Автоматическое удаление писем в Outlook

Обновлено: 03.07.2024

Microsoft Outlook — самый популярный поставщик услуг электронной почты для большой сети пользователей после Gmail от Google (поставщик услуг электронной почты). Из-за его удобной и прямой связи с широко используемым Office 365 деловое и корпоративное сообщество находит большую ценность в спектре разнообразных функций, предоставляемых Microsoft Outlook. Outlook предоставляет различные параметры категоризации, чтобы помочь пользователям фильтровать содержимое электронной почты. Параметр автоматического удаления полезен для различения настоящих и мошеннических электронных писем. Что делать, если вы не хотите, чтобы отправитель присылал вам больше писем? В Outlook вы можете легко настроить эти функции и настроить автоматическое удаление писем через определенное количество дней. Следуйте инструкциям ниже, чтобы узнать, как это сделать.

Шаг за шагом. Как автоматически удалять электронные письма через X дней в Outlook

Сначала войдите в Outlook, используя свои обычные данные для входа.
Нажмите «файл».
В «файле» нажмите «параметры».
Теперь перейдите в «Дополнительно».
В разделе «Дополнительно» нажмите «Настройки автоматического архивирования».
По своему усмотрению установите параметр «Выполнять автоархивацию каждые X дней».
Установите флажок Запрашивать перед запуском «Автоархивации».
Выберите «Удалить старые элементы без возможности восстановления».
Нажмите "ОК".

Из единого меню вы можете автоматически удалять, автоматически архивировать и переносить входящие электронные письма в разные папки на определенный период времени, а также отписываться от нежелательных отправителей. Вышеупомянутая стратегия доказала свою эффективность, гарантируя автоматическое удаление сообщения электронной почты из папки "Входящие" пользователя по истечении заданного периода времени.

Следуя приведенным выше методам, вы сможете удалять электронные письма от определенных людей через определенное количество дней. Опция автоматического архивирования настроена на удаление электронных писем у отправителя после истечения срока их действия, поэтому, когда срок действия электронного письма истечет, оно будет автоматически удалено. Учитывая, что прошло «X дней», нет простого способа настроить параметр автоматического удаления в Outlook.

Это может быть быстрым и безболезненным способом для любой компании, которая уже использует архивирование, уменьшить общее количество объектов в Exchange и объем дискового пространства, занимаемого их электронной почтой, повысив производительность и надежность.

На вкладке автоархивации, как указано ранее, выберите количество дней, в течение которых электронное письмо может храниться. Например, если вы установите значение 27 дней, все электронные письма старше этого срока будут уничтожены. Вы хотите, чтобы это было мгновенно, поэтому убедитесь, что оно установлено на 0 дней. Таким образом, когда срок действия электронного письма истечет, оно будет немедленно удалено.

Другие варианты автоматического удаления писем от одного отправителя по истечении заданного периода времени

Другой подход к автоматическому удалению почтовых материалов заключается в настройке политики хранения, согласно которой электронная почта удаляется по истечении определенного периода времени. Правила хранения, с другой стороны, бесполезны, когда применяются к одному пользователю. По сравнению с ранее описанным подходом возможности возникновения ошибок намного больше. Правила хранения — это команды почтовых ящиков, выдаваемые администраторами почтовых ящиков, которые управляют потоком почты и тем, как обрабатываются материалы, относящиеся к вашему сообщению.

Еще один вариант — использовать PowerShell для создания командного правила почты. Чтобы настроить электронные письма для удаления через определенный промежуток времени, вам необходимо использовать последовательность функциональных текстовых инструкций. Невозможно установить правила через почтовый сервер Outlook; вместо этого вы должны использовать Microsoft Exchange или PowerShell. Если команда настроена неправильно, могут возникнуть проблемы со связью, как и в случае с методом политик хранения. Вы должны убедиться, что в написанных вами правилах нет ошибок и что они применяются к людям, от которых вы хотите, чтобы сообщения автоматически удалялись.

Почему вы хотите автоматически удалять электронные письма?

Сообщения электронной почты пользователей успешно обеспечивают качественную и надежную связь. Однако по прошествии определенного периода времени отправленные электронные письма некоторых пользователей могут перестать быть актуальными. В результате хранение их в папке «Входящие» может снизить производительность и беспокоить пользователя, поскольку ему придется постоянно прокручивать и искать важные материалы. В этом случае почта автоматически удаляется по истечении заданного периода времени.

Автоматическое удаление полезно для организаторов мероприятий, которые могут захотеть, чтобы клиенты предоставили информацию, связанную с мероприятием, но после завершения мероприятия и завершения окончательного подсчета электронные письма больше не актуальны, поэтому их можно автоматически удалять. менеджеры мероприятий держат свой инвентарь в порядке. Вы можете удалить электронные письма вручную, но это отнимает много времени и повышает риск человеческих ошибок, что может привести к удалению важных почтовых материалов.

Подробно, шаг за шагом — как автоматически удалять электронные письма через X дней в Outlook?

Пошаговая разбивка:

Вам нужно будет войти в систему с версией приложения, так как этот процесс будет работать только в версии приложения Outlook.

Как упоминалось выше, вариант файла и версия приложения — единственные способы редактирования надстроек, поскольку веб-версия не синхронизирует напрямую данные надстройки с вашим рабочим столом, поскольку в отличие от версии приложения нет подключенного вывода.

Параметры расположены в нижней части строки меню с левой стороны.

В разделе «Дополнительно» находится большинство основных функций Outlook.

Это все для этого блога, спасибо, что нашли время, чтобы прочитать наш контент, пожалуйста, не стесняйтесь, напишите нашей команде о том, как все прошло, если вы выполнили шаги, или если вам нужна дополнительная помощь с вопросами, на которые мы ответили в этом блоге.

После Gmail Microsoft Outlook является самым популярным поставщиком услуг электронной почты. Предприятия любят Microsoft Outlook из-за его тесной интеграции с пакетом Office 365. Что касается потребителей, Microsoft проделала достойную похвалы работу по хранению данных, межплатформенной доступности и функциям.

Приложение Outlook доступно для iOS, Android, Windows, macOS и в Интернете. Компания приобрела популярное приложение Acompli и календарь Sunrise, чтобы ускорить разработку мобильного приложения. Короче говоря, есть веские причины использовать Outlook вместо конкурентов в личных целях. Но имея всего 15 ГБ свободного места, у вас может закончиться хранилище. А в связи с растущей тенденцией к ненужным маркетинговым сообщениям и спаму становится все труднее отфильтровывать релевантные электронные письма из нежелательной почты.

Microsoft предлагает функцию "Отсортированные входящие", но она ограничивается фильтрацией релевантных для пользователя электронных писем. Еще одно полезное дополнение — правила Outlook. Это версия IFTTT для Outlook. С помощью правил можно создать несколько средств автоматизации, чтобы переместить определенные электронные письма в архив или удалить раздел писем.

В этом посте мы познакомим вас с функцией правил Outlook и создадим несколько правил для автоматического удаления и автоматического архивирования сообщений электронной почты из Outlook. В посте также будет рассказано о еще одном бонусном трюке Outlook, позволяющем отменять подписку на нерелевантные электронные письма из одного места. Приступим.

Создать правило автоматического удаления из электронной почты

Во-первых, функция "Правила" доступна только в приложении Outlook для Windows/Mac и Outlook Web. В этом посте я упомяну шаги для веб-версии Outlook.

Шаг 1. Откройте Outlook в Интернете и войдите в систему, используя данные учетной записи Microsoft.

Шаг 2. Выберите нерелевантное электронное письмо и откройте его.

Шаг 3. Нажмите на меню из трех точек и выберите "Создать правило".

Шаг 4. Создайте правило для перемещения сообщений от отправителя к удаленным элементам.

После этого все электронные письма от отправителя будут перемещаться непосредственно в удаленный почтовый ящик. Вы по-прежнему можете получить к ним доступ из меню «Удаленные» в папках.

Создание правил автоматического удаления из настроек Outlook

Приведенный выше сценарий перемещает все электронные письма от отправителя к удаленным элементам, но что делать, если кто-то хочет удалить электронные письма с определенными темами или определенными ключевыми словами из тела сообщения.

Например, я не хочу получать предложения по кредиту, новости о коронавирусе или любой другой маркетинговый мусор от моего банка. Тем не менее, я хочу получать ежемесячный отчет и счет по кредитной карте по почте. Итак, как настроить такие правила? Следуйте инструкциям ниже.

Шаг 1. Откройте Outlook в Интернете и перейдите в раздел "Настройки".

Шаг 2. Просмотрите все настройки Outlook, и откроется специальное меню настроек.

Шаг 3. Выберите параметр «Правила» и выберите «Добавить новое правило».

Шаг 4. Назовем его Банковские правила и добавим условие.

Шаг 5. Добавьте ключевые слова, которые больше не имеют к вам отношения. Я добавил термины сообщения, такие как кредит, EMI и т. д.

Шаг 6. Создайте правило для перемещения всех писем в папку для удаления и нажмите "Сохранить".

Теперь всякий раз, когда вы получаете электронные письма с ключевыми словами Loan, EMI или Important, они будут автоматически перемещаться в папку для удаления.

Давайте создадим еще одно полезное правило. А не ___ ли нам? Каждая компания рассылает пользователям электронные письма, связанные с коронавирусом. Хотя я приветствую их усилия, иногда становится утомительно ежедневно читать новости о смертельном вирусе. С помощью правил Outlook вы можете автоматически удалять эту почту до того, как она дойдет до вас.

Шаг 1. Откройте Outlook в Интернете и выберите "Настройки" > "Почта" > "Правила".

Шаг 2. Назовем новое правило «Коронавирус» и добавим условия.

Шаг 3. Добавьте условия, например наличие в теле сообщения ключевых слов "Коронавирус", "COVID-19", а затем переместите эти письма в папку для удаления.

Правила Outlook — это мощная функция, возможности которой безграничны. Вот как я это использую. Всякий раз, когда я нахожусь в отпуске, я создаю правило, чтобы перемещать все входящие электронные письма в папку «Во время путешествия» и никогда не отвлекаться во время семейного отдыха.

Отписаться от нежелательных отправителей электронной почты

Функция автоматического удаления полезна, когда вы хотите отфильтровать релевантные электронные письма от поддельных. Но что, если вы хотите полностью перестать получать электронные письма от отправителя. Что ж, вы всегда можете воспользоваться опцией отказа от подписки в электронном письме.

Но поиск крошечной кнопки отказа от подписки в каждом письме может занять много времени и быть скучным. К счастью, в Outlook Web вы можете видеть всех отправителей электронной почты с помощью кнопки отказа от подписки в одном месте.

Шаг 1. Откройте Outlook в Интернете и перейдите в раздел "Настройки".

Шаг 2. Выберите Почта > Подписки.

Шаг 3. Здесь вы увидите список отправителей электронной почты с большой кнопкой отказа от подписки.

Шаг 4. Отмените подписку на ненужные сообщения из меню. Вы также можете нажать на меню с тремя точками, чтобы заблокировать отправителя.

Я использую эту функцию раз в квартал, чтобы удалить нерелевантные письма из списка.

Используйте Outlook как профессионал

Microsoft Outlook содержит отличную функцию правил. Вы можете использовать его для автоматического удаления, автоматического архивирования входящих писем, перемещения их в разные папки на определенное время и даже отписки от ненужного отправителя из единого меню. Упомянутое выше решение сработало для нас как чудо. Вы уже придумали другое решение, в котором не используются сторонние приложения?

Далее. Outlook позволяет создавать собственные подписи для лучшей персонализации. Прочтите пост ниже, чтобы узнать, как его настроить.

Последнее обновление: 7 февраля 2022 г.

Вышеупомянутая статья может содержать партнерские ссылки, которые помогают поддерживать Guiding Tech. Однако это не влияет на нашу редакционную честность. Контент остается беспристрастным и аутентичным.

Инструмент автоархивации позволяет автоматически удалять сообщения в соответствии с выбранными вами политиками. Это отличный способ регулярно очищать большую часть электронных писем без особого удержания, не задумываясь об этом.

Предложения по управлению записями:

Автоматическое удаление ТОЛЬКО электронных писем, которые имеют временное значение (например, спам, черновики, информационные бюллетени, автоуведомления, объявления, обычная переписка и т. д.).
Что касается других элементов, рекомендуется просмотреть их перед удалением, если какие-либо элементы необходимо сохранить в связи с аудитом, общедоступными записями или судебными разбирательствами. Подробнее о том, какие электронные письма необходимо хранить, см. здесь.

Выберите папку для удаления из

Щелкните правой кнопкой мыши папку, из которой хотите удалить файлы, и выберите "Свойства".

Выберите настройки

В диалоговом окне "Свойства" перейдите на вкладку "Автоархивация" и выберите нужные параметры.

Управление записями НЕ рекомендует использовать возможность перемещения старых элементов в архивную папку по умолчанию. Сокрытие и забвение электронных писем не снимает с вас ответственности за них. Если сообщение электронной почты необходимо сохранить, сохраните его в папке Outlook для облегчения доступа.Если его не нужно сохранять, просто удалите его.

Настройка глобальных параметров частоты

Выберите вкладку "Файл" в верхней части экрана, а затем "Параметры".

Выберите «Дополнительно» в меню слева, а затем нажмите «Настройки автоархивации».

Выберите, как часто вы хотите запускать автоархивацию и хотите ли вы получать запрос перед ее запуском. Управление записями предлагает безвозвратно удалять удаленные элементы, спам и другую временную почту не реже одного раза в месяц. Удаление элементов такого типа сопряжено с небольшим риском, но если вы предпочитаете быстро просмотреть их перед удалением, вы можете выбрать опцию, которая будет выдаваться запрос.

Оставьте все остальные параметры не выбранными — их следует устанавливать только для каждой папки отдельно.

Зачем вам нужно автоматически удалять почту в Outlook? Вы знаете, что Microsoft Outlook имеет хороший спам-фильтр, который может читать сообщения электронной почты, как только они приходят, и классифицировать их как обычные и нежелательные/спамовые. Соответственно, он отправляет почту в папки «Входящие» или «Нежелательная почта». Благодаря этой функции вам может не понадобиться настраивать MS Outlook для автоматического удаления сообщений электронной почты. Или ты?

Кто хочет зайти в папку "Спам" и удалить сообщения одно за другим, чтобы очистить папку "Спам"? Но вы не можете настроить автоматическое удаление всей нежелательной почты, так как Microsoft Outlook иногда помечает важные, пригодные для использования сообщения электронной почты как спам и перемещает их в папку "Нежелательная почта".

Но опять же, есть люди, которые продолжают присылать вам электронные письма, которые вам не нужны. Если вы столкнулись с такой проблемой, вот как настроить Microsoft Outlook для автоматического удаления сообщений электронной почты от определенных людей (или определенных адресов электронной почты).

Шаги по автоматическому удалению электронной почты в Outlook

Откройте Microsoft Outlook
В папке "Входящие" или "Нежелательная почта" найдите сообщение электронной почты от отправителя (адрес электронной почты), которое вы хотите, чтобы MS Outlook автоматически удалял.
Нажмите «Правила», чтобы открыть раскрывающееся меню (Outlook 2007 и Outlook 2010).
Нажмите на первый вариант с надписью «Всегда перемещать сообщения от: xyz».
В появившемся диалоговом окне вы найдете список папок в PST-файле учетной записи, содержащей сообщение электронной почты, которое будет удалено автоматически. Выберите удаленные элементы.
Нажмите "ОК".
Повторите шаги с 1 по 6, чтобы создать правила для других адресов электронной почты.

При этом создается правило, которое автоматически удаляет (или перемещает в папку "Удаленные") сообщения электронной почты с выбранных адресов электронной почты. Когда непрочитанные сообщения электронной почты автоматически перемещаются в папку «Удаленные», вы узнаете об этом, так как MS Outlook выделит папку «Удаленные» и отобразит количество непрочитанных удаленных сообщений электронной почты.

Если у вас возникнут трудности с созданием правила автоматического удаления в Outlook или у вас возникнут вопросы, задавайте их в разделе комментариев.

Теперь прочтите: инструмент очистки вложений Outlook удаляет остатки и следы вложений электронной почты.

Дата: 7 марта 2019 г. Теги: прогноз

Исправить сбой Outlook при создании нового профиля

Подключение к Microsoft Exchange недоступно при настройке Outlook

Outlook не получает письма от Gmail

сообщить об этом объявлении

[электронная почта защищена]

Арун Кумар — выпускник Microsoft MVP, одержимый технологиями, особенно Интернетом. Он занимается мультимедийным контентом, необходимым для обучения и корпоративных домов. Подпишитесь на него в Твиттере @PowercutIN

Читайте также: