Как поделиться файлом Excel

Обновлено: 05.07.2024

Скотт Оргера — бывший писатель Lifewire, освещающий технологии с 2007 года. Он имеет более 25 лет опыта работы программистом и руководителем отдела контроля качества, а также имеет несколько сертификатов Microsoft, включая MCSE, MCP+I и MOUS. Он также имеет сертификат A+.

Что нужно знать

Зарегистрируйтесь в OneDrive, если у вас еще нет активной учетной записи.
Откройте книгу и выберите «Поделиться» > «Войти». Введите имя и выберите папку OneDrive, затем нажмите Сохранить. Нажмите «Поделиться» еще раз.
В разделе «Параметры общего доступа» выберите «Пригласить людей» и введите адреса электронной почты получателей. Установите флажок CanEdit, чтобы предоставить права редактирования.

С помощью общих книг Microsoft Excel вы можете сотрудничать с другими, добавляя или изменяя данные, формулы и форматирование на лету из разных мест и устройств. Вот как поделиться файлом Excel в Microsoft 365, Excel 2019, Excel 2016 и Excel Online.

Зарегистрируйтесь в OneDrive

Если вы используете Microsoft Office, у вас может быть активная учетная запись OneDrive. Если нет или вы не уверены, зарегистрируйтесь в OneDrive, прежде чем продолжить. Единственное исключение — если вы собираетесь поделиться файлом Excel, размещенным в библиотеке SharePoint Online или во внутренней сети, и в этом случае вам не нужна учетная запись OneDrive.

Прежде чем вы сможете поделиться электронной таблицей для совместного редактирования, вы должны сохранить ее в формате XLSX, XLSM или XLSB.

Как поделиться файлом Excel в Microsoft 365 или Excel 2019

Чтобы поделиться книгой Excel:

В более новых версиях Excel функция общей книги заменена службой совместного редактирования. Он обеспечивает аналогичную совместную работу и предлагает расширенные инструменты, недоступные в более ранних версиях Excel.

Откройте книгу Excel, которой хотите поделиться.

Выберите «Поделиться» в правом верхнем углу экрана под панелью поиска.

В диалоговом окне «Поделиться» выберите «Войти».

Если вы вошли в свою учетную запись Microsoft, перейдите к шагу 6.

При запросе учетных данных вашей учетной записи Microsoft следуйте инструкциям на экране, чтобы завершить процесс аутентификации.

После входа в систему вернитесь в главное окно Excel и снова выберите «Поделиться».

В поле Имя введите название общей книги.

Выберите раскрывающееся меню «Место», чтобы выбрать, где поделиться файлом, например, OneDrive. В большинстве случаев это предпочтительнее, если только вы не используете библиотеку SharePoint или расположение во внутренней сети.

Выберите Сохранить.

Файл загружается в репозиторий, который вы выбрали на шаге 7. Выберите «Поделиться».

Во всплывающем списке «Параметры общего доступа» выберите «Пригласить людей».

Для совместной работы вам не нужно предоставлять общий доступ к книге. Если вы хотите поделиться версией только для чтения, выберите Отправить копию.

В диалоговом окне "Пригласить людей" введите адреса электронной почты людей, которым вы хотите предоставить общий доступ к книге. Разделяйте каждый адрес электронной почты запятой.

Вы можете ввести имена из ваших контактов вместо адресов электронной почты. В этом случае вам будет предложено предоставить Excel доступ к соответствующему приложению.

При желании введите сообщение для получателей.

Функция «Может редактировать», сопровождаемая флажком, по умолчанию отключена в целях предосторожности и указывает, что получатели не могут изменять файл Excel. Чтобы снять это ограничение только для чтения, установите флажок, чтобы появилась галочка.

Выберите «Поделиться». Получатели уведомляются о том, что им предоставлен доступ к книге.

Как поделиться файлом в Excel Online

Как и Excel для Microsoft 365 и Excel 2019, веб-версия Excel использует функции совместного редактирования вместо того, что раньше называлось общими книгами.

Перейдите в Excel Online в веб-браузере и откройте книгу, которой хотите поделиться.

Выберите «Поделиться» в правом верхнем углу окна браузера, чтобы открыть диалоговое окно «Пригласить людей».

В поле "Кому" введите адреса электронной почты людей, которым вы хотите предоставить доступ к книге, через запятую.

В поле Добавить быструю заметку введите соответствующее сообщение для ваших получателей.

Выберите, что получатели могут редактировать.

Появятся два раскрывающихся меню. Первый содержит следующие параметры: Получатели могут редактировать (по умолчанию) и Получатели могут только просматривать. Если вы выберете последнее, ваши получатели получат книгу с ограничениями только для чтения.

Второе раскрывающееся меню определяет, требуется ли вашим получателям учетная запись Microsoft для доступа к документу. Выберите вариант, который соответствует вашим потребностям.

Выберите «Поделиться». Получатели уведомляются о том, что им предоставлен доступ к книге.

Как поделиться файлом в Excel 2016

Следуйте инструкциям Microsoft 365, так как функция совместного редактирования и шаги аналогичны. Основное отличие заключается в кнопке «Поделиться», которая появляется в правом верхнем углу и представлена головой и туловищем рядом со словом «Поделиться».

При желании вы можете использовать функцию "Общая рабочая книга". Для этого добавьте соответствующие параметры на панель быстрого доступа, выполнив следующие действия.

Если у вас нет особой необходимости активировать исходную функциональность общей книги, например совместное использование в сети с ограниченным доступом с особыми требованиями, вместо этого используйте совместное редактирование.

Добавить кнопку общей книги в macOS

Чтобы добавить функцию общей книги в macOS:

Выберите Excel > Настройки.

В диалоговом окне "Настройки Excel" выберите "Лента и панель инструментов" в разделе "Разработка".

Выберите Панель быстрого доступа.

В параметре «Выбрать команды из» выберите вкладку «Обзор».

В списке доступных вариантов выберите «Поделиться книгой (устаревшей версии)», чтобы выделить ее.

Нажмите на правую квадратную скобку (>) рядом с параметром «Поделиться книгой (устаревшие)», чтобы он переместился в список с надписью «Настроить панель быстрого доступа».

Нажмите Сохранить, чтобы завершить процесс. Теперь вы можете начать процесс публикации с панели инструментов Excel.

Добавить кнопку общей книги в Windows

Выполните следующие действия, чтобы добавить функцию общей книги в Excel 2016 для Windows:

Выберите «Файл» > «Параметры» > «Панель быстрого доступа».

Выберите Выбрать команды из, чтобы развернуть его, затем выберите Все команды.

Прокрутите вниз и выберите «Поделиться книгой (старые версии)», чтобы выделить ее.

Выберите Добавить.

Добавьте каждую из следующих команд по одной за раз: Отслеживание изменений (устаревшая версия), Защитить общий доступ (устаревшая версия), Сравнить и объединить книги.

После добавления этих элементов нажмите кнопку ОК, чтобы вернуться в главное окно Excel. Теперь вы можете начать процесс публикации с панели инструментов Excel.

Excel для Microsoft 365 Excel для Microsoft 365 для Mac Excel для Интернета Excel 2021 Excel 2021 для Mac Excel 2019 Excel 2019 для Mac Excel 2016 Excel 2016 для Mac Excel 2013 Excel 2010 Excel 2007 Еще. Меньше

Важно! «Общие рабочие книги» — это более старая функция, которая позволяет вам совместно работать над книгой с несколькими людьми. Эта функция имеет много ограничений и была заменена на совместное редактирование. Совместное редактирование Excel доступно в настольном клиенте Excel для приложений Microsoft 365 и в Excel для Интернета для подписчиков Microsoft 365.

Включение функции общей книги

Прежде чем продолжить, убедитесь, что вы хотите использовать этот метод. Общие книги имеют ограничения, в частности, невозможность редактирования с помощью Excel для Интернета. Поэтому мы настоятельно рекомендуем совместное редактирование, которое заменяет общие книги.

Создайте новую книгу или откройте существующую книгу. Затем поместите его в сетевое расположение. Например, поместите его в такое место, как \\имя_сервера\имя_папки. Не помещайте файл в OneDrive или SharePoint. Если вы предпочитаете эти расположения для файла, вместо этого соавтор книги.

Нажмите "Просмотреть" > "Поделиться книгой".

Обратите внимание, что в новых версиях Excel кнопка "Поделиться книгой" скрыта. Вот как это сделать.

На вкладке «Редактирование» выберите «Разрешить внесение изменений несколькими пользователями» . флажок.

На вкладке "Дополнительно" выберите параметры, которые вы хотите использовать для отслеживания и обновления изменений, а затем нажмите "ОК".

Если это новая книга, введите имя в поле Имя файла. Или, если это уже существующая книга, нажмите кнопку "ОК", чтобы сохранить ее.

Если книга содержит ссылки на другие книги или документы, проверьте ссылки и обновите все неработающие ссылки.

Нажмите «Файл» > «Сохранить».

Когда вы закончите, в верхней части окна Excel рядом с именем файла появится значок "Общие".

Дополнительная информация

Обратите внимание, что общие книги — это устаревший метод совместного использования. Поэтому многие элементы и действия не поддерживаются при использовании этого метода. В таблице ниже приведен лишь частичный список неподдерживаемых функций.

Неподдерживаемые элементы:

Неподдерживаемые действия:

Создание или вставка таблиц

Вставка или удаление блоков ячеек

Добавление или изменение условных форматов

Добавление или изменение проверки данных

Объединение ячеек или разделение объединенных ячеек

Создание или изменение диаграмм или отчетов сводных диаграмм

Сортировка или фильтрация по формату

Вставка или изменение изображений или других объектов

Использование инструментов рисования

Вставка или изменение гиперссылок

Назначение, изменение или удаление паролей

Создание, изменение или просмотр сценариев

Защита или снятие защиты с листов или книги

Вставка автоматических промежуточных итогов

Группировка или структурирование данных

Создание таблиц данных

Написание, запись, изменение, просмотр или назначение макросов

Создание или изменение отчетов сводной таблицы

Изменение или удаление формул массива

Создание или применение срезов

Добавление, переименование или удаление карт XML

Создание или изменение спарклайнов

Сопоставление ячеек с элементами XML

Добавление или изменение диалоговых листов Microsoft Excel 4

Использование области задач "Источник XML", панели инструментов XML или команд XML в меню "Данные"

Использование формы данных для добавления новых данных

Добавление цепочек комментариев

Редактирование или удаление цепочек комментариев

Прежде чем отключать пользователей, убедитесь, что они выполнили свою работу над книгой. Если вы удалите активных пользователей, все их несохраненные работы будут потеряны.

Нажмите "Просмотреть" > "Поделиться книгой".

Обратите внимание, что в новых версиях Excel кнопка "Поделиться книгой" скрыта. Вот как это сделать.

На вкладке "Редактирование" в списке "У кого открыта эта книга" проверьте имена пользователей.

Выберите имя пользователя, которого вы хотите отключить, и нажмите «Удалить пользователя». Обратите внимание, что хотя это действие отключает пользователя от книги, оно не запрещает этому пользователю снова редактировать книгу.

Чтобы удалить любые личные настройки просмотра удаленного пользователя, нажмите «Вид» > «Пользовательские представления» и удалите все другие пользовательские представления.

Прежде чем отключить эту функцию, вы можете сделать копию истории изменений. Сначала убедитесь, что все остальные пользователи завершили свою работу.

Нажмите "Обзор" > "Отследить изменения" > "Выделить изменения".

Обратите внимание, что в новых версиях Excel кнопка «Отслеживание изменений» скрыта. Вот как это сделать.

В списке Когда выберите Все.

Снимите флажки Кто и Где.

Установите флажок Список изменений на новом листе и нажмите кнопку ОК.

Теперь вы можете либо распечатать лист истории, либо скопировать историю и вставить ее в другую книгу.

Нажмите "Просмотреть" > "Поделиться книгой".

Обратите внимание, что в новых версиях Excel кнопка "Поделиться книгой" скрыта. Вот как это сделать.

На вкладке "Редактирование" убедитесь, что вы единственный пользователь, указанный в списке "У кого сейчас открыта эта книга".

Снимите флажок Разрешить изменения более чем одному пользователю . флажок. Если этот флажок недоступен, необходимо сначала снять защиту с книги. Сделайте следующее:

Нажмите "ОК", чтобы закрыть диалоговое окно "Поделиться книгой".

На вкладке "Обзор" в группе "Изменения" нажмите "Снять защиту общей книги".

Если появится запрос, введите пароль и нажмите OK.

На вкладке "Рецензирование" в группе "Изменения" нажмите "Поделиться книгой".

На вкладке "Редактирование" снимите флажок "Разрешить внесение изменений несколькими пользователями" . флажок.

Когда вас спросят о влиянии на других пользователей, нажмите Да.

Включение функции общей книги

Прежде чем продолжить, убедитесь, что вы хотите использовать этот метод. У общих книг есть ограничения, поэтому мы настоятельно рекомендуем совместное редактирование, которое заменяет общие книги.

Создайте новую книгу или откройте существующую книгу. Затем поместите его в сетевое расположение. Не помещайте файл в OneDrive или SharePoint. Если вы предпочитаете эти расположения для файла, вместо этого соавтор книги.

Нажмите "Просмотреть" > "Поделиться книгой".

На вкладке «Редактирование» выберите «Разрешить внесение изменений несколькими пользователями» . флажок.

Если это новая книга, введите имя в поле "Сохранить как". Или, если это уже существующая книга, нажмите кнопку "ОК", чтобы сохранить ее.

Нажмите «Файл» > «Сохранить».

Когда вы закончите, в верхней части окна Excel рядом с именем файла появится значок "Общие".

Дополнительная информация

Неподдерживаемые элементы:

Неподдерживаемые действия:

Создание или вставка таблиц

Вставка или удаление блоков ячеек

Добавление или изменение условных форматов

Добавление или изменение проверки данных

Объединение ячеек или разделение объединенных ячеек

Создание или изменение диаграмм или отчетов сводных диаграмм

Сортировка или фильтрация по формату

Вставка или изменение изображений или других объектов

Использование инструментов рисования

Вставка или изменение гиперссылок

Назначение, изменение или удаление паролей

Создание, изменение или просмотр сценариев

Защита или снятие защиты с листов или книги

Вставка автоматических промежуточных итогов

Группировка или структурирование данных

Создание таблиц данных

Написание, запись, изменение, просмотр или назначение макросов

Создание или изменение отчетов сводной таблицы

Изменение или удаление формул массива

Создание или применение срезов

Добавление, переименование или удаление карт XML

Создание или изменение спарклайнов

Сопоставление ячеек с элементами XML

Добавление или изменение диалоговых листов Microsoft Excel 4

Использование области задач "Источник XML", панели инструментов XML или команд XML в меню "Данные"

Импорт, обновление и экспорт XML-данных

Использование формы данных для добавления новых данных

Нажмите "Просмотреть" > "Поделиться книгой".

На вкладке "Редактирование" в списке "У кого открыта эта книга" проверьте имена пользователей.

Выберите имя пользователя, которого вы хотите отключить, и нажмите «Удалить пользователя».Обратите внимание, что хотя это действие отключает пользователя от книги, оно не запрещает этому пользователю снова редактировать книгу.

Нажмите "Обзор" > "Отследить изменения" > "Выделить изменения".

В списке Когда выберите Все.

Снимите флажки Кто и Где.

Установите флажок Список изменений на новом листе и нажмите кнопку ОК.

Теперь вы можете либо распечатать лист истории, либо скопировать историю и вставить ее в другую книгу.

Нажмите "Просмотреть" > "Поделиться книгой".

Нажмите "ОК", чтобы закрыть диалоговое окно "Поделиться книгой".

На вкладке "Рецензирование" нажмите "Защитить книгу".

Если появится запрос, введите пароль и нажмите OK.

На вкладке "Рецензирование" выберите "Поделиться книгой".

Нажмите "Обзор" > "Отследить изменения" > "Выделить изменения".

В списке Когда выберите Все.

Снимите флажки Кто и Где.

Установите флажок Список изменений на новом листе и нажмите кнопку ОК.

Теперь вы можете либо распечатать лист истории, либо скопировать историю и вставить ее в другую книгу.

Нажмите "Просмотреть" > "Поделиться книгой".

Нажмите "ОК", чтобы закрыть диалоговое окно "Поделиться книгой".

На вкладке "Рецензирование" нажмите "Защитить книгу".

Если появится запрос, введите пароль и нажмите OK.

На вкладке "Рецензирование" выберите "Поделиться книгой".

Если вы используете последнюю версию Excel и являетесь подписчиком Microsoft 365, вы можете обнаружить, что кнопки, связанные с функцией "Общая книга", больше не отображаются на вкладке "Рецензирование". Мы удалили их, потому что есть гораздо более простой и удобный способ совместного использования книг, а именно совместное редактирование.

Вы по-прежнему можете получить доступ к кнопкам общей книги, если они вам нужны. Например, вам может потребоваться отключить функцию «Общая рабочая книга», или вы можете использовать эту функцию в процессе ее использования. Самый быстрый способ вернуть эти кнопки — добавить их на панель быстрого доступа. Панель быстрого доступа — это панель небольших кнопок в верхней части окна Excel, справа от кнопки «Сохранить».

Важно! Прежде чем продолжить, убедитесь, что вы хотите использовать эти кнопки. Эта функция имеет много ограничений, поэтому мы настоятельно рекомендуем совместное редактирование, которое заменяет общие книги.

Добавить кнопки общей книги на панель быстрого доступа

Нажмите «Файл» > «Параметры» > «Панель быстрого доступа».

Откройте список в разделе «Выбрать команды из» и выберите «Все команды».

Прокрутите этот список вниз, пока не увидите пункт «Поделиться книгой (предыдущая версия)». Выберите этот элемент и нажмите «Добавить».

Затем прокрутите список, пока не увидите Отслеживание изменений (старые версии). Выберите этот элемент и нажмите «Добавить».

Прокручивайте список, пока не увидите пункт «Защитить общий доступ (устаревший)». Выберите этот элемент и нажмите «Добавить».

Прокручивайте список, пока не увидите пункт "Сравнить и объединить книги". Выберите этот элемент и нажмите «Добавить».

Теперь в верхней части окна Excel появятся четыре новые кнопки. Каждая кнопка выглядит так:

Кнопка «Поделиться книгой»:

Кнопка «Отследить изменения»:

Кнопка «Защитить и поделиться»:

Кнопка «Сравнить и объединить книги»:

Вы можете столкнуться с другими статьями, в которых упоминаются эти кнопки на вкладке "Обзор". Но после выполнения описанных выше действий кнопки вместо этого доступны на панели быстрого доступа.

Добавить кнопки общей книги на панель быстрого доступа

Нажмите Excel > «Настройки» > «Лента и панель инструментов» (в разделе «Создание»)

Нажмите Панель быстрого доступа.

В разделе "Выбрать команды из" нажмите вкладку "Обзор".

Выберите из списка «Общий доступ к книге (предыдущая версия)» и нажмите >, чтобы переместить команду в список «Настройка панели быстрого доступа:», и, наконец, нажмите «Сохранить».

Совместная работа важна во многих рабочих местах. Поскольку для большинства проектов требуется доступ к файлам большого количества пользователей, возникла необходимость в совместной настройке.

Microsoft Excel — одна из многих программ, используемых компаниями по всему миру. Таким образом, потребность в общих книгах имеет решающее значение.

В этом посте вы узнаете, как вы и ваша команда можете сотрудничать, используя Excel 2016 и другие версии Excel в Интернете.

Общий доступ к файлам Excel в автономном режиме

Если у вас есть подключение по локальной сети, все пользователи в сети могут иметь доступ к любому файлу. Мало того, любые изменения, внесенные в файл, можно отследить. Вы также можете указать, какие пользователи будут иметь доступ к файлу.

Для начала сохраните файл в месте, доступном для всех участников вашей группы. Затем вы можете установить файл для совместной работы.

Добавление функции «Назад к общей книге»

Пользователи Office 365 обнаружат, что функция общей книги скрыта по умолчанию. Это связано с тем, что корпорация Майкрософт поощряет пользователей делиться книгами в Интернете.

Вот как включить эту функцию. Если вы используете более старую версию Excel, вы можете перейти к следующему разделу — Общий доступ к документу.

Выберите «Файл» > «Параметры» > «Панель быстрого доступа».

В раскрывающемся меню «Выбрать команды из» выберите «Все команды». Прокрутите список, пока не увидите пункт «Поделиться книгой (старые версии)», а затем выберите этот элемент.

Нажмите кнопку "Добавить".
Проделайте то же самое для следующих команд:

Отслеживание изменений (устаревшая версия)
Защитить общий доступ (предыдущая версия)
Сравнить и объединить книги

Когда закончите, нажмите "ОК".

Общий доступ к документу

На вкладке "Рецензирование" нажмите кнопку "Поделиться книгой".

Те, кто выполнил шаги, описанные в разделе "Возвращение к общей книге", вместо этого найдут кнопку "Поделиться книгой" (вместе с другими добавленными вами командами) на панели быстрого доступа.

Появится диалоговое окно. Установите флажок, чтобы включить функцию общих книг.

Перейдите на вкладку "Дополнительно" и включите "Отслеживание изменений" и другие параметры, которые вы, возможно, захотите включить.

Защитите свой файл

Вышеуказанные шаги предоставляют всем доступ к вашему файлу. Но он также предоставляет всем административный доступ по умолчанию. Защита вашего файла означает, что доступ к файлу будет ограничен и отслежен.

Перейдите на вкладку "Рецензирование" и нажмите кнопку "Защитить и поделиться книгой".
Установите флажок "Совместное использование с отслеживанием изменений".

Вы также должны создать пароль, иначе любой сможет вернуть книгу к исходным настройкам.
Сохраните изменения и выйдите.

Общий доступ к файлам Excel в Интернете

Хотя автономная работа — отличное решение, вам мешает необходимость общего локального диска. Работа в Интернете, безусловно, лучший выбор. Вот как это сделать.

Использование OneDrive

Откройте файл и выберите «Файл» > «Поделиться» > «Сохранить в облаке».

Пригласите людей, с которыми вы хотите сотрудничать, введя их адреса электронной почты.Вы также можете установить параметры разрешений.
Когда закончите, нажмите «Поделиться».

Использование Google Диска

Google Диск – это, вероятно, самый простой способ одновременной работы над проектом. Любой, у кого есть аккаунт Google, может получить доступ к файлам и редактировать их по мере необходимости.

Войдите в свою учетную запись и перейдите на Google Диск.
После входа в систему вы можете создать новый файл или загрузить существующий.

После создания или загрузки документа нажмите кнопку "Поделиться" в правом верхнем углу рабочего листа.

Это даст вам возможность поделиться электронной таблицей, введя адрес электронной почты или поделившись ссылкой с вашими коллегами.

Все изменения автоматически отслеживаются и сохраняются. Вы можете вместе работать над документом в режиме реального времени, что очень удобно.

Кристофер Ян Бенитес (Christopher Jan Benitez) — наемный писатель-фрилансер, который предоставляет действенный и полезный веб-контент для малого бизнеса и стартапов. В свободное время он неукоснительно смотрит профессиональный рестлинг и находит утешение в прослушивании спид-метала 80-х. Прочитать полную биографию Кристофера

Понравился ли вам этот совет? Если это так, загляните на наш канал YouTube на нашем родственном сайте Online Tech Tips. Мы охватываем Windows, Mac, программное обеспечение и приложения, а также предлагаем множество советов по устранению неполадок и обучающих видеороликов. Нажмите кнопку ниже, чтобы подписаться!

Читайте также: