Для создания отчета в Microsoft Office необходим доступ

Обновлено: 20.11.2024

Отчет — это инструмент, используемый для обобщения и представления данных в упорядоченном формате, обычно распечатываемом. Отчеты и формы похожи, но формы используются для просмотра, ввода и редактирования данных, а также для подробного просмотра записей и обычно отображаются на экране. Отчеты используются для просмотра информации, обобщения и группировки данных, а также для просмотра на экране, но обычно распечатываются.

Инструменты дизайна отчетов в Access

Отчет: создайте базовый отчет данных в текущем запросе или таблице, в который можно добавить группы или итоговые данные.
Дизайн отчета: создайте новый пустой отчет в представлении «Дизайн». Вы можете вносить дополнительные изменения в отчет, например добавлять настраиваемые типы элементов управления и коды.
Пустой отчет: создайте новый пустой отчет, чтобы можно было вставлять поля и оформлять отчет.
Мастер отчетов: отображает мастер отчетов, который поможет вам создать простой настраиваемый отчет.
Ярлыки: откройте мастер ярлыков, чтобы создать стандартные или пользовательские ярлыки.

Как создать отчет с помощью Microsoft Access

1] Создайте отчет с помощью инструмента отчетов

Перейдите на вкладку "Создать" в группе отчетов, щелкните группу отчетов. Отчет создается быстро. В отличие от формы, отчеты нельзя редактировать, но вы можете изменить свой отчет, изменив столбец; щелкнув столбец, появится желтая рамка, и вы сможете перетащить край столбца на желаемую длину.

Удалить столбец или строку вы не хотите. Щелкните правой кнопкой мыши строку или столбец и выберите Удалить. Отчет следует изменить в режиме макета.

2] Создайте отчет с помощью конструктора отчетов

В группе отчетов выберите Дизайн отчета ; это приведет вас к дисплею Design View. Представление «Дизайн» состоит из таких разделов, как «Верхний колонтитул страницы», «Сведения» и «Нижний колонтитул страницы».

Чтобы добавить данные в пустой макет, нажмите «Свойства» , затем нажмите стрелку раскрывающегося меню в верхней части листа свойств и выберите «Отчет» . Щелкните Данные . В раскрывающемся меню "Источник записи" выберите запрос или таблицу, которые вы хотите использовать в своем отчете.

Нажмите «Добавить существующие поля» . Щелкните поля, которые вы хотите добавить в отчет, и перетащите их в раздел сведений.

Перейти к предварительному просмотру печати. Вы увидите свой отчет в печатном виде. В левом нижнем углу режима печати есть кнопки навигации, с помощью которых можно перемещаться по отчету.

Чтобы вернуться в представление «Дизайн», закройте окно предварительного просмотра, нажав кнопку «Закрыть представление для печати» в правом верхнем углу окна.

3] Создайте отчет, используя пустой отчет

На вкладке "Создать" в группе "Отчеты" выберите инструмент "Пустой отчет".

Справа от окна инструментов макета отчета выберите Добавить существующие поля. Есть список полей; щелкните поле и перетащите поле в пустое место. Затем перейдите в режим предварительного просмотра; вы увидите распечатку своего отчета.

4] Создайте отчет с помощью мастера отчетов

В группе отчетов выберите Мастер отчетов, появится диалоговое окно Мастера отчетов.

В диалоговом окне выберите таблицу и поля, которые должны быть в вашем отчете. При нажатии этих кнопок (>, >>, В Мастере будет задан вопрос: «Хотите ли вы добавить какие-либо уровни группировки? Выберите нужный уровень группировки, затем нажмите «Далее».

Выберите порядок сортировки, в котором должен находиться ваш отчет, с помощью раскрывающегося меню и кнопки рядом с раскрывающимся меню, где вы можете выбрать порядок сортировки по возрастанию или по убыванию. Затем Далее.

Вы можете выбрать формат отчета. Вы можете выбрать параметры; Столбчатый, табличный и по ширине, и вы можете выбрать ориентацию макета: книжную или альбомную. Затем Далее

Вы можете выбрать заголовок и просмотреть отчет или изменить дизайн отчета. Затем Готово.

поиск меню

Урок 11. Создание отчетов

Введение

Если вам нужно поделиться информацией из вашей базы данных с кем-то, но вы не хотите, чтобы этот человек действительно работал с вашей базой данных, рассмотрите возможность создания отчета. Отчеты позволяют упорядочивать и представлять данные в удобном для чтения и визуально привлекательном формате. Access упрощает создание и настройку отчета с использованием данных из любого запроса или таблицы в вашей базе данных.

В этом уроке вы узнаете, как создавать, изменять и печатать отчеты.

В этом руководстве мы будем использовать образец базы данных. Если вы хотите продолжить, вам необходимо загрузить нашу пробную базу данных Access 2016. Чтобы открыть пример, на вашем компьютере должен быть установлен Access 2016.

Посмотрите видео ниже, чтобы узнать больше о создании отчетов.

Чтобы создать отчет:

Отчеты позволяют представить компоненты вашей базы данных в удобном для чтения формате для печати. Access позволяет создавать отчеты как из таблиц, так и из запросов.

Как и таблицы и запросы, отчеты можно сортировать и фильтровать. Просто щелкните правой кнопкой мыши поле, которое нужно отсортировать или отфильтровать, а затем выберите нужный параметр в меню.

Удаление полей

Возможно, вы обнаружите, что ваш отчет содержит некоторые поля, которые вам на самом деле не нужны. Например, в нашем отчете есть поле «Почтовый индекс», которое не нужно в списке заказов. К счастью, вы можете удалять поля в отчетах, не затрагивая таблицу или запрос, из которых вы взяли данные.

Чтобы удалить поле в отчете:

Нажмите любую ячейку в поле, которое хотите удалить, затем нажмите клавишу Delete на клавиатуре.

При удалении поля обязательно удалите и его заголовок. Просто выберите заголовок и нажмите клавишу Delete.

Печать и сохранение отчетов в режиме предварительного просмотра

Хотя вы можете печатать отчеты с помощью команд в представлении Backstage, вы также можете использовать предварительный просмотр перед печатью. Предварительный просмотр печати показывает, как ваш отчет будет выглядеть на распечатанной странице. Кроме того, вы можете изменить способ отображения отчета, распечатать его и даже сохранить в файле другого типа.

Посмотрите видео ниже, чтобы узнать больше о печати отчетов.

Нажимайте кнопки в интерактивном окне ниже, чтобы узнать о предварительном просмотре перед печатью.

редактировать горячие точки

Печать

Нажмите команду «Печать», чтобы напечатать отчет.

Параметры размера страницы

С помощью параметров размера страницы вы можете установить ширину полей в отчете.

Параметры макета страницы

Здесь вы можете изменить ориентацию отчета. Выберите книжную (высокую) или альбомную (широкую). Вы также можете создавать столбцы или щелкнуть команду «Параметры страницы», чтобы получить дополнительные параметры макета.

Параметры масштабирования

С помощью параметров масштабирования вы можете решить, какую часть отчета вы хотите видеть на экране. Вы также можете выбрать просмотр нескольких страниц одновременно.

Закрыть предварительный просмотр печати

Нажмите здесь, чтобы выйти из режима предварительного просмотра.

Параметры экспорта

Параметры экспорта позволяют сохранить отчет в другом формате. Это позволяет просматривать отчет в других программах.

Печать

Нажмите команду «Печать», чтобы напечатать отчет.

Параметры размера страницы

С помощью параметров размера страницы вы можете установить ширину полей в отчете.

Параметры макета страницы

Параметры масштабирования

Параметры экспорта

Закрыть предварительный просмотр печати

Нажмите здесь, чтобы выйти из режима предварительного просмотра.

Чтобы распечатать отчет:

На вкладке «Главная» нажмите команду «Вид», затем выберите «Предварительный просмотр перед печатью» в раскрывающемся списке. Ваш отчет будет отображаться в том виде, в котором он будет отображаться на печатной странице.

Сохранение отчетов

Вы можете сохранять отчеты в других форматах, чтобы их можно было просматривать вне Access. Это называется экспортом файла и позволяет просматривать и даже изменять отчеты в других форматах и программах.

Access предлагает варианты сохранения отчета в виде файла Excel, текстового файла, PDF, HTML-документа и т. д. Поэкспериментируйте с различными вариантами экспорта, чтобы найти тот, который лучше всего соответствует вашим потребностям.

Чтобы экспортировать отчет:

На вкладке "Главная" нажмите команду "Просмотр", затем выберите "Предварительный просмотр перед печатью" в раскрывающемся списке.
Найдите группу данных на ленте.
Выберите один из вариантов типа файла или нажмите "Еще", чтобы просмотреть варианты сохранения отчета в виде файла Word или HTML.

Некоторые параметры экспорта вызывают появление мастера экспорта. Просто следуйте инструкциям по экспорту отчета.

Бывший автор Lifewire Майк Чаппл — ИТ-специалист с более чем 10-летним опытом работы в области кибербезопасности и обширными знаниями SQL и управления базами данных.

Отчеты Microsoft Access визуализируют данные для презентаций, форматов для печати, управленческих отчетов или простых сводок того, что таблицы представляют из базы данных. С помощью мастера отчетов можно быстро создать базовый отчет.

Инструкции в этой статье относятся к Access для Microsoft 365, Access 2019, Access 2016, Access 2013 и Access 2010.

Как сделать отчет в Microsoft Access

Мастер отчетов Access позволяет выбрать поля, которые будут отображаться в вашем отчете, способ группировки или сортировки данных и многое другое.

Откройте базу данных и перейдите на вкладку "Создать".

В группе "Отчеты" выберите "Мастер отчетов".

Откроется мастер отчетов.

В списке Таблицы/запросы выберите таблицу, на основе которой вы хотите создать отчет.

В списке "Доступные поля" дважды щелкните имя поля, чтобы добавить его в отчет, или выберите поле и нажмите одиночную стрелку вправо, чтобы переместить его в список "Выбранные поля".

Двойной щелчок по полю в списке "Выбранные поля" возвращает его в список "Доступные поля".

Нажмите «Далее», когда закончите добавлять поля.

Выберите поля, по которым вы хотите отсортировать записи, и нажмите кнопку Далее.

В разделе «Макет» выберите макет, в котором должен отображаться отчет. Доступны следующие варианты: Столбчатый, Табличный и По ширине. Вы также можете выбрать книжную или альбомную ориентацию.

Слева появится предварительный просмотр выбранного стиля макета.

Чтобы продолжить, нажмите "Далее".

Введите название отчета.

Выберите «Предварительный просмотр отчета», чтобы увидеть готовый отчет в представлении «Отчет», когда закончите, или выберите «Изменить дизайн отчета», чтобы открыть отчет в представлении «Дизайн», и нажмите «Готово».

Выберите Главная > Вид, чтобы открыть отчет в другом представлении.

В этой главе мы расскажем об основах отчетов и о том, как создавать отчеты. Отчеты позволяют просматривать, форматировать и обобщать информацию в базе данных Microsoft Access. Например, вы можете создать простой отчет по телефонным номерам для всех ваших контактов.

Отчет состоит из информации, извлекаемой из таблиц или запросов, а также информации, хранящейся в макете отчета, такой как метки, заголовки и графика.

Таблицы или запросы, предоставляющие базовые данные, также называются источником записей отчета.

Если все поля, которые вы хотите включить, существуют в одной таблице, используйте эту таблицу в качестве источника записей.

Если поля содержатся более чем в одной таблице, необходимо использовать один или несколько запросов в качестве источника записи.

Пример

Сейчас мы рассмотрим простой пример, чтобы понять процесс создания очень простого отчета. Для этого нам нужно перейти на вкладку «Создать».

Прежде чем нажимать кнопку "Отчет" для создания базового отчета, убедитесь, что выбран правильный запрос. В этом случае на панели навигации выбран qryCurrentProjects. Теперь нажмите кнопку «Отчет», которая создаст отчет на основе этого запроса.

Вы увидите, что отчет открыт в режиме макета. Это обеспечивает быстрый способ настроить размер или ширину любого из ваших полей, которые вы видите в отчете. Теперь давайте настроим ширину столбцов, чтобы все уместилось лучше.

Прокрутите вниз и настройте элемент управления страницей внизу.

Это был очень быстрый способ создать очень простой отчет. Вы также можете вносить небольшие изменения и корректировки в режиме просмотра отчета.

Как и формы, отчет состоит из множества различных разделов.
У вас есть раздел сведений, в котором по большей части хранятся все ваши данные.
Вы также увидите верхний и нижний колонтитулы страницы; они отображаются вверху и внизу каждой страницы отчета.

Давайте теперь изменим заголовок отчета и дадим ему другое имя.

Нажмите на значок сохранения, чтобы сохранить отчет.

Появится приведенное выше диалоговое окно.

Введите название отчета и нажмите "ОК". Если вы хотите увидеть, как этот отчет будет выглядеть на самом деле, в режиме предварительного просмотра вы можете вернуться к кнопке «Просмотр» и нажать «Предварительный просмотр», чтобы увидеть, как этот отчет будет выглядеть при печати на бумаге или в формате PDF.

Используя инструменты в правом нижнем углу, вы можете увеличивать или уменьшать масштаб. У вас также есть несколько кнопок на вкладке «Предварительный просмотр», которые автоматически появляются при переключении в режим предварительного просмотра. В разделе масштабирования у вас есть представление для одной страницы, двух страниц; или, если у вас есть более длинный отчет, вы можете просмотреть четыре страницы одновременно, восемь страниц или двенадцать страниц. Вы также можете настроить простые вещи, такие как размер бумаги, которую вы используете для печати, поля для вашего отчета, ориентацию, количество столбцов, настройку страницы и т. д. И таким образом вы можете создать очень быстро простой отчет с помощью кнопки "Отчет" на вкладке "Создать".

Создание отчета с помощью конструктора отчетов

Дизайн отчета — это еще один способ создания быстрого отчета в Access. Для этого нам нужно использовать кнопку «Просмотр дизайна отчета», которая похожа на кнопку «Дизайн формы». Это создаст пустой отчет и откроет его непосредственно в представлении «Дизайн», что позволит вам изменить источник управления и добавить поля непосредственно в представление «Дизайн» отчета.

Теперь перейдем на вкладку "Создать" и нажмите кнопку "Дизайн отчета".

Откроется пустой отчет или несвязанный отчет, то есть этот отчет не связан ни с каким другим объектом в нашей базе данных.

На вкладке "Дизайн" в группе "Инструменты" выберите лист свойств. Откроется панель свойств.

На вкладке "Данные" назначьте источник записи для этого отчета, чтобы связать его с объектом базы данных, как показано на следующем снимке экрана.

Выберите qryLateProjects из раскрывающегося списка, и теперь следующим шагом будет просмотр и добавление некоторых полей в этот отчет, нажав кнопку списка «Добавить существующие поля» на вкладке «Дизайн».

Выберите поля, как показано на снимке экрана выше.

Перетащите поля в отчет, как показано на снимке экрана выше. Перейдите на вкладку «Упорядочить» и в группе «Таблица» у вас есть несколько вариантов на выбор.

Существует макет с накоплением и табличный макет, который очень похож на электронную таблицу. Давайте выберем табличный макет.

Вы можете видеть, что он перемещает все ярлыки в область верхнего колонтитула страницы. Эти метки будут отображаться только один раз в верхней части каждой страницы, и запрос данных будет повторяться для каждой записи в разделе «Подробности». Теперь вы можете просмотреть и внести некоторые изменения, чтобы сделать поле ProjectName шире.

Как видно на снимке экрана выше, между разделом сведений и нижним колонтитулом страницы есть много места.

Давайте перетащим нижний колонтитул страницы вверх, чтобы уменьшить пространство, как показано на следующем снимке экрана. Теперь мы перейдем на вкладку «Дизайн», нажмите кнопку «Просмотр» и выберите «Просмотр отчета».

Теперь вы можете видеть, что некоторые названия проектов не являются полными; вы можете настроить это либо в режиме конструктора, либо в режиме макета.

Читайте также: