В виде каких файлов должны формироваться электронные документы при подготовке отчета

Обновлено: 30.06.2024

Университетская система Джорджии регистрирует политики и процедуры хранения

А | Б | С | Д | Е | Ф | г | Н | я | Дж | К | л | М | Н | О | П | Вопрос | Р | С | Т | У | В | Вт | Х | Y | Я

Активная запись: запись, на которую часто ссылаются при ведении текущих дел отдела.

Административная запись: записи, документирующие повседневную работу и управление офисом (например, юридические, финансовые, бюджетные, кадровые и другие общие операции).

Архивная запись: постоянная запись, которая неактивна и больше не нуждается в хранении в офисе, в котором она была создана. Эти записи имеют непреходящую ценность и документируют историю и развитие организации.

Архивы: область, используемая для постоянного хранения ценных записей и документов на благо ученых и будущих поколений.

Преобразование обратного файла: процесс сканирования, индексации и сохранения большого количества незавершенных документов в системе обработки изображений.

Файл дела: группы записей, относящиеся к конкретному действию, событию, человеку, месту, предмету, организации, местоположению, программе или проекту. Включить файлы персонала, проектов и транзакций

Хронологические файлы: файлы, упорядоченные по дате

Хронологическая подача: подача в последовательности дат.

Классификация: процесс присвоения серии файлов (или класса) документу.

Закрытый файл: папка с файлами, в которую не следует добавлять документы.

Создатель. Лицо, административная единица или организация, которые создают, получают или собирают записи в ходе обычной деятельности.

Область текущих файлов: область, в которой хранятся часто используемые записи.

Cut-Off: время, когда весь новый (активный) материал помещается в новый набор папок, а предыдущие папки (неактивные) удаляются из области текущих файлов и переносятся в область хранения, центр записей или архивы. . Крайняя дата зависит от типа записи и ведомственных процедур. (например: __ 1 июля, конец четверти, конец семестра и т. д.).

Дата уничтожения: дата, знаменующая окончание установленного законом срока хранения непостоянных записей, и время, когда записи должны быть уничтожены, за исключением случаев, когда записи связаны с аудитом, судебным разбирательством или продолжающимися административными действиями или не имеют к ним отношения.< /p>

Удаление: окончательное удаление для уничтожения или передачи в другой центр хранения документов или архивы документов, срок хранения которых истек.

Распоряжение: действия, предпринятые в отношении записей, которые больше не нужны для поддержки текущей административной деятельности в соответствии с Графиком хранения и утилизации документации Университета. Указания могут включать уничтожение, передачу в университетский архивный центр, передачу в университетский архив, передачу в неактивное место для хранения документации или постоянное хранение в подразделении.

Дубликат файла: Фотокопия официального документа, созданная для удобства, но не находящаяся в Офисе записи.

Электронные записи, электронные данные, информация и/или запись: Любая форма записанного в цифровом виде материала, созданного, переданного, полученного и/или сохраненного, который определен владельцем данных или законом как запись на основании содержания и/или предмета. Это включает, но не ограничивается электронным цифровым обменом, электронной почтой, цифровыми/текстовыми голосовыми сообщениями, мгновенными сообщениями и текстовыми сообщениями.

Удобочитаемый: запись, которую можно прочитать невооруженным глазом без помощи аппаратного или программного обеспечения. (например: __ бумага или микрофильм/фиша считаются удобочитаемыми, хотя для прочтения их необходимо увеличить.)

Серия файлов: Набор документов, имеющих одинаковую тему. Например, счета-фактуры, заказы на покупку, резюме, должностные инструкции и протоколы совещаний — это разные серии (классы) документов. (может также называться классом)

FERPA: Закон о правах семьи на образование и неприкосновенность частной жизни от 1974 года, обычно называемый Поправкой Бакли, защищает права учащихся, контролируя создание, ведение и доступ к образовательным записям. Это гарантирует студентам доступ к их академическим записям и запрещает несанкционированный доступ других лиц.

Формат. Физическая форма, в которой отображается материал — книги, слайды, фотографии, фильмы, записи и т. д.

  • медицинские и ветеринарные записи и другие материалы, затрагивающие вопросы личной конфиденциальности;
  • записи, относящиеся к незавершенным расследованиям;
  • записи, требуемые федеральным правительством для сохранения конфиденциальности, такие как студенческие учебные записи;
  • коммерческая тайна и определенная информация служебного характера;
  • определенные исследовательские данные, записи или информация, которые не были опубликованы, запатентованы или иным образом не распространялись публично;
  • личная и финансовая информация доноров
  • конфиденциальные оценки, представленные государственному органу в связи с наймом государственного служащего.]

GLBA, Закон Грэмма-Лича-Блайли. Закон Грэмма-Лича-Блайли (GLBA), вступивший в силу 23 мая 2003 года, касается защиты и конфиденциальности информации о клиентах, находящейся в распоряжении финансовых учреждений, таких как банки и инвестиционные компании. . GLBA не содержит исключений для колледжей или университетов. В результате образовательные учреждения, которые занимаются финансовой деятельностью, такой как оформление студенческих кредитов, должны соблюдать требования. GLBA и другие новые законодательные акты могут привести к стандартам заботы об информационной безопасности во всех областях практики управления данными, как электронными, так и физическими (сотрудники, студенты, родители, клиенты, выпускники, доноры и т. д.). В рамках этого закона личная информация означает любую непубличную финансовую информацию о физическом лице, которая обрабатывается или поддерживается университетом или его филиалами или от их имени. Определение личной информации очень широкое и может включать: номера социального страхования, номера кредитных карт, номера банковских счетов, кредитную историю или рейтинг, информацию о налоговой декларации, оценки учащихся (FERPA), медицинские записи (HIPPA).

GPIPA (Закон штата Джорджия о защите личных данных от 2007 г. (OCGA 10-1-910 – 10-1-912): Закон об уведомлении о нарушениях безопасности; в 2007 г. в закон Грузии об уведомлении о нарушениях были внесены поправки, распространяющие действие на государственные университеты и другие государственные и местные учреждения. , Личная информация, защищенная GPIPA, включает комбинацию полного имени или имени и фамилии с одним из следующих, если они не зашифрованы или отредактированы: номер социального страхования, номер водительского удостоверения или номер удостоверения личности штата, учетная запись, кредитная карта. или номер дебетовой карты; пароли к учетным записям, личные идентификационные номера или другие коды доступа .

HIPAA: Закон об отчетности и отчетности медицинского страхования от 1996 года; Частью этого закона, имеющей особое значение для менеджеров документации, являются стандарты, касающиеся конфиденциальности медицинской информации, которые помогают предотвратить ненадлежащее использование медицинской карты. Защищенной медицинской информацией считаются любые данные, позволяющие идентифицировать пациента, включая, помимо прочего: номер социального страхования, имя, демографические данные (адрес, номер телефона, номер факса, пол, дату рождения и т. д.), диагноз, адрес электронной почты, медицинский номер записи, номер счета.

Неактивные записи: записи, которые больше не требуются их создающему подразделению или другим подразделениям для ведения текущей деятельности, и, следовательно, готовы к окончательному удалению в соответствии с Графиком хранения и утилизации документации университета.

Ввод: в электронных записях данные, которые должны быть введены в компьютер для обработки.

Входные записи: неэлектронные документы используются для создания, обновления или изменения записей на электронном носителе; или электронные записи, содержащие данные, используемые для обновления отдельного компьютерного файла. Иногда их называют исходными записями или исходными документами.

Журнал: в бухгалтерском учете - регистр (книга) ежедневных транзакций, которые публикуются в главной книге (например: __ платежная ведомость, продажи)

Жизненный цикл записей: три этапа управления записями записи: __ создание, обслуживание и использование, а также уничтожение.

Машиночитаемые: записи, которые должны быть прочитаны с помощью аппаратного и/или программного обеспечения.

Носитель (носитель): физический состав записанной информации. (например: __ бумага, пленка, диски и т. д.)

Микроформа: расположение изображений уменьшенного размера, как на микрофильме или микрофише.

Нетекущая запись: запись, которая больше не требуется для повседневного ведения активного бизнеса.

Незапись: Материалы, исключенные из юридического определения (общедоступной) записи. (например: __ копии документов хранятся только для удобства ссылок, дополнительные копии печатных отчетов или публикаций и материалов, предназначенных исключительно для справки или демонстрации.

Хранилище вне офиса: место, отличное от обычного места работы, где записи хранятся для защиты.

Управление записи: офис, в котором хранится «официальная учетная» копия документа в поддержку государственного бизнеса, а не дубликат.

Официальная копия: документ, имеющий статус общедоступной записи, созданный или полученный государственным служащим или государственным служащим при ведении государственных дел и служении правительству штата в официальном качестве. Это копия, которую необходимо хранить в течение всего периода хранения.

Out Card: карта, вставленная вместо файла, который был удален из места хранения/картотеки для доступа. На выходной карточке должны быть указаны записи, дата их создания и лицо, которое их забрало.

Выход: информация, передаваемая из внутренних блоков компьютера во внешние или на внешний носитель.

Выходные записи: информация, сгенерированная компьютером и размещенная на внешнем носителе, таком как бумага, микроформа или электронный носитель информации.

PCI DSS: стандарт безопасности данных в индустрии платежных карт; Хотя это и не является законом, соблюдение стандарта PCI Data Security Standard требуется для принятия основных кредитных карт для деловых операций в кампусе правительства США. PCI DSS определяет защищенную финансовую информацию клиентов и устанавливает передовые методы безопасности для защиты этой информации. Неправильное обращение с финансовыми данными, а также возможный отказ в предоставлении услуг по обработке кредитных карт могут привести к высоким штрафам.

Файл, ожидающий рассмотрения: корреспонденция, справочные и аналогичные материалы, хранящиеся в хронологическом порядке и обычно используемые для справки и удобства.

Постоянная запись: запись, которая имеет постоянную или длительную административную, юридическую, финансовую, исследовательскую или историческую ценность и, следовательно, должна храниться и храниться в течение неопределенного времени.

Личные документы (личные файлы или личные записи): материалы, принадлежащие физическому лицу, которые не используются для ведения агентской деятельности или используются исключительно для удобства этого лица. Должен быть четко обозначен как таковой и храниться отдельно от записей агентства.

Регистрационная копия: Единственная официальная копия документа, хранящаяся в архиве административного подразделения Университета. Копию записи иногда называют копией файла. Записная копия обычно, но не всегда, является оригиналом. Учетная копия может храниться в создающем ведомстве или другом регистрационном ведомстве.

Центр записей: хранилище или объект для высокоплотного и недорогого хранения и обслуживания полуактивных или неактивных записей в ожидании их запланированного окончательного удаления.

Инвентаризация записей: обзор записей для определения размера, охвата и сложности записей отдела/агентства. Он должен включать серию записей, включая даты, типы записей, количество, расположение и описание.

Управление записями: область управления, отвечающая за систематический контроль за созданием, ведением, использованием, воспроизведением и удалением записей.

Менеджер записей: лицо, на которое возложена основная ответственность за программу управления записями.

Серия записей: группа идентичных или связанных записей, которые используются, хранятся и удаляются аналогичным образом. (Кадровые и студенческие записи являются примерами серии записей, в то время как студенческие дела факультета колледжа и записи ветеранов являются типами записей, которые подпадают под серию студенческих записей. Для каждого типа записей будет отдельный график хранения.)

График хранения записей: инструкции о том, что делать с общедоступными записями (на основании административных и юридических требований) с момента их создания, активного и неактивного использования до их уничтожения или изъятия из обращения. В расписании указывается минимальный период времени, в течение которого должен храниться определенный тип записи.

Срок хранения: период времени, в течение которого записи должны храниться до того, как они будут либо уничтожены, либо помещены в архив (т. е. записи от 30 июня 2007 г., срок хранения которых составляет три года, должны храниться до 30 июня). , 2010 г.).

Удаление: удаление записей из активного местоположения в хранилище или центр записей. Или из архива в архив.

Поиск: деятельность по поиску и предоставлению записей или информации о записях.

Конфиденциальные данные: любая информация, которая может причинить вред физическому лицу или учреждению и включает академические (FERPA), медицинские (HIPAA) и идентификационные номера.

Сканер . Устройство, которое оптически сканирует удобочитаемое изображение и преобразует изображение в машиночитаемый код с помощью соответствующего программного обеспечения.

Запланированные записи: записи, для которых существует официальный график хранения записей.

Тематические файлы: записи, упорядоченные и сохраненные в соответствии с их общим информационным или тематическим содержанием. В основном письма и меморандумы, а также формы, отчеты и другие материалы, относящиеся к программным и административным функциям, а не к конкретным случаям. (также известные как общие файлы корреспонденции)

Перенос: процесс перемещения записей из одного места в другое. Например: __ из офисного помещения в хранилище, центр документации или архив.

Временные записи: обычная корреспонденция с краткосрочными записями, подлежащая уничтожению после завершения действия, охватываемого этой корреспонденцией.

Передаточный лист: используется агентствами для передачи записей в Центр записей или архивы, в котором перечисляется содержимое ящиков вместе с другими статистическими данными.

До устаревания: период хранения, назначаемый записям, которые теряют ценность в нестандартных случаях.

До замены: период хранения, назначаемый для записей, которые регулярно обновляются или пересматриваются и предыдущая версия которых не имеет постоянной ценности.

Жизненно важные (существенные) записи: записи, содержащие важную информацию, необходимую для возобновления деятельности после стихийного бедствия, восстановления юридического и финансового статуса организации, а также для выполнения обязательств перед организацией, ее студентами и сотрудниками, а также внешним сторонам.

Рабочие копии/файлы (копии только для справки): документы с краткосрочным или временным использованием и используемые только для справки. Может включать черновые заметки, расчеты или черновики, используемые для подготовки или анализа других документов. Рабочие копии — это документы, не имеющие административной, операционной, финансовой, юридической или исторической ценности.

Что такое федеральные записи? Как определено в 44 U.S.C. 3301:

A) включает всю записанную информацию, независимо от формы или характеристик, сделанную или полученную федеральным агентством в соответствии с федеральным законом или в связи с ведением государственного бизнеса и сохраненную или подходящую для сохранения этим агентством или его законным правопреемником в качестве доказательства. организации, функций, политики, решений, процедур, операций или другой деятельности правительства Соединенных Штатов или из-за информационной ценности содержащихся в них данных; и

(B) не включает:
(i) библиотечные и музейные материалы, сделанные или приобретенные и сохраненные исключительно для справочных или выставочных целей; или
(ii) дубликатов записей, сохраненных только для удобства.

Это юридическое определение содержит несколько важных терминов и фраз, требующих дополнительного пояснения:

  • «Записанная информация» включает все традиционные формы записей, независимо от физической формы или характеристик, включая информацию, созданную, обработанную, переданную или хранящуюся в цифровой или электронной форме.
  • «Независимо от физической формы или характеристик» означает, что носителем может быть бумага, пленка, диск или другой физический тип или форма. Это также означает, что метод записи может быть ручным, механическим, фотографическим, электронным или любой комбинацией этих или других технологий.
  • «Сделано» означает действие по созданию и записи информации сотрудниками агентства, независимо от используемого метода или носителя. Такая записанная информация обычно передается другим лицам или помещается в файлы, доступные для других.
  • «Получено» означает принятие или сбор документальных материалов сотрудниками агентства:
    • Независимо от того, кто создал материалы, будь то сотрудники агентства или других агентств, частные лица, государственные служащие, подрядчики, получатели государственных грантов или другие лица.
    • Независимо от того, как материалы были переданы, будь то непосредственно автором или опосредованно через мессенджер, почту, электронные средства или каким-либо другим способом.
    • В этом контексте термин «полученный» не относится к материалам, отправленным по ложному адресу. Это может относиться или не относиться к одолженным или изъятым материалам. Вопрос о том, принадлежит ли государству предоставленные или изъятые материалы, зависит от условий хранения и использования агентством, и поэтому его следует передать за консультацией юрисконсульту.
    • «Сохранение» означает регистрацию, хранение или любой другой метод систематического ведения документальных материалов агентством, даже если эти материалы еще не были зарегистрированы или были временно удалены из существующих систем хранения.
    • «Подходит для сохранения» означает, что агентство подходит для регистрации, хранения или иного систематического обслуживания, независимо от каких-либо несоответствий в официальной политике и практике ведения документации агентства.

    Подводя итог, юридическое определение состоит из трех ключевых моментов:

    • Записи составляются или получаются федеральным агентством либо для соблюдения закона, либо для ведения государственных дел. В результате они принадлежат правительству, а не отдельным лицам, и их юридическое распоряжение зависит от предварительного одобрения Архивариуса Соединенных Штатов.
    • Записи должны или должны быть сохранены, поскольку они представляют собой доказательства или содержат ценную информацию. Они документируют организацию, функции и деятельность агентства или лиц, места, вещи или вопросы, которыми занимается агентство.
    • Записи сильно различаются по своей физической форме или характеристикам. Они могут быть на бумаге, в электронном, аудиовизуальном, микроформате или на других носителях.

    Внимание также следует уделить рабочим файлам или рабочим документам из-за сложности определения статуса записи. Обычно рабочие файлы дел представляют собой записи, поскольку их обычно необходимо систематизировать и поддерживать в течение определенного периода времени. Другие вероятные категории записей включают рабочие файлы, используемые при подготовке отчетов или исследований, а также предварительные проекты программных документов, распространяемые для комментариев. Напротив, предварительные проекты, не разосланные для комментариев, скорее всего, не будут зарегистрированы.

    Незарегистрированные материалы
    Программа управления агентством также должна включать управление незарегистрированными материалами, поскольку их объем может превышать объем записей. Это документальные материалы, принадлежащие правительству США, исключенные из юридического определения записей (44 U.S.C. 3301), либо из-за несоответствия уже описанным общим условиям статуса записи, либо из-за того, что они подпадают под одну из трех конкретных категорий:

    • Дополнительные копии документов сохранены только для удобства.
    • Запасы публикаций и обработанных документов. Однако каждое агентство должно создавать и вести записи наборов обработанных документов и публикаций, включая годовые и специальные отчеты, специальные исследования, брошюры, брошюры, книги, справочники, руководства, плакаты и карты.
    • Библиотечные и музейные материалы, созданные или приобретенные и сохраненные исключительно для справочных или выставочных целей.

    На основании этих условий и категорий, специально указанных в законе, материалы, не относящиеся к записи, включают:

    • Информационные копии корреспонденции, директив, форм и других документов, в отношении которых не регистрируется и не предпринимается никаких административных действий.
    • Маршрутные листы и сопроводительные листы не добавляют никакой информации к той, которая содержится в переданном материале.
    • Тиклерные, дополнительные или временные копии корреспонденции, если они являются дополнительными копиями оригиналов.
    • Дубликаты копий документов хранятся в одном файле.
    • Дополнительные копии печатных или обработанных материалов, для которых существуют полные наборы записей, такие как текущие и замененные руководства, хранящиеся вне офиса, ответственного за ведение набора записей.
    • Каталоги, отраслевые журналы и другие публикации, полученные от других государственных учреждений, коммерческих фирм или частных учреждений, не требующие действий и не являющиеся частью дела, по которому принимаются меры.
    • Физические экспонаты, артефакты и другие материальные объекты, не имеющие доказательной силы.

    Определение того, является ли тот или иной документ записью, не зависит от того, является ли он оригиналом или копией. Несколько копий одной формы могут иметь статус записи, поскольку каждая из них служит отдельной административной цели и хранится в разных файловых системах. Отдельный набор публикаций должен быть обозначен как рекордный экземпляр, в отличие от копий в других местах или запасов одной и той же публикации.

    Управление незарегистрированными материалами

    При работе с нерегистрационными материалами следует руководствоваться следующими рекомендациями:

    • В агентстве только сотрудник архива должен определять статус записи или записи, после получения любой необходимой консультации от юрисконсульта агентства. Передача такой ответственности должностным лицам на уровне персонала агентства или на операционном уровне может привести к неправильному использованию ярлыка «незапись», ослабить всю программу утилизации и привести к потере ценных записей.
    • Сотрудник архива должен обратиться к NARA за указаниями относительно статуса записи или отсутствия записи сомнительного файла или типа документа.
    • Если трудно решить, являются ли определенные файлы документами или недокументированными материалами, сотрудник архива должен обращаться с ними как с документами.
    • Материалы, не относящиеся к записи, не должны помещаться вместе с записями.
    • Незарегистрированные материалы должны быть уничтожены, если они больше не нужны для справки. Для уничтожения таких материалов не требуется одобрения NARA.
    • Незарегистрированные материалы должны быть изъяты из-под стражи правительства США только с одобрения агентства. Агентство должно обеспечить надлежащую защиту любой секретной или административно контролируемой информации, содержащейся в таких материалах.

    Личные документы

    Некоторые государственные служащие, особенно руководители, руководящие сотрудники, ученые и другие специалисты, накапливают и хранят в офисе различные личные документы. Хранение личных документов в помещениях и оборудовании агентства может потребовать одобрения агентства, а также соблюдения федеральных требований и требований агентства. Если такие личные документы хранятся там, они должны быть четко обозначены как таковые и храниться отдельно от федеральных документов и неучетных документов.

    Личные бумаги — это документальные материалы, принадлежащие физическому лицу, которые не используются для ведения агентской деятельности. Они относятся исключительно к личным и частным делам человека или используются исключительно для удобства этого человека. Они могут ссылаться или комментировать предмет агентской деятельности при условии, что они не используются для ведения этой деятельности. В отличие от архивных и незарегистрированных материалов, личные документы не принадлежат государству. Некоторые документальные материалы носят явно личный характер и могут быть легко идентифицированы и заявлены как таковые. Категории личных документов включают:

    • Материалы, накопленные физическим лицом до поступления на государственную службу, которые впоследствии не используются для ведения государственных дел.Примеры включают предыдущие рабочие файлы, политические материалы и справочные файлы.
    • Материалы, принесенные в офис или накопленные в нем, которые не используются для ведения агентской деятельности и которые относятся исключительно к семейным делам человека, занятиям вне бизнеса, профессиональной деятельности или частным политическим ассоциациям. Примеры включают семейную и личную переписку, отчеты волонтеров и общественных работ, литературу профессиональных организаций, а также рукописи и черновики статей и книг.
    • Рабочие материалы, такие как дневники, журналы, заметки, личные календари и расписания встреч, которые не подготавливаются, не получаются и не используются в процессе ведения агентской деятельности. Хотя эти материалы содержат информацию, связанную с работой, они являются личными документами, если они заявлены как таковые, и служат только личным целям человека (например, в качестве напоминаний и личных наблюдений по рабочим и другим темам). Эту категорию труднее всего отличить от записей агентства из-за ее содержания, связанного с работой.

    Определение того, являются ли материалы личными документами или федеральными документами
    Сотрудники должны иметь в виду, что некоторые материалы, кажущиеся личными документами, могут оказаться документами агентства. Определение их статуса записи зависит от всех обстоятельств их создания, обслуживания и использования, а также распоряжения.

    Определяя, являются ли определенные документальные материалы записями, федеральные суды разработали руководство, которое может быть изменено, при рассмотрении дел, связанных с Законом о свободе информации (FOIA). Основываясь на действующем прецедентном праве с участием исполнительных органов, значение «записей агентства» для целей FOIA шире, чем значение «записей» в соответствии с 44 U.S.C. 3301 в отношении таких агентств. Следовательно, документальные материалы, не подпадающие под действие Закона о свободе информации, также не подпадают под установленное законом определение «записей» для этих агентств. Следующие темы включают соответствующие вопросы и рекомендации относительно статуса записи связанных с работой документальных материалов:

    • Творение. Был ли документ создан или получен сотрудником агентства на время агентства, с материалами агентства и за счет агентства? Если нет, то документ вряд ли является ведомственной записью. Если это так, это может быть или не быть записью агентства, в зависимости от других соображений.
    • Контент. Содержит ли документ только основную информацию об агентской деятельности или только информацию о личных делах сотрудника? Содержит ли он как официальную, так и личную информацию? Если в документе нет официальной информации, то вряд ли это будет ведомственная запись. Если это так, то его потенциальный статус записи зависит от дополнительных соображений.
    • Цель. Был ли документ создан для облегчения агентского бизнеса? Если это так, то это может быть запись агентства, в зависимости от ее распространения и использования другими сотрудниками агентства. Или он был создан исключительно для личного удобства работника? Если да, то вряд ли это запись агентства.
    • Распространение. Был ли документ распространен среди других сотрудников в служебных целях? Если да, то это может быть запись агентства.
    • Использовать. Действительно ли этот сотрудник или другие лица использовали документ для ведения агентской деятельности? Материалы, принесенные в агентство для справочного использования, не становятся документами агентства только потому, что они относятся к служебным вопросам или влияют на работу сотрудника. Однако если сотрудник использует такие материалы для ведения агентской деятельности или если другие сотрудники используют их в агентских целях, то эти материалы, скорее всего, являются агентскими записями.
    • Техническое обслуживание. Был ли документ помещен в файлы агентства или хранился у сотрудника? Если он будет помещен в файлы агентства, это, скорее всего, будет запись агентства. Если нет, то, возможно, статус записи зависит от других соображений.
    • Расположение. Утвержденный NARA список записей регулирует расположение документа? Если это так, документ является федеральным документом, а также, вероятно, будет документом агентства для целей FOIA. Или сотрудник может уничтожить или удалить документ исключительно по своему усмотрению? Если это так, документ вряд ли является записью агентства.
    • Управление. Пыталось ли агентство осуществлять «институциональный контроль» над документом посредством применимых директив по ведению или утилизации? Сделано ли это путем требования создания документа в первую очередь? Если это так, то документ, скорее всего, является записью агентства.
    • Разделение. Можно ли отделить существенную информацию агентства в документе от любой личной информации? Если это так, официальная часть должна быть извлечена и помещена в файлы агентства.

    Короче говоря, простое местонахождение в агентстве не означает, что материалы являются записями, равно как и их использование само по себе не является решающим фактором для определения статуса записи.Однако материалы обычно приобретают статус записи, когда агентство устанавливает контроль, требуя их создания или хранения. Кроме того, документы, созданные в агентстве, не могут считаться личными только потому, что работник может свободно распоряжаться ими. В зависимости от других соображений, они могут быть документальными или нерегистрационными материалами и, следовательно, подлежат контролю агентства.

    Государственные служащие также склонны накапливать лишние копии документов, особенно тех, которые они составили, проверили или над которыми иным образом работали. Они могут сохранять и удалять эти копии с разрешения агентства, если такие действия не влекут за собой административного или финансового бремени и не нарушают конфиденциальность, требуемую национальной безопасностью, неприкосновенностью частной жизни и другими охраняемыми законом интересами.

    Медицинский работник просматривает бумажные файлы, держа ноутбук

    Сьюзан Уорд писала о малом бизнесе для The Balance Small Business в течение 18 лет. Она руководила консалтинговой фирмой в области ИТ, а также разработала и провела курсы по продвижению малого бизнеса.

    Джулиан Биндер — специалист по проверке фактов, исследователь и историк. Они были лауреатами Книжной премии по североамериканским исследованиям (2016, 2017) и имеют предыдущий опыт работы научным сотрудником. Они также работали писателями и редакторами в различных компаниях и публиковали работы по культурологическим исследованиям в академическом журнале.

    Управление документами — это процесс обработки документов таким образом, чтобы информация могла создаваться, совместно использоваться, систематизироваться и храниться эффективно и надлежащим образом. Таким образом, изучение того, как создать систему управления документами, имеет решающее значение для бизнеса.

    Многие компании имеют дело с важной информацией, которую необходимо обеспечить безопасностью и конфиденциальностью или быстро получить к ней доступ. В таких случаях необходима бесперебойно работающая система управления документами. Но даже если ваш бизнес носит более случайный характер, все равно важно вести надлежащий учет для учета и эффективности.

    Узнайте больше о том, как создать систему управления документами, которая наилучшим образом соответствует потребностям вашего бизнеса.

    Параметры системы управления документами

    В наши дни большинство компаний удобно работают с цифровыми документами и используют программы с функциями хранения и управления. Нет недостатка в общем и отраслевом программном обеспечении или приложениях для управления документами, специально разработанных для улучшения работы вашего бизнеса с электронными файлами. Например, отели могут по-прежнему иметь реестр в книжном стиле при регистрации и могут по-прежнему запрашивать подпись на вкладке бумажной кредитной карты, но за кулисами отели используют OPERA для управления номерами, ведения заметок и выставления счетов. Варианты оплаты, такие как Square и Venmo, все чаще используются в розничной торговле и сфере услуг, что также устраняет необходимость в бумажном учете.

    Однако многим малым предприятиям приходится иметь дело со старомодными данными в бумажных и электронных файлах, а в некоторых случаях доля бумажных данных намного больше.

    Преобразование бумажных документов в цифровые форматы

    Одним из решений проблемы смешанной среды данных может быть использование системы обработки изображений для преобразования всех документов вашей компании в электронные файлы. В зависимости от типа данных и документов, с которыми вы работаете, это может быть относительно простым процессом или требовать некоторого творчества и специальных подходов.

    Например, небольшой розничный магазин, который управляет чеками и товарными запасами, может преобразовать бумажные документы в электронные таблицы с дополнительными трудозатратами по вводу данных. С другой стороны, кабинету дантиста, который ведет записи о состоянии здоровья пациентов, счетах, рентгеновских снимках и т. д., скорее всего, потребуется более надежный метод для преобразования их многочисленных бумажных файлов в цифровые форматы, например, найм подходящего для бизнеса услугу сканирования документов или приобретение программного обеспечения для сканирования, способного передавать изображения с высоким разрешением.

    Шаги к системе управления документами

    Независимо от того, работаете ли вы в цифровой среде или в гибридной среде с цифровыми и бумажными документами, настройка системы управления документами состоит из трех шагов:

    1. Создайте план управления документами.
    2. Реализовать план управления документами.
    3. Выполнить.

    Первый шаг является наиболее подробным, поэтому давайте рассмотрим его подробнее.

    Создание плана управления документами

    На первом этапе необходимо ответить на следующие четыре вопроса:

    Каковы правила создания документов?

    Счета-фактуры, письма-напоминания об оплате, рекламные брошюры, электронная почта, балансовые отчеты, электронные таблицы, отчеты — все компании создают различные документы в ходе ведения и отслеживания бизнеса. А чтобы все было организовано, всем предприятиям необходимо установить правила создания документов.

    • Есть ли собственные шаблоны для некоторых ваших стандартных деловых документов, таких как письма и счета, и где они находятся?
    • Существует ли внутреннее руководство по стилю, которому нужно следовать?
    • Должны ли новые документы ставиться с датой или отметкой времени?
    • Какие процедуры необходимо соблюдать для совместного использования или просмотра документов?

    Для некоторых малых предприятий важны только то, где находятся шаблоны различных деловых документов и как их использовать. Но если при создании документов в вашей компании участвуют разные люди, работающие над документами, просматривающие или обновляющие их, вам потребуется некоторое время, чтобы решить, как это сделать, чтобы обеспечить эффективность и согласованность.

    Документы Google – это отраслевой стандарт для совместных проектов, поскольку он предлагает различные варианты управления разрешениями, просмотра изменений и иного обмена одним документом между несколькими людьми с установленными проверками безопасности.

    Как будут храниться документы?

    Есть расходы, связанные с хранением, и самой крупной из них для большинства малых предприятий, вероятно, является стоимость времени, потраченного впустую, когда люди ищут документы. Итак, вопрос: как будут поданы документы? Ключом к подаче документов является соблюдение передовой практики управления файлами. Очень важна четкая и простая в использовании система.

    Вам также необходимо знать, как вы будете архивировать документы. Как вы будете обрабатывать файлы, которые устарели или готовы к перемещению на второй план в вашей системе управления документами?

    Например, в начале каждого года вы должны просматривать различные файлы, связанные с работой, на своем компьютере, отсеивая те, которые больше не актуальны, и создавая новые папки, маркированные по годам и темам, перемещая файлы по мере необходимости. Вы можете сделать то же самое с бумажными файлами; несложно удалить старые документы из файловой папки и создать новый со словом «Старый» в названии. Некоторое программное обеспечение предлагает параметры автоматического архивирования.

    «Хранилище» в цифровой среде может быть облачным или на локальных серверах, но для хранения бумажных документов вам потребуется физическое место на объекте или, как во многих юридических конторах, которым предписано хранить невыполненные клиентские файлы, вам может понадобиться арендовать складское помещение.

    Как можно упростить поиск документов?

    Этот вопрос лежит в основе вашей системы управления документами. По некоторым оценкам, поиск недостающего документа обходится компании в среднем в 120 долларов США, а его замена — в 220 долларов США.

    Еще раз повторим, что правильная практика подачи документов может значительно помочь в решении проблемы. Если вы настроите надежные процедуры и протокол, например последовательное соблюдение строгих соглашений об именах, документы будет намного проще найти.

    И независимо от того, являетесь ли вы индивидуальным предпринимателем или владельцем компании с сотрудниками, вам следует создать список местоположений файлов, который будет напоминать пользователям, где находятся определенные типы файлов, и помогать людям знать, где их найти. Не забудьте указать, будет ли файл находиться в вашей компьютерной системе, на внутреннем сервере, в облаке или храниться в физическом месте, например в картотеке. Например, предположим, что вы используете изображения, видео или даже бумажные фотографии в своем бизнесе. Запись в вашем списке местоположений файлов может быть:

    • Цифровые изображения/видео: компьютер (или сервер) — диск E:/photos — файл в соответствующей папке темы.
    • Бумажные фотографии: картотечный шкаф 3 — фотографии — альфа по темам

    Общие сетевые или облачные диски должны быть помечены в соответствии с содержимым, как и ящики картотеки.

    Как сделать и защитить документы?

    Первой линией защиты документов является физическая защита самих офисных помещений. На всех предприятиях, даже на дому, должны быть установлены системы безопасности.

    Компаниям также могут понадобиться другие устройства безопасности, например решетки на окнах, камеры видеонаблюдения или службы патрулирования. Вы можете тратить сколько угодно времени на создание паролей и шифрование файлов, пытаясь защитить свои электронные файлы, но не имеет большого значения, если кто-то может просто зайти и украсть ваш компьютер.

    Дополнительные меры безопасности документов включают:

    • Запирание всех картотечных шкафов в нерабочее время (и во время обеда, если нет надежного человека)
    • Регулярное резервное копирование электронных документов, желательно вне офиса, во избежание уничтожения ваших бизнес-данных в результате стихийных бедствий.
    • Ограничение доступа пользователей к определенным документам, приложениям и папкам на любых компьютерах с общим доступом
    • Предотвращение воровства сотрудников путем проверки биографических данных и рекомендаций в рамках процесса найма.

    Внедрение и выполнение

    После того как вы создали свой план управления документами, ответив на приведенные выше вопросы, вы готовы его реализовать. Убедитесь, что весь ваш персонал знает детали системы управления документами вашей компании и что все соблюдают соответствующие процедуры при создании, хранении и извлечении документов.

    Вы также должны быть уверены, что все, кто получает доступ к документам и использует их в вашей организации, последовательно именуют и хранят документы соответствующим образом. Регулярно проводите выборочные проверки, чтобы проверить, можно ли легко найти определенные файлы, и защититься от неправильного заполнения. Даже случайная небрежность может вывести из строя всю систему.

    Вы можете настроить систему управления документами за один день, но ключом к ее успеху будет последовательное внедрение в течение долгого времени. Награды огромны — вы сэкономите кучу времени и обретете душевное спокойствие.

    Часто задаваемые вопросы (FAQ)

    Какая система управления документами самая лучшая?

    Не существует единой системы, которая подходила бы для всех предприятий. Ключ в том, чтобы понять потребности вашего бизнеса, а затем применить наиболее подходящие методы. Некоторые факторы, которые следует учитывать, включают:

    • Масштаб ваших операций (сколько документации будет храниться)
    • Диапазон типов данных и информации, которыми вам необходимо управлять.
    • Как используются ваши документы и как часто к ним нужно обращаться.
    • Требуемый уровень безопасности
    • Ваш бюджет — можете ли вы нанять специализированную службу или приобрести высококачественное программное обеспечение или будете управлять своими силами?

    Считается ли SharePoint системой управления документами?

    Короче говоря, да, но с оговоркой: продукт Microsoft Office не предназначен для работы в качестве системы управления документами для малого бизнеса и должен быть реализован тщательно и правильно для интеграции с вашими операциями. SharePoint имеет возможность хранить, защищать и управлять документами, а также включает функции совместной работы и архивирования.

    Характер и количество протоколов исследований в Вашингтонском университете привели к созданию большого объема документов по исследованиям (включая, помимо прочего, документы об информированном согласии, формы отчетов о случаях, исходные документы и исследовательскую переписку). Университет осознает проблемы и затраты, связанные с хранением физических копий этих документов в течение длительного периода времени, и желает сократить эти затраты и облегчить бремя соблюдения требований. Однако изменяющиеся требования к хранению документов для исследований, спонсируемых большим количеством государственных, коммерческих или некоммерческих организаций, создали серьезные проблемы с хранением. В этом руководстве представлен приемлемый процесс создания электронных копий документов исследования, который упростит проблемы с хранением.

    Управление вице-канцлера по исследованиям и Управление защиты исследований человека провели опрос основных источников финансирования, чтобы определить их потенциальное согласие на электронное хранение исследовательских документов. Наши результаты этого опроса показывают, что многие спонсоры просто подчиняются решению местного Институционального контрольного совета (IRB). NIH прислушивается к местным решениям IRB и рекомендациям FDA. Отраслевые спонсоры испытаний FDA должны следовать указаниям FDA, и перед созданием файлов для электронного хранения следует запросить разрешение у отдельных спонсоров. Документация о разрешении спонсора должна быть приложена к документам исследования.

    FDA разрешит хранение в электронном виде, если электронные копии сертифицированы. Согласно определению FDA, заверенная копия — это копия исходной информации, которая была проверена, как указано в подписи с датой, как точная копия, имеющая все те же атрибуты и информацию, что и оригинал. .

    Как и в случае любой исследовательской деятельности, главный исследователь (PI) несет ответственность за ведение надлежащих записей. Поэтому PI должен обеспечить соблюдение этого руководства при внедрении электронного хранения документов исследования.

    Рекомендации по электронному хранению

    • Индексировать документы для облегчения поиска.
    • Заверить электронные копии
      • Просмотр каждой страницы электронного документа членом исследовательской группы, чтобы убедиться, что все страницы присутствуют и разборчивы.
      • Заполнить заявление о сертификации и сохранить в учебных файлах
      • Используйте соответствующие меры безопасности для защиты файлов от несанкционированного доступа.

      Часто задаваемые вопросы

      Обратите внимание: если документы сканируются в электронную медицинскую карту (EMR), они также должны храниться в другом месте. EMR не должен быть основным постоянным местом хранения.

      Требуется ли одобрение IRB при преобразовании бумажных документов исследования в электронное хранилище?Когда и как следует уведомлять IRB о намерении преобразовать бумажные файлы в электронные?

      • Да, разрешение IRB требуется при преобразовании бумажных документов исследования в электронное хранилище. Вы должны отправить запрос на изменение, чтобы обновить раздел 5.4 "Конфиденциальность и конфиденциальность" myIRB, чтобы надлежащим образом отразить электронное хранение документов исследования и указать используемые формы защиты электронных данных.
      • ​Пожалуйста, перейдите на страницу резюме вашего проекта в мойIRB. С правой стороны вы увидите раздел под названием «Создать форму». Щелкните ссылку «Форма изменения/обновления». Дополнительную информацию см. в разделе моиЧасто задаваемые вопросы IRB
        • .

      После сканирования и сертификации; можно ли уничтожить бумажные документы?

      • Да, после того как все исследовательские записи будут отсканированы и сертифицированы, бумажные копии могут быть уничтожены.

      Где должны храниться электронные файлы?

      • Электронные файлы отсканированных и заверенных документов исследования хранятся в надежном месте (например, на сервере Вашингтонского университета, в WUSTL Box, REDCap, в проекте Research Storage Project и т. д.).
      • Настоятельно рекомендуется, чтобы исследовательские документы не хранились на настольных компьютерах, ноутбуках или локальных ПК, поскольку эти устройства не поддерживаются системой ИТ-поддержки университета.

      Если кто-либо, не входящий в одобренную HRPO исследовательскую группу, может получить доступ к файлам (например, если они хранятся в общей папке на общем диске отдела/подразделения), файлы должны быть защищены паролем.

      Что такое исследовательский проект хранилища?

      Как часто центральный ИТ-отдел будет выполнять резервное копирование данных на серверах Вашингтонского университета?

      • Резервное копирование обычно выполняется один раз в день. однако расписание резервного копирования может варьироваться в зависимости от отдела. Вам следует обратиться в службу ИТ-поддержки, чтобы узнать о конкретных плановых резервных копиях вашего отдела и допустимом хранении данных.

      Какие другие варианты хранения?

      • Зашифрованные внешние жесткие диски. Если используются внешние жесткие диски, они должны быть зашифрованы, а их резервная копия должна быть сохранена на другом зашифрованном жестком диске.
      • Настоятельно рекомендуется выполнять резервное копирование внешних жестких дисков не реже одного раза в месяц.
      • Процедуры хранения и резервного копирования внешних жестких дисков должны быть описаны в приложении myIRB.

      На каком этапе можно сканировать и сохранять документы исследования?

      • В любое время, если процесс/процедуры электронного хранения исследовательских документов изложены в вашем протоколе или СОП, а ваше приложение myIRB обновлено, чтобы отразить электронное хранение в мойраздел IRB 5.4.

      Можно ли это сделать для продолжающегося (все еще зачисленного) исследования?

      • Да, если в мойзаявке IRB указано электронное хранение и на это согласна финансирующая организация.

      Что делать, если у меня есть документы о согласии из закрытого протокола?

      • В протоколах закрытых исследований не требуется уведомлять IRB о намерении преобразовать данные в электронное хранилище. Лучше всего следовать инструкциям по преобразованию этих записей в электронное хранилище. Это гарантирует, что любой исследовательский документ можно будет легко найти, если возникнут вопросы в будущем.

      Как следует создавать электронные файлы?

      • ЕСЛИ СКАНИРОВАНИЕ ИССЛЕДОВАТЕЛЬСКИХ ЗАПИСЕЙ ВСЕХ ТИПОВ
        • Записи исследований следует сканировать в виде «диаграммы»; то есть все записи для одного участника должны быть отсканированы вместе и идентифицированы как записи этого участника (инициалы; идентификатор участника). Согласие должно быть включено в файл каждого участника, за исключением случаев сканирования всех документов о согласии на исследование в виде отдельного файла.
        • Рекомендуются закладки, аналогичные использованию вкладок в бумажной исследовательской записи.
        • Не забудьте включить соответствующую переписку по электронной почте в отсканированный файл (например, одобрение спонсором исключения).
        • Общие документы исследования (журналы делегирования, корреспонденция общего спонсора) должны быть отсканированы в отдельный файл.
        • Отсканированные исследовательские записи должны быть защищены паролем, если они хранятся в месте, доступном для всех, кроме исследовательской группы, утвержденной HRPO (например, в общей папке на общем диске отдела/отдела). Пошаговые инструкции см. в документе Как сделать закладку и защитить паролем отсканированные исследовательские документы!.
        • Согласия можно сканировать индивидуально или группой участников.
        • При групповом сканировании согласия рекомендуется учитывать количество согласий на один PDF-файл, принимая во внимание размер и количество согласий на участника. (Например, вы можете отсканировать только 10 согласий на один .pdf, если каждое согласие состоит более чем из 20 страниц; однако вы можете отсканировать 50 согласий на один .pdf, если каждое согласие состоит только из 2 страниц.)
          • Имя файла .pdf должно быть помечено номером IRB HRPO, а также инициалами участника (например: 201011XXX JS, JD, EP информированное согласие).
          • Если у участников есть более одного согласия, каждое согласие должно быть помечено, чтобы четко задокументировать это (например, Смит, Джейн, PG ICF, подписано 17 июля 2013 г.).
          • Шаблоны согласия НЕ следует сохранять или добавлять в закладки по идентификационному номеру участника.

          Может ли лицо, создающее электронные файлы, заверить копии?

          • Да, если они документально подтверждают сертификацию файлов. Примеры см. в разделах «Подтверждение проверки документов о согласии» и Подтверждение проверки документов исследования».
          • Важное примечание. Лицо, заполняющее форму сертификации, подтверждает, что оно выполнило ВСЕ следующие действия:
            • Проверены все страницы отсканированного документа и подтверждено, что они являются ТОЧНЫМИ копиями оригиналов.
            • Подтверждено, что каждая отсканированная страница удобочитаема и обращена в правильном направлении.
            • Подтверждено, что каждое отсканированное согласие отмечено закладками и названо соответствующим образом.
            • Подтверждено, что отсканированный документ защищен паролем и сохранен в безопасном месте.

            Можно ли исходное согласие на участие «подписать» в электронном виде без создания бумажного документа?

            Как долго следует хранить электронные файлы документов исследования?

            • Электронные файлы исследовательских документов должны храниться не менее 7 лет после подачи закрытой формы в myIRB и в соответствии с политикой учреждения.
            • К спонсируемым исследованиям могут предъявляться дополнительные требования, которые необходимо соблюдать в дополнение к политике учреждения.

            Как должно быть задокументировано разрешение Спонсора на электронное хранение файлов исследований?

            • Спонсоры должны согласиться на электронное хранение исследовательских документов в письменной форме. Это может быть электронная почта или письмо.
              • В этом электронном письме или письме должно быть указано лицо, дающее разрешение, и его должность.

              Можно ли в Redcap сделать электронное хранение документов исследований?

              • Да, если Redcap может получить доступ к следующим группам для контроля за исследованиями и проверки соответствия:
                • Представители правительства (включая Управление по защите прав человека и Управление по санитарному надзору за качеством пищевых продуктов и медикаментов) для выполнения федеральных или государственных обязанностей.
                • Представители больницы или университета для выполнения обязанностей больницы или университета.
                • Институциональный наблюдательный совет Вашингтонского университета (комитет, который рассматривает и утверждает научные исследования).

                Если у вас есть дополнительные вопросы, свяжитесь с Андреа Моррис по телефону 314-747-5525.

                *Как и в случае любой исследовательской деятельности, главный исследователь (PI) несет ответственность за ведение надлежащих записей. Поэтому PI должен обеспечить соблюдение этого руководства при внедрении электронного хранения документов о согласии.

                Читайте также: