Что такое мастер в Word

Обновлено: 21.11.2024

Предположим, что вам оказана большая честь: стать модератором съезда аккуратных уродов в этом году. Как модератор, одной из ваших обязанностей является сборка небольшой книги на 1200 страниц под названием «Чистые уроды 2010: материалы ежегодной выставки и конференции чистых уродов». Известные аккуратисты со всего мира представят доклады, а ваша задача — собрать все эти документы в одну огромную книгу. К счастью для вас, Международная ассоциация аккуратных уродов (INFA) приняла Word 2010 в качестве стандартного текстового процессора, так что каждый аккуратный уродец пришлет вам документ на диске. Все, что вам нужно сделать, это объединить файлы в один документ и распечатать его.

Это задание определенно относится к функции главного документа Word. Вы можете использовать его для создания длинных документов, собирая их вместе из небольших документов. Мастер-документы сбивают с толку, и разобраться в них стоит только в том случае, если вам приходится часто делать подобные вещи.

Помните: вам, вероятно, не следует приступать к мастер-документам, пока вы хорошо не разберетесь в представлении Word Outline, потому что функция Master Document — это своего рода расширенная форма структурирования.

Понимание основного документа

Главный документ содержит специальные ссылки на другие документы, которые являются вложенными документами. Например, если вы составляете книгу, состоящую из 30 глав, вам, вероятно, не удастся поместить всю книгу в один документ. Вместо этого вы, вероятно, создадите отдельный документ для каждой главы. Это все хорошо, но вы можете напечатать все это с номерами страниц, которые начинаются со страницы 1 и проходят до конца книги, а не начинаются со страницы 1 в начале каждой главы. Или вы можете распечатать оглавление книги или создать указатель.

Вот тут и появляются мастер-документы. Используя мастер-документ, вы создаете каждую главу как отдельный документ. Затем вы создаете мастер-документ для всей книги. В основном документе вы создаете ссылки на каждую из глав или вложенных документов и форматируете текст, используя определения стилей в основном документе, а не из отдельных документов.

Этот метод обеспечивает согласованное форматирование всего итогового документа. Затем вы можете распечатать всю книгу, а Word позаботится о нумерации страниц за вас. Вы также можете создать оглавление или индекс в мастер-документе, и номера страниц будут автоматически изменены.

В Word есть отдельный вид для работы с мастер-документами (барабанная дробь, пожалуйста): вид мастер-документа. Этот вид является разновидностью вида Outline. В представлении «Мастер-документ» маленькие значки указывают на части мастер-документов, которые являются вложенными документами. Вы можете дважды щелкнуть один из этих значков, чтобы открыть вложенный документ в отдельном окне для его редактирования.

В большинстве случаев представление основного документа используется для создания нового основного документа, для изменения порядка появления отдельных вложенных документов в основном документе или для добавления или удаления вложенных документов. Если все, что вы хотите сделать, это отредактировать отдельную главу в своей книге, вы просто открываете документ главы, как обычно, не беспокоясь о том, что он является вложенным документом в основном документе.

Если вы открываете главный документ и переключаетесь в режим черновика или режима макета печати, Word обрабатывает главный документ и все его вложенные документы, как если бы они были частью одного большого документа. Вы можете прокрутить основной документ до главы 12 и начать печатать, например, или вы можете выбрать «Файл» → «Печать», чтобы распечатать всю книгу, или вы можете использовать кнопку «Заменить» в группе «Редактирование» на вкладке «Главная» в Лента для замены всех вхождений WordPerfect на Word во всем документе.

С нуля. Если вы заранее знаете, что вам нужен основной документ, вы можете создать основной документ и все его вложенные документы с нуля. Результатом этого метода является основной документ и набор пустых вложенных документов, которые затем можно открыть и отредактировать по своему усмотрению. См. раздел "Подготовка мастер-документа" далее в этом руководстве.
Путем разделения: если вы частично погрузитесь в проект и поймете, что этот документ слишком длинный! нужно было использовать составной документ", еще не поздно. Вы можете разбить большой документ на несколько меньших вложенных документов. См. следующий раздел "Разбейте его!"
С помощью сборки. Если у вас уже есть набор документов Word, которые вы хотите собрать в основной документ, вы можете создать главный документ, используя существующие документы в качестве вложенных документов. См. раздел "Вставка существующего файла в составной документ" далее в этом руководстве.

Все эти разговоры о мастер-документах сбивают с толку, но становятся более понятными, когда вы начинаете их использовать. (Я обещаю.) Чтобы еще немного замутить воду, в следующем списке показаны некоторые дополнительные примечания, которые необходимо знать об основных документах, прежде чем переходить к этапам их создания и использования:

В главном документе каждый вложенный документ содержится в своем собственном разделе. Таким образом, каждый вложенный документ может иметь свой собственный макет страницы и расположение столбцов, а также любые другие тонкости, связанные с нахождением в вашем собственном разделе.
При нажатии кнопки "Показать документ" в группе "Основной документ" на вкладке "Структура" на ленте группа "Основной документ" расширяется и отображает дополнительные кнопки, специально предназначенные для работы с основными документами.
Лучше всего использовать один и тот же шаблон для главного документа и всех его вложенных документов. В противном случае попытка выяснить, какие стили, макросы и другие полезные свойства шаблонов доступны, превращается в кошмар.

Вы можете открыть вложенный документ двумя способами. Первый способ — открыть мастер-документ. Word отображает все вложенные документы, содержащиеся в главном документе, в виде гиперссылок. Чтобы открыть вложенный документ, все, что вам нужно сделать, это щелкнуть гиперссылку вложенного документа, удерживая клавишу Ctrl. Кроме того, вы можете игнорировать основной документ и открыть файл вложенного документа так же, как вы открываете любой другой документ Word: выберите «Файл» → «Открыть», чтобы найти документ.

Если у вас есть сеть и несколько человек участвуют в создании ваших документов, Word отслеживает, кому принадлежит какой вложенный документ, на основе поля имени автора вложенных документов. Прежде чем вы сможете редактировать вложенный документ, созданный кем-то другим, вы должны разблокировать его, нажав кнопку «Блокировать/разблокировать документ» в группе «Основной документ» на вкладке «Структура» на ленте.

Вы можете распределить основной документ и его вложенные документы по разным папкам, и они даже могут находиться на разных компьютерах, если у вас есть сеть. Однако жизнь станет намного проще, если вы создадите отдельную папку только для основного документа и всех его поддокументов. Если над проектом работает несколько человек, разместите эту папку на общем сетевом жестком диске, чтобы все участники проекта могли получить к ней доступ.

Лучшее решение для длинных документов – сохранить каждую главу или большой фрагмент в виде отдельного файла. Затем вы можете воспользоваться функцией главного документа Word, чтобы сгруппировать все вместе, когда придет время распечатать или опубликовать.

Основной документ объединяет все отдельные документы или вложенные документы, даже продолжающиеся номера страниц, верхние и нижние колонтитулы и другие продолжающиеся элементы. В результате получается большой документ, который можно распечатать или опубликовать.
Что считается большим документом? Насколько я понимаю, подходит все, что превышает 100 страниц.

При написании романа создавайте каждую главу как отдельный документ. Храните все документы этих глав в их собственной папке. Кроме того, используйте имена файлов документов, чтобы помочь с организацией. Например, я называю главы цифрами: первая глава — 01, вторая — 02 и т. д.

Как создать мастер-документ в Microsoft Word

Функция главного документа Word помогает собирать и координировать отдельные документы, называемые вложенными документами, и объединять их в один большой документ. Когда у вас есть мастер-документ, вы можете назначать своей работе непрерывные номера страниц, применять верхние и нижние колонтитулы ко всему проекту и использовать оглавление Word, указатель и другие функции создания списков.

Чтобы создать большой, колоссальный документ из множества меньших документов — создать основной документ — выполните следующие действия:

Создайте новый пустой документ в Word. Нажмите Ctrl+N, чтобы быстро вызвать новый пустой документ.
Сохраните документ. Да, я знаю — вы еще ничего не написали. Не волнуйтесь: сохранив сейчас, вы опередите игру и избежите странных сообщений об ошибках.
Переключиться в режим структуры. Перейдите на вкладку "Вид" и нажмите кнопку "Структура".
На вкладке "Структура" в группе "Основной документ" нажмите кнопку "Показать документ". Группа основных документов мгновенно пополняется дополнительными кнопками. Одной из них является кнопка «Вставить», используемая для создания мастер-документа.
Нажмите кнопку "Вставить".
Используйте диалоговое окно «Вставить вложенный документ», чтобы найти первый документ для вставки в основной документ. Документы должны быть вставлены по порядку. Надеюсь, вы использовали умную схему именования документов.
Нажмите кнопку «Открыть», чтобы вставить документ в мастер-документ. Документ появляется в окне, но это некрасиво, потому что режим Outline активен. Не волнуйтесь: это не будет уродливо, когда оно будет напечатано! Если вам задают вопрос о конфликтующих стилях, нажмите кнопку «Да для всех». Он сохраняет все стили вложенных документов в соответствии с главным документом. (Хотя лучше всего, когда все документы используют один и тот же шаблон документа.) Word автоматически настраивается для вставки следующего документа:
Повторите шаги 5–7, чтобы создать мастер-документ.
Сохраните главный документ, когда закончите вставлять все вложенные документы.

Вы по-прежнему можете редактировать и работать с отдельными документами. Любые внесенные вами изменения отражаются в основном документе. На самом деле единственный раз, когда вам действительно нужно работать с мастер-документом, это когда вы решаете редактировать верхние и нижние колонтитулы, создавать оглавление или работать над другими элементами, которые влияют на весь документ.

Когда вы будете готовы, вы можете опубликовать мастер-документ так же, как публикуете любой отдельный документ.

Используйте кнопку «Свернуть вложенные документы», чтобы скрыть весь текст вложенных документов. Например, если вам нужно создать оглавление или поработать с верхними и нижними колонтитулами основного документа, свертывание вложенных документов упростит этот процесс.

Увы, метод мастер-документа не идеален. Это хорошо для печати, но для создания электронной книги лучше использовать один большой документ, а не несколько документов, объединенных в мастер-документ.

Как разделить документ Microsoft Word

Разбиение документа не является частью создания мастер-документа, но может начаться с этого. Если вы пишете свой роман как один длинный документ, я рекомендую вам разделить его на более мелкие документы. Простого ярлыка не существует; вместо этого вам нужно вырезать и вставлять, чтобы создать меньшие документы из огромного.

Вот как разделить документ:

Выделите половину документа — часть, которую вы хотите разделить на новый документ. Или, если вы разбиваете документ на несколько частей, выберите первый фрагмент, который вы хотите вставить в новый документ. Например, разделите документ по разрывам глав или основного заголовка.
Вырезать выбранный блок. Нажмите Ctrl+X, чтобы вырезать блок.
Вызвать новый пустой документ. Ctrl+N делает свое дело. Или, если вы используете шаблон (а так и должно быть), начните новый документ с этим шаблоном.
Вставьте часть документа. Нажмите Ctrl+V, чтобы вставить. Если текст не вставляется с правильным форматированием, перейдите на вкладку «Главная» и в группе «Буфер обмена» нажмите кнопку «Вставить». Нажмите кнопку "Сохранить исходное форматирование".
Сохраните новый документ.

Об этой статье

Эта статья взята из книги:

Об авторе книги:

Дэн Гукин написал первую книгу «Для чайников» DOS для чайников. Автор нескольких бестселлеров, в том числе Word 2016 Professionals For Dummies, Дэн написал книги, которые были переведены на 32 языка тиражом более 11 миллионов экземпляров.

Главные документы обеспечивают структурную согласованность нескольких отдельных файлов

Мартин Хендриккс — бывший писатель Lifewire и инструктор с опытом работы в области технологий. Его работы публиковались в How-To Geek и других изданиях.

Энди Робертс / Getty Images

Если вам необходимо объединить несколько документов, но вы не хотите заниматься их объединением вручную и консолидацией форматирования, почему бы не создать единый мастер-документ? Функция основного документа обрабатывает номера страниц, указатель и оглавление.

Эта процедура применима к Word 2019, 2016 и Word для Microsoft 365.

Что такое мастер-файл?

В мастер-файле отображаются ссылки на отдельные файлы Word. Содержимого этих вложенных документов нет в основном документе, только ссылки на них. Это означает, что редактировать вложенные документы легко, поскольку вы можете делать это по отдельности, не нарушая работу других документов. Кроме того, изменения, внесенные в отдельные документы, будут автоматически обновлены в основном документе. Даже если над документом работает несколько человек, вы можете отправлять различные его части разным людям через основной документ.

Как создать главный документ

Следуйте этой процедуре, чтобы создать новый мастер-документ:

Создайте новый документ, а затем сохраните его, даже если он еще пуст.

Откройте представление «Схема», выбрав меню «Вид», а затем в группе «Виды» выбрав «Структура».

Выберите параметр «Показать документ» в группе «Основной документ». Эта опция добавляет в эту группу несколько дополнительных кнопок.

Выберите «Вставить», а затем выберите вложенный документ. Устраняйте отдельные предупреждения по мере их возникновения. Например, одинаковые имена стилей в основном документе и вложенном документе предлагают возможность переименовать стили во вложенном документе.

Добавьте дополнительные вложенные документы. Порядок имеет значение; основной документ отображает вложенные документы в том порядке, в котором вы их добавляете.

Советы по созданию мастер-документов

Используйте мастер-документ, чтобы обеспечить некую структурную основу для конечного продукта — например, общие заголовки и оглавление. Вложенные документы обычно сохраняют исходное форматирование, если только вы не переопределите его в главном документе.

Наилучшим вариантом использования мастер-документов, вероятно, является книгоиздание. Вместо одного большого файла на 1000 страниц с масштабной космической оперой напишите каждую главу или часть в отдельном файле и объедините их в один файл с помощью мастер-документа.

Лори Кауфман

Лори Кауфман
Писатель

Лори Кауфман – специалист по технологиям с 25-летним опытом работы. Она была старшим техническим писателем, работала программистом и даже управляла собственным бизнесом в нескольких местах. Подробнее.

Вы создаете очень длинные документы в Word? Если это так, вы, вероятно, знаете, что Word не всегда хорошо работает с ними. Обычно разумнее разбивать длинные документы на несколько файлов Word.

Но как тогда убедиться, что страницы правильно пронумерованы, и легко создать оглавление и предметный указатель для всего документа? Вот где может помочь функция мастер-документа Word. Он позволяет объединять несколько файлов Word в один файл Word.

Основной документ — это файл Word, содержащий ссылки на набор других отдельных файлов Word, называемых вложенными документами. Содержимое вложенных документов не вставляется в составной документ. Основной документ содержит только ссылки на вложенные документы. Это позволяет редактировать вложенные документы отдельно. Любые изменения, внесенные во вложенные документы, автоматически включаются в составной документ. Если над одним документом работает несколько человек, мастер-документ позволяет отправлять разные части документа для работы разным людям.

В этой статье мы покажем вам основы создания главного документа и вложенных документов с нуля, а также создания главного документа из существующих вложенных документов. Мы также покажем вам, как легко добавить оглавление в начало основного документа.

Создание мастер-документа с нуля

Если вы начинаете новый главный документ без существующих вложенных документов, вы можете создать его с нуля. Для этого создайте новый пустой документ Word и сохраните его, указав в имени файла, что это мастер-документ.

После сохранения основного файла документа перейдите на вкладку "Вид" и нажмите "Структура" в разделе "Представления документа" на этой вкладке.

Начните вводить заголовки документа в виде структуры, используя раскрывающийся список стилей уровней и зеленые стрелки вправо и влево в разделе "Инструменты структуры" на вкладке "Структура", чтобы изменить уровни заголовков.

Когда вы ввели все нужные заголовки, нажмите «Показать документ» в разделе «Основной документ» на вкладке «Структура».

Дополнительные параметры становятся доступными в разделе «Основной документ» на вкладке «Структура». Выделите всю схему в документе и нажмите «Создать».

Нажав кнопку «Создать», каждый документ будет заключен в отдельную коробку. В этот момент снова сохраните файл мастер-документа.

Каждое поле в мастер-документе становится отдельным файлом, как показано ниже. Имя первого заголовка в каждом поле основного документа используется в качестве имени файла для каждого файла вложенного документа.

Чтобы вернуться к предыдущему представлению, например "Макет печати", нажмите "Закрыть представление структуры" в разделе "Закрыть" на вкладке "Структура".

Чтобы добавить оглавление в основной документ, поместите курсор в начало документа и щелкните вкладку «Ссылки». Нажмите кнопку раскрывающегося списка «Оглавление» в разделе «Оглавление». Выберите один из параметров «Автоматическая таблица», чтобы вставить автоматически созданное оглавление в точке вставки.

Чтобы увидеть разрывы разделов, вставленные Word при создании вложенных документов, перейдите на вкладку "Главная" и нажмите кнопку с символом абзаца в разделе "Абзац".

Word отображает разрывы разделов и их типы.

ПРИМЕЧАНИЕ. При создании основного документа с нуля Word вставляет непрерывный разрыв раздела до и после каждого создаваемого вложенного документа. Это означает, что в вашем документе нет разрывов страниц. Вы можете легко изменить тип разрыва каждого раздела.

На следующем изображении показано, как ваш документ выглядит в режиме структуры с развернутыми вложенными документами.

Создание основного документа с использованием существующих файлов Word

Если у вас есть несколько существующих документов, которые вы хотите включить в основной документ, вы можете создать новый файл основного документа и вставить существующие документы в качестве вложенных документов. Для этого создайте новый пустой документ Word и сохраните его, как мы упоминали ранее при создании мастер-документа с нуля.

Перейдите на вкладку "Вид", а затем нажмите "Структура" в разделе "Представления документов". Вкладка Outlining становится доступной и активной. Нажмите «Показать документ» в разделе «Основной документ», чтобы активировать дополнительные параметры. Чтобы добавить вложенный документ в основной документ, нажмите «Вставить».

В диалоговом окне "Вставка вложенного документа" перейдите к расположению документов, которые вы хотите вставить. Выберите первый файл и нажмите «Открыть».

ПРИМЕЧАНИЕ. Было бы проще хранить файлы вложенных документов в том же каталоге, что и файл основного документа.

Если появится следующее диалоговое окно, сообщающее о стиле, существующем как во вложенном, так и в главном документе, нажмите кнопку «Да для всех». Это обеспечивает согласованность всех стилей вложенного документа со стилями в основном документе.

Повторите шаги для вставки вложенных документов для каждого из документов, которые вы хотите включить в основной документ. Когда вы закончите, вы можете свернуть вложенные документы, если хотите. Для этого нажмите «Свернуть вложенные документы» в разделе «Основной документ» на вкладке «Структура».

Вы должны сохранить документ, чтобы свернуть вложенные документы, поэтому отображается следующее диалоговое окно, если вы этого не сделали. Нажмите OK, чтобы сохранить документ.

Обратите внимание, что полный путь к каждому файлу вложенного документа отображается в каждом поле вложенного документа. Чтобы открыть вложенный документ для редактирования, вы можете либо дважды щелкнуть символ документа в верхнем левом углу окна вложенного документа, либо Ctrl + щелкните ссылку на файл.

ПРИМЕЧАНИЕ. При импорте существующих файлов Word в файл основного документа Word вставляет разрыв раздела следующей страницы перед каждым вложенным документом и непрерывный разрыв раздела после него. Опять же, при необходимости вы можете легко изменить тип разрыва каждого раздела.

Чтобы просмотреть мастер-документ в неструктурированном виде, перейдите на вкладку «Вид» и выберите «Макет печати» или другой тип представления в разделе «Представления документов».

Вы можете добавить оглавление так же, как мы упоминали выше, при создании основного документа и вложенных документов с нуля.

После того как вы включили все вложенные документы в основной документ, вы можете добавлять или редактировать верхние и нижние колонтитулы, создавать оглавление (как показано на рисунке), создавать указатель и работать с другими частями документа, которые являются общими. ко всему документу.

Для обоих методов создания основных документов, обсуждаемых в этой статье, при редактировании документа, включенного в основной документ, содержимое этого вложенного документа обновляется в основном документе.

Основные документы в более ранних версиях Word иногда повреждали документы. Вы можете столкнуться с этой проблемой в Word 2010. Дополнительные сведения см. на сайте Microsoft Answers.

› Навигация по длинным документам в Word с помощью закладок
› Лучшие обучающие статьи о Microsoft Office
› Создание одного оглавления из нескольких документов Word 2010
› Что означает XD и как вы его используете?
› Почему прозрачные чехлы для телефонов желтеют?
›5 шрифтов, которые следует прекратить использовать (и лучшие альтернативы)
› Худшее, что есть в телефонах Samsung, — это программное обеспечение Samsung.
› Почему СМС должен умереть

Читайте также: