Чем сводная панель отличается от отчета Excel?

Обновлено: 21.11.2024

Компании собирают огромное количество данных и сталкиваются с необходимостью преобразования их в полезную информацию. Большинство бизнес-пользователей сосредотачиваются на двух методах обмена данными — отчете и информационной панели. Хотя эти два термина означают многое для многих людей, ниже мы опишем, что означают термины бизнес-аналитики и почему отчет и информационная панель имеют схожие функции, но это не одно и то же. Пусть этот пост и курс Школы данных по теме «Как создать информационную панель» станут вашим руководством, когда вы будете выбирать, что использовать в своем следующем проекте по анализу данных.

Что такое отчет?

Отчеты могут быть презентацией соответствующих диаграмм и других визуализаций или большим набором диаграмм и визуализаций, которые могут быть связаны или не связаны напрямую. Отчет предназначен для сбора подробной информации об операциях внутри организации, поэтому отчет может либо очень широко охватывать широкий спектр связанной информации, либо узко фокусироваться на деталях одного элемента, цели или события. Вся эта информация, представленная в отчете, предназначена для моментального снимка во времени.

На платформе визуализации данных, такой как Chartio, отчет может быть создан даже в той же среде, что и информационная панель, что приводит к еще большей путанице в отношении разницы между отчетом и информационной панелью. Этот отчет может даже иметь внешний вид панели инструментов, в этом случае вы, вероятно, создаете своего рода «панель инструментов». Отчеты также могут представлять собой серию информационных панелей, которые могут быть взаимосвязаны друг с другом и в целом отображать больше информации, необходимой для понимания состояния дел. Эти группы информационных панелей могут быть связаны напрямую или сгруппированы в библиотеке программного обеспечения, категоризации или технологии организации.

Что такое информационная панель?

Все информационные панели должны вращаться вокруг ответа на главный вопрос. Например, генеральный директор может просто захотеть в любой момент времени узнать в мельчайших подробностях: «Как продвигается бизнес?». Ответ на этот вопрос так же сложен, как и организационная структура компании, но, вероятно, его очень просто измерить с помощью примерно 10 показателей или цифр. Эти 10 чисел, вероятно, могут быть проанализированы примерно на 10 диаграммах, и многие из этих чисел могут и должны быть объединены в одну диаграмму, когда числа соотносятся друг с другом или имеют одинаковую шкалу. Все это следует учитывать при создании информационной панели.

Название «приборная панель» происходит от названия приборной панели, расположенной за рулевым колесом вашего автомобиля.

Пожалуйста, не делайте подобных снимков, когда вы за рулем собственного автомобиля.

Представьте, что вы едете по дороге и вам нужно просмотреть приборную панель вашего автомобиля, чтобы узнать, сколько топлива у вас осталось. Это не только опасно по своей сути, потому что вы будете отвлекаться от дороги на значительное время, но и, вероятно, потратите некоторое время на разговор с сотрудником правоохранительных органов.

Точно так же, когда температура масла становится слишком высокой, вы заметите скачок температуры, взглянув на указатель температуры масла на приборной панели вашего автомобиля. Заметив, что он слишком высок, вы должны остановить машину и открыть капот, а затем проверить уровень масла или ряд других факторов. То, что вы действительно сделали, это развернуть информацию высокого уровня на приборной панели о текущем рабочем состоянии вашего автомобиля в подмножество данных, относящихся только к маслу.

Возможно, этот пример несколько упрощен, но суть может быть проста: информационная панель — это визуальное представление наиболее важных данных.

Чем отличаются отчеты и информационные панели?

Во-первых, отчет содержит гораздо более подробную информацию. Там, где информационная панель может предоставить генеральному директору только информацию о том, как продвигаются продажи всей компании, соответствующий отчет даст финансовому директору или вице-президенту по продажам возможность увидеть, как работает каждый регион продаж или даже продавец, и принять лидерские решения. Как и ответственность, данные будут становиться более детализированными и более детальными по мере того, как организационная иерархия будет опускаться вниз. C Suite могут быть интересны подробные данные, но для просмотра моментального снимка высокоуровневой информации предпочтительным режимом является информационная панель.

Во-вторых, отчет намного длиннее панели мониторинга. Не только в количестве деталей, но и визуально. Таблицы и диаграммы, содержащиеся в отчете, могут занимать много страниц печатного носителя и даже могут представлять собой книги или многотомные книги. На электронных носителях отчет, скорее всего, потребует от читателя прокрутки множества экранов или переходов со страницы на страницу.

Это важно из-за первой из распространенных ошибок известного профессора визуализации данных Стивена Фью при проектировании информационной панели: «превышение границ одного экрана».

Немногие описывают это таким образом.«Мое требование о том, чтобы панель управления отображалась только на одном экране без необходимости прокрутки или переключения между несколькими экранами, может показаться произвольным и немного привередливым, но оно основано на твердом и практическом обосновании. Изучив визуализацию данных и визуальное восприятие некоторое время, мы обнаруживаем, что происходит что-то мощное, когда мы видим вещи вместе, и все это в пределах поля зрения. Точно так же что-то важное может быть скомпрометировано, когда мы теряем из виду некоторые данные, прокручивая или переключаясь на другой экран, чтобы увидеть другие данные».

Когда на отдельной информационной панели содержится так много информации, что требуется прокрутка, возможности информационной панели уменьшаются, поскольку информация, которая находится на ней, предназначена для совместного просмотра. Каждая часть информации на информационной панели предназначена для того, чтобы дать читателю возможность ответить на часть центрального вопроса информационной панели. Эти диаграммы объединяются, чтобы ответить на вопрос, поэтому, если читатель не может видеть их вместе, заставить их работать вместе будет намного сложнее.

Наконец, отчет, скорее всего, будет включать письменные объяснения представленных данных. Он также может сопровождаться резюме и даже рекомендациями для будущего бизнеса. Информационная панель будет предполагать более высокий уровень понимания темы читателем и не будет содержать много объяснений, если таковые вообще будут.

Чем они похожи

Сходства относительно немногочисленны. Во-первых, и отчет, и информационная панель представляют информацию. Второй, в основном, вращается вокруг контента, который у них есть. Хотя диаграммы и таблицы могут отображаться в обоих случаях, таблицы с меньшей вероятностью будут отображаться на информационных панелях. Это не означает, что табличная информация не важна, это лишь подчеркивает идею о том, что информационная панель должна быть использована в кратчайшие сроки и должна содержать только фрагменты информации, которые работают вместе, чтобы ответить на главный вопрос.

Как видно из приведенной ниже таблицы, некоторые ключевые аспекты информационной панели могут также участвовать в создании отчета, но не обязательно. На эти ключевые аспекты необходимо ответить «Да», чтобы это была панель управления.

Третий вариант обновления информации, хотя и реже используемый в этом аргументе, — это Оповещение. Оповещения могут представлять собой регулярные запланированные запросы к данным об операциях компании, которые будут использовать некоторые предопределенные параметры для определения того, срабатывает ли оповещение и кому оно отправляется. Например, если технический директор хочет отслеживать трафик на определенную страницу на веб-сайте компании для поддержания пользовательского опыта, он может задать запрос, который будет отправляться в источник данных каждую минуту, и если эта активность выходит за пределы заранее определенного диапазона допустимых значений, система отправит электронное письмо с уведомлением технического директора о текущем всплеске активности.

В заключение

Отчет — это более подробный набор таблиц, диаграмм и графиков, который используется для гораздо более подробного и полного анализа, а панель инструментов используется для наблюдения за происходящим. Поведение частей, из которых состоят информационные панели и отчеты, похоже, но сам их состав отличается. Панель инструментов отвечает на вопрос в одном представлении, а отчет предоставляет информацию. Другими словами, отчет может предоставить более подробное представление информации, представленной на информационной панели.

Это больше, чем просто семантический аргумент. Чтобы что-то считалось информационной панелью, оно должно соответствовать ряду простых требований. Это не означает, что использование «платформы информационных панелей» для создания представления данных, которые просачиваются за пределы одного экрана, является неправильным. Суть в том, что когда вы называете что-то панелью мониторинга или используете платформу панели мониторинга на самом эффективном уровне, следует поощрять определенные передовые методы.

Информационная панель Excel может быть отличным инструментом, когда речь идет об отслеживании ключевых показателей эффективности, сравнении точек данных и получении представлений на основе данных, которые могут помочь руководству принимать решения.

В этом учебном пособии вы узнаете, как создать информационную панель Excel, рекомендации по ее созданию, функции и инструменты, которые можно использовать в Excel, вещи, которых следует избегать любой ценой, а также рекомендуемые учебные материалы.

Это руководство охватывает:

Что такое панель мониторинга Excel и чем она отличается от отчета?

Давайте сначала разберемся, что такое панель мониторинга Excel.

Информационная панель Excel представляет собой одностраничник (чаще всего, но не всегда необходимый), который помогает менеджерам и бизнес-лидерам отслеживать ключевые показатели эффективности или показатели и принимать решения на их основе. Он содержит диаграммы/таблицы/представления, подкрепленные данными.

Информационная панель часто называется отчетом, однако не все отчеты являются информационными панелями.

Вот разница:

Отчет будет собирать и отображать данные только в одном месте. Например, если руководитель хочет узнать, как выросли продажи за последний период и какой регион оказался наиболее прибыльным, отчет не сможет на него ответить. Он просто сообщал бы все соответствующие данные о продажах. Эти отчеты затем используются для создания информационных панелей (в Excel или PowerPoint), которые помогут в принятии решений.
Информационная панель, с другой стороны, позволит мгновенно ответить на важные вопросы, например о том, какие регионы работают лучше и на каких продуктах следует сосредоточиться руководству. Эти информационные панели могут быть статическими или интерактивными (где пользователь может делать выбор и изменять представления, а данные будут динамически обновляться).

Теперь, когда мы поняли, что такое панель мониторинга, давайте углубимся и узнаем, как создать панель мониторинга в Excel.

Как создать информационную панель Excel?

Создание информационной панели Excel – это многоэтапный процесс, и при ее создании необходимо помнить о некоторых важных вещах.

Даже перед тем, как запустить Excel, необходимо четко определить цели панели управления.

Например, если вы создаете информационную панель KPI для отслеживания финансовых KPI компании, ваша цель — показать сравнение текущего периода с прошлым периодом (периодами).

Аналогично, если вы создаете информационную панель для отдела кадров для отслеживания обучения сотрудников, то цель будет заключаться в том, чтобы показать, сколько сотрудников прошли обучение и сколько необходимо обучить для достижения цели.

Что нужно сделать еще до того, как вы приступите к созданию информационной панели Excel

Многие люди начинают работать с информационной панелью, как только получают данные.

И в большинстве случаев они навлекают на себя муки переделки информационной панели, поскольку цели клиента/заинтересованного лица не достигаются.

Ниже приведены некоторые вопросы, на которые вы должны были ответить, прежде чем приступить к созданию информационной панели Excel:

В: Какова цель информационной панели?

Первое, что нужно сделать, как только вы получите данные (или даже до их получения), — это выяснить, чего хочет ваша заинтересованная сторона. Четко определите, для какой цели должна служить сводная панель.

Отслеживать ключевые показатели эффективности однократно или регулярно? Нужно ли отслеживать KPI для всей компании или по подразделениям? Задавая правильные вопросы, вы сможете понять, какие данные вам нужны и как разработать панель мониторинга.

В: Каковы источники данных?

Всегда знайте, откуда берутся данные и в каком формате. В одном из моих проектов данные были предоставлены в виде файлов PDF на испанском языке. Это полностью изменило масштаб, и большая часть нашего времени была потрачена на ручную выборку данных. Вот вопросы, которые вы должны задать: Кому принадлежат данные? В каком формате вы получите данные? Как часто обновляются данные?

В: Кто будет использовать эту панель управления Excel?

Менеджера, скорее всего, заинтересуют только те сведения, которые предоставляет ваша панель инструментов, однако некоторым аналитикам данных в его команде может потребоваться более подробное представление. В зависимости от того, кто использует вашу информационную панель, вам необходимо структурировать данные и конечный результат.

В: Как часто нужно обновлять панель инструментов Excel?

Если ваши информационные панели должны обновляться еженедельно или ежемесячно, вам лучше создать модель plug-and-play (где вы просто копируете и вставляете данные, и они автоматически обновляются). Если это разовое упражнение, вы можете отказаться от автоматизации и сделать это вручную.

В: Какую версию Office использует клиент/заинтересованное лицо?

Лучше не предполагать, что у клиента/заинтересованного лица установлена последняя версия MS Office. Однажды я создал информационную панель только для того, чтобы узнать, что мое заинтересованное лицо использует Excel 2003. Это привело к некоторой доработке, поскольку функция ЕСЛИОШИБКА не работает в версии Excel 2003 (которую я активно использовал при создании информационной панели).

Получение данных в Excel

После того, как вы получите четкое представление о том, что вам нужно создать, следующим шагом будет получение данных и получение их в Excel.

Ваша жизнь упрощается, когда ваш клиент предоставляет вам данные в Excel, однако, если это не так, вам нужно найти эффективный способ получить их в Excel.

Если у вас есть файлы CSV или текстовые файлы, вы можете легко преобразовать их в Excel. Если у вас есть доступ к базе данных, в которой хранятся данные, вы можете создать подключение и косвенно обновить его.

Получив данные, их необходимо очистить и стандартизировать.

Например, вам может потребоваться избавиться от начальных, конечных или двойных пробелов, найти и удалить дубликаты, удалить пробелы и ошибки и т. д.

В некоторых случаях вам даже может понадобиться реструктурировать данные (например, вам нужно создать сводную таблицу).

Эти шаги зависят от проекта и от того, как ваши данные выглядят в Excel.

Обзор структуры информационной панели

Получив данные в Excel, вы будете точно знать, что можно и что нельзя использовать на панели инструментов Excel.

На этом этапе рекомендуется обсудить с заинтересованными сторонами схему информационной панели Excel.

Рекомендуется создать простой план в PowerPoint вместе с дополнительными примечаниями. Цель этого шага — убедиться, что ваше заинтересованное лицо понимает, какую панель мониторинга он может ожидать с доступными данными.

Это также помогает, поскольку заинтересованное лицо может предложить изменения, которые принесут ему больше пользы.

Вот пример схемы, которую я создал для одной из панелей индикаторов KPI:

После того, как вы разработали структуру, пришло время приступить к созданию информационной панели Excel.

Рекомендуется разделить рабочую книгу Excel на три части (это рабочие листы, которые я создаю с одинаковыми именами):

Данные. Это может быть один или несколько рабочих листов, содержащих необработанные данные.
Расчеты. Здесь вы выполняете все расчеты. Опять же, у вас может быть один или несколько листов для расчетов.
Информационная панель — это лист с информационной панелью. В большинстве случаев это просмотр одной страницы, который показывает анализ/полезную информацию, подкрепленную данными.

Таблица Excel — секрет эффективной информационной панели Excel

Первое, что я делаю с необработанными данными, — это преобразовываю их в таблицу Excel.

Таблица Excel предлагает множество преимуществ, которые имеют решающее значение при создании информационной панели Excel.

Чтобы преобразовать табличные данные в таблицу Excel, выберите данные, перейдите на вкладку "Вставка" и щелкните значок "Таблица".

Вот преимущества использования таблицы Excel для панели мониторинга:

При преобразовании набора табличных данных в таблицу Excel вам не нужно беспокоиться об изменении данных на более позднем этапе. Даже если вы получите дополнительные данные, вы можете просто добавить их в таблицу, не беспокоясь о том, что формулы испортятся. Это очень полезно, когда я создаю панели мониторинга с поддержкой plug-and-play.
В таблице Excel вместо ссылки можно использовать имена столбцов. Например, вместо C2:C1000 вы можете использовать «Продажи».

Важные функции Excel для информационных панелей

Вы можете создать много хороших интерактивных информационных панелей Excel, просто используя формулы Excel.

Когда вы делаете выбор из раскрывающегося списка, используете полосу прокрутки или устанавливаете флажок, существуют формулы, которые обновляются на основе результатов и предоставляют вам обновленные данные/представление на панели инструментов.

Вот мои пять лучших функций Excel для информационных панелей Excel:

: это моя любимая функция при создании интерактивной информационной панели Excel. Это позволяет мне делать сложные вычисления, когда есть много переменных. Например, предположим, что у меня есть панель управления продажами, и я хочу знать, какие продажи были сделаны торговым представителем Бобом в третьем квартале в восточном регионе. Я могу просто создать для этого формулу СУММПРОИЗВ. Функция /MATCH: я большой сторонник использования комбинации ИНДЕКС и формулы ПОИСКПОЗ для поиска данных в информационных панелях Excel. Вы также можете использовать функцию ВПР, но я считаю, что ИНДЕКС/ПОИСКПОЗ лучше. : Выполняя расчеты с необработанными данными, вы часто сталкиваетесь с ошибками. Я широко использую ЕСЛИОШИБКА, чтобы скрыть ошибки на информационной панели (а также много раз в необработанных данных). : Если вы хотите создать динамические заголовки или заголовки, вам нужно использовать для этого функцию ТЕКСТ. /COLUMNS Функция: я часто использую их, когда мне нужно скопировать формулу, и один из аргументов должен увеличиваться по мере того, как мы спускаемся вниз/вправо по ячейке.

О чем следует помнить при работе с формулами на панели инструментов Excel:

Избегайте использования изменчивых формул (таких как OFFSET, NOW, TODAY и т. д.). Это замедлит вашу книгу.
Удалите ненужные формулы. Если у вас есть какие-то дополнительные формулы на листе расчета, удалите их при окончательной доработке панели мониторинга.
Используйте вспомогательные столбцы, так как это может помочь вам избежать длинных формул массива.

Интерактивные инструменты, которые сделают вашу панель управления Excel потрясающей

Существует множество интерактивных инструментов, с помощью которых можно сделать панель управления Excel динамичной и удобной для пользователя.

Вот некоторые из них, которые я использую регулярно:

Полосы прокрутки. Используйте полосы прокрутки, чтобы сэкономить место в книге. Например, если у вас есть 100 строк данных, вы можете использовать полосу прокрутки только с 10 строками на панели мониторинга. Пользователь может использовать полосу прокрутки, если хочет просмотреть весь набор данных.
Флажки. Флажки позволяют делать выбор и обновлять информационную панель. Например, предположим, что у меня есть информационная панель для обучения, и я являюсь генеральным директором компании, я хотел бы посмотреть на общую информационную панель компании. Но если я руководитель отдела продаж, я бы хотел смотреть только на работу своего отдела. В таком случае вы можете создать панель инструментов с флажками для разных подразделений компании.
Раскрывающийся список. Раскрывающийся список позволяет пользователю сделать эксклюзивный выбор. Вы можете использовать эти раскрывающиеся списки для обновления информационной панели. Например, если вы показываете данные по отделам, вы можете указать названия отделов в раскрывающемся списке.

Использование диаграмм Excel для визуализации данных на информационной панели Excel

Диаграммы не только делают панель инструментов Excel визуально привлекательной, но и упрощают ее использование и интерпретацию.

Вот несколько советов по использованию диаграмм на панели инструментов Excel:

Выберите правильную диаграмму: Excel предоставляет множество вариантов построения диаграмм, и вам нужно использовать правильную диаграмму. Например, если вам нужно показать тенденцию, вам нужно использовать линейную диаграмму, но если вы хотите выделить фактические значения, правильным выбором может быть столбчатая диаграмма. Хотя многие эксперты не советуют использовать круговую диаграмму, я бы посоветовал вам действовать по своему усмотрению. Если ваша аудитория привыкла видеть круговые диаграммы, вы можете использовать и их.
Используйте комбинированные диаграммы. Я настоятельно рекомендую использовать комбинированные диаграммы, так как они позволяют пользователю сравнивать значения и делать выводы. Например, можно отобразить объем продаж в виде гистограммы, а рост — в виде линейной диаграммы.

Использовать динамические диаграммы. Если вы хотите, чтобы пользователь мог делать выбор и чтобы диаграмма обновлялась вместе с ним, используйте динамические диаграммы. Теперь динамическая диаграмма представляет собой не что иное, как обычную диаграмму, данные которой обновляются в серверной части, когда вы делаете выбор.

Используйте спарклайны, чтобы сделать данные более значимыми. Если на панели инструментов или в отчете много данных, вы можете использовать спарклайны, чтобы сделать их наглядными. Спарклайн — это крошечная диаграмма, которая находится в ячейке и может быть создана с использованием набора данных. Это полезно, когда вы хотите показать тенденцию с течением времени и в то же время сэкономить место на панели инструментов. Подробнее о спарклайнах Excel можно узнать здесь.
Используйте контрастные цвета для выделения данных. Это общий совет по построению диаграмм, где вы должны выделять данные на диаграмме, чтобы их было легко понять. Например, если у вас есть данные о продажах, вы можете выделить год с наименьшим объемом продаж красным цветом.

Вы можете просмотреть некоторые из моих руководств по построению графиков здесь.

Кроме того, если вы хотите больше узнать о диаграммах Excel, я рекомендую вам посетить блог эксперта по диаграммам Excel Джона Пельтье.

Что нужно и чего нельзя делать с информационными панелями Excel

Начнем с того, что нельзя делать!

Вот некоторые моменты, которых я рекомендую вам избегать при создании информационной панели Excel. Опять же, они могут варьироваться в зависимости от вашего проекта и заинтересованной стороны, но действительны в большинстве случаев.

Не загромождайте свои информационные панели. То, что у вас есть данные и диаграммы, не означает, что они должны быть на вашей информационной панели. Помните, что цель информационной панели — помочь определить проблему или помочь в принятии решений. Так что держите его актуальным и удаляйте все, что ему не принадлежит. Я часто спрашиваю себя, может ли что-то быть просто хорошим или обязательным. Затем я удаляю все, что нужно.
Не используйте изменчивые формулы: это замедлит вычисления.
Не храните лишние данные в рабочей книге. Если вам нужны эти данные, создайте копию панели мониторинга и сохраните ее в качестве резервной копии.

Теперь давайте рассмотрим некоторые рекомендации (или рекомендации)

Нумерация диаграмм/разделов. Панель инструментов — это не просто случайный набор диаграмм и точек данных. Наоборот, это история, в которой одно влечет за собой другое.Вы должны убедиться, что ваша аудитория выполняет шаги в правильном порядке, и поэтому лучше всего их пронумеровать. Хотя вы можете направить их во время презентации в прямом эфире, это очень поможет, когда кто-то воспользуется вашей информационной панелью на более позднем этапе или распечатает ее.
Ограничение движения в области панели управления. Скройте все строки и столбцы, чтобы пользователь случайно не прокрутил страницу.
Закрепить важные строки/столбцы. Используйте области закрепления, если вы хотите, чтобы некоторые строки/столбцы всегда были видны на панели управления.
Привязка фигур/диаграмм. Убедитесь, что ваши фигуры/диаграммы или интерактивные элементы управления не скрываются и не изменяют размер, когда кто-то скрывает или изменяет размер ячеек. Вы также можете использовать инструмент Excel Camera, чтобы сделать снимок диаграмм/таблиц и поместить его на панель инструментов Excel (эти изображения являются динамическими и обновляются при обновлении внутренних диаграмм/таблиц).
Предоставьте руководство пользователя. Если у вас сложная информационная панель, рекомендуется создать отдельный рабочий лист и выделить шаги. Это поможет людям пользоваться вашей панелью управления, даже когда вас там нет.
Экономьте место с помощью комбинированных диаграмм. Используйте комбинированные диаграммы (например, маркированные диаграммы, диаграммы термометров и фактические и целевые диаграммы), чтобы сэкономить место на рабочем листе.
Используйте символы и условное форматирование. Используйте символы (такие как стрелки вверх/вниз или галочки/крестики) и условное форматирование, чтобы добавить уровень анализа на панель мониторинга (но не переусердствуйте).< /li>

Хотите создавать профессиональные информационные панели в Excel? Ознакомьтесь с онлайн-курсом «Информационная панель Excel», где я покажу вам все, что нужно для создания информационной панели Excel мирового класса.

Примеры панели управления

Вот несколько интересных примеров панели инструментов Excel, которые вы можете скачать и поиграть с ними.

Панель управления ключевыми показателями эффективности Excel

Вы можете использовать эту панель мониторинга для отслеживания ключевых показателей эффективности различных компаний, а затем использовать маркированные диаграммы для более глубокого анализа эффективности отдельной компании.

Нажмите здесь, чтобы загрузить панель мониторинга KPI.

Если вам интересно узнать, как создать эту панель KPI, нажмите здесь.

Панель управления производительностью колл-центра

Нажмите здесь, чтобы загрузить панель мониторинга.

Подробнее об этой информационной панели можно прочитать здесь.

Сезон EPL визуализируется на панели управления Excel

На этой информационной панели вы узнаете, как использовать VBA на информационных панелях Excel. На этой панели сведения об играх обновляются при двойном щелчке по ячейкам слева. Он также использует VBA для отображения меню справки, помогающего пользователю использовать эту панель управления.

Нажмите здесь, чтобы загрузить информационную панель EPL.

Подробнее об этой информационной панели можно прочитать здесь.

Рекомендуемое обучение работе с панелью управления

Если вы хотите узнать, как создавать профессиональные информационные панели мирового класса в Excel, ознакомьтесь с моим БЕСПЛАТНЫМ онлайн-курсом по созданию информационных панелей Excel.

Информационные панели Excel упрощают быстрый просмотр отчетов с данными, а не просмотр больших объемов данных. Обзоры помогают в принятии быстрых и срочных решений, так как можно просмотреть большой объем информации сразу и за короткое время.

Информационные панели помогают отслеживать ключевые показатели эффективности (КПЭ) Ключевые показатели эффективности (КПЭ) Ключевые показатели эффективности (КПЭ) — это метрики, используемые для периодического отслеживания и оценки эффективности организации для достижения определенных целей. Они также используются для удобной оценки общей эффективности компании, что помогает организациям отслеживать прогресс в достижении своих целей. Они предоставляют высокоуровневую сводку ключевых аспектов ваших данных, чтобы держать всех в курсе прогресса, тем самым предоставляя организации своевременный индикатор для необходимых действий в режиме реального времени.

Информационные панели Excel содержат различные элементы, такие как диаграммы. Как сделать график в Excel? Помимо работы с большими объемами данных, специалистам в области финансов и бухгалтерского учета необходимо научиться строить графики в Excel.Визуализация данных (визуальное представление данных в виде диаграмм или графиков) имеет решающее значение для многих задач. , таблицы, рисунки и датчики, которые помогают в представлении данных. Они могут обрабатывать данные любого типа с разных рынков и целей, а информацию можно использовать для маркетинговых, финансовых или других бизнес-проектов. Информационная панель наиболее применима к большим объемам данных, поскольку в противном случае было бы утомительно просматривать такие большие объемы данных, особенно в условиях ограниченного времени. Можно создать свою панель мониторинга или использовать шаблон, чтобы начать использовать панели мониторинга Excel.

Обзор

Информационная панель Excel используется для отображения обзоров больших дорожек данных.
В сводных панелях Excel используются такие элементы панели, как таблицы, диаграммы и датчики, для отображения обзоров.
Информационные панели упрощают процесс принятия решений, отображая важные части данных в одном окне.

Создание информационной панели Excel

Ниже описаны начальные шаги по созданию информационной панели Excel:

1. Обсудите идеи и разработайте стратегию для основной цели панели управления

Прежде чем вкладывать время и деньги в создание информационных панелей Excel, пользователи должны провести мозговой штурм по поводу того, какие типы данных следует добавить на панель мониторинга. Разработайте стратегию в отношении основной цели, которой должна служить панель инструментов. Вы хотите отслеживать определенные отделы бизнеса или производительность определенного продукта, производимого компанией?

2. определить подходящий источник данных

После определения цели следующим шагом будет определение соответствующего источника данных, которые будут отображаться на информационной панели. Данные составляют основной элемент панели мониторинга и определяют компоненты, которые будут на нее добавлены.

Цель создания информационной панели во многом определяет ее внешний вид и функции. Информационная панель должна охватывать только необходимые аспекты данных, которые важны для принятия ключевых решений. Его внешний вид также зависит от получателей информации. Каковы их предпочтения? Является ли потребитель менеджером, внешним клиентом или коллегой? Сколько времени у них есть на изучение приборной панели? Все атрибуты должны быть ключевыми при разработке информационной панели с учетом предпочтений потребителя.

Дизайн информационной панели Excel

На этапе мозгового штурма будут определены соответствующие элементы панели мониторинга, которые необходимо включить в дизайн. Вы можете решить использовать или улучшить готовые шаблоны, чтобы сэкономить время и деньги. Ключевые элементы шаблона будут включать сводные таблицы. Руководство по сводным таблицам Excel. Сводная таблица позволяет динамически организовывать, сортировать, управлять и анализировать большие наборы данных. Сводные таблицы — это один из самых мощных инструментов Excel для анализа данных, статические таблицы, динамические диаграммы, объекты автоформирования, виджеты датчиков и другие виджеты, не относящиеся к диаграммам.

Пространство, занимаемое каждым из элементов, также определяет внешний вид и удобочитаемость информационной панели. На приборной панели слишком много мелких предметов? Нужны ли элементы или вам нужно несколько больших объектов, которые легко и быстро изучать? Определите все ключевые элементы, которые вы хотите видеть на информационной панели, чтобы можно было классифицировать похожие элементы в одном разделе на информационной панели.

Кроме того, цвет фона информационной панели Excel в значительной степени влияет на удобочитаемость данных. Вы можете пометить похожие объекты цветом, чтобы пользователям данных было легко читать информацию, представленную на информационной панели. Выбор цветов также помогает пользователям различать определенные группы элементов для облегчения сравнения. Пользовательский интерфейс информационной панели Excel можно улучшить, упростив панели навигации. Один из способов добиться этого — добавить метки к графикам, включить раскрывающиеся списки и зафиксировать панели для ограничения прокрутки.

Как PowerPoint упрощает использование информационных панелей Excel

Приложение Microsoft для создания слайд-шоу и презентаций PowerPoint может помочь в представлении информационных панелей Excel, делая его более интерактивным для пользователей. Возможность сделать информационную панель интерактивной с помощью только Excel может быть сложным процессом, поскольку для этого потребуется использовать макросы и VBA Примеры Excel VBA Excel VBA позволяет пользователю создавать макросы, которые автоматизируют процессы в Excel. В этом руководстве будут использованы примеры Excel VBA, чтобы показать, как записывать макрос путем настройки макроса, как объявлять переменные и как ссылаться на данные. , которые являются сложными языками для использования с листами Excel. Более простой альтернативой является добавление интерактивных элементов в PowerPoint, поскольку приложение поставляется со встроенными элементами.

Например, вы можете добавить диаграммы в PowerPoint и использовать интерактивные элементы для упрощения презентации. Если вы представляете данные об эффективности ABC Limited за десять лет, представить данные в Excel будет сложно. При использовании PowerPoint вы можете создать десять диаграмм за десять лет, каждая из которых будет отображать эффективность компании за каждый год.

После этого диаграммы можно добавить на панель инструментов Excel. Каждую диаграмму можно поместить на отдельный слайд, чтобы при навигации по диаграммам слайды выглядели так, как будто они движутся. Это повышает интерактивность и представление данных о производительности за десять лет в Excel.

Дополнительные ресурсы

CFI предлагает аналитика по финансовому моделированию и оценке (FMVA)™. Станьте сертифицированным аналитиком по финансовому моделированию и оценке (FMVA)®. Сертификация аналитика по финансовому моделированию и оценке (FMVA)® от CFI поможет вам обрести уверенность, необходимую для вашей финансовой карьеры. . Зарегистрируйтесь сегодня! Сертификационная программа для тех, кто хочет поднять свою карьеру на новый уровень. Чтобы продолжать учиться и развивать свою базу знаний, изучите дополнительные соответствующие ресурсы ниже:

Основные формулы Excel Основные формулы Excel Овладение основными формулами Excel имеет решающее значение для новичков, желающих освоить финансовый анализ. Microsoft Excel считается стандартным программным обеспечением для анализа данных. Программа Microsoft для работы с электронными таблицами также является одной из самых популярных среди инвестиционных банкиров.
Рекомендации по моделированию в Excel Передовые методики по моделированию в Excel Следующие рекомендации по моделированию в Excel позволяют пользователю обеспечить наиболее чистое и удобное моделирование. Microsoft Excel — чрезвычайно надежный инструмент. Для тех, кто работает в сфере инвестиционно-банковских услуг, корпоративных финансов и прямых инвестиций, почти обязательно научиться опытному пользователю Excel.

Бесплатное руководство по Excel

Чтобы овладеть искусством работы с Excel, ознакомьтесь с БЕСПЛАТНЫМ ускоренным курсом CFI по Excel. Основы Excel — формулы для финансов Вы ищете ускоренный курс по Excel? Получите бесплатное обучение Excel для карьеры в области корпоративных финансов и инвестиционно-банковской деятельности от Института корпоративных финансов. , который научит вас, как стать опытным пользователем Excel. Изучите самые важные формулы, функции и сочетания клавиш, чтобы уверенно проводить финансовый анализ.

Запустите бесплатный курс CFI по Excel прямо сейчас Основы Excel — формулы для финансов Вы ищете ускоренный курс Excel? Пройдите бесплатное обучение Excel, чтобы начать карьеру в сфере корпоративных финансов и инвестиционно-банковских услуг, от Института корпоративных финансов.

Задайте вопрос или присоединитесь к обсуждению всего, что связано с Excel, на нашем канале Slack.

Если вы похожи на большинство людей, вас, вероятно, несколько пугает Excel.

Но вот важная истина: Excel — невероятно полезный инструмент, особенно когда речь идет о сборе необработанных данных и преобразовании их в полезную и важную информацию. И вам не нужно быть гением чисел, чтобы использовать его.

В этом пошаговом руководстве мы подробно расскажем, как создать панель мониторинга Excel (без стресса и головной боли).

Улучшите свою игру в Excel

Загрузите нашу готовую к печати памятку по ярлыкам для Excel.

Что такое информационная панель Excel?

Начнем с основ. Простейший способ представить сводную панель — это визуальное представление данных.

На необработанные данные может быть сложно смотреть. Конечно, нужные цифры есть. Но все эти строки и столбцы часто невозможно обработать и понять.

Здесь в игру вступают панели мониторинга. Они превращают данные в информацию (да, это две разные вещи!), создавая различные диаграммы, таблицы и другие визуальные элементы, которые дают вам общий обзор этих данных.

Информационная панель упрощает сложные данные, содержащиеся в электронной таблице, и преобразует их во что-то визуальное, что гораздо легче понять и, следовательно, использовать.

Излишне говорить, что информационные панели можно использовать для самых разных целей — от составления бюджета или управления проектами до маркетинга или отчетов о продажах.

В качестве простого примера я использовал информационную панель для преобразования этой таблицы расходов за первый квартал:

В этой краткой круговой диаграмме показано, на что были потрачены деньги в январе:

Этот пример относительно прост. Но в Excel есть множество возможностей для создания настолько сложных панелей мониторинга, сколько вам нужно.

Перед созданием информационной панели: что нужно знать

Визуализация данных звучит как настоящая вечеринка, не так ли? Мы можем сказать, что вы готовы и горите желанием приступить к созданию собственных информационных панелей.

Однако перед этим необходимо заложить соответствующую основу. Вот несколько вещей, которые вы должны сделать, прежде чем приступить к работе с панелью управления:

1. Импортируйте свои данные в Excel

Чтобы создать сводную панель, ваши данные сначала должны существовать в Excel. Если уже есть? Отлично! На этом шаге больше ничего делать не нужно.

А если нет? Вам нужно будет импортировать его в книгу Excel.

Существует множество способов сделать это с различной сложностью — в зависимости от того, где в настоящее время находятся ваши данные. Поэтому лучше всего изучить, как импортировать данные в вашем конкретном формате.

2. Очистите свои данные

При работе с данными в Excel важно, чтобы каждая часть информации находилась в отдельной ячейке.

Если ваша существующая электронная таблица представляет собой беспорядочный беспорядок, потратьте некоторое время на ее очистку и убедитесь, что все организовано в соответствующие строки и столбцы. Также имеет смысл кратко проанализировать ваши данные и убедиться, что вы не заметили явных опечаток или ошибок.

Кроме того, сейчас самое подходящее время для поиска дублирующейся информации, которую необходимо удалить, поскольку каждая строка данных должна быть уникальной, чтобы можно было использовать функцию сводной панели, иначе будет двойной учет.

Хотите быстро найти дубликаты? Выделите весь набор данных и нажмите кнопку "Удалить дубликаты".

СОВЕТ. Лучше всего хранить исходный набор данных в другом месте. Таким образом, если вы совершите ошибку, вы сможете восстановить данные, с которых вы начали.

3. Настройте книгу

Чтобы создать панель мониторинга, вам понадобятся три отдельных листа (или вкладки) в книге Excel.

Назовите свою первую вкладку (ту, на которой находятся все необработанные данные) как-то легко узнаваемым, например "Данные" или "Необработанные данные".

Затем создайте вторую вкладку с названием "Данные диаграммы". На этой вкладке вы будете хранить только те данные, которые необходимо ввести в разные диаграммы для панели инструментов. Наконец, создайте вкладку "Информационная панель", где будут отображаться различные диаграммы.

Вы можете пока оставить две последние вкладки совершенно пустыми! Важная часть — это просто настроить книгу и подготовить ее к работе.

4. Поймите свои требования

Когда вы начнете знакомиться с информационными панелями в Excel, вы быстро поймете, что существует множество вариантов. По общему признанию, это может быть ошеломляющим, поэтому важно сначала понять, зачем нужна ваша панель управления.

Какова ваша цель с помощью этой панели? Вам нужно отслеживать прогресс? Анализировать бюджет? Определить тенденции?

Рассмотрев это в первую очередь, а также такие вещи, как то, с кем вам нужно будет поделиться этим и в каком формате, вы сможете разработать панель мониторинга, которая соответствует вашим потребностям.

Как создать информационную панель Excel

1. Определите, какие диаграммы лучше всего представляют ваши данные

Помните, как мы только что сказали, что вы столкнетесь с множеством вариантов представления ваших данных? Мы не шутили — есть гистограммы, гистограммы, круговые диаграммы, линейные диаграммы, точечные диаграммы, каскадные диаграммы и многое другое.

Однако не все из них лучше всего подходят для данных, которые вы хотите представить. Например, линейная диаграмма отлично подходит для анализа тенденций, а круговая диаграмма эффективна для просмотра моментального снимка во времени.

Не уверены, какая диаграмма лучше всего подходит для вас? Лучше всего играть. Создайте несколько различных диаграмм, просмотрите результаты и определите, какие из них лучше всего подходят для отображения ваших данных в удобном для восприятия виде.

С таким количеством вариантов мы не смогли бы подробно рассмотреть каждый тип диаграммы здесь. Поэтому вместо этого мы собираемся окунуться в воды информационной панели, сосредоточившись на пошаговом процессе создания одного определенного типа диаграммы: гистограммы.

Мы будем использовать тот же набор данных о бюджете, что и выше. Наша цель — создать гистограммы, которые будут отображать, сколько мы тратим на каждую отдельную статью бюджета в месяц в первом квартале. Это означает, что мы получим отдельные графики для электричества, газа, телефона и т. д.

Готовы? Приступим.

2. Фильтруйте данные

При создании диаграммы вам не нужно использовать все ваши данные сразу — вам нужно будет отфильтровать их, чтобы сосредоточиться только на тех фрагментах, которые вам нужны в данный момент времени.

Самый простой способ сделать это — использовать параметр «Фильтр» в Excel. Например, мы хотим отфильтровать по типу товара и увидеть только цифры, связанные с нашими расходами на электроэнергию.

Для этого мы выделим весь набор данных, щелкнем ленту «Данные» на панели инструментов, а затем нажмем кнопку «Фильтр». При этом вы увидите, что рядом с заголовками ваших столбцов появляются маленькие стрелки. Если вы нажмете одну из этих стрелок, появится раскрывающееся меню, которое можно использовать для фильтрации данных.

Когда вы отфильтровали только те данные, которые вам нужны, выделите все ячейки данных, нажмите «Копировать», а затем вставьте только эти строки на вкладку «Данные диаграммы» вашей книги. Это вкладка, из которой вы будете извлекать данные при построении диаграмм.

Почему нельзя просто выбрать данные на обычной вкладке "Данные"?Проще говоря, потому что, даже если вы отфильтровали данные, эти другие нерелевантные строки все еще включены (хотя и скрыты) — это означает, что они будут отбрасывать вещи на вашей диаграмме.

3. Создайте свою диаграмму

Теперь, когда у вас есть только те данные, которые вам нужны, вы готовы приступить к построению диаграммы.

Перейдите на вкладку "Информационная панель" на рабочем листе, нажмите кнопку "Вставить" на панели инструментов, а затем выберите нужный тип диаграммы в меню. В этом случае мы будем использовать столбчатую диаграмму с кластерами.

Когда вы вставите диаграмму, вы увидите пустое поле. Не волнуйтесь — вы ничего не напортачили. На следующем шаге мы расскажем, как сделать так, чтобы ваши данные там отображались.

СОВЕТ. Все еще не уверены, какой вариант диаграммы лучше всего подходит для ваших данных? Выделите все свои строки данных на вкладке «Данные диаграммы», а затем нажмите «Рекомендуемые диаграммы» на ленте «Вставить». Excel предложит вам несколько диаграмм для использования.

4. Выберите свои данные

Теперь, когда у вас есть это пустое поле на вкладке "Панель инструментов" вашей книги, пришло время ввести некоторые данные.

Для этого щелкните это поле правой кнопкой мыши и выберите "Выбрать данные". После этого перейдите на вкладку «Данные диаграммы» (где находятся ваши отфильтрованные данные) и выделите все данные, которые вы хотите отобразить, за исключением заголовков столбцов. В этом случае мы выбираем данные «Элемент» и «Стоимость», поскольку цель моей диаграммы — показать, сколько мы тратим на электроэнергию каждый месяц.

Те данные, которые вы только что выбрали, относятся к вертикальной оси. Но вам все равно нужно выбрать данные для горизонтальной оси диаграммы.

Для этого нажмите кнопку в поле "Горизонтальная ось" всплывающего окна "Выбрать данные" и выделите необходимую информацию для горизонтальной оси — в данном случае месяцы.

После этого нажмите клавишу «Ввод», нажмите «ОК», а затем перейдите на вкладку «Панель инструментов», чтобы убедиться, что ваша диаграмма заполнена этими данными.

5. Дважды проверьте свои данные

На этом этапе имеет смысл бросить беглый взгляд на диаграмму и убедиться, что на ней все в порядке. Ошибки могут случиться. Поэтому стоит потратить время на то, чтобы убедиться, что ваша диаграмма правильно отображает данные.

Что-то не так?

Устраните неполадки, чтобы понять, где вы ошиблись.

6. Отшлифуйте свою диаграмму

Вот самое интересное — когда вы закончите работу над диаграммой.

От изменения цветов в соответствии с вашим брендом до добавления меток, заголовков, единиц измерения или любой другой необходимой информации — вы можете отшлифовать свою диаграмму, дважды щелкнув область диаграммы, а затем используя параметры на панели инструментов ( там есть кнопки для всего, от «Добавить элемент диаграммы» до «Изменить цвета), чтобы внести свои изменения.

7. Повторите процесс для других данных

Настоящая информационная панель Excel включает в себя несколько различных диаграмм и датчиков для отображения данных. Таким образом, чтобы завершить работу с панелью инструментов в этом примерном сценарии, мы вернемся назад и повторим все эти шаги для других статей бюджета, таких как телефон, транспортное средство, бензин и т. д.

Обратите внимание на один важный момент: вы не хотите удалять какие-либо данные со вкладки "Данные диаграммы", так как именно эти данные используются в ваших диаграммах.

Итак, при создании других диаграмм обязательно вставляйте новые наборы данных друг под другом, а не удаляйте и заменяйте их на этой вкладке:

После того, как мы это сделали? В итоге у нас появится вкладка, показывающая, сколько мы тратим на каждую вещь каждый месяц.

Видите, это было не так уж и плохо, не так ли?

Готовы приступить к работе с инструментальными панелями Excel?

Здесь мы многое рассказали о панелях мониторинга Excel, и мы надеемся, что у вас появилась новая уверенность в использовании Excel, чтобы вы могли визуализировать и использовать свои данные.

Обещаем, это не так сложно и сложно, как вы, вероятно, представляете.

Если вы хотите узнать больше и стать настоящим мастером сводных панелей Excel (мы это знаем), ознакомьтесь с нашим курсом по информационным панелям Excel, чтобы засучить рукава и узнать больше о том, как вы можете использовать сводные панели Excel для ваше преимущество.

Кроме того, ознакомьтесь с нашей статьей о различиях между большими данными и бизнес-аналитикой, а также об инструментах, используемых в этих областях.

Читайте также: