Автоматическое форматирование текста в word

Обновлено: 21.11.2024

Время от времени вы, вероятно, работаете с документом Word, который содержит определенные форматы. Честно говоря, может быть неприятно устанавливать эти форматы снова и снова. Поэтому пришло время изучить совет по использованию команды AutoFormat. Чтобы предварительно установить формат для файла Word, вы можете избавить себя от многих проблем с настройкой форматов, чтобы повысить эффективность работы.

Добавить команду автоформата на панель быстрого доступа

Чтобы использовать параметр «Автоформат», сначала необходимо добавить команду «Автоформат» на «Панель быстрого доступа». Ниже приведены подробные шаги для достижения этой цели:

Во-первых, просто откройте документ Word.
Затем нажмите «Файл».
Выберите «Параметры», чтобы открыть окно «Параметры Word».
Нажмите "Панель быстрого доступа" слева.
Выберите «Все команды» в раскрывающемся списке «Выбрать команды из».
Теперь выберите параметр «Автоформат…».
Нажмите кнопку "Добавить".
И последнее, но не менее важное: нажмите «ОК», чтобы сохранить изменения. Выберите «Все команды» -> выберите «Автоформат». -> Нажмите «Добавить» -> нажмите «ОК»» svg+xml,%3Csvg%20xmlns='http://www.w3.org/2000/svg'% 20viewBox='0%200%20751%20421'%3E%3C/svg%3E" alt="Выберите "Панель быстрого доступа" -> выберите "Все команды" -> выберите "Автоформат. " ->Нажмите "Добавить" ->Нажмите "ОК"" width="751" height="421" data-lazy-srcset="https://www.datanumen.com/blogs/wp-content/uploads/2016 /10/in-Word-Options-window-choose-Quick-Access-Toolbar-then-choose-All-Commands-then-select-AutoFormat.-click-Add-then-click-OK.jpg 751w, https:/ /www.datanumen.com/blogs/wp-content/uploads/2016/10/in-Word-Options-window-choose-Quick-Access-Toolbar-then-choose-All-Commands-then-select-AutoFormat. click-Add-then-click-OK-300x168.jpg 300w, https://www.datanumen.com/blogs/wp-content/uploads/2016/10/in-Word-Options-window-choose-Quick-Access -Панель инструментов-затем-выберите-Все-команды-затем-выберите-Автоформат.-щелкните-Добавить-затем-щелкните-ОК-500x280.jpg 500w" data-lazy-sizes="(max-width: 751px) 100vw, 751px data-lazy-src="https://www.datanumen.com/blogs/wp-content/uploads/2016/10/in-Word-Options-window-choose-Quick-Access-Toolbar-then-choose- Все-Команды-затем-выбрать-Автоформат.%20-щелкнуть-Добавить-затем-щелкнуть-ОК.jpg" />

На данный момент вы успешно добавили команду «Автоформат» на «Панель быстрого доступа», как показано ниже:

Отформатируйте документ Word с помощью функции автоформатирования

Ниже приводится подробное описание предварительной настройки формата документа Word с помощью команды AutoFormat.

Выберите текст, для которого вы хотите задать формат.
Появится окно «Автоформат». Нажмите "Параметры".
Затем в окне "Автозамена" вы можете проверить параметры, необходимые для вашего документа.
Не забывайте нажимать «ОК». Нажмите «ОК»" svg+xml,%3Csvg%20xmlns='http://www.w3.org/2000/svg'%20viewBox='0%200%20420% 20478'%3E%3C/svg%3E" alt="Проверьте необходимые параметры в разделе "Автоформат" ->Нажмите "ОК"" width="420" height="478" data-lazy-srcset="https:// www.datanumen.com/blogs/wp-content/uploads/2016/10/chech-options-you-need-under-AutoFormat-then-click-OK.jpg 420 Вт, https://www.datanumen.com/blogs /wp-content/uploads/2016/10/chech-options-you-need-under-AutoFormat-then-click-OK-264x300.jpg 264w" data-lazy-sizes="(max-width: 420px) 100vw, 420px" data-lazy-src="https://www.datanumen.com/blogs/wp-content/uploads/2016/10/chech-options-you-need-under-AutoFormat-then-click-OK.jpg " />
Теперь вы вернулись в окно «Автоформат». На этот раз вы выбираете «Автоформат и просмотр каждого изменения».
Затем выберите тип документа для вашего файла.
Снова нажмите «ОК». Выберите тип документа -> нажмите «ОК»" svg+xml,%3Csvg%20xmlns='http://www.w3.org/2000/svg'%20viewBox='0% 200%20266%20235'%3E%3C/svg%3E" alt="Нажмите "Автоформат и просмотрите каждое изменение" -> Выберите тип документа -> Нажмите "ОК"" width="266" height="235" data -lazy-src="https://www.datanumen.com/blogs/wp-content/uploads/2016/10/click-AutoFormat-and-review-each-change-then-choose-a-document-type- затем нажмите OK.jpg" />
В новом окне вы можете выбрать вариант «Принять все» или «Отклонить все».
Конечно, вы также можете просмотреть изменения одно за другим, тогда вам нужно нажать «Просмотреть изменения…».

Чего можно добиться, применяя автоформат к файлам Word?

Результат зависит от того, какие параметры вы отметили в окне «Автозамена». Как правило, он заменяет порядковые номера на верхний индекс, заменяет дефисы на тире и автоматически преобразует Интернет и сетевые пути в гиперссылки и т. д.

Защитите себя от потери файлов

Всегда происходит беспрецедентное повреждение файлов. Однако это не означает, что мы ничего не можем с этим поделать. Например, мы настоятельно рекомендуем вам регулярно делать резервные копии ваших файлов. Резервные копии могут очень помочь, если вам нужно восстановить слова. Во-вторых, старайтесь избегать слишком частых операций с определенным документом. В любом случае, если вы будете слишком осторожны с безопасностью файлов, это никогда не будет ошибкой.

В Word есть функция, которая форматирует то, что вы вводите, по мере ввода. Вы, вероятно, принимаете многие из этих настроек автоматического форматирования (AutoFormat) как должное. Word выполняет такие действия, как преобразование кавычек в умные кавычки, автоматическое создание маркированных и нумерованных списков и изменение отступов абзацев.

Это хорошо и хорошо для многих людей, но что, если вы получили документ от кого-то еще и к нему нужно применить много «мелких штрихов»? Именно здесь в игру вступает настоящая промышленная функция AutoFormat Word. Видите ли, автоформат работает не только во время ввода — он также доступен по запросу для форматирования всего документа.

В установках Word по умолчанию инструмент автоформата недоступен ни на одной из вкладок ленты. Вместо этого вам нужно будет добавить его на панель быстрого доступа, выполнив следующие действия:

Отобразите диалоговое окно "Параметры Word". (В Word 2007 нажмите кнопку Office, а затем щелкните Параметры Word. В Word 2010 или более поздней версии откройте вкладку Файл на ленте и щелкните Параметры.)
В левой части диалогового окна выберите «Настроить» (Word 2007) или «Панель быстрого доступа» (Word 2010 и более поздние версии).
В раскрывающемся списке «Выбрать команды из» выберите «Команды не на ленте».
Найдите и выберите команду Автоформат в списке команд.
Нажмите кнопку "Добавить". Команда «Автоформат» переместится в правую часть диалогового окна.
Нажмите "ОК".

После того как на панели быстрого доступа появится инструмент автоформатирования, вы сможете применить автоформат, выполнив следующие действия:

Загрузите документ, который хотите отформатировать.
Нажмите инструмент «Автоформат» на панели быстрого доступа. Word отображает диалоговое окно «Автоформат». (См. рис. 1.)

Рис. 1. Диалоговое окно "Автоформат".

В этот момент автоформат творит чудеса, и ваш документ "переформатируется", чтобы он выглядел так, как если бы вы напечатали его самостоятельно.

Вы должны понимать, что маловероятно, что AutoFormat выполнит все необходимое форматирование. Каждый документ уникален, и вы должны обязательно изучить документ после завершения автоформатирования, чтобы увидеть, есть ли какие-либо другие задачи форматирования, которые вам нужно выполнить.

Биография автора

На его счету более 50 научно-популярных книг и множество журнальных статей. Аллен Уайатт является всемирно признанным автором. Он является президентом Sharon Parq Associates, компании, предоставляющей компьютерные и издательские услуги. Узнайте больше об Аллене.

Microsoft Word существует уже много лет. На самом деле, это одно из самых популярных и надежных приложений для обработки текстов. На протяжении многих лет ему удавалось идти в ногу со временем — с технологиями, а также с тем, что нужно людям. Word предлагает интуитивно понятный интерфейс, а также более богатую, надежную и удобную функцию, облегчающую жизнь и работу. Одной из таких функций является форматирование, которое Word имеет богатый набор опций, которые могут оценить новички, а эксперты не могут насытиться. Помимо основ, которые включают в себя применение различных стилей текста к документам, Word по-прежнему сохраняет свой набор удобных сочетаний клавиш, упрощающих форматирование. Давайте посмотрим, как настроить автоматическое форматирование текста для слов и фраз в Word.

Проблемы с ручным форматированием

Когда дело доходит до форматирования, все может стать довольно утомительным и повторяющимся даже в Word, если вы не знаете обходного пути. Это связано с тем, что форматирование может быть обширной, трудоемкой и кропотливой работой, если оно выполняется вручную. Это особенно верно, когда речь идет о редактировании больших фрагментов текста или объемных документов, от технических документов до романов. Вы должны пройти через каждый абзац и страницу, тщательно выискивая любые отклонения в установленном формате. Если этого не сделать, презентация может получиться бессвязной.

Именно поэтому в Word появились функции автоматического форматирования, которые избавляют от проблем с уравнением.

Функции автоматического форматирования в Word

При ручном форматировании вам нужно просмотреть каждый экземпляр изменения форматирования, чтобы применить то, что необходимо сделать.Это может занять часы и даже дни для очень объемных документов, таких как официальные документы и техническая литература. А затем еще целый набор изменений может потребовать от вас повторения всего заново.

С помощью функции автоматического форматирования Word, называемой автозаменой, вы можете настроить автоматическое форматирование, чтобы вам не приходилось делать все подряд. Например, вы можете автоматически отформатировать подчеркивание, курсив или полужирный шрифт для определенного слова или фразы, чтобы каждый раз, когда вы вводите его, MS Word автоматически делал это за вас. Если вы захотите изменить этот автоматический формат позже, вы все еще можете это сделать, и изменения будут применены автоматически.

Для этого все, что вам нужно сделать, это ввести слово или фразу для автоматического форматирования. После этого отформатируйте его так, как вам нравится: полужирный, курсив, меньший или больший размер шрифта, другое начертание шрифта, другой цвет или что угодно. Затем выделите текст и нажмите сочетание клавиш: Alt+T. При этом появится небольшое окно, после чего вы должны нажать клавишу A.

Здесь откроется окно автозамены. Перейдите на эту вкладку. В разделе «Заменять текст при вводе» выберите «Форматированный текст». В поле «Заменить» введите слово или фразу, которую вы хотите автоматически отформатировать. Просто помните, что слово/фраза чувствительна к регистру. Когда вы закончите, просто нажмите «Добавить», а затем «ОК».

Теперь вы можете наслаждаться удобством определения слова или фразы в соответствии с вашим форматированием благодаря автозамене. Это будет применяться ко всем вашим документам, поэтому, если вам нужен документ в другом формате, удалите предыдущие записи из автозамены, когда закончите.

Автоматическое форматирование текста означает, что текст продолжает автоматически форматироваться, пока мы вводим текст в документ Writer. Это означает, что когда мы печатаем любой текст в документе Writer, этот текст автоматически форматируется в соответствии с заранее определенным набором правил.

Чтобы применить автоматическое форматирование текста, нам просто нужно определить эти правила. Чтобы применить автоматическое форматирование текста в Writer, нажмите «Инструменты» в строке главного меню и в появившемся меню нажмите «Параметры автозамены». Откроется диалоговое окно «Автозамена».

В этом диалоговом окне на вкладке «Параметры» у нас есть список различных параметров форматирования. Все эти параметры имеют пару флажков, которые определяют, будут ли эти параметры применяться при изменении существующего текста или при вводе нового текста.Соответствующие флажки могут быть отмечены в соответствии с требованиями и, таким образом, могут быть установлены необходимые правила форматирования.

После установки всех правил нажмите «ОК». Это применит к документу выбранные параметры автоматического форматирования текста.

Читайте также: