для уничтожения ваших данных. Но что происходит, когда связь между локальными и облачными данными настолько тесна, что потеря одного автоматически приводит к потере другого? Вот почему более сложный ответ на главный вопрос так важен.

Эффективное использование динамического облачного хранилища.

Если удаление файла на локальном диске означает его стирание и в облаке, что хорошего в этом виртуальном хранилище? Как оказалось, приложения выходят далеко за рамки расширенного хранилища.

В качестве примера возьмем функцию базы знаний Capacity. Это гораздо больше, чем просто виртуальный жесткий диск, это динамическая платформа, которая может помочь вам сохранить основные знания и опыт вашей организации. Процессы искусственного интеллекта прочесывают данные, превращая их из набора документов и статей в динамичную, по своей сути пригодную для использования часть.

По сути, это не что иное, как облачное хранилище. В то же время возможность превратить простой каталог данных в динамическую базу знаний показывает, что возможно в этом направлении.

Разумеется, хранение вашей основной информации в такой базе знаний также защищает вашу организацию от потенциальной потери данных после удаления файлов.Здесь файлы становятся частью большого целого, поэтому удаление исходного документа Word, из которого они были созданы, мало что сделает для остановки более крупных процессов.

Интеграция с облачными дисками для улучшения управления данными.

Наконец, эффективное управление данными может предотвратить потерю данных, так что сообщение с вопросом в заголовке этой статьи никогда не будет реализовано. По-настоящему цифровая организация не может просто полагаться на единую систему хранения данных. Вместо этого он объединяет несколько решений для тесной совместной работы, в конечном итоге преследуя цель комплексного управления данными.

Для емкости это означает комплексную интеграцию приложений с несколькими решениями для облачного хранения. Файловые системы, такие как OneDrive и Google Drive, уже являются частью уравнения, а другие, такие как Dropbox, скоро появятся. Объедините эти интеграции, и вы сможете использовать нашу платформу для создания комплексной сети облачных дисков и управления данными, специально разработанной для минимизации риска потери данных.

Подробнее об эффективном использовании облачного диска и хранилища.

Короче говоря, эффективное управление облачным хранилищем может быть сложным. Это не так просто, как добавить облачный диск в свой технический стек и закрыть его. Вместо этого вам нужно стратегическое управление данными в сочетании с облачным диском, который поможет вам оставаться организованным.

Крис Хоффман

Крис Хоффман
Главный редактор

Крис Хоффман – главный редактор How-To Geek. Он писал о технологиях более десяти лет и два года был обозревателем PCWorld. Крис писал для The New York Times и Reader's Digest, давал интервью в качестве эксперта по технологиям на телевизионных станциях, таких как NBC 6 в Майами, и освещал свою работу в новостных агентствах, таких как Би-би-си. С 2011 года Крис написал более 2000 статей, которые были прочитаны почти миллиард раз — и это только здесь, в How-To Geek. Подробнее.

Когда вы удаляете файл, он на самом деле не стирается — он продолжает существовать на вашем жестком диске даже после того, как вы очистите его из корзины. Это позволяет вам (и другим людям) восстанавливать файлы, которые вы удалили.

Если вы не будете осторожны, это также позволит другим людям восстановить ваши конфиденциальные файлы, даже если вы думаете, что удалили их. Это особенно важно при утилизации компьютера или жесткого диска.

Что происходит, когда вы удаляете файл

Windows (и другие операционные системы) отслеживают расположение файлов на жестком диске с помощью «указателей». У каждого файла и папки на жестком диске есть указатель, который сообщает Windows, где начинаются и заканчиваются данные файла.

Когда вы удаляете файл, Windows удаляет указатель и помечает сектора, содержащие данные файла, как доступные. С точки зрения файловой системы файл больше не присутствует на вашем жестком диске, а сектора, содержащие его данные, считаются свободным пространством.

Однако до тех пор, пока Windows фактически не запишет новые данные в сектора, содержащие содержимое файла, файл все еще можно восстановить. Программа восстановления файлов может сканировать жесткий диск на наличие этих удаленных файлов и восстанавливать их. Если файл был частично перезаписан, программа восстановления файлов может восстановить только часть данных.

Обратите внимание, что это не относится к твердотельным накопителям (SSD). Причины этого см. ниже.

Почему удаленные файлы не стираются сразу

Если вам интересно, почему ваш компьютер не стирает файлы, когда вы их удаляете, на самом деле это довольно просто. Удаление указателя файла и пометка его пространства как доступного — чрезвычайно быстрая операция. Напротив, фактическое стирание файла путем перезаписи его данных занимает значительно больше времени. Например, если вы удаляете файл размером 10 ГБ, это будет почти мгновенно. Чтобы действительно стереть содержимое файла, может потребоваться несколько минут — столько же, сколько если бы вы записывали 10 гигабайт данных на жесткий диск.

Чтобы повысить производительность и сэкономить время, Windows и другие операционные системы не стирают содержимое файла при его удалении. Если вы хотите стереть содержимое файла при его удалении, вы можете использовать инструмент «уничтожения файлов» — дополнительную информацию см. в последнем разделе.

Твердотельные накопители работают по-другому. Все это не относится к твердотельным накопителям (SSD).Когда вы используете SSD с поддержкой TRIM (все современные SSD поддерживают TRIM), удаленные файлы удаляются немедленно и не могут быть восстановлены. По сути, данные не могут быть перезаписаны в ячейки флэш-памяти — для записи новых данных содержимое флэш-памяти необходимо сначала стереть. Ваша операционная система немедленно стирает файлы, чтобы ускорить запись в будущем — если она не удалит данные файла немедленно, перед записью в будущем придется сначала стереть флэш-память. Это замедлит запись на SSD со временем.

Восстановление удаленных файлов

Если вы случайно удалили файл и хотите вернуть его, вам следует помнить о некоторых вещах:

Вы должны восстановить файл как можно скорее: поскольку Windows продолжает записывать файлы на ваш жесткий диск, вероятность того, что она перезапишет удаленные файлы, возрастает. Если вы хотите быть уверены, что сможете восстановить файл, выполните восстановление немедленно.
Следует стараться использовать жесткий диск как можно меньше. Лучший способ восстановить удаленный файл с жесткого диска – это выключить компьютер сразу после удаления файла, вставить жесткий диск в другой компьютер и использовать операционная система, работающая на другом жестком диске, для ее восстановления. Если вы попытаетесь восстановить файл, установив программу восстановления файлов на тот же жесткий диск, процесс установки и обычное использование жесткого диска могут перезаписать файл.

В Windows нет встроенного инструмента, который сканирует ваш жесткий диск на наличие удаленных файлов, но есть множество сторонних инструментов, которые делают это. Recuva, созданная разработчиками CCleaner, — хороший вариант. Recuva и другие утилиты могут сканировать жесткий диск на наличие удаленных файлов и позволяют их восстановить.

Предотвращение восстановления удаленных файлов

Если на вашем компьютере хранятся конфиденциальные личные данные, такие как финансовые документы и другая конфиденциальная информация, вы можете опасаться, что кто-то сможет восстановить ваши удаленные файлы. Если вы продаете или иным образом избавляетесь от компьютера или жесткого диска, вам следует проявлять осторожность.

Вы можете использовать утилиту, которая автоматически стирает свободное место на вашем жестком диске: при записи других данных на свободное место на жестком диске все удаленные файлы будут стерты. Например, это может сделать встроенный в CCleaner инструмент Drive Wiper.

Чтобы исключить возможность восстановления отдельного файла, вы можете удалить его с помощью приложения для уничтожения файлов, такого как Eraser. Когда файл измельчается или стирается, он не только удаляется, но и его данные полностью перезаписываются, что не позволяет другим людям восстановить его. Однако это не всегда может защитить вас — если вы сделали копию файла и удалили оригинал в какой-то момент, другая удаленная копия файла может все еще скрываться на вашем жестком диске.

Обратите внимание, что этот процесс занимает больше времени, чем обычное удаление файла, поэтому не рекомендуется удалять таким образом все файлы — это необходимо только для конфиденциальных файлов.

Чтобы действительно предотвратить восстановление ваших данных кем-либо, вы можете использовать программу очистки диска, такую как DBAN (Darik's Boot и Nuke). Запишите DBAN на компакт-диск, загрузитесь с него, и он сотрет все с вашего жесткий диск, включая вашу операционную систему и все ваши личные файлы, перезаписывая их бесполезными данными. Это очень полезно при избавлении от компьютера — это поможет вам убедиться, что все ваши личные данные удалены.

Хотя некоторые считают, что файлы все еще можно восстановить после перезаписи, факты показывают, что одной очистки должно быть достаточно.

Теперь вы должны понимать, почему удаленные файлы можно восстановить, а когда нельзя. Помните об этом, избавляясь от компьютера или жесткого диска — ваши конфиденциальные файлы могут оставаться на жестком диске, если вы не стерли их должным образом.

› Как восстановить несохраненный файл Microsoft Office
› 10 полезных команд Windows, которые вы должны знать
› Почему вы не можете «надежно удалить» файл и что делать вместо этого
› Как восстановить удаленные сообщения iMessage с iPhone или iPad
› Как очистить диск в Windows 10 или Windows 11
› Почему средства безопасного удаления файлов ненадежны
› Как стереть диски с Windows, Mac или загрузочного диска
› 5 вещей, которые вы, вероятно, не знали о GIF-файлах

Когда вы удаляете файл со своего компьютера, он не исчезает просто так — по крайней мере, не сразу. Даже если вы немедленно очистите корзину или папку «Корзина», все, что вы сделаете при удалении, — это пометит место, занимаемое файлом на вашем жестком диске, как свободное. Пока другой файл или приложение не использует эту комнату, старые данные останутся. Вот почему специализированные программы часто могут восстановить удаленные файлы за вас.

Но восстановление не всегда является приоритетом. Если вы хотите безопасно удалить конфиденциальные файлы или продаете свой старый компьютер другому человеку, вам нужно убедиться, что никакое умное программное обеспечение никогда не сможет вернуть ваши старые файлы из мертвых. Следуйте этому руководству, чтобы убедиться, что нежелательные файлы навсегда исчезают с вашего компьютера, планшета или телефона, вне досягаемости даже для самой решительной команды криминалистов. Просто убедитесь, что вы действительно хотите безвозвратно стереть данные, прежде чем начать.

Независимо от того, какой тип компьютера вы используете, первым делом нужно удалить файл из Проводника в Windows или Finder в macOS. Затем очистите любой инструмент восстановления, который использует ваша операционная система, — либо корзину, либо папку «Корзина». На этом большинство людей остановятся и перейдут к другой задаче, оставив свои данные уязвимыми. Но вы не большинство людей.

Удалить файлы со стандартных жестких дисков

Ластик может удалять определенные файлы и папки или регулярно очищать пустое место на диске. Дэвид Нилд

Если вы используете старый настольный компьютер или ноутбук, вероятно, он оснащен традиционным механическим жестким диском, также называемым жестким диском. Если вы не уверены, быстрый взгляд на спецификации должен так или иначе сказать вам. Данные на этих дисках хранятся близко друг к другу, что упрощает восстановление информации.

Чтобы решить эту проблему и безопасно удалить файл или папку, вам понадобится помощь сторонней программы. Для Windows одним из лучших является простой инструмент Eraser, или вы можете попробовать Recuva, которая позиционируется как программа для восстановления файлов, но также выполняет безопасное удаление. Обе бесплатные программы работают одинаково: они перезаписывают свободное место на вашем диске случайными данными, поэтому исходные файлы и папки нельзя будет вернуть.

Для Mac с механическим жестким диском процесс зависит от возраста вашей машины. На новых жестких дисках Mac мы рекомендуем постоянный ластик, который является бесплатным. Просто укажите этому приложению файлы и папки, от которых вы хотите избавиться, и оно позаботится обо всем остальном. Но если вы используете старое устройство с Yosemite или более раннюю версию macOS, вы можете просто открыть меню Finder и выбрать «Защитить пустую корзину» — параметр, который перезаписывает все файлы в папке «Корзина» ненужными данными.

Параметры различаются, поскольку Apple удалила функцию «Безопасная очистка корзины» из El Capitan и всех последующих версий своего программного обеспечения. Компания сделала это, потому что в ее новых MacBook используются твердотельные накопители или SSD, которые работают иначе, чем механические жесткие диски. Если на вашем компьютере с Windows или Mac установлен SSD, вам потребуется особый подход.

Удалить файлы с SSD-накопителей

FileVault обеспечивает встроенное шифрование на компьютерах с macOS. Дэвид Нилд

Многие ноутбуки, особенно произведенные Apple, содержат твердотельные накопители. Они становятся повсеместными, потому что они намного быстрее, чем жесткие диски, хотя они и дороже. Твердотельные накопители также обрабатывают удаление файлов иначе, чем механические диски: они не дают вам такого же контроля над местом сохранения данных, поэтому программы перезаписи не будут работать.

Таким образом, вместо записи поверх удаленных файлов пользователям SSD необходимо зашифровать диск. Шифрование означает, что имя пользователя и пароль, которые вы используете для входа на свой компьютер, будут действовать как код разблокировки для файлов, даже если они были удалены. Без этого кода никто не сможет прочитать содержимое вашего компьютера или восстановить стертые файлы. Единственная опасность заключается в том, что кто-то узнает вашу комбинацию имени пользователя и пароля, войдет в систему на вашем компьютере и запустит программу восстановления файлов. Поскольку твердотельные накопители хранят биты данных в случайных местах на диске, у вас нет никакого способа помешать людям делать это. Просто выберите надежный пароль и следите за тем, кто имеет доступ к вашему компьютеру.

Маки должны автоматически шифровать файлы, но вы можете убедиться в этом, открыв Системные настройки, затем Безопасность и конфиденциальность и вкладку FileVault. Если он еще не включен, включите FileVault, и он сделает ваши удаленные файлы недоступными. В Windows 10 вы можете использовать встроенный инструмент BitLocker (ищите его на панели задач), но только если у вас Windows 10 Pro. Если вы этого не сделаете, вы можете использовать стороннюю альтернативу, например бесплатную VeraCrypt, для шифрования дисков.

Если вы продаете свой компьютер и хотите безвозвратно удалить с него все данные, вы можете не только использовать шифрование, чтобы защитить свои данные. Во-первых, перенесите все, что вы хотите сохранить, на другую машину, не забывая сделать резервную копию. Затем полностью переустановите операционную систему, чтобы безопасно стереть все данные на SSD.

Чтобы переустановить macOS, следуйте инструкциям Apple. Для Windows вы можете следовать инструкциям Microsoft по переустановке или использовать инструменты производителя твердотельных накопителей, чтобы выполнить полную очистку как можно полнее. Эти инструменты доступны для SanDisk, OCZ, Samsung и других твердотельных накопителей.

Удаление файлов на планшетах и телефонах

Хорошая защита экрана блокировки — лучшая защита от несанкционированного доступа к вашим удаленным файлам на мобильном устройстве. Дэвид Нилд

Компьютеры получают много отзывов о безопасности данных, но многие из нас также хранят уязвимую информацию на планшетах и телефонах. Эти устройства используют флэш-память, аналогичную той, что используется в SSD-накопителях, поэтому принципы удаления такие же: не имея простого способа безопасного удаления файлов, вы должны шифровать данные, хранящиеся на ваших мобильных устройствах. С другой стороны, восстановить удаленные файлы практически невозможно, потому что приложения получают лишь ограниченный контроль над файловыми системами на смартфонах и планшетах. Это означает, что вам не нужно беспокоиться о нежелательном возвращении файлов на эти устройства.

Вместо того, чтобы беспокоиться о безопасном удалении, вам следует защитить свои телефоны и планшеты от нежелательных посетителей: включите идентификатор отпечатка пальца или хотя бы PIN-код, чтобы никто, кроме вас, не мог получить доступ к вашим устройствам. Если ни у кого нет доступа, они не могут бездельничать и восстанавливать стертые файлы, что в любом случае потребует высокого уровня технических ноу-хау. Все устройства iOS, а также все устройства Android, работающие под управлением версии 6.0 (Marshmallow) или более поздней, по умолчанию применяют шифрование. Таким образом, если вы защитите свой экран блокировки, вы также сможете защитить свои данные.

Тем не менее, если вы избавляетесь от своего мобильного устройства, вам следует выполнить полный сброс настроек, чтобы надежно стереть с него все данные. Как всегда, убедитесь, что у вас есть резервные копии, прежде чем делать это. Следующим шагом в iOS будет выбор параметра «Сброс» в меню «Общие» в приложении «Настройки». На устройстве Android откройте «Настройки» и перейдите в «Система», «Дополнительно», а затем «Параметры сброса». Там вы найдете Стереть все данные (сброс настроек). В некоторых случаях технически возможно получить данные после такого сброса, но для этого потребуются навыки ФБР, так что не теряйте сон из-за этого.

Последний вариант, о котором мы не упомянули, – это надеть защитные очки, ударить молотком по жесткому диску или смартфону и разрушить его. На всякий случай вы можете забить несколько гвоздей через жесткий диск или флэш-память, чтобы убедиться, что к нему никогда больше не будет доступа. После такого повреждения никто никогда не тронет ваши удаленные файлы. Если вы избавляетесь от своего компьютера или мобильного устройства, физическое уничтожение — это высшая степень параноидальной защиты данных.

Дэвид Нилд (David Nield) — независимый участник Popular Science. Он создает руководства и разъяснения для раздела "Сделай сам" по всем вопросам: от улучшения фотографий на смартфоне до повышения безопасности ноутбука. У него не так много свободного времени, но если оно есть, то он смотрит малоизвестные фильмы и совершает длительные прогулки по сельской местности.

Избегайте непреднамеренного распространения скрытой информации, такой как автор документа и имена, связанные с комментариями или отслеживаемыми изменениями, путем удаления скрытых данных. Все изменения, внесенные в документ при включенной функции отслеживания изменений, остаются частью документа Word до тех пор, пока они не будут приняты или отклонены. Все вставленные комментарии остаются в документе до тех пор, пока не будут удалены. Чтобы отобразить все изменения и комментарии, перейдите на вкладку "Обзор" на ленте и нажмите "Все пометки" в группе Отслеживание.

Используйте инспектор документов для удаления скрытых данных

Чтобы открыть инспектор документов, нажмите «Файл» > «Информация» > «Проверить наличие проблем» > «Проверить документ».

Нажмите «Удалить все», чтобы удалить выбранный элемент, например все комментарии, исправления, версии и аннотации.

После выполнения этих шагов сохраните документ, и он больше не будет содержать элементы, которые вы удалили.

Редактировать свойства документа, личную информацию и другие данные документа

Чтобы выборочно изменить данные документа, выберите вкладку "Файл" > "Информация". Свойства отображаются на панели справа. Щелкните Показать все свойства. Чтобы добавить или изменить свойства, наведите указатель мыши на свойство, которое вы хотите обновить, например, «Автор», и введите информацию. Щелкните вкладку «Файл», чтобы вернуться к документу, и внесенные вами изменения будут сохранены автоматически.

Скрыть исправления или комментарии

Удалите все исправления или комментарии, как указано выше.

Удалить отслеженные изменения вручную или выборочно

Если вы включите Отслеживание изменений, Word сохранит все сделанные изменения и комментарии.

Перейдите на вкладку "Обзор" на ленте.
Нажмите стрелку вниз в разделе "Отслеживание изменений" > "Отслеживать изменения", чтобы включить или отключить эту функцию. Отслеживание изменений: вкл. или Отслеживание изменений: выкл. будет отображаться в строке состояния (нижняя строка в документе). Если это не отображается, щелкните правой кнопкой мыши строку состояния, и установите флажок Отслеживать изменения.

Отслеживаемые изменения в документе сохраняются даже после отключения параметра Отслеживание изменений. Чтобы удалить все отслеживаемые изменения из документа, убедитесь, что все изменения отображаются, а затем выполните следующие действия:

Перейдите на вкладку "Обзор" на ленте. Нажмите стрелку вниз "Принять" в группе Изменения

Чтобы принять все изменения, нажмите Принять все изменения в документе. Чтобы отклонить все изменения, нажмите стрелку "Отклонить" > "Отклонить все изменения в документе".

Чтобы выборочно принять или отклонить изменения, нажмите «Принять и перейти к следующему» или «Отклонить и перейти к следующему». Нажмите «Далее», чтобы перейти к следующему отслеживаемому изменению.

Повторяйте это до тех пор, пока все изменения в документе не будут приняты или отклонены.

Редактировать комментарии или удалять их выборочно

Перейдите на вкладку "Обзор" и нажмите "Далее" в группе "Комментарии", чтобы перейти от одного комментария к другому.

Чтобы удалить комментарий, вы должны удалить его. Перейдите на вкладку "Рецензирование" > "Удалить", чтобы удалить выделенный комментарий, или нажмите стрелку "Удалить" и выберите "Удалить" или "Удалить все комментарии в документе".

Читайте также: