Что такое заметки onenote об элементах Outlook

Обновлено: 03.07.2024

Если вы похожи на большинство из нас, многие важные задачи и заметки приходят по электронной почте. Вы использовали Календарь Microsoft и список дел, чтобы отслеживать свои задачи, но хотите сделать больше.

Большинство людей не понимают, что вы можете использовать MS OneNote в качестве диспетчера задач Outlook с инструментами списка дел календаря Outlook. Добавив OneNote в MS Outlook, вы сможете не только отслеживать свои задачи, но и отслеживать другую информацию, поступающую по электронной почте, в удобных блокнотах с вкладками. Есть даже функции совместной работы OneNote, которые вы можете использовать для обмена информацией с другими.

В этом руководстве мы покажем вам, как активировать функцию OneNote в MS Outlook. Мы также покажем вам, как использовать OneNote для эффективного управления задачами и заметками. Мы расскажем, как MS Outlook может помочь вам хранить и систематизировать входящие сообщения электронной почты. Наконец, мы поделимся крутым лайфхаком по использованию MS OneNote вместе с календарем Outlook, чтобы вести протокол собрания и раздавать его участникам.

Руководство по использованию Inbox Zero Mastery (бесплатная электронная книга)

В этом руководстве вы узнаете, как использовать OneNote и Outlook для управления проектами. Вы можете получить еще больший контроль над своими проектами, научившись управлять своим почтовым ящиком, поэтому обязательно скачайте нашу бесплатную электронную книгу: The Ultimate Guide to Inbox Zero Mastery. Он содержит стратегии организации входящей почты и полезные советы по более эффективному управлению всей входящей электронной почтой.

Теперь давайте перейдем к нашему руководству по использованию Microsoft Outlook с OneNote.

Что такое Microsoft OneNote?

MS OneNote – это инструмент для ведения заметок/списков дел, входящий в состав пакета MS Office. Это позволяет вам организовывать и хранить информацию, а также отслеживать встречи и задачи. Когда вы учились в школе, вы, возможно, использовали блокнот с вкладками, чтобы систематизировать свои бумаги. OneNote работает почти так же, за исключением того, что ваша записная книжка теперь виртуальная, а вкладки называются разделами.

OneNote интегрирован в MS Outlook, и вы можете использовать его вместе с календарем MS Outlook и списком дел. Его также можно интегрировать в другие приложения для повышения производительности программного обеспечения. OneNote также включает в себя инструменты для совместной работы.

Чтобы узнать больше об основах Microsoft OneNote, воспользуйтесь несколькими руководствами:

Как активировать MS OneNote

Теперь, когда вы узнали, что такое MS OneNote, вы готовы начать его использовать. Прежде чем вы сможете начать использовать надстройку MS OneNote, вам необходимо убедиться, что она включена. Если OneNote включен, вы увидите значок OneNote на ленте, когда выбрана вкладка "Главная":

Если OneNote активен с Outlook, вы увидите значок OneNote на ленте.

Если OneNote не активен в вашей версии Outlook, вам необходимо активировать его. Вот что делать

Шаг 1. Откройте окно параметров Outlook

Начните с открытого почтового ящика Outlook. Перейдите на вкладку «Файл». Появится окно «Информация об учетной записи»:

Выберите «Параметры» в окне «Информация об учетной записи», чтобы открыть окно «Параметры Outlook».

Нажмите "Параметры" слева. Появится окно параметров Outlook:

Выберите параметр «Надстройки», чтобы активировать OneNote.

Шаг 2. Измените статус OneNote на активный

Выберите параметр «Надстройки» слева. В окне Просмотр и управление надстройками Microsoft Office вы увидите списки активных, неактивных и отключенных надстроек приложений:

Вы увидите списки активных, неактивных и отключенных надстроек.

Если OneNote находится в списке неактивных надстроек приложений, выберите надстройки COM рядом с элементом «Управление» в нижней части экрана. Затем нажмите кнопку Перейти. Появится диалоговое окно надстроек Com:

Надстройки без галочки неактивны.

Установите флажок рядом с пунктом "Заметки OneNote об элементах Outlook", чтобы активировать его, а затем нажмите кнопку "ОК". Система вернется к вашему почтовому ящику. Теперь вы должны увидеть значок OneNote на ленте, когда выбрана вкладка «Главная».

Как создавать задачи Outlook в OneNote

После активации OneNote вы можете использовать его в качестве диспетчера задач Outlook, создавая задачи в Outlook и сохраняя их в OneNote или создавая задачи в OneNote и сохраняя их в Outlook. Начнем!

Первое, что вам нужно сделать, это открыть OneNote на рабочем столе:

Обратите внимание, что OneNote разбит на блокноты. Каждая записная книжка содержит разделы, а каждый раздел содержит страницы.

Как видите, я уже добавил блокнот под названием Project XYZ в OneNote, чтобы мы могли с ним работать. Я также добавил в блокнот несколько разделов (иногда называемых папками). Разделы, которые я добавил, называются «Встречи», «Протокол», «Переписка» и «Задачи». Справа вы увидите место для списка страниц в открытом в данный момент разделе — это зеленый раздел. (В списке пока нет страниц, потому что мы их не создали.)

Создавайте и называйте собственные блокноты и разделы в соответствии с потребностями вашей организации.

1. Используйте OneNote для добавления новой задачи в список задач Outlook

Вы можете добавить задачу в список дел Outlook из OneNote. Вот как:

Шаг 1. Откройте раздел записной книжки и добавьте задачу

Начните с открытия соответствующего раздела в нужном блокноте. В этом случае я начну с раздела Tasks, открытого в папке Project XYZ. (Я уже добавил в этот раздел ранее существовавшую задачу под названием «Файл документации проекта XYZ». Вы можете увидеть ее в списке страниц справа.)

После добавления новой задачи введите ее название рядом с флажком.

На ленте установите флажок рядом со значком "Тег дел". Флажок, обозначающий новую задачу, появляется на пустой странице в открытом разделе.

Шаг 2. Введите описание задачи

Введите описание задачи в пустое место рядом с флажком.

Название задачи должно описывать задачу, чтобы вы могли найти ее позже.

Шаг 3. Запланируйте задачу и добавьте детали

По завершении нажмите значок Задачи Outlook на ленте. В раскрывающемся меню выберите период времени, когда вы хотите добавить задачу в список задач Outlook. Чтобы запланировать конкретную дату, выберите параметр «Пользовательский». Отобразится окно "Новая задача Outlook":

Заполните данные в окне "Новая задача Outlook".

Пришло время заполнить сведения о задаче:

Используйте поля Дата начала и Срок выполнения, чтобы запланировать задачу.
Опишите важность задачи, используя поле "Приоритет" (выберите между "Низкий", "Нормальный" и "Высокий").
Установите флажок "Напоминание", чтобы Outlook напоминал вам о задаче.
Определите важность задачи с помощью поля "Приоритет".

После заполнения окна "Новая задача" закройте его, нажав X в правом верхнем углу окна. Обязательно сохраните изменения, когда Outlook предложит вам сделать это.

Шаг 4. Просмотр задачи в Outlook

Чтобы просмотреть задачу, которую вы только что создали в OneNote, откройте список задач MS Outlook. Вы увидите только что созданную задачу в списке задач. Подробная информация появится на панели справа:

Обратите внимание, что описание задачи содержит гиперссылку на страницу OneNote, которую мы использовали для создания задачи.

Теперь вы можете работать с задачей в Outlook так же, как и с любой задачей, созданной с помощью инструментов задач Outlook, если хотите. Дополнительные сведения о работе с окном "Новая задача" см. в этом руководстве:

2. Добавить задачу Outlook в OneNote

Используйте OneNote в качестве диспетчера задач Outlook, сохраняя задачи, созданные в Outlook, в OneNote. Вот что нужно сделать:

Шаг 1. Откройте список дел Outlook и выберите задачу

Начните с открытого почтового ящика и откройте список дел. (Щелкните значок «Дополнительно» в нижней части панели навигации и выберите «Задачи» во всплывающем меню.)

Выберите задачу, которую вы создали в Outlook, из списка. Для нашего примера я создал задачу «Посетить учебный семинар» в MS Outlook:

Вы можете добавить задачу, созданную в Outlook, в OneNote.

Дважды щелкните задачу, которую вы создали в Outlook, чтобы открыть ее.

Задачи Outlook содержат значок OneNote, который позволяет сохранять их в OneNote.

Шаг 2. Отправьте задачу в OneNote

Нажмите значок OneNote на ленте, чтобы отправить задачу в OneNote. Откроется диалоговое окно "Выбор местоположения в OneNote":

Используйте диалоговое окно «Выбор места» в OneNote, чтобы выбрать место для своей задачи.

Нажмите на записную книжку, чтобы выбрать один из разделов внутри, или сделайте выбор из списка «Последние выбранные». Выбрав место, нажмите кнопку ОК и закройте открытое задание.

Шаг 3. Просмотр задачи Outlook в OneNote

Чтобы увидеть свою задачу в OneNote, откройте записную книжку и раздел, в котором вы сохранили эту задачу.Нажмите на название задачи в списке страниц справа, чтобы открыть страницу, содержащую только что созданную задачу:

Ваша задача добавлена в OneNote.

Как сохранить электронное письмо Outlook в OneNote

Вы можете сохранить электронное письмо в OneNote, чтобы делать к нему заметки, планировать задачи на его основе и т. д.

Шаг 1. Выберите электронное письмо для отправки в OneNote

Начните с открытого почтового ящика. Выберите сообщение или сообщения, которые вы хотите сохранить в OneNote:

Выберите сообщение электронной почты Outlook, которое вы хотите сохранить в OneNote.

Шаг 2. Отправьте электронное письмо в OneNote

Нажмите значок OneNote на ленте, чтобы отправить выбранное сообщение в OneNote. Откроется диалоговое окно "Выбор местоположения в OneNote":

Выберите место, где вы хотите сохранить выбранное сообщение электронной почты.

Нажмите на место, где вы хотите сохранить электронную почту, а затем нажмите OK. OneNote открывает новую страницу с вашим адресом электронной почты в выбранной вами записной книжке и разделе:

OneNote может помочь вам хранить и упорядочивать важные сообщения электронной почты Outlook.

Как использовать OneNote для поиска задачи или сообщения

После того как вы привыкнете использовать OneNote для хранения информации, ваши записные книжки могут начать переполняться. Вы можете переживать, что не сможете найти то, что ищете. Но в OneNote есть довольно полезный инструмент поиска. Давайте посмотрим поближе.

Шаг 1. Откройте OneNote и найдите инструмент поиска

Для начала откройте OneNote:

Если вы забыли, где хранили информацию в OneNote, инструмент поиска поможет вам найти ее.

Шаг 2. Введите фразу для поиска

Я хочу найти письмо, которое только что сохранил в OneNote, но не могу вспомнить, куда его положил. Я знаю, что он содержит слова «спасибо», поэтому я ввожу эти слова в инструмент поиска и нажимаю клавишу «Ввод», когда закончу. Инструмент поиска перенаправляет меня прямо на страницу OneNote, где я сохранил электронное письмо:

Инструмент поиска нашел сообщение, которое я искал.

Как использовать OneNote для совещаний

Вы можете сэкономить время на управлении проектами, автоматизировав протокол собрания. Вы можете связать собрание, которое у вас есть, в календаре Outlook, делать заметки об этом собрании и отправлять эти заметки по электронной почте другим людям, которые присутствовали на собрании, когда собрание закончилось.

Шаг 1. Откройте календарь Outlook

Для начала откройте календарь MS Outlook:

Вы можете добавлять встречи из календаря MS в OneNote.

Дополнительную информацию об использовании календаря Microsoft Outlook см. в этом руководстве:

Шаг 2. Добавьте собрание в OneNote

Найдите собрание, которое хотите добавить в OneNote, и дважды щелкните его, чтобы открыть окно "Приглашенное мероприятие". В этом случае мы собираемся открыть компьютерное обучение по новому программному обеспечению, которое я организовал в качестве примера:

Это совещание открыто в окне "Приглашенное мероприятие" в Outlook.

Открыв окно "Приглашенное мероприятие", подключите его к OneNote, щелкнув значок OneNote на ленте. Обратите внимание, что там написано «Заметки о собрании». Появится диалоговое окно с вопросом, хотите ли вы поделиться заметками с собранием или делать заметки самостоятельно:

В диалоговом окне "Заметки о собрании" можно выбрать, делать ли заметки о собрании в общей записной книжке OneNote или в личной записной книжке.

Выберите один из следующих вариантов:

Чтобы поделиться протоколами собрания в общей записной книжке, выберите параметр "Поделиться заметками с собранием". Примечание.Чтобы выбрать этот параметр, у вас должна быть уже настроена общая записная книжка OneNote.
Чтобы делать собственные заметки в частном порядке, выберите параметр Делать заметки самостоятельно. Эти заметки будут существовать только в вашей личной записной книжке, пока вы не поделитесь ими по электронной почте. Это вариант, который мы собираемся использовать для этого примера.

Выберите параметр Делать заметки самостоятельно. Появится диалоговое окно "Выбор местоположения в OneNote":

Выберите подходящий блокнот и раздел для заметок о собрании.

Шаг 3. Делайте заметки в OneNote

Нажмите на записную книжку, чтобы выбрать один из разделов внутри, или сделайте выбор из списка «Последние выбранные». Выбрав место, нажмите кнопку «ОК» и закройте открытое собрание. В только что выбранном разделе OneNote и записной книжке откроется новая страница с информацией о собрании:

Информация о собрании добавлена в OneNote.

Делайте заметки на открытой странице в OneNote под заголовком "Заметки".

Шаг 4. Распространение заметок о собрании с помощью Outlook

По окончании собрания вы можете поделиться своими заметками со всеми, кто присутствовал на собрании, нажав на значок страницы электронной почты на ленте:

Используйте значок страницы электронной почты, чтобы отправить заметки о встрече участникам встречи.

Откроется сообщение Outlook с информацией о собрании и участниками вверху и вашими заметками внизу:

Вы можете добавить в электронное письмо с протоколом собрания или отправить его как есть.

Когда будете готовы, нажмите кнопку "Отправить" слева, чтобы отправить заметки о встрече участникам.

Узнайте больше об эффективном использовании электронной почты

Независимо от того, являетесь ли вы владельцем бизнеса или бизнес-профессионалом, электронная почта является важным средством коммуникации. Важно, чтобы ваши электронные письма были максимально профессиональными. Эти руководства могут помочь:

Я проверил список надстроек, которые установил для Outlook, и немного удивлен тем, сколько их у меня установлено.

Я думал, что использую «обычный» Outlook без надстроек, но, видимо, Outlook уже поставляется с некоторыми предустановленными, а некоторые другие были добавлены путем установки других приложений.

Теперь я пытаюсь «отсеять» дополнительные надстройки, надеясь, что это улучшит время запуска Outlook, поскольку оно быстро запускается при запуске Outlook в безопасном режиме.

Какие надстройки мне действительно нужны, а какие безопасно отключить?

Outlook уже поставляется с собственным набором надстроек. Не все из них активированы, и не все из них, которые активированы по умолчанию, нужны в каждой конфигурации.

Кроме того, другие приложения Microsoft или сторонние приложения также могут добавлять некоторые надстройки в Outlook. Нужны ли они, зависит от того, используете ли вы это приложение и как. В любом случае они не нужны для корректной работы самого Outlook.

Кроме того, конечно же, существует множество других надстроек, которые в первую очередь ориентированы на добавление функциональности в Outlook. Но поскольку вы, вероятно, устанавливали надстройки такого типа более осознанно, мы не будем о них рассказывать в этом обзоре.

Чтобы узнать, какие надстройки у вас установлены, и получить инструкции по их отключению, см. статью Включение/отключение надстроек.

Надстройки по умолчанию из Outlook

Надстройки по умолчанию, поставляемые с Outlook, никоим образом не замедляют работу Outlook, если они вам не нужны. Тем не менее, вы можете отключить их, если не используете.

Добавляемые надстройки по умолчанию зависят от вашей версии Outlook и от того, какие дополнительные приложения из пакета Office Suite у вас установлены (поэтому некоторые из них могут быть не указаны для вас, и это нормально). Ниже приведен обзор этих надстроек с указанием того, когда вам действительно нужно включить их.

Business Connectivity Services AddIn
В основном используется для интеграции внешних данных SharePoint в Outlook. Если вы не подключены к сайту SharePoint, он вам не нужен. Эта надстройка больше не существует в Outlook 2016 и более поздних версиях.
Надстройка Microsoft Exchange
Требуется для различных функций учетной записи Exchange. Это не требуется, если у вас нет учетных записей Exchange, настроенных в Outlook.
Microsoft Outlook Social Connector / Outlook Social Connector 2013/2016
Это функция панели «Люди», которая отображается в нижней части области чтения. Он показывает недавние взаимодействия, которые у вас были с контактами выбранного сообщения. Он также использовался для подключения к службам социальных сетей, таким как Facebook, LinkedIn и контакты Windows Live Messenger. В этом нет необходимости, если вы не используете эту функцию, и Microsoft намерена удалить эту надстройку с будущим обновлением Microsoft 365.
Надстройка Microsoft SharePoint Server для импорта коллег
Эта надстройка сканирует папку «Отправленные», чтобы определить, какие коллеги предлагаются на странице «Добавить коллег» на личном сайте SharePoint пользователя. В нем нет необходимости, если вы не используете SharePoint, и даже в этом случае вы можете отключить его, если вам не нравится эта функция.
Надстройка Microsoft Teams Meeting для Microsoft Office
Если вы установили Microsoft Teams, а затем выбрали Календарь в Teams, эта надстройка автоматически добавляется в Outlook. Эта надстройка предлагает различные функции интеграции, такие как кнопка «Новая встреча Teams» в календаре.
Надстройка «Собрание Skype» для Outlook 2016
Если у вас установлен Skype для бизнеса (часть Microsoft 365 ProPlus), эта надстройка предлагает различные функции интеграции, такие как кнопка «Новое собрание Skype» в календаре. .
Skype для бизнеса заменяется Microsoft Teams, поэтому у вас может больше не быть этой надстройки.
Единая система обмена сообщениями Microsoft Exchange
Требуется, если вы используете Outlook 2007 и имеете почтовый ящик Exchange с включенными функциями единой системы обмена сообщениями на сервере Exchange.
Заметки OneNote об элементах Outlook
Если вы также используете OneNote для сохранения дополнительных заметок и связывания их с Outlook или создания элементов задач в OneNote. Например: использование OneNote для создания связанных задач встречи.
Эта надстройка не требуется, если вы используете приложение OneNote для Windows 10 вместо OneNote в составе приложений Microsoft 365 или Office.
Надстройка Microsoft Access Outlook для сбора и публикации данных
Эта надстройка позволяет синхронизировать данные с Access. Не нужен, если вы им не пользуетесь и неактивен по умолчанию.
Microsoft VBA для надстройки Outlook
Если вы хотите использовать макросы в Outlook, оставьте ее включенной. Он будет загружаться только тогда, когда это необходимо (поэтому он неактивен по умолчанию).
Индексатор электронной почты поиска Windows
Оставьте эту надстройку отключенной в Outlook 2010, Outlook 2013 и Outlook 2016 (MSI), поскольку Outlook предлагает встроенную поддержку индексирования. Он также был удален в более поздних версиях приложений Office и Microsoft 365.

В Outlook 2007 и более ранних версиях у вас также будут следующие клиентские расширения Exchange Server, которые необходимы только при использовании учетной записи Exchange.

Делегировать доступ
Восстановление удаленных элементов
Команды расширений Exchange
Страницы свойств Exchange Extensions

Другие распространенные надстройки Microsoft, с которыми вы можете столкнуться

Существуют различные другие надстройки Microsoft, которые могли быть добавлены в ваш список надстроек Outlook. Все они относятся к другим приложениям Microsoft или расширениям Outlook, которые установлены в вашей системе.

Их имя обычно показывает, какое приложение их добавило. Если вы не используете это приложение, их можно безопасно отключить.

(больше не нужен и должен быть удален)

(больше не доступен и не совместим с Outlook 2013 и более поздними версиями)

(больше не доступно и не совместимо с Outlook 2016 и более поздними версиями)

(больше не доступно и больше не поддерживается)

Распространенные сторонние надстройки, с которыми вы можете столкнуться

Другие приложения также могут добавлять в Outlook надстройки, которых вы, возможно, не ожидали поначалу. Например, iTunes добавляет в Outlook следующие 3 надстройки:

Надстройка iTunes для Outlook
Уведомление об изменении Outlook
Надстройка iCloud

Первые два не нужны, если вы не синхронизируете свой iPhone, iPad или iPod с Outlook через iTunes. Другая надстройка не нужна, если вы не используете iCloud в Outlook.

Надстройки антивирусного сканера
Существуют также различные антивирусные сканеры, которые добавляют надстройку в Outlook. На самом деле рекомендуется отключить надстройки, добавленные вашим антивирусным сканером, поскольку они являются известным источником странных проблем с отправкой / получением и в любом случае не добавляют дополнительный уровень защиты. Дополнительные сведения об этом см. в разделе Отключить интеграцию антивирусного сканера?

В этом руководстве мы покажем вам, как использовать OneNote 2016 с Outlook для повышения производительности. В этом руководстве рассказывается, как отправлять сообщения электронной почты Outlook в OneNote 2016, как отправлять собрания в OneNote 2016 и как использовать OneNote для добавления новой задачи в список задач Outlook.

Чтобы отправить элемент Outlook в OneNote 2016, откройте электронное письмо, которое хотите отправить в OneNote. После этого перейдите на вкладку "Главная", выберите OneNote в разделе Переместить и выберите блокнот, на который хотите отправить электронное письмо.
Чтобы отправить собрание Outlook в OneNote 2016, найдите собрание, которое хотите добавить в OneNote. Вы должны увидеть параметр Заметки к собранию OneNote на вкладке "Собрание". Выберите это.
Чтобы создать задачи Outlook в OneNote, создайте новую заметку в OneNote и выберите параметр Тег To Do в разделе Теги на вкладке Главная. Когда список будет завершен, вы захотите выделить все и вернуться на вкладку «Главная». Найдите вариант с надписью Задачи Outlook и выберите его

Если вы используете OneNote 2016, у настольного приложения есть одно преимущество по сравнению с аналогом, доступным в Microsoft Store или MacOS App Store. Когда вы пишете электронные письма или что-то еще в Outlook, вы можете переворачивать их и помещать в свою записную книжку OneNote. В этом руководстве мы покажем вам, как вы можете это сделать, и кое-что еще, чтобы вы могли использовать приложение для работы с заметками Майкрософт для повышения производительности.

Как убедиться, что надстройка OneNote 2016 активна в Outlook

Для начала убедитесь, что надстройка OneNote активна в Outlook. Если он активен, вы должны увидеть значок OneNote на вкладке «Главная» в Outlook прямо под Переместить. Обычно это включено по умолчанию, но если это не так, вам может потребоваться включить его в настройках Outlook. Вот как.

Перейдите на вкладку Файл
Нажмите Параметры слева
Нажмите Надстройки
Нажмите Управление надстройками Com внизу страницы. Затем нажмите Перейти
Убедитесь, что установлен флажок Заметки OneNote об элементах Outlook, и нажмите "ОК".

После включения все готово. В этом руководстве мы покажем вам три вещи. В первой части мы рассмотрим, как отправить электронное письмо Outlook в OneNote 2016. Затем мы покажем вам, как отправлять собрания в OneNote 2016 и делать заметки, которые вы можете отправить всем остальным. Наконец, мы рассмотрим, как вы можете использовать OneNote для добавления новой задачи в список задач Outlook. Давайте разбираться!

Как отправить элемент Outlook в OneNote 2016

Теперь, когда надстройка OneNote активна, вы сможете отправлять электронную почту, над которой работали в Outlook, в OneNote. Сделать это можно быстро и легко. Это может даже помочь вам быть более продуктивным, так как у вас будет под рукой копия электронной почты в блокноте OneNote во время собрания, где вы обычно можете делать заметки и помечать определенные элементы. Вы также можете использовать этот метод для резервного копирования и сохранения копий ваших электронных писем в блокноте OneNote.

Для начала все, что вам нужно сделать, это открыть электронное письмо, которое вы хотите отправить в OneNote. После этого перейдите на вкладку Главная и выберите OneNote в разделе Переместить. Затем вы должны увидеть всплывающее окно с вопросом, куда его отправить. Выберите конкретный блокнот и нажмите ОК. Как только вы это сделаете, электронное письмо будет автоматически вставлено в выбранную вами записную книжку OneNote. OneNote 2016 также откроется, и вы сможете просмотреть электронную почту в своем блокноте.

Как отправить собрание Outlook в OneNote 2016

Отправка электронных писем в OneNote — это только начало. Вы также можете добавить собрание в OneNote. Это поможет вам сэкономить время, и вы сможете подключить собрание, которое у вас есть в календаре, делать заметки и отправлять эти заметки по электронной почте другим участникам собрания одновременно. Вот как.

Для начала вам нужно найти собрание, которое вы хотите добавить в OneNote. Откройте свой календарь в Outlook и дважды щелкните его, чтобы открыть собрание, и проверьте окно Приглашенное мероприятие. Вы должны увидеть параметр OneNote Заметки о собрании на вкладке Собрание.

Нажмите здесь, а затем выберите один из двух вариантов: Поделиться заметками с собранием или Делать заметки самостоятельно. Чтобы поделиться заметками с собрания, у вас должна быть уже настроена общая записная книжка OneNote. Если вы выберете делать заметки самостоятельно, эти заметки будут существовать только в вашей личной записной книжке, пока вы не поделитесь ими по электронной почте. Это вариант, который мы используем.

После того, как вы выберете вариант, вам будет предложено выбрать блокнот, в котором вы хотите открывать заметки о собрании. Выберите один из них и нажмите ОК. Затем вы должны ввести свои заметки ниже, где там написано Примечания. По завершении нажмите кнопку Отправить страницу по электронной почте в разделе Электронная почта на ленте. Затем вы вернетесь в Outlook, где увидите традиционное электронное письмо с информацией о собрании и участниками вверху и вашими недавно добавленными заметками внизу.

Как создавать задачи Outlook в OneNote

Создание задач Outlook в OneNote 2016 — самая простая задача из всех (без каламбура). Чтобы приступить к работе, вам нужно создать новую заметку в OneNote. Однако убедитесь, что вы выбрали параметр Тег дел в разделе "Теги" на вкладке Главная.

После этого вы можете создать список элементов, как обычно. Когда список будет готов, выделите все и вернитесь на вкладку Главная. Найдите вариант с надписью Задачи Outlook и выберите его. Затем вы можете выбрать день для задачи. Напоминаем, что вы всегда можете удалить задачу, выделив все, вернувшись в это меню и выбрав Удалить задачу Outlook

Вернувшись в Outlook, вы можете увидеть задачу, которую вы только что создали в Outlook, перейдя на панель навигации в правом нижнем углу экрана и нажав . . . Кнопка. Должен появиться параметр Задачи. Нажмите на нее, и вы увидите свою задачу!Кроме того, вы также можете просмотреть задачу, выделив ее в OneNote 2016 и нажав Открыть задачу в Outlook. Это также позволит вам отредактировать его, чтобы изменить дату или добавить дополнительные сведения.

Как вы используете OneNote 2016?

Это три основных способа использования OneNote 2016 для повышения производительности. Хотя UWP-версия OneNote — это то, что нужно в наши дни, OneNote 2016, очевидно, имеет больше всего ссылок на Outlook и остальную часть Office 365. Она никуда не денется, и Microsoft со временем будет объединять кодовые базы с расширенными возможностями. поддержка до 2025 года. Как вы используете OneNote 2016? Дайте нам знать в комментариях ниже.

Вот как превратить список дел Outlook в мощный инструмент управления проектами с помощью интеграции OneNote.

Из всех приложений Office OneNote имеет самую тесную интеграцию с Outlook. Это потому, что оба приложения имеют схожие цели и операции. Это может показаться неочевидным, но вы действительно можете использовать OneNote в качестве диспетчера задач с календарем Outlook и инструментами списка дел.

Добавляя OneNote в Outlook таким образом, вы обеспечиваете упорядоченность своих задач и сообщений в записной книжке. А функции совместной работы OneNote упрощают обмен этой информацией с вашей командой.

Мы покажем вам, как использовать интеграцию OneNote и Outlook, чтобы лучше справляться со сложностями нескольких проектов.

Где задачи Outlook терпят неудачу

Независимо от того, отслеживаете ли вы действия или предстоящие проекты, вы можете использовать задачи Outlook для управления списками дел и отслеживания действий. Они позволяют записывать такую информацию, как дата начала, срок выполнения, статус, приоритет и прогресс. Вы можете отслеживать разовые задачи и задачи, которые повторяются в течение определенного периода времени.

Если в проекте участвуют несколько человек, вы можете создать план и назначить задачи каждому человеку. Outlook также помогает вам легко управлять несколькими проектами и задачами без необходимости использования каких-либо сложных приложений.

Однако, несмотря на свои преимущества, задачи Outlook в некоторых областях не оправдывают ожиданий. Хотя вы можете писать заметки о задаче, им не хватает контекста. Некоторые проекты требуют большего видения и планирования. Без контекста вы не сможете связать идеи вместе. И возможность категоризировать и организовывать задачи ограничена; Outlook быстро загромождается, поскольку вы продолжаете добавлять задачи.

Активируйте надстройку OneNote для Outlook

Вы можете улучшить задачи, интегрировав OneNote в Outlook. Вот как это сделать для OneNote 2016 или OneNote в Windows 10.

OneNote 2016

Если OneNote не активен в вашей версии Outlook, выполните следующие действия, чтобы активировать надстройку.

Откройте Outlook. Щелкните вкладку «Файл», чтобы открыть окно «Информация об учетной записи». Затем нажмите «Параметры» слева.

В окне «Параметры Outlook» выберите параметр «Надстройки», расположенный слева. Здесь вы увидите списки активных, неактивных и отключенных надстроек приложений.

Если OneNote находится в надстройках неактивных приложений, выберите Надстройки COM рядом с Управлением в нижней части экрана. Затем нажмите кнопку Перейти. В диалоговом окне проверьте заметки OneNote об элементах Outlook и нажмите кнопку ОК.

Теперь вы должны увидеть значок OneNote на вкладке "Главная".

OneNote в Windows 10

В приложении OneNote процесс активации надстройки немного отличается. Повторите те же шаги, что и выше, чтобы открыть диалоговое окно «Параметры Outlook». Затем щелкните вкладку «Дополнительно», прокрутите вниз и включите параметр «Отправить в OneNote с OneNote для Windows 10», если он доступен. Нажмите "ОК".

Примечание. «Отправить в OneNote» — это автономная надстройка COM, которая хорошо работает с OneNote 2016 и более ранними версиями, например 2010 и 2013. Если вы отметите надстройку для Windows 10, Outlook настраивается на использование приложения OneNote. Чтобы восстановить предыдущую надстройку COM, снимите этот флажок и снова выполните процедуру для OneNote 2016.

Добавить задачу Outlook в OneNote

Сначала вы должны решить, является ли данный блокнот личным или общим. В общей записной книжке вы можете делиться заметками с другими членами команды и разрешать пользователям редактировать записную книжку.

Люди с правами редактирования могут добавлять задачи, заметки о встречах и многое другое. Комментарии отображаются разными цветами, чтобы было понятно, кто что добавил по ходу проекта.

Создание общей записной книжки в OneNote

Мы создадим записную книжку OneNote под названием "Проекты" и будем использовать группы разделов для хранения нескольких небольших проектов. В каждой группе разделов добавьте такие разделы, как «Протокол собрания», «Переписка» и «Задачи». Вы можете добавить дополнительные разделы или переименовать их по своему усмотрению.

Чтобы поделиться записной книжкой, перейдите на вкладку "Файл". Затем нажмите «Поделиться», чтобы отобразить параметры общего доступа. Под заголовком «Поделиться» нажмите «Поделиться с людьми». Введите адреса электронной почты людей, которых хотите пригласить, выберите параметр общего доступа (Просмотр или Изменить) и нажмите «Поделиться».

Отправить задачу в OneNote

В Outlook нажмите кнопку "Задачи" на панели навигации, чтобы переключиться в модуль "Задачи".Затем нажмите кнопку «Новая задача» на ленте или нажмите Ctrl + N. При необходимости укажите сведения о теме, сроке выполнения, напоминании и приоритете. Нажмите значок «Отправить в OneNote» на ленте.

В появившемся диалоговом окне выберите расположение записной книжки и раздел и нажмите OK. Чтобы просмотреть свою задачу, перейдите в раздел «Задачи», который мы только что создали. Перенося свои задачи в OneNote, вы предоставляете централизованное пространство для систематизации информации, связанной с этой задачей.

Затем добавьте таблицы, вырезки с экрана, электронную таблицу Excel или даже дополнительный список дел. Другие члены команды смогут видеть, над чем вы работаете, читать подробности задачи и оставлять отзывы. Вот несколько советов о том, как использовать список дел в OneNote.

Сохранение электронной почты Outlook в OneNote

Процесс отправки электронного письма аналогичен задаче. Откройте свой почтовый ящик. Выберите сообщение, которое хотите сохранить в OneNote. И щелкните значок «Отправить в OneNote» на ленте. В диалоговом окне выберите место, где вы хотите сохранить сообщение, и нажмите OK.

Вы даже можете поделиться страницей по электронной почте из OneNote с другими заинтересованными сторонами, участвующими в вашем проекте. Для этого перейдите на страницу заметок, которые вы хотите отправить по электронной почте в OneNote. Перейдите на вкладку «Файл», затем нажмите «Отправить». Выберите любой нужный вариант из списка; если в контенте много разделов, таблиц или изображений, лучше отправить его в формате PDF.

Использование OneNote с собранием Outlook

Приложение "Календарь" содержит расписание встреч, событий и совещаний. Все элементы календаря начинаются как встреча. Это деятельность, в которой не участвуют другие люди или ресурсы. Событие происходит хотя бы один раз и длится не менее 24 часов.

Встреча становится собранием, когда вы привлекаете других людей и ресурсы, например конференц-залы. С помощью Outlook вы можете сэкономить драгоценное время, запросив встречу, отслеживая дату встречи и автоматизируя процесс ведения протокола встречи.

Нажмите кнопку "Календарь" на панели навигации, чтобы переключиться на модуль календаря. Найдите собрание, которое хотите добавить, дважды щелкните его, чтобы открыть окно собрания. Затем щелкните значок «Заметки о собрании», расположенный на ленте.

Отправить заметки о собрании в OneNote 2016

Появится диалоговое окно с вопросом, хотите ли вы поделиться заметками с собранием или делать заметки самостоятельно. Первый вариант работает с общей записной книжкой OneNote. Последний вариант работает с вашей личной записной книжкой. Однако вы можете поделиться ими по электронной почте.

Выберите Делать заметки самостоятельно. Затем выберите местоположение ваших заметок о собрании в диалоговом окне. В OneNote откроется новая страница с вашей информацией. Под заголовком «Примечания» начните писать свои действия. Если есть презентация PowerPoint, вы можете вставить распечатку слайдов на страницу.

Когда собрание завершится, нажмите на значок страницы электронной почты на ленте. Откроется окно сообщения Outlook с адресами участников вверху. Затем нажмите кнопку «Отправить», чтобы отправить заметки о собрании. Ваши участники познакомятся с ключевыми моментами и раздаточными материалами. Нет необходимости брать распечатки и распространять их.

Отправить заметки о собрании в приложение OneNote

Если вы используете приложение OneNote для Windows 10, убедитесь, что надстройка "Отправить в OneNote" отмечена флажком. Найдите собрание, которое хотите добавить, затем щелкните значок «Заметки о собрании» на ленте. Выберите расположение своей записной книжки и нажмите Сохранить.

Кроме того, вы можете создать структурированную страницу с готовыми контейнерами для заметок, настроенными для записи определенных типов заметок во время ваших совещаний. Вот руководство по созданию шаблонов страниц в OneNote.

Узнайте, как использовать теги OneNote

Интеграция OneNote с Outlook позволяет решать множество задач по управлению проектами. Хотя настройка интеграции требует некоторого времени и планирования, вы быстро адаптируетесь к рабочему процессу.

В OneNote много функций, но каждый владелец или менеджер должен научиться использовать теги в OneNote. Это эффективный способ классификации информации, который поможет вам найти ее позже.

Читайте также: